Förfrågningsunderlag
Sid 1 av 17
Upphandling
Datum
Sjukvårdsmaterial
2014-01-23
Handläggare
Diarienr
Ärendenummer
Agneta Normann
2014-1002
ANBUDSFÖRFRÅGAN,
Upphandling av
Sjukvårdsmaterial
Bilaga 1. Svarbilaga Uppförandekod för leverantörer
Bilaga 2. Anbudsprislista
Bilaga 3. Kompletterande kravspecifikation
Telefon: 0431-870 00
Internet: www.engelholm.se
Förfrågningsunderlag
Sid 2 av 17
1
ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER
1.1 Upphandlingen
Ängelholms kommun med org.nr 212000-0977 inbjuder till anbudsgivning gällande
Sjuvårdsmaterial enligt nedanstående bestämmelser, och bifogade handlingar. Upphandlingen
sker i samverkan med Örkelljunga kommun med org.nr 212000-0878 och Höganäs kommun
med org.nr 212000-1165.
1.2 Omfattning
Upphandlingen avser att upphandla kommunens samlade behov av olika produkter enligt bifogad
specifikation. Anbud ska lämnas på samtliga tre kommuner. Avrop kommer att ske succesivt
under avtalsperioden. Kvantiteterna grundar sig på dels statistik från de tre kommunerna men
också en uppskattning om kommande volymer. Under nästkommande avtalsperiod finns ett antal
nytillkommande produkter som det inte finns uppfattning om volymer, i syfte för att erhålla en
summa kommer nämnda produkter i utvärderingen att genomgående erhålla siffran femtio (50)
vilket enbart är ett fiktivt antal enbart för utvärderingen.
1.3 Distributionscentral
Ängelholms kommun får sina varor utlevererat till kommunens verksamheter via en
distributionscentral som är belägen på Transportgatan i Ängelholm (parallellväg till E6.an) vilket
innebär att beställda varor rörande Ängelholms kommun ska transporteras dit medan de två
övriga kommunerna har flera leveransadresser.
Örkelljunga kommun har en option att ansluta sig senare till distributionscentralen under
förutsättning att nödvändiga politiska beslut fattas. Någon e-handel är inte planerad i nuläget.
Höganäs kommun är inte berörd av distributionscentral eller e-handel.
1.4 Avtalsform
Ramavtal med en leverantör där samtliga villkor är fastslagna.
1.5 Avtalstid
2014-03-15 – 2017-03-14.
Avtalet upphör utan uppsägning.
Avtalet kan, om parterna så överenskommer, förlängas. Avtalet kan maximalt förlängas med 12
månader. Överenskommelse om förlängning skall vara skriftlig. Sådan begäran om förlängning
bör ske senast 3 månader innan förlängningen träder i kraft.
1.6 Helt eller delat anbud
Anbud kan endast lämnas på hela upphandlingen.
Kommunerna avser att teckna avtal med en leverantör. Under avtalstiden kan kompletteringar av
specifika artiklar komma att göras till avtalet samt att i begränsad skala prova andra på marknaden
förekommande produkter.
Förfrågningsunderlag
Sid 3 av 17
2
UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER
2.1 Upphandlingens form
Öppen upphandling
Upphandling görs i enlighet med reglerna om öppen upphandling i Lag (2007:1091) om offentlig
upphandling, LOU, med ändringar t o m (2011:1030).
Förhandling medges inte.
2.2 Upphandlande myndighet
Den upphandlande myndigheten är
Ängelholms kommun
Östra vägen 2
262 80 Ängelholms kommun
Org.nr 212000-0977
2.3 Upplysningar under upphandlingen/frågor/svar
Eventuella frågor, förtydligande eller komplettering sker via leverantörsportalen Kommers
Annons på adress: http://www.kommersannons.se/engelholm. Frågor ska ställas senast den 21
februari 2014.
Anbudsgivare, som via Kommers Annons registrerat sin e-postadress i denna upphandling, får
automatiskt meddelande via e-post. Övriga anbudsgivare måste själva bevaka eventuella
förtydliganden och kompletteringar.
Handläggare för denna upphandling är:
Titel:
Namn:
Inköpschef
Agneta Normann
Instruktion
Anbud bör följa förfrågningsunderlagets struktur och numrering för att granskning och
utvärdering av anbud skall kunna ske på ett effektivt sätt. Samtliga efterfrågade uppgifter och
handlingar skall bifogas anbudet.
I förfrågningsunderlaget finns ett antal rutor som anbudsgivare skall fylla i alternativt hänvisa till
bilagor där information finns. Dessa bilagor skall bifogas anbudet.
2.4 Anbudets form och innehåll
Anbudet ska vara avfattat på svenska.
2.4.1 Anbud via Kommers Annons
Elektroniskt anbud lämnas via Kommers Annons, webbadress:
http://www.kommersannons.se/engelholm
Telefonnummer till support för systemet 08 – 61 23 453
Anbud per telefax och e-post accepteras inte på grund av att anbudssekretess ej kan garanteras.
Förfrågningsunderlag
Sid 4 av 17
Vilka handlingar som ska bifogas framgår av kravspecifikationen.
2.5 Alternativa utföranden
Alternativa anbud tillåts inte.
2.6
Anbudets märkning och adressering
2.6.1 Anbud via Kommers Annons
Elektroniskt anbud lämnas via Kommers Annons, webbadress:
http://www.kommersannons.se/engelholm
Rätt anbuds märkning sker automatiskt.
2.7 Anbudstidens utgång
Anbudet skall vara upphandlande myndighet tillhanda senast den 2014-03-05
För sent inkomna anbud kommer inte att prövas.
2.8 Anbudets giltighetstid
Anbud skall vara giltigt tom 2014-05-31. I händelse av eventuell överprövning förlängs
giltighetstiden.
2.9 Utvärderingsprinciper
Ängelholms kommun kommer att anta det anbud som uppfyller ställda krav och som har det
lägsta priset.
2.10 Avbrytande av upphandling
Kommunen äger rätt att avbryta upphandlingen om lämnade anbud, som uppfyller kraven i
kravspecifikationen, har ett pris som överstiger anslag eller budgeterade medel, eller om
upphandlingen av annan affärsmässigt grundad anledning inte kan fullföljas.
2.11 Tilldelningsbeslut/besked
Tilldelningsbeslut kommer att skickas ut per e- så fort upphandlingen är Anbudsgivare skall i
anbudet ange vilken e-postadress tilldelningsbeskedet skall skickas till.
Adress ska anges till behörig och i ärendet väl insatt person, inte till någon allmän adress.
Observera att tilldelningsbeskedet inte innebär ett civilrättsligt bindande avtal.
Behörig person:
e-postadress:
2.12 Förutsättning för bindande avtal
Förutsättning för civilrättsligt bindande avtal är att skriftligt avtal (upphandlingskontrakt)
upprättats och undertecknats av behöriga företrädare för båda parter.
3 KRAV PÅ LEVERANTÖR
Ängelholms kommun samarbetar med Skatteverket och kommer i samband med
kvalificeringsgranskningen inhämta uppgifter motsvarande blankett SKV 4820.
Förfrågningsunderlag
Sid 5 av 17
Utländskt företag ska bifoga motsvarande utländska bevis som ovan som vid anbudstidens
utgång. Detta underlag inte får vara äldre än en månad.
3.1 Registrering av Leverantör
Anbudsgivare ska vara registrerad i bolagsregister hos Bolagsverket eller motsvarande. Kontroll
sker mot uppgifter i Credit Safe att allt ser korrekt ut.
Utländska anbudsgivare måste dock bifoga dokument som styrker att lagenlig registrering finns.
Dokumentet lämnas med anbudet i Kommers.
3.1.1 F-skatt
Entreprenören ska vara registrerad för F-skatt. Verifiering sker genom kontroll hos Skatteverket
eller, för utländsk anbudsgivare bifogas med anbudet, motsvarande dokument från det egna
landet.
3.2 Finansiell och ekonomisk ställning
Anbudsgivare skall ha ekonomiskt kapacitet att fullgöra uppdraget under den tid som avtalet
gäller. På begäran skall anbudsgivare sända in företagets och i förekommande fall moderbolagets
senaste balansräkning/årsredovisning inklusive revisonsberättelse.
Anbudsgivare ska ha en god och stabil ekonomi.
För att styrka detta ska anbudsgivare minst uppnå ratingvärdet 40 enligt Credit Safe: s värdering.
Upphandlande myndighet gör själv dessa kontroller.
Om företaget ej uppfyller kravet på rating eller som nystartad inte kan styrka kravet på annat sätt
kan företaget åberopa annat företags ekonomiska kapacitet. Intyg om att anbudsgivaren kommer
att förfoga över de nödvändiga resurserna, t ex genom moderbolagsgaranti, koncerngaranti eller
liknande ska, i så fall, lämnas tillsammans med anbudet (Se LOU 11:12). Åtagandet /intyget från
det andra företaget ska avse hela avtalsperioden.
Upphandlande myndighet kommer att göra kontroll mot Credit Safe att anbudsgivare uppfyller
uppställt krav.
Kommunen kan vara behjälplig med uppgift från CreditSafe under anbudstiden om inte
anbudsgivaren själv har tillgång till sina ratingsiffror. Kontakta den ansvarige för upphandlingen
före sista anbudsdag för att få tillgång till uppgiften. Tjänsten utförs utan kostnad för
anbudsgivare.
3.3 Teknisk förmåga och kapacitet vid tillfället för kontraktets genomförande.
Anbudsgivare skall i anbudet beskriva företagets organisation och resurser. Anbudsgivaren ska
ha tidigare erfarenhet av att ha många kundkontakter och genomföra kontinuerliga leveranser till
ett stort antal beställare. Anbudsgivare skall ha genomfört dessa på ett för referenskunden
tillfredställande sätt.
Ange företagets organisation, ägarstruktur och resurser
Beskrivning kan lämnas i svarsrutan eller i bilaga. Ange nummer på bilaga.
Svar
Bilaga nr
För att styrka att kundkontakter och transporter har genomförts på ett för referenskunden
tillfredställande sätt ska anbudsgivaren bifoga referenser från två kunder med angivander av
Förfrågningsunderlag
Sid 6 av 17
namn, telefonnummer och mailadress. Referenskunderna kommer att kontaktas om den
upphandlande myndigheten finner det nödvändigt.
Kontaktuppgifter kan lämnas i svarsrutan eller i bilaga. Ange nummer på bilaga nedan
Svar
Bilaga nr
3.3.1 Elektronisk handel
Ängelholms kommun arbetar aktivt med att kunna beställa alla varor via vårt elektroniska
beställningssystem Visma Proceedo.
I första hand önskar vi få in en integrerad katalog enligt fullskaligt EDI-flöde, SFTI-standard.
Beskriv vilka möjligheter ni har att bedriva elektronisk handel med oss och hur Ängelholms
kommun kan beställa varor från er elektroniskt.
Bilder på produkter är efterfrågat av beställarna, beskriv om ni har möjlighet att utan kostnad
lägga in bilder på avtalsprodukter kopplat till annan information typ pris och förpackning etc.
Beskrivning kan lämnas i svarsruta eller i bilaga.
Ange nummer på ev. bilaga nedan
Svar
Bilaga nr
3.3.2 Åberopande av annans kapacitet
Anbudsgivare som i någon del saknar egen kapacitet och förmåga att genomföra uppdraget äger
rätt att åberopa annat företags kapacitet för att uppfylla kraven (Se LOU 11:12). Intyg skall
bifogas anbudet. Intyget ska innehålla uppgifter om vilken typ av kapacitet det andra företaget
tillhandahåller samt verifiera att åtagandet gäller under hela avtalsperioden.
För intygsgivande företag gäller ovanstående krav i de delar de är tillämpliga på den kapacitet
företaget erbjuder.
Svar
Bilaga nr
4 KRAVSPECIFIKATION
Leverantören skall kostnadsfritt tillhandahålla produktinformation till beställarens anställda under
avtalstiden. Produktinformation skall omfatta information och utbildning avseende t ex
produkters innehåll, funktion, grad av miljöpåverkan samt handhavande av erbjudna produkter.
Produktinformation bör planeras i samråd mellan leverantör och beställare, anpassas till
beställarens behov och genomföras i beställarens interna lokaler.
4.1 Anbudsprover och webbshop
Anbudsgivare ska kostnadsfritt lämna varuprover på begäran om inte produkten kan bedömas via
webbshop eller motsvarande.
Varje prov ska då märkas med anbudsgivarens namn, artikelnummer och benämning.
Förfrågningsunderlag
Sid 7 av 17
För att kunna bedöma offererade produkter utan anbudsprover ska www.adress lämnas till
sökbar produktkatalog på webben där offererade produkterna ska återfinnas, bifoga även
inloggningsuppgifter om det krävs för att ta del av produktspecifikationer. Finns inte produkterna
i webbkatalog ska produktblad bifogas anbudet, varje produktblad ska vara tydligt uppmärkt med
företagsnamn, artikelnummer samt kommunens positionsnummer på efterfrågad produkt.
Observera att alla efterfrågade uppgifterna ska bifogas anbudet.
Adress till webbkatalog och lösenord samt vilka ev. numrerade produktblad som bifogas anbudet
anges i svarsrutan.
Svar:
4.2 Artikelsortiment
Anbudsgivaren skall kunna erbjuda ett brett sortiment av sjukvårdsmaterial. 100 % av
efterfrågade artiklar ska offereras för att anbudsgivaren ska kunna antas som leverantör.
Samtliga artiklar skall uppfylla gällande lagar och förordningar samt vara godkända enligt
Socialstyrelsens- och Läkemedelsverkets krav. Samtliga artiklar skall vara CE-märkta enligt MDD
- direktivet.
I de fall det anges ett varunamn i underlagen ska det ses som förklaring till anbudsgivaren vilken
typ av produkt som efterfrågas, likvärdig produkt kan offereras.
Bekräftas i anbudet eller i bilaga
Svar:
4.3 Sterila produkter
Produkterna och deras förpackningar skall varken under transport eller lagerhållning utsättas för
sådana temperaturförhållanden, fuktighet, föroreningar, skada eller sådan ljus att deras säkerhet
vid användning påverkas. Vid eventuell nedbrytning från transportförpackning till
avdelningsförpackning ska detta ske under så kallade renrumsrutiner. Hållbarheten vid leverans
av sterila produkter skall vara minst 1 år. I de fall steril produkt önskas är detta märkt med S i
artikelsortimentet.
Bekräftas i anbudet
Svar:
4.4 Osterila produkter
En artikel som är osteril och avsedd att användas i rent arbete skall vara ren och innehålla <
100cuf (bakteriebärande partiklar) per produkt. Är produkten osteril och avsedd för att kunna
ångsteriliseras ska den uppfylla renhetsgrad för höggradigt rent enligt SS EN 556. Ange
ångsteriliseringstiden för produkten.
Svar:
4.5 Undersökningshandskar
Handskar som offereras ska avsedda för, och uppfylla de krav som finns rörande användning av
handskar inom vård och behandlingar. Handskarna ska vara komfortabla och rymliga för sin
storlek över handflata och fingrar.
Förfrågningsunderlag
Sid 8 av 17
Produkten skall inte innehålla tillsatsmedel i koncentrationer över 0,1 %, uttryckt i massa av
materialet i produkten/handsken, som utifrån kriterierna för klassificering och märkning1 av
kemikalier och kemiska produkter klassificeras som:
miljöfarlig med farosymbol N2,
mycket giftig, giftig,
cancerframkallande, mutagena eller reproduktionstoxiska minst kategori 2 (s.k. CMRämnen) och därmed har farobeteckningen giftig eller mycket giftig3.
Svar:
Tiuramer rester
Handsken ska inte innehålla mer än 0,1 % tiuramer uttryckt i massa av materialet i
produkten/handsken.
Svar:
Fatalater
Innehåller produkten mindre än eller lika med 0,1 % ftalater uttryckt i massa av materialet i
produkten/handsken?
Svar:
4.6 Allergena tillsatser i förband
Produkten ska vara fri från tillsatser av naturgummilatex. Kravet gäller inte häftande bindor.
Bekräftas i anbud
Svar:
4.7 Kolofonium i förband
Produkten ska vara fri från tillsats av kolofonium i häftämnen i förbandsartiklar. Gäller inte
häftande bindor.
CASnr 8050-09-7, 8052-10-6 eller 73138-82-6.
Svar:
4.8 Lanolin i förband
Produkten ska vara fri från tillsatser av lanolin. CASnr 8006-54-0.
Svar:
4.9 Antimikrobiella tillsatser i förband.
Produkten ska vara fri från tillsats av triclosan. CASnr 3380-34-5
Svar:
4.10 Dokumentation
All dokumentation och bruksanvisningar skall vara skrivna på svenska.
Svar:
Förfrågningsunderlag
Sid 9 av 17
4.11 Förpackningar
Förpackningar ska vara i storlek avdelningsförpackning, stabila, lättöppnade med tydlig text och
märkning på svenska. Det ska vidare framgå artikelnummer, storlek, antal/avd.fp samt om
produkten är steril eller inte.
Svar:
4.12 Ersättningsprodukter
Om produkt utgår under avtalstiden ska ersättningsprodukt erbjudas ansvarig upphandlare som
först ska godkänna produkten. Ersättningsprodukten ska hålla samma kvalitet eller högre än
ursprungsprodukten och priset ska ligga på samma nivå som ursprungsprodukten.
Svar:
4.13 Komplettering av produkter
Prissättning av kompletterande produkter ska kunna ske under avtalstiden om ändrade
behandlingsmetoder eller annat föreleder att produkten efterfrågas. Prissättning för dessa
produkter ska följa prissättning för avtalade produkter och ska efter kontakt med avtalsansvarig
kunna kompletteras avtalet.
Svar:
4.14 Egenskaper
Se övriga krav/egenskaper på produkter i kompletterande kravspecifikation utöver vad som
angetts under avsnitt 4. Se bilaga 3.
4.15 Priser (utgör utvärdering)
Efterfrågade produkter i anbudsprislistan ska nettoprissättas exklusive moms. För övriga
sjukvårdsprodukter av förbrukningskaraktär som finns i anbudsgivarens sortiment, anges den
procent på ordinarie bruttoprislista som beställaren erhåller vid beställning.
Svar:
4.16 Transportpåslag (utgör utvärdering) Punkten utgår
4.16.1 Transportersättning
En transportersättning på 8 % på fakturerat belopp ska utgå till Ängelholms kommun, en gång
per avtalsår baserat på årets försäljning till Ängelholms kommun. Ersättningen utbetalas senast
den 20:e januari påföljande år. Observera att det gäller enbart beställningar inom Ängelholms
kommun.
Bekräftas i svarsrutan:
Svar:
Förfrågningsunderlag
Sid 10 av 17
4.17 Leveranser
Lagerförda förbrukningsartiklar ska levereras senast 3 arbetsdagar efter mottagen beställning. För
Ängelholms kommun till distributionscentralen och för Örkelljunga- och Höganäs kommuner till
respektive beställare.
Lagerförd medicin teknisk utrustning ska levereras senast inom 12 arbetsdagar efter mottagen
beställning.
Bekräftas i anbudet
Svar:
4.18 Akutleveranser
Ange pris för tilläggsfrakt för akutleverans inom 24 timmar
Svar:
4.19 Beställningar
Ängelholms kommun arbetar aktivt med att kunna beställa alla varor via vårt elektroniska
beställningssystem Visma Proceedo.
I första hand önskar vi få in en integrerad katalog enligt fullskaligt EDI-flöde, SFTI-standard.
Fakturering ska ske elektroniskt och har ni ingen egen hantering av EDI så kan vi erbjuda en
leverantörsportal där ni skapar era fakturor och via den kan ni även ta emot beställningar. Denna
leverantörsportal lämpar sig bäst för mindre leverantörer.
Beskriv vilka möjligheter ni har att bedriva elektronisk handel med oss och hur Ängelholms
kommun kan beställa varor från er elektroniskt. Beskriv även övriga kommuners möjligheter att
beställa varor.
Svar:
4.19.1 Manuella beställningar
Ange prispåslag i procent per produkt för manuella beställningar d.v.s. beställningar som inte
görs via elektroniskt beställningssystem.
Svar:
4.20 Märkning av gods till Ängelholms kommun
Leverantören märka sitt gods enligt STE, STILL eller likvärdig branschregel (en etikett per
beställande enhet). Innehållet på transportetiketten ska vara leverantörens adress, adress till
distributionscentralen, adress till kommunens slutkund, GLN-kod till kommunens enhet, SSCCkod, samt streckkoder för GLN-kod och SSCC-kod.
Beskriv er transportetikett och bifoga gärna en provetikett
Svar:
4.21 Reklamationer
Ange i anbudet hur ni önskar att reklamationer ska hanteras dels vid felbeställning från
beställarens sida och dels vid felleverans från leverantörens lager
Svar:
Förfrågningsunderlag
Sid 11 av 17
4.22 Utbildning/Seminarie
Vid ett tillfälle per år anordnas något seminarie/informationsträff efter överenskommelse med
medicinska ansvariga sjuksköterskan (MAS).
Utbildningen/ informationsträffen ska vara kostnadsfri för deltagarna.
Bekräftas i anbudet
Svar:
4.23 Sociala och etiska krav
I Ängelholms kommuns upphandlingspolicy finns bestämmelser om att kommunen ska ställa
krav på sina leverantörer vad gäller sociala och etiska krav.
Antagen leverantör ska följa de principer som kommer till uttryck i Bilaga 1. Svarsbilaga
Uppförandekod för leverantörer.
Anbudsgivare ska därför fylla i, underteckna och bifoga denna bilaga till anbudet. Detta innebär
att man förbinder sig att följa principerna om man antas som leverantör.
Att som antagen leverantör inte följa detta är grund för hävning.
Att anbudsgivaren kommer att följa principerna och har lämnat in ifylld och undertecknad bilaga
bekräftas nedan.
Svar
5 KOMMERSIELLA VILLKOR
De kommersiella villkoren ligger till grund för avtal mellan köparen och leverantören. I anbudet
skall det framgå att anbudsgivare accepterar de kommersiella villkoren i sin helhet.
Bekräftas i rutan
Svar
(Ev. Ytterligare punkter kan tillkomma efter överenskommelse med antagen leverantör. )
5.1 Allmänna avtalsvillkor
Villkoren i förfrågan tillsammans med vinnande anbud i upphandlingen kommer att bilda
underlag för det kontrakt som köparen utformar.
5.2 Avtalets parter
Avtal kommer att tecknas mellan köparen och den anbudsgivare som enligt utvärderingen
erhåller uppdraget.
Förfrågningsunderlag
Sid 12 av 17
5.3 Handlingarnas inbördes rangordning
För avtalet gäller nedanstående handlingar. Förekommer i dessa mot varandra stridande uppgifter
eller föreskrifter gäller de sinsemellan i följande rangordning:
1. Tillägg och ändringar till detta avtal
2. Detta avtal inklusive bilagor och kompletteringar
3. Anbudsinfordran med eventuella förtydliganden och ändringar
4. Anbudsgivarens anbud med eventuella, av kommunen begärda, kompletteringar
5.4
Avtalsomfattning
5.5 Avtalstid
Avtalet är giltigt från xxxx-xx-xx—xxxx-xx-xx.
Avtalet upphör utan uppsägning.
Avtalet kan, om parterna så överenskommer, förlängas. Avtalet kan maximalt förlängas med 12
månader. Överenskommelse om förlängning skall vara skriftlig. Sådan begäran om förlängning
ska ske senast 3 månader innan förlängningen ska träda i kraft.
5.6 Ändringar och tillägg
Ändringar och tillägg till avtalet kan endast ske genom en skriftlig handling undertecknad av
behörig företrädare för båda parter.
5.7 Uppdrags utförande
Företaget skall utföra alla delar av avtalat åtagande i enlighet med bestämmelserna i detta avtal
och med den skicklighet och omsorg som Ängelholms kommun har anledning att förvänta av ett
välrenommerat företag verksamt inom branschen.
5.8 Krav på leverantören
Leverantören förbinder sig och ansvarar för
att fullgöra sina skyldigheter mot det allmänna vad beträffar skatter och avgifter,
att åberopa sin F-skattsedel under hela avtalsperioden
att förändringar beträffande egen F-skattestatus ofördröjligen meddelas kommunen,
att avkräva samma utfästelse av den som leverantören i förekommande fall anlitar.
att vidmakthålla aktuell försäkring under hela avtalstiden.
5.9 Underleverantör
Leverantören ska ha beställarens godkännande för att få anlita underleverantör för utförande av
del av leverantörens åtagande enligt detta avtal. Dessa omfattas av samma krav och villkor som
leverantören. Leverantören är ansvarig mot köparen för underleverantör enligt upphandlingens
villkor.
5.10 Försäkring
Leverantören är ansvarig för att hålla gällande ansvarsförsäkring gällande sitt verksamhetsområde.
Försäkring ska vidmakthållas under hela avtalstiden. Bevis om gällande försäkring ska kunna
uppvisas på begäran.
5.11 Priser
Nettopriser på avtalade produkter ska anges på fakturan.
Förfrågningsunderlag
Sid 13 av 17
På övriga förbrukningsartiklar som inte ingår i efterfrågat sortiment, lämnas X % på ordinarie
kontrollerbara bruttoprislista.
5.12 Prislistor
Med prislistor avses såväl tryckta som digitala prislistor i. Prislistor skall - vid alla förändringar omgående skickas digitalt till Upphandlingsenheten för godkännande.
Vid nya prislistor som grundas på produkt- och/eller förpackningsförändringar skall det tydligt
framgå vad som är utgående, ersättnings-, och/eller nya produkter.
Digitala prislistor skall därefter skickas till beställarens inköpssystem.
Nya prislistor skall följa överenskommen produktindelning och får endast omfatta avtalat
sortiment.
5.12.1 Valuta
SEK
5.12.2 Transportersättning
En transportersättning på 8 % på fakturerat belopp ska utgå till Ängelholms kommun, en gång
per avtalsår baserat på årets försäljning till Ängelholms kommun. Ersättningen utbetalas senast
den 20:e januari påföljande år. Observera att det gäller enbart beställningar inom Ängelholms
kommun.
5.12.3 Prisjustering
Prisändringar får ske tidigast 12 månader efter skriftlig överenskommelse mellan behöriga
företrädare för parterna. Begäran om prishöjningar skall vara köparen tillhanda senast 30 dagar
innan de träder i kraft för att äga giltighet. Senare inkommen begäran kommer att beaktas först
inför nästa möjliga prisförändringstillfälle. Förändringen skall vara motiverad med hänsyn till
förändringar i branschindex eller motsvarande och kunna kontrolleras av köparen.
Retroaktiva prishöjningar godkänns inte.
Kan överenskommelse om nytt pris inte träffas äger båda parter rätt att skriftligen säga upp
avtalet med 6 månaders uppsägningstid. Under uppsägningstiden gäller den senast överenskomna
prisöverenskommelsen.
5.13 Beställningar (uppgifter från anbud)
5.14 Ersättningsprodukter
Om det under avtalsperioden utgår någon eller några produkter skall ersättningsprodukter
erbjudas ansvarig upphandlare för godkännande innan de förs in i avtalet. Ersättningsprodukt får
inte kvalitetsmässigt understiga ursprungsprodukt eller prismässigt överstiga avtalat pris.
5.15 Beställningsbekräftelse
Ordererkännande ska ske skriftligt.
5.16 Följesedel
Skall vara märkt med referensnummer, varumottagare och leveransadress.
Förfrågningsunderlag
Sid 14 av 17
5.17 Betalningsvillkor
5.17.1 Betalningsvillkor
Betalning sker 30 dagar efter godkänd leverans och godkänd mottagen faktura, såtillvida inte sista
betalningsdag (30 dagar efter godkänd fakturas ankomstdag) infaller på en fredag eller dag före
helgdag då sista betalningsdag i stället skall anses infalla närmast följande bankdag.
5.17.2 Dröjsmålsränta
Dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagen
Dröjsmålsränta betalas inte för:
Dröjsmålsränta understigande 150 SEK exklusive mervärdesskatt.
Fakturor där priset avviker från avtal
Fakturor där beställningsnummer eller annan identifikation saknas
Felaktig eller ofullständigt adresserade fakturor
5.17.3 Rätt att innehålla betalning
Har köparen krav på grund av leverantörens dröjsmål eller på grund av uppdraget inte är
genomfört på överenskommet sätt har köparen rätt att hålla inne så mycket av betalningen som
motsvarar kravet.
5.18 Fakturering
5.18.1 Innehåll
Förutom angivelse av vad fakturan avser skall följande anges; uppgifter om företaget med
angivande av post-/bankgiro nummer, organisationsnummer, innehav av F-skattebevis samt
adress och telefonnummer.
Fakturan skall också vara så utformad att det lätt går att utläsa de olika kostnadsposterna
(ersättning för arbete på olika tider) som fakturan avser.
Fakturering skall ske månadsvis i efterskott.
Anbudsgivaren ska erbjuda elektronisk fakturering av sina tjänster. Anbudet ska innehålla en
beskrivning av anbudsgivarens möjligheter.
Ängelholms kommun kan erbjuda en leverantörsportal kostnadsfritt där ni skapar era fakturor
och via den kan ni även ta emot beställningar.
Denna leverantörsportal lämpar sig bäst för mindre leverantörer.
Kommun med skannad faktura
Faktura ska skickas till:
X kommun fakturacentral
Box xxxx
Postnr X Kommun
Adressen gäller endast leverantörsfakturor och tillhörande specifikationer. All annan post ska
adresseras direkt till mottagaren.
Alla fakturor ska märkas med referensnummer som är 8 siffror långt.
Förfrågningsunderlag
Sid 15 av 17
5.18.2 Administrativa avgifter
Faktureringsavgifter, påminnelseavgifter eller liknande avgifter får inte debiteras.
5.18.3 Mervärdesskatt
Gällande mervärdeskatt tillkommer.
5.19 Leveransvillkor
5.19.1 Beställning
Beställningar görs succesivt under avtalsperioden. Beställarens namn,
beställningsnummer/referenskod/kommun skall anges på all korrespondens gällande viss
beställning. Detta gäller från ordererkännande till faktura.
Beställningar ska även kunna göras via fax, e-mail och telefon förutom via elektronisk
beställningssystem.
Hos antagen leverantör bör finnas personal med kompetens för konsultation och rådgivning vid
beställning.
5.19.2 Leveranstid
5.19.3 Leveransvillkor
Fritt levererat på anvisad plats, en leveransadress avser Ängelholms kommun.
Fritt levererat anvisad plats, samtliga leveransadresser inom kommunerna Örkelljunga och
Höganäs.
5.19.4 Särskilda leveransvillkor
Om leverantören inser att leverans inte kan göras inom avtalad tid skall denne, utöver att meddela
köparen detta, utan kostnad för köparen anskaffa likvärdiga varor för leverans inom avtalad tid.
Parterna skall vara överens om att utbytta varor i alla avseenden är likvärdiga med vad som här
avtalats.
Om leverantören inser att vad som här avtalats inte kan utföras och färdigställas inom avtalad tid
skall denne, utöver att meddela köparen detta, utan extra kostnad för köparen ansvara för att
likvärdigt arbete utförs inom avtalad tid. Parterna skall vara överens om att annat utförande i alla
avseenden är likvärdigt med vad som här avtalats.
5.19.5 Emballage
Skall ingå i priset.
Reklamationer och garantier
5.19.6 Reklamationshantering
5.19.7 Garantier
Leverantören garanterar att produkter som inte uppfyller ställda krav skall utan kostnad för
beställaren, bytas ut.
Förfrågningsunderlag
Sid 16 av 17
5.20 Utbildning (hämtas från antaget anbud)
5.21 Produktinformation
Produktinformation som inte framgår av detta avtal, skall om köparen så begär, lämnas av
leverantören. Eventuella prislistor och broschyrmaterial tillhandahålls i erforderligt antal exemplar
utan kostnad för köparen på svenska språket.
5.22 Statistik
Leverantören skall på köparens begäran från respektive kommun lämna skriftliga uppgifter om
vad som köpts under efterfrågad tidsperiod. Leverantören skall tillhandahålla uppgifterna utan
kostnad för köparen.
De statistikuppgifter som efterfrågas av köparen ska lämnas i digital form - genom Excelfil och
bifogas i e-postmeddelande eller på annat överenskommet sätt.
En gång per år ska statistikuppgifter lämnas till Upphandlingsenheten över samtliga inköpta
produkter i form av beställande enhet, produkt, artikelnummer, antal samt pris/styck.
Uppgifterna ska lämnas senast sista december varje år och omfatta såväl avtalade produkter som
övriga produkter i säljarens sortiment. Lämnas inte uppgifterna senast v.2, året efter, utgår ett vite
på 15000: - per vecka tills uppgifterna erhålls.
5.23 Anställda hos leverantören
Leverantören skall ansvara för att gällande lagar inom arbetsrätten följs, att av arbetsmarknadens
parter träffade överenskommelser följs och att arbetsmiljölagen efterlevs och upprätthålls. I de
fall särskild behörighet erfordras för utförande av arbete har leverantören ansvar för att giltigt
behörighetsbevis finns och kan uppvisas om köparen så begär. Leverantören är även ansvarig för
här angivna villkor i de fall leverantören anlitar underleverantörer för utförande av uppdrag inom
ramen för detta avtal.
5.24 Ansvar
Leverantören ansvarar för att levererade produkter uppfyller gällande lagar och regler
(CE-märkning) på området.
5.25 Omförhandling/uppsägning
5.25.1 Omförhandling
Under löpande avtalsperiod äger endera parten rätt att, skriftligen, begära omförhandling av detta
avtal om det under avtalsperioden inträffar omständigheter vilka väsentligen förändrar endera
partens förutsättningar att uppfylla sina förpliktelser enligt detta avtal. Part är härvid skyldig att
omedelbart underrätta andra parten om sådana befarade och/eller inträffade omständigheter vilka
kan leda till att omförhandling kan komma att begäras.
5.26 Leveransuppföljning/kvalitet
Köparen kommer under avtalstiden följa upp kvalitetsvillkoren för uppdraget. Skulle inte
kvaliteten motsvara det som avtalats har köparen rätt till ersättning och vid återkommande brister
har köparen rätt att häva avtalet.
Förfrågningsunderlag
Sid 17 av 17
5.27 Hävning
Envar av parterna äger rätt att säga upp detta avtal till omedelbart upphörande om part bryter
mot bestämmelse i detta avtal eller inte följer gällande tillämpliga lagar, förordningar och/eller
andra bestämmelser och avtalsbrottet inte är av endast ringa betydelse samt rättelse inte skett
inom trettio (30) dagar, efter skriftlig anmaning därtill. Kontraktsavbrott av väsentlig betydelse
föreligger exempelvis om part vid upprepade tillfällen inte lever upp till förutsättningarna i
ingånget avtal. Hävningsgrund föreligger dessutom om företaget försätts i konkurs eller eljest
befinnes vara på sådant obestånd att företaget inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden.
Köparen kan säga upp hela eller delar av avtalet vid dröjsmål orsakat av leverantören eller av den
som leverantören i förekommande fall anlitar, om dröjsmålet med färdigställandet överstiger 30
dagar.
Vid hävning enligt ovan äger leverantören rätt till ersättning för utfört arbete endast om resultatet
har ett värde som svarar mot arbetsinsatsen.
5.28 Skadestånd/ersättning
Kommunen har rätt till skadestånd/ersättning för
1. skada kommunen lidit pga. leverantörens avtalsbrott
2. eventuellt skadestånd som utgivits till tredje man samt
3. för kostnader som föranleds av ett nytt upphandlingsförfarande
Leverantören ansvarar för samarbetsparts- eller underleverantörs arbete så som för egen del.
5.29 Force majeure
Om parts fullgörelse av detta avtal förhindras eller blir oskäligt betungande till följd av
omständighet utanför hans kontroll skall detta utgöra befrielsegrund som medför framflyttning av
tidpunkten för prestation och befrielse från vite och andra påföljder. Om avtalets fullgörande till
väsentlig del förhindras för längre tid än tre månader på grund av viss ovan angiven omständighet
äger part, utan ersättningsskyldighet, skriftligen frånträda avtalet.
5.30 Överlåtelse av avtal
Part har inte rätt att utan motpartens skriftliga medgivande överlåta sina rättigheter och
skyldigheter enligt detta avtal.
5.31 Tvist
Eventuella tvister skall i första hand avgöras i förhandling mellan parterna, därefter avgöras i
svensk domstol med tillämpning av svensk rätt.
6 UTVÄRDERINGSKRITERIER
Det anbud som uppfyller ställda krav och lämnat det totalt lägsta priset kommer att antas under
förutsättning att offererade produkter uppfyller de ställda kraven på produkten.
