HÖGSKOLAN I BORÅS
Dnr 194-14
Implementering av regler för registrering och
arkivering av sociala medier – En steg-för-steg-guide
För att underlätta implementeringen av regler för registrering och
arkivering av sociala medier har en guide tagits fram. Den
beskriver vad som är viktigt att tänka på när reglerna ska
implementeras i den dagliga verksamheten.
Målgrupp för guiden: Akademichef/förvaltningschef eller annan
utsedd person som ansvarar för implementeringen av regler för
registrering och arkivering av sociala medier.
Dokumentansvarig funktion: Enheten Verksamhetsstöd, Ekonomi
Steg 1 – Kartlägga sociala medier
För att kunna följa regler för arkivering och registrering av
sociala medier är det viktigt att utreda vilka sociala medier din
akademi/enhet ansvarar för.
Nedan följer några viktiga aspekter att tänka på vid kartläggning
av sociala medier.
Vad är sociala medier? Sociala medier är olika verktyg för att
kommunicera, skapa relationer och dela kunskap. Sociala medier
kan hjälpa oss att bli mer tillgängliga, att samverka och skapa
dialog om nya forskningsrön och kunskaper. Det kan dessutom
vara ett redskap för marknadsföring och rekrytering av studenter
och anställda.
Sociala medier är exempelvis:
Webbplatser med nyhetskommentarer, länkar, chatt och
kommentatorsfält
Sociala nätverkstjänster t.e.x facebook, twitter, LinkedIn
Bloggar
Wikier där användarna hjälps åt att skapa innehållet
Bild- och videotjänster, t e x Flickr, Youtube, Instagram
Privat eller i tjänsten? Det är bara sociala medier som en anställd
använder sig av i tjänsten som faller under reglerna för arkivering
och registrering. Den kommunikation som en tjänsteman gör på
ett socialt medium ska vara tydligt sanktionerad av en chef för att
räknas till tjänstemannens uppgifter. En anställds kommunikation
på ett socialt medium som uteslutande sker i privat syfte blir inte
2015-02-20
2
allmän handling hos myndigheten och ska inte registreras eller
arkiveras.
Steg 2 – Utse ansvarig för registrering och arkivering
Ansvaret för att skicka in uppgifter för registrering och arkivering
bör ligga på en person som arbetar med det sociala mediet.
Många gånger är systemförvaltaren det naturliga valet. Saknas
utsedd systemförvaltare rekommenderas att den person som har
huvudansvaret för att bevaka det sociala mediet och att göra
inlägg, också ansvarar för registrering och arkivering.
Steg 3 – Dokumentera
Kartläggning samt ansvarsfördelning bör dokumenteras. Bifogat
finner du en tabell för dokumentation av sociala medier. Den är
tänkt att vara ett stöd och det går även utmärkt att dokumentera
på annat sätt.
Steg 4 – Registrera/arkivera
Registrering och arkivering ska ske enligt regler för registrering
och arkivering av uppgifter på sociala medier. Vid frågor,
kontakta arkivarie vid enheten verksamhetsstöd, ekonomi genom
att maila [email protected].
Steg 5 – Följa upp
Utbudet av sociala medier förändras ständigt. Det är därför
viktigt att regelbundet (minst 1 gång/år) följa upp kartläggningen
samt ansvarsfördelningen och notera förändringar.
Bilaga 1
Tabell för dokumentation av sociala medier
2015-02-20
Bilaga 1 – Tabell för dokumentation av kartläggning
Kartläggningen dokumenteras med fördel samlat i tabellform. Tillse att någon ansvarar för
uppföljning/uppdatering av tabellen.
Sociala medier på:
Dokumentansvarig:
Dokumentet uppdaterades: dd/mm/-åå
Socialt medium
Ansvarig
3
