Datum/Date
2013-02-28
Dnr/Ref.no.
137-KB 463-2012
Upphandlingspromemoria
Utvärdering av anbud angående Ramavtal för Central Knowledge Base
(CKB) med länkserver till Kungliga biblioteket (KB). Denna upphandling
görs som en öppen upphandling enligt lagen om offentlig upphandling
(LOU).
1.
Inledning
Inbjudan har ställts till offentliga bibliotek som ingår i KB:s
samordningsansvar och ett 40-tal bibliotek (inklusive KB:s bibliotek) har
lämnat fullmakt för att ingå i avtalet, se bilaga 1. Biblioteken gavs möjlighet
till avsteg vid upphandling där CKB/ länkserver ingår som en del i lösningen.
KB avser att skriva kontrakt med fyra till sex leverantörer för att tillgodose
bibliotekens olika integrationstekniska behov.
Ramavtalet avser en tidsperiod om två år. Parterna kan komma överens om
förlängning av Ramavtalets avtalsperiod med ytterligare 1 + 1 (ett + ett år).
Förlängningen regleras genom ett Förlängningsavtal.
KB har en ambition att verka för att miljön ses som en naturlig aspekt - båda
inom den egna verksamheten och vid externa köp av varor och tjänster. Detta
präglar därmed också utformningen av de krav som KB ställer vid
upphandlingar.
Statliga myndigheter/bibliotek och många andra bibliotek har övergått till Efakturahantering, mer information om detta kan hämtas från www.esv.se .
1.1.
Syfte med ramavtalet
Ett ökande förvärv av e-resurser leder till att bibliotekens samlingar i allt
större utsträckning behöver hanteras och tillgängliggöras via länkserver i
motsatt till hantering av tryckt material. Detta ramavtal syftar till att förenkla
e-resursadministrationen och tillgängliggörandet av e-resurserna för de
enskilda biblioteken genom införskaffande av länkserver/CKB, som ger
biblioteken överblick och kontroll av sina totala bestånd av e-resurser.
POST / MAIL
Box 5039
SE-102 41 Stockholm
SWEDEN
BESÖK / VISITS
Humlegården,
Stockholm
Karlavägen 100,
Stockholm
TEL / PHONE
+46 10 709 30 00
FAX
+46 10 709 39 25
E-POST / MAIL / WEB
[email protected]
www.kb.se
Org.nr. 202100-1710
2
1.2.
Målsättning
Med ramavtalet avser KB att skapa förutsättningar för en förbättrad och
förenklad e-resursadministration hos de deltagande biblioteken. Utöver att
kvalitetssäkra en lösning för e-resursadministration kommer KB att fortsätta
med nationell samordning och att tillhandahålla information om en stor del av
e-resurserna som utgörs av konsortieavtal de s.k. Bibsam-avtalen. Med
ramavtalet blir det också möjligt att säkra framtida dataflöden mellan
bibliotekens lokala system och den nationella tekniska infrastrukturen.
1.3.
Bakgrund
Bakgrunden till upphandlingen av ett ramavtal är att flera svenska bibliotek
idag undersöker möjligheten att ersätta nuvarande nationella lösning. Ett
ramavtal kan leda till en flexibel lösning som biblioteken kan anpassa efter
lokala behov och system, med stöd av nationell samordning.
Biblioteken har anmält sitt intresse genom fullmakter för att delta i ett
ramavtal. Många bibliotek har i dag egna avtal om tjänster liknande detta
ramavtal med olika leverantörer, varför anslutning till detta ramavtal
förutsätter att pågående gällande avtal avslutas för att sedan ersättas av s.k.
rullande anslutning.
KB driftar idag en nationell länkserverinstallation för ett 35-tal bibliotek.
Installationen är en konsortielösning som utgörs av en central instans som
administreras av KB och där e-resurser som ingår i konsortieavtal s.k.
Bibsam-avtal aktiveras samt ett antal lokala instanser som administreras av
biblioteken själva. Ett tiotal bibliotek har en delad lokal instans, men större
delen har egna lokala instanser. På dessa instanser aktiverar biblioteken eresurser som ingår i bibliotekens lokala avtal och dessutom fria resurser. KB
ansvarar för uppdatering av knowledge-basen som ligger till grund för all
aktivering.
KB ansvarar dessutom för gränssnitt och systemadministration av den delade
instansen, liksom övergripande systemadministration för hela
konsortieuppsättningen. Bibliotek med egna instanser ansvarar själva för
gränssnitt och systemadministration av dessa.
KB är i samband med upphandlingen angelägen om att information om
Bibsam-avtal även i fortsättningen på ett rationellt sätt kan distribueras till
biblioteken och nya lokala lösningar. Denna information utgörs av för varje
paket/samling: ingående titlar, ISSN/ISBN och beståndsuppgifter. Underlag
kommer att finnas tillgängliga från KB att föras över till lokala system och det
3
är en absolut fördel om dessa dataflöden kan automatiseras av leverantören i
så stor utsträckning som möjligt.
1.4.
Upphandlingens omfattning
Ramavtalet avser hostad lösning av CKB och länkserver enligt definitioner
hämtade från Knowledge bases and related tools (KBART), A Recommended
Practice of the National Information Standards Organization (NISO) and
UKSG, NISO-RP-9-2010. http://www.uksg.org/kbart/s1/summary
Definition av CKB
“An extensive database maintained by a link resolver vendor, containing
information about electronic resources such as title lists, coverage dates,
inbound linking syntax, etc. The knowledge bases can be customized by
individual institutions to reflect their local collections - for example, which
titles can be accessed electronically and which resources are owned by the
library in print format.”
Definition av länkserver
“A “link resolver,” or “link server,” is a software tool that deconstructs an
OpenURL, separates out the elements that describe the required article, and
uses these to create a predictable link to the appropriate service(s) identified
by the user’s library.”
1.5.
Avrop från ramavtalet
Avrop från detta ramavtal kommer att ske genom förnyad
konkurrensutsättning enligt LOU 5 kap. 7§ och föregås av en skriftlig
avropsförfrågan som den avropsberättigade gör för att värdera vilken
ramavtalsleverantör som kan erbjuda den kvalitetsmässigt mest fördelaktiga
tjänsten. Kvalitet på CKB/länkserver kommer att utvärderas utifrån den
avropande kundens lokala behov. Kunden avgör vilka kriterier som är
relevanta för det specifika avropstillfället.
1.5.1.
För avropsförfrågan gäller följande
1. Avropsförfrågan skall ställas till samtliga ramavtalsleverantörer i stånd att
leverera. I avropsförfrågan skall kunden referera till de avtalsvillkor som
angivits i ramavtalet. Vid behov får kunden i avropsförfrågan precisera
ramavtalsvillkoren och komplettera med andra villkor som angetts i
upphandlingens förfrågningsunderlag.
2. Kunden skall ange de kriterier som kommer att ligga till grund för
tilldelning av avropsavtalet. Dessa kriterier skall omfattas av de kriterier som
4
har angivits i upphandlingens förfrågningsunderlag. Kunden avgör vilka av
dessa kriterier som är relevanta för det specifika avropstillfället.
3. Kunden skall ange en skälig tidsfrist för att lämna avropssvar. Denna
tidsfrist skall fastställas med hänsyn till ramavtalsföremålets komplexitet samt
den tid som behövs för att lämna avropssvar.
4. Avropssvaren skall vara skriftliga och kunden får ta del av innehållet i dem
först när den angivna svarstiden har löpt ut.
5. Avropsavtalet skall tilldelas den ramavtalsleverantör som lämnat det för
kunden bästa avropssvaret på grundval av de kriterier som angetts i
avropsförfrågan.
6. Kunden skall snarast möjligt skriftligen meddela de ramavtals-leverantörer
som deltagit i den förnyade konkurrensutsättningen om beslut om tilldelning
av Avropsavtalet och redovisa skälen för beslutet.
1.5.2.
Tillkommande krav
Utöver de krav som tillämpas i denna ramavtalsupphandling kan
avropsberättigade tillämpa en lista med föreslagna krav vid avrop med
förnyad konkurrensutsättning, se bilaga 3 och 4.
Tillämpningen kan ske både som skall-krav och utvärderingskrav (bör-krav)
beroende på kundens behov. Ytterligare krav än de som listas i bilagorna kan
förekomma.
1.5.3.
Utvärdering av avropssvar
Kunden ska specificera i avropsförfrågan vilken utvärderingsmodell som
kunden kommer att tillämpa i den andra konkurrensutsättningen.
Kunden kommer att anta de anbud som är mest ekonomiskt fördelaktigt med
hänsyn tagen till kundens utvärderingskriterier.
1.5.4.
Utvärderingskriterier
Kunden ska ange de kriterier och den viktning som kommer att ligga till
grund för tilldelning av avropsavtalet.
2.
Kravspecifikation
2.1.
Allmänna och lagenliga krav
Allmänna krav ställs för att kvalificera leverantörer. Den efterfrågade
dokumentationen skall omfatta både anbudsgivande leverantör och eventuell
underleverantör.
Anbudsgivare skall ha erfarenhet av det verksamhetsområde inom vilket
anbud lämnas.
5
Leverantör skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav
avseende sina registrerings-, skatte-, och avgiftsskyldigheter. Företaget eller
person som företräder företaget får inte vara dömd för brott i yrkesutövningen
eller ha gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. Förlaga för en
sanningsförsäkran bifogas detta förfrågningsunderlag.
Om anbudsgivares finansiella styrka inte kan garanteras kommer ansökan att
förkastas utan vidare prövning.
2.2.
Skall-krav på anbudsgivaren
Anbudsgivaren skall ha erforderlig teknisk kompetens för att kunna
genomföra leveransen. Med detta avses att anbudsgivaren skall ha levererat
och implementerat det offererade systemet till andra kunder. Ange minst tre
referenskunder med namn, adress och telefonnummer.
2.3.
Skall-krav på CKB och länkserver
2.3.1.
Miniminivå på data
CKB skall uppfylla KBART’s rekommendationer om miniminivå på data
(KBART: Knowledge bases and related tools: A Recommended Practice of
the National Information Standards Organization (NISO) and UKSG, NISORP-9-2010.
http://www.uksg.org/sites/uksg.org/files/KBART_Phase_I_Recommended_Pr
actice.pdf )
2.3.2.
Dataflöden
Anbudsgivaren skall ha etablerade rutiner eller avtal med
metadataleverantörer om dataflöden till CKB, i enlighet med KBART:s
riktlinjer (http://www.uksg.org/kbart/endorsement).
2.3.3.
Riktlinjer för ISSN/ISBN
CKB skall följa riktlinjer för print och elektronisk ISSN/ISBN enligt ISSN
Agency http://www.issn.org eller International ISBN Agency
http://www.isbn-international.org/ eller lokala etablerade ISSN/ISBNorganisationer som t.ex. http://www.bl.uk/bibliographic/issn.html eller
http://www.loc.gov/issn/
2.3.4.
Stöd för standard för OpenURL
Länkserver skall stödja standard för OpenURL 1.0/0.1
ANSI/NISO Z39.88-2004, The OpenURL Framework for Context-Sensitive
Services eller senare.
6
2.3.5.
Export av metadata
CKB skall innehålla funktion för export av metadata.
2.3.6.
Import av metadata
CKB skall innehålla funktion för import av metadata.
2.3.7.
Administrativt gränssnitt
CKB/länkserver skall innehålla administrativt gränssnitt för administration av
metadata, aktivering av resurser, anpassning av gränssnitt.
2.4.
Bör-krav på CKB och länkserver
2.4.1.
Stöd för multipla ISSN/ISBN
CKB bör stödja multipla ISSN/ISBN (print och elektronisk respektive
titeländringar) för varje given titel som tilldelats dessa. (KBART: Knowledge
bases and related tools: A Recommended Practice of the National Information
Standards Organization (NISO) and UKSG, NISO-RP-9-2010.
http://www.uksg.org/sites/uksg.org/files/KBART_Phase_I_Recommended_Pr
actice.pdf ).
2.4.2.
Särskiljande av ISSN/ISBN vid uttag
CKB bör ge stöd för att särskilja print respektive elektroniskt ISSN/ISBN för
varje given titel vid uttag (exporter).
2.4.3.
Uttag av samtliga e-resurspaket
CKB/länkserver bör ge möjlighet för uttag av s.k. full dump, motsvarande
alla e-resurspaket som Kunden aktiverat i systemet, med metadata och/eller
enbart förändringar, liksom automatiserade flöden av dessa. Beskriv vad som
stöds av följande: exportformat (MarcXML, XML, Marc21/ISO2709 med
flera), teckenkodning (UTF-8, Latin-1 med flera), exportmetoder (FTP,
OAI:PMH med flera).
2.4.4.
Konsortiefunktionalitet
CKB/länkserver bör ha konsortiefunktionalitet. Beskriv hur konsortiepaket
skapas, tas emot och underhålls och möjligheter till automatiserade flöden av
detta, liksom uppdateringsfrekvens. Exemplifiera hur ni idag praktiskt arbetar
med ett visst konsortium och specifika konsortiepaket. Beskriv hur Bibsamavtalen kan hanteras utifrån beskrivning i avsnitt 1.4.
7
2.5.
Övriga skall-krav
2.5.1.
Rättigheter till data
Anbudsgivaren skall ge Kunden samtliga rättigheter till Kundens data i CKB
samt tillgång och samtliga rättigheter till loggar genererade som en effekt av
all användning av systemet.
2.5.2.
Service och support
Anbudsgivaren skall tillhandahålla support och kostnadseffektiv service av
kvalificerad personal. Detta gäller både teknisk support och användarsupport.
Med teknisk support avses att anbudsgivaren löpande genomför åtgärder för
att vidmakthålla systemets funktionalitet. Med användarsupport avses
åtgärder kring systemets användning, användningsområde och funktion.
2.5.3.
Support- och underhållsavtal
Anbudsgivaren skall erbjuda kunder support- och underhållsavtal för
tjänsterna.
2.5.4.
Hosting
Anbudsgivaren skall tillhandahålla systemet i sin helhet. Med det avses att
följande ska ingå i systemet: hosting, drift och driftsövervakning av servrar,
lagring, säkerhetskopiering, redundanta internetuppkopplingar och reservkraft
vid strömavbrott, kontinuerlig övervakning av applikation och
kommunikationssystem.
2.5.5.
Migrering
CKB/länkserver skall kunna ta emot data från andra system.
2.5.6.
Leverans
Anbudsgivaren skall specificera leveranstid och ange när systemet kan vara i
drift.
2.5.7.
Prisnivåer
Anbudsgivaren skall ange takpris för CKB och länkserver baserat på
nedanstående uppgifter. I de fall anbudsgivaren erbjuder CKB utan länkserver
skall takpris anges även för det.
Universitets- och högskolebibliotek (UH-bibliotek). Full-time equivalent
(FTE) studenter.
0-5 000 = Small
5 001 – 10 000 = Medium
10 001- = Large
8
Myndigheter (FTE anställda)
0-100 = Small
101-500 = Medium
501 - = Large
Folkbibliotek (antal invånare)
0- 50 000 = Small
51 000- 100 000 = Medium
101 000 - = Large
3.
Utvärdering
3.1.
Prövning av anbudssvar och utvärdering
Prövning av anbuden skulle ske i två steg:
1. Kontroll av allmänna och lagenliga krav samt skall-krav.
2. Anbudsutvärdering
En förutsättning för utvärdering är att anbudsgivaren uppfyller samtliga skallkrav i kravspecifikationen. Anbudssvaren kommer att utvärderas utifrån
nedanstående. KB kommer att anta de anbud som är ekonomiskt mest
fördelaktiga med hänsyn tagen till angivna utvärderingskriterier.
En utvärderingsgrupp bestående av samordnaren för e-resursutveckling,
ekonomichefen, chefen för Libris-avdelningen samt KB:s upphandlingshandläggare kommer att bedöma efterförfrågat material och erfarenheter.
3.2.
Utvärderingsmodell
Utvärderingskriterierna viktas enligt följande:
1. Produkten 90 %
2. Priser 10 %
Utvärderingskriterierna och viktning redovisas i tabellen nedan.
Kriterie
Skala
4.3.1. CKB bör stödja multipla ISSN/ISBN för varje
given titel som tilldelats dessa.
25 p = Utmärkt
20 p = Mycket väl godkänt
10 p = Godkänd
0 p = Svårbedömt
25 p = Utmärkt
4.3.2. CKB bör ge stöd för att särskilja print
Max
Poäng
25
25
9
respektive elektroniskt ISSN/ISBN för varje given titel
vid uttag (exporter).
4.3.3. CKB/länkserver bör ge möjlighet för uttag av
s.k. full dump, motsvarande alla e-resurspaket som
Kunden aktiverat i systemet, med metadata och/eller
enbart förändringar, liksom automatiserade flöden av
dessa. Beskriv vad som stöds av följande: exportformat
(MarcXML, XML, Marc21/ISO2709 med flera),
teckenkodning (UTF-8, Latin-1 med flera),
exportmetoder (FTP, OAI:PMH med flera).
4.3.4. CKB/länkserver bör ha konsortiefunktionalitet.
Priser CKB med länkserver
20 p = Mycket väl godkänt
10 p = Godkänd
0 p = Svårbedömt
25 p = Utmärkt
20 p = Mycket väl godkänt
10 p = Godkänd
0 p = Svårbedömt
15 p = Utmärkt
10 p = Mycket väl godkänt
5 p = Godkänd
0 p = Svårbedömt
10 p = Billigast
5 p = Varken billigast eller
dyrast
0 p = Dyrast eller svårbedömt
Totalt
4.
5.1.
15
10
100
Anbud
Sista dag för att lämna anbud var 2013-01-21. Anbuden öppnades på KB:s
sekretariat 2013-01-22 i närvaro av två tjänstemän.
Anbud inkom från 3 leverantör: Ex Libris Scandinavia A/S, Ebsco och LM
Information Delivery Oy
5.
25
Kontroll och utvärdering av anbuden
Skall-krav
Alla leverantörerna har inkommit med begärda leverantörsdokument.
Alla leverantörerna har inkommit med begärda uppgifter om produkterna.
CKB med länkserver
Redovisning av takpris. Exlibris priser i SEK har omräknats till USD (efter
kurs 2013-02-13 http://www.oanda.com/lang/sv/currency/converter/)
UH-bibliotek Small
Medium
Large
ExLibris
8 000
8 940
17 280
Ebsco
1 500
3 000
4 000
LM info
6 500
7 390
8 275
10
Myndigheter
ExLibris
Ebsco
LM info
Small
Folkbibliotek
ExLibris
Ebsco
LM info
Small
Medium
8 000
1 125
3 674
Large
8 190
2 250
3 674
Medium
5 340
750
3 674
16 510
3 000
5 490
Large
9 410
1 500
3 674
15 100
2 000
5 490
CKB utan länkserver
Redovisning av takpris om detta alternativ erbjuds av anbudsgivaren.
Ingen av leverantörerna hade redovisat takpriser för CKB utan länkserver.
Alla leverantörerna har redovisat skall-kraven och går därför vidare till
utvärderingsfasen.
5.2.
Utvärdering av anbuden
Utvärdering av bör-krav på produkten
Fråga/Poäng
4.3.1. CKB bör stödja multipla ISSN/ISBN
(print och elektronisk respektive titeländringar)
för varje given titel som tilldelats dessa.
(KBART: Knowledge bases and related tools: A
Recommended Practice of the National
Information Standards Organization (NISO) and
UKSG, NISO-RP-9-2010.
4.3.2. CKB bör ge stöd för att särskilja print
respektive elektroniskt ISSN/ISBN för varje
given titel vid uttag (exporter).
4.3.3. CKB/länkserver bör ge möjlighet för
uttag av s.k. full dump, motsvarande alla eresurspaket som Kunden aktiverat i systemet,
med metadata och/eller enbart förändringar,
liksom automatiserade flöden av dessa. Beskriv
vad som stöds av följande: exportformat
(MarcXML, XML, Marc21/ISO2709 med
flera), teckenkodning (UTF-8, Latin-1 med
flera), exportmetoder (FTP, OAI:PMH med
flera).
4.3.4. CKB/länkserver bör ha
konsortiefunktionalitet. Beskriv hur
konsortiepaket skapas, tas emot och underhålls
och möjligheter till automatiserade flöden av
detta, liksom uppdateringsfrekvens.
Ex Libris
25
Ebsco
LM info
25
25
25
25
25
10
10
10
10
10
10
11
Exemplifiera hur ni idag praktiskt arbetar med
ett visst konsortium och specifika
konsortiepaket. Beskriv hur Bibsam-avtalen kan
hanteras utifrån beskrivning i avsnitt 1.4.
Total kvalitetspoäng
70
70
70
Utvärdering av priser
Pris CKB med länkserver i USD
Prispoäng
5.3.
Ebsco
0
LM info
10
5
Resultat av utvärderingen
Poäng/viktning
Produkten (90%)
Pris (10%)
Total viktpoäng
6.
Ex Libris
Ex Libris
Ebsco
63
LM info
63
63
0
1
0,5
63
64
63,5
Rekommendation
På KB:s upphandlingsgrupps vägnar föreslår jag att KB sluter ramavtal med
samtliga anbudslämnare (Ex Libris Scandinavia A/S, Ebsco och LM
Information Delivery Oy), vilka vi finner erbjuder ekonomiskt fördelaktiga
anbud.
Peter Olin
Föredragande
