Anbudsgivare skall kunna tillhandahålla tjänster

1 (11)
Landstingsstyrelsens förvaltning
SLL Juridik och upphandling
Upphandlingsavdelningen
KRAVSPECIFIKATION
2009-10-26
Diarienummer
LS0811-1092
SLL1901 Mediebyråtjänster
Bilaga 1
Kravspecifikation mediebyråtjänster, område 1
och område 2
Denna kravspecifikation avser följande områden:


Område 1. Mediebyråtjänster avseende rekryteringsannonsering.
Område 2. Mediebyråtjänster avseende informations- och
marknadsföringsaktiviteter.
Krav för område 1 behandlas i avsnitt 1 (sid 1-6) och krav för område 2
behandlas i avsnitt 2 (sid 7-12).
1. Beskrivning av tjänsten, område 1
1.1 Allmänna krav
Anbudsgivare skall följa de, inom branschen överenskomna, etiska regler
för mediebyråer som finns i samsynsdokumentet mellan Sveriges
Annonsörer och Sveriges Mediebyråer. Se www.sverigesmediebyråer.se,
alternativt www.annons.se.
Ja
Bekräfta att kravet uppfylls
Anbudsgivaren skall kvalitetssäkra uppdragen. Som bevis skall
anbudsgivaren beskriva arbetsmetodik/kvalitetssäkring av uppdragen,
inklusive hur anbudsgivaren presenterar sina rekommendationer och hur
den interna processen ser ut från uppdragsstart till utvärdering av
uppdraget. Ge exempel på hur en medielista är utformad.
Ja
Bekräfta att kravet uppfylls och beskriv
Anbudsgivare skall följa med i utvecklingen när det gäller nya medier. Som
bevis skall anbudsgivaren beskriva hur företaget följer med i utvecklingen
när det gäller nya medier.
Ja
Bekräfta att kravet uppfylls och beskriv
2 (11)
KRAVSPECIFIKATION
SLL1901 Mediebyråtjänster
Anbudsgivare skall kostnadsfritt hålla informationsträffar, bl a för att
informera om aktuellt läge på mediemarknaden. Informationen kan t ex ske
via kundträffar, och skall ske en (1) gång per år, förlagd till en plats inom
Stockholm län.
Ja
Bekräfta att kravet uppfylls
1.2 Bemanning
Anbudsgivare skall:
 ha tillräcklig bemanning och kompetens för att klara de ställda krav
på kvalitet, tidsramar och tillgänglighet som Beställaren har. Förlust
av enskild person får inte medföra att anbudsgivarens möjligheter
att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas.
 tillse att respektive förvaltning/bolag har utsedd kontaktperson. Om
kontaktpersonen inte är anträffbar skall ersättare finnas för att
säkerställa att såväl nya som pågående uppdrag utförs utan
dröjsmål.
 tillhandahålla en funktion hos anbudsgivare, dit annonssäljare kan
vända sig, där annonserbjudanden rutinmässigt hanteras och
värderas av kompetent personal, för att säkerställa att förmånliga
erbjudanden tillgängliggörs SLL, samt för att avlasta SLL: s
tjänstemän.
 vara tillgänglig måndag – fredag kl 08.00-17.00.
Ja
Bekräfta att kravet uppfylls och beskriv hur annonserbjudanden
hanteras och värderas
Anbudsgivare skall
 tillhandahålla personal med erfarenhet och kompetens inom
- taktisk rådgivning och medieplanering
- produktion
- bokning
- mediaförhandling
 kunna tillhandahålla specialkompetens inom
- press (dags-, kvälls-, populär- och fackpress)
- utomhus och trafikreklam
- digitala medier, t ex Internet och mobilmarknadsföring
- DR/DM
Ja
Bekräfta att kravet uppfylls
Diarienummer
LS0811-1092
Bilaga 2
Bilaga 1
3 (11)
KRAVSPECIFIKATION
SLL1901 Mediebyråtjänster
Anbudsgivaren skall kort beskriva den bemanning som ska arbeta med
SLL, namnge nyckelpersoner och redovisa deras erfarenhet och kompetens.
Det skall framgå att anbudsgivaren har personal som är kvalificerad och
har tillräcklig erfarenhet att utföra mediebyråtjänster för SLL.
Ja
Bekräfta att kravet uppfylls och beskriv
1.3 Tjänstens innehåll
Anbudsgivare skall kunna tillhandahålla tjänster inom hela spannet från
medierådgivning och planering till bokning, genomförande och
uppföljning, vilket omfattar följande tjänster (se punkt 1.3.1-1.3.5) nedan:
1.3.1 Rådgivning
 Medierådgivning: Med medierådgivning menas att efter givna
strategiska förutsättningar, kunna ge råd i medievalsfrågor. Detta
inkluderar framtagande av fakta om målgruppens medievanor och
sökbeteenden, och till detta kopplade rekommendationer om
medieval.
 Rådgivning avseende val av media i Sverige och utomlands,
framförallt inom EU/EES.
 Analyser och rådgivning som rör medievalsfrågor i följande kanaler:
- press (dags-, kvälls-, populär- och fackpress)
- utomhus och trafikreklam
- DR/DM
- digitala medier, t ex Internet, mobilmarknadsföring eller sociala
medier. Vid rådgivning inom digitala medier, skall
anbudsgivaren även förvissa sig om att de rekommenderade
kanalerna är väletablerade och ej har tvivelaktigt innehåll såsom
exempelvis, porr, våld, tobak eller alkohol.
Ja
Bekräfta att kravet uppfylls och beskriv hur ni utvärderar digitala
kanaler, inkl sociala medier, vad gäller såväl innehåll som användning.
1.3.2 Förhandling
 Förhandla
årsavtal,
volymrabatter,
kampanjrabatter,
repetitionsrabatter och liknande, samt andra exklusiva fördelar med
medier för landstingets räkning. Förhandlingarna skall ske i samråd
med SLL.
 Ansvara för kontroll och bevakning avseende rabatter från medier.
Ja
Bekräfta att kravet uppfylls
Diarienummer
LS0811-1092
Bilaga 2
Bilaga 1
4 (11)
KRAVSPECIFIKATION
SLL1901 Mediebyråtjänster
1.3.3 Löpande medieplanering, inköp, bokning, traffic och
införingskontroll
 Ta fram medieplaner/medielistor utifrån given målgrupp.
 Information om bokningsrutiner och priser på begäran av
uppdragsgivare.
 Bokning av annonsutrymme, oavsett medietyp.
 Bevakning
av
materialtider
och
beskrivning
av
materialspecifikationer, i förekommandefall materialleverans.
 Införingskontroll avseende införingsdag, placering, utrymme, samt
kontroll att annonsen håller hög kvalitet avseende tryckkvalitet,
ljudkvalitet samt profilbevakning i enlighet med landstingets
profilregler, inkl reklamation av eventuella felaktigheter.
Ja
Bekräfta att kravet uppfylls
1.3.4 Annonsproduktion
 Annonsproduktion inklusive layout, sättning och korrekturläsning
samt, där sådana finns, användning av beställarens annonsmallar. I
samråd med Beställaren föreslå språkliga och layoutmässiga
förbättringar av annonsunderlag.
 Anbudsgivaren ska återkoppla till Beställaren samma dag, eller
senast inom ett dygn, med besked om vilken dag korrektur kommer.
Tre (3) korrekturomgångar ingår.
 Bevakning av materialtider, kontroll av materialspecifikationer,
samt materialleverans till medier.
Ja
Bekräfta att kravet uppfylls
För originalproduktion skall anbudsgivaren:
 tillse att Beställarens grafiska profil följs inkl särprofilerade
verksamheter.
 ansvara för att vid behov köpa in licenser för t ex typsnitt
landstinget använder.
 ha möjlighet till elektronisk produktion och kommunikation av
digitala filer för överföring till SLL.
 ansvara för att ha utrustning (hård- och mjukvara) som kan
kommunicera med landstingets. Idag arbetar SLL i PC-miljö med
plattformar och programvaror som bl a Episerver, MS Office, Adobe
Professional CS3, och Acrobat (Reader).
Ja
Bekräfta att kravet uppfylls
Diarienummer
LS0811-1092
Bilaga 2
Bilaga 1
5 (11)
KRAVSPECIFIKATION
SLL1901 Mediebyråtjänster
1.3.5 Uppföljning och fakturering
 Uppföljning av medieinköp och medieinsatser skall ske
kostnadsfritt enligt följande:
o Uppföljning
av
medieinköp:
halvårsvis
och
årsvis
sammanställning av SLL: s olika beställares annonsvolymer och
vilka medier de använt.
o Uppföljning av medieinsatser: uppföljning av medieresultat, om
Beställaren så önskar, i termer av grp/trp, räckvidd, frekvens
o s v, efter varje kampanjinsats för de medier som går att följa
upp löpande, t ex tv, radio och Internet.
 Fakturering skall ske i efterskott för utfört arbete eller enligt
överenskommelse för respektive uppdragsgivare. Vid behov ska
fakturan kunna delas upp på flera fakturaadresser.
 Originalfaktura från media skall vid anmodan bifogas
fakturaunderlag kostnadsfritt.
Ja
Bekräfta att kravet uppfylls
1.4 Erfarenhet av och kompetens inom medierådgivning
Uppdrag 1
Anbudsgivaren
skall
beskriva
ett
(1)
utfört
uppdrag
för
rekryteringsannonsering inklusive annonsproduktion, där de har levererat
allt ifrån rådgivning och medieval till förhandling och bokning. Uppdraget
skall innehålla en lösning med fler än ett huvudmedia, där Internet ska ingå
som en del. Beskriv hur processen gick till, vad resultatet blev och hur
uppdraget utvärderades, utifrån följande fem (5) steg:





Vilka hänsynstaganden ni gjort utifrån givna förutsättningar och
vilken analys som genomförts vad gäller uppdragets målgrupp och
dess medievanor.
Utarbetande av medieval och motiv till huvudmedieval och kanalval.
Utarbetande av mediaplan med planering av respektive kanal.
Förhandling och val av förmånliga mediepaket, samt bokning.
Uppföljning och utvärdering. Hur följdes aktiviteten upp, vilket
medieresultat erhölls och hur bedömdes insatsen utifrån satta mål.
Uppdraget får vara högst två (2) år gammalt.
(Uppdrag 1 kommer att utvärderas, se Anbudsinbjudan punkt 1.17)
Ja
Bekräfta att kravet uppfylls och beskriv ett uppdrag enligt ovan
Diarienummer
LS0811-1092
Bilaga 2
Bilaga 1
6 (11)
KRAVSPECIFIKATION
SLL1901 Mediebyråtjänster
2. Beskrivning av tjänsten, område 2
2.1. Allmänna krav
Anbudsgivare skall följa de, inom branschen överenskomna, etiska regler
för mediebyråer som finns i samsynsdokumentet mellan Sveriges
Annonsörer och Sveriges Mediebyråer. www.sverigesmediebyråer.se,
alternativt www.annons.se.
Ja
Bekräfta att kravet uppfylls
Anbudsgivaren skall kvalitetssäkra uppdragen. Som bevis skall
anbudsgivaren beskriva arbetsmetodik/kvalitetssäkring av uppdragen,
inklusive hur anbudsgivaren presenterar sina rekommendationer och hur
den interna processen ser ut från uppdragsstart till utvärdering av
uppdraget. Ge exempel på hur en medielista är utformad.
Ja
Bekräfta att kravet uppfylls och beskriv
Anbudsgivare skall följa med i utvecklingen när det gäller nya medier. Som
bevis skall anbudsgivaren beskriva hur företaget följer med i utvecklingen
när det gäller nya medier.
Ja
Bekräfta att kravet uppfylls och beskriv
Anbudsgivare skall kostnadsfritt hålla informationsträffar, bl a för att
informera om aktuellt läge på mediemarknaden. Informationen kan t ex ske
via kundträffar, och skall ske 1 gång per år, förlagd till en plats inom
Stockholm län.
Bekräfta att kravet uppfylls
2.2. Bemanning
Anbudsgivare skall:
 ha tillräcklig bemanning och kompetens för att klara de ställda krav
på kvalitet, tidsramar och tillgänglighet som beställaren har. Förlust
av enskild person får inte medföra att anbudsgivarens möjligheter
att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas.
Diarienummer
LS0811-1092
Bilaga 2
Bilaga 1
7 (11)
KRAVSPECIFIKATION
SLL1901 Mediebyråtjänster

tillse att respektive förvaltning/bolag har utsedd kontaktperson. Om
kontaktpersonen inte är anträffbar skall ersättare finnas för att
säkerställa att såväl nya som pågående uppdrag utförs utan
dröjsmål.
 tillhandahålla en funktion hos anbudsgivare, dit annonssäljare kan
vända sig, där annonserbjudanden rutinmässigt hanteras och
värderas av kompetent personal, för att säkerställa att förmånliga
erbjudanden tillgängliggörs SLL, samt för att avlasta SLL: s
tjänstemän.
 vara tillgänglig måndag – fredag kl 08.00-17.00.
Ja
Bekräfta att kravet uppfylls och beskriv hur annonserbjudanden
hanteras och värderas
Anbudsgivare skall
 tillhandahålla personal med erfarenhet och kompetens inom
- strategisk rådgivning, varav minst en strateg med minst 5 års
erfarenhet, samt en strateg med minst 10 års erfarenhet
- taktisk rådgivning och medieplanering
- projektledning
- bokning
- mediaförhandling
 kunna tillhandahålla specialkompetens inom
- press (dags-, kvälls-, populär- och fackpress)
- utomhus och trafikreklam
- radio
- tv och andra rörliga medier
- digitala medier, t ex Internet och mobilmarknadsföring
- DR/DM
Ja
Bekräfta att kravet uppfylls
Anbudsgivaren skall kort beskriva den bemanning som ska arbeta med
SLL, namnge nyckelpersoner och redovisa deras erfarenhet och kompetens.
Det skall framgå att anbudsgivaren har personal som är kvalificerad och
har tillräcklig erfarenhet att utföra mediebyråtjänster för SLL.
Ja
Bekräfta att kravet uppfylls och beskriv
Diarienummer
LS0811-1092
Bilaga 2
Bilaga 1
8 (11)
KRAVSPECIFIKATION
SLL1901 Mediebyråtjänster
2.3 Tjänstens innehåll
Anbudsgivare skall kunna tillhandahålla tjänster inom hela spannet från
strategi och planering till bokning, genomförande och uppföljning, vilket
omfattar följande tjänster (se punkt 2.3.1-2.3.5) nedan:
2.3.1 Rådgivning
 Strategisk rådgivning och analys. Med strategisk rådgivning menas
att medverka i framtagandet av rekommendationer som ligger till
underlag för medierådgivning. I detta arbete ingår t ex fördjupade
målgruppsanalyser och målgruppsprofiler, konkurrentanalyser,
medieundersökningar och medieanalyser, analyser av andra typer
av undersökningar eller uppföljningar och slutsatser av dessa
analyser. Rådgivningen sker i nära samarbete med SLL och andra
byråer som arbetar i samma projekt.
 Medierådgivning: Med medierådgivning menas att efter givna
strategiska förutsättningar, för varje uppdrag, kunna ge råd i
medievalsfrågor. Detta inkluderar framtagande av fakta om
målgruppens medievanor och informationsinhämtning, och till
detta kopplade rekommendationer om medieval (t ex optimering av
mediemix och optimering av medieresultat i termer av räckvidd,
frekvens, tid och impact).
 Rådgivning avseende val av media i Sverige och utomlands,
framförallt inom EU/EES.
 Anbudsgivaren ska återkoppla till beställaren inom ett dygn, med
besked om när slutgiltig leverans av rådgivningsuppdrag kan
lämnas.
 Analyser och rådgivning som rör medievalsfrågor i följande kanaler
- press (dags-, kvälls-, populär- och fackpress)
- utomhus och trafikreklam
- radio
- TV och andra rörliga medier
- DR/DM
- digitala medier, t ex Internet, mobilmarknadsföring eller sociala
medier. Vid rådgivning inom digitala medier, skall
anbudsgivaren även förvissa sig om att de rekommenderade
kanalerna är väletablerade och ej har tvivelaktigt innehåll såsom
exempelvis, porr, våld, tobak eller alkohol.
Ja
Bekräfta att krav uppfylls och beskriv hur ni utvärderar digitala kanaler,
inkl sociala medier, vad gäller såväl innehåll som användning.
Anbudsgivare skall vara behjälplig att hitta och rekommendera andra
leverantörer inom digitala medier, såsom telefoni- och webbaserade
informationstjänster, i uppdrag som ligger utanför mediebyråns egen
kärnkompetens.
Diarienummer
LS0811-1092
Bilaga 2
Bilaga 1
9 (11)
KRAVSPECIFIKATION
SLL1901 Mediebyråtjänster
Ja
Bekräfta att krav uppfylls och beskriv hur ni utifrån Beställarens behov,
identifierar,
bedömer/utvärderar
och
rekommenderar
andra
leverantörer.
2.3.2 Förhandling
 Förhandla
årsavtal,
volymrabatter,
kampanjrabatter,
repetitionsrabatter el liknande, samt andra exklusiva fördelar med
medier för landstingets räkning. Förhandlingarna skall ske i
samråd med SLL.
 Ansvara för kontroll och bevakning avseende rabatter från medier.
Ja
Bekräfta att krav uppfylls
2.3.3 Löpande medieplanering, inköp, bokning, traffic och
införingskontroll
 Ta fram medieplaner/medielistor utifrån given målgrupp.
 Information om bokningsrutiner och priser på begäran av
uppdragsgivare.
 Bokning av annonsutrymme, oavsett medietyp.
 Bevakning
av
materialtider
och
beskrivning
av
materialspecifikationer, i förekommande fall materialleverans.
 Införingskontroll avseende införingsdag, placering, utrymme, samt
kontroll att annonsen håller hög kvalitet avseende tryckkvalitet,
ljudkvalitet samt profilbevakning i enlighet med landstingets
profilregler, inkl reklamation av eventuella felaktigheter.
Ja
Bekräfta att krav uppfylls
2.3.4 Annonsproduktion
 I förekommande fall, ansvara för och ombesörja annonsproduktion,
antingen genom att själv utföra eller anlita underleverantörer. Vid
annonsproduktion ingår layout, sättning och korrekturläsning samt,
där sådana finns, användning av Beställarens annonsmallar.
 Anbudsgivaren ska återkoppla till Beställaren samma dag, eller
senast inom ett dygn, med besked om vilken dag korrektur kommer.
Tre (3) korrekturomgångar ingår.
 Bevakning av materialtider, kontroll av materialspecifikationer,
samt materialleverans till medier.
Ja
Bekräfta att krav uppfylls
Diarienummer
LS0811-1092
Bilaga 2
Bilaga 1
10 (11)
KRAVSPECIFIKATION
SLL1901 Mediebyråtjänster
Diarienummer
LS0811-1092
Bilaga 2
Bilaga 1
För originalproduktion skall anbudsgivaren:
 tillse att Beställarens grafiska profil följs inkl särprofilerade
verksamheter.
 ansvara för att vid behov köpa in licenser för t ex typsnitt
landstinget använder.
 ha möjlighet till elektronisk produktion och kommunikation av
digitala filer för överföring till SLL.
 ansvara för att ha utrustning (hård- och mjukvara) som kan
kommunicera med landstingets. Idag arbetar SLL i PC-miljö med
plattformar och programvaror som Episerver, MS Office, Adobes
Professional CS3, och Acrobat (Reader).
Ja
Bekräfta att krav uppfylls
2.3.5 Uppföljning och fakturering
 Uppföljning av medieinköp och medieinsatser skall ske
kostnadsfritt enligt följande:
o Uppföljning
av
medieinköp:
halvårsvis
och
årsvis
sammanställning av SLL: s olika beställares annonsvolymer och
vilka medier de använt.
o Uppföljning av medieinsatser: uppföljning av medieresultat, om
beställaren så önskar, i termer av grp/trp, räckvidd, frekvens
o s v, efter varje kampanjinsats för de medier som går att följa
upp löpande, t ex tv, radio och Internet.
 Fakturering skall ske i efterskott för utfört arbete eller enligt
överenskommelse för respektive uppdragsgivare. Vid behov ska
fakturan kunna delas upp på flera fakturaadresser.
 Kopia på originalfaktura från media skall bifogas fakturaunderlag
kostnadsfritt, för de beställare som så önskar. Detta anges i så fall i
respektive avrop.
Ja
Bekräfta att krav uppfylls
2.4 Erfarenhet av och kompetens inom medierådgivning
Uppdrag 1
Anbudsgivaren skall beskriva ett (1) utfört större uppdrag där de har
levererat hela rådgivningsprocessen, från kvalificerad strategisk rådgivning
till medieval, förhandling och bokning.
Uppdraget skall innehålla en lösning med fler än ett huvudmedia, där
Internet ska ingå som en del. Beskriv hur processen gick till för att utarbeta
strategin och mediarekommendationen, samt vad resultatet blev och hur
det utvärderats, utifrån följande sex (6) steg:
11 (11)
KRAVSPECIFIKATION
SLL1901 Mediebyråtjänster






Vilka strategiska hänsynstaganden ni gjort utifrån givna
förutsättningar, t ex vad gäller föreslagna medielösningar i
förhållande till andra kommunikationskanaler, samverkan med
uppdragsgivarens egna kanaler eller andra icke köpta kanaler, eller
hur förutsättningarna påverkat rekommendationen av omfattningen
på den föreslagna aktiviteten etc.
Vilken research som genomförts eller vilken typ av undersökningar
som använts för att säkerställa bakgrundsfakta eller stärka
hypoteser inför de rekommendationer som gjorts. Exempel på detta
kan vara marknadsundersökningar, inventeringar av beställarens
egna kanaler, målgruppsanalyser eller kartläggning av målgruppens
medievanor etc.
Utarbetande av mediestrategin, prioriteringar av medieegenskaper,
optimering av mediemix och medieresultat samt motiv till
huvudmedieval och kanalval.
Utarbetande av kampanjplan /mediaplan med planering och
optimering av respektive kanal.
Förhandling och bokning.
Uppföljning och utvärdering. Hur följdes aktiviteten upp, vilket
medieresultat erhölls och hur bedömdes insatsen utifrån satta mål.
Uppdraget får vara högst två (2) år gammalt.
(Uppdrag 1 kommer att utvärderas, se Anbudsinbjudan punkt 1.17)
Ja
Bekräfta och beskriv ett uppdrag enligt ovan
Diarienummer
LS0811-1092
Bilaga 2
Bilaga 1