PaletteBuyer
– en del av PaletteArena
•Full kostnadskontroll
•Användarvänligt
•Kostnadsbesparingar
•Ökad efterlevnad
•Detaljerade rapporter
•Matchning på detaljnivå
BESTÄLLNING
HANTERA
AVTAL
E-FAKTURA
Optimera era
inköpsprocesser
Styr de indirekta inköpen med PaletteBuyer – handla rätt vara, från rätt leverantör till rätt pris! Med rätt verktyg
kan man få full kontroll på kostnader och vilda inköp. Med bättre prognoser och ökad effektivitet når man långt.
PaletteBuyer är så användarvänligt att det är enkelt för medarbetarna att beställa på rätt sätt och därmed ökar
efterlevnaden av företagets inköpspolicy.
Ni får dessutom bättre kontroll över era leverantörers beteende och underlag för att förhandla fram mer
fördelaktiga priser. Indirekta inköpskostnader utgör ofta en betydande del av företagets kostnader, ofta mellan
5 – 20% av omsättningen. En kostnadssänkning får därför stort genomslag på företagets vinst.
Styr inköpsprocessen
Det finns tre stora besparingar man kan uppnå med ett
inköpssystem: Rätt varor beställs till rätt pris från rätt leverantör. Onödiga inköp förhindras. Processbesparingar kan
göras på flera områden.
Med PaletteBuyer kan man enkelt styra inköpen mot utvalda leverantörer för att kunna utnyttja rabatter. Fullständig leverantörsstatistik ger er värdefullt underlag vid förhandling av priser och villkor. Behörigheter för användarna sätts
per roll och anger vem som får köpa vad.
Genom att få styrning och stöd kan medarbetarna
­snabbare lägga sina beställningar och får tid över till annat.
Attesteraren kan sedan enkelt godkänna eller neka inköp av
respektive vara i varukorgen.
När orden är skickad så är också det mesta av arbetet redan gjort. Leverantörsfakturan kontrolleras automatiskt mot
den attesterade ordern i och med matchningen. Är ­fakturan
inom toleransen kan den skickas direkt för betalning.
­Annars skickas den till ansvarig person för utredning.
Skapa rekvisition genom guidning av systemet
Tack vare artikelsorterna i PaletteBuyer är det lätt för användaren att hitta rätt artikel eller leverantör att köpa från.
Dessutom ger artikelsorten rätt kontering med automatik.
Alla artiklar läggs i samma varukorg, oavsett om de valts
från interna eller externa kataloger eller angetts i fritext.
I de interna katalogerna finns standardartiklar och kontraktsbaserade artiklar och tjänster. I de externa katalogerna
Palette Software & Consulting AB • +46 8 563 092 00 • [email protected] • www.palettegroup.com
PaletteBuyer
– en del av PaletteArena
kopplas man direkt till leverantörens webbshop och får full
tillgång till hela eller delar av utbudet. Det går också att göra
fritextbeställningar för engångsinköp och artiklar som inte är
standard. Artiklar och leverantörer kan vara markerade som
”rekommenderade” för att guida användaren till rätt val.
För fritextbeställningar kan ett assistansflöde läggas till
automatiskt, om pris eller leverantör har lämnats blankt.
Det innebär att ett flöde med roller läggs till för att hjälpa
rekvi­sitören med information som saknas på rekvisitionen eller för att kontrollera med involverade roller
innan rekvisitionen slutförs. För varje varugrupp kan en
ansvarig inköpare kopplas, vilket innebär att vid inköp av
t.ex. datorer så skickas beställningen automatiskt alltid via
IT-avdelningen.
Om en rekvisition är brådskande kan användaren ange att
den har hög prioritet, vilket innebär att nästa person i flödet
får ett mail om detta och en attest kan därmed ske snabbare.
När rekvisitionen är attesterad skapas en eller flera inköpsorder per leverantör och skickas på det sätt som är angivet i
leverantörsregistret, antingen via ett automatiskt flöde
(e-order), som mailad PDF eller manuellt via telefon eller fax.
Matcha inköpsorder mot faktura
När beställningen har levererats görs en inleverans i systemet. Inkommande faktura matchas nämligen enbart mot
inlevererade produkter. Det går att ange om inleverans ska
ske automatiskt för en rekvisition, rad eller leverantör.
Fakturan matchas automatiskt mot inköpsordern baserat
på rader och/eller totalbelopp enligt förutbestämda regler
och toleranser. Matchning kan göras baserat på belopp eller
antal. Vilken matchningsmetod som ska användas anges på
inköpsordern eller finns angiven på artikelsorten och läggs
till automatiskt. En faktura som matchar inom toleransen
kan alltså gå direkt för bokning i affärssystemet, utan manuell hantering. Om någon information saknas kan fakturan
korrigeras och matchas manuellt.
Rapporter och statistik
I PaletteBuyer kan man hitta en mängd nyttig information baserat på olika urvalskriterier i rapporterna. Genom
­rapporterna kan man få fram hur leverantören skött sig, om
rätt varor har kommit i rätt tid till rätt pris etc. Det går att
titta på bland annat status, hos vem en rekvisition befinner
sig, vilka fakturor som automatiskt matchats mot en inköps­
order mm.
PaletteArena – från beställning till betalning
Välj vilka moduler som passar ert företag utifrån de behov som finns idag, och bygg ut systemet i den takt ni behöver.
PaletteArena är konstruerat för att integrera med alla typer av affärssystem. Idag finns färdiga processlösningar för cirka 50 olika
­affärssystem. Systemet är användarvänligt och flexibelt. Välj egen installation eller molntjänst.
Våra produkter och tjänster
PaletteContract
Kontrakts- och avtals­
hantering.
PaletteBuyer
Strukturerade inköp
med full kostnadskontroll.
PaletteE-invoice
Skicka och ta emot e-fakturor och andra e-dokument.
PaletteInvoice
Automatiserar fakturaflöde
och ger fullständig kontroll.
PaletteDashboard
Snabb processöverblick
och många nyckeltal.
PaletteSpendManage-
ment Analys och
kostnads­uppföljning.
PaletteExpense
Hantering av utlägg.
PalettePunchoutLayer
Anslutning till alla typer
av webshoppar.
PaletteMobile/Mail
Hantering av fakturor
i mobilen eller via mail.
PaletteOrdermatching
Matcha fakturor mot
inköpsorder.
PaletteCapex Investeringsäskanden. Styr
inköp mot uppsatt budget.
PaletteSupplierPortal
Informationsportal för
förbättrad kommunikation.
PaletteConnectivity-
Services Skicka/ta emot
elektroniska dokument.
PaletteOnline
Enkel e-faktura i molnet.
Palette Software & Consulting AB • +46 8 563 092 00 • [email protected] • www.palettegroup.com
