Styrsystemet i
koncernen Västerås stad
Antagen av kommunfullmäktige den 7 februari 2013
program
policy
handlingsplan
riktlinje
Styrsystemet i koncernen
program
uttrycker värdegrunder och förhållningssätt för arbetet med utvecklingen
av Västerås som ort inklusive koncernen Västerås stad
policy
uttrycker värdegrunder och förhållningssätt för arbetet i koncernen Västerås stad
handlingsplan
anger strategier och konkreta åtgärder för att nå den politiska viljeinriktningen
och fastställda mål på olika nivåer i organisationen
riktlinje
säkerställer ett riktigt agerande och en god kvalitet i handläggning och utförande
i koncernen Västerås stad
Styrsystemet i koncernen Västerås stad
Med styrning avses samtliga åtgärder som vidtas för att påverka agerandet i en viss
önskvärd riktning. Detta styrdokument utgör en värdegrund och reglerar ekonomioch verksamhetsstyrningen i koncernen Västerås stad.
Styrningen i Västerås stad utgår från stadens långsiktiga inriktning i målbild/vision
samt vid varje tidpunkt gällande lagstiftning, föreskrifter och nationella mål för den
kommunala verksamheten. Med hjälp av de kommunövergripande målen i den
strategiska planen och de ekonomiska ramarna som fastställs i årsbudgeten styrs
Västerås stad.
Stadens bolag styrs via bolagsordning, bolagspolicy, gemensamma ägardirektiv och
bolagsspecifika ägardirektiv som beslutas av kommunfullmäktige.
För de kommunala utförarna ska det finnas särskilda direktiv utfärdade av
kommunfullmäktige.
Värdegrund
Utöver den formella styrningen finns en tydlig ambition i stadens ledning att
utveckla stadens förmåga och ambitioner i en riktning som präglas av
gränsöverskridande samarbete, nyfikenhet, kreativitet, nytänkande och vilja till
innovativa lösningar.
Styrningen i staden ska vila på en gemensam värdegrund vilken präglas av
Medborgaren i fokus
God dialog, samverkan, öppenhet och kvalitet
Samverkan inom staden och med det omgivande samhället
God framförhållning och anpassningsförmåga
Långsiktig och hållbar utveckling
Fokus på väsentligheter och risker
Koncernperspektiv
God ekonomisk hushållning
Enligt kommunallagen ska kommuner ha en god ekonomisk hushållning i sina
verksamheter, oavsett om de bedrivs i egen regi eller av annan juridisk person.
I god ekonomisk hushållning ingår att verksamheten ska utövas på ett
ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt
(verksamhetsmässiga mål).
De finansiella målen i god ekonomisk hushållning innebär:
att kommunen inte bör förbruka sin förmögenhet för löpande behov,
att löpande driftskostnader inte bör finansieras med lån och
att de löpande intäkterna bör täcka kostnaderna.
Budgeten ska upprättas så att intäkterna överstiger kostnaderna (balanskravet).
Undantag får endast göras om det finns synnerliga skäl. Uppföljning mot budget
sker i delårsbokslut och årsbokslut. Delårsbokslut per sista augusti samt årsbokslut
behandlas av fullmäktige. Uppföljningen omfattar fastställda finansiella och
verksamhetsmässiga mål och nyckeltal som ska säkerställa en god ekonomisk
hushållning.
Organisationsstrukturer
I Västerås stad finns flera organisationsstrukturer:
Traditionell förvaltningsmodell, nämnd/styrelse som både är beställare och
utförare av den kommunala verksamheten.
Beställar-/utförarmodell, vilar på benen kommunfullmäktige, beställare och
utförare. Kommunfullmäktige beslutar om ekonomiska resurser. Beställaren
fastställer de politiska verksamhetsmålen inom sitt funktionsområde och träffar
driftsavtal med interna och/eller externa utförare. Utförarna genomför
beställarnas mål.
Kommundelsmodell, nämnd som både är beställare och utförare av den
kommunala verksamheten inom ett geografiskt avgränsat område.
Hel- och delägda bolag, kommunal verksamhet som bedrivs i företagsform.
Kommunalförbund, kommunal verksamhet som bedrivs i samverkan med andra
kommuner och landsting.
Verksamheter inom det kommunala uppdraget bedrivs också av annan utförare än
staden själv, det vill säga entreprenader.
Våra styrdokument
Styrningen i staden utgår från stadens målbild/vision. Målbilden/visionen
kompletteras av policys och program, vilka anger värdegrunder för vissa områden.
Dessa dokument kan vara tidsoberoende eller ha en längre tidshorisont.
En strategisk plan fastställs för mandatperioden. Den strategiska planens roll i
förhållande till andra styrdokument är att ange den önskade utvecklingen inom
några prioriterade målområden som den politiska majoriteten/ledningen vill lyfta
fram och förbättra och/eller ha en riktningsförändring på under mandatperioden.
I den strategiska planen fastställs ett begränsat antal strategiska mål och indikatorer
som systematiskt återges och behandlas i samband med årsbudgeten.
De mål som anges i ovanstående styrdokument är övergripande och gäller för hela
koncernen Västerås stad om inget annat anges. Den strategiska planen, aktuella
program och handlingsplaner utgör grunden för den årliga budgeten.
Budgeten för drift och investeringar innehåller en statusbeskrivning av
måluppfyllelsen, analys av förutsättningar och aktuella direktiv för måluppfyllelse
för perioden. Utifrån de kommunövergripande målen och ekonomiska ramarna i
budgeten sker en dialog med nämnden/styrelsen som därefter fullgör sina åtaganden
och ansvar för att uppnå de kommunövergripande målen.
Det finns också ett antal handlingsplaner som anger vad som ska göras för att
uppnå mål inom olika prioriterade områden. Handlingsplanerna bör ange tidplaner
och vem som ansvarar för genomförandet.
För att säkerställa ett riktigt agerande fastställs riktlinjer som kan gälla för ett eller
flera år.
Budget och uppföljning
Budgetprocessen
Det årliga budgetarbetet inleds med en belysning av de särskilda förutsättningarna i
budgetperioden. Analysen omfattar till exempel lag- och regelförändringar och
andra omvärldsförändringar men fokuserar också på till exempel demografiska
förutsättningar i Västerås. Innehållet i belysningen bedöms inför varje budgetarbete.
Budgetinriktningen är kommunstyrelsens anvisningar för nämndens/styrelsens
budgetarbete. Där tydliggörs grunden för årsbudgetens prioriteringar mot strategiska
planens mål. Utöver den strategiska planen ska andra relevanta program,
handlingsplaner och prioriterade utvecklingsprojekt ingå i nämndernas och
styrelsernas bedömningar. Grunden för resursfördelning är demografiska
förändringar, pris- och löneförändringar, behovsförändringar, politiska
viljeinriktningar och satsningar.
Nämnder och styrelser analyserar sin verksamhet utifrån kommunstyrelsens
budgetdirektiv och redovisar vilken verksamhet som kan rymmas inom de angivna
ekonomiska ramarna.
För att bedöma vilka åtaganden som är möjliga genomförs budgetdialog med
nämnden/styrelsen om hur resurser bäst ska fördelas, för att nå målen.
Budgetdialogen genomförs både utifrån nämndens/styrelsens ansvarsområde och
uppdrag samt strategiska planens kommunövergripande målområden.
Nämnden/styrelsen ska uppge preliminära åtaganden och måluppfyllelser.
I kommunfullmäktiges budgetbeslut tydliggörs hur resurserna ska prioriteras för att
nå de uppsatta målen i den strategiska planen och övriga kommunövergripande mål
samt tillförsäkra ett i övrigt effektivt resursutnyttjande. Ekonomiska ramar fastställs
av och nämndens/styrelsens åtagande redovisas till kommunfullmäktige.
Genom årsbudgeten bekräftar nämnden/styrelsen sitt åtagande gentemot
kommunfullmäktige. Det sker genom att nämnden/styrelsen inom den angivna
ekonomiska ramen åtar sig att uppfylla de kommunövergripande mål som berör
verksamheten samtidigt som man på ett övergripande sätt beskriver hur man
kommer att arbeta för att uppnå dessa mål. Även nämndspecifika mål av
övergripande karaktär bekräftas.
Utgångspunkten i årsbudgeten är av kommunfullmäktige fastställda reglementen,
planer, policys, program, ekonomiska ramar och gällande lagstiftning och nationella
mål för den kommunala verksamheten. Innan nämnden/styrelsen fastställer
årsbudgeten ska en analys göras av externa och interna möjligheter och risker som
har betydelse för verksamhetens förmåga att klara olika mål och åtaganden inom
den avsatta ekonomiska ramen.
Den årsbudgeten stäms av i en budgetavstämning för det kommande budgetåret. I
den budgetöversynen analyseras eventuella nya förutsättningar som tillkommit efter
kommunfullmäktiges budgetbeslut.
I samband med det årliga budgetarbetet fastställer nämnden/styrelsen en
internkontrollplan för verksamheten. Internkontrollplanen ska bygga på en
genomförd och dokumenterad riskanalys som ska omfatta samtliga processer som
nämnden/styrelsen ansvarar för. Internkontrollplanen ska fastställas av
nämnden/styrelsen och redovisas till kommunstyrelsen i samband med
budgetavstämningen. Internkontrollplan för gemensamma processer fastställs av
kommunstyrelsen.
Uppföljningsprocessen
I uppföljningarna analyseras nämndens/styrelsens åtaganden och resursutnyttjanden
utifrån den strategiska planens kommunövergripande mål, ekonomiskt utfall jämfört
med årsbudget, verksamhets- och effektivitetsutveckling i övrigt och hur nämnder
och styrelser har bidragit till stadens utveckling. Detta görs i samband med två
delårsrapporter och ett bokslut. Delårsrapporterna kompletteras med
månadsrapportering till kommunstyrelsen.
I samband med årsbokslutet utvärderas nämndens/styrelsens interna kontroll genom
att en sammanfattning av genomförda åtgärder och kontroller enligt
internkontrollplanen redovisas till den egna nämnden/styrelsen samt till
kommunstyrelsen.
Utvärdering av nämnden/styrelsen och enheterna görs av respektive nämnd/styrelse.
För nämnder och styrelser med en egen utförarverksamhet finns en resultathanteringsmodell för att hantera deras ekonomiska underskott och överskott.
Genom modellen skapas ekonomiska incitament för ett bra resultatutnyttjande och
en god följsamhet mot fattade beslut.
I samband med tilläggsbudget ska nämnder och styrelser kunna ta i anspråk
uppkomna resultat. Utrymmet för detta skapas i årsbudgetarbetet i den
kommungemensamma reserven. Nämnden/styrelsen kan, om så bedöms önskvärt,
utveckla ett eget system för hantering av resultat under förutsättning att
utgångspunkterna i stadens gemensamma modell är styrande.
Roller och ansvar
Västerås stad har en decentraliserad organisation där nämnder och styrelser har
ansvar för verksamhet, personal och ekonomi inom ramen för beslutade mål,
ekonomiska resurser och resultatkrav. Respektive nämnd/styrelse ansvarar för att
den interna styrningen och kontrollen säkras.
Kommunfullmäktige fastställer reglementen för nämnder och styrelser.
Kommunfullmäktige fastställer också kommunövergripande mål och ekonomiska
ramar för nämndernas/styrelsernas verksamhet utifrån stadens målbild/vision. Detta
sker genom stadens strategiska plan och årsbudget.
Kommunfullmäktige utvärderar nämndens/styrelsens åtaganden utifrån stadens
övergripande mål i samband med två delårsrapporter (per 30 april och 31 augusti)
och bokslut.
Kommunstyrelsen leder och samordnar förvaltningen av stadens angelägenheter och
har uppsikt över övriga nämnders, styrelsers och bolags verksamhet, vilket framgår
i kommunallagen (6 kap 1§, 3 kap 17 och 18§). Det innebär att kommunstyrelsen
uppmärksamt följer de frågor som kan inverka på stadens utveckling och
ekonomiska ställning.
Nämnder och styrelser omsätter kommunfullmäktiges kommunövergripande mål
och ekonomiska ramar och de ansvarar för att hålla rätt kvalitet och vara effektiva
inom de ekonomiska ramar och politiska mål som fastställts av kommunfullmäktige. Nämnder och styrelser har även egna specifika mål.
Utifrån nämndernas och styrelsernas preciserade mål och ekonomiska ramar
anpassar förvaltningsledningen samtliga mål i dialog med enheterna som därefter
beskriver sina åtaganden. Enheterna har egna specifika enhetsmål.
Utvärdering av enheterna görs av respektive nämnd och styrelse.
För de kommunala utförarna ska det finnas särskilda direktiv utifrån
kommunfullmäktiges åtagande. Detta för att kunna följa upp dess verksamhet
avseende hur effektiviteten mäts och säkras, omfattning på uppdrag, men också för
att se omfattningen av det kommunala utförandet.
Kommunrevision ska granska nämndernas verksamhet och genom
lekmannarevisorer de kommunala bolagen. Revisorerna prövar om verksamheten
sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synvinkel tillfredsställande sätt, om
räkenskaperna är rättvisande och om nämndernas interna kontroll är tillräcklig.
Revisorernas uppdrag är att pröva ansvarstagande och uttala sig om detta inför
fullmäktige inför beslut i ansvarsfrågan.
Västerås stads bolag
Västerås stads helägda bolag bedriver självständigt sin verksamhet. De
demokratiska och rättsliga spelregler som gäller för staden ska gälla för bolagen så
långt det är möjligt. Om stadens övergripande program och policys ska gälla för
bolagen ska detta framgå av direktiven. Bolagsverksamheten ska samordnas med
stadens övriga verksamheter när så är möjligt. Stadens riktlinjer för intern kontroll
gäller i tillämpliga delar även för bolagen.
Genom den av kommunfullmäktige fastslagna bolagspolicyn och de gemensamma
ägardirektiven framgår det hur styrningen sker.
För stadens delägda bolag ska bolagspolicyn tillämpas i tillämpliga delar. Vad som
är tillämpliga delar ska avgöras utifrån ägarförhållanden, verksamhetens art och
omständigheterna i övrigt.
I delägda bolag ska staden avtala med övriga aktieägare i ett aktieägaravtal om hur
ägandet ska utövas i bolaget.
Förutsättningarna för hur kommunalförbunden styrs framgår av respektive
förbundsordning.
BILAGA 1
Begreppsförklaring
Nedan beskrivs centrala begrepp i stadens styrsystem, vilka är fastställda av
kommunfullmäktige och kommunstyrelsen.
Styrdokument
Målbild/vision
Målbild/vision är den gemenskaps- och identitetsskapande framtidsbild som ligger
till grund för och som ger inspiration i arbetet i koncernen Västerås stad. Beslutas
av kommunfullmäktige.
Strategisk plan
En strategisk plan fastställs för mandatperioden av kommunfullmäktige och den ska
vara till hjälp för att styra mot visionen och de politiska målen för perioden. Den
strategiska planens roll är att ange den önskade utvecklingen inom några
prioriterade målområden och ange riktningen för andra styrande dokument i staden.
Dessa ska ses som ett sätt att konkretisera den strategiska planen.
Program
Uttrycker värdegrunder och förhållningssätt för arbetet med utveckling av Västerås
som ort inklusive koncernen Västerås stad. För att ett styrdokument ska definieras
som ett av Västerås stad antaget program krävs beslut i kommunfullmäktige.
Policy
Uttrycker värdegrunder och förhållningssätt för arbetet i koncernen Västerås stad.
För att policyn ska gälla mer än en nämnd/styrelse krävs beslut i
kommunfullmäktige. Nämnder och styrelser kan för sin egen del och på eget
initiativ besluta att anta policy som endast berör den egna nämndens/styrelsens
verksamhetsområde.
Handlingsplan
Anger strategier och konkreta åtgärder för att nå den politiska viljeinriktningen och
fastställda mål på olika nivåer i organisationen. För att handlingsplanen ska gälla
mer än en nämnd/styrelse krävs beslut i kommunstyrelsen. Nämnder och styrelser
kan för sin egen del och på eget initiativ besluta att anta handlingsplaner som endast
berör det egna verksamhetsområdet.
Riktlinje
Säkerställer ett riktigt agerande och en god kvalitet i handläggningen och utförande
i koncernen Västerås stad.
Nämnder och styrelser kan för sin egen del och på eget initiativ besluta att anta
riktlinjer som endast berör det egna verksamhetsområdet.
Reglemente
Reglera nämnders och styrelsers förhållande till kommunfullmäktige och hur
strukturen för delegationsordningar ska vara utformade.
Särskilda direktiv
Anger hur de kommunala utförarna styrs.
Ägardirektiv
Anger hur stadens hel- och delägda bolag styrs.
Målstruktur i Strategisk plan
Övergripande målområden
Ett antal målområden kopplade till stadens vision. Anges i den strategiska planen
och är beslutade i fullmäktige.
Strategiskt mål
Fokusområde som visar vägvalen för att nå det övergripande målområdet. Speglar
stadens ambitioner i frågor där man vill se en förändring eller lägga fokus på. Anges
i den strategiska planen och är beslutade i fullmäktige.
Indikator
En indikator ska visa att vi är på väg mot det uppställda strategiska målet. Den
kännetecknas av att den är relevant, mätbar (kvalitativ och kvantitativ), håller över
tiden och att arbetet med att ta fram indikatorn står i relation till den nytta den ger.
Anges i den strategiska planen och är beslutade i fullmäktige. En indikator kan
bestå av flera mätbara mått.
Åtagande
Genom åtagande förpliktigar sig nämnd/styrelse/resultatenhet/bolag att utifrån
angivna förutsättningar uppnå satta mål.
Övrigt
Mål
Mål ska vara ”smarta” det vill säga specifika, mätbara, realistiska, accepterade,
tidssatta, utvecklande samt ange vem som är ansvarig.
Nämndmål/styrelsemål
Mål beslutade av nämnd/styrelse vilka är specifika och gäller för det egna ansvars/verksamhetsområdet. Målen är alltid i samklang med den strategiska planen.
Enhetsmål
Mål upprättade på enhetsnivå vilka är specifika och gäller den egna
enheten/verksamheten. Målen är alltid i samklang med den strategiska planen samt
de nämnd/styrelsemål verksamheten lyder under.
Utvärdering
Innebär att fastställda mål analyseras samt värderas utifrån graden av
måluppfyllelse. Värderingen ligger till grund för förbättringsåtgärder.
BILAGA 2
Den goda processen
Den goda processen beskriver Västerås stads budget- och uppföljningsprocess i kronologisk ordning, när i
tiden budget- och uppföljningsarbetet sker.
BILAGA 3
Organisationsschema – koncernen Västerås stad 2013-01-01
STADENS FÖRETAG
(andel av aktiekapital är 30% eller mer)
- Bostads AB Mimer (100%)
- Mälarenergi AB (100%)
- Västerås Stads Strategiska Fastigheter AB (100%)
- Västerås Flygplats AB (100%)
- Mälarhamnar AB (55%)
- Etablering Västerås AB (51%)
- Västerås Central AB (49%)
- VafabMiljö AB (43,6%)
KOMMUNALFÖRBUND
- Västmanlandsmusiken
- Teater Västmanland
- Mälardalens Brand- och Räddningsförbund
- Västmanlands Samtrafikförbund
- Samordningsförbundet Västerås
STIFTELSER
(i vilka Västerås stad ingår i styrelsen)
- Bostadsstiftelsen Aroseken
- Stiftelsen Hyresbostäder i Tillberga
- Stiftelse för naturskydd och friluftsliv i Västmanlands län
Aktuellt organisationsschema finns på stadens hemsida www.vasteras.se/politikdemokrati
Stadsledningskontoret 721 87 Västerås
Telefon 021-39 00 00 www.vasteras.se
