Anbudsförfrågan på tjänst för
publicering och utskick av
pressmeddelanden
ACCEPT AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET.
Anbudsgivaren ska bekräfta, i nedanstående ruta eller i bilaga, att samtliga krav och
kommersiella villkor i detta förfrågningsunderlag och eventuella bilagor, accepteras.
Svar:
1
ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER
1.1 Upphandlingen
Ängelholms kommun inbjuder till anbudsgivning gällande tjänst för utskick och publicering av
pressmeddelanden enligt nedanstående bestämmelser. Ängelholms kommun är belägen i Skånes vackraste
del kring Skälderviken. Kommunen har 40 000 invånare och människor lockas hit av natur, kultur, trygghet
och en stor framtidsoptimism. Ängelholm har ett brett näringsliv och ett mycket gott företagsklimat. Såväl
den kommersiella som offentliga servicenivån är hög och kommunen ingår i en synnerligen dynamisk
region i nordvästra Skåne.
1.2 Avtalstid
Avtalstid 2 år med möjlighet till förlängning 2 år. Överenskommelse om förlängning ska
vara skriftlig. Sådan begäran om förlängning bör ske senast 3 månader innan förlängningen
träder i kraft.
2
UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER
2.1 Upphandlingens form
Direktupphandling enligt 15 kap Lagen om offentlig upphandling LOU (2007:1091) om offentlig
upphandling, LOU, med ändringar t o m (2012:392).
2.2 Upphandlande myndighet
Den upphandlande myndigheten är
Ängelholms kommun
Kommunledningskontoret
Östra vägen 2
262 80 Ängelholms kommun
Org.nr 212000-0977
2.3 Upplysningar under upphandlingen/frågor/svar
Eventuella frågor, förtydligande eller komplettering sker via upphandlingsstödet ”KOMMERS” på
adress: http://www.kommersannons.se/engelholm/
Anbudsgivare, som via ”KOMMERS” registrerat sin e-postadress i denna upphandling, får automatiskt
meddelande via e-post. Övriga anbudsgivare måste själva bevaka eventuella förtydliganden och
kompletteringar.
Handläggare för denna upphandling är:
Namn:
E-mail:
Daniel Franzén, kommunikatör
[email protected]
Frågor ska ställas senast 2014-11-19 och kommer att besvaras senast 2014-11-23.
2.4 Anbudets form, innehåll och märkning
Anbudet ska vara skriftligt och avfattat på svenska.
Elektroniskt anbud lämnas via Kommers Annons, webbadress:
http://www.kommersannons.se/engelholm/
Anbudet ges rätt märkning av systemet
Telefonnummer till support för systemet 08-6123453
Anbud på papper, telefax eller e-post accepteras inte.
Vilka handlingar som eventuellt ska bifogas framgår av kravspecifikationen.
2.5 Anbudstidens utgång
Anbudet skall vara upphandlande myndighet tillhanda senast den 2014-11-28
För sent inkomna anbud kommer inte att prövas.
2.6 Anbudets giltighetstid
Anbud skall vara giltigt t o m 2015-02-28
2.7 Avbrytande av upphandling
Kommunen äger rätt att avbryta upphandlingen om lämnade anbud, som uppfyller kraven i
kravspecifikationen, har ett pris som överstiger anslag eller budgeterade medel, eller om upphandlingen
av annan affärsmässigt grundad anledning inte kan fullföljas.
3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE
Anbudsgivare ange sitt organisationsnummer i rutan nedan.
Svar
3.1 Uteslutningsgrunder
Anbudsgivare behöver inte skicka in någon dokumentation för att styrka nedanstående krav.
Kommunen kontrollerar själv uppgifterna.
Anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av de situationer som
anges i 10 kap 1 § LOU föreligger. Kravet gäller även underleverantör om sådan anlitas.
Om den upphandlande myndigheten får kännedom om att anbudsgivaren gjort sig skyldig till
något av de i paragrafen angivna brotten ska anbudsgivaren uteslutas om inte särskilda skäl finns.
Anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av de situationer som
anges i 10 kap 2§ LOU föreligger. Kravet gäller även underleverantör om sådan anlitas.
Ängelholms kommun kommer att kontakta Skatteverket för att få uppgifter som kan styrka att
anbudsgivarna uppfyller kraven enligt 2 § första stycket 5. De uppgifter som ligger till grund för
bedömningen inhämtas snarast efter anbudsöppningen.
Övriga uteslutningsgrunder i LOU 10:2 kontrolleras om Ängelholms kommun har anledning att
misstänka att de föreligger.
3.2 F-skatt
Anbudsgivare ska vara registrerad för F-skatt.
Kommunen får dessa uppgifter från Skatteverket. Dokumentation behöver inte skickas.
3.3 Erfarenhet och kompetens
Anbudsgivaren ska ha erfarenhet av att tillhandahålla liknande tjänster som de Ängelholms kommun nu
efterfrågar. Som bevis ska anbudsgivaren uppge minst två referenser varav en ska vara från en kommun i
liknande, eller större storlek än Ängelholms kommun.
Svar
4
KRAVSPECIFIKATION
Ängelholms kommun avser att köpa en tjänst som skall innehålla:
Digital tjänst för utskick och publicering av pressmeddelande via ett så kallat
nyhetsrum/pressrum. Pressmeddelanden ska gå att skicka genom tjänsten och
pressmeddelandena ska även publiceras i ett nyhetsrum. I nyhetsrummet ska även tidigare
pressmeddelanden finnas att läsa för externa besökare.
Medialistor/kontaktuppgifter till journalister utifrån ämnen eller andra sökkriterier.
Möjlighet att skapa egna utskickslistor och lägga till egna kontakter.
Webbgränssnittet mot användarna skall följa tillgänglighetskraven enligt WCAG 2.0 nivå AA
Webbgränssnittet ska vara responsivt.
Möjlighet att ha minst 20 olika användare. Om antal användare är kopplat till ökad kostnad ska
pris för 20 användare anges.
Möjlighet att spara utkast på pressmeddelande för senare utskick.
Möjlighet att schemalägga publicering och utskick
Gratis support, kontorstid.
Leverantören bekräftar nedan att de uppfyller kraven:
Svar
Det är en fördel om tjänsten också innehåller något eller några av följande mervärden (Ange
pris för nedanstående tjänster om dessa kostar extra utöver tjänsten som uppfyller
skallkraven). Mervärdena värderas av Ängelholms kommun i fallande ordning där det mest
meriterande är överst:
Möjlighet att implementera tjänsten på egen webbplats via API
Möjlighet att ha nerladdningsbara pressbilder i nyhetsrummet.
Möjlighet att bifoga filer vid utskick
Eventuella andra mervärden. Dessa ska i sådana fall beskrivas.
Beskrivning av mervärden:
Svar
5 KOMMERSIELLA VILLKOR
De kommersiella villkoren kommer att ingå i det avtal som tecknas mellan kommunen och antagen
leverantör.
Ytterligare punkter kan tillkomma om parterna är överens om detta.
5.1 Avtalets parter
Ängelholms kommun med org.nr 212000-0977 och NN leverantör med org.nr xxxxxx-xxxx.
5.2 Handlingarnas inbördes rangordning
För avtalet gäller nedanstående handlingar. Förekommer i dessa mot varandra stridande uppgifter eller
föreskrifter gäller de sinsemellan i följande rangordning:
1. Tillägg och ändringar till detta avtal
2. Detta avtal inklusive bilagor och kompletteringar
3. Anbudsinfordran med eventuella förtydliganden och ändringar
4. Anbudsgivarens anbud med eventuella, av kommunen begärda, kompletteringar
5.3 Avtalstid
Avtalstid 2 år med möjlighet till förlängning 2 år. Överenskommelse om förlängning ska vara skriftlig.
Sådan begäran om förlängning bör ske senast 3 månader innan förlängningen träder i kraft.
5.4 Ändringar och tillägg
Ändringar och tillägg till avtalet kan endast ske genom en skriftlig handling undertecknad av behörig
företrädare för båda parter.
5.5 Uppdrags utförande
Leverantören skall utföra alla delar av avtalat åtagande i enlighet med bestämmelserna i detta avtal och
med den skicklighet och omsorg som Ängelholms kommun har anledning att förvänta av ett
välrenommerat företag verksamt inom branschen.
5.6 Krav på leverantören
Leverantören förbinder sig och ansvarar för
att fullgöra sina skyldigheter mot det allmänna vad beträffar skatter och avgifter,
att åberopa sin F-skattsedel under hela avtalsperioden
att förändringar beträffande egen F-skattestatus ofördröjligen meddelas kommunen,
att avkräva samma utfästelse av den som leverantören i förekommande fall anlitar.
att vidmakthålla aktuell försäkring under hela avtalstiden.
5.7 Anbudspriser
Anbudspriser ska anges netto i svenska kronor (SEK) exkl. mervärdeskatt och inkludera samtliga
åtaganden enligt detta förfrågningsunderlag inklusive resor, reseersättning, traktamente etc. Priset ska
ange månadskostnaden för tjänsten.
5.8 Betalningsvillkor
Betalning sker 30 dagar efter godkänd leverans och godkänd mottagen faktura, såtillvida inte sista
betalningsdag (30 dagar efter godkänd fakturas ankomstdag) infaller på en fredag eller dag före helgdag
då sista betalningsdag i stället skall anses infalla närmast följande bankdag.
5.9 Dröjsmålsränta
Dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagen
Dröjsmålsränta understigande 300 SEK exklusive mervärdesskatt betalas inte.
5.9.1 Rätt att innehålla betalning
Har köparen krav på grund av leverantörens dröjsmål eller på grund av uppdraget inte är genomfört på
överenskommet sätt har köparen rätt att hålla inne så mycket av betalningen som motsvarar kravet.
5.10 Fakturering
5.10.1 Innehåll
Förutom angivelse av vad fakturan avser skall följande anges; uppgifter om företaget med angivande av
post-/bankgiro nummer, organisationsnummer, innehav av F-skattebevis samt adress och
telefonnummer.
Faktura ska skickas elektroniskt antingen enligt SFTI-standard eller laddas upp kostnadsfritt på
kommunens leverantörsportal.
5.10.2 Administrativa avgifter
Faktureringsavgifter, påminnelseavgifter eller liknande avgifter får inte debiteras.
5.10.3 Mervärdesskatt
Gällande mervärdeskatt tillkommer.
5.11 Leveransförsening/förseningsavgift
Vid leveransförsening skall leverantören utan kostnad för beställaren tillhandahålla tjänst av motsvarande
standard. Om detta ej tillhandahålls är leverantören skyldig att ersätta beställaren för kostnader han haft
för införskaffande av tjänst på annat håll. Med försening avses även brist i leverans.
Om förseningen är längre än 2 veckor har beställaren rätt att häva hela eller delar av leveransen. Om
beställaren häver leveransen har han även rätt till skadestånd för direkta skador.
Skadestånd utgår ej för leveransförsening förorsakad av beställaren.
5.12 Hävning
Envar av parterna äger rätt att säga upp detta avtal till omedelbart upphörande om part bryter mot
bestämmelse i detta avtal eller inte följer gällande tillämpliga lagar, förordningar och/eller andra
bestämmelser och avtalsbrottet inte är av endast ringa betydelse samt rättelse inte skett inom 14 dagar,
efter skriftlig anmaning därtill. Kontraktsavbrott av väsentlig betydelse föreligger exempelvis om part vid
upprepade tillfällen inte lever upp till förutsättningarna i ingånget avtal. Hävningsgrund föreligger
dessutom om företaget försätts i konkurs eller eljest befinnes vara på sådant obestånd att företaget inte
kan förväntas fullgöra sina åtaganden.
Om det vid kontroll visar sig att leverantören inte längre uppfyller i upphandlingen ställda
kvalificeringskrav kan detta vara grund för hävning.
Köparen kan säga upp hela eller delar av avtalet vid dröjsmål orsakat av leverantören eller av den som
leverantören i förekommande fall anlitar, om dröjsmålet med färdigställandet överstiger 14 dagar.
Vid hävning enligt ovan äger leverantören rätt till ersättning för utfört arbete endast om resultatet har ett
värde som svarar mot arbetsinsatsen.
5.13 Skadestånd/ersättning
Kommunen har rätt till skadestånd/ersättning för skada kommunen lidit pga. leverantörens avtalsbrott
eventuellt skadestånd som utgivits till tredje man samt för kostnader som föranleds av ett nytt
upphandlingsförfarande.
Leverantören ansvarar för samarbetsparts- eller underleverantörs arbete så som för egen del.
5.14 Force majeure
Om parts fullgörelse av detta avtal förhindras eller blir oskäligt betungande till följd av omständighet
utanför hans kontroll skall detta utgöra befrielsegrund som medför framflyttning av tidpunkten för
prestation och befrielse från vite och andra påföljder. Om avtalets fullgörande till väsentlig del förhindras
för längre tid än tre månader på grund av viss ovan angiven omständighet äger part, utan
ersättningsskyldighet, skriftligen frånträda avtalet.
5.15 Överlåtelse av avtal
Part har inte rätt att utan motpartens skriftliga medgivande överlåta sina rättigheter och skyldigheter
enligt detta avtal. Byte av part får ej innebära en väsentlig förändring av kontraktsvillkoren
Leverantören får ej utan medgivande överlåta rätten att motta betalning enligt avtalet
5.16 Tvist
Eventuella tvister skall i första hand avgöras i förhandling mellan parterna, därefter avgöras i svensk
domstol med tillämpning av svensk rätt.
6 UTVÄRDERINGSKRITERIER
Det anbud som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas. Vid
värderingen kommer vikt att läggas vid pris och tjänstens omfattning.
Vid utvärderingen kommer enbart de alternativ som uppfyller skall-kraven att tas hänsyn till.
Återstående alternativ kommer att utvärdereras i första hand utifrån priset men hänsyn
kommer även tas vid huruvida tjänsten även innehåller någon eller några av de mervärden
som nämns under avsnittet kravspecifikation ovan, och om dessa mervärden kan anses
motivera ett pris som är något än det billigaste alternativet.
