Minnesanteckningar Möte i kommunikationsgruppen 2012-04-19 kl 16 på Kyrkoförvaltningen Närvarande Anders Landström, Griftegårdsnämnden Kärstin Brattgård, Kyrkonämnden Ann-Louise Rundberg, Berga Ulrika Sköld, Domkyrkoförsamlingen Lena Åkesson, Ryd Ann-Marie Lind, S:t Lars Jonna Allvin, Skäggetorp Royne Mercurio, Kyrkoförvaltningen Maria Bruto Ellhar, Kyrkoförvaltningen Presentation av kommunikationsenheten Royne Mercurio – kommunikatör med huvudsakligt arbetsområde gemensam webb, sociala medier och samordning av Liv & Längtan. Kontaktperson för konfirmandverksamhet och studentkyrkan. Jonna Allvin – informationsassistent (25 %) som jobbar med Correnannons och musikprogram och grafisk produktion som annonser, foldrar och affischer. Kontaktperson för musiker och barn-familjeverksamhet. Maria Bruto Ellhar – kommunikatör med verksamhets- och budgetansvar. Arbetar huvudsakligen med intern kommunikation, samordning och strategi. Kontaktperson för griftegården och vuxenverksamheteen. I anslutning till enheten finns också Bodil Strömberg, som finns på vårt eget tryckeri. Inför budgetarbetet Genomgång av de verksamheter som ingår i kommunikationsenhetens budget. Inför budgeten 2013 ombads mötesdeltagarna att inkomma med eventuella synpunkter och önskemål. Utbildning av anställda och förtroendevalda – behov Det finns medel avsatta i årets budget för utbildning på kommunikationssidan. Dialog kring vilka önskemål som finns kring utbildning och kompetensutveckling. Förslag: Hur använder man skriftspråket i olika sammanhang? Hur skriver man för olika målgrupper? (Ulrika och Ann-Louise lovade att återkomma med kontaktuppgifter.) Att få med kommunikationsaspekten i arbetet med församlingsinstruktionen. Hur kan man göra det på ett bra sätt? Fotokurs Maria Bruto Ellhar lovar att se vilka möjligheter som finns att ta in externa föreläsare. Ny kommunikationspolicy Den aktuella informationspolicyn är från hösten 2003. De bör skrotas helt och ersättas av en kommunikationspolicy som fungerar i dagens samfällighet. Mötet beslutade att tillsätta en arbetsgrupp och föreslog att följande medlemmar (motsvarande den tidigare strategigruppen) ska ingå: Maria Bruto Ellhar Royne Mercurio Lars Jagerfelt Göran Rehnström De två sistnämnda ska tillfrågas innan gruppen kan börja sitt arbete. Arbetsgruppen ska ta fram ett förslag och kommunikationsgruppen blir referensgrupp. Arbete med kommunikativt medarbetarskap För ett år sedan genomfördes en enkät kring internkommunikationen. Resultatet visade att de flesta ansåg att närmaste chefen var en viktig informationskälla, men att man kanske inte alltid var nöjd med den information man fick. Det visade också att intranätet användes i liten utsträckning av vissa yrkesgrupper, och att man till stor del litade på sina kollegor som informationskälla. Tillsammans med personalspecialisten har ett arbete inletts för att förstärka de kommunikativa förmågorna hos de anställda i samfälligheten. Kommunikativa medarbetare är idag en erkänd framgångsfaktor i alla organisationer. Som verktyg kommer vi att använda de kommunikationsverktyg för chefer som tagits fram av Nordisk kommunikation. Det första verktyget som introduceras är kommunikationskontraktsverktyget. Totalt finns tolv verktyg. Möten under hösten 2012 Tisdag 11 september kl 16.00 Torsdag 15 november kl 16.00. Maria Bruto Ellhar