Projektstyrning

Klicka med piltangenter på skrivbordet för att stega framåt eller bakåt
Projektstyrning
Mål
Antal kunskapskomponenter (Sidor).
• Att förstå hur viktigt och nödvändigt
det är att styra projekt
53
• Att kunna organisera projekt och ge
tydliga direktiv och ansvarsroller för
uppnående av avsedda resultat
1. Projekt, risker och styrbarhet.
2
2. Initiering av projekt.
13
• Att förstå nödvändigheten av att
prioritera mellan olika konkurrerande
projekt och inte starta för många
projekt samtidigt
3. Styrning av projekt.
18
4. Organisera projekt.
32
• Att nå avslut av projekt så att ansvar
omfördelas till linjeorganisation
6. Att se hela projektet.
47
7. Genomföra projekt.
50
Målgrupp
Ledande personer och projektledare
Förkunskaper
•Verksamhetserfarenhet.
Innehåll i avsnitten
Sida.
5. Projektgruppens sammansättning. 42
Övrig information
Genom projekt åstadkoms förnyelse inom
företag och organisationer. En styrgrupp
som effektivt formulerar direktiv och ger
resurser till projekt blir med en effektiv
projektledning ett verkningsfullt
instrument för att utveckla verksamhet.
(c) kompetensresurs ab
1
Projektstyrning 1: Projekt, risker och styrbarhet.
Projektets karaktär
Medverkan av flera personer.
Uttalad målsättning.
En tydlig början och slut.
Projektobjekt
som skall ändras
eller skapas
Klart till en given
tidpunkt !!!
Projekt
Förändrat eller
skapat objekt
Kommentar : Projekt
IEtt
projektet
projekt
objekt
är skall
en
deltar
är tillfällig
enkelt
avflera
arbetsorganisation
uttryckt
projektet
personer
”ett
på
som
avgränsat
något
tillsammans
sätt
somarbete
ändras
skall
skall
genomföra
som
eller
utföra
skall
vara utfört
utvecklas
arbetet
projektet
i projektet.
till
till
tillen
något
enfastställd
given
nytt tidpunkt”.
objekt.
tidpunkt.
(c) kompetensresurs ab
2
Projektstyrning 1 : Projekt, risker och styrbarhet.
Objektexempel
Objekt
Objektexempel :
-produkt
-byggnad
-rutin
-datasystem
-arbetsfördelning
-attityd hos en person
Projekt
(process)
Förändrat
objekt
Kommentar : Objektet för projektet ger svar på vad
som skall ändras. Ett objekt kan vara konkret eller
abstrakt. Objektet kan också bestå av flera delar som
blandat är konkreta och abstrakta.
(c) kompetensresurs ab
3
Projektstyrning 1 : Projekt, risker och styrbarhet.
Beroendet av vad som utvecklas
Mjuka system
(rutin, organisation,
design …)
Tekniska system
(grävskopa, bil …)
Deltagarinriktat
(Personliga synsätt,
värderingar …)
Expertinriktat
(Objektivitet,
tydliga mål)
Kommentar : Arbetssättet i projektet är oftast väldigt
olika beroende på om objektet är ett konkret tekniskt
system eller ett mycket abstrakt personalinriktat
objekt.
(c) kompetensresurs ab
4
Projektstyrning 1 : Projekt, risker och styrbarhet.
Risker och svårigheter









Medarbetarna saknar vana vid projekt
Krav på snabba och konkreta resultat
Ofta för låg utbildningsnivå
Krav på andra men ej på sig själva
Få (eller inga) pådrivare
Ofta brist på mellannivåer
Vana vi kort planeringshorisont
Svårt att föra dialog (kommunicera)
Liten eller ingen abstraktionsförmåga
Kommentar : Det finns alltid risker med projekt. Att tidigt
överväga riskerna är ett bra sätt att förekomma problem
inom projekten.
(c) kompetensresurs ab
5
Projektstyrning 1 : Projekt, risker och styrbarhet.
Ett projekts sex faser
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Begeistring
Tillnyktring
Panik
Uppspårande av de skyldiga
Bestraffning av de oskyldiga
Belöning av dem som inte var med
Franklins rule:
”Blessed be he who expects nothing,
for he shall not be disappointed”
Kommentar : Men
Mycket
dethar
är trots
skrivits
alltom
mycket
projekt.
stimulerande
Glädje och
och utvecklande
besvikelse
återfinns
att arbeta
i florani av
projektform.
projektkunskap.
Rätt upplägg av
projekt och rätt metod skapar enorm nytta och glädje !
(c) kompetensresurs ab
6
Projektstyrning 1 : Projekt, risker och styrbarhet.
Projekts mognadsfaser
Fas 1 : Gestaltningsfas
Fas 2 : Nätverksbyggande/organisation
Fas 3 : Investeringsfas
Kommentar : Efter
IFöre
När
vadså
man
att
man
projektets
projektinnehåll
startar
kallar en
ett
innehåll
”Gestaltningsfas”
projekt
fastställts
har
ärhärletts
man
och
intressenter
ganska
växer
inträder
projektets
trevande
en fas
löstdär
kontrakterats
innehåll
hur
organisation
ett eventuellt
successivt
inträder
ochprojekt
fram.
kontakter
fasen
Projektet
skall
där
byggs
”läggas
upp”.Genom
börjar
upp.
intressenterna
En
”ta praktisk
gestalt”.
attskall
det
modell
Det
finns
göra
innebär
på
upp
ett hög
tydligt
om
ettnivå
ekonomiska
stort
projektinnehåll
som
arbete
förekommer
för att
är
är följande.
härleda
det
åtaganden.
lättare
projektets
”att
Projektet
säljainnehåll.
in”kan
projektet
starta. till intressenter.
(c) kompetensresurs ab
7
Projektstyrning 1 : Projekt, risker och styrbarhet.
Projekts livscykel
Definitionsfas
Planeringsfas
Genomförandefas
Reflektionsfas
Vad som
skall
uppnås.
(Mål och
delmål).
Hur det
skall
uppnås.
(Tidplaner.
Arbetsfördelning)
Projektet
genomförs.
Utvärdering.
Lärprocess.
Kommentar : Ett
IEfter
enprojekt
den
annat
första
definitionsfasen
tredje
sätt
fas
har
fasen
att
måste
medvetet
betrakta
genomförs
man
kommer
eller
projekt
beskriva
projektet.
omedvetet
en är
fas
vad
att
där
studera
som
man
Det
en
avslutande
är
skall
bestämmer
inte
projekts
uppnås.
ovanligt
faslivscykel.
hur
där
Det
attprojektet
man
projekt
innebär
värderar
börjar
skall
konkret
uppnås.
vad
genomföras
attsom
man
Ofta
uppnåtts
utan
med
bestämmer
resulterar
att
planeringsfasen
projektet.
det
projektets
i Det
arbetsmaterial
bästa
är klar.
innehåll
ärRisk
attom
och
betrakta
föreligger
innehåll,
vissadenna
ramar.
då
tidsramar
attfas
man
som
ochprocess
utför
en
vilka
aktiviteter
resurser
översom
vad
man
saknar
man
fårlärt
i personal
meningsfullhet.
sig.
och pengar.
(c) kompetensresurs ab
8
Projektstyrning 1 : Projekt, risker och styrbarhet.
Projektmålens mognad
Idéstudie
Förstudie
Projektstart
”Projektet”
Avslut
Målen
Utvecklas
Accepteras
Värderas
Kommentar : När
I inledningen
Genom
så projektet
att tydligt
av projekt
har
formulera
genomförts
kan projektets
målen
är vara
det mål
ganska
kan
betydligt
samtliga
”luddiga”.
lättare
intressenter
attMen
värdera
efterhand
lättare
projektet
acceptera
somgentemot
projektet
projektmålet
en
pågår
tydlig
blir
målbilden
och
målformulering.
förstå allt
det tydligare.
efterföljande genomförandet.
(c) kompetensresurs ab
9
Projektstyrning 1 : Projekt, risker och styrbarhet.
Styrbarhet - förutsägbarhet
”Omvärlden”
Fysiskt projekt
- Förutsägbar
- Orsak/verkan känd
- Homogen miljö
- Slutna system
- Precision i samband
- Rationell värld
Kommentar : Genom
I projektatt
som
där
man
många
i huvudsak
inte
känner tillfysiska
omfattar
människor
alla
påverkas
samband
åtgärder
ellermellan
har
där man
orsak
de
är
flesta
beroende
och
verkan
samband
avkan
omvärlden
man
klart för
intesig
kan
heller
för
man
att sällan
nå
slutresultatet.
förutsäga
exakta
ett
projekts
Manförlopp
känner
resultat
i projekttill eller
sambandet
sammanhang.
förlopp.
Projektet
mellanärorsak
inte styrbart.
och verkan.
(c) kompetensresurs ab
- Irrationalitet (känslor)
- Öppna system
- Icke förutsägbar
- Bristande orsak – verkan
- Heterogen
- Osäkerhet
- Sociala system
- Syntes
- Komplexitet
- Satisfierande beslut
10
Projektstyrning 1 : Projekt, risker och styrbarhet.
Miljöer vid utvecklingsprojekt
Kommentar : Projekt
Projekten
Fysiska
som
projekt
som
harär
är
blandade
sammanvävda
konkreta.
fysiska
Samband
har
ocholika
Hög
abstrakta
egenskaper.
såsom
mängdberäkningar
inslag
Förutsägbarheten
har en mellanställning.
och kännedom
och sambanden
Rena
om abstrakta
material
mellan
orsak
och
projekt
sammansättningsmetoder
och
harverkan
andra egenskaper.
är helt olika. är kända.
Fysiska
projekt
Förutsägbarhet
Blandprojekt
Organisations
projekt
Låg
Låg
Orsak - verkan
(c) kompetensresurs ab
Hög
11
Projektstyrning 1 : Projekt, risker och styrbarhet.
Orsak/verkan-samband
Problemområdet
Metod för påverkan
Metod för påverkan
Kommentar : Man
För varje
saknar
delområde
kunskaphar
om
Kommentar
:kunskap
Ett
Inom
projekt
problemområdet
man
orsak
en
och
viss
verkan.
Projektet
omskall
metoder
fårpåverka
en för
helt ett
visst problemområde.
finns
ettkaraktär
antal
påverkbara
delområden.
annan
påverkan.
Inom
när
andra
kunskap
delområden
saknashar
om
man inte
orsak
ochdenna
verkankännedom.
inom delar av
projektet.
Delområden som går att påverka
(c) kompetensresurs ab
12
Projektstyrning 2: Initiering av projekt.
Projektintensitet
Tid :
Q1
Q2
Q3
Projekt
Q4
Q1
Projekt
Projekt
Projekt
Q2
Q3
Q4
Projekt
Projekt
Projekt
Projekt
Projekt
Projekt
Kommentar : Med
En bra
denna
överblick
överblick
över är
den
detprojektlättare för
Kommentar
: Inom
orkar projekt
man
intensitet
uppdragsgivare
som
verksamheten
ochverksamheter
styrgruppgenomgår
att välja
är att göra
och
inteöversikt
ha för
många
projekt samtidigt
eller projekt
att
en
sätta
tidsramar.
över exempelvis
åtta kvartal,
dvs två år,
för
är beroende
av entusiasm
ochofta.
visaProjekten
vilka projekt
som genomgåtts
eller som
och drivkraft från projektdeltagarna.
planeras.
(c) kompetensresurs ab
13
Projektstyrning 2 : Initiering av projekt.
Tidsåtgång i projekt
Söka, skapa
och utvärdera
alternativ.
Utforma
lösning
Genomför
lösning
Total utformningsprocess
Komplexa projekt mer än 50 % av tiden
Kommentar : De
Oftatvå
harförsta
storastegen
fel gjorts
kani vi kalla
Kommentar
:
Ett
projekt
kan
grovt
indelas
i
tidsuppskattningar genom
utformningsprocess.
Förutom
att man
att
tre
huvuddelar.
fokuserat
underskattning
på genomförandet
ofta sker av tidsåtgång
och
för
underskattat
denna
del underskattar
de två föregående
man också den
arbetsstegen
kalendertid
som
som
åtgår.
skapar
En innehållet
av orsakerna
i till detta
projektet.
är
att utformningsprocessen har en helt
annorlunda karaktär än genomförandedelen.
(c) kompetensresurs ab
14
Projektstyrning 2 : Initiering av projekt.
Projektprocessen
Sökning
Projektering
Projektgenomförande
- Finna projekten.
- Projektpaketering
- Prioritera.
- Projektdefinition
- Värdera styrbarhet. - Projektdelar (etapper)
- Målformulering.
- Projektstyrning
- Förankring.
- Avtal(organisation)
- Information.
Kommentar : Projektkatalogen
Inom
En
kort
ensammanfattning
verksamhet
innebär
utgör
uppstår
ett
av
endast
bra
varje
ständigt
att
- Kalkyler.
behov av
projekt
presumtiva
instrument
börförnyelse.
för
ställas
projekt
att dels
samman
förtecknats.
Förnyelse
hålla ireda
ensker
Sålunda
projektkatalog.
på via
uppslag
projekt.
medför
som
På
det
någotkrav
Detta
inga
utgör
sätt
löpande
på
måste
då
atten
dels
man
man
potential
för
verkligen
systematisera
att ur
till katalogen
att
skall
utveckla
starta
allavälja
uppslag
- ”Det dagliga sökandet” erhålls
projekt
om
verksamheten.
projektet.
projekt
som
Däremot
på
ger
ettgod
och
ärresultateffekt.
samma
det bra om
ställe.
man kompletterar
presumtiva projekt på en något djupare nivå.
(c) kompetensresurs ab
15
Projektstyrning 2 : Initiering av projekt.
Systematiserad projektkatalog
Projektkatalog
Utformningsprojekt
Genomförandeprojekt
Kommentar : Utöver förteckningen på presumtiva
projekt indelas gärna projekt som ligger under
utformning till innehåll och tidsramar samt projekt
som pågår och som inte är avslutade. På detta sätt
utgör sammanställningen ett bra instrument för
styrning av projekt.
(c) kompetensresurs ab
16
Projektstyrning 2 : Initiering av projekt.
Styrning av projektkatalog
1.
Projektkatalog.
2. Under
innehållsanalys
3. Under
beredning
4. Under
genomförande
5.
Genomfört !
Kommentar : Slutligen
Ibland
Under
Ur
Underlaget
När
banken
allauppstår
grupp
handlingar
förtecknas
över
från
”1”behov
projektuppslag
detaljeringen
förtecknas
inkommit
genomförda
av ännu
samtliga
för
i mer
grupp
väljs
start
systematiserad
uppslag
projekt
2
av
utgör
projekt
som
under
beslutsunderlag
tillfinns
projekt
skall
grupp
katalog
beslutsunderlag
detaljeras
under
5. Denna
över
för
engenomförande.
till
kort
projekt.
grupp
innehåll
för
rubrik.
att
har
Ettverkligen
och
Detta
bra
ett Före
stort
sätt
utgör
att
göra
en
omfattning
genomförande
starta
värde
god
detta
genom
projektet.
minnesbank
på
till att
grupp
ärbereds
Startade
följande
manöver
”2”.
kan
projektet,
:samtliga
men
se alla
icke
exempelvis
projekt
uppslag.
avslutade
som
offertförfrågningar
projekt
genomförts
finnsunder
underen
och
grupp
viss
andra
4.
tidsperiod.
handlingar
I regel
för
upphandling m.m.
underskattar
man kraftigt
under grupp
hur många
3.
projekt som
verkligen gjorts. Man minns helt enkel inte !
(c) kompetensresurs ab
17
Projektstyrning 3 : Styrning av projekt.
Vad är projektstyrning ?








Att göra projektet styrbart
Styrbarhet mot mål, omfattning och ekonomi
Överblickbart, kontrollerbart
Kontrollstationer
Rapportering av vad, när och hur
Värdering av uppnådda resultat
Korrigerande åtgärder
Riskbedömningar
Kommentar : Inom projekt bör man ständigt ha kontrollen
över projektet och fullgöra de uppställda målen. Detta kan
åstadkommas genom effektiv projektstyrning.
(c) kompetensresurs ab
18
Projektstyrning 3: Styrning av projekt.
Påverkan på resultatet
Styrbarhet och påverkansmöjlighet.
Förprojekt
Huvudprojekt
Kommentar : Det
Denär
största
inledningen
styrbarheten
av ett projekt
återfinns
som
i
projektets resultat
inledningen
på ett projekt.
till största
Efter
delen
hand
avgörs.
begränsas
Styrbarheten
styrbarheten.
kan
konstrueras
Därför
och måste
kontrollmöjligheterna
man ibland göra
kan
ettskapas.
mindre
försöksprojekt för att erhålla erfarenheter.
(c) kompetensresurs ab
19
Projektstyrning 3 : Styrning av projekt.
Utformning och genomförande
”ATT GENOMFÖRA”
”ATT UTFORMA”
Idé
Aktivitet 1
Aktivitet 2
Aktivitet 3
Aktivitet 4
Beslut
Förmåga Förmåga att Förmåga att
att finna utveckla och kommunicera
uppslag berika
och strukturera
Aktivitet 1
Aktivitet 2
Aktivitet 3
Aktivitet 4
Aktivitet 5
Aktivitet 6
Förmåga att organisera,
leda, inspirera i projekt
Kommentar : Den
Varje
Beslutsunderlagets
Men
kompetens
före
projekt
genomförandet
utformningsprocessen
består
somär
innehåll
avbehövs
ettav
antal
har
projektet
i respektive
större
startar
Ett
stort
arbetssteg
att
genomföra
processteg
arbetssteg
härletts
har
beslut
ytterligare
i en
fattats
iär
utformningsprocess
enganska
arbete
process.
att verkligen
gjorts.
olika.
Detta
Påstarta.
något
där
kan
projektets
Beslutet
sätt
påverka
mankräver
haft
projektet.
Genomförandet
består
av
ett
antal
att
innehåll,
en
projektgruppens
idé
det och
finns
mål,
gjort
ettresurser
beslutsunderlag
ett
sammansättning,
val att
m.m.
starta
har för
utformningsdelen.
beskrivits.
tidplaner
projektet.osv.
aktiviteter.
(c) kompetensresurs ab
20
Projektstyrning 3 : Styrning av projekt.
Alternativ för att utforma och genomföra
Tid
Utforma
”Vattenfallsmetoden”
Genomföra
Övergående
utveckling
Utveckling i steg
U G
U G
U G
U G
U G
U G
U G
Kommentar : Vid projekt med mycket inslag av humaniora är
Kommentar : Alla
Om är
Det
projekt
ettinte
projekts
ovanligt
omfattar
innehåll
att
stegen
innehållet
ochutforma
omfattning
i ettochär
det vanligt med ett iterativt förfarande. Beslut om innehåll tages i
genomföra.
helt
projekt
klarlagt
definieras
Beroende
före genomförandet
med på
successivt
projektens
kallas
genomförande.
struktur
detta ibland
kan Detta
för
små steg. Innehåll genomförs. Analys sker av utfallet som
tillvägagångssätten
”vattenfallsmetoden”.
ställer
högre krav påändå
projektstyrning.
Det se
är en
olika
mycket
ut. vanlig metod.
påverkar nästa steg av uftformning.
(c) kompetensresurs ab
21
Projektstyrning 3: Styrning av projekt.
Att skapa projektinnehåll
Projekttyp 1
Projektering
Genomförande
Avgör själva.
Kommentar : Enklast
När innehållet
är det när
i ett en
projekt
sluten
skapas
grupp styr
helt man
själva
avgör
inte
alltid
projektets
över denna
innehåll.
process.
Det ger
Att en
jämföra
kort projekteringstid
tiden för planering
av projektet,
och
gott om tid
ofta
förkallad
genomförande.
projektering, med tiden för
genomförande av projektet är viktigt.
(c) kompetensresurs ab
22
Projektstyrning 3: Styrning av projekt.
Att skapa projektinnehåll
Projekttyp 2
Projektering, förankring
Genomförande
Många berörda.
Delaktighet krävs.
Kommentar : Tiden
Ofta ärför
ettprojektering
stort antal personer
blir allt större i
denna typ av
påverkade
avprojekt.
ett projekt.
Mycket
Av naturliga
av tiden går
skälåtkan
att då
inte samtliga
förankra
lösningar
personer
och deltaga
att informera
i projektgruppen.
berörda. Tiden
för genomförande av projektet blir allt mindre i
förhållande till projekteringstiden.
(c) kompetensresurs ab
23
Projektstyrning 3: Styrning av projekt.
Att skapa projektinnehåll
Projekttyp 3
Projektering, förankring
G
Mängder av människor berörda.
Demokratisk beslutsprocess ett måste.
Ofta mindre problem där alla kan tycka
och där ingen kan säga vad som är objektivt
rätt utan är värderingar.
Liknar en politisk beslutsprocess.
Kommentar : Den
I många
absolut
projekt
största
är tiden i denna typ
av projektav
mängder
gårpersoner
åt att påmed
ett demokratiskt
olika
sätt under
bakgrund berörda.
förhandling
komma på vad projektet skall innehålla.
Tiden för projektering kan vara flera år.
Genomförandetiden kan gå på månader.
(c) kompetensresurs ab
24
Projektstyrning 3: Styrning av projekt.
Att skapa projektinnehåll
Projekttyp 1
Projekttyp 2
Projekttyp 3
Projektering
Genomförande
Projektering, förankring
Genomförande
Projektering, förankring
G
Projektering = Ofta kallad
”gestaltningsprocess”.
Kommentar : Tiden för att projektera innehållet i
ett projekt jämfört med tiden för att genomföra
projektet är en viktig faktor som påverkar sättet
att leda projektet och även att sätta sluttidpunkter
osv
(c) kompetensresurs ab
25
Projektstyrning 3: Styrning av projekt.
Normalt projektarbete
Planering
Start
”Genomförande”
Projekt
mål
Uppföljning
Organisering
Kommentar : Många projekt följer en fastställd process
under arbetet.
(c) kompetensresurs ab
26
Projektstyrning 3: Styrning av projekt.
Komplex utveckling
Möjlighet 1
Lös
idé
Möjlighet 2
Teknik,
ekonomi
?
Möjlighet 1
A
Möjlighet 2
B
Reducera
Möjlighet 3
•Inventera
•Konsultera
•”Skapa”
A
B
Öka detaljering
Val av
en
lösning
Öka detaljering
Konstruera
Bereda
Kommentar : Alternativen
I inledningen
Kostnader
Efter
vissadetaljering
komplexa
och
vägs
avintäkter
projektet
till
projekt
mot
en varandra.
viss
beräknas.
måste
söks
nivåolika
man
väljs
Antalha
en
lösning
en
möjliga
Alternativet
alternativ
annan
som
alternativa
reduceras
process
har
sin grova
turilösningar.
ofta
projektarbetet.
förunderlag
att
kräver
man
Lösningarna
ytterligare
för
skall
prövning
orkadetaljering
gå
prövas
av
vidare
omiför
de
är teknisktmed
genomförbarhet
projektet
genomförande.
genomförbara.
detaljering.
eller förkastas. Omprövning kan ske.
(c) kompetensresurs ab
27
Projektstyrning 3: Styrning av projekt.
Dynamisk komplexitet
Orsak ?
Sambanden saknas !
- svåra att urskilja (abstrakta)
- olika resultat på kort och lång sikt
- olika effekter lokalt och helhet
Verkan ?
Tidsglappet är ofta stort !
Kommentar : Projektet
Om kunskap
ställer
saknas
störreom
krav
sambandet
på ständig
mellan
analys
av orsak
orsak
ochoch
verkan
verkan
blirför
projektet
att ökaav
kunskapsmassan
mer dynamisk karaktär.
och för
att besluta återstående steg i projektet.
(c) kompetensresurs ab
28
Projektstyrning 3: Styrning av projekt.
Projekt som en lärprocess
Lärprocess :
Varv 1
Varv2
Varv3
1. Identifiering av problemet.
2. Analys av problemet.
3. Skapa en lösning.
4. Genomför lösningen.
5. Lär av lösningen.
Kommentar : Dynamiska projekt kan betraktas som en
ständigt pågående lärprocess. Processen består av
arbetssteg där erfarenheter samlas för att besluta om
inriktningen på nästa arbetssteg.
(c) kompetensresurs ab
29
Projektstyrning 3: Styrning av projekt.
Kontroll av stora projekt
Dela in stora projekt
i mindre delar.
Projekt
Strukturerat
projekt
(definitionen)
Kommentar : Många
En tydliggånger
och korrekt
är nödvändigt
projektbeskrivning
att dela
uppenprojektet
är
förutsättning
i projektdelar.
för att göra
Delarna
projektet
kanstyrbart.
göras mera
överblickbara med tydliga gränssnitt mot varandra.
(c) kompetensresurs ab
Ökar styrbarhet
och minskar riskerna.
30
Projektstyrning 3: Styrning av projekt.
De viktiga etappmålen
Etappmål (milestones)
Projektet
Projektledarens och styrgruppens främsta styrmedel.
Viktiga påtagliga resultatetapper.
Avgörande (svåraste) moment i projektet.
Koppla till avtal och betalningsplaner.
Skapar tryck och mätbarhet.
Omprövningar, omplaneringar ?
Utmaningar ! Firande !
Kommentar : Etappindelningen är det bästa
styrmedlet för projektet. Uppföljning bör ske av
innehåll, tidplaner och kvalitet. Korrigeringar av
planer kan göras i tid.
(c) kompetensresurs ab
31
Projektstyrning 4: Organisera projekt.
Vanlig projektorganisation
Uppdragsgivare
Referensgrupp
Styrgrupp
Referensgrupp
Projektledare
ProjektProjektProjektdeltagare
deltagare
deltagare
(c) kompetensresurs ab
Projektdirektiv
Kommentar : Styrguppen
En bra
Projektet
Uppdragsgivaren
Som
Via
ettverkställande
skriftligt
organisation
böroch
haprojekten
bör
inom
av
tydlig uppdragsgivare
tillsätta
projektet
direktiv
projektgruppen
en
fastställer
skapar
har
styrgrupp
styrgruppen
kan
förutsättningar
uppdragsgivaren
också
som
sombevakar
projektha
är känd
för av
sitt
referensgrupper
lyckade
alla
uppdragsgivarens
ledaren
projektmål
somsom
projekt.
berörs
och
i sin
vilka
av
för
tur
intressen
projektet.
konsultationer.
resurser
har projekti som står
projektet.
deltagare
till
förfogande.
inom projektet.
32
Projektstyrning 4: Organisera projekt.
Projektdirektiv
•
•
•
•
•
•
PROJEKTDIREKTIV
Bakgrund
Projektbeskrivning
Projektets syfte/mål
Projektavgränsning
Tidpunkter
- rapportering
- avstämningar
- sluttidpunkt
Resurser
- pengar
- personer
(c) kompetensresurs ab
Kommentar : Vanligt innehåll i
projektdirektivet är följande :
33
Projektstyrning 4: Organisera projekt.
En skiss av ett projekt
Projektet/uppgiften
Deluppgift
Aktiviteter/
delaktiviteter
Kommentar : Genom
För att strukturera
Deluppgifterna
att delai upp
sininnehållet
tur
projektet
bryts därefter
i iett
hanterbara
projekt
ned
i aktiviteter
kan delar
manoch
lämpligen
erhåller
delaktiviteter.
man
delagod
in projektet
överblicki och
delar.
förstår också bättre innehållet i projektet.
(c) kompetensresurs ab
34
Projektstyrning 4: Organisera projekt.
Ett stort projekt
”Att bygga en fabrik”
Maskinerna
Administrativa
systemet
Kommentar : Små och stora projekt kan
Fabriken
Människorna
Vägar/ tillfarter
brytas ned i delar på likartat sätt. Här följer
ett exempel på ett stort projekt.
(c) kompetensresurs ab
35
Projektstyrning 4: Organisera projekt.
Ett medelstort projekt
”Att anskaffa ett datasystem”
Operativsystem
”Procedurer”/
makron
Systemprogram
Utrustningen
Tjänster
Datorer
Nätverk
Skrivare
Linjer
Tillämpningsprogram
Ekonomi
Ordbehandl.
Kontorsutrustning
Kompetens
Kommentar : Ett medelstort projekt kan brytas ned
på följande sätt.
(c) kompetensresurs ab
36
Projektstyrning 4: Organisera projekt.
Ett litet projekt
Kommentar : Även
Vill man
Göromålen
Aktiviteterna
i ettsäkerställa
litet
för
kan
projekt
atti genomföra
sin
ettuppstår
tur
litet
brytas
projekt
frågan
ned i
”Att anskaffa
en ny TV”
om avgränsning
kan
projektet
delaktiviteter
man kallas
brytasåned
aktiviteter
långt
av det
projektet.
som
i detaljer
i det
projektsammanhang.
En
fyller
för
annan
att
ett få
syfte.
fråga som
.fullständig
uppstår
är kontroll
hur manöver
vet att
projektet.
man hittat alla viktiga
delaktiviteter.
Hämta TV:n
Låna fordon
Skaffa medhjälp
Bära ut TV:n
Bära in TV:n
...
Placera TV:n
Skaffa bord
Ta bort gamla möbler
Ansluta TV:n
Ställa in TV:n
Ansluta antenn
Dra kabel
Montera anslutning
Aktiviteter
”Inskaffa kunskap”
...
Anskaffa antenn
Anskaffa verktyg
Anskaffa monterinssats
Montera
Läsa anvisning
...
(c) kompetensresurs ab
37
Projektstyrning 4: Organisera projekt.
Projektbefogenheter
Projekt kan ej beordra utanför projektet.
Vilket mandat har projektet ?
Hur tillkännages befogenheterna utanför projektet ?
ANGE BEFOGENHETER I PROJEKTUPPDRAGET !
FÖRTYDLIGANDEN I AVGRÄNSNINGEN !
Kommentar : Ibland
Befogenheterna
är också det
börmeningsfullt
klart framgåatt
i i
avgränsningen för Samtidigt
projektuppdraget.
projektet förtydligar
är det viktigt
vilka
att
Kommentar
: Iprojektet
projektuppdraget
uppdragsgivaren
befogenheter
tillkännager
inte har
befogenheterna
! erhåller projektet
till
vissa befogenheter
eller rättigheter.
exempelvis
linjepersonal.
(c) kompetensresurs ab
38
Projektstyrning 4: Organisera projekt.
Styrgruppens ansvar







Samordning linjeorganisation
Pröva lösningsförslag
Prioritering mellan resurser/ambitioner
Avgränsningar
Investeringsbeslut
Andra viktiga beslut
Ekonomisk uppföljning
Kommentar : Styrguppen viktigaste
uppgifter kan sammanfattas enligt
följande :
(c) kompetensresurs ab
39
Projektstyrning 4: Organisera projekt.
Projektledarens ansvarsområde








Ansvarig ledare för projektet
Arbetsfördelning inom projektet
Motivation, entusiasm, konflikter …
Planering, omplanering
Uppföljning
Rapportering
Kvalitet
Kostnader
Kommentar : Projektledarens
viktigaste uppgifter kan sammanfattas
enligt följande :
(c) kompetensresurs ab
40
Projektstyrning 4: Organisera projekt.
Referensgrupp
 Rådgivande i sakfrågor
 Specialister
 Intressebevakning
Kommentar : Referensgruppernas
viktigaste uppgifter sammanfattat :
(c) kompetensresurs ab
41
Projektstyrning 5: Projektgruppens sammansättning.
Att bidraga till gruppen
Visa vad vi kan ! DeIaktighet !!!
Idéförsäljning !
Hur har ni tänkt Er detta ?
Drivkraft !!!!
Vad ska ni göra ?
Tillförselnivå
Hög
Låg
Idéer och förslag !!!
Kommentar : Försök
Deltagarna
Vissa
gruppdeltagare
uppnå
i arbetsgruppen
att samtliga
ställer
deltagare
bidrar
bara frågor
påi
arbetsgruppen
olika
om
hur
sätt
andra
och nivåer
skall
konstruktivt
lösa
till att
problem
arbetsuppgifterna
tillför idékraft
och frågor.
ochMan
utförs.
förslag
harVi
till
kanlåg
en
lösningar.
kalla
tillförselnivå
det
Upprätta
att gruppdeltagarna
!ett positivt tänkande
har olika
sålåga
att man
eller
höga tillförselnivåer.
tillvaratar
alla krafter inom gruppen.
(c) kompetensresurs ab
42
Projektstyrning 5: Projektgruppens sammansättning.
Projektledarens kompetens
Mängden kompetensområden som skall täckas
Integratör/
koordinatör
Projektledaren
Produktionschef
Experten
Antal inblandade personer
Kommentar : Projektledarens
Genom
Projektledaren
Till
skillnad
att jämföra
motmåste
en
rollexpert
kraven
går
täcka
alltmåste
på
närmare
många
integratörens
kompetens
olika
också
kompetensområden
projektledaren
hos
roll.
projektledaren
Särskilt
kunna
och
om
leda
kan
projekten
gentemot
och
sällan
umgås
börjar
vara
andra
med
bli
befattningar
expert
ett
stora.
stortpå
antal
ettkan
enskilt
personer
manämnesområde.
bättre
vilketförstå
ställerrollen
krav på
som
projektledare.
.ytterligare
kompetens.
(c) kompetensresurs ab
43
Projektstyrning 5: Projektgruppens sammansättning.
Projektledarens kompetensområden
 Att leda projekt




Metoder i projektarbete
Metoder för projektledning
Att samarbeta i grupp
Delar av verksamhetsområdet
Kommentar : Sammanfattar man kompetenskraven på projektledaren kan dessa vara.
(c) kompetensresurs ab
44
Projektstyrning 5: Projektgruppens sammansättning.
Kompetens i olika projektfaser
Kreativ
Estetisk
Odisciplinerad
Fantasi
Kommunikativ
Sökning och
värdering av
projekt.
Rationell
Systematisk
Tekniskt
kommunikativ
Utformning
Systematisk
Strukturerad
Disciplinerad
Produktiv
Genomförande
Kommentar : Beroende på var projektet befinner
sig i utveckling varierar också kompetensen på
projektledaren.
(c) kompetensresurs ab
45
Projektstyrning 5: Projektgruppens sammansättning.
Gruppsammansättning
Ensamvarg
Lösning
Flera med
samma bakgrund
Lösning
Flera med olika bakgrund
och olika kunskapsnivåer.
Lösning
Kommentar : Mycket
Problem
En
grupp
utvecklingsarbete
kan
somemellanåt
består avlösas
personer
kräver
av en
tillförande
med
enskild
liknande
av
olika kompetenser.
person.
bakgrund
Utvecklingsarbete
och utbildning
Gruppdeltagarna
bedriver
kräver utvecklingsarbete
vid har
detta
dåtillfälle
betydligt
ofta
utan
svårare
expertkunskap
större
att
förstå
kommunikationsproblem.
varandra.
medHär
mindre
ställs
behov
storaav
krav
att på
samtala
kommunikation
med andra.
!
(c) kompetensresurs ab
46
Projektstyrning 6: Att se hela projektet.
Helhetsprojektet
Relationer omgivning
Projektledaren
Samarbetsklimat
Process
Medarbetarna
Beteendeförändring
Beroende teknik
Tekniska lösningar
Kommentar : Projekt
Det är
Gör
Utöver
projektgruppen
alltför
de
skapar
tekniska
vanligt
nyfikenhet
lösningarna
ien
projekt
teknisk
ochatten
lösning
påverkas
man
större
sökeri tekniska
påverkas
människorna
krets
omgivningen
oftasom
andra
lösningar
ärär
teknikområden
beroende
intresserade.
på det av
som
förändringarna
utanför
Relationerna
man upplever
projektet.
som
med
omgivningen
vara
Det
görs.
ärprojektet
Detta
viktigtkräver
att
måste
och
seglömmer
ofta
sambanden
påverkas
särskilda
helheten.
genom
med
insatser
andra
en aktiv
för att projekt
teknikområden
skall
marknadsföring
ge avsedda
! internt
effekter.
och externt !
(c) kompetensresurs ab
47
Projektstyrning 6: Att se hela projektet.
Integrerad utveckling
Kommentar : Med integrerad
utveckling avses att projektet
innehåller flera olikartade
inslag som är sammanvävda.
Fysiska
projekt
Integrerad
utveckling
Organisation
(Humaniora)
Marknad
(Information)
(c) kompetensresurs ab
48
Projektstyrning 6: Att se hela projektet.
Process integrerad utveckling
Utformning
fysiska systemet
Idé
Genomförande
fysiska systemet
Beslut
Utformning
organisationspåverkan :
•org/arbetsfördelning
•processer
•individkompetens
•externa relationer
•management
Genomförande
organisationen :
•org/arbetsfördelning
•processer
•individkompetens
•externa relationer
•management
Kommentar : Vid integrerad utveckling måste fysiska
och abstrakta aktiviteter utvecklas i samklang. Parallellt i
projektet måste samtliga krav och aktiviteter beaktas.
(c) kompetensresurs ab
49
Projektstyrning 7: Genomföra projekt.
Styr och uppföljningsmetoder
= kontroll/uppföljning
Plan
Klart
Fysiska
projekt
Bland
projekt
Org. projekt
Kommentar : IKontroll
projekt över
där förutsägbarheten
projekten utförs via
är liten och
där samband mellan mellan orsak och verkan är okänd,
uppföljning.
kräver betydligt tätare uppföljning med tillhörande
korrigering.
(c) kompetensresurs ab
50
Projektstyrning 7: Genomföra projekt.
Marginalnytta - ambitionsnivå
Nytta
Kommentar : En
Förerfarenhet,
att fullgöra som
aktiviteter
mer eller
blir man
mindre
intekan
beläggas
sällan
sittande
vetenskapligt,
och fortsätter
är attatt
man
justera
meddetaljer
20 % insats
i det
oändliga.
åstadkommer
80 % av resultatet. Med kännedom om
denna tumregel bör resursinsatser styras effektivt !
80 %
20 %
(c) kompetensresurs ab
Kostnad/insats
51
Projektstyrning 7: Genomföra projekt.
Projektförskjutning
Avgränsningar
vad som inte
ingår i projektet.
(Förtydliganden)
Vad som
innefattas
i projektet
Upplevd förväntan
Kommentar : Många
Innehållet
Emellanåt
Det
är viktigt
gånger
iförstår
ettattprojekt
ärbevaka
inte
det bra
uppdragsgivaren
böratt
att
framgå
ett
i projektprojekt
i
beskrivningen
projektuppdraget
delar
medvetet
av projektomfattningen
eller förtydliga
omedvetet
i form av
avgränsningar
utsätts
enutan
projektbeskrivning.
för
harpåtryckningar
en
avannan
projektets
som
förväntan
kan
innehåll
förskjuta
förpåattinnehåll.
projektets
säkerställa
innehåll.
innehållet i projektet.
(c) kompetensresurs ab
52
Projektstyrning 7: Genomföra projekt.
Trycket på projektledaren
• Pressas av projektdeltagare och omgivning.
• Risk att riva upp projektinnehåll och tidplaner.
• Krav på besvarande av frågor utanför projektet.
Kommentar : Ett
Projektledaren
objektivt uppträdande
är hela tiden
på utsatt
sakligför
grund
är ett gott sätt från
påtryckningar
att hantera
personer
dei påtryckningar
och kring projektet.
som
projektledaren utsätts för.
(c) kompetensresurs ab
53