1 (6)
Landstingsstyrelsens förvaltning
Koncernledningen
Handläggare: Dagmar Fornander
TJÄNSTEUTLÅTANDE
2009-05-18
Landstingsstyrelsens
produktionsutskott
Process för upphandling av kostförsörjning
Ärendet
Mot bakgrund av att det har uppkommit frågor kring processen för
samordnad upphandling av kostförsörjning till landstingets vårdenheter
redovisas i detta ärende förslag till åtgärder för att klargöra processens
förutsättningar och innehåll. I ärendet redovisar landstingsdirektören
förslag till oberoende granskning av processen för genomförande av steg 1
av samordnad upphandling av kostförsörjning till landstingets vårdenheter
samt analys av konsekvenser av senareläggning av steg 2 av upphandling av
kostförsörjning som underlag för förslag till genomförande av nästa steg i
upphandling av kostförsörjning enligt landstingsfullmäktiges beslut.
Förslag till beslut
Produktionsutskottet föreslås besluta
att
uppdra åt landstingsdirektören att låta genomföra och till
produktionsutskottet snarast redovisa resultat av en
oberoende granskning av processen för genomförande av
samordnad upphandling av kostförsörjning, steg 1, samt
att
uppdra åt landstingsdirektören att återkomma till
produktionsutskottet med förslag till genomförande av steg 2
av upphandling av kostförsörjning i enlighet med
landstingsfullmäktiges beslut och därvid ha beaktat dels den
oberoende granskningen av upphandlingsprocessen för steg 1,
dels pågående uppföljning av steg 1 samt därtill redovisa
konsekvensanalys av senareläggning av upphandlingen
Bilaga
PM gällande Kostförsörjning för SLL, steg 1
LS 0905-0449
2 (6)
TJÄNSTEUTLÅTANDE
2009-05-18
Förvaltningens synpunkter
Sammanfattning
Frågor har uppkommit om processen för genomförande av steg 1 av
samordnad upphandling av kostförsörjning för landstingets vårdenheter.
Oro har också uttryckts, bl a vid landstingsfullmäktiges sammanträde den
12 maj i år, för kvaliteten hos den kost som har upphandlats.
Landstingsdirektören föreslår därför att en oberoende granskning
skyndsamt skall genomföras av den genomförda upphandlingsprocessen
och att landstingsdirektören får i uppdrag att redovisa förslag till process
för genomförande av steg 2 av upphandling av kostförsörjning utifrån
resultatet av denna granskning samt av den uppföljning som kontinuerligt
görs av leveranser enligt nytt avtal för kostförsörjning och analys av
konsekvenser av att senarelägga detta steg.
Bakgrund
Politisk behandling av kostpolicy och utredning av kostförsörjning
Landstingsfullmäktige beslutade den 11 april år 2006 om Kostpolicy för
Stockholms läns landsting, LS 0411-1082. Landstingsstyrelsen beslutade
den 21 februari samma år, LS 0602-0297, dels att ge landstingsdirektören i
uppdrag att tillsätta en utredning om landstingets kostförsörjning, dels att
ge ägarutskottet i uppdrag att fastställa direktiv för denna utredning.
Utredningsdirektiv fastställdes av ägarutskottet den 13 juni år 2006.
Produktionsutskottet beslutade 2007-03-22, utifrån Kostförsörjningsutredningens förslag, att godkänna framlagt förslag till kostförsörjning för
patienter inom den landstingsägda vården och att landstingets
produktionskök successivt avvecklas och ersätts med mottagningskök och
avdelningskök enligt förslaget, LS 0602-0292.
Landstingsfullmäktige beslutade den 15 maj år 2007, på förslag av
landstingsstyrelsen, att godkänna förslag till kostförsörjning för patienter
inom den landstingsdrivna vården, att uppdra åt produktionsutskottet att
upphandla kostförsörjningen enligt landstingsstyrelsens förslag samt att
successivt avveckla landstingets produktionskök och avdelningskök,
LS 0603-0574.
LS 0905-0449
3 (6)
TJÄNSTEUTLÅTANDE
2009-05-18
Produktionsutskottet beslutade den 18 december 2007 föreslå
landstingsstyrelsen besluta att uppdra åt produktionsutskottet att
upphandla personalmat vid Karolinska Huddinge och Salem, Nykvarn,
Södertälje samt att upphandling av personalmat skall följa landstingets
kostpolicy, LS 0711-1309. Landstingsstyrelsen beslutade i enlighet härmed
den 22 januari år 2008.
Produktionsutskottets ledamöter och andra intresserade politiker samt
berörd personal inbjöds till information om bakgrund till och planering av
upphandling av kostförsörjning i en första etapp den 10 september år 2007.
Landstingets kostpolicy
Enligt landstingets kostpolicy skall det primära målet med landstingets
kostförsörjning vara att erbjuda patienter och personal attraktiva måltider
serverade av kompetent personal i en positiv miljö. Miljö- och
hälsoaspekterna skall samtidigt beaktas. Den kliniska nutritionen är enligt
socialstyrelsen en del i den medicinska behandlingen och
verksamhetschefen är därför ansvarig för att den handhas av utbildad och
kompetent personal i enlighet med vetenskap och beprövad erfarenhet.
Sjukvårdens utveckling mot allt kortare vårdtider och avancerad öppen
vård och hemsjukvård ställer särskilda krav på kostförsörjningen med
behov av stor flexibilitet. Kostförsörjningen måste vara anpassad till
patienternas sjukdomstillstånd och till de problem olika sjukdomar och
funktionshinder kan ställa vid näringstillförseln. Patienternas önskemål om
valfrihet såväl vad gäller måltidsalternativ som serveringstider skall
tillgodoses.
Landstingets utredning om kostförsörjning
Landstingets utredning om kostförsörjning, som avlämnades till
landstingsdirektören i december 2006, utgör en samlad översyn av
landstingets organisation och strategi för kostförsörjning. Där redovisades
bl a: ”En inventering av produktions- och mottagningsköken visade på
omfattande ombyggnads- och investeringsbehov. Kvalitetskontroller och
uppföljning av verksamheten var på många håll bristfällig. Mot denna
bakgrund har förslag till ny strategi och organisation för kostförsörjningen
utarbetats. Genom att tydliggöra rollerna beställare – utförare, stärka
beställarkompetensen och upphandla produktion och distribution av kyld
mat till sjukhus och vårdenheter kan myndighetskrav och
LS 0905-0449
4 (6)
TJÄNSTEUTLÅTANDE
2009-05-18
rekommendationer för patientmat bättre tillgodoses. Särskilda
mottagnings- och avdelningskök etableras vid sjukhus och större
vårdinrättningar samtidigt som de landstingsdrivna produktionsköken
läggs ner. Förslaget ger patienterna en kost med högre kvalitet och ökad
valfrihet såväl vad gäller menyalternativ som serveringstider samtidigt som
landstinget får större möjligheter till kostnadskontroll och
kvalitetsuppföljning” (Citat från LS 0711-1309, behandlat i
produktionsutskottet den 18 december 2007 och i landstingsstyrelsen
den22 januari 2008)
Landstingets upphandlingspolicy mm
Av landstingets upphandlingspolicy, fastställd av landstingsfullmäktige,
framgår bl a följande:
Landstinget skall utnyttja sin ställning som stor kund. Därför skall
upphandlingen samordnas när detta är lönsamt. För denna samordning
ansvarar landstingets centrala upphandlingsfunktion, som är organiserad
under landstingsstyrelsen.
Alla upphandlingar skall ske i nära samverkan med berörda förvaltningar
och bolag.
Enligt av landstingsstyrelsen fastställd delegationsordning, beslutar på
delegationen avdelningschefen vid SLL upphandling om tilldelning vid
samordnad upphandling. Med tilldelning menas vilken eller vilka
leverantörer som skall tilldelas kontrakt.
Kostupphandling, steg 1
Upphandlingen har genomförts som samordnad upphandling, LS 07080875.
För utarbetande av förfrågningsunderlag och utvärdering av inkomna
anbud bildades en styr-, arbets- och projektgrupp. I grupperna deltog
representanter för berörda förvaltningar och bolag med de olika
kompetenser som behövdes för att genomföra upphandlingen.
Förfrågningsunderlag annonserades 2008-02-22.
Beslut om tilldelning av avtal för kostförsörjning för SLL fattades av t f
avdelningschef vid upphandlingsavdelningen 2008-06-27.
LS 0905-0449
5 (6)
TJÄNSTEUTLÅTANDE
2009-05-18
Beslutet om tilldelning överprövades av länsrätten. Länsrätten beslutade
2008-07-14 att avslå ansökan om överprövning.
Ramavtal om kostförsörjning för SLL mellan Stockholms läns landsting och
Sodexo AB tecknades 2008-07-28. Beställare är Karolinska Solna,
Danderyds Sjukhus AB och SLSO.s enheter på Karolinska Solna och
Danderyds sjukhus AB, Karolinska Huddinge och Södertälje sjukhus och
SLSO.s enheter på Karolinska Huddinge.
Det träffade avtalet innehåller tydliga krav på kvalitetsuppföljning av
levererade varor och tjänster. Initialt har ett antal avvikelser förekommit
och arbete pågår med rättelser. Uppföljning pågår kontinuerligt under
avtalsperioden och ligger till grund för arbetet med åtgärder för att uppnå
kostupphandlingens mål.
Information om tilldelning av avtal gick ut 2008-09-08 från
landstingsstyrelsens förvaltning, bl a till samtliga politiska partier i
landstinget.
Genomförandet av upphandlingen beskrivs närmare i bifogad bilaga.
Förslag
I genomförande av samordnad upphandling steg 1 av kostförsörjning har
inte landstingsstyrelsens förvaltning beaktat det särskilda uppdrag som
landstingsfullmäktige gav till produktionsutskottet att genomföra
upphandlingen på ett sådant sätt att produktionsutskottet har gjorts
delaktigt i beslut som rör upphandlingen. Landstingsstyrelsens förvaltning
har uppfattat att upphandlingen ligger inom ramen för de
delegationsbestämmelser som gäller för samordnade upphandlingar.
Ansvaret för dessas genomförande vilar enligt landstingets
upphandlingspolicy på landstingets upphandlingsavdelning. De genomförs
på uppdrag av berörda nämnder och bolag. Bakgrunden till att det nu
uppfattas som att processen borde ha haft ett annat innehåll är f n något
oklar.
Landstingsdirektören föreslås därför få i uppdrag att initiera en oberoende
och skyndsam granskning av genomförandet av upphandlingsprocessen
utifrån formella krav. Därvid bör också klargöras hur kostexpertis och
medicinsk expertis i kostfrågor har tagits tillvara i processen.
LS 0905-0449
6 (6)
TJÄNSTEUTLÅTANDE
2009-05-18
Landstingsdirektören föreslås få i uppdrag att återkomma till
produktionsutskottet med förslag till genomförande av steg 2 i upphandling
av kostförsörjning utifrån resultatet av ovanstående granskning,
erfarenheter från uppföljning av steg 1 och utifrån en analys av
konsekvenser av senareläggning av steg 2.
Mona Boström
Landstingsdirektör
Dagmar Fornander
LS 0905-0449
