etisk guide

ETISK GUIDE
för att ställa sig
själv rätt frågor
SIDA 2 L
EDARE
SIDA 3 I NLEDNING
SIDA 6 V
ÅR PRAXIS
© Phil Boorman - Getty
SIDA 4 V
ÅRA PRINCIPER
Rexel har utvecklat sin strategi utifrån ett ambitiöst projekt
kallat Energy in Motion och vi har tagit fram sex nyckelvärden
som förkroppsligar vår identitet. Som en del i detta nya kapitel
i Rexels historia är det viktigt att dokumentera den nya kulturen
i vår etikguide. Koncernens etiska förhållningssätt grundar sig
på vår affärsverksamhet och det bidrar
till att bevara vårt goda rykte, öka våra
intressenters förtroende för oss och att
göra vår tillväxt långsiktig.
© Michel Labelle
LEDARE
REXELS SEX KÄRNVÄRDEN
Varje medarbetare måste följa de
principer och praxis som beskrivs i denna guide. Läs den
noggrant och ha den till hands för regelbunden genomläsning.
Om du funderar över hur du ska bete dig, tveka inte att
vända dig till din chef eller till lokala etikansvariga som finns
tillgängliga för dig.
Det är viktigt att alla engagerar sig för att detta hållningssätt ska
bli framgångsrikt. Vi vill därför uppmuntra dig att ställa dig själv
rätt frågor.
Ledningsgruppen
• Leverera den bästa kundnyttan
• Samarbeta för framgång
• Uppmuntra innovationer
• Inspirera människor att utveckla sin talang
• Lita på varandra
• Finn glädje i att göra skillnad
ETISK GUIDE |
SIDA 2
INLEDNING
Rexel förutsätter att de anställda alltid agerar med integritet och på ett etiskt
korrekt sätt. Detta för att bevara det ömsesidiga förtroendet och respekten
från kunder, aktieägare, leverantörer, medarbetare, samarbetspartners
och samhället. Rexels guide kommer att utvärderas internt varje år, för att mäta
resultatet och för att behålla drivkraften för att ständigt utveckla den.
2
1
Till vem ska du ställa
dina frågor?
© Frank Artuso
Hur känner man igen
en svår situation?
Den etiska guiden tar inte upp alla konkreta
situationer som du kan komma att
konfronteras med. Följande frågor kan dock
hjälpa dig att känna igen och undvika svåra
situationer:
1- Är denna situation beskriven i etikguiden?
2- Kommer mitt beslut att få negativa följder
för Rexel?
3- Är detta val helt fritt?
4- Vad skulle min omgivning tycka om mitt
handlande?
3
Ställ dina frågor till din närmaste chef. Om du så önskar
kan du även ställa frågorna till företagets Etikansvarige. Du
hittar fullständiga kontaktuppgifter för den etikansvarige
på webbplatsen:
http://www.rexel.com/en/engagements/ethic/
Dialog och sekretess
Era frågor kommer att behandlas under sekretess. Rexel uppmuntrar
uppriktiga diskussioner och förbjuder påföljder mot någon som
anmärker på eller försöker ta upp ett etiskt problem. Ni kommer att få
svar på alla era frågor.
ETISK GUIDE |
SIDA 3
VÅRA
PRINCIPER
Våra principer är en del av Rexels policy och tillämpas på alla nivåer i koncernen.
De utgör ramen för relationerna såväl internt som externt till våra aktieägare, kunder,
material- och tjänsteleverantörer och lokalsamhällen. Alla, internt och externt, har
möjlighet att kontakta en etikansvarig, vid ett dotterbolag eller på moderbolaget,
genom ett formulär som finns tillgängligt på webbplatsen:
http://www.rexel.com/en/engagements/ethic/.
5
4
© Rickard Kilstrˆm
Riktlinjernas
tillämpningsområde
De etiska riktlinjerna gäller i samtliga
länder där Rexel finns etablerad och för
alla dess medarbetare, utan åtskillnad
beroende på tjänst eller befattning. De
kan i respektive land kompletteras med
särskilda bestämmelser med hänsyn till lokal
lagstiftning.
Bundenhet av och respekt
för lag och rätt
Rexel respekterar principerna i den allmänna förklaringen om
mänskliga rättigheter och agerar enligt de principer som erkänns i
ILO:s konventioner och i nationell lagstiftning i sociala, ekonomiska,
tekniska och miljörelaterade frågor. Rexels intressen får aldrig
användas som en ursäkt för att en medarbetare ska kunna
bryta mot lagar eller lokala bestämmelser. Om en medarbetare
har frågor rörande olika lagars och bestämmelsers tillämpning
ska denne samråda med sin närmaste överordnade eller lokal
etikansvarig. Rexel har även åtagit sig att handla på ett socialt
ansvarstagande sätt i sin verksamhet och stödjer sedan december
2011 ”Global Compact”, ett världsomspännande fördrag grundat
på FN:s initiativ.
ETISK GUIDE |
SIDA 4
© Huntstock - Getty
VÅRA
PRINCIPER
7
Värdighet, mångfald
och personlig respekt
6
Ansvar och intern kontroll
Rexel kräver av sina dotterbolag att de bidrar till en effektiv
och kontrollerad användning av resurser, för att bedriva
verksamheten på ett hållbart sätt. Rexel tar hänsyn till miljön
och medarbetarnas hälsa och säkerhet. Rexel eftersträvar
ständigt att identifiera och hantera risker i anslutning till sin
verksamhet. Rexel upprätthåller ett internt kontrollsystem
som ska säkerställa att dess verksamhet bedrivs enligt
gällande bestämmelser och enligt ledningens riktlinjer och
detta bidrar även till ett utbyte av god praxis mellan Rexels
dotterbolag. Bolagen inom Rexel tillämpar praxis som
främjar ett ömsesidigt förtroendeförhållande mellan
koncernen och dess aktieägare.
Rexel respekterar alla sina medarbetares
värdighet och tolererar vare sig någon form av
trakasserier eller diskriminering av något slag.
Rexel säkerställer lika möjligheter i fråga om
rekrytering, utbildning, ersättning, tjänstetillsättning
och karriärutveckling beroende på vilka krav som
respektive befattning ställer och vars och ens
personliga kompetens och färdigheter.
8
Yttrandefrihet
och social dialog
Rexel främjar medarbetarnas yttrandefrihet,
respekterar rätten att tillhöra en facklig
organisation och utvecklar en konstruktiv dialog
med de anställda kring frågor av gemensamt
intresse. Rexel ställer information och nödvändiga
resurser till förfogande för att de anställdas företrädare
ska kunna fullgöra sina uppdrag.
9
Öppenhet
Rexel säkerställer att tillförlitlig och relevant
information om dess verksamhet, struktur,
finansiella ställning och resultat kommuniceras
regelbundet och i tid. Rexel tillämpar likaså
höga kvalitetsnormer avseende publicering av
information som inte är av finansiell natur, bland
annat avseende dess styrning och riskhantering
samt social policy och miljöpolicy.
10
Konkurrens
Rexel respekterar principerna om fri och ärlig
konkurrens. Rexel utbildar sina medarbetare i praxis
som strikt följer gällande konkurrenslagstiftning.
Företaget konkurrerar på ett rättvist sätt som inte styrs
av försäljningsstrategier.
ETISK GUIDE |
SIDA 5
VÅR
PRAXIS
Den är specifik för Rexel och preciserar tillvägagångssätt och
beteende som kan hjälpa alla att hitta rätt svar i svåra situationer.
11
Inköp
© Kim Holte
Inköp som görs för Rexels räkning ska
svara mot legitima verksamhetsmässiga behov, vara målinriktade och
ha tydliga villkor gentemot leverantörerna. De ska göras enligt villkor
som främjar transparens, konkurrens
mellan offerter och avtalsreglerade
åtaganden.
12
Gåvor
Medarbetare får varken erbjuda eller ta emot gåvor
som strider mot lagen eller som riskerar att direkt
eller indirekt påverka Rexel negativt. Gåvor ska
vara rimliga, ha ett marginellt och symboliskt värde
och får inte vara av ett slag som skulle kunna påverka
omdömet hos den person som tar emot dem. Vid
kampanjerbjudanden får inte gåvorna vara kopplade till
försäljningen. Oavsett värdet på gåvan som ges eller tas
emot ska närmast överordnade informeras i förväg.
Gåvor får slutligen aldrig vara i form av kontanter eller
något som är att jämställa med kontanter.
ETISK GUIDE |
SIDA 6
14
13
korruption och
otillbörliga
utbetalningar
Rexel förkastar korruption i alla dess former och
förbinder sig att inte använda sig av otillbörligt
förfarande eller agerande i syfte att tillskansa sig
förmån eller undantag som inte stadgas i lokal
lagstiftning. Otillbörlig utbetalning eller överlämnande
av annat föremål av värde, gåva, lån, rabatt eller
oskälig representationskostnad, bruk av medel eller
egendom som tillhör juridisk enhet som ingår i Rexel
och som medges i avsikt att påverka ett beslut av vad
slag det vara må är strängt förbjudet.
Kunder
Kundernas förtroende för Rexel har hög prioritet.
Rexel lyssnar till sina kunders behov för att öka
deras nivå av tillfredsställelse. Det är Rexels policy
att upplysa sina kunder om villkor och bestämmelser vid
försäljning av varor och tjänster och att klart och tydligt
avtala om åtaganden. Rexel hanterar reklamationer och
tvister snabbt och kostnadseffektivt, utan att väcka talan
i domstol.
15
© Kim Holte
Konkurrens
VÅR
PRAXIS
Rexel följer marknadens regler. Det är bland annat
förbjudet att avtala om, eller agera med syftet, att
komma överens med en konkurrent om priset, eller en
del av priset, för sålda varor, att begränsa tillgången
till marknaden för utomstående konkurrenter eller
att dela upp marknader eller inköpskällor mellan sig.
Rexel behandlar alla kunder och/eller leverantörer
rättvist. Medarbetarna använder legala medel för att få
information om konkurrenterna. När medarbetare deltar
i yrkeorganisationer upprättar de, eller låter upprätta,
en dagordning och minnesanteckningar från mötet. De
lämnar mötet om verksamhetsinformation utbyts.
16
Intressekonflikter
Medarbetarna undviker alla intressekonflikter, både faktiska och skenbara,
i sin yrkesutövning. Med intressekonflikt
förstås varje situation eller arrangemang
som medför att en medarbetares verksamhet eller personliga intressen kommer i konflikt med dennes åligganden
hos Rexel. Medarbetare sätter alltid
Rexels intressen före sina egna och
försöker inte uppnå personlig vinning.
Medarbetare ska undvika situationer där
någon medlem av hans eller hennes familj
eller någon honom eller henne närstående
eller han eller hon själv skulle kunna gynnas
eller ge intryck av att gynnas personligen
av koncernens relationer med sina kunder
eller leverantörer. Hans eller hennes närmaste överordnade, eller lokal etikansvarig,
ska informeras om varje situation som skulle
kunna tolkas som en potentiell eller framtida
intressekonflikt.
ETISK GUIDE |
SIDA 7
© Laurent Zylberman
VÅR
PRAXIS
17
20
18
Leverantörer
Lojalitet och hövlighet
medarbetare emellan
Rexel främjar utvecklingen av partnerskap med de
leverantörer som gör att företaget kan erbjuda sina
kunder ett produktsortiment som är så väl anpassat
som möjligt samt bästa möjliga service. Rexel förhåller
sig obundet i sina relationer med leverantörer och strävar
efter att ta allas intressen i beaktande. Rexel förväntar
sig att dess affärspartners och leverantörer rättar sig
efter de erkända etiska principer som dessa riktlinjer
hänvisar till.
Alla medarbetare ska i umgänget med
sina kollegor vara lojala och hövliga. Varje
medarbetare ska, utan åtskillnad beroende på
tjänst eller befattning, vara ärlig och uppriktig i sitt
umgänge med andra och inte avsiktligt missleda
sina kollegor. Alla förväntas använda ett språk
som är korrekt, öppet och professionellt, vare
sig det gäller skriftlig eller muntlig kommunikation.
Miljö
19
21
Rexel ska inom ramen för sin verksamhet
sträva efter att minska sin miljöpåverkan
och, viktigast av allt, sin förbrukning av
resurser (energi, papper, förpackningsmaterial),
skapandet av sopor och utsläpp av
växthusgaser (som huvudsakligen skapas
i distributionsledet). Rexel främjar även
utvecklingen av och distributionen av
lösningar som ökar energieffektiviteten
i kundernas byggnader och industrier.
Rexel-koncernen fäster stor vikt vid att ha en
vederhäftig bokföring och vid att den finansiella
information som sprids håller hög kvalitet och är
tillförlitlig. Alla åtgärder som medför att bokföringen inte
blir tillförlitlig är förbjudna. Koncernens medarbetare
får inte göra, godkänna eller medge utbetalning i
koncernens namn då hela eller del av utbetalningen
avser annat ändamål än det som anges i dess
verifikation.
Företagets egendom får endast användas för legitimt
arbetsrelaterat syfte. Bland företagets egendom
finns dess firma, information rörande företaget, dess
lokaler, dess varor, materiel, datorer, programvaror
samt företagets fordon. Var och en ska säkerställa
att arbetsrelaterad materiel som ställs till hans/
hennes förfogande används och underhålls väl.
Vederhäftig bokföring
Företagets egendom
ETISK GUIDE |
SIDA 8
Sekretess
Medarbetarna förfogar över information om Rexel
som förblir koncernens egendom. Alla ska vidta
nödvändiga åtgärder för att säkerställa att
den information de förfogar över under sin
yrkesutövning förblir konfidentiell. Var och en
ska se till att reglerna om spridning, återgivning,
bevarande och förstörande av dokument respekteras.
Ingen konfidentiell eller förtrolig information får röjas
eller nyttjas för personlig vinning.
24
Datautrustning
© Fotolia
22
VÅR
PRAXIS
Rexel-koncernens data- och kommunikationsutrustning
ställs till medarbetarnas förfogande för att användas i tjänsten. Rimligt bruk i privat syfte kan godtas i den mån lag och intern
praxis respekteras. Rexels internetanslutning och datorer får
aldrig användas för att granska, överföra eller ladda ned
innehåll som är opassande eller strider mot allmän ordning, mot god sed eller mot dessa etiska riktlinjer. I sociala
medier bör den anställde vara lojal mot sin arbetsgivare
och kommentarer i ett privat sammanhang kan aldrig
binda Rexel.
23
Hälsa och Säkerhet
Alla inom Rexel-koncernen ska följa bestämmelser och praxis
rörande hälsa och säkerhet. I händelse av identifierad risk ska alla så långt
möjligt vidta nödvändiga åtgärder och omedelbart uppmärksamma sin
närmast överordnade på potentiell fara och på eventuella möjligheter
att förbättra praxis avseende hälsa och säkerhet. Förbud råder för
medarbetare att utöva sin tjänst under inflytande av ämne som skulle kunna
skada deras hälsa, mentala tillstånd, omdömesförmåga eller som skulle
kunna påverka företaget negativt.
25
Personlig utveckling
Rexel erbjuder inom ramen för sin verksamhet
sina anställda lockande karriärmöjligheter. Rexel
uppmuntrar till och underlättar intern rörlighet, satsar på
utbildning av sina anställda och främjar balans mellan
arbets- och privatliv.
ETISK GUIDE |
SIDA 9
27
26
Diskriminering
Ersättning
Rexel grundar sin ersättningspolicy på
skälighet, baserat på: befattningens krav
och nivå, befintlig ersättningsnivå internt och
de lokala förhållandena på marknaden utanför
företaget samt individuella prestationer och
företagets resultat.
All form av diskriminering mot anställda i fråga
om anställning eller sysselsättning på grund
av etniskt ursprung, hudfärg, kön, religion,
politisk åsikt, härkomst eller socialt ursprung
är förbjuden. Beslut om rekrytering, karriär och
befordringsförutsättningar grundas uteslutande
på de krav och den kompetens tjänsten kräver.
29
Offentliga uttalanden
För att säkerställa att koncernen och dess image
framställs på ett enhetligt sätt (överensstämmelse med
värden, koncernstrategi, visuell och grafisk identitet) ska
all kommunikation riktad till media ske med Rexels
kommunikationsavdelning som förmedlare eller med
dennas godkännande. Anställda som inte har utsetts till att
representera koncernen ska före varje offentligt uttalande om
koncernen klargöra att de uttrycker sina personliga åsikter.
28
Trakasserier
VÅR
PRAXIS
För att kunna fullgöra företagets uppgifter väl krävs att
alla anställda i Rexelkoncernen utvecklas inom ramen
för en positiv miljö som är fri från trakasserier,
i synnerhet av moralisk eller sexuell natur. Rexel
vidtar nödvändiga åtgärder för att förebygga varje
beteende av detta slag.
30
Deltagande i politisk
verksamhet och
föreningsliv
Rexel respekterar sina medarbetares enskilda
engagemang i politisk verksamhet eller föreningsverksamhet. Sådant engagemang får emellertid
inte inverka negativt på Rexels image och får
inte på något sätt inverka på Rexels offentliga
position. Bland annat har ingen anställd hos eller företrädare för Rexel behörighet att direkt eller indirekt
engagera koncernen i stödverksamhet för ett politiskt
parti eller använda sig av sin anknytning till Rexel i sin
politiska verksamhet.
ETISK GUIDE |
SIDA 10
Ställ dina frågor till din närmaste chef, eller den ansvarige som
är mest lämplig att hjälpa dig att lösa ett etiskt problem. Om
du så önskar kan du även ställa frågorna till den etikansvarige.
Du hittar kontaktuppgifterna för den etikansvarige på
webbplatsen
http://www.rexel.com/en/engagements/ethic/
REXEL
Direction des Ressources Humaines
13, boulevard du Fort-de-Vaux
75017 Paris – France
TEl. +33 (0)1 42 85 85 00
Fax +33 (0)1 42 85 92 05
© Fotolia
ETHICS_SE
www.rexel.com