1 (11) Landstingsstyrelsens förvaltning SLL Juridik och upphandling Upphandlingsavdelningen KRAVSPECIFIKATION 2009-10-26 Diarienummer LS0811-1092 SLL1901 Mediebyråtjänster Bilaga 1 Kravspecifikation mediebyråtjänster, område 1 och område 2 Denna kravspecifikation avser följande områden: Område 1. Mediebyråtjänster avseende rekryteringsannonsering. Område 2. Mediebyråtjänster avseende informations- och marknadsföringsaktiviteter. Krav för område 1 behandlas i avsnitt 1 (sid 1-6) och krav för område 2 behandlas i avsnitt 2 (sid 7-12). 1. Beskrivning av tjänsten, område 1 1.1 Allmänna krav Anbudsgivare skall följa de, inom branschen överenskomna, etiska regler för mediebyråer som finns i samsynsdokumentet mellan Sveriges Annonsörer och Sveriges Mediebyråer. Se www.sverigesmediebyråer.se, alternativt www.annons.se. Ja Bekräfta att kravet uppfylls Anbudsgivaren skall kvalitetssäkra uppdragen. Som bevis skall anbudsgivaren beskriva arbetsmetodik/kvalitetssäkring av uppdragen, inklusive hur anbudsgivaren presenterar sina rekommendationer och hur den interna processen ser ut från uppdragsstart till utvärdering av uppdraget. Ge exempel på hur en medielista är utformad. Ja Bekräfta att kravet uppfylls och beskriv Anbudsgivare skall följa med i utvecklingen när det gäller nya medier. Som bevis skall anbudsgivaren beskriva hur företaget följer med i utvecklingen när det gäller nya medier. Ja Bekräfta att kravet uppfylls och beskriv 2 (11) KRAVSPECIFIKATION SLL1901 Mediebyråtjänster Anbudsgivare skall kostnadsfritt hålla informationsträffar, bl a för att informera om aktuellt läge på mediemarknaden. Informationen kan t ex ske via kundträffar, och skall ske en (1) gång per år, förlagd till en plats inom Stockholm län. Ja Bekräfta att kravet uppfylls 1.2 Bemanning Anbudsgivare skall: ha tillräcklig bemanning och kompetens för att klara de ställda krav på kvalitet, tidsramar och tillgänglighet som Beställaren har. Förlust av enskild person får inte medföra att anbudsgivarens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas. tillse att respektive förvaltning/bolag har utsedd kontaktperson. Om kontaktpersonen inte är anträffbar skall ersättare finnas för att säkerställa att såväl nya som pågående uppdrag utförs utan dröjsmål. tillhandahålla en funktion hos anbudsgivare, dit annonssäljare kan vända sig, där annonserbjudanden rutinmässigt hanteras och värderas av kompetent personal, för att säkerställa att förmånliga erbjudanden tillgängliggörs SLL, samt för att avlasta SLL: s tjänstemän. vara tillgänglig måndag – fredag kl 08.00-17.00. Ja Bekräfta att kravet uppfylls och beskriv hur annonserbjudanden hanteras och värderas Anbudsgivare skall tillhandahålla personal med erfarenhet och kompetens inom - taktisk rådgivning och medieplanering - produktion - bokning - mediaförhandling kunna tillhandahålla specialkompetens inom - press (dags-, kvälls-, populär- och fackpress) - utomhus och trafikreklam - digitala medier, t ex Internet och mobilmarknadsföring - DR/DM Ja Bekräfta att kravet uppfylls Diarienummer LS0811-1092 Bilaga 2 Bilaga 1 3 (11) KRAVSPECIFIKATION SLL1901 Mediebyråtjänster Anbudsgivaren skall kort beskriva den bemanning som ska arbeta med SLL, namnge nyckelpersoner och redovisa deras erfarenhet och kompetens. Det skall framgå att anbudsgivaren har personal som är kvalificerad och har tillräcklig erfarenhet att utföra mediebyråtjänster för SLL. Ja Bekräfta att kravet uppfylls och beskriv 1.3 Tjänstens innehåll Anbudsgivare skall kunna tillhandahålla tjänster inom hela spannet från medierådgivning och planering till bokning, genomförande och uppföljning, vilket omfattar följande tjänster (se punkt 1.3.1-1.3.5) nedan: 1.3.1 Rådgivning Medierådgivning: Med medierådgivning menas att efter givna strategiska förutsättningar, kunna ge råd i medievalsfrågor. Detta inkluderar framtagande av fakta om målgruppens medievanor och sökbeteenden, och till detta kopplade rekommendationer om medieval. Rådgivning avseende val av media i Sverige och utomlands, framförallt inom EU/EES. Analyser och rådgivning som rör medievalsfrågor i följande kanaler: - press (dags-, kvälls-, populär- och fackpress) - utomhus och trafikreklam - DR/DM - digitala medier, t ex Internet, mobilmarknadsföring eller sociala medier. Vid rådgivning inom digitala medier, skall anbudsgivaren även förvissa sig om att de rekommenderade kanalerna är väletablerade och ej har tvivelaktigt innehåll såsom exempelvis, porr, våld, tobak eller alkohol. Ja Bekräfta att kravet uppfylls och beskriv hur ni utvärderar digitala kanaler, inkl sociala medier, vad gäller såväl innehåll som användning. 1.3.2 Förhandling Förhandla årsavtal, volymrabatter, kampanjrabatter, repetitionsrabatter och liknande, samt andra exklusiva fördelar med medier för landstingets räkning. Förhandlingarna skall ske i samråd med SLL. Ansvara för kontroll och bevakning avseende rabatter från medier. Ja Bekräfta att kravet uppfylls Diarienummer LS0811-1092 Bilaga 2 Bilaga 1 4 (11) KRAVSPECIFIKATION SLL1901 Mediebyråtjänster 1.3.3 Löpande medieplanering, inköp, bokning, traffic och införingskontroll Ta fram medieplaner/medielistor utifrån given målgrupp. Information om bokningsrutiner och priser på begäran av uppdragsgivare. Bokning av annonsutrymme, oavsett medietyp. Bevakning av materialtider och beskrivning av materialspecifikationer, i förekommandefall materialleverans. Införingskontroll avseende införingsdag, placering, utrymme, samt kontroll att annonsen håller hög kvalitet avseende tryckkvalitet, ljudkvalitet samt profilbevakning i enlighet med landstingets profilregler, inkl reklamation av eventuella felaktigheter. Ja Bekräfta att kravet uppfylls 1.3.4 Annonsproduktion Annonsproduktion inklusive layout, sättning och korrekturläsning samt, där sådana finns, användning av beställarens annonsmallar. I samråd med Beställaren föreslå språkliga och layoutmässiga förbättringar av annonsunderlag. Anbudsgivaren ska återkoppla till Beställaren samma dag, eller senast inom ett dygn, med besked om vilken dag korrektur kommer. Tre (3) korrekturomgångar ingår. Bevakning av materialtider, kontroll av materialspecifikationer, samt materialleverans till medier. Ja Bekräfta att kravet uppfylls För originalproduktion skall anbudsgivaren: tillse att Beställarens grafiska profil följs inkl särprofilerade verksamheter. ansvara för att vid behov köpa in licenser för t ex typsnitt landstinget använder. ha möjlighet till elektronisk produktion och kommunikation av digitala filer för överföring till SLL. ansvara för att ha utrustning (hård- och mjukvara) som kan kommunicera med landstingets. Idag arbetar SLL i PC-miljö med plattformar och programvaror som bl a Episerver, MS Office, Adobe Professional CS3, och Acrobat (Reader). Ja Bekräfta att kravet uppfylls Diarienummer LS0811-1092 Bilaga 2 Bilaga 1 5 (11) KRAVSPECIFIKATION SLL1901 Mediebyråtjänster 1.3.5 Uppföljning och fakturering Uppföljning av medieinköp och medieinsatser skall ske kostnadsfritt enligt följande: o Uppföljning av medieinköp: halvårsvis och årsvis sammanställning av SLL: s olika beställares annonsvolymer och vilka medier de använt. o Uppföljning av medieinsatser: uppföljning av medieresultat, om Beställaren så önskar, i termer av grp/trp, räckvidd, frekvens o s v, efter varje kampanjinsats för de medier som går att följa upp löpande, t ex tv, radio och Internet. Fakturering skall ske i efterskott för utfört arbete eller enligt överenskommelse för respektive uppdragsgivare. Vid behov ska fakturan kunna delas upp på flera fakturaadresser. Originalfaktura från media skall vid anmodan bifogas fakturaunderlag kostnadsfritt. Ja Bekräfta att kravet uppfylls 1.4 Erfarenhet av och kompetens inom medierådgivning Uppdrag 1 Anbudsgivaren skall beskriva ett (1) utfört uppdrag för rekryteringsannonsering inklusive annonsproduktion, där de har levererat allt ifrån rådgivning och medieval till förhandling och bokning. Uppdraget skall innehålla en lösning med fler än ett huvudmedia, där Internet ska ingå som en del. Beskriv hur processen gick till, vad resultatet blev och hur uppdraget utvärderades, utifrån följande fem (5) steg: Vilka hänsynstaganden ni gjort utifrån givna förutsättningar och vilken analys som genomförts vad gäller uppdragets målgrupp och dess medievanor. Utarbetande av medieval och motiv till huvudmedieval och kanalval. Utarbetande av mediaplan med planering av respektive kanal. Förhandling och val av förmånliga mediepaket, samt bokning. Uppföljning och utvärdering. Hur följdes aktiviteten upp, vilket medieresultat erhölls och hur bedömdes insatsen utifrån satta mål. Uppdraget får vara högst två (2) år gammalt. (Uppdrag 1 kommer att utvärderas, se Anbudsinbjudan punkt 1.17) Ja Bekräfta att kravet uppfylls och beskriv ett uppdrag enligt ovan Diarienummer LS0811-1092 Bilaga 2 Bilaga 1 6 (11) KRAVSPECIFIKATION SLL1901 Mediebyråtjänster 2. Beskrivning av tjänsten, område 2 2.1. Allmänna krav Anbudsgivare skall följa de, inom branschen överenskomna, etiska regler för mediebyråer som finns i samsynsdokumentet mellan Sveriges Annonsörer och Sveriges Mediebyråer. www.sverigesmediebyråer.se, alternativt www.annons.se. Ja Bekräfta att kravet uppfylls Anbudsgivaren skall kvalitetssäkra uppdragen. Som bevis skall anbudsgivaren beskriva arbetsmetodik/kvalitetssäkring av uppdragen, inklusive hur anbudsgivaren presenterar sina rekommendationer och hur den interna processen ser ut från uppdragsstart till utvärdering av uppdraget. Ge exempel på hur en medielista är utformad. Ja Bekräfta att kravet uppfylls och beskriv Anbudsgivare skall följa med i utvecklingen när det gäller nya medier. Som bevis skall anbudsgivaren beskriva hur företaget följer med i utvecklingen när det gäller nya medier. Ja Bekräfta att kravet uppfylls och beskriv Anbudsgivare skall kostnadsfritt hålla informationsträffar, bl a för att informera om aktuellt läge på mediemarknaden. Informationen kan t ex ske via kundträffar, och skall ske 1 gång per år, förlagd till en plats inom Stockholm län. Bekräfta att kravet uppfylls 2.2. Bemanning Anbudsgivare skall: ha tillräcklig bemanning och kompetens för att klara de ställda krav på kvalitet, tidsramar och tillgänglighet som beställaren har. Förlust av enskild person får inte medföra att anbudsgivarens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas. Diarienummer LS0811-1092 Bilaga 2 Bilaga 1 7 (11) KRAVSPECIFIKATION SLL1901 Mediebyråtjänster tillse att respektive förvaltning/bolag har utsedd kontaktperson. Om kontaktpersonen inte är anträffbar skall ersättare finnas för att säkerställa att såväl nya som pågående uppdrag utförs utan dröjsmål. tillhandahålla en funktion hos anbudsgivare, dit annonssäljare kan vända sig, där annonserbjudanden rutinmässigt hanteras och värderas av kompetent personal, för att säkerställa att förmånliga erbjudanden tillgängliggörs SLL, samt för att avlasta SLL: s tjänstemän. vara tillgänglig måndag – fredag kl 08.00-17.00. Ja Bekräfta att kravet uppfylls och beskriv hur annonserbjudanden hanteras och värderas Anbudsgivare skall tillhandahålla personal med erfarenhet och kompetens inom - strategisk rådgivning, varav minst en strateg med minst 5 års erfarenhet, samt en strateg med minst 10 års erfarenhet - taktisk rådgivning och medieplanering - projektledning - bokning - mediaförhandling kunna tillhandahålla specialkompetens inom - press (dags-, kvälls-, populär- och fackpress) - utomhus och trafikreklam - radio - tv och andra rörliga medier - digitala medier, t ex Internet och mobilmarknadsföring - DR/DM Ja Bekräfta att kravet uppfylls Anbudsgivaren skall kort beskriva den bemanning som ska arbeta med SLL, namnge nyckelpersoner och redovisa deras erfarenhet och kompetens. Det skall framgå att anbudsgivaren har personal som är kvalificerad och har tillräcklig erfarenhet att utföra mediebyråtjänster för SLL. Ja Bekräfta att kravet uppfylls och beskriv Diarienummer LS0811-1092 Bilaga 2 Bilaga 1 8 (11) KRAVSPECIFIKATION SLL1901 Mediebyråtjänster 2.3 Tjänstens innehåll Anbudsgivare skall kunna tillhandahålla tjänster inom hela spannet från strategi och planering till bokning, genomförande och uppföljning, vilket omfattar följande tjänster (se punkt 2.3.1-2.3.5) nedan: 2.3.1 Rådgivning Strategisk rådgivning och analys. Med strategisk rådgivning menas att medverka i framtagandet av rekommendationer som ligger till underlag för medierådgivning. I detta arbete ingår t ex fördjupade målgruppsanalyser och målgruppsprofiler, konkurrentanalyser, medieundersökningar och medieanalyser, analyser av andra typer av undersökningar eller uppföljningar och slutsatser av dessa analyser. Rådgivningen sker i nära samarbete med SLL och andra byråer som arbetar i samma projekt. Medierådgivning: Med medierådgivning menas att efter givna strategiska förutsättningar, för varje uppdrag, kunna ge råd i medievalsfrågor. Detta inkluderar framtagande av fakta om målgruppens medievanor och informationsinhämtning, och till detta kopplade rekommendationer om medieval (t ex optimering av mediemix och optimering av medieresultat i termer av räckvidd, frekvens, tid och impact). Rådgivning avseende val av media i Sverige och utomlands, framförallt inom EU/EES. Anbudsgivaren ska återkoppla till beställaren inom ett dygn, med besked om när slutgiltig leverans av rådgivningsuppdrag kan lämnas. Analyser och rådgivning som rör medievalsfrågor i följande kanaler - press (dags-, kvälls-, populär- och fackpress) - utomhus och trafikreklam - radio - TV och andra rörliga medier - DR/DM - digitala medier, t ex Internet, mobilmarknadsföring eller sociala medier. Vid rådgivning inom digitala medier, skall anbudsgivaren även förvissa sig om att de rekommenderade kanalerna är väletablerade och ej har tvivelaktigt innehåll såsom exempelvis, porr, våld, tobak eller alkohol. Ja Bekräfta att krav uppfylls och beskriv hur ni utvärderar digitala kanaler, inkl sociala medier, vad gäller såväl innehåll som användning. Anbudsgivare skall vara behjälplig att hitta och rekommendera andra leverantörer inom digitala medier, såsom telefoni- och webbaserade informationstjänster, i uppdrag som ligger utanför mediebyråns egen kärnkompetens. Diarienummer LS0811-1092 Bilaga 2 Bilaga 1 9 (11) KRAVSPECIFIKATION SLL1901 Mediebyråtjänster Ja Bekräfta att krav uppfylls och beskriv hur ni utifrån Beställarens behov, identifierar, bedömer/utvärderar och rekommenderar andra leverantörer. 2.3.2 Förhandling Förhandla årsavtal, volymrabatter, kampanjrabatter, repetitionsrabatter el liknande, samt andra exklusiva fördelar med medier för landstingets räkning. Förhandlingarna skall ske i samråd med SLL. Ansvara för kontroll och bevakning avseende rabatter från medier. Ja Bekräfta att krav uppfylls 2.3.3 Löpande medieplanering, inköp, bokning, traffic och införingskontroll Ta fram medieplaner/medielistor utifrån given målgrupp. Information om bokningsrutiner och priser på begäran av uppdragsgivare. Bokning av annonsutrymme, oavsett medietyp. Bevakning av materialtider och beskrivning av materialspecifikationer, i förekommande fall materialleverans. Införingskontroll avseende införingsdag, placering, utrymme, samt kontroll att annonsen håller hög kvalitet avseende tryckkvalitet, ljudkvalitet samt profilbevakning i enlighet med landstingets profilregler, inkl reklamation av eventuella felaktigheter. Ja Bekräfta att krav uppfylls 2.3.4 Annonsproduktion I förekommande fall, ansvara för och ombesörja annonsproduktion, antingen genom att själv utföra eller anlita underleverantörer. Vid annonsproduktion ingår layout, sättning och korrekturläsning samt, där sådana finns, användning av Beställarens annonsmallar. Anbudsgivaren ska återkoppla till Beställaren samma dag, eller senast inom ett dygn, med besked om vilken dag korrektur kommer. Tre (3) korrekturomgångar ingår. Bevakning av materialtider, kontroll av materialspecifikationer, samt materialleverans till medier. Ja Bekräfta att krav uppfylls Diarienummer LS0811-1092 Bilaga 2 Bilaga 1 10 (11) KRAVSPECIFIKATION SLL1901 Mediebyråtjänster Diarienummer LS0811-1092 Bilaga 2 Bilaga 1 För originalproduktion skall anbudsgivaren: tillse att Beställarens grafiska profil följs inkl särprofilerade verksamheter. ansvara för att vid behov köpa in licenser för t ex typsnitt landstinget använder. ha möjlighet till elektronisk produktion och kommunikation av digitala filer för överföring till SLL. ansvara för att ha utrustning (hård- och mjukvara) som kan kommunicera med landstingets. Idag arbetar SLL i PC-miljö med plattformar och programvaror som Episerver, MS Office, Adobes Professional CS3, och Acrobat (Reader). Ja Bekräfta att krav uppfylls 2.3.5 Uppföljning och fakturering Uppföljning av medieinköp och medieinsatser skall ske kostnadsfritt enligt följande: o Uppföljning av medieinköp: halvårsvis och årsvis sammanställning av SLL: s olika beställares annonsvolymer och vilka medier de använt. o Uppföljning av medieinsatser: uppföljning av medieresultat, om beställaren så önskar, i termer av grp/trp, räckvidd, frekvens o s v, efter varje kampanjinsats för de medier som går att följa upp löpande, t ex tv, radio och Internet. Fakturering skall ske i efterskott för utfört arbete eller enligt överenskommelse för respektive uppdragsgivare. Vid behov ska fakturan kunna delas upp på flera fakturaadresser. Kopia på originalfaktura från media skall bifogas fakturaunderlag kostnadsfritt, för de beställare som så önskar. Detta anges i så fall i respektive avrop. Ja Bekräfta att krav uppfylls 2.4 Erfarenhet av och kompetens inom medierådgivning Uppdrag 1 Anbudsgivaren skall beskriva ett (1) utfört större uppdrag där de har levererat hela rådgivningsprocessen, från kvalificerad strategisk rådgivning till medieval, förhandling och bokning. Uppdraget skall innehålla en lösning med fler än ett huvudmedia, där Internet ska ingå som en del. Beskriv hur processen gick till för att utarbeta strategin och mediarekommendationen, samt vad resultatet blev och hur det utvärderats, utifrån följande sex (6) steg: 11 (11) KRAVSPECIFIKATION SLL1901 Mediebyråtjänster Vilka strategiska hänsynstaganden ni gjort utifrån givna förutsättningar, t ex vad gäller föreslagna medielösningar i förhållande till andra kommunikationskanaler, samverkan med uppdragsgivarens egna kanaler eller andra icke köpta kanaler, eller hur förutsättningarna påverkat rekommendationen av omfattningen på den föreslagna aktiviteten etc. Vilken research som genomförts eller vilken typ av undersökningar som använts för att säkerställa bakgrundsfakta eller stärka hypoteser inför de rekommendationer som gjorts. Exempel på detta kan vara marknadsundersökningar, inventeringar av beställarens egna kanaler, målgruppsanalyser eller kartläggning av målgruppens medievanor etc. Utarbetande av mediestrategin, prioriteringar av medieegenskaper, optimering av mediemix och medieresultat samt motiv till huvudmedieval och kanalval. Utarbetande av kampanjplan /mediaplan med planering och optimering av respektive kanal. Förhandling och bokning. Uppföljning och utvärdering. Hur följdes aktiviteten upp, vilket medieresultat erhölls och hur bedömdes insatsen utifrån satta mål. Uppdraget får vara högst två (2) år gammalt. (Uppdrag 1 kommer att utvärderas, se Anbudsinbjudan punkt 1.17) Ja Bekräfta och beskriv ett uppdrag enligt ovan Diarienummer LS0811-1092 Bilaga 2 Bilaga 1