Utformning av förfrågningsunderlag för upphandling av varor och

Utformning av förfrågningsunderlag för
upphandling av varor och tjänster
enligt LOU
2011:4
Tänk på att…
… informationen i detta material inte har uppdaterats sedan januari 2014. Aktuella
lagar (inklusive beloppsgränser) har förändrats sedan dess och praxis på området
kan ha utvecklats, vilket kan ha betydelse för innehållet.
Upphandlingsmyndigheten
Adress: Box 45140, SE-104 30 Stockholm | Besöksadress: Torsgatan 13, Stockholm
Telefon: 08-586 21 700 | E-post: [email protected] | upphandlingsmyndigheten.se
Publicerad:
Version:
2011-02-18
2011:4.5 (reviderad 2014-01-08)
Innehåll
Förutsättningar för att främja den goda affären vid offentlig upphandling
Checklista vid utformning av förfrågningsunderlag
4
14
1. Allmän orientering
1.1
Beskrivning av upphandlingen
1.2
Referensnummer
1.3
Den upphandlande myndigheten
1.4
Kontraktsföremålet
1.5
Volym och optioner
1.6
Möjlighet att lämna anbud på delar av upphandlingen
1.7
Förutsättningar för upphandlingens genomförande
14
14
14
14
15
16
16
17
2. Administrativa krav
2.1
Upphandlingsförfarande
2.2
Förhandling
2.3
Frågor om upphandlingen
2.4
Förutsättningar för anbudsinlämningen
2.5
Tilldelningsbeslut
2.6
Upphandlingssekretess
18
18
20
21
24
28
29
3. Krav på anbudsgivare
3.1
Obligatoriska uteslutningsgrunder
3.2
Frivilliga uteslutningsgrunder
3.3
Bevis på registrering
3.4
Ekonomisk ställning
3.5
Teknisk kapacitet
3.6
Yrkesmässig kapacitet
3.7
Åberopa andra företags kapacitet
3.8
Gemensamt anbud
3.9
Kvalitetsledningssystem
3.10 Miljöledningssystem
31
31
31
35
36
39
40
42
43
43
46
4. Krav på varan eller tjänsten
48
5. Anbudsutvärdering
5.1
Val av tilldelningsgrund
5.2
Val av tilldelningskriterier
50
50
51
6. Kontraktsvillkor
6.1
Allmänna kontraktsvillkor
6.2
Kommersiella villkor
6.3
Ansvar
6.4
Uppföljning under kontraktsperioden
55
55
63
70
78
2
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
Inledning
Upphandlingsstödet vid Kammarkollegiet har i uppdrag att
bidra till en mer effektiv, kvalitetsmedveten och rättssäker
offentlig upphandling. Målet är att bättre ta tillvara
konkurrensen på marknaden så att skattemedlen kan användas
på bästa sätt till nytta för medborgarna, den offentliga sektorn
och näringslivet. Målet ska uppnås genom att sprida
genomarbetade och väl förankrade metoder och hjälpmedel för
upphandlingsprocessen och att därigenom bidra till en förenklad
upphandlingsprocess för såväl myndigheter som leverantörer.
Inom ramen för detta uppdrag har ett behov av att underlätta för
myndigheter att ta fram förfrågningsunderlag identifierats men
vägledningen antas även underlätta för leverantörer att lämna
anbud.
Upphandlingsstödets vägledningar är generellt
utformade. Det är därför alltid nödvändigt att identifiera de
unika förutsättningarna i den enskilda upphandlingen.
Vägledningarna ersätter inte att myndigheter och leverantörer
vid behov inhämtar kompetens för att genomföra upphandlingar
på ett rättssäkert och effektivt sätt. Avsikten med
vägledningarna är således inte att ge svar på oklara rättsfrågor.
Användning av informationen
Denna vägledning får användas fritt, förutsatt att källan anges.
Det är alltså tillåtet att ladda ner vägledningen på
www.upphandlingsstöd.se och publicera den på andra
webbplatser. Ange källa och gärna även en länk till innehållet.
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR U PPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
Om vägledningen
Bakgrund och syfte
Med hjälp av vägledningen ska förfrågningsunderlagen kunna
utformas på ett sätt som främjar den goda affären vid offentlig
upphandling där kraven inte är mer omfattande än nödvändigt
sett utifrån den enskilda upphandlingen. Vägledningen kan
också bidra till att underlätta för små och nystartade företag att
delta i offentlig upphandling.
Omfattning
Vägledningen omfattar endast den klassiska sektorn, det vill
säga upphandlingar genomförda enligt lagen (2007:1091) om
offentlig upphandling (LOU). Vägledningen är teknikoberoende
och kan därför användas oavsett vilket medium som används för
att lämna anbud.
Målgruppen
Vägledningen riktar sig till kommuner, landsting, statliga
myndigheter samt statliga och kommunala bolag vid utformning
av förfrågningsunderlag. För att underlätta för läsaren används
gemensamt begreppet ”myndighet”.
Upplägg
Vägledningen utgår ifrån ett antal frågeställningar.
Frågeställningarna är utformade som kontrollfrågor att ställa
vid utformande av ett förfrågningsunderlag. För varje
frågeställning finns en förklaringstext som beskriver vad man
bör tänka på. Denna vägledning är inte en föreskrivande mall
men kan däremot användas som en checklista.
Om informationen
Målet har varit att göra en översiktlig vägledning och därför
finns det att antal hänvisningar till upphandlingsstödets
hemsida, www.upphandlingsstöd.se, för mer detaljerad
information om vissa avsnitt i vägledningen.
Samverkan
Vägledningen har tagits fram i samverkan med ett antal
representanter från myndigheter, leverantörer och
intresseorganisationer. Innehållet i denna vägledning har även
varit föremål för ett öppet remissförfarande.
3
4
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ATT
FRÄMJA DEN GODA AFFÄREN VID
OFFENTLIG UPPHANDLING
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR U PPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
Vad är ett förfrågningsunderlag?
Med förfrågningsunderlag avses allt underlag som tillhandahålls
av myndigheten för att anbudsgivaren ska kunna lämna anbud i
en upphandling. Ett förfrågningsunderlag innehåller bland
annat




administrativa krav
krav på anbudsgivare
krav på varan/tjänsten
kontraktsvillkor.
Läs mer om olika begrepp och termer i ordlistan som finns på
www.upphandlingsstöd.se.
Hur kan den goda affären främjas vid utformning av
förfrågningsunderlaget?
Ett väl utformat förfrågningsunderlag är avgörande för att en
upphandling ska resultera i en god affär. Förfrågningsunderlaget
ska säkerställa



att verksamhetens behov tillgodoses,
att konkurrensen på marknaden utnyttjas, samt
att upphandlingen genomförs rättssäkert och effektivt.
VERKSAMHETENS BEHOV
Förfrågningsunderlaget formulerar verksamhetens behov i form
av krav på kontraktsföremålet det vill säga varan eller tjänsten
som ska upphandlas.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Har slutanvändaren involverats i arbetet
med att utarbeta förfrågningsunderlaget?
För att säkerställa att verksamhetens
behov tillgodoses genom upphandlingen är
det en förutsättning att slutanvändare
involveras i utarbetandet av
förfrågningsunderlaget.
Finns det andra enheter/avdelningar på
myndigheten som har ett liknande behov?
Genom att samordna upphandlingar kan
en lägre kostnad och högre effektivitet
uppnås.
5
6
»
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Har erfarenheter från tidigare
upphandlingar tagits tillvara?
Om en liknande upphandling har
genomförts tidigare, bör denna
upphandling utvärderas för att vinna
erfarenheter inför den aktuella
upphandlingen.
Innehåller behovsanalysen en beräkning
av värdet på det som ska upphandlas?
Värdet kommer bland annat att påverka
vilket upphandlingsförfarande som får
användas och vilka krav som ska ställas
på anbudsgivarna. Upphandlingens värde
bör uppskattas redan i planeringsfasen för
att säkerställa att upphandlingen ryms
inom budgeten och att rätt
upphandlingsförfarande väljs.
UTNYTTJA KONKURRENSEN PÅ MARKNADEN
För att få bästa möjliga ekonomiska villkor vid en upphandling
måste konkurrensen på marknaden tas tillvara. Den enskilda
upphandlingen bör utformas på ett sådant sätt att så många
anbudsgivare som möjligt kan och vill lämna anbud.
Läs mer i vägledningen ”Att underlätta för småföretag att delta i
offentlig upphandling” som finns att ladda ner och beställa på
www.upphandlingsstöd.se.
Kraven i förfrågningsunderlaget måste vara väl avvägda i
förhållande till myndighetens behov och den specifika branschen
som upphandlingen avser. En myndighet som saknar tillräcklig
kunskap om den aktuella marknaden riskerar att ställa krav i
upphandlingen som marknaden inte kan leva upp till eller
upplever som irrelevanta.
Likaså kan oavsiktliga eller onödigt höga krav leda till för höga
priser.
En väl genomförd marknadsanalys är därför en förutsättning för
att kunna utforma ändamålsenliga krav i ett
förfrågningsunderlag.
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR U PPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Har en marknadsanalys genomförts?
För att lyckas med en upphandling är det
viktigt att ha kunskap om vad marknaden
erbjuder, vilka leverantörer som finns
samt på vilket sätt leverantörer
konkurrerar.
Har potentiella leverantörer kontaktats
för att lämna synpunkter på hur det
aktuella behovet hos myndigheten kan
tillgodoses?
Kontakter med potentiella leverantörer är
ofta värdefulla för att få generell
information om hur de ser på det som ska
upphandlas.
Var dock försiktig med att föra detaljerade
diskussioner om förfrågningsunderlaget
och dess krav för att undvika att någon
leverantör får en otillbörlig fördel.
Har det säkerställts att någon enskild
leverantör inte får en otillbörlig fördel vid
utformande av förfrågningsunderlaget?
Kontakt bör tas med flera leverantörer för
att få en så objektiv bild som möjligt av
kontraktsföremålet.
Ett förfrågningsunderlag får inte utformas
på ett sådant sätt att någon enskild
anbudsgivare gynnas otillbörligt. En sådan
uppenbar risk kan till exempel föreligga
om man har anlitat konsulthjälp vid
utformningen av förfrågningsunderlaget
och att detta företag sedan kommer att
lämna anbud i den efterföljande
upphandlingen.
Det är därför viktigt att säkerställa att
konsultbolagets deltagande i det
förberedande arbetet inte leder till en
snedvridning av konkurrensen eller
skapar otillbörliga fördelar.
Vid en eventuell överprövning måste
myndigheten räkna med att kunna visa
att någon otillbörlig fördel inte har
uppstått för det företag som deltagit som
konsult i det förberedande arbetet med
upphandlingen.
7
8
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
RÄTTSSÄKERHET OCH EFFEKTIVITET I UPPHANDLINGEN
Förfrågningsunderlaget ska innehålla klara och tydliga krav.
Kraven i förfrågningsunderlaget ska vara förenliga med de fem
grundläggande EU-rättsliga principerna, det vill säga principerna
om proportionalitet, likabehandling, icke-diskriminering,
öppenhet och ömsesidigt erkännande.
Principen om proportionalitet
Principen om proportionalitet innebär att myndigheten inte får
ställa större krav på anbudsgivarna än vad som behövs och vad
som får anses vara ändamålsenligt för den aktuella
upphandlingen.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Är kraven som ställs i
förfrågningsunderlaget proportionella och
relevanta?
Kraven ska ha ett naturligt samband med
och stå i rimlig proportion till det behov
som ska täckas. De krav som ställs ska
vara både nödvändiga och lämpliga för att
uppnå syftet med upphandlingen. Om det
finns flera alternativ bör det alternativ
väljas som är minst belastande för
anbudsgivaren.
Principen om likabehandling
Principen om likabehandling innebär att alla leverantörer ska
behandlas lika och ges samma förutsättningar. Det innebär att det
är förbjudet att direkt eller indirekt särbehandla olika typer av
anbudsgivare.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Har alla leverantörer behandlats på ett
likvärdigt sätt?
I syfte att skapa lika förutsättningar för
att konkurrera om offentliga kontrakt är
det viktigt att leverantörer inte
särbehandlas.
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR U PPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
Principen om icke-diskriminering
Principen om icke-diskriminering innebär att det är förbjudet att
direkt eller indirekt diskriminera en leverantör på grund av
faktorer som exempelvis nationalitet. Myndigheten får inte ställa
några krav som enbart svenska företag kan känna till eller kan
uppfylla.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Finns krav som är utformade på ett sätt
som utesluter vissa leverantörer på grund
av exempelvis nationalitet?
Vid offentlig upphandling ska leverantörer
oavsett ursprung kunna vara med och
konkurrera om offentliga kontrakt.
Krav och tilldelningskriterier som medför
att exempelvis utländska leverantörer
missgynnas hindrar rörligheten av varor
och tjänster inom EU och strider därmed
mot icke-diskrimineringsprincipen.
Principen om öppenhet
Principen om öppenhet innebär att myndigheten är skyldig att
skapa öppenhet och lämna information om upphandlingen och
det praktiska tillvägagångssättet. Förfrågningsunderlaget bör
vara klart och tydligt formulerat och innehålla samtliga ställda
krav.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Är förfrågningsunderlaget tydligt?
Krav ska formuleras klart och tydligt för
att lämna minsta möjliga utrymme för
tolkning.
Otydliga krav innebär en risk för att
problem och merarbete uppstår vid
upphandlingen. Dessutom kan
leverantören välja att avstå från att lämna
anbud om förfrågningsunderlaget inte är
förståeligt.
En leverantör ska kunna förstå vad som
ska upphandlas och hur utvärderingen ska
gå till. Förfrågningsunderlaget ska vara
fullständigt och innehålla samtliga krav
på såväl kontraktsföremålet som
leverantören.
9
10
»
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Är utvärderingen av upphandlingen
förutsebar?
En leverantör ska kunna förstå hur
anbudet kommer att utvärderas. Det är
inte tillåtet att till exempel fastställa eller
lägga till nya viktningskoefficienter och
liknande efter anbudsöppningen.
Principen om ömsesidigt erkännande
Principen om ömsesidigt erkännande innebär att intyg och
certifikat som har utfärdats av en medlemsstats behöriga
myndigheter också ska gälla i övriga EU och/eller EES-länder.
Detta kopplas till EU:s regler om fri rörlighet för varor, principen
om etableringsfrihet samt friheten att tillhandahålla tjänster.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Accepteras certifikat, bevis och intyg som
är utfärdade i andra länder inom EU
och/eller EES?
Om dessa inte accepteras kan
upphandlingen strida mot de
grundläggande EU-principerna.
Hur kan krav ställas och styrkas?
Krav som ställs i ett förfrågningsunderlag ska vara anpassade
efter det som upphandlas samt vara kontrollerbara.

Myndigheten ska själv inhämta bevis från Skattemyndigheten och
Kronofogdemyndigheten om att anbudsgivaren har fullgjort sina skyldigheter
avseende socialförsäkringsavgifter och skatt.

Kan bevis på krav lämnas på ett sätt som underlättar för anbudsgivare vid
anbudslämnande? Myndigheten kan underlätta för anbudsgivaren genom att
inhämta uppgifter på egen hand.

Ska alla anbudsgivare lämna handlingar och intyg om anbudsgivarens kapacitet
och förmåga vid anbudslämnandet? För att minska anbudsgivarnas
administrativa börda kan inhämtandet av sådana handlingar med fördel
begränsas till den eller de anbudsgivare som är aktuella för tilldelning av
kontrakt eller till anbudssökande som myndigheten avser bjuda in att lämna
anbud eller förhandla med. Handlingarna ska ha lämnats innan underrättelse
om tilldelningsbeslutet skickas eller innan inbjudan till anbudsgivning eller
förhandling skickas. Fram till dess kan myndigheten begära att anbudsgivaren
bekräftar sina uppgifter till exempel med en sanningsförsäkran.
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR U PPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU

Det är inte alltid möjligt att visa alla ställda krav genom
dokumentation. För vissa krav kan det i stället vara
lämpligt att anbudsgivaren endast intygar att kravet är
uppfyllt. Ett annat sätt kan vara att anbudsgivaren
lämnar en beskrivning av hur kravet uppfyllts.

Den dokumentation och de handlingar som begärs in ska
alltid vara kopplade till ett ställt krav. Det är till exempel
inte meningsfullt att begära in en årsredovisning om det
inte finns ett krav avseende exempelvis anbudsgivarens
omsättning, soliditet eller likviditet.

Myndigheten ska kunna kontrollera att kraven uppfylls
på grundval av informationen i anbudet.
Hur utformas ett överskådligt förfrågningsunderlag?
Sträva efter att inte upprepa samma information eller krav och
minska därmed risken för misstolkningar och
svårgenomtränglighet.
Omfattningen av innehåll och rubriker i ett förfrågningsunderlag
ska anpassas efter varje enskild upphandling. Krav bör
formuleras på ett sådant sätt att anbudsprövningen kan göras på
ett enkelt sätt.
Undvik gärna att hänvisa till och citera LOU eller någon annan
lag i förfrågningsunderlaget. Resultatet kan bli ett alltför
omfattande förfrågningsunderlag vilket kan bidra till att
anbudsgivaren har svårt att ta till sig innehållet. För ovana
leverantörer kan ett omfattande förfrågningsunderlag uppfattas
som avskräckande och bidra till att vissa avstår från att lämna
anbud.
Markera gärna tydligt alla krav som ställs på anbudsgivaren
genom att till exempel skriva dem i fetstil.
Bifoga gärna ett separat anbudsformulär som bilaga till
förfrågningsunderlaget. Detta minskar risken att anbudsgivaren
av misstag inte besvarar uppställda krav eller inte bifogar
efterfrågade bevis och därmed riskerar att diskvalificeras.
Det bör tydligt framgå att anbud som inte uppfyller alla ställda
krav inte får prövas. Detta för att undvika risken att en
leverantör utesluts på grund av att denne av misstag inte
redovisar/anger att krav uppfylls.
11
12
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
Hur kommer kontraktet att följas upp?
Tänk på att uppföljning av ingångna kontrakt är ett sätt att
säkerställa goda affärer och att skapa sund konkurrens på
marknaden.
Om uppföljningen är bristfällig kan det uppstå ett gap mellan de
seriösa leverantörerna som uppfyller kraven men inte tilldelas
kontrakt och de mindre seriösa som vinner upphandlingen men
inte levererar enligt de ställda kraven.
Detta kan leda till att seriösa och oseriösa leverantörer inte
konkurrerar på samma villkor vilket i sin tur kan leda till en
snedvridning av konkurrensen på marknaden. Enligt EUdomstolen strider det mot likabehandlingsprincipen om inte
kraven som ställs i samband med upphandlingen kan
kontrolleras.
Läs mer om uppföljning i vägledningarna ”Kontraktsuppföljningsäkerställ goda affärer genom att följa upp” och
”Avtalsuppföljning inom vård och omsorg” som finns att ladda
ner och beställa på www.upphandlingsstöd.se.
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR U PPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
CHECKLISTA VID UTFORMNING AV
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
13
14
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
1. Allmän orientering
Här ges en utförlig beskrivning av







1.1
»
upphandlingen
dess referensnummer
myndigheten
kontraktsföremålet
volym och optioner
eventuell möjlighet att lämna anbud på delar av
upphandlingen samt
de förutsättningar som gäller för upphandlingens
genomförande.
Beskrivning av upphandlingen
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Är beskrivningen av upphandlingen
anpassad till målgruppen?
Anbudsgivaren ska snabbt kunna förstå
bakgrunden till att upphandlingen
genomförs samt upphandlingens syfte.
1.2
Referensnummer
Här anges vilket referensnummer upphandlingen har. Vanligen
är referensnumret ett diarienummer eller ett ärendenummer
som framgår av förfrågningsunderlagets sidhuvud.
1.3
Den upphandlande myndigheten
Här lämnas en beskrivning av myndigheten och även
myndighetens verksamhet i den mån det är relevant för att
lämna anbud.
Det kan vara:



en myndighet,
en sammanslutning av flera myndigheter i så kallade
samordnade upphandlingar eller,
en inköpscentral som i sitt eget namn eller som ombud
genomför upphandling för andra myndigheters räkning.
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR U PPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Är det flera myndigheter som ingår i
upphandlingen?
För att anbudsgivaren ska få information
om upphandlingens omfattning är det
viktigt att ange vilka myndigheter som
ingår i upphandlingen.
Hjälper informationen anbudsgivaren att
utforma ett fullständigt anbud?
Syftet är att ge upphandlingen ett yttre
sammanhang som kan underlätta när
anbudsgivarna ska anpassa anbudet efter
myndighetens verksamhet, behov och
ändamål.
Skriv en kort text som beskriver enbart
det som är relevant för anbudsgivaren att
veta. Undvik generella beskrivningar av
myndighetens verksamhet.
1.4 Kontraktsföremålet
Här beskrivs kontraktsföremålet, det vill säga varan eller
tjänsten som ska upphandlas.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Hur ska kontraktsföremålet beskrivas?
Ange om uppdraget omfattar leverans till
hela myndigheten eller enbart till en
särskild avdelning eller enhet. Omfattande
sortimentslistor läggs med fördel som en
bilaga till förfrågningsunderlaget.
Är kontraktsföremålet angivet på ett
tydligt och förståeligt sätt?
Att ange en generell och övergripande men
ändå tydlig beskrivning av det som
upphandlas, vad avser innehåll och
omfattning, underlättar för anbudsgivaren
att bilda sig en uppfattning om
kontraktsföremålet samt bedöma om det
är intressant att lämna anbud i den
aktuella upphandlingen. Mer detaljerade
uppgifter kring kontraktsföremålet
redovisas i kravspecifikationen (se punkt 4
krav på varan eller tjänsten).
Här bör även specifika förutsättningar för
upphandlingen anges såsom reservationer
mot eventuella myndighetsbeslut som kan
tillkomma och som kan få konsekvenser
för upphandlingens omfattning.
15
16
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
1.5
Volym och optioner
Här anges vilken volym som gäller för upphandlingen,
exempelvis antalet varor eller antalet timmar samt eventuella
optioner. Om volymen inte kan anges exakt ska en uppskattning
anges.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Vad avses med option?
En option är en ensidig rättighet för
myndigheten att under kontraktsperioden
kunna utöka sitt behov.
Måste optionen regleras i
förfrågningsunderlaget för att göra
utökningen möjlig?
Ja, detta ska klart anges i annonsen eller i
förfrågningsunderlaget liksom villkoren
för detta. Optionens omfattning ska
framgå, till exempel vilka nya varor eller
tjänster som kan tillkomma under
kontraktsperioden samt till vilket pris.
Tidsperioden inom vilken optionen kan
utnyttjas bör också anges i
förfrågningsunderlaget.
1.6
Möjlighet att lämna anbud på delar av upphandlingen
Här anges om det är möjligt att lämna anbud på delar av
upphandlingen eller om enbart anbud på hela upphandlingen
accepteras.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Kan anbud lämnas på delar av
upphandlingen?
Möjlighet att lämna anbud på delar av
upphandlingen ökar chanserna att fler
anbudsgivare kan delta, vilket i sin tur
bidrar till större konkurrens. I andra fall
kan det vara av värde att beakta
eventuella stordriftsfördelar som till
exempel lägre interna
administrationskostnader.
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR U PPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
1.7 Förutsättningar för upphandlingens genomförande
Här anges om det finns särskilda förutsättningar för
upphandlingen såsom risk för att upphandlingen kommer att
avbrytas, geografiska förutsättningar eller annat som kan vara
av vikt för upphandlingens genomförande.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Finns särskilda förutsättningar som kan
medföra att upphandlingen måste
avbrytas?
Om det finns särskilda osäkra
förutsättningar under upphandlingen som
måste uppfyllas för att kontrakt ska
kunna slutas, ska dessa anges.
Exempel på detta är att finansieringssituationen för ett projekt är osäker eller
att ett visst politiskt beslut ännu saknas.
Finns det särskilda geografiska
förutsättningar för upphandlingen?
Om en leverans till exempel ska ske till en
annan ort än till den ort där myndighetens
lokaler är belägna, måste detta anges i
förfrågningsunderlaget.
17
18
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
2. Administrativa krav
2.1
Upphandlingsförfarande
Här anges vilket upphandlingsförfarande som gäller för
upphandlingen, nämligen








öppet förfarande,
selektivt förfarande,
förhandlat förfarande,
förenklat förfarande,
urvalsförfarande,
direktupphandling,
konkurrenspräglad dialog eller
projekttävling.
Läs mer om de olika upphandlingsförfarandena på
www.upphandlingsstöd.se.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Har kontraktets värde beräknats på rätt
sätt?
Värdet på upphandlingen ska uppskattas
till det totala belopp som ska betalas enligt
kontraktet. Vid beräkningen ska optionsoch förlängningsklausuler beaktas som om
de kommer att utnyttjas.
Om värdet på optioner inte räknats med
och detta leder till att fel
upphandlingsförfarande väljs, kan det
medföra att upphandlingen måste göras
om eller att kontraktet kan
ogiltigförklaras.
En upphandling får inte delas upp i syfte
att kringgå bestämmelserna i LOU eller
med syfte att underskrida tillämpliga
tröskelvärden. Det är inte förbjudet att
rent praktiskt dela upp en planerad
upphandling i flera olika
kontrakt, men värdet av alla delkontrakt
måste räknas samman för att avgöra
vilket upphandlingsförfarande som ska
väljas.
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR U PPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Håller sig kontraktet under gränsen för
direktupphandling?
Vid mindre upphandlingar där det
beräknade värdet understiger den fasta
beloppsgränsen, cirka 270 000 kronor år
2014, får upphandlaren göra en
direktupphandling.
Vid beräkning av värdet för
direktupphandling ska man inte bara se
till värdet av det aktuella kontraktet utan
måste också räkna in alla
direktupphandlingar av samma slag som
myndigheten har genomfört eller kommer
att genomföra beräkna under hela den tid
kontraktet ska gälla.
Det innebär att man alltså måste tänka på
det kommande behovet samt räkna in
eventuella options- och
förlängningsklausuler som om de skulle
komma att utnyttjas.
Om värdet av alla delkontrakt
sammantaget överstiger beloppsgränsen
för direktupphandling
måste alla delkontrakt upphandlas enligt
ett annonserat förfarande (exempelvis ett
förenklat förfarande eller
ett urvalsförfarande).
Läs mer i vägledningen ”Direktupphandling” som finns att ladda
ner och beställa på www.upphandlingsstöd.se.
19
20
»
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Har rätt upphandlingsförfarande valts?
Läs mer om de olika
upphandlingsförfarandena på
www.upphandlingsstöd.se.
2.2
Förhandling
Här anges information om hur förhandlingen kommer att
genomföras.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Är det aktuellt att förhandla?
Vid upphandlingar under tröskelvärdena
och så kallade B-tjänster kan myndigheten
på eget initiativ välja att förhandla med en
eller flera anbudsgivare i syfte att uppnå
mer förmånliga anbud utifrån de i
upphandlingen ställda kraven.
Vem kan man förhandla med och om vad?
Förhandlingen kan endast ske med de
anbudsgivare som uppfyller de uppställda
kraven i förfrågningsunderlaget.
Förhandlingen kan avse alla
kontraktsvillkor inklusive pris i anbudet
samt mindre ändringar och anpassningar
av förfrågningsunderlaget.
Förhandlingar får dock aldrig resultera i
att de i upphandlingens ställda kraven
förhandlas bort eller väsentligt förändras.
Finns det rutiner för att genomföra
förhandlingar?
Om en förhandling ska ske, är det viktigt
att skapa rutiner som säkerställer att
förhandlingen sker i enlighet med de fem
grundläggande EU-rättsliga principerna,
bland annat att
 förhandlingen dokumenteras,
 upphandlingssekretessen
bevaras och
 alla anbudsgivare behandlas
lika.
Läs mer i vägledningen ”Dialog och förhandling” som finns
att ladda ner och beställa på www.upphandlingsstöd.se.
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR U PPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
2.3 Frågor om upphandlingen
Här anges hur frågor om upphandlingen ställs till myndigheten.
Ibland anges flera olika kontaktpersoner för frågor som fordrar
specialistkompetens beträffande exempelvis upphandlingstekniska frågor, frågor som gäller kontraktsföremålet och
miljöfrågor.
2.3.1 KONTAKTPERSONER
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Är en lämplig kontaktperson vald?
För att få in så många konkurrenskraftiga
anbud som möjligt är det viktigt att
anbudsgivaren förstår underlaget. Det är
därför viktigt att utse en lämplig kontaktperson som har tillräcklig kunskap om
kontraktsföremålet och upphandlingsprocessen samt har avsatt tid för att
kunna svara på frågor. Kontaktpersonen
kan vara antingen den interna beställaren
eller den ansvarige upphandlaren.
Är kontaktpersonen tillgänglig under
upphandlingen?
Angiven kontaktperson måste kunna vara
anträffbar under hela upphandlingen. Om
så inte är fallet ska ytterligare en
kontaktperson utses som reserv.
Ska frågor skickas till en gemensam epostadress?
Angiven kontaktperson måste vara
anträffbar under hela upphandlingen.
Undvik därför personliga e-postadresser
för frågor, använd i stället en gemensam epostadress för inkommande frågor för att
säkerställa att dessa under alla
omständigheter besvaras snabbt.
2.3.2 FRÅGOR OCH SVAR OM FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET
Här anges hur myndigheten behandlar frågor och svar kring
förfrågningsunderlaget. Här anges även hur frågor och svar
publiceras, en sista dag för att ställa frågor samt när
myndigheten publicerar svar på ställda frågor. Eventuella
förändringar av förfrågningsunderlaget får däremot inte medföra
väsentliga förändringar.
21
22
»
»
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Hur ska frågor och svar ställas?
Det är lämpligt att begära att frågorna ska
ställas skriftligen för att undvika risken
för missförstånd samt för att säkerställa
att anbudsgivarna meddelas svar
samtidigt och på ett enhetligt sätt.
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Finns det interna rutiner för att informera
om frågor och svar kring upphandlingen?
Anbudsgivarna måste få information om
när och hur svar på ställda frågor kommer
att ges. För att likabehandlingsprincipen
ska kunna upprätthållas är det viktigt att
all information når anbudsgivarna
samtidigt.
Det är därför lämpligt att skriva ner
frågan och publicera frågan och svaret på
samma ställe som förfrågningsunderlaget
publicerades. Att samla in frågor och svar
i ett och samma dokument kan underlätta
hanteringen av frågor och svar.
Har en sista dag för publicering av
förtydliganden och kompletteringar
gällande förfrågningsunderlaget angivits?
Ange tydligt det sista datum som gäller för
att ställa frågor liksom det sista datum då
svar publiceras så att anbudsgivarna kan
förlita sig på att förfrågningsunderlaget
därefter förblir oförändrat.
Tänk på att om förtydliganden alternativt
kompletteringar ska skickas per post kan
förseningar uppstå i postgången.
Detta innebär en risk att information inte
når ut till anbudsgivare i tid. Man
undviker detta genom att i
förfrågningsunderlaget ange att eventuella
förtydliganden och kompletteringar
publiceras till exempel på myndighetens
hemsida eller i upphandlingsverktyget.
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR U PPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
När kan förfrågningsunderlaget
förtydligas/kompletteras?
Visar det sig att annonsen eller
förfrågningsunderlaget har brister kan de
förtydligas eller kompletteras men endast
om förutsättningarna för upphandlingen
inte förändras väsentligt. Vid väsentliga
ändringar måste upphandlingen göras om.
Vad som är en väsentlig förändring beror
på omständigheterna i den enskilda
upphandlingen.
En måttstock på att en förändring av
förfrågningsunderlaget är väsentlig kan
vara att en anbudsgivare, som innan
ändringen valt att avstå från att lämna
anbud, efter ändringen skulle kunna göra
bedömningen att upphandlingen är av
intresse och vill lämna anbud.
Är det tillräckligt många arbetsdagar
mellan den sista dagen för
svar/förtydliganden och den sista
anbudsdagen?
Anbudsgivare måste ges tillräcklig tid att
utforma anbudet efter eventuella förtydliganden och kompletteringar.
Förtydligande och kompletteringar under
tiden upphandlingen är annonserad bör
publiceras minst sex dagar före sista
anbudsdag.
Om det är ett antal röda dagar och
helgdagar mellan den sista dagen för
förtydligande och den sista anbudsdagen
bör några extra dagar läggas till.
Tänk på att anbudstiden i normalfallet
inte kan förlängas utan i så fall behöver
upphandlingen göras om eller annonseras
på nytt.
23
24
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
2.4
Förutsättningar för anbudsinlämningen
2.4.1 ANBUDETS FORM, INNEHÅLL OCH SPRÅK
Här anges vilka uppgifter anbudet ska innehålla, hur anbudet
ska utformas och på vilket språk anbudet ska skrivas.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Har ett anbudsformulär bifogats?
För att underlätta anbudslämnandet för
anbudsgivaren kan kraven med fördel
samlas i ett separat anbudsformulär. På
så sätt minimeras risken att anbudsgivare
missar att besvara uppställda frågor och
krav och därmed riskerar att
diskvalificeras.
Samlade krav underlättar också för
myndigheten vid kvalificeringen av
anbudsgivarna samt vid prövning och
utvärdering av anbuden. Kontrollera också
att samma information och/eller krav inte
anges på olika ställen i
förfrågningsunderlaget.
Ställs krav på att anbudet ska
undertecknas av en firmatecknare?
Undvik att kräva att anbudet ska undertecknas av anbudsgivarens firmatecknare.
I stora organisationer kan det vara svårt
att få tag på den eller de som är
firmatecknare. Kräv i stället att en
behörig företrädare för anbudsgivaren
undertecknar anbudet. Behörig
företrädare ska genom fullmakt kunna
styrka sin firmateckningsrätt.
Har det underlättats för utländska
anbudsgivare att lämna anbud?
Om enbart anbud på svenska accepteras
måste anbud samt intyg och certifikat
m.m. på alla andra språk förkastas.
Överväg om anbud och intyg ska kunna
lämnas på ett annat språk än svenska,
exempelvis engelska eller ett annat
nordiskt språk. Glöm då inte att i
annonsen ange på vilket ytterligare språk,
utöver svenska, som anbud inklusive intyg
och certifikat m.m. får lämnas.
Med hjälp av e-CERTIS kan myndigheten söka i en databas efter de
certifikat och intyg som vanligen används i de olika medlemsstaterna.
Läs mer om E-CERTIS på www.upphandlingsstöd.se.
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR U PPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
2.4.2 TILLÅTNA SÄTT ATT LÄMNA ANBUD
»
Här beskrivs sätten på vilka anbudsgivare kan avlämna sina
anbud.
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Har önskade sätt att ta emot anbud
angivits?
För att säkerställa att ett maximalt antal
anbud lämnas är det viktigt att göra det
möjligt för anbudsgivarna att lämna
anbud på flera olika sätt, exempelvis
elektroniskt eller per brev.
Dock måste alla anbudsgivare ha
möjlighet att använda den teknik som
myndigheten anvisar. Detta för att till
exempel utländska anbudsgivare eller små
och medelstora företag inte ska
diskrimineras.
Har eventuella begränsningar för att
lämna anbud angivits i
förfrågningsunderlaget?
Om möjligheten finns att lämna anbuden
fysiskt på angiven adress är det viktigt att
informera om förutsättningarna för detta.
Ange hur länge receptionen är öppen så
att anbudsgivarna inte kommer efter
stängningen. Kan anbudet lämnas i en
brevlåda bör information lämnas om
försändelsens maximala storlek.
Har krav ställts på att anbudet ska
lämnas digitalt?
Om anbudet ska lämnas digitalt kan
hanteringen underlättas. Exempelvis blir
det lättare att dela informationen inom
myndigheten och även att lämna ut
handlingar när upphandlingssekretessen
har hävts.
Har krav ställts på ett visst elektroniskt
system så att anbud kan tas emot
elektroniskt?
Det finns ett antal tekniska lösningar som
medför att anbud kan tas emot
elektroniskt. Detta medför tids- och
kostnadsbesparingar för både
anbudsgivare och myndigheten.
Tänk på att ange att anbudsgivare bör
lämna in anbud när det elektroniska
systemets supportfunktion har öppet.
Säkerställ att supporttid finns under tiden
som anbud får lämnas. Detta minimerar
risken att anbudsgivare inte får hjälp och
därmed misslyckas med att lämna anbud
av tekniska skäl.
25
26
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
2.4.3 ANBUDSMÄRKNING OCH ADRESS
Här anges hur anbudet ska märkas och till vilken adress
anbudet ska sändas.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Har krav ställts på att anbudet ska
lämnas i ett anonymt ytterkuvert och att
anbudet ska lämnas i två exemplar?
Om anbudet ändå lämnas i ett kuvert
märkt med företagslogotyp eller liknande
eller i för få exemplar och kraven därmed
inte uppfylls, måste anbudet i princip
förkastas. Undvik därför att ställa sådana
krav som inte är kopplade till
kontraktsföremålet och inte är relevanta
för att kontraktet ska kunna tilldelas.
Formulera hellre dessa som önskemål.
2.4.4 SISTA ANBUDSDAG
Här anges när anbudet senast ska vara myndigheten tillhanda.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Har en tillräckligt lång anbudstid
angivits?
Vid upphandlingar under tröskelvärden
och så kallade B-tjänster ska tidsfristen
för att lämna anbudsansökan och anbud
vara skälig. Vid urvalsförfarande kan dock
aldrig tidsfristen vara kortare än tio dagar
räknat från den dag då ansökningsinbjudan blev publicerad.
Vid upphandlingar över tröskelvärden
stadgas i LOU de tidfrister som gäller för
att komma in med anbud. De tidsfristerna
är dock bara minifrister.
Anbudstiden får normalt inte ändras
under en påbörjad upphandling. Därför är
det lämpligt att sätta en tillräcklig lång
tidsåtgång från början.
Tidsfristen ska vara tillräcklig lång så att
alla potentiella anbudsgivare och inte
minst småföretag och ovana anbudsgivare,
hinner anpassa verksamheten efter
upphandlingens behov/krav samt till
exempel hitta samarbetspartner och
utforma ett anbud.
Myndigheten ska även ta hänsyn till
upphandlingens art och komplexitet.
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR U PPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Ska anbud lämnas innan ett visst
klockslag?
Enligt en särskild EU-förordning får, vid
upphandlingar över tröskelvärdena, inget
annat klocklag än klockan 24.00
föreskrivas som sista tidpunkt när
minitidsfrister tillämpas.
Om inget klockslag anges har
anbudsgivaren enligt förvaltningslagen
(1986:223) hela dygnet på sig att lämna
sitt anbud. Därför bör inte myndigheten
ange ett visst klockslag då anbudet eller
anbudsansökan ska ha inkommit förutom
om det finns skäl för det.
Ett skäl kan till exempel vara att anbud
endast kan lämnas när receptionen är
öppen och det inte finns någon brevlåda
där anbudsgivare kan lämna sina anbud
utanför receptionens öppettider.
27
28
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
2.4.5 ANBUDETS GILTIGHETSTID
Här ska myndigheten ställa krav på hur lång tid en
anbudsgivare ska vara bunden av sitt anbud.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Har en lämplig giltighetstid för anbuden
angivits?
Myndigheten ska bestämma en giltighetstid för anbuden som är så väl tilltagen att
tid ges till både prövning av anbuden och
tilldelning av kontrakt samt ett relativt
utdraget överprövningsförfarande.
En myndighet som anger en alltför lång
giltighetstid riskerar emellertid att
anbudsgivarna kompenserar för den
osäkerhetsfaktor som en lång bindningstid
innebär och detta kan medföra att
anbuden fördyras. Risken finns också att
en alltför lång giltighetstid bedöms som ett
oproportionerligt villkor i en upphandling.
Ett sätt att ta höjd tidsmässigt för överprövningar kan vara att i förfrågningsunderlaget ange att anbudets giltighetstid
ska förlängas vid överprövning. Som
tumregel kan en sådan förlängning av
anbudets giltighetstid vara fyra till sex
månader.
2.5
Tilldelningsbeslut
Här anges på vilket sätt anbudsgivarna kommer att meddelas
resultatet av anbudsprövningen, det så kallade tilldelningsbeslutet. Tilldelningsbeslutet är ett dokument som utförligt
beskriver hur kvalificeringen och utvärderingen av inkomna
anbud gått till så att anbudssökande och anbudsgivare kan bilda
sig en uppfattning om på vilka grunder beslutet har fattats.
Även ett beslut om att avbryta upphandlingen ska meddelas
anbudsgivarna.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Har det angivits att tilldelningsbeslutet
inte utgör en giltig accept av anbudet?
För att minska risken för att tilldelningsbeslutet bedöms vara en accept och att
kontrakt därmed ingås är det lämpligt att
ange att kontraktet sluts först när upphandlingskontraktet har undertecknats av
båda parter eller efter att avtalsspärren
har löpt ut.
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR U PPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
2.6
Upphandlingssekretess
Här beskrivs bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen
(2009:400), till exempel att uppgifter i anbuden som huvudregel
blir offentliga efter tilldelningsbeslutet och att absolut sekretess
gäller fram till tilldelningsbeslutet. Ange att anbudsgivaren ska
meddela om uppgifter bör sekretessbeläggas och i så fall vilka
uppgifter och skälen för detta, för att underlätta när
myndigheten ska genomföra en sekretessprövning.
»
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Finns rutiner och kompetens för att
genomföra sekretessprövningar?
Även om huvudregeln är att anbuden blir
offentliga efter tilldelningsbeslutet kan
uppgifter sekretessbeläggas. Det är därför
av stor vikt att någon på myndigheten har
kompetens att genomföra
sekretessprövningar när begäran om att
lämna ut konkurrerande anbud eller
liknande inkommer till myndigheten.
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Har det angivits att anbudsgivarna ska
ange vilken information i anbudet som
myndigheten bör sekretessbelägga samt
skäl till varför sekretess föreligger?
För att underlätta för myndigheten i en
sekretessprövning, är det lämpligt att
begära att anbudsgivaren anger vilka
uppgifter som bör sekretessbeläggas och
skälen till denna begäran om sekretess
samt information om vilken skada anbudsgivaren kan drabbas av om uppgifterna
röjs.
Det underlättar för myndigheten vid
sekretessprövningen om anbudsgivaren
preciserar vilka uppgifter som ska
omfattas av sekretess genom att hänvisa
till exakta sidor, delar eller avsnitt av
anbudet.
Myndigheten är inte bunden till
anbudsgivarens begäran om sekretess. En
självständig prövning måste alltid göras.
29
30
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR U PPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
3. Krav på anbudsgivare
Här anges hur myndigheten kommer att bedöma att
anbudsgivaren har tillräcklig förmåga för att leverera den vara
eller utföra den tjänst som upphandlingen avser. I denna del av
anbudsprövningen kontrollerar myndigheten att anbudsgivaren
uppfyller de så kallade kvalifikationskraven i upphandlingen.
Bedömningen görs i varje enskilt fall.
3.1 Obligatoriska uteslutningsgrunder
En anbudsgivare ska uteslutas från att delta i upphandlingen
om anbudsgivaren


är medlem i en kriminell organisation, eller
är dömd för brott som innefattar korruption, bestickning, bedrägeri eller
penningtvätt.
Syftet är att säkerställa att inte några oseriösa anbudsgivare
deltar i upphandlingen.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Begärs intyg eller bevis in från samtliga
anbudsgivare?
Detta får begäras in endast vid grundad
misstanke.
3.2 Frivilliga uteslutningsgrunder
Här anges att en anbudsgivare får uteslutas från att delta i
upphandlingen om denne




är i konkurs eller likvidation,
är under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller
tillsvidare har inställt sina betalningar eller underkastats
näringsförbud,
är dömd för brott avseende yrkesutövningen eller har
gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövning,
inte har fullgjort sina skyldigheter avseende
socialförsäkringsavgifter eller skatt.
Syftet är att säkerställa att inte några oseriösa anbudsgivare
deltar i upphandlingen.
31
32
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
För att minska den administrativa bördan för anbudsgivaren bör
inhämtandet av bevis begränsas till den eller de anbudsgivare
som är aktuella för tilldelning av kontrakt eller för
anbudssökande som myndigheten avser att bjuda in att lämna
anbud eller förhandla med.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Hur tillämpas de frivilliga
uteslutningsgrunderna?
Det bör framgå av förfrågningsunderlaget
att de frivilliga uteslutningsgrunderna ska
gälla för att de ska kunna tillämpas.
Det är också möjligt att ställa dessa krav
som särskilda kontraktsvillkor vilka ska
vara uppfyllda när kontraktet verkställs.
Myndigheten har bevisbördan för att visa
att en viss grund för uteslutning finns.
Ska en uteslutning göras om en
anbudsgivare är i konkurs?
Ett företag som är i konkurs kan ha
förutsättningar att leverera det som
efterfrågas. En riskbedömning bör göras i
varje enskilt fall. Särskilt vid
varuupphandlingar bör det tas hänsyn till
om ett kontrakt kan ingås med till
exempel ett konkursbo då detta kan
innebära förmånliga ekonomiska villkor.
Om konkurs eller liknande inte hindrar
att ett kontrakt ingås, behöver garantier
för leverans, leveranskapacitet,
betalningsvillkor och övriga
kontraktsvillkor utformas med detta i
åtanke.
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR U PPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
En anbudsgivare får uteslutas från att delta i en upphandling
om anbudsgivaren är föremål för ansökan om konkurs,
tvångslikvidation, ackord eller annat liknande.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Ska en uteslutning göras om en
anbudsgivare till exempel är föremål för
ansökan om konkurs?
Ett företag som är föremål för ansökan om
konkurs kan ha förutsättningar att
leverera det som efterfrågas. En
bedömning bör göras i varje enskild
upphandling. Det kan till exempel vara
lämpligt att utesluta en anbudsgivare som
är föremål för en ansökan om konkurs vid
upphandling av långvariga
tjänstekontrakt men inte om kontraktsföremålet är varor.
En konkursansökan behöver inte
nödvändigtvis leda till konkurs.
Om en konkursansökan eller liknande inte
hindrar att ett kontrakt ingås behöver
garantier för leverans, leveranskapacitet,
betalningsvillkor och övriga
kontraktsvillkor utformas med detta i
åtanke.
En anbudsgivare får uteslutas från att delta i en
upphandling om denne genom en lagakraftvunnen dom har
dömts för brott avseende yrkesutövningen.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Ska en uteslutning göras om
anbudsgivaren eller anbudsgivarens
företrädare är dömd för brott avseende
yrkesutövningen?
Hänsyn bör tas till olika omständigheter,
såsom om brottet är relevant för
kontraktsföremålet och hur lång tid som
har förflutit sedan anbudsgivaren eller
anbudsgivarens företrädare blev dömd.
Är en uteslutning av anbudsgivaren
proportionerlig?
För att uteslutningen ska anses vara
proportionerlig ska uteslutningen vara en
nödvändig åtgärd för att uppnå det
eftersträvade syftet med upphandlingen.
En avvägning måste göras med hänsyn
tagen till brottens art och hur lång tid som
förflutit sedan brotten begåtts.
33
34
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
En anbudsgivare får uteslutas från att delta i en upphandling
om denne har gjort sig skyldig till ett allvarligt fel i
yrkesutövningen och myndigheten kan visa detta.
»
Frågeställning
Förklaring
Ska en uteslutning göras om
anbudsgivaren eller anbudsgivarens
företrädare har gjort sig skyldig till ett
allvarligt fel i yrkesutövningen?
Har anbudsgivarens företrädare gjort sig
skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen
kan anbudsgivaren uteslutas.
Anbudsgivaren kan uteslutas även i de fall
anbudsgivarens företrädare inte
personligen har gjort sig skyldig till
allvarliga fel i yrkesutövningen men ändå
kan lastas för felen. Exempelvis kan
brister i rutiner och i systematiskt
kvalitetsarbete vara sådana fel som kan
läggas ledningen för en verksamhet till
last, då ledningen har ett övergripande
ansvar.
En anbudsgivare får uteslutas från att delta i en upphandling
om denne inte har fullgjort sina skyldigheter avseende
socialförsäkringsavgifter eller skatt.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Finns det behov av nolltolerans mot
skatteskulder och obetalda socialförsäkringsavgifter?
Överväg om nolltolerans mot
skatteskulder är nödvändigt eller om det
till exempel skulle vara acceptabelt med
en skatteskuld av en viss storlek. Genom
att ge anbudsgivaren möjlighet att
förklara varför det inte är noll på
skattekontot kan obefogade uteslutningar
undvikas.
Om Skatteverket och anbudsgivaren har
upprättat en återbetalningsplan behöver
en skatteskuld inte utgöra ett hinder för
att tilldela kontrakt.
Har det angivits att denna information
kommer att hämtas direkt från
Skatteverket?
Kontroll av att en anbudsgivare har
fullgjort sina skyldigheter avseende
skatter och socialförsäkringsavgifter i
Sverige ska göras genom att myndigheten
själv inhämtar sådana uppgifter från
Skatteverket.
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR U PPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
En anbudsgivare får uteslutas från att delta i en upphandling
om denne i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna
begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar.
»
3.3
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Är det rimligt att ställa krav som medför
att en anbudsgivare utesluts på grund av
att begärda upplysningar inte lämnats
eller att dessa är felaktiga?
Ha i åtanke att ett i övrigt attraktivt
anbud kan behöva förkastas om sådana
krav ställs.
Bevis på registrering
Här kan begäras att en anbudsgivare ska styrka att denne är
registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande
register.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Är det tillåtet att ställa krav på att en
anbudsgivare ska ha en viss juridisk eller
fysisk form?
Det är inte tillåtet att ställa krav på att en
anbudsgivare ska ha en viss juridisk eller
fysisk form.
Däremot får krav ställas att en
anbudsgivare som är ett konsortium av
flera leverantörer ska ha en viss juridisk
form vid tilldelning av kontrakt om det
behövs för att fullgöra kontraktet på ett
godtagbart sätt.
Inhämtas informationen från
anbudsgivarna?
Om anbudsgivare är registrerad kan
informationen inhämtas av myndigheten,
till exempel genom att få information från
Bolagsverkets näringslivsregister.
Om anbudsgivaren inte är registrerad hos
Bolagsverket kan informationen inhämtas
av myndigheten genom att begära en Fskattsedel ifrån Skatteverket.
Ska utländska anbudsgivare kontrolleras
får motsvarande utdrag begäras in från
anbudsgivaren. Alternativt kan
anbudsgivaren lämna en försäkran om att
denne är registrerad.
35
36
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
3.4
Ekonomisk ställning
Här anges krav som syftar till att säkerställa att en
anbudsgivare har en tillräckligt stabil ekonomi för att kunna
leverera kontraktsföremålet.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Är det nödvändigt att ställa krav på
ekonomisk ställning i denna upphandling?
Överväg om krav på anbudsgivarens
ekonomiska ställning är nödvändigt för
kontraktsföremålet eller om det räcker att
ställa krav på betalningsvillkor, till
exempel betalning efter utförd leverans,
för att minska den ekonomiska risken.
Är kravnivån som ställs på ekonomisk
ställning proportionerlig i förhållande till
kontraktsföremålet?
Att ställa högre krav än vad som krävs för
att genomföra uppdraget är inte förenligt
med LOU. Högre krav kan medföra att
färre anbudsgivare har möjlighet att
lämna anbud, vilket i sin tur kan leda till
sämre konkurrens och högre priser i
upphandlingen.
På vilket sätt kan en stabil ekonomisk
ställning styrkas?
Bevisningen kan vara i form av
kreditrating, årsredovisningar,
balansräkning eller genom intyg från
banker eller en annan handling som
myndigheten finner lämplig.
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR U PPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
ÅRSREDOVISNINGAR
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Bör årsredovisningar användas för att
kontrollera den ekonomiska ställningen?
Årsredovisningar bör inte begäras in vanemässigt utan endast om dessa kommer att
granskas av en kvalificerad person och att
granskningen kommer att vara ett
underlag i bedömningen för att säkerställa
att anbudsgivaren lever upp till de krav
som ställts på ekonomisk ställning.
Tänk på att nyetablerade företag inte
alltid har årsredovisningar varför de bör
ges möjlighet att styrka sin ekonomiska
ställning på ett annat sätt som till
exempel genom att bifoga en
finansieringsplan.
Överväg om informationen i årsredovisningen kommer att vara tillräckligt
aktuell för att utgöra ett relevant underlag
i bedömningen om anbudsgivaren lever
upp till de krav som ställts på ekonomisk
ställning. Tänk på att en årsredovisning
ska leda till att få insikt i anbudsgivarens
aktuella ekonomiska ställning och inte
spegla anbudsgivarens ekonomiska
ställning i ett tidigare skedde.
37
38
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
KREDITRATING
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Kan kreditrating användas för att
kontrollera den ekonomiska ställningen?
Det finns möjlighet att kontrollera en
potentiell anbudsgivares ekonomiska
ställning, antingen genom att
anbudsgivaren visar att en viss rating
uppfylls eller genom att myndigheten själv
kontaktar ett specifikt kreditratingföretag
för relevanta upplysningar.
Om myndigheten själv inhämtar
upplysningarna om att ett visst
ratingbetyg uppfylls bör anbudsgivaren
ges möjlighet att förklara en låg nivå.
Detta undviker risken att anbudsgivaren
utesluts i onödan. Ett visst ratingsbetyg
får alltså inte utgöra en generell
uteslutningsgrund, utan att den grundas
på en individuell bedömning av varje
enskild anbudsgivare.
Att kontrollera en anbudsgivares
ekonomiska ställning genom kreditrating
kan ofta vara enklare än att granska en
årsredovisning. En lägsta nivå ska anges
för att undvika problem med att jämföra
mellan olika ratingbolags skalor.
Tänk på att nyetablerade företag inte kan
få kreditrating och därför bör dessa ges
möjlighet att styrka sin ekonomiska
ställning på ett annat sätt, som till
exempel genom att lämna en bankgaranti
eller en finansieringsplan.
Anges det att en anbudsgivare ska få
möjlighet att förklara en kreditrating som är
lägre än den uppsatta nivån?
En anbudsgivare bör ges möjlighet att
förklara en låg nivå, vilket medför att en
felaktig uteslutning kan förhindras.
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR U PPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
3.5
Teknisk kapacitet
Här kan krav ställas som syftar till att säkerställa att
anbudsgivaren har teknisk kapacitet att leverera/utföra det som
ska upphandlas. Den tekniska kapaciteten kan avse resurser
som exempelvis tillverknings- eller tjänstekapacitet samt
utrustning som behövs för att genomföra ett kontrakt. Målet är
att hitta de lägsta förutsättningar som krävs för att säkerställa
att anbudsgivaren kan genomföra kontraktet. Se även punkt 3.7.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Är det nödvändigt att ställa krav på
teknisk kapacitet för den aktuella
upphandlingen?
Överväg om krav på teknisk kapacitet
behöver ställas för att uppdraget ska
kunna genomföras.
Är kravet som ställs på teknisk kapacitet
proportionerligt i förhållande till
kontraktsföremålet?
Ställ inte högre krav än vad
kontraktsföremålet kräver.
Behöver det ställas krav på att
anbudsgivarens tekniska kapacitet ska
bevisas genom en förteckning över
slutförda uppdrag?
Överväg om kravet på teknisk kapacitet
ska ställas på anbudsgivaren eller på
anbudsgivarens personal. Nystartat
företag kan omöjligen lämna
referensuppdrag som anbudsgivare i och
med att företaget är nystartat. Däremot
kan det nya företagets personal styrka en
viss kapacitet genom att visa på tidigare
genomförda uppdrag.
Har det angivits vilken utrustning
anbudsgivaren behöver?
Ange om det finns specifik utrustning som
myndigheten ska tillhandahålla för att
uppdraget ska kunna genomföras.
Har det angivits vilka intyg eller bevis
som krävs för att visa att kraven uppfylls?
Anbudsgivarna bör få använda alla former
av bevis och intyg, som exempelvis
beskrivning av anbudsgivarens tekniska
resurser.
39
40
»
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Kan uppgifter bevisas på ett sådant sätt
som underlättar för anbudsgivare vid
anbudslämnande?
Myndigheten bör undvika att lägga
administrativa bördan på anbudsgivaren
om detta inte är nödvändigt.
Bevis bör i första hand inhämtas av
myndigheten. I andra hand kan bevis
inhämtas i ett senare skedde i
anbudsprövningen (se hur krav kan ställas
och styrkas i denna vägledning).
Om inget av dessa alternativ är möjliga
kan uppgifter begäras in från
anbudsgivaren vid anbudslämnandet.
3.6
Yrkesmässig kapacitet
Här kan krav ställas som syftar till att säkerställa att
anbudsgivaren har den yrkesmässiga kapacitet som krävs för att
leverera kontraktsföremålet eller utföra den efterfrågade
tjänsten. Det kan till exempel avse tillgång till personal eller
kompetens. Målet är att hitta de lägsta förutsättningar som
krävs för att säkerställa att anbudsgivaren kan genomföra
kontraktet. Se även punkt 3.7.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Är det nödvändigt att ställa krav på
yrkesmässig kapacitet för den aktuella
upphandlingen?
Överväg om det behöver ställas krav på
yrkesmässig kapacitet för att uppdraget
ska kunna genomföras.
Är kravet som ställs på yrkesmässig
kapacitet proportionerligt i förhållande till
kontraktsföremålet?
Ställ inte högre krav än vad som behövs
för att uppnå syftet med upphandlingen.
En lägre kravnivå kan göra det möjligt för
fler anbudsgivare att delta i
upphandlingen.
Är det nödvändigt att ställa krav på
yrkesmässig kapacitet i form av resurser,
till exempel utbildningsnivå eller examen
för den aktuella upphandlingen?
Överväg om det är formell kompetens som
krävs för att genomföra uppdraget eller
om det är erfarenhet som är avgörande.
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR U PPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Behöver det ställas krav på tidigare
erfarenhet?
Krav på tidigare erfarenhet kan vara
relevant och ska ställas i proportion till
kontraktsföremålet. Precisera vilken
erfarenhet som efterfrågas och hur den
kommer att värderas.
Tänk på att om krav ställs på
anbudsgivarens tidigare erfarenhet kan
det försvåra för nystartade bolag och
mindre företag att delta i upphandlingen.
Överväg till exempel hur många års
erfarenhet som kan vara nödvändigt,
liksom hur nära i tiden som
anbudsgivaren ska ha arbetat med ett
liknande uppdrag för att erfarenheten ska
anses vara aktuell.
Tänk på att även öppna upp för
anbudsgivaren att ange pågående uppdrag
som referensuppdrag.
Har kontaktuppgifter begärts så att
referenterna ska kunna bekräfta tidigare
erfarenhet?
För att myndigheten lätt ska kunna nå
referenterna bör alltid alternativa
kontaktvägar såsom telefon och e-post
begäras.
I förfrågningsunderlaget bör anges när i
tiden referenstagning kommer att
genomföras men det är anbudsgivarens
som bär huvudansvaret för att
referenterna går att nå.
Överväg om referens enbart ska tas på de
anbudsgivare som är aktuella för
tilldelning av kontrakt.
Har det angivits på vilket sätt tidigare
erfarenhet ska styrkas?
Det finns olika sätt att styrka erfarenhet,
exempelvis
 genom uppgift i undertecknat
anbud,
 genom att myndigheten tar
direktkontakt med tidigare
uppdragsgivare eller
 genom separat intyg från tidigare
uppdragsgivare.
41
42
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
3.7
Åberopa andra företags kapacitet
Här anges att en anbudsgivare vid behov alltid har möjlighet att
åberopa andra företags kapacitet. Ofta blir dessa företag i
praktiken underleverantörer. Se även punkt 3.5 och 3.6.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Har det i förfrågningsunderlaget angivits
att anbudsgivaren har rätt att åberopa
andra företags kapacitet?
Att informera om möjligheten för
anbudsgivare att i en upphandling
åberopa andra företags kapacitet kan
underlätta för anbudsgivare att lämna
anbud. Detta underlättar speciellt för
småföretag.
Vilken kapacitet kan en anbudsgivare
åberopa?
Anbudsgivaren kan delta i en upphandling
i sitt eget namn men fullgöra ställda
kapacitetskrav genom att åberopa ett
annat företags ekonomiska, tekniska eller
yrkesmässiga kapacitet. Dessa företag
vars kapacitet åberopas blir i praktiken
oftast underleverantör när kontraktet
genomförs.
Vad krävs för att anbudsgivaren ska
kunna åberopa ett annat företags
kapacitet?
Anbudsgivaren måste med ett åtagande
från företaget vars kapacitet åberopas,
visa att denne förfogar över nödvändiga
resurser för att kunna fullgöra sina
förpliktelser om anbudsgivaren tilldelas
ett kontrakt.
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR U PPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
3.8
Gemensamt anbud
Flera anbudsgivare kan gå ihop och välja att lämna ett
gemensamt anbud genom att bilda ett konsortium.
»
3.9
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Har det i förfrågningsunderlaget
informerats om möjligheten för
anbudsgivaren att samarbeta med andra
leverantörer för att lämna anbud?
Denna information kan öka
förutsättningar för en anbudsgivare att
kunna delta i en upphandling.
Kan krav ställas på att ett konsortium ska
ha en viss form vid anbudslämnande?
Nej, däremot är det möjligt att begära att
konsortiet har en viss juridisk form när
konsortiet tilldelas kontrakt.
Kvalitetsledningssystem
Här anges vad som krävs avseende anbudsgivarens
kvalitetsledningssystem. Kvalitetsledningssystem är ett sätt för
anbudsgivaren att styrka sitt kvalitetsarbete.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Ska krav ställas på
kvalitetsledningssystem?
I situationer när föremålet för
upphandlingen är sådant att höga krav
måste ställas på en tillförlitlig
kvalitetsnivå, kan det vara relevant att
kräva att anbudsgivaren har ett
kvalitetsledningssystem.
I övriga fall måste det bedömas om det är
lämpligt att ställa krav på
kvalitetsledningssystem. Ha i åtanke att
alla sådana krav kan vara
kostnadsdrivande.
43
44
»
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Vad är ett kvalitetsledningssystem?
Ett fullständigt kvalitetsledningssystem
innehåller alltid delarna kvalitetskontroll,
kvalitetsstyrning, kvalitetssäkring och
kvalitetsutveckling.
Med kvalitetskontroll menas att anbudsgivaren har ett avvikelsehanteringssystem
som säkerställer att negativa händelser
och tillbud inte återupprepas.
Med kvalitetsstyrning menas att anbudsgivaren har dokumenterade och av all
personal välkända rutiner så att ”rätt
personal utför arbetet på rätt sätt i rätt
tid”.
Med kvalitetssäkring menas att mätbara
mål som också anbudsgivaren uppfyller
sätts upp.
Med kvalitetsutveckling menas att
anbudsgivaren själv ska utvärdera och
analysera verksamhetens resultat och
utifrån dessa vidta åtgärder för att
förbättra verksamheten.
Kvalitetsutveckling handlar om att både
förbättra existerande varor eller tjänster,
men också att utveckla eller konstruera
nya varor eller tjänster.
Överväg att ställa krav på att
anbudsgivaren ska ha rutiner som kan
mätas och följas upp av anbudsgivaren
själv och av myndigheten. Det som följs
upp kan vara både struktur-, process- och
resultatkvalitet.
Har det angivits vilka slags bevis som är
acceptabla för att intyga anbudsgivarens
kvalitetsledningssystem?
Myndigheten kan begära att
anbudsgivaren ska skicka in ett eget intyg
alternativt ett intyg utfärdat av ett
oberoende organ eller motsvarande.
Intyg från både svenska och europeiska
organ som uppfyller europeiska
standarder för certifiering ska godtas. Se
punkt 2.4.1 om språk.
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR U PPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Har det angivits att även likvärdiga bevis
ska godtas på att kravnivån är uppnådd?
Det viktiga är att de krav som ställts
uppfylls, inte på vilket sätt. Om ett
specifikt certifikat ska bifogas bör man
samtidigt ange att liknande bevis
accepteras. Detta sker genom att skriva
”eller likvärdigt” alternativt ”eller
motsvarande”.
Vad är likvärdigt, vad innebär det och hur
ska det bedömas?
Myndigheten ansvarar för att definiera
vad som avses vara likvärdigt genom att
t.ex. beskriva omfattningen av ett
kvalitetsledningsarbete enligt angiven
standard som ska motsvaras, och inte
certifikatet i sig. I de fall en anbudsgivare
kan visa att denne har ett
kvalitetsledningssystem motsvarande den
standard som krävs för certifiering, ska
detta jämställas med certifiering. Det kan
till exempel vara en egen beskrivning av
rutiner och kontroller vid produktion,
ärendehantering eller
reklamationshantering.
Myndigheten måste ha kompetens för att
bedöma vad som anses vara likvärdigt.
45
46
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
3.10 Miljöledningssystem
Här redovisas anbudsgivarens miljöarbete genom ett
miljöledningssystem. Det är inte relevant att i varje upphandling
ställa krav på miljöledningssystem, ett övervägande måste ske i
varje enskilt fall. Det är relevant att ställa krav på
miljöledningssystem vid upphandling av tjänster men inte vid
upphandling av varor.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Ska krav ställas på miljöledningssystem?
Det är endast möjligt att ställa krav på
miljöledningssystem vid upphandling av
tjänster men inte vid upphandling av
varor.
I situationer när kontraktsföremålet har
miljöpåverkan eller innebär särskilda
risker för miljön, kan det vara relevant att
ställa krav på miljöledningssystem. I
övriga fall måste det bedömas om det är
lämpligt att ställa krav på
miljöledningssystem.
Ska miljöhänsyn beaktas bör relevanta
krav ställas på tjänsten som sådan.
Kravnivån på miljöledningssystem måste
vara proportionerlig i förhållande till
kontraktsföremålet.
Kravnivån bör skilja sig åt beroende på
vad som upphandlas. Ha i åtanke att alla
sådana krav kan vara kostnadsdrivande.
Hur omfattande ska kraven på
miljöledningssystem vara?
Mindre omfattande krav på miljöledningssystem kan underlätta för mindre anbudsgivare att delta i en upphandling.
Har det angivits vilken sorts intyg som
godtas för att intyga att standarder för
miljöledningssystem finns?
Intyg ska godtas från sådana svenska och
europeiska organ som uppfyller europeiska
standarder för certifiering. Exempelvis
certifiering enligt EU:s
miljöledningssystem EMAS eller ISO
14001.
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR U PPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
»
FRÅGESTÄLLNING
Har det angivits att även likvärdiga bevis
ska godtas på att kravnivån är uppnådd?
FÖRKLARING
Det viktiga är att de krav som ställts
uppfylls, inte på vilket sätt. Om ett
specifikt certifikat ska bifogas bör man
samtidigt ange att liknande bevis ska
accepteras. Detta sker genom att skriva
”eller likvärdigt” alternativt ”eller
motsvarande”.
47
48
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
4. Krav på varan eller tjänsten
Här beskrivs vilka krav som ställs på kontraktsföremålet. Alla
krav ska ställas med hänsyn till de grundläggande EU-rättsliga
principerna. Alla krav måste vara uppfyllda för att ett anbud
sedan ska kunna tas vidare till utvärdering. Målet är att hitta de
lägsta förutsättningar som krävs för att säkerställa att
anbudsgivaren kan genomföra kontraktet.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Är beskrivningen formulerad
märkesoberoende?
Myndigheten får som huvudregel inte
ange att ett särskilt varumärke,
framställningssätt eller liknande ska
användas. Om det inte är möjligt att
beskriva kontraktsföremålet på ett
tillräckligt preciserat och begripligt sätt
får en hänvisning till varumärke eller
liknande ske, förutsatt att hänvisningen
följs av orden ”eller likvärdigt” alternativt
”eller motsvarande”.
Ska krav kontrolleras?
I normalfallet behöver inte riktigheten av
lämnade uppgifter i anbudet ifrågasättas.
Endast när omständigheterna i det
enskilda fallet ger anledning till annat bör
uppgifterna kontrolleras.
Har kraven ett naturligt samband med
det som ska upphandlas?
Samtliga krav ska vara relevanta för att
uppnå syftet med upphandlingen.
Är kraven proportionerliga i förhållande
till det som ska upphandlas?
De krav som ställs ska vara både lämpliga
och nödvändiga för att uppnå syftet med
upphandlingen. Finns flera likvärdiga
alternativ bör det minst belastande för
anbudsgivaren väljas. Oproportionerliga
krav får inte ställas vid offentlig
upphandling.
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Ställs kraven på kontraktsföremålet på
ett sådant sätt att det öppnar för
konkurrens?
Kraven ska ställas på ett sådant sätt att
ingen anbudsgivare blir utesluten i
onödan. Om krav ställs på till exempel
ursprung, tillverkning eller särskilt
framställningssätt, särskilt varumärke,
patent eller typ, ska det samtidigt anges
att liknande accepteras genom att skriva
”eller likvärdigt” alternativt ”eller
motsvarande”.
Är kraven formulerade i form av
prestanda eller funktioner?
Genom att ställa krav på funktion för
kontraktsföremålet i stället för att låsa
anbudsgivaren vid en specifik lösning,
ökar förutsättningar för konkurrens.
Detta öppnar också för innovativa
lösningar som kan leda till att en vara
eller tjänst med högre måluppfyllelse
premieras.
Har miljökrav ställts?
Miljökrav får ställas och ska vara
formulerade så att det för anbudsgivaren
klart framgår vad som efterfrågas och
vilka krav som ställs på kontraktsföremålet.
För att få stöd med att ta fram miljökrav
och miljökriterier, se Miljöstyrningsrådets
hemsida www.msr.se.
Har sociala hänsyn tagits?
För att få stöd med att ställa sociala och
etiska krav, se Miljöstyrningsrådets
hemsida www.msr.se och Europeiska
kommissionens guide ”Buying social – A
Guide to taking account of social
considerations in public procurement”, se
Europeiska kommissionens hemsida
http://ec.europa.eu/index_sv.htm.
Är kraven på de bevis, som ska intyga att
kraven på varan eller tjänsten uppfylls,
ställda på sådant sätt att även utländska
anbudsgivare kan uppfylla dessa?
Genom att ställa krav som utländska
anbudsgivare kan uppfylla och styrka
genom godtagbara bevis, främjas
konkurrensen.
49
50
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
5. Anbudsutvärdering
Det finns två alternativa grunder för tilldelning av kontrakt och
ett antal olika utvärderingsmodeller. Olika modeller passar för
olika situationer. Välj därför den som passar bäst för det aktuella
kontraktsföremålet. Inför valet av utvärderingsmodell och
tilldelningskriterier är det viktigt att simulera hur
utvärderingsmodellen slår för att säkerställa att önskat resultat
uppnås.
5.1
Val av tilldelningsgrund
Här anges vilken tilldelningsgrund som gäller för upphandlingen.
Tilldelningsgrunden är antingen anbudet med det lägsta priset
eller det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.
Tilldelningskriterier och utvärderingsmodell måste vara valda och
angivna i förfrågningsunderlaget.
Läs mer om tilldelningsgrunderna i vägledningarna
”Anbudsutvärdering vid offentlig upphandling av varor och
tjänster” och ” Anbudsutvärdering vid offentlig upphandling av
byggentreprenad” som finns att ladda ner och beställa på
www.upphandlingsstöd.se.
5.1.1 LÄGSTA PRIS
Om myndigheten har valt att endast ta hänsyn till lägsta pris för
att skilja anbuden åt i utvärderingsfasen, kan höga krav på
kontraktsföremålet ställas.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Är det lämpligt att utvärdera anbuden
enbart på pris?
En utvärdering av enbart pris kan vara
lämplig om det är relativt lätt att
definiera vad man vill upphandla (till
exempel standardvaror) och formulera
efterfrågade kvalitetsegenskaper som
obligatoriska krav i
förfrågningsunderlaget.
Är det pris som utvärderas väl definierat?
Det som ska ingå i priset och hur priset
ska anges måste framgå av
förfrågningsunderlaget, exempelvis totalt
pris för hela uppdraget, pris per månad,
pris per timme, pris per prestation etc.
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Är det angivet hur kontraktet kommer att
tilldelas om flera anbudsgivare lämnar
samma pris på anbuden?
Förhandling kan vara ett alternativ för
att göra det möjligt att välja ut den
bästa/vinnande anbudsgivaren.
Lottning är ett annat sätt att tilldela
kontrakt om flera anbudsgivare angivit
samma pris.
5.1.2 EKONOMISKT MEST FÖRDELAKTIGT
En myndighet kan välja att anta det anbud som är det ekonomiskt
mest fördelaktiga anbudet genom att ta hänsyn till olika
tilldelningskriterier.
»
5.2
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Är det lämpligt att utvärdera anbuden
efter flera olika tilldelningskriterier?
Tänk på att ju fler tilldelningskriterier
som ska utvärderas och ju mer
komplicerad utvärderingsmodellen är, ju
högre krav ställs både på den som ska
genomföra utvärderingen och på
anbudsgivarna som ska förstå modellen.
Val av tilldelningskriterier
Här anges vilka tilldelningskriterier som myndigheten utvärderar
när det ekonomisk mest fördelaktiga anbudet kan väljas. Vald
viktning eller rangordning ska även anges.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Avser de önskade tilldelningskriterierna
kontraktsföremålet?
Det är viktigt att hålla isär
kvalificeringskraven (krav på
anbudsgivaren) och
tilldelningskriterierna.
Kvalificeringskraven ska säkerställa att
anbudsgivaren kan utföra uppdraget
genom att visa sin förmåga och kapacitet
att leverera önskad vara eller tjänst.
Dessa krav får inte utvärderas.
Tilldelningskriterierna måste avse
kontraktsföremålet, det vill säga varan
eller tjänsten som upphandlas och ska
syfta till att fastställa det ekonomiskt
mest fördelaktiga anbudet.
51
52
»
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Bör ett krav formuleras som obligatoriskt
eller som ett utvärderingskriterium?
Om kravet är nödvändigt för att möta det
aktuella behovet, bör det definieras som
ett obligatoriskt krav i upphandlingen.
Om det inte är nödvändigt men önskvärt,
är det lämpligt att definiera det som ett
tilldelningskriterium.
Ett tilldelningskriterium ska ha en
skiljande effekt och ge ett mervärde i
upphandlingen samt ledda till att det
ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet
identifieras. Om så inte är fallet så
kanske det inte bör tas med alls.
Är det sannolikt att en stor del av
anbudsgivarna kommer att uppfylla
tilldelningskriteriet eller att alla kommer
att uppfylla det?
Det fyller inget syfte att ha ett
tilldelningskriterium som alla
anbudsgivare kommer att uppfylla helt.
Det kan då vara lämpligt att i stället ha
det som ett obligatoriskt krav eftersom
det inte kommer att ge något utslag i
utvärderingen.
Är det sannolikt att bara en liten del av
de anbudsgivarna uppfyller
tilldelningskriteriet?
Om det är få anbudsgivare som bedöms
uppfylla kravet/tilldelningskriteriet, kan
det vara lämpligt att ha det som ett
tilldelningskriterium. Då kan de
anbudsgivare som inte uppfyller
tilldelningskriteriet vara med och
konkurrera med pris eller andra
tilldelningskriterier.
Hur visar man tilldelningskriteriets
betydelse i upphandlingen?
Genom att vikta eller rangordna
tilldelningskriterierna på rätt sätt speglar
man vilken betydelse de har i
upphandlingen. Simulera gärna
utvärderingsmodellen för att säkerställa
att önskat resultat uppnås.
Hur ska anbudsgivare visa att
tilldelningskriteriet uppfylls?
Ange hur anbudsgivarna ska visa att
tilldelningskriteriet uppfylls genom att
bifoga dokument, intyg, arbetsprov,
beskrivning etc.
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Avser anbudspriset samtliga kostnader
för det som upphandlas?
Säkerställ att all ersättning under
kontraktstiden (till exempel underhåll,
installation, löpande kostnader) ingår i
det utvärderade priset. I annat fall
riskerar man att inte få teckna kontrakt
med den anbudsgivare som erbjuder den
lägsta totala kostnaden.
Kan referenser användas som
tilldelningskriterium?
Ja, i det fall tilldelningskriteriet
”referenser” avser hur väl anbudsgivaren
har utfört tidigare uppdrag vad gäller till
exempel leveranssäkerhet, kompetens och
bemötande. Det är viktigt att
tilldelningskriteriet ger ett mervärde i
upphandlingen och leder till att
identifiera det ekonomiskt mest
fördelaktiga anbudet.
Bedömningen ska alltid ske på ett
objektivt och godtagbart sätt.
Tilldelningskriteriet får inte avse
anbudsgivarens förmåga och kapacitet
eftersom det tillhör kvalificeringen av
anbudsgivarna.
Kan myndigheten använda egna
referenser vid referenstagning?
Myndigheten kan använda egna
referenser så länge detta framgår av
förfrågningsunderlaget och att
utvärdering av dessa sker på samma sätt
som övriga referenser.
Är det lämpligt att använda miljöaspekter
som tilldelningskriterium?
Miljöaspekter kan användas som
tilldelningskriterier. En bedömning av
hur kriteriet ska utformas måste göras i
det enskilda fallet.
För att få stöd med att ta fram miljökrav
och miljökriterier, se Miljöstyrningsrådets
hemsida www.msr.se.
53
54
»
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Är det lämpligt att använda sociala
hänsyn som tilldelningskriterium?
Sociala hänsyn kan användas som ett
tilldelningskriterium. En bedömning av
hur tilldelningskriteriet ska utformas
måste göras i det enskilda fallet.
För att få stöd med att ställa sociala och
etiska krav, se Miljöstyrningsrådets
hemsida www.msr.se.
Är det lämpligt att använda
livscykelkostnad som
tilldelningskriterium?
Livscykelkostnad kan användas som ett
tilldelningskriterium. En bedömning av
hur tilldelningskriteriet ska utformas
måste göras i det enskilda fallet.
För att få stöd med hur man kan beakta
livscykelkostnad, se Miljöstyrningsrådets
hemsida www.msr.se.
Kan anbudsgivare förstå vad
myndigheten efterfrågar och på vilka
grunder detta kommer att utvärderas?
Beskriv tydligt vilken betydelse de olika
tilldelningskriterierna kommer att få
(vikta eller rangordna beroende på
aktuellt krav) och exemplifiera gärna hur
utvärderingsmodellen fungerar praktiskt.
För att garantera
likabehandlingsprincipen och
förutsebarhet ska alla anbudsgivare
redan när de utformar sina anbud känna
till samtliga uppgifter som myndigheten
kommer att ta hänsyn till för att välja ut
det vinnande anbudet. Myndigheten får
inte ges en obegränsad prövningsrätt.
Tilldelningskriterierna ska vara
formulerade på ett sådant sätt att alla
rimligt informerade och normalt
omsorgsfulla anbudsgivare kan tolka
kriterierna på samma sätt. Detta innebär
att tilldelningskriterierna måste skrivas
tydligt.
Det bör vara lätt för anbudsgivaren att
förstå vad som krävs för att tilldelas
poäng för varje tilldelningskriterium.
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR U PPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
6. Kontraktsvillkor
Här beskrivs kontraktsvillkoren. Kontraktsvillkor omfattar de
delar av kontraktet som reglerar pris, leverans, betalnings- och
faktureringsvillkor och villkor kopplade till ansvar såsom
överlåtelse, underleverantör, garantier, reklamationer, viten och
skadestånd samt force majeure, hävning och tvist. Eftersom
kontraktsvillkoren oftast i sin helhet ska accepteras är det viktigt
att inte ställa högre krav än det som är nödvändigt för att fullgöra
kontraktet. Kontraktet ska möjliggöra att lösa eventuella
konflikter samtidigt upprätthålla en bra affärsrelation för båda
parter.
6.1
Allmänna kontraktsvillkor
6.1.1 KONTRAKTSPARTER
Här anges vilka parterna är i det aktuella kontraktet.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Vad avses med kontraktsparter?
De parter mellan vilka ett kontrakt
tecknas för leverans av upphandlade varor
eller tjänster.
Vilka uppgifter ska anges?
Leverantörens fullständiga firmanamn,
myndighetens namn samt
organisationsnummer och adress för bägge
parter.
I den löpande kontraktstexten används
vanligen en förkortning av leverantörens
och myndighetens namn alternativt
”Leverantören” och ”Beställaren”.
Kontrollera också vilken benämning som
används i eventuella bifogade allmänna
villkor så att benämningarna blir
enhetliga i samtliga kontraktshandlingar.
55
56
»
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Vem ska underteckna kontraktet?
För leverantören ska kontraktet tecknas
av någon med behörighet att företräda
företaget, det vill säga firmatecknare eller
någon med fullmakt att underteckna
kontraktet. För myndigheten
undertecknas kontraktet av någon med
behörighet enligt gällande delegation.
6.1.2 KONTAKTPERSONER
Här anges kontaktpersoner för respektive part.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Ska kontaktpersonerna namnges i
kontraktet?
I de fall särskilt utsedda kontaktpersoner
har identifierats, kan dessa namnges i
kontraktet. Vanligtvis anges två
kontaktpersoner för vardera parten, en
med ansvar för kontraktsfrågor och en
med ansvar för frågor kopplade till
uppdragets utförande.
Eftersom personliga uppgifter kan bli
inaktuella kan kontaktpersonerna med
fördel anges i en bilaga.
Vilka uppgifter ska anges i kontraktet?
Namn och kontaktuppgifter (telefon, epost, fax m.m.) samt uppgifter om
eventuella ersättare.
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR U PPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
6.1.3 KONTRAKTSHANDLINGAR
Här anges rangordningen mellan de olika
kontraktshandlingarna.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Varför ska handlingarna rangordnas?
Ett kontrakt kan bestå av en eller flera
kontraktshandlingar.
Utöver huvudkontraktet kan kontraktet
även omfatta exempelvis
 ändringar och tillägg,
 förfrågningsunderlag,
 anbud samt
 eventuella allmänna villkor
alternativt eventuella allmänna
branschvillkor.
I de fall de i kontraktet ingående handlingarna i något avseende skulle vara
motsägelsefulla gäller den fastställda
rangordningen.
1. Skriftliga ändringar och tillägg till
kontraktet som eventuellt
tillkommer under
kontraktsperioden.
2. Detta kontrakt inklusive bilagor.
3. Myndighetens
förfrågningsunderlag inklusive
daterade bilagor.
4. Leverantörens eventuella
förtydliganden och
kompletteringar.
5. Leverantörens daterade anbud.
6. Eventuella allmänna
branschvillkor.
Det kan också anges att uppgifter i
anbudet som inte efterfrågats i
förfrågningsunderlaget inte gäller som
kontraktsinnehåll såvida det inte finns en
skriftlig överenskommelse om att de ska
gälla.
57
58
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
6.1.4 KONTRAKTSFÖREMÅLET OCH OPTION
Avtalad vara eller tjänst
Här beskrivs vilka varor eller tjänster som ska levereras samt
omfattningen av dessa.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Hur ska uppdraget beskrivas?
Uppgifterna hämtas från motsvarande
beskrivning i förfrågningsunderlaget med
tillägg för vad parterna kommit överens
om i eventuell förhandling, komplettering,
och/eller rättelse.
Alternativt kan hänvisning ske till
förfrågningsunderlag och/eller anbud i de
fall dessa dokument finns med som
bilagor.
Vilken kvalitet ska levereras?
Ange de kvalitetskrav som ställdes på
varan eller tjänster i
förfrågningsunderlaget och som också ska
gälla under kontraktsperioden.
Får beskrivningen av uppdraget skilja sig
från vad som angivits i förfrågningsunderlaget?
Nej, uppdraget måste, i allt väsentligt,
vara likadant som det som angivits i
förfrågningsunderlaget med tillägg för
vad parterna kommit överens om i en
eventuell förhandling. Ställda krav får
aldrig frångås.
Option
Här anges om det finns option till ytterligare leveranser.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Kan ytterligare leveranser göras även om
detta inte har reglerats i kontraktet?
Nej, risken finns då att dessa leveranser
betraktas som en otillåten direktupphandling.
Besök Konkurrensverkets hemsida för att
läsa mer om otillåtna direktupphandlingar på www.kkv.se.
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR U PPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
6.1.5 KONTRAKTSPERIOD
Här anges den tidsperiod under vilken kontraktet ska löpa.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Behöver en kontraktsperiod anges?
Ja, kontraktsperioden ska tydligt anges i
kontraktet. Det kan till exempel vara
sista dagen för en viss leverans eller
tidsperioden då ett visst uppdrag ska
genomföras.
Om en kontraktsperiod behöver anges,
hur lång kan kontraktsperioden vara?
Kontraktsperioden ska anpassas till
omfattningen och komplexiteten i det som
upphandlas.
En tumregel kan vara att inte teckna ett
kontrakt för en längre tid än fyra år med
tanke på konkurrensbegränsning som
långa kontrakt innebär. Kontraktet kan
dock tecknas för en längre period, till
exempel i de fall uppdraget är av den
karaktären att leverantören måste göra
stora investeringar eller drabbas av höga
startkostnader.
Kan kontraktsperioden förlängas?
Ja, om detta har angivits som en
möjlighet i en förlängningsklausul. Om
ett kontrakt utan förlängningsklausul
ändå förlängs anses myndigheten göra en
otillåten direktupphandling.
59
60
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
6.1.6 ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG TILL
KONTRAKTET UNDER KONTRAKTSPERIODEN
Här anges formerna för hur eventuella ändringar och tillägg i
kontraktet under löpande kontraktsperiod kan göras.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Finns det några begränsningar vad gäller
ändringar och tillägg?
Ändringar och tillägg får inte vara sådana
att kontraktets ursprungliga innehåll och
omfattning ändras väsentligt. I så fall ska
en ny upphandling genomföras. Se vidare
punkt 6.3.1 om överlåtelse av rättigheter
och skyldigheter. EU-domstolen har
fastställt ett antal principer för att avgöra
om en ändring av ett offentligt kontrakt
under dess löptid är att anse som
betydande.
Så kan exempelvis vara fallet
Hur regleras en ändring eller ett tillägg?

om ändringen innebär att det
förekommit villkor som, om de
hade förekommit i den
ursprungliga upphandlingen,
skulle ha gjort det möjligt att
godkänna andra anbudsgivare än
den som ursprungligen antogs,

om ändringen medför att
kontraktets tillämpningsområde i
väsentlig utsträckning utökas så
att det omfattar tjänster som först
inte avsågs, eller

om ändringen medför att
kontraktets ekonomiska jämvikt
ändras till förmån för den
anbudsgivare som tilldelats
kontraktet på ett sätt som inte
föreskrevs i det ursprungliga
kontraktet.
Ändringar och tillägg till kontraktet bör
vara skriftliga och undertecknade av
parternas behöriga företrädare för att
vara gällande och läggas till kontraktet.
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR U PPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
6.1.7 SEKRETESS
Här anges vad som ska gälla för leverantören vad avser
sekretess kring innehållet i kontraktet och annan information
som leverantören kan få kännedom om inom ramen för
uppdragets utförande.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Behöver sekretessen regleras?
Uppdragets art och vilken typ av
uppgifter som regleras i kontraktet avgör.
Vad ska sekretessen omfatta?
Sekretessen för leverantören bör avse
samma typ av information som omfattas
av sekretess i enlighet med offentlighetsoch sekretesslagen.
Vilka ska omfattas av sekretessen?
Anställda, styrelseledamöter och/eller
underleverantörer hos leverantören som
kan antas komma i kontakt med
information av konfidentiell natur.
Konsulter och leverantörer som arbetar
direkt eller indirekt med uppdraget och
har tillträde till myndighetens lokaler
bör, som en extra påminnelse om att
sekretess gäller, underteckna en personlig
sekretessförbindelse.
Kan sekretess gälla även efter
kontraktsperioden?
Längden på den tidsperiod under vilken
leverantören är bunden av sekretess, bör
vara densamma som i offentlighets- och
sekretesslagen.
61
62
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
6.1.8 IMMATERIELLA RÄTTIGHETER M.M.
Här anges vilken av kontraktsparterna som äger material som
tillhandahålls under kontraktsperioden eller material som
produceras under kontraktsperioden samt vad som gäller
avseende rätt att lämna uppgifter.
Äganderätt eller nyttjanderätt
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Vem äger rätten till arbetsresultatet?
Myndigheten äger, om inget annat
avtalats, rätten till det arbetsresultat som
framkommer vid fullgörande av ett
kontrakt. Detta kan vid behov förtydligas
i förfrågningsunderlaget.
Begränsning av publicering och marknadsföring
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Hur regleras formerna för
pressmeddelande?
Myndigheten bedömer om det i kontraktet
behöver regleras att myndigheten ska
informeras om att leverantören har för
avsikt att gå ut med ett pressmeddelande
samt godkänna innehållet i
pressmeddelandet.
Får leverantören använda sig av
myndighetens namn vid
marknadsföringen?
Detta bör regleras i kontraktet så att
leverantören inte ges möjlighet att
använda myndighetens namn vid
marknadsföring utan myndighetens
skriftliga godkännande.
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR U PPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
6.2
Kommersiella villkor
Här anges hur betalning kommer att ske, vilka
faktureringsvillkor som gäller och hur ersättningen kan ändras
under kontraktstiden samt de villkor som gäller om betalningen
inte tillhandahålls i tid.
6.2.1 ERSÄTTNINGSFORMER
Här anges villkoren för ersättningen till leverantören för
uppdragets genomförande.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Vad avses med fast ersättning?
Med fast ersättning avses ett totalpris för
hela eller delar av uppdraget. Några
ytterligare ersättningar för tillkommande
kostnader får inte förekomma.
Prisjusteringar kan dock vara möjligt om
till exempel index finns reglerat i
kontraktet.
Vad avses med rörlig ersättning?
Med rörlig ersättning avses ett pris per
prestation. En rörlig ersättning bör
begränsas till ett visst takbelopp.
Vad avses med löpande räkning?
Med löpande räkning avses att
myndigheten i efterhand betalar till
leverantören för nedlagd tid gällande till
exempel timkostnad plus övriga material
och varor.
Vilken ersättningsform är att föredra?
Det beror på vad som upphandlas. För
vissa varor eller tjänster kan det finnas
fördelar med att använda sig av löpande
räkning. I andra fall kan en fast eller
rörlig ersättning vara att föredra.
Myndigheten vet då vad varan eller
tjänsten kostar och får på så sätt bland
annat ett säkert underlag för budgetering.
Krav på fast ersättning kan i vissa fall
leda till högre priser då leverantören vill
försäkra sig mot oförutsedda utgifter. Det
finns risker kopplade till varje typ av
ersättning.
63
64
»
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Vad ska ingå i priset?
Lämpligtvis bör samtliga med uppdraget
förenade kostnader såsom frakt, resor
eller övernattningar ingå i priset.
Det är också möjligt att resor till exempel
endast ska ingå inom ett visst begränsat
område. Här ska också, i förekommande
fall, tillkommande tillfälliga ersättningar
såsom ersättning för övertidsarbete vid
konsultuppdrag anges.
Ska priser anges exklusive eller inklusive
mervärdesskatt (moms)?
Vanligtvis anges priserna exklusive
moms.
I vilken valuta bör priserna i anbudet
anges?
Den valuta i vilken anbudet ska lämnas
ska anges i förfrågningsunderlaget.
Vanligen gäller svenska kronor i en
upphandling som genomförs i Sverige,
men myndigheten kan begära att priserna
i anbudet lämnas i en annan valuta.
6.2.2 FAKTURERINGSVILLKOR
Här beskrivs vilka faktureringsvillkor som gäller.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Vad avses med betalning?
Beskriv noggrant faktureringsvillkoren det
vill säga hur ofta faktureringen ska ske,
exempelvis per vecka, per månad, per timme,
efter avslutad leverans etc. Villkoren omfattar
också vilka uppgifter som leverantören ska
ange på fakturan i form av till exempel
beskrivning av levererade varor eller tjänster
eller till exempel beställarens referenser.
Finns det generella regler för när en
faktura ska betalas?
Betalningsvillkoren avtalas mellan
parterna så att det finns en rimlig tid för
myndigheten att hantera fakturan (attest
m.m.). Antalet dagar brukar variera från
10 upp till 60 dagar. Mest förekommande
är 30 dagar. Kortare faktureringstid
underlättar hanteringen av betalningar
för små och medelstora företag.
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR U PPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Ska betalningen ske i förskott eller i
efterskott?
Betalningen sker i normalfallet i efterskott det vill säga efter erhållen leverans.
Kravet på betalning ska ställas i relation
till de krav på ekonomisk förmåga som
ställts på leverantören.
Förskottsbetalning kan underlätta för
småföretag och nystartade företag att
medverka i upphandlingar.
Alternativt kan en betalningsplan
upprättas där betalning sker efter varje
godkänd delleverans. Ytterligare ett
alternativ är att en viss del betalas i
förskott medan en viss del kvarstår till
dess att leveransen fullföljts och
godkänts.
Vad avses med administrativa avgifter?
Med administrativa avgifter avses
uppläggnings- och faktureringsavgifter
eller liknande. Om inte parterna har
kommit överens om annat, är det vanligt
att leverantören lägger på administrativa
avgifter. Därför bör detta regleras i
förfrågningsunderlaget.
65
66
»
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Vad gäller för krav på e-faktura?
E-faktura effektiviserar fakturahanteringen
hos både myndigheten och leverantören.
Alla statliga myndigheter hanterar fakturor
elektroniskt sedan den 1 juli 2008. Flertalet
kommuner och landsting hanterar också
fakturor elektroniskt. Hanteringen kan ske
genom att fakturorna tas emot i
elektroniskt format (e-fakturering) eller
genom att leverantörerna skickar en
pappersfaktura för skanning.
Vid e-fakturering är det viktigt att utgå från
etablerade standarder. För statliga myndigheter är statens standard Svefaktura och i
övrigt används i offentlig sektor de
standarder som rekommenderas av Single
Face To Industry (SFTI), se www.sfti.se.
Det finns i dag ett stort antal lösningar för
att skapa fakturor i Svefaktura-format.
Kostnaden är ofta mycket liten. Många
myndigheter erbjuder dessutom sina
leverantörer tillgång till en s.k.
fakturaportal, som är ett webbaserat
gränssnitt för att skapa Svefaktura. Det är
därför rimligt att vid upphandling ställa
krav på att få elektroniska fakturor. Tänk
på att ange vilken typ av e-faktura som
önskas, exempelvis Svefaktura samt att
erbjuda en fakturaportal eller motsvarande
till leverantören om denne inte själv kan
skapa e-fakturan i ett eget faktureringssystem.
Vad är viktigt att tänka på vid skanning
av pappersfakturor?
Ställ krav på att leverantören skickar
fakturan till den angivna fakturaadressen
för skanning. Då en extern skanningstjänst
anlitas, är det viktigt att klargöra hur
påminnelser ska hanteras. Ofta vill fakturamottagaren själv ta emot påminnelser, det
vill säga att de ska skickas till
myndighetens adress.
Besök Ekonomistyrningsverkets hemsida på
www.esv.se för att läsa goda råd om
skanning av pappersfakturor innan de
skickas till staten.
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR U PPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
6.2.3 PRISJUSTERING
Här anges under vilka förutsättningar det är möjligt att ändra
avtalade priset under kontraktsperioden.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Hur kan priserna justeras under
kontraktsperioden?
Beskriv tydligt i förfrågningsunderlaget
under vilka förutsättningar priset kan
justeras. Vid en eventuell option till
förlängning av kontraktsperioden
och/eller utökning av uppdraget, kan
priset justeras enligt ett fastställt index
eller en fastställd prisklausul. Observera
att i de fall uppdraget väsentligen ändras
ska en ny upphandling genomföras, vilket
kan vara fallet om priset ändras utan att
det finns en indexklausul i kontraktet.
Under vilka former kan priset justeras?
Priset kan justeras på olika sätt under
kontraktsperioden. Efter det att
fastprisperioden löpt ut äger parterna rätt
att kompensera sig för till exempel
valutaförändring eller prisändring.
Priset kan till exempel justeras med stöd
av relevant branschindex fastställt av
Statistiska Centralbyrån se www.scb.se.
Priserna kan också justeras utifrån
gällande en viss valutakurs.
Den kurs som gäller under uppdragets
genomförande fastställs vid
kontraktsskrivningen eller vid
beställningen. Parterna kan till exempel
kompensera sig för valutaförändring om
valutan går upp eller ned tre till fem
procent efter fastprisperioden.
67
68
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
6.2.4 DRÖJSMÅL MED BETALNING
Här anges villkoren som gäller om betalningen inte
tillhandahålls i tid.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Hur regleras dröjsmålsränta?
Om inte annat har avtalats gäller
räntelagens (1975:635) bestämmelser.
6.2.5 LEVERANS
Här anges villkoren avseende leveransen av varan eller tjänsten
det vill säga hur fraktkostnaden ska regleras, leveranstid,
leveransadress samt regler för leveransförseningar.
Leveranstid
Här anges leveranstiden samt hur beställningen ska ske.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Vad avses med leveranstid?
När en vara eller tjänst ska levereras
uttryckt i exakt dag och tid alternativt ett
visst antal dagar från beställning.
Leveransadress
Här anges till vilka enheter hos myndigheten som leveranser ska
kunna ske.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Har en leveransadress angivits?
Det är viktigt att i kontraktet ange platsen
dit leveransen ska ske. Det vanligaste är att
leveransen sker till myndigheten men
leveransen kan även ske på någon annan
plats som till exempel till en annan
avdelning hos myndigheten på en annan ort.
Vad avses med en leveransadress?
Leveransadressen kan vara en gemensam
adress till myndigheten eller flera
adresser inom myndigheten. Ange också
om leveransen ska ske till en adress, till
flera adresser alternativt till alla.
Hur ska en leveransadress anges?
Ange fullständiga postadresser. I de fall
leveranser ska kunna ske till ett stort
antal enheter biläggs med fördel en
förteckning i en särskild bilaga.
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR U PPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
Kontroll av leverans
Här anges vad som gäller vid eventuella avvikelser från de
i kontraktet överenskomna kraven på kontraktsföremålet
(avtalad vara eller tjänst).
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Är leveransen av kontraktsföremålet
godkänd?
Avtalad vara eller tjänst ska levereras
enligt överenskommelse i kontraktet, i
rätt tid, på rätt plats och i rätt
omfattning.
Hur regleras detta i kontraktet?
Kontraktsföremålet ska levereras i
enlighet med vad som avtalats. I de fall
avvikelser förekommer, ska det i
kontraktet anges hur detta regleras i form
av åtgärder eller kompensation såsom
kreditering, viten eller skadestånd. Se
punkt 6.3.7.
Hur regleras dröjsmål av leverans?
Dröjsmål av leverans bör vara kopplade
till någon typ av rimlig sanktion och/eller
kompensation såsom kreditering eller
vite. Dessa sanktioner/kompensationer
ska stå i rimlig proportion till problemets
art och omfattning. I kontraktet ska
anges



när dessa sanktioner inträffar,
hur dessa ska utformas, samt
hur ersättningen ska minskas
alternativt hur stora vitesbelopp
som leverantören ska betala.
I vissa fall kan en leveransförsening även
innebära skadeståndsansvar eller
hävning av kontraktet. Se punkt 6.3.7.
69
70
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
6.3
Ansvar
Här regleras olika typer av ansvarsfrågor mellan parterna vid
överlåtelse av rättigheter och skyldigheter, underleverantörens
ansvar, ansvar vid fel eller brister, ansvar vid
produktförändringar, ansvarsförsäkring, ansvarsbegränsning vid
force majeure, skadestånd och viten, hävning samt tvistlösning.
6.3.1 ÖVERLÅTELSE AV RÄTTIGHETER OCH SKYLDIGHETER
Här anges vad som gäller vid en eventuell överlåtelse av
kontraktet.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Behöver en överlåtelse av kontraktet
regleras?
Utgångspunkten är att en överlåtelse av
ett kontrakt inte är tillåten då detta utgör
en ändring av ett av de väsentliga
villkoren i kontraktet.
I det fall det gäller vissa strukturella
förändringar som rent interna
omorganisationer eller
sammanslagningar hos leverantören kan i
normal fallet överlåtelse av kontrakt vara
möjlig. I annat fall måste kontraktet
upphandlas på nytt.
Myndigheten ska göra en bedömning i
varje enskilt fall om huruvida överlåtelse
utgör en väsentlig förändring av
ursprungliga kontraktsvillkoren.
Myndigheten ska alltid godkänna en
sådan överlåtelse av kontrakt.
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR U PPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
71
72
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
6.3.2 UNDERLEVERANTÖR
Här anges vad som gäller i de fall leverantören har för avsikt att
använda en underleverantör för delar av uppdragets utförande.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Vem ansvarar för underleverantörer och
vilka krav kan ställas på en
underleverantör under
kontraktsperioden?
Leverantören har det fulla ansvaret för
att uppdraget genomförs enligt kontrakt
även i de fall en underleverantör anlitas.
Vanligtvis har myndigheten inte någon
anledning att begränsa möjligheten för
leverantörer att fullgöra kontraktet med
hjälp av underleverantörer, förutsatt att
detta inte innebär en väsentlig förändring
av kontraktet.
Då leverantören är kontraktsparten ska
kontakter avseende uppdraget ske mellan
myndigheten och leverantören.
För att säkerställa seriositeten och att
några otillbörliga konkurrensfördelar inte
ska uppstå, kan en myndighet vid behov
dock ange
Kan möjligheten begränsas för en
leverantör att byta underleverantör?

att leverantören ansvarar för att
eventuella underleverantörer
uppfyller ställda krav enligt 10
kap. LOU, eller

att myndigheten ska kontrollera
att ställda krav enligt 10 kap. LOU
uppfylls hos anlitade
underleverantörer.
Ja, om bytet innebär en väsentlig ändring
av kontraktet. Detta kan till exempel vara
fallet om en underleverantör som angetts
i ett anbud byts ut och denne varit ett
viktigt skäl att tilldela kontraktet till
anbudsgivaren.
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR U PPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
6.3.3 ANSVAR VID FEL ELLER BRISTER
Här regleras vad som gäller vid bristande kvalitet.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Vad är en garanti?
En garanti innebär att leverantören
ansvarar för att en vara eller tjänst
behåller avtalad kvalitet, funktion och
egenskaper under en viss tid, såvida att
inte leverantören kan visa att fel beror på
myndigheten (såsom olyckshändelse,
vanvård eller onormal användning etc.).
Hur lång garantitid ska gälla?
Detta beror på vad som avtalas mellan
parterna. Garantitiden kan variera
beroende på vad som upphandlas.
Finns det rutiner för reklamation?
Det bör regleras i kontraktet att båda
parter har en skyldighet att göra
motparten omedelbart uppmärksam på
det man uppfattar som ett eventuellt
kontraktsbrott eller avvikelse från
kontraktet.
Ange i kontraktet

när i tiden, efter avvikelsen från
kontraktet, som parterna har rätt
att reklamera och därmed göra en
påföljd med anledning av ett
kontraktsbrott

hur den andra parten ska
meddelas om reklamationen (brev,
bud, e-post etc.), samt

när detta meddelande ska anses ha
kommit mottagaren tillhanda.
73
74
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
6.3.4 PRODUKTFÖRÄNDRINGAR
Här anges vad som gäller i de fall en upphandlad vara inte
längre produceras alternativt förändras under kontraktstiden
eller om en upphandlad tjänst inte längre kan levereras på
avtalat sätt.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Vad avses med produktförändringar?
Produktförändringar kan vara såväl
avtalade som icke avtalade. De planerade
produktförändringarna sker när det inom
ramen för uppdraget ingår att
efterfrågade produkter regelbundet ska
utvecklas under kontraktsperioden. Båda
fallen måste regleras i kontraktet för att
säkerställa att ersättningsprodukten är
likvärdig samt har minst samma
prestanda och levereras till samma
kostnad.
6.3.5 ANSVARSFÖRSÄKRING
Här regleras vilka krav myndigheten bör ställa på leverantören
avseende försäkringar.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Vad är syftet med att begära en
ansvarsförsäkring?
Syftet med att begära att leverantören
ska ha en ansvarsförsäkring är att
säkerställa att denne kommer att kunna
betala ut skadestånd om skada uppstår.
Ansvarsförsäkringen träder in då skadan
uppkommer och ersätter det skadestånd
som uppstår, förutsatt att
skadeståndsskyldighet verkligen
föreligger. Det kan till exempel vara att
täcka att myndighetens egendom skadas.
Ska krav ställas på att leverantören ska
ha en ansvarsförsäkring?
I de fall det finns en osäkerhet om att
leverantören kommer att kunna ersätta
eventuella skador som kan uppkomma
under kontraktsperioden bör en
ansvarsförsäkran krävas, annars inte.
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR U PPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Hur ställs krav på försäkring?
Om krav på ansvarsförsäkring ska ställas
är det lämpligt att kräva att försäkringen
ska gälla under hela kontraktsperioden
och att bevis (till exempel aktuellt
försäkringsbrev) ska bifogas anbudet eller
lämnas senast i samband med att
kontraktet tecknas.
Kostnadsdrivande ansvarsförsäkringar
kan leda till att vissa leverantörer väljer
att avstå från att lämna anbud. Ställ
därför endast krav på en försäkring som
står i paritet med den möjliga skadan.
6.3.6 FORCE MAJEURE, ANSVARSBEGRÄNSNING
Här regleras under vilka förhållanden parterna kan befrias från
att fullgöra deras respektive skyldigheter.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Vad avses med force majeure?
Om force majeure regleras i kontraktet
kan parterna befrias från att fullgöra de
skyldigheter som kontraktet omfattar i de
fall det inträffar extraordinära händelser
som ligger utanför parternas påverkan
och kontroll. Exempel på sådana
händelser samt villkoren kring dessa
måste anges i kontraktet.
Vilka händelser kan omfattas?
Krig, krigshandling, extrema väderförhållanden, myndighets åtgärd, nytillkommen eller ändrad lagstiftning, konflikt på
arbetsmarknaden och därmed jämställda
omständigheter.
75
76
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
6.3.7 ÅTGÄRDSPLAN VID AVVIKELSER
Ett av de viktigaste medlen som myndigheter har för att hantera
inträffade avvikelser är de sanktionsmöjligheter som finns i
kontraktet. Kontraktet förlorar sitt syfte om de avtalade
sanktionsmöjligheterna inte används. Observera att inte
använda dessa strider emot principerna om likabehandling och
öppenhet.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Vad är en avvikelse?
En avvikelse är allt som frångår de
avtalade kontraktsvillkoren som t.ex. ett
fel i en leverans.
Kontraktsvillkoren bör reglera hur
uteblivna eller felaktiga leveranser ska
hanteras under kontraktsperioden.
Vad är en åtgärdsplan?
Åtgärdsplanen ska kunna förutse hur
avvikelserna kan hanteras under
kontraktet.
Hur ska en sådan åtgärdsplan se ut?
Det är en fördel att ha tänkt ut och
reglerat någon form av sanktionstrappa
där det först finns utrymme för dialog och
rättning innan det blir aktuellt med
sanktioner som successivt blir mer
kännbara. Ett exempel på en sådan
trappa kan vara enligt följande:
1. Dialog
2. Rättelse under en given tidsfrist
3. Inte betala ut eventuell bonus
4. Prisavdrag
5. Vite
6. Inte förlänga kontraktet eller inte
utnyttja en option
7. Häva kontraktet
8. Begära skadestånd
Vad är ett prisavdrag?
Ett prisavdrag ska kunna täcka
kostnaderna som har uppstått för
myndigheten på grund av avvikelsen.
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR U PPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Vad avses med vite?
Vite är en på förhand bestämd ersättning
som ska utbetalas till myndigheten om
leverantören inte fullgör villkoren i
kontraktet. Vitesbeloppet bör begränsas.
Vitet kan utformas i form av en stigande
skala, kan tas ut av myndigheten eller
räknas bort från kommande fakturor.
När ska vite betalas?
I kontraktet ska det utförligt beskrivas under
vilka omständigheter som vite ska betalas.
Detta sker exempelvis vid olika typer av
kvalitetsbrister i levererad vara eller tjänst
alternativt vid en leveransförsening eller
utebliven leverans. Under vissa
omständigheter kan det vara lämpligt att ge
skälig tid till den andra kontraktsparten (tre
till fyra veckor) för att denne ska få möjlighet
att vidta åtgärder innan vite tas ut.
Vad avses med hävning?
Hävning innebär att kontraktet upphör och
parternas situation ska återställas som det
var före kontraktet. Avtalas inget särskilt
gäller i normalfallet att hävning kan ske om
part har gjort sig skyldig till ett väsentligt
kontraktsbrott.
Vid en hävning ska en ekonomisk reglering
ske mellan parterna samt eventuell
ersättning för skadestånd betalas.
Vad avses med skadestånd?
Skadestånd är ersättning för skador som
uppstår med anledning av ett kontraktsbrott.
Vad omfattar skadeståndsskyldigheten?
Här regleras vad som gäller i samband med
den uppkomna skadan.
Skadeståndet kan omfatta direkta och
indirekta förluster. Direkta förluster är
ersättning för utgifter, prisskillnad m.m.
Indirekta förluster är utebliven vinst,
produktionsbortfall och andra liknande
förluster. Avgörande för omfattningen av
skadeståndet är dels parterna agerande,
dels vad som utgör utfyllande rätt om
kontraktet inte reglerar frågan om
skadeståndets omfattning.
77
78
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR UPPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
6.3.8 TVISTLÖSNING, TILLÄMPLIG LAG
Här anges hur tvister mellan parterna ska lösas.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Hur avgörs en tvist?
Tvister bör alltid i första hand försöka
lösas med förhandling mellan parterna. I
de fall man trots detta inte kan komma
överens, ska tvisten i första hand avgöras
i allmän domstol med tillämpning av
svensk rätt.
Skiljedomsförfarande är ett kostsamt
förfaringssätt och bör endast användas i
undantagsfall, främst vid mycket stora
affärer.
6.4
Uppföljning under kontraktsperioden
Här beskrivs villkor för samarbete samt hur samverkan ska ske
under kontraktsperioden.
»
FRÅGESTÄLLNING
FÖRKLARING
Hur ofta och under vilka former ska
samarbetet ske?
Myndigheten anger hur ofta och under
vilka former samarbetet kommer att ske
genom att ta fram en uppföljningsplan.
Uppföljningsplanen ska beskriva vad som
ska följas upp, på vilket sätt, hur ofta
samt vilka som ansvarar för
uppföljningen.
Läs mer om uppföljning i vägledningarna
”Kontraktsuppföljning-säkerställ goda
affärer genom att följa upp” och ”
Avtalsuppföljning av vård och omsorg”
som finns att ladda ner och beställa på
www.upphandlingsstöd.se.
UTFORMNING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG FÖR U PPHANDLING AV VAROR OCH TJÄNSTER ENLIGT LOU
»
Laurence Brännström, jurist
på Upphandlingsstödet vid
Kammarkollegiet med
mångårig erfarenhet av
offentlig upphandling, har
varit projektledare för denna
vägledning. Arbetet har skett
i nära samarbete med
representanter från
myndigheter, leverantörer
samt intresseorganisationer.
Till samtliga medverkande
riktas ett varmt tack.
79
Upphandlingsstödet ska bidra till en mer effektiv, kvalitetsmedveten
och rättssäker offentlig upphandling.
Målet är att konkurrensen på marknaden bättre tas tillvara så
att skattemedlen kan användas på bästa sätt till nytta för
medborgarna, den offentliga sektorn och näringslivet.
Denna vägledning får användas fritt, förutsatt att källan anges.
Det är alltså tillåtet att ladda hem vägledningen i pdf från vår
hemsida (www.upphandlingsstöd.se) och publicera den på
andra webbplatser. Ange källa och gärna även en länk till
innehållet.
Box 22I8, I03 I5 Stockholm
Besök Birger Jarlsgatan I6
Tel 08 700 08 00
Fax 08 20 49 69
E-post [email protected]
www.upphandlingsstod.se