Ledningssystem
Historia
Redan under 30-talet började man arbeta med ledningssystem inom framförallt den
amerikanska militären och dess leverantörer. Motivet var lika enkelt som självklart,
ledningssystemen fanns för att säkra ekonomiska, personella och materiella värden från
att bli skadade eller förstörda. Utvecklingen drevs sedan vidare i olika system och
standarder för att så småningom resultera i en internationell standard som skulle passa i
alla länder. En orsak till detta var att det fanns en uppsjö av standarder och i vissa fall
skulle man följa den ena och i andra fall en annan. Detta ledde till en önskan om en
gemensam, av alla accepterad, standard för att underlätta kommunikationen och
förenkla hanteringen.
Den första internationellt sett gemensamma standarden blev ISO 9000 (en standard för
kvalitetsledning). Den första versionen kom 1987 och standarden har sedan spridits till
mer än100 länder. Den första utgåvan var mycket föreskrivande, naturligt nog, eftersom
den hade sitt ursprung från militärstandarder. Utvecklingen har gått mot mindre
föreskrivande och större frihet för egna tolkningar och anpassning till den egna
organisationen. Parallellt med denna utveckling har det skett en förskjutning från att
standarden varit inriktad på tillverkande företag till att vara användbar för alla typer av
organisationer.
Ledningssystem
Definitionsmässigt är ett ledningssystem: "Ett system för att upprätta policy och mål
samt för att uppnå dessa mål". Det är viktigt att framhålla att det är policyn, målen och
det arbete man gör för att nå dessa som sammantaget utgör själva ledningssystemet inte dokumentationen av dem, som många tror.
Rent praktiskt är ledningssystemet en samling dokument (numera kan dessa dokument
vara samlade i web-baserat nät, ett Intranät) som styr hur en organisation ska arbeta med
systemet i olika frågor. Ledningssystemet kan vara kopplat till kvalitet, miljö,
arbetsmiljö, säkerhet eller till någonting annat. Systemet har olika inriktningar beroende
på vad det syftar till. Ett miljöledningssystem syftar till att minska verksamhetens
miljöpåverkan, ett kvalitetsledningssystem syftar till att säkerställa och öka
verksamhetens kund- och intressentnytta.
I varje ledningssystem ska det finnas en tydlig koppling mellan de tre nivåerna policy mål - genomförande. Det är det som ofta kallas den röda tråden i ett ledningssystem.
Det bör också finnas tydliga kopplingar mellan olika policydokument och den
övergripande affärs- eller verksamhetsidén.
Varför vill man införa ett ledningssystem?
Ett ledningssystem mynnar i ett genomtänkt, långsiktigt och offensivt sätt att arbeta.
Policyn ger en klar idé och grundriktning. Utifrån policyn formuleras de mål som man
vill uppnå. För att kunna uppnå målen måste man sedan tänka igenom genomförandet.
Det kan handla om rutiner för vissa arbetsmoment eller aktiviteter som leder till att
målen nås. Det kan röra sig om handlingsprogram och förbättringsprojekt, speciella
kompetenskrav eller någon annan tänkbar styrning av arbete och handling inom
organisationen. Gemensamt för de olika standarderna är att de i första hand är en
samling goda råd, medan en del även innehåller bitar som är lagstadgade.
Ett ledningssystem är ett verksamhetssystem för företag och organisationer som vill
bedriva ett effektivt och strukturerat arbete. Ledningssystemet utgör ett frivilligt verktyg
som ska underlätta arbetet, och standarderna ger en arbetsmodell för ständiga
förbättringar.
När företaget infört ledningssystem enligt en standard kan arbetsmodellen användas för
en egen bedömning av överensstämmelsen med standarden eller som underlag för en
extern certifiering.
