Resurser för samförståndsavtalet för klubben
(MOU):
Vägledning för att uppfylla kraven i samförståndsavtalet
för klubben
Använd den här vägledningen tillsammans med arbetsbladet för samförståndsavtalet för klubben.
Samförståndsavtal - avsnitt 1: Kvalificering av klubbar
För att kunna ta del av Rotary Foundations globala och paketerade bidrag måste klubben
samtycka till att införa de krav för ekonomisk förvaltning som anges i detta samförståndsavtal
(MOU) som tillhandahålls av Rotary Foundation (RF) och att skicka minst en klubbmedlem till
distriktets seminarium om hantering av bidrag varje år. Distriktet kan också införa ytterligare
krav för kvalificering av klubbar och/eller kräva att klubbarna även måste kvalificeras för att
kunna ta del av Rotary Foundations distriktsbidrag. Genom att införa dessa krav blir klubben
kvalificerad och behörig att delta i RF:s bidragsprogram.
A. När klubben har infört samtliga krav i avtalet blir denna kvalificerad för ett Rotaryår.
B.
För att behålla sin kvalificerade status måste klubben uppfylla kraven i det här
samförståndsavtalet, eventuella ytterligare krav från distriktet samt följa alla RF:s policyer.
C.
Klubben är ansvarig för användningen av pengar för klubbsponsrade bidrag, oavsett
vem som har kontrollen över pengarna.
D.
Kvalificeringen kan hävas eller dras tillbaka vid oriktig användning eller missbruk av
bidragspengar som inkluderar, men inte begränsas till: bedrägeri, förfalskningsbrott,
förfalskning av medlemskap, grov oaktsamhet, utsättande för fara för hälsa, välfärd eller
säkerhet för projektmottagare, ej kvalificerade bidrag, användning av bidragsmedel för egen
vinning, oredovisade intressekonflikter, enskilda personers monopolisering av
bidragspengar, förfalskning av rapporter, uttagande av överpriser, accepterande av
betalningar från projektmottagare, olagliga aktiviteter, användning av bidragspengar för
sådant som ej kvalificerats.
E. Klubben måste samarbeta med eventuella revisioner vad gäller ekonomi, bidrag och
verksamhet.
Sammanfattning
Rotaryklubbarna har ett stort ansvar för administrationen av bidrag och måste därför införa
metoder för att se till att man följer Foundations policyer och undviker oriktig användning och
missbruk av bidragspengar. Att tillämpa sådana metoder gör det möjligt för klubbarna att behålla
sin kvalificerade status för att kunna fortsätta att ta del av Foundations bidrag.
1
Uppfyllande av kraven i samförståndsavtalet för klubben (maj 2013)
Bästa praxis
● Låt alla klubbmedlemmar som har med Foundations bidrag att göra ta del av
samförståndsavtalet.
● Genomför en årlig granskning för att säkerställa att klubben uppfyller kraven i
samförståndsavtalet.
● Skicka fler än en klubbmedlem till seminariet om hantering av bidrag.
2
Uppfyllande av kraven i samförståndsavtalet för klubben (maj 2013)
Samförståndsavtal - avsnitt 2: Klubbämbetsmännens ansvarsområden
Klubbämbetsmännen är huvudansvariga för kvalificeringen av klubben samt för att RF-bidragen
används på lämpligt sätt.
Klubbämbetsmännens ansvarsområden inkluderar:
A. Utse minst en klubbmedlem som implementerar och hanterar klubbens kvalificering och ser
till att klubben behåller sin kvalificerade status
B. Se till att alla RF-bidrag följer metoder för ekonomisk förvaltning och lämpliga metoder för
hantering av bidrag
C.
Se till att alla enskilda personer som är involverade i ett bidrag utför sina aktiviteter
på ett sätt som undviker reella eller uppfattade intressekonflikter
Sammanfattning
Även om klubbämbetsmännen kan delegera uppgifter till andra klubbmedlemmar är det
presidenten och den tillträdande presidenten som är ansvariga för att se till att man följer
samförståndsavtalet. Detta inkluderar införande av policyer och rutiner för kvalificering och
hantering av bidrag.
Intressekonflikter
Missbruk av bidragspengar kan inträffa om en intressekonflikt föreligger. En konflikt föreligger
om en rotarian eller någon som är associerad till rotarianen (en familjemedlem, vän, bekant eller
kollega) skulle kunna gynnas ekonomiskt eller personligen genom bidragspengarna eller
aktiviteterna. Ekonomiska fördelar inkluderar att få bidragspengar för att man fungerar som
projektledare eller leverantör för projektet. Personliga fördelar inkluderar att bli befordrad, få
affärsreferenser eller en bättre social ställning.
Intressekonflikter kan ha en negativ påverkan på projektaktiviteter, framtida bidragsfinansiering
och donationer till Foundation. Dessutom kan till och med uppfattade intressekonflikter som inte
involverar någon faktisk fördel påverka framtida finansiering och donationer. Uppfattade
intressekonflikter måste identifieras och redovisas för att klargöra rotarianens involvering.
En intressekonflikt - vare sig den är reell eller uppfattad - diskvalificerar inte automatiskt en
rotarian från att delta i Rotarys bidragsprogram. Om en rotarian är lämplig för deltagande eller ej
avgörs från fall till fall.
3
Uppfyllande av kraven i samförståndsavtalet för klubben (maj 2013)
Bästa praxis
● Beskriv klart och tydligt de roller och uppgifter som har med kvalificeringen av klubben att
göra och tilldela dessa roller till de klubbmedlemmar som lämpar sig bäst för uppgifterna.
● Utse någon som tidigare varit huvudsaklig kontaktperson för ett bidrag att utföra
granskningar av påbörjade Foundation-bidrag för att säkerställa att lämpliga metoder för
ekonomisk förvaltning och hantering av bidrag tillämpas.
4
Uppfyllande av kraven i samförståndsavtalet för klubben (maj 2013)
Samförståndsavtal - avsnitt 3: Plan för ekonomisk förvaltning
Klubben bör ha en skriftlig plan för ekonomisk förvaltning för konsekvent förvaltning av
bidragsmedel.
Denna plan för ekonomisk förvaltning måste inkludera förfaranden för hur man
A. upprätthåller en sedvanlig uppsättning bankkonton, inklusive en fullständig förteckning över
alla kvitton och utbetalningar av bidragspengar
B. fördelar bidragspengarna på lämpligt sätt
C. håller isär uppgifter vad gäller hantering av pengar
D. inrättar ett inventeringssystem för utrustning och andra tillgångar som inhandlats med
bidragsmedel och upprätthålla en förteckning över artiklar som köpts, producerats eller
delats ut inom ramen för bidragsaktiviteter
E. säkerställer att alla bidragsaktiviteter, inklusive omvandling av bidragsmedel, uppfyller
lokala lagar
Sammanfattning
Tillsynskraven för Foundations bidragspengar sträcker sig längre än de krav som gäller de flesta
privata tillgångar och företagstillgångar. Att följa en plan för ekonomisk förvaltning är
nödvändigt för att man ska kunna säkerställa tillbörlig kontroll, sund ekonomisk förvaltning och
konsekvent administration av bidragspengarna.
Planen för ekonomisk förvaltning bör inkludera detaljerade, klubbspecifika förfaranden som
granskas regelbundet.
Bästa praxis
● Involvera rotarianer i distriktet som har en bakgrund inom bokföring eller revision när
planen för ekonomisk förvaltning ska tas fram.
● Gör upp en detaljerad och lättförståelig plan så att även rotarianer utan ekonomisk
bakgrund kan följa den.
● Jämför er plan med andra klubbars planer och dela med er av er bästa praxis.
5
Uppfyllande av kraven i samförståndsavtalet för klubben (maj 2013)
Arbetsblad för plan för ekonomisk förvaltning
Förfarande
Genomförande
1. Ha en
standarduppsättning
med bankkonton som
inkluderar en
förteckning över alla
kvitton för och
utbetalningar av
bidragspengar.
Gör i ordning ett arbetsblad
för att registrera de pengar
som man får från Foundation
och andra källor, med alla
specificerade kostnader på en
separat rad som betecknas
med ett transaktionsnummer.
Markera originalfakturor och
kvitton med samma nummer
och spara dem. Skicka en
kopia av arbetsbladet
tillsammans med
stöddokument till projektets
samarbetspartner.
2. Fördela
bidragspengarna.
När det gäller globala bidrag
ska leverantörerna betalas två
veckor efter att en faktura har
tagits emot. Betala endast
med kontanter om det inte är
möjligt att betala med någon
spårbar metod.
3. Håll isär uppgifter
vad gäller hantering
av pengar.
Ha en person som godkänner
bidragskostnaderna och två
andra personer som skriver ut
och undertecknar checker.
4. Inrätta ett
inventeringssystem
för utrustning och
andra tillgångar som
inhandlats med
bidragsmedel och ha
en förteckning över
artiklar som köpts,
producerats eller
delats ut inom ramen
för bidragsaktiviteter.
Registrera alla artiklar,
tillsammans med pris och
nuvarande ägare, på ett
arbetsblad och spara
originalfakturor och kvitton i
klubbens dokumentarkiv för
bidraget. Skicka en kopia till
projektets samarbetspartner.
Nuvarande
förfarande
Förslag till
förbättringar
6
Uppfyllande av kraven i samförståndsavtalet för klubben (maj 2013)
5. Säkerställ att alla
bidragsaktiviteter,
inklusive omvandling
av bidragsmedel,
uppfyller lokala lagar.
Utse en person som ansvarar
för den här uppsikten.
7
Uppfyllande av kraven i samförståndsavtalet för klubben (maj 2013)
Samförståndsavtal - avsnitt 4: Krav gällande bankkonton
För att kunna få bidragspengar måste klubben ha ett bankkonto som används endast för att ta
emot och betala ut bidragspengar från RF.
A. Klubbens bankkonto måste
1. ha minst två rotarianer med underskriftsbehörighet från klubben för utbetalningar
2. vara ett konto med låg ränta eller vara icke räntebärande.
B. Eventuell ränta måste dokumenteras och användas till lämpliga, godkända bidragsaktiviteter
eller betalas tillbaka till RF.
C. Ett separat konto måste öppnas för varje klubbsponsrat bidrag och namnet på kontot ska
tydligt känneteckna att det används för bidragspengar.
D. Bidragspengarna får inte sättas in på investeringskonton, inklusive, men inte begränsat till,
aktiefonder, bankcertifikat, obligationer och aktier.
E. Kontoutdrag måste sparas som bevis på mottagande och användning av RF:s bidragsmedel.
F. Klubben måste ha en skriftlig plan för överföring av uppsikten över bankkonton om en
kontotecknare skulle bytas ut.
Sammanfattning
Klubbarna måste ha ett bankkonto med låg ränta eller ett icke räntebärande konto för varje
påbörjat klubbsponsrat bidrag, som används endast för att ta emot och betala ut bidragspengar.
Genom att öppna ett separat konto är det lättare för klubbarna att ha kontroll och föra bok över
bidragspengarna.
Om klubben måste använda ett befintligt konto för att lokala lagar förbjuder att ett separat
bidragskonto öppnas måste man se till att man håller ordentlig koll på bidragspengarna.
Dessutom måste klubbarna ha en plan för efterträdare för de som har underskriftsbehörighet för
bankkontot för att se till att information och dokument överförs så smidigt som möjligt när man
byter undertecknare.
Bästa praxis
8
Uppfyllande av kraven i samförståndsavtalet för klubben (maj 2013)
●
●
●
Om betalningar görs elektroniskt av en person måste en papperskopia på betalningen
sparas som visar att betalningen har godkänts av minst en annan kontotecknare.
Man bör endast ansöka om bidragspengar från Foundation när ett projekt är klart för
genomförande så att pengarna inte blir sittande på ett bankkonto utan att de används.
Använd ett checkkonto som registrerar vart utbetalningar går och dokumenterar
transaktioner på kontoutdrag.
9
Uppfyllande av kraven i samförståndsavtalet för klubben (maj 2013)
Samförståndsavtal - avsnitt 5: Rapportering om hur bidragsmedlen används
Klubben måste uppfylla samtliga RF:s rapporteringskrav. Bidragsrapportering är en viktig aspekt
av bidragshantering och ekonomisk förvaltning eftersom den informerar RF om hur det går med
bidragen och hur pengarna spenderas.
Sammanfattning
Klubbarna måste uppfylla samtliga av Foundations rapporteringskrav för klubbsponsrade globala
bidrag och paketerade bidrag. Klubbarna måste skicka in lägesrapporter var 12:e månad från och
med att ett bidrag betalas ut tills att slutrapporten har godkänts samt en slutrapport inom två
månader från och med att ett bidragsprojekt har avslutats. Om rapportering om bidragen uteblir
kan det leda till att en klubb inte längre kan ta del av Rotary Foundations bidrag.
Klubbarna måste också uppfylla sina respektive distrikts rapporteringskrav för distriktsbidrag.
Distriktet är skyldigt att rapportera till Foundation om användningen av bidragsmedlen.
Bästa praxis
● Ha en lista över deadlines för klubbens rapporter och utse en person att hålla koll på
rapportering och datum.
● Se till att rapporter skrivs efterhand projektet genomförs.
10
Uppfyllande av kraven i samförståndsavtalet för klubben (maj 2013)
Samförståndsavtal - avsnitt 6: Bevarande av dokument
Klubben skall skapa och upprätthålla lämpliga system för bokföring för att bevara viktiga
dokument som har med kvalificering och RF-bidrag att göra. Att bevara dessa dokument stödjer
transparens vad gäller bidragshantering och underlättar vid förberedelser för revisioner eller
ekonomiska bedömningar.
A. Dokument som måste sparas inkluderar, men är inte begränsade till
1. bankinformation, inklusive kopior på gamla kontoutdrag
2. dokumenten för klubbens kvalificering, inklusive en kopia av det undertecknade
samförståndsavtalet för klubben
3. dokument som berör planer och förfaranden, inklusive:
a.
en plan för ekonomisk förvaltning
b.
system för bevarande av dokument och arkiv
c.
en plan för vem som ska ta över underskriftsbehörigheten för bankkonton och
ansvaret för bevarande av information och dokument vid behov
4. information som gäller bidrag, inklusive kvitton och fakturor för alla inköp.
B.
Klubbens handlingar måste vara tillgängliga för alla rotarianer i klubben och på
anmodan av distriktet.
C. Alla dokument måste sparas i minst fem år eller längre om så krävs av lokala lagar.
Sammanfattning
Klubbarna måste skapa ett system för bevarande av dokument för alla dokument som har med
kvalificeringen och Rotary Foundations bidrag att göra. Systemet kan vara en kombination av
elektroniska och fysiska filer, beroende på vad som passar klubbens behov bäst. Dokument som
måste bevaras inkluderar kontoutdrag, kvitton samt förfaranden som har med
samförståndsavtalet att göra.
Att bevara dokument gör det enklare för klubbarna att följa lokala lagar, säkerställa transparens
och vara förberedda för bidragsrapportering, revisioner och ekonomiska bedömningar. Det gör
det också möjligt för klubben att snabbt kunna svara på förfrågningar från Foundation, distriktet
eller enskilda rotarianer.
11
Uppfyllande av kraven i samförståndsavtalet för klubben (maj 2013)
Bästa praxis
● Förvara alla fysiska filer på en och samma plats.
● Skapa elektroniska kopior så att man enkelt kan skicka dessa som e-post eller placera dem
på ett delat nätverk.
● Säkerhetskopiera elektroniska filer regelbundet på en CD, ett USB-minne eller en säker
webbplats.
● Spara extra kopior på en plats som inte är på samma ställe som originalfilerna.
● Använd en gratistjänst för onlinelagring som gör det möjligt att överföra och komma åt
dokument från andra platser så att fler än en person kan använda och redigera filerna.
● Skapa ett system för bevarande av dokument som fungerar bra för klubben.
Anpassa listorna i exemplet på listor över filer och dela dem med andra klubbar.
12
Uppfyllande av kraven i samförståndsavtalet för klubben (maj 2013)
Exempel på listor över filer
Dokument som behövs för kvalificering av
klubbar
●
Kopia på undertecknat
samförståndsavtal för klubben
●
Plan för ekonomisk förvaltning
och rutiner som relaterar till dessa
●
●
Bankuppgifter
● Kontouppgifter
● Kontoutdrag
● Lista över kontotecknare
● Bankens rutiner för utbyte av
kontotecknare
Juridiska dokument
●
Allmän huvudbok och
kontoutdrag
●
System för bevarande av
dokument
●
Planer för efterträdare
●
Korrespondens om kvalificering
●
Övriga dokument
Dokument som behövs för distriktsbidrag, globala
bidrag och paketerade bidrag
●
All bidragskorrespondens, inklusive
e-postmeddelanden
●
Dokument om projektmottagare,
inklusive:
●
●
utvärderingar av samhället
avtal.
●
Leverantörsdokument, inklusive:
●
●
prisofferter
avtal.
●
Stipendiatdokument, inklusive:
●
●
kvitton och fakturor
avtal.
●
Yrkesutbildningsdokument,
inklusive:
●
●
kvitton och fakturor
avtal.
●
Bidragsrelaterade dokument,
inklusive:
●
●
●
●
●
kontoutdrag
prisofferter
kvitton och fakturor
inventarielista
foton.
●
Information som relaterar till
distriktsbidrag, inklusive:
● ansökningar om bidrag
● prisofferter
● kvitton och fakturor
● rapporter
● övrig information som krävs av
distriktet.
●
Övrig dokumentation.
13
Uppfyllande av kraven i samförståndsavtalet för klubben (maj 2013)
Samförståndsavtal - avsnitt 7: Rapportering om missbruk av bidragspengar
Klubben måste rapportera till distriktet om eventuell potentiell oriktig användning eller missbruk
av bidragspengar. Denna rapportering främjar en miljö som inte tolererar oriktig användning av
bidragspengar.
Sammanfattning
Oriktig användning eller missbruk av bidragspengar måste rapporteras till distriktet, vare sig det
handlar om ett potentiellt eller bevisat fall. Distrikten måste aktivt arbeta för att förebygga oriktig
användning och missbruk av bidragspengar och undersöka eventuella anklagelser.
Distrikten bör sätta upp riktlinjer för hur undersökningar ska genomföras på ett rättvist och
konsekvent sätt. Eftersom varje situation är unik kan det dock vara nödvändigt att justera
förfaranden allteftersom en undersökning framskrider. Distrikten bör vidarebefordra alla
rapporter om oriktig användning eller missbruk av bidragspengar till Rotary Foundation, som
kommer att arbeta med distriktet och klubben för att lösa problemet.
Bästa praxis
● Involvera flera klubbmedlemmar i bidraget för att säkerställa transparens.
● Skapa ett förfarande för rapportering av oriktig användning eller missbruk av pengar och se
till att alla medlemmar känner till hur det går till.
14
Uppfyllande av kraven i samförståndsavtalet för klubben (maj 2013)
