Personalpolicy
www.nordvu.org
Personalpolicy
Policy är ett engelska och betyder riktlinjer, principer. Många verksamheter är bra på
dokumentera dessa i verksamheten. Ofta är det uppgifter om hälsa, miljö, säkerhet,
produktdokumentation och medarbetarområden som prioriteras. I de nordiska länderna
är dessa områden reglerade av lagar i omfattande utsträckning.
Många verksamheter väljer därför att utarbeta en personalhandbok, ofta som en del av
en komplett driftshandbok. Andra utarbetar ett dokument på en mer övergripande nivå,
med benämningar som medarbetarpolicy eller personalpolicy.
En personalpolicy / medarbetarpolicy beskriver konkret vilka målsättningar
verksamheten har i förhållande till sina medarbetare. Den ska helst knyta an till
affärsidé, visioner och värderingar.
Personalpolicyn beskriver konkret vad medarbetarna gör, eller har för avsikt att göra i
firman.
Den ska också helst beskriva vilka förväntningar och krav verksamheten ställer till
sina medarbetare, och även vilka rättigheter medarbetarna har.
Den kan beskriva verksamhetens uppfattning om vilka förväntningar och krav
samhället har på verksamheten, och vilket samhällsansvar, rättigheter och plikter,
som verksamheten pålägger sig själv.
Nedan finner du en mall som du kan använda som utgångspunkt, eller som disposition
för att utarbeta en personalpolicy till din verksamhet. Det kan vara en stor utmaning att
utarbeta dylika dokument. Denna mall kan hjälpa dig med att definiera en målsättning, en
beskrivning av vad som ska göras, hur och om möjligt när det ska göras. Försök att
konkretisera vad varje punkt innebär av plikter, rättigheter och förväntningar på
medarbetare och på verksamheten.
Vi har satt upp många punkter eftersom det ofta är lättare att ta bort än att komma på
nya. Välj de punkterna som är aktuella för verksamheten och lägg gärna till andra.
Markera dokumentet och kopiera över det till din egen dator. Då är det lätt att tillföra
anteckningar, formuleringar och punkter.
Längst bak i dokumentet finner du Mercatus personalpolicy.
Mall för personalpolicy
Medarbetaren
Arbetstid
Målsättning:
Vad/hur:
Medarbetare:
Verksamhet:
Målsättning:
Vad/hur:
Medarbetare:
Medarbetarnas betydelse för verksamheten.
Arbetsuppgifter, plikter, ansvar, utmaningar,
möjligheter osv.
Förväntningar
Förväntningar
Arbetstid, övertid, fritid
Definitioner och hur man ska arbeta för att nå
målsättningen.
Krav, rättigheter och förväntningar
Side 1
Personalpolicy
www.nordvu.org
Frånvaro
Semester
Ledighet
Arbetsmiljö
Verksamhet:
Målsättning:
Vad/hur:
Medarbetare:
Verksamhet:
Målsättning:
Vad/hur:
Medarbetare:
Verksamhet:
Målsättning:
Vad/hur:
Medarbetare:
Verksamhet:
Målsättning:
Vad/hur:
Medarbetare:
Verksamhet:
Trivsel
Målsättning:
Vad/hur:
Medarbetare:
Verksamhet:
Hälsa
Målsättning:
Vad/hur:
Medarbetare:
Verksamhet:
Berusningsmedel Målsättning:
Vad/hur:
Medarbetare:
Verksamhet:
Värderingar
Målsättning:
Vad/hur:
Jämställdhet
Information
Medarbetare:
Verksamhet:
Målsättning:
Vad/hur:
Medarbetare:
Verksamhet:
Målsättning:
Krav, rättigheter och förväntningar
Sjukdom, barns sjukdom, annan frånvaro
Definition av frånvaro och hur den ska hanteras,
planeras och genomföras
Semester, lediga dagar, helgdagar,
Tidpunkt och hur detta ska planeras och genomföras
Födsel, adoption, omsorg, sjukdom, död, studier,
Vad kan man be om ledigt för och hur ska detta
planeras och genomföras.
Fysisk och psykisk.
Lokaler, utrustning, inventarier, produkter
Samspelet mellan människorna i verksamheten och
kunderna/samarbetspartnerna.
Trivsel, arbetsglädje, gemenskap, personlig utveckling,
Vad är viktigt för trivsel och hur ska man uppträda,
Medarbetarnas hälsa generellt och på arbetsplatsen,
Mental och fysisk hälsa, och hur man ska uppnå detta.
Tobak, alkohol, narkotika,
Vad accepteras och hur ska man ta tag i missbruk
Etik, hållningar, normer, spelregler, engagemang, vilja,
respekt, diskriminering, trakasserier
Vad är viktigt i verksamheten och hur ska man uppnå
detta?
Kön, mångkulturell förståelse, ålder, utbildning,
Vad är viktigt i verksamheten och hur tar sig detta
uttryck?
Verksamhetens informationsarbete i förhållande till
medarbetare och utåt
Side 2
Personalpolicy
www.nordvu.org
Lärande
Vad/hur:
Medarbetare:
Verksamhet:
Målsättning:
Arbetssätt
Vad/hur:
Medarbetare:
Verksamhet:
Målsättning:
Vad/hur:
Vidareutbildning
Medarbetare:
Verksamhet:
Målsättning:
Vad/hur:
Introduktion
?
Medarbetare:
Verksamhet:
Målsättning:
Vad/hur:
Medarbetare:
Verksamhet:
Målsättning:
Vad/hur:
Medarbetare:
Verksamhet:
Vad ska man informera om, på vilket sätt och när
Utveckling av kunskaper, färdigheter, förmåga,
talanger,
Vad är viktigt att lära sig och på vilket sätt.
Möjligheter, lösningar, helhetsförståelse,
nätverksbyggande, kommunikation, öppenhet,
Vad är viktigt i verksamheten och hur ska alla jobba
ihop internt och externt,
Utbildningen som är bäst för medarbetarna och
verksamheten
Vilken typ av utbildning uppskattar man i verksamheten
och hur lägger verksamheten upp denna
Krav rättigheter och förväntningar.
Nya medarbetare, vikarier, elever, praktikanter,
Vad ska introduceras, när och på vilket sätt
Eksempel på personalpolicy i verksamheten Mercatus
Ofta lär man sig mycket genom att se hur andra arbetar på ett bestämt område. Nedan
finner du en beskrivning av hur en liten firma i Sverige, på ett mycket professionellt sätt,
har valt att arbeta i förhållande till personalen.
Våra Policys
Introduktion
Alla nya medarbetare, vikarier och praktikanter skall känna sig välkomna och uppskattade på
Mercatus. Introduktionsplanen som tas fram till varje ny medarbetare ska underlätta att komma
igång i arbetet och underlätta att känna trygghet i teamet.
Personal
Våra medarbetare är den viktigaste resursen. Alla ska ges sådant ansvar och sådana befogenheter,
att man känner arbetsglädje och engagemang för sina arbetsuppgifter samtidigt som man ser
Side 3
Personalpolicy
www.nordvu.org
framtida personliga utvecklingsmöjligheter.
Arbetstidspolicy
Eftersom Mercatus medarbetare är företagets viktigaste resurs är balansen i livet viktig. Normal
arbetstid är ett av våra gemensamt framtagna mål. För att kombinera tillgänglighet med målet bör
alla eftersträva att förlägga normalarbetstiden så att maximal team- och kundnytta erhålls.
Arbetsmiljö
Arbetsmiljön på Mercatus skall präglas av kreativitet, delaktighet och god stämning. Med allas
engagemang blir det lätt att skapa den goda arbetsplatsen. Alla skall känna arbetsglädje, trygghet
och gemenskap och tycka att det är roligt att gå till jobbet. Respekt för alla är ett honnörsord.
Diskriminering, kränkande särbehandling och trakasserier får inte förekomma hos oss.
Värderingar, normer & spelregler samt mål är klart definierade. Risker och hot diskuteras
kontinuerligt och omsätts i handlings- & åtgärdsplaner. Lagar och avtal inom arbetsmiljöområdet
anger lägsta godtagbara standard, men vår strävan är att arbetsmiljön ska ha högsta standard. Ett
kontinuerligt arbetsmiljöarbete underlättar kompetensförsörjningen i framtiden och stärker vårt
varumärke
Trivsel
Vi månar om en god och trivsam arbetsplats. Alla skall känna trivsel, omtanke och glädje på
jobbet. Trivsel uppstår när alla hjälps åt att hålla ordning och reda både på sin egen arbetsplats och
i gemensamma utrymmen, ute och inne. Trivs vi kommer även våra besökare att trivas och känna
sej välkomna. Ett första intryck kan vi bara skapa en gång.
Hälso- och friskvård
En välmående organisation är en förutsättning för tillväxt. Med engagemang och ansvar om vår
hälsa skapar vi goda förutsättningar för en kreativ och frisk arbetsplats.
Vårt hälsoarbete, Mercatuspaketet, omfattar tre delar;
Grundpaketet
Friskvårds- och kompetenscheck
Gemensamma aktiviteter
Kompetensförsörjning
Internt och externt
Ett av våra övergripande mål är breddad kompetens, för att underlätta det ständiga lärandet har vi:
Upprättat ett referensbibliotek
Facklitteratur på cirkulation
Schemalagd internutbildning
Inrättat individuella kompetensutvecklingsscheckar
Infört en erfarenhetsbank för bred spridning av kunskap och erfarenheter
De flexibla ledningsgrupperna
Backspeglar på samtliga projekt, dokumenteras sedan i erfarenhetsbanken
Drar nytta av goda exempel
Side 4
Personalpolicy
www.nordvu.org
Företagsinterna utbildningar i tex ekonomi, projektledning, språk, säljteknik osv
Vecko- och månadsmöten
Nära samarbete med kommunens Näringslivsenhet i de externa utbildningarna
Framtiden
För framtida kompetensförsörjning gäller att redan idag skapa goda förutsättningar så att rätt
person till rätt plats kan rekryteras. Därför ska vårt flexibla arbetssätt ständigt förbättras och vår
omvärldsbevakning utvecklas. Tillväxt bygger till stor del på möjligheten att rekrytera välutbildad
personal. I rekryteringsarbetet bygger och förvaltar vi därför ett nära samarbete med skolan,
idrottsföreningar och andra ungdomsorganisationer. Vi har en positiv inställning till att ta emot
prao- eller praktikanter, genom fadderskap, exjobb och företagspresentationer på skolor och
universitet skapar vi en god relation med studenterna. Vidare tar vi gärna emot studiebesök av
ungdomsgrupper och i möjligaste mån ska vi medverka vid informationsträffar som syftar till ett
närmare samarbete mellan näringslivet och skolan
Rehabilitering Vi ska verka för att förebygga istället för att rehabilitera. Om och när en
medarbetare pga sjukdom eller skada fått nedsatt arbetsförmåga skall vi sträva efter att han/hon
ska kunna vara kvar i arbetslivet. Målet med rehabiliteringen är att återge medarbetaren bästa
möjliga funktionsförmåga. Rehabiliteringen kan avse förändringar av arbetsförhållanden eller vara
av medicinsk, psykologisk eller social art.
Alkohol- & missbruk
Arbetet med medarbetare som har problem med alkohol- & missbruksproblem skall alltid
behandlas med största respekt och sekretess. Det är av största vikt att dokumentera och utarbeta en
individuell handlingsplan tillsammans med medarbetaren, facket och stöd/vårdpersonalen vid
behov. Ledning och samtliga medarbetare på Mercatus ställer upp helhjärtat och hjälper till där de
har möjlighet.
Tobakspolicy
Med tobak avses både tobak och snusning. Tobak utgör ett av samhällets bäst dokumenterade
hälsoproblem. På Mercatus arbetar vi för att minska dess användning genom;
Rökfri miljö på arbetsplatsen
Tillhandahålla hälsoinformation om tobak och ohälsa
Verka för en tobaksfri miljö både internt och externt
Företaget står för individuellt avvänjningsstöd vid tobak/alkohol- & missbruksproblem
Tobaksvaror får inte säljas på arbetsplatsen
Jämställdhet
Mercatus organisation skall präglas av jämställdhet, vilket innebär att båda könen har samma
möjligheter, skyldigheter och rättigheter. Vi verkar för;
Jämn fördelning mellan kvinnor och män på olika nivåer och i skilda befattningar
Likvärdiga anställningsvillkor, arbetsförhållanden och utvecklingsmöjligheter för kvinnor
och män och en lönestruktur utan könsrelaterade skillnader
Goda möjligheter för både män och kvinnor att förena förvärvsarbete och
kompetensutveckling med familjeliv
Side 5
Personalpolicy
www.nordvu.org
Kunskap hos anställda om jämställdhet
Att integrera jämställdhetsarbetet i kvalitetsprocessen med ständiga förbättringar
Att utvärdering och uppföljning av jämställdhetsarbetet utförs årligen
Arbetsprocessen
Arbetsprocessen på företaget skall stödja Mercatus affärsidé och präglas av helhetssynen som
omfattar hela företaget. Flexibla och smidiga lösningar skall vara en självklarhet och bidrar
därmed till ett effektivt arbetssätt.
För att nå Mercatus visioner och övergripande mål arbetar hela arbetsteamet aktivt med
omvärldsbevakning och nätverksbyggande. Trygghet och tillit skapas genom
tvåvägskommunikation. Med en öppen företagskultur med högt i tak och genom ett aktivt
personligt engagemang skapar vi ett arbetsklimat som ser möjligheter istället för problem.
Information
Internt
Den interna informationen ska präglas av våra värderingar dvs öppenhet, omtanke och respekt och
den ska vara dubbelriktad. Övergripande information förmedlas genom veckomöte och
månadsmöte.
Side 6
