www.zonta21.org
Kommunikationsplan
Kommunikationsplanen sammanställs av PR-kommittén;
Annica Lind Nordberg, Koordinator D21. Kari Fredriksson, Area 01. Eva Jupiter Area 02. Marianne
Ekholm Gunve Area 03, Tina Hilding Area 04, Althea Boman Area 5. Tsemaye Hambreus ZI
Uppdaterad oktober 2012 av Annica Lind Nordberg
Dialogen är av stor betydelse för möjligheten att utveckla mötet med målgrupperna i Distrikt
21 samt för att stärka bilden av Zonta som en professionell organisation. Syftet med
kommunikationsstrategin är att strukturera kommunikationen och göra den enhetlig och
professionell.
Inledning
Vi vill nå ut med de fyra grundpelarna i Zonta International´s verksamhet; kvinnors rätt till
hälso- och sjukvård, kvinnors rätt till utbildning, kvinnors rätt att stärka den ekonomiska
ställningen och kvinnors rätt att inte bli utsatta för våld.
Bakgrund
På uppdrag av distriktsstyrelsen skapas denna kommunikationsstrategi/plan inkl. budget Det
ska underlätta för distriktsstyrelsen, distriktets PR-ansvariga i areor och klubbar att
kommunicera ut Zontas mål, aktiviteter och budskap. Syftet är att strukturera och göra
kommunikationen enhetlig, tydlig och enkel att förstå.
Syfte
Genomtänkta kommunikationsinsatser ökar möjligheten att få bra publicitet i media och
därmed sprida kunskap om Zonta Internationals mål och syfte för att unna rekrytera flera.
Syftet med att ta fram denna kommunikationsplan är att utveckla och systematisera distrikt
21:s kommunikation internt och externt genom att dels klargöra övergripande mål och
principer för kommunikationen samt ge konkret vägledning för kommunikation i distriktet.
Övergripande mål som ska nås är:
Ökad tydlighet i kommunikationen
Starkare identitet, ökad kännedom om vad Zonta International Distrikt 21 är
Ökad effektivitet i distriktets kommunikation
Bidra till att kunskapen om Zontas, vårt syfte och arbetssätt sprids bredare
Mål
Med kommunikationsplanen som plattform ska alla Zontor veta hur de ska kommunicera ut
budskapen på rätt sätt. De ska veta var de finner PR-mallar och tycka att det underlättar
deras PR-arbete. Det ska finnas en tydlig verktygslåda. Den grafiska profilen finns som
grund. Alla ska vara medvetna om vad Zontas mål och syften är och hur de ska göra för att
uppfylla dem. Målet är att öka antalet medlemmar och behålla de vi har.
Kommunikationsplan 2012-10-03
www.zonta21.org
Målgrupper
Att identifiera målgrupperna innebär också att ta reda på vilka behov, egenskaper och
arbetssituation de har. Vilken förståelse och hur deras engagemang för Zonta ser ut.
Internt
Distriktsstyrelse, distriktskommittéer och PR-ansvariga i areor och klubbar
ska ha kunskap om hela kommunikationsplanen inklusive budskapen
Medlemmar ska enkelt ha kännedom om hur de ska arbeta med PR och vem
de rådfrågar i PR-frågor
Externt
Våra målgrupper är de som ännu ej är medlemmar, de som är etablerade och de som är
potentiella medlemmar i framtiden.
Genom att vara kända av många så ökar det våra möjligheter att rekrytera medlemmar.
Nedan följer exempel på kanaler för att nå våra målgrupper.
Potentiella medlemmar och blivande stipendiater
Sponsorer
Strategiska partners, opinionsbildares och nyckelpersoner (politiker,
bidragsvilliga, stat- och kommun, andra organisationer, samarbetspartners,
beslutsfattare)
Övriga intresseorganisationer, föreningar, skolor etc. har kännedom om Zonta
Media är både en kanal och en målgrupp. Det är viktigt att kommunicera
varför och hur samarbetet ser ut och vad som är på gång i Zontavärlden. Och att
kommunicera med media till alla medium. Särskilt fokus på sociala medier, där
våra målgrupper befinner sig.
Kommunikationsplan 2012-10-03
2
www.zonta21.org
Budskap
Till målgrupperna ska vi framför allt leverera korrekt information, så att de kan känna igen
sig i vårt budskkap och identifiera sig med detta. Övergripande budskap som beskrivs ska
planerat, samordnat och konsekvent alltid kommuniceras i samtliga kanaler. Budskapen ska
brytas ned, konkretiseras och formuleras så att de blir så verklighetsnära som möjligt för
målgrupperna både internt och externt.
Huvudbudskap
”Nätverket Zonta Internationell bildar opinion och stärker kvinnans ställning i
världen” – ska vara med i all kommunikation, internt såväl som externt.
Intern kommunikation
Tillsammans har vi ett internationellt nätverk för att stödja kvinnor i hela världen - är det
övergripande budskapet i den interna kommunikationen. Till detta kommunicerar vi goda
exempel och hur medlemmarna arbetar professionellt med att utveckla och förbättra
kvaliteten i kommunikationen.
Använda vår hemsida för att enkelt nå redskapen, inte skydda med lösenord mer än det som
måsta skyddas.
Extern kommunikation
Ett unikt internationellt nätverk, kvinnor som hjälper kvinnor. Till detta kopplas budskap
kring att vi är rådgivare i FN och arbetar i projekt med bland annat hälso- och sjukvård,
utbildning och yrkesutveckling för kvinnor. Vår ambition är att sätta kvinnan i centrum.
Visa goda exempel, att kunna identifiera sig med budskapet.
Värdeord
Vi är ett demokratiskt nätverk, politiskt och religiöst obundet, samarbetar med FN och har
yrkeskompetens från flera yrkesgrupper, främst inom ledande positioner. Kombinationen av
demokrati och samarbete och rådgivning till FN är en unik styrka för oss.
Långsiktiga övergripande värdeord för Distrikt 21: Vänskap – Demokrati – Utveckling
(Friendship – Democracy – Development)
Värdeord för bienniet: Synlighet, Saklighet och Support
Kommunikationsplan 2012-10-03
3
www.zonta21.org
Strategival
För att nå målen behövs en starkare strategi. Nedan följer några exempel på kanaler.
Events
För att nå ut med budskap och Zontas mål och syften behöver Zonta synas i större
sammanhang, genom samarbete och publika events. I anslutning till våra distriktsmöten
föreslås ett öppet halv- event med någon publikdragare. Areamötena kan slås ihop höst och
vårmöte tillsammans, som t ex förläggs till våren. Då kan en större ekonomisk insats med
programpunkter som har stort intresse för många och kan vara öppna för media och
presumtiva zontor. (ej förhandlingar)
Ett annat förslag är att delta i andra sammanhag som t ex Bokmässan i Göteborg
Förslag till annonskampanjer:
En krona om dagen – i jultid
16 days against violence – november-december
8 mars – Zonta Rose day
Benchmarking
Vad är skillnaden i Zontas verksamhet i jämförelse med andra organisationer som verkar för
kvinnor. Se värdeord och lyft fram det som är unikt för Zonta. Det handlar om att få ut ett
speciellt budskap på ett annorlunda sätt så att det skiljer ut sig. Hur arbetar andra
organisationer såsom Soroptimisterna, Rotary eller IM? Samarbete med andra organisationer
har gjorts i vårt distrikt och det har slagit väl ut.
Internt
Hemsidan uppdateras kontinuerligt och det finns möjlighet att dela på FB, Youtube
etc . T ex få in i loggen, jag var på det här mötet…
Utskick via nyhetsbrev (kan guvernörsbrev och AD-brev utvecklas?)
Ha alltid en PR-punkt på varje möte oavsett nivå.
Lokalt i klubbarna, nyhetsbrev inbjudningar via hemsida, Facebook och e-mail
Vår egen Facebook och twitter sida
Externt
EVENT; att bjuda in nyckelpersoner är ett sätt att nå ut i informationsbruset
Var proaktiv i sociala medier: Dela information och samtala/ diskutera om allt även
allmänna ämnen (ej avvikand åsikter från vad vi står för) FB, Twitter, etc
Se till att vara med de speciella dagar i morgontidningar, fackpress etc
Notiser i tidningen lokalt när vi har möten
Kontakta journalister och berätta om vad vi gör och få dem intresserade att skriva om
det.
Debattartiklar och insändare
Anlita kändisar som för ut våra budskap, jämför med 1,6 miljoners-klubben
Kvinnoambassadörer, kan vi ha egna Zonta ambassadörer
Trycksaker, klistermärken (Sparsamt med tanke på miljö och ekonomi)
Samarbete med andra organisationer
Distriktsmöte med bra föredragshållare
Pressreleaser för att nå allmänheten via media
Ledarskapsutbildning, kurser för kvinnor och presumtiva medlemmar. För målgruppen
är det ”What´s in it for me”- konceptet som gäller.
Kommunikationsplan 2012-10-03
4
www.zonta21.org
100-års jubileum av Zonta 2019. Kan vi uppmärksamma detta och använda oss av
det framöver=
Kanaler
Hemsidan
Sociala medier, FB och Twitter konto finnns för disktriktet
Mun till mun
Skolor
Traditionella medium, Tidningar
Riskanalys
Om inte kommunikationen fungerar så når vi varken in eller ut ur organisationen.
Enhetlighet, tydlighet och trovärdighet. Otydligt budskap leder till minskat intresse och
därmed medlemsantal och en betydligt minskad chans att nå Zontas internationella mål och
syften.
Våra medlemmar ska känna en trygghet i sin kommunikation i PR frågor, PR kommitteen
finns som stöd inte en tillrättavisande funktion.
Konkurrensanalys
Flera föreningar med liknande budskap och stark kommunikation. Idag vet alla att det finns
ett nätverk som heter Rotary, men få vet att Zonta finns. Andra konkurrenter är Ladies
Circle, vänder sig enbart till yngre kvinnor.
Flera medlemmar är med i mer än en förening, både ovanstående samt idrottsföreningar.
Alla föreningar har idag bekymmer med medlemsrekrytering och att ha aktiva medlemmar.
Viktigt att framhålla vad som är unikt med Zonta samt att namnet blir känt.
Uppföljning
Kommunikationsplanen är ett ”levande dokument” som behöver utvecklas kontinuerligt.
Behov av revidering ska bedömas minst en gång per biennium och redovisas på ett
distriktsstyrelsemöte varje år efter Convention. Målen är i vissa fall av övergripande karaktär
och kan därför vara svårt att bedöma om tillämpningen av kommunikationsplanen inneburit
att målen nåtts. I samband med revideringarna vartannat års görs en bedömning av om mer
preciserade och uppföljbara mål är önskvärda och möjliga. Såsom om kännedom om Zonta
ökat, attityden och beteendet förändrats internt och externt.
Antalet medlemmar ökar genom synlighet. Kan vi öka antalet sponsorer och hitta rätt
sponsorer och därmed utöka antalet hjälpinsatserna? Mätbart på det viset att vi frågar nya
intresserade var de har hittat informationen. Kan vi räkna antalet artiklar efter en kampanj?
Alla klubbar har idag rätt logga, uppföljning att den inte försvinner med tiden. Viktigt att den
uppdateras med R symbolen
Kommunikationsplan 2012-10-03
5
www.zonta21.org
Delmål
Kommunikationsplanen antas av distriktsstyrelsen, följs upp och korrigeras efter hand
Aktivitetslistan fullföljs enligt deadline
Kontinuerlig diskussion, uppdatering och uppföljning av målen
Löpande rapportering till Distriktsstyrelsen
Övrigt
Utveckling av vår profil behöver göras, för att få allt material mer igenkännligt och tilltalande.
Verktygslåda med bildspel och mallar har uppdaterats, mer behöver göras med foton, film
och annat material.
Bil. 1. Presentation för medlemmar
Bil 2. Budget
Kommunikationsplan 2012-10-03
6
