Innehållsförteckning ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER

2013-09-08
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
Upphandling av färska
grönsaker, frukt och potatis
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
2 (16)
Innehållsförteckning
1
2
ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER ................................................................................................. 4
1.1
Upphandlingen ....................................................................................................................................... 4
1.2
Omfattning .............................................................................................................................................. 4
1.3
Övriga förutsättningar ........................................................................................................................... 4
1.4
Avtalsform .............................................................................................................................................. 4
1.5
Avtalstid ................................................................................................................................................... 4
1.6
Helt eller delat anbud............................................................................................................................. 4
1.7
En eller flera leverantörer ..................................................................................................................... 5
1.8
Bilagor ...................................................................................................................................................... 5
UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER...................................................................................................... 5
2.1
Upphandlingens form............................................................................................................................ 5
2.2
Upphandlande myndighet..................................................................................................................... 6
2.3
Upplysningar under upphandlingen/frågor/svar .............................................................................. 6
2.4
Anbudets form och innehåll ................................................................................................................. 6
Anbud via Kommers ..................................................................................................................... 6
3
2.5
Anbudstidens utgång ............................................................................................................................. 6
2.6
Anbudets giltighetstid ............................................................................................................................ 7
2.7
Anbudsöppning ...................................................................................................................................... 7
2.8
Utvärderingsprinciper ............................................................................................................................ 7
2.9
Avbrytande av upphandling ................................................................................................................. 7
2.10
Tilldelningsbeslut/besked ..................................................................................................................... 7
2.11
Förutsättning för bindande avtal ......................................................................................................... 7
2.12
Sekretess .................................................................................................................................................. 7
KRAV PÅ ANBUDSGIVARE .................................................................................................................. 8
3.1
Uteslutningsgrunder............................................................................................................................... 8
3.2
Registrering av anbudsgivare ................................................................................................................ 8
3.3
F-skatt ...................................................................................................................................................... 8
3.4
Finansiell och ekonomisk ställning ...................................................................................................... 8
3.5
Teknisk förmåga och kapacitet vid tillfället för kontraktets genomförande. ................................ 9
Erfarenhet och kompetens ........................................................................................................... 9
Åberopande av annans kapacitet ................................................................................................. 9
Underleverantör ............................................................................................................................. 9
3.6
4
Utvärderingsgrunder ............................................................................................................................ 10
KRAVSPECIFIKATION ......................................................................................................................... 10
4.1
Anbudspris ............................................................................................................................................ 10
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
3 (16)
Rabatt på övrigt sortiment .......................................................................................................... 10
Prisjustering .................................................................................................................................. 11
Prislista .......................................................................................................................................... 11
Kampanjerbjudanden .................................................................................................................. 11
E-handelsrabatt ............................................................................................................................ 11
4.2
Kontaktperson, beställningsrutiner, reklamationsrutiner ............................................................... 11
Kontaktperson ............................................................................................................................. 11
Beställningar ................................................................................................................................. 11
Reklamation .................................................................................................................................. 12
Bilaga: ............................................................................................................................................................ 12
4.3
Kvalitet på frukt och grönsaker mm. ................................................................................................ 12
Kvalitetskrav ................................................................................................................................. 12
Storlek på frukt (vikt/st): ............................................................................................................................ 12
Varuprover .................................................................................................................................... 13
4.4
Förpackning/märkning ....................................................................................................................... 13
Packning ........................................................................................................................................ 13
Godsmärkning.............................................................................................................................. 13
Emballage...................................................................................................................................... 13
4.5
Livsmedelshantering ............................................................................................................................ 13
4.6
Volymer ................................................................................................................................................. 14
4.7
Hållbarhetstid för behandlade produkter ......................................................................................... 14
4.8
Miljökrav................................................................................................................................................ 14
Förpackningsmaterial .................................................................................................................. 14
Tillsatser ........................................................................................................................................ 14
Efterskördsbehandling ................................................................................................................ 14
4.9
Ekologiska produkter .......................................................................................................................... 14
4.10
Leverans................................................................................................................................................. 14
Leveranstid.................................................................................................................................... 14
Leveranssätt .................................................................................................................................. 15
4.11
Elektronisk handel i Ängelholms kommun...................................................................................... 15
4.12
Sociala och etiska krav ......................................................................................................................... 15
5
KOMMERSIELLA VILLKOR ................................................................................................................ 16
6
UTVÄRDERINGSKRITERIER ............................................................................................................. 16
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
4 (16)
1 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER
1.1 Upphandlingen
Ängelholms kommun och Örkelljunga kommun inbjuder till anbudsgivning gällande färska grönsaker,
frukt och potatis enligt nedanstående bestämmelser.
1.2 Omfattning
Upphandlingen avser ramavtal för båda kommunernas samlade behov av färska grönsaker, frukt &
potatis enligt sortimentsfilen ﴾se bilaga 1 Sortimentlista﴿. Ramavtal kommer att ligga till grund för
successiva avrop från kommunernas verksamhet inom förskolor, fritidshem, skolor, äldreboende mm.
Upphandlingen baseras på de villkor och förutsättningar som anges i detta förfrågningsunderlag
inklusive bilagor.
Ängelholms kommuns ungefärliga upphandlingsvolym är 4 000 000 kr per år och Örkelljunga
kommuns upphandlingsvolym uppskattas till 910 000 kr per år. Volymen bygger på statistik över
tidigare inköp. Kommunerna lämnar ingen garanti för samma volym under avtalsperioden utan köp
sker genom successivt avrop efter behov. Kommunerna kan komma att avropa mer eller mindre.
1.3 Övriga förutsättningar
Ängelholms kommun kommer att införa en distributionscentral med start i januari 2014. Detta innebär
att samtliga produkter ska levereras till ett ställe där det lastas om för gemensam distribution med andra
varor ut till kommunens enheter. Produkter som levereras måste dock märkas med slutkund och
dennes leveransadress. (Se bilaga 8)
Avtalad distributionscentral kan tillhandahålla tjänster för hämtning av gods hos antagen leverantör
samt med lagringsutrymmen för antagen leverantör. Detta bekostas av leverantören själv och kan göras
upp med distributionscentralen.
Distributionscentralen finansieras genom att en transportersättning baserad på kommunens inköpta
volymer betalas in till ekonomienheten av avtalade leverantörer. Transportersättningens storlek i
procent framgår av de kommersiella villkoren.
Örkelljunga kommun har i dagsläget inga beslut om att införa en distributionscentral varför
förutsättningarna för leveranser ser något annorlunda ut. Leveransadresser framgår av bilaga 9.
Örkelljunga har dock deltagit i Ängelholms kommuns upphandling av distributionscentral så det kan bli
aktuellt att införa detta även i Örkelljunga.
1.4 Avtalsform
Ängelholms kommun: ramavtal med en eller fler leverantör där samtliga villkor är fastslagna.
Örkelljunga kommun: ramavtal med en leverantör där samtliga villkor är fastslagna.
1.5 Avtalstid
Avtalstid är 2 år. Avtalet upphör utan uppsägning.
Avtalet kan, om parterna så överenskommer, förlängas. Avtalet kan maximalt förlängas med 2 år.
Överenskommelse om förlängning skall vara skriftlig. Sådan begäran om förlängning bör ske senast 3
månader innan förlängningen träder i kraft.
1.6 Helt eller delat anbud
Ängelholms kommun: anbud kan lämnas på hela eller delar av upphandlingen.
Anbud kan lämnas per sortimentsflik samt för sortimentsflik 5, per produkt.
Örkelljunga kommun: anbud lämnas på hela sortiment.
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
5 (16)
1.7 En eller flera leverantörer
Ängelholms kommun kommer att teckna avtal med en leverantör per del enligt uppdelningen i detta
förfrågningsunderlag. Samma leverantör kan tilldelas flera delar.
Örkelljunga kommun kommer att teckna avtal med en leverantör för hela sitt sortiment.
Upphandlingen omfattar nedanstående varugrupper ﴾se bilaga 1 Sortimentfil﴿:
Sortimentsflik 1:
Sortimentflik 2:
Sortimentsflik 3:
Sortimentsflik 4:
Sortimentsflik 5:
Sortimentflik 6:
Potatis
Färsk potatis (säsongsprodukt)
Lök
Morötter
Höstäpple och päron
Öv. Frukt och grönt, färdigskuret samt hela Örkelljungas sortiment
Färsk potatis avser en potatis utan färdigutvecklat skal som skördas och levereras under ca period
15 maj – 15 augusti.
Höstäpple och päron avser de äpplen och päron som endast skördas och levereras under ca perioden
september-december.
Ange inom vilka varukategorier anbud lämnas. Kryssa i den eller de rutor som Ert anbud lämnas på:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Potatis
Färsk potatis (under säsong)
Lök
Morötter
Höstäpple och päron
Övriga grönsaker, frukt, färdigskuret
samt Örkelljungas sortiment
JA ☐
JA ☐
JA ☐
JA ☐
JA ☐
JA ☐
1.8 Bilagor
Bilaga 1 - Sortimentlista
Bilaga 2 - Svarsbilaga – uppförandekod
Bilaga 3 - Kommersiella villkor
Bilaga 4 - Kvalitetsnormer för frukt och grönt från Jordbruksverket
Bilaga 5 - Livsmedelsverkets råd om förvaring och hållbarhet
Bilaga 6 - Livsmedelsverkets råd om spårbarhet
Bilaga 7 – Branschriktlinjer för temperaturdisciplin i hantering av kylda och djupfrysta livsmedel
utarbetade av Djupfrysningsbyrån
Bilaga 8 – Beställande enheter i Ängelholms kommun
Bilaga 9- Leveransadresser för Örkelljunga kommun
Bilaga 10 – Exempel på testprotokoll
2
UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER
2.1 Upphandlingens form
Öppet förfarande
Upphandling görs i enlighet med reglerna om öppen upphandling i Lag (2007:1091) om offentlig
upphandling, LOU, med ändringar t o m (2012:392).
Förhandling medges inte.
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
6 (16)
2.2 Upphandlande myndighet
Ängelholms kommun - upphandlingsenheten
Östra vägen 2
262 80 Ängelholms kommun
Org.nr: 212000-0977
Örkelljunga kommun
Biblioteksgatan 10
286 80 Örkelljunga
Org.nr: 212000-0878
2.3 Upplysningar under upphandlingen/frågor/svar
Eventuella frågor, förtydligande eller komplettering sker via upphandlingsstödet ”KOMMERS” på
adress: http://www.kommersannons.se/engelholm/
Anbudsgivare, som via ”KOMMERS” registrerat sin e-postadress i denna upphandling, får automatiskt
meddelande via e-post. Övriga anbudsgivare måste själva bevaka eventuella förtydliganden och
kompletteringar.
Handläggare för denna upphandling är:
Titel:
Namn:
E-mail:
upphandlare
Gaelle Syde
[email protected]
Frågor ska ställas senast 2013-10-11 och kommer att besvaras till samtliga som begärt ut
förfrågningsunderlaget snarast och senast 2013-10-15.
Instruktion
Anbud bör följa förfrågningsunderlagets struktur och numrering för att granskning och utvärdering av
anbud skall kunna ske på ett effektivt sätt. Samtliga efterfrågade uppgifter och handlingar skall bifogas
anbudet.
I förfrågningsunderlaget finns ett antal rutor som anbudsgivare skall fylla i alternativt hänvisa till bilagor
där information finns. Dessa bilagor skall bifogas anbudet.
2.4 Anbudets form och innehåll
Anbudet ska vara skriftligt och avfattat på svenska samt, vara undertecknat av anbudsgivarens
firmatecknare eller av annan behörig person.
Anbud via Kommers
Elektroniskt anbud lämnas via Kommers Annons, webbadress:
http://www.kommersannons.se/engelholm/ (Telefonnummer till support för systemet 08-6123453)
Samtliga bilagor ska laddas upp på Kommers annons.
Anbud på papper, mail, fax eller CD/USB godtas ej.
2.5 Anbudstidens utgång
Anbudet skall vara upphandlande myndighet tillhanda senast 2013-10-21.
För sent inkomna anbud kommer inte att prövas.
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
7 (16)
2.6 Anbudets giltighetstid
Anbud skall vara giltigt 3 månader efter anbudstidens utgång, dvs. t.o.m. 2014-01-21.
Anbudets giltighet kan komma att förlängas vid eventuell överprövning.
Leverantören ska nedan bekräfta att anbudet är giltigt t o m ovanstående datum
Svar:
2.7 Anbudsöppning
Anbudsöppningen är inte offentlig. Om anbudsgivare så begär, kan en representant utsedd av
Handelskammare på anbudsgivarens bekostnad, närvara vid öppningssammanträdet.
2.8 Utvärderingsprinciper
Ängelholms kommun och Örkelljunga kommun kommer att anta det/de anbud som har det lägsta
priset med hänsyn till de anvisningar för bedömning av pris som återfinns i avsnitt 6,
Utvärderingskriterier
2.9 Avbrytande av upphandling
Kommunerna äger rätt att avbryta upphandlingen om lämnade anbud, som uppfyller kraven i
kravspecifikationen, har ett pris som överstiger anslag eller budgeterade medel, eller om upphandlingen
av annan affärsmässigt grundad anledning inte kan fullföljas.
2.10 Tilldelningsbeslut/besked
Tilldelningsbeslut kommer att skickas ut per e-post så fort upphandlingen är klar.
Anbudsgivare skall i anbudet ange vilken e-postadress tilldelningsbeskedet skall skickas till.
Adress ska anges till behörig och i ärendet väl insatt person, inte till någon allmän adress.
Observera att tilldelningsbeskedet inte innebär ett civilrättsligt bindande avtal.
Behörig person:
e-postadress:
2.11 Förutsättning för bindande avtal
Förutsättning för civilrättsligt bindande avtal är att skriftligt avtal (upphandlingskontrakt) upprättats och
undertecknats av behöriga företrädare för båda parter.
Om avtal ska tecknas med flera leverantörer, ska samtliga avtal ha undertecknats av såväl upphandlande
myndighet/myndigheter som aktuella leverantörer för att civilrättslig bundenhet ska uppstå mellan
parterna.
2.12 Sekretess
Anbudsgivare skall i anbudet ange om någon information i anbudet önskas sekretessbeläggas. En tydlig
hänvisning om vilka delar som bör omfattas av sekretess och skälen för sekretess skall anges.
Kommunen gör en sekretessprövning vid varje tillfälle en handling begärs ut. Vidare kan kommunens
sekretessbeslut komma att ändras efter överklagande.
OBS att offentlighetsprincipen är grundlagsskyddad och är överordnad sekretesslagen.
Sekretess begärs för följande handlingar:
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
8 (16)
3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE
Anbudsgivare skall kunna bevisa att ställda krav uppfylls och vid respektive krav framgår vilken typ av
bevisning/verifiering som krävs.
3.1 Uteslutningsgrunder


Anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av de situationer som
anges i 10 kap 1 § LOU föreligger. Kravet gäller även underleverantör om sådan anlitas.
Om den upphandlande myndigheten får kännedom om att anbudsgivaren gjort sig skyldig till
något av de i paragrafen angivna brotten ska anbudsgivaren uteslutas om inte särskilda skäl
finns.
Anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av de situationer som
anges i 10 kap 2§ LOU föreligger. Kravet gäller även underleverantör om sådan anlitas.
Vid kontroll av om en anbudsgivare har fullgjort sina åligganden avseende
socialförsäkringsavgifter eller skatt i Sverige ska den upphandlande myndigheten inhämta
uppgifter om detta från behörig myndighet.
Ängelholms kommun kommer därför att kontakta Skatteverket för att få uppgifter som kan
styrka att anbudsgivarna uppfyller kraven enligt. De uppgifter som ligger till grund för
bedömningen inhämtas snarast efter anbudsöppningen.
Övriga uteslutningsgrunder i 10 kap 2§ LOU kontrolleras om Ängelholms kommun har
anledning att misstänka att de föreligger.
Utländskt företag ska bifoga motsvarande utländska bevis som vid anbudstidens utgång inte får vara
äldre än en månad.
Svar
Bilaga nr
3.2 Registrering av anbudsgivare
Anbudsgivare ska vara registrerad i bolagsregister hos Bolagsverket eller motsvarande. Kontroll sker
mot uppgifter i Credit Safe att allt ser korrekt ut.
Utlänska anbudsgivare måste dock bifoga dokument som styrker att lagenlig registrering finns.
Dokumentet lämnas med anbudet i Kommers.
Svar
Bilaga nr
3.3 F-skatt
Anbudsgivare ska vara registrerad för F-/FA-skatt. Verifiering sker genom kontroll hos Skatteverket
eller, för utländsk anbudsgivare, motsvarande utländskt bevis som måste bifogas.
Svar
Bilaga nr
3.4 Finansiell och ekonomisk ställning
Anbudsgivare skall ha ekonomiskt kapacitet att fullgöra uppdraget under den tid som avtalet gäller. Om
försämringar i soliditetsutvecklingen kan ses, ska en rimlig förklaring till orsaken ges.
För att styrka en stabil ekonomi ska anbudsgivare ha minst rating 40 enligt Credit Safe:s värdering.
Ekonomisk förening, enskild firma etc. kan visa sin ekonomiska ställning på annat vis t.ex. med senaste
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
9 (16)
balans- och resultatrapport samt revisionsberättelse. Ytterligare dokument för att styrka den
ekonomiska ställningen kan bli aktuella enligt överenskommelse med upphandlande myndighet
Ratingnivån motsvarande ska upprätthållas under hela avtalsperioden. Upphandlande myndighet
kommer att göra kontroll mot Credit Safe att anbudsgivare uppfyller uppställt krav.
I det fall anbudsgivaren inte uppnår föreskriven rating kan kravet ändå anses uppfyllt om bristen
relateras till andra orsaker än ekonomiska faktorer eller betalningsanmärkningar. Anbudsgivaren ska i så
fall redogöra för skälen till att rating saknas och visa att orsaken till detta är av tillfällig natur.
Anbudsgivare som vet med sig att man kan behöva kontrollera sin rating och inte själv har tillgång till
CreditSafe kan vända sig till Kommunen under anbudstiden. Kommunen kan då vara behjälplig med att
ta fram uppgifter.
Önskar anbudsgivare åberopa andra intyg till styrkande av ratingkrav bör dessa bifogas anbudet. Bilagor
anges i svarsrutan nedan.
Svar
Bilaga nr
3.5 Teknisk förmåga och kapacitet vid tillfället för kontraktets genomförande.
Erfarenhet och kompetens
Anbudsgivare skall i anbudet beskriva företagets organisation och kompetens utifrån resurser och
kapacitet att fullgöra offererat uppdrag. För att bevisa att kravet är uppfyllt bifogas nedan
efterfrågade uppgifter.
a. Beskriv företagets organisation (inkl. organisationsnummer) och ägarstruktur
Svar:
Bilaga:
b. Beskriv företagets kompetens och resurser för att fullgöra uppdraget.
Svar:
Bilaga:
Åberopande av annans kapacitet
Anbudsgivare som i någon del saknar egen kapacitet och förmåga att genomföra uppdraget äger rätt att
åberopa annat företags kapacitet för att uppfylla kraven (Se LOU 11:12). Intyg skall bifogas anbudet.
Intyget ska innehålla uppgifter om vilken typ av kapacitet den andra entreprenören tillhandahåller samt
verifiera att åtagandet gäller under hela avtalsperioden.
För intygsgivande företag gäller ovanstående krav i de delar de är tillämpliga på den kapacitet företaget
erbjuder.
Svar
Bilaga nr
Underleverantör
Om anbudsgivaren avser att använda underleverantör så gäller de i upphandlingen ställda kraven i
tillämpliga delar även för underleverantören. Om anbudsgivaren avser att använda underleverantörer
för utförande av tjänster inom det aktuella uppdraget så beskriver anbudsgivaren hur dessa
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
10 (16)
kvalitetssäkras och hur anbudsgivaren följer upp och kontrollerar underleverantörens utförande av
uppdraget.
3.6 Utvärderingsgrunder
Utvärderingen kommer att ske i tre steg enligt nedan:
1. Prövning av att kraven på leverantören uppfylls
2. Prövning att kraven på kvalitet på varan uppfylls samt kraven på leveransen och att
kommersiella krav – avtalsvillkor accepteras. Testade produkter skall vara godkända av
referensgruppen.
3. Utvärdering av samtliga anbud som i steg 1 och steg 2 uppfyller alla krav.
Den leverantör som uppfyller alla krav och som har det lägsta priset kommer att antas, för varje
varukategori. För varukategori 5 (säsongsäpple och päron) kommer varje produkt utvärderas för sig.
4
KRAVSPECIFIKATION
4.1 Anbudspris
Rabattsats på Årstalistan skall offereras per varukategori och gäller alla produkter i kategorin:
grönsaker (inkl. lök, morötter och ekologiskt),
frukt (inkl. äpple, päron och ekologiskt),
potatis och
skalat/strimlat/skuret.
Offererad rabattsats i procent med en decimal är fast under hela avtalstiden inkl. eventuell
förlängningsperiod.
Om rabattsats inte anges, tolkas svaret som 0,0 % rabatt.
Basprisdatum på Årstalistan: 2013-09-02
Bilaga 1 fylls i med rabattsatser samt ursprungsland.
Svar:
Rabatt på övrigt sortiment
Kommunen accepterar annat ursprungsland än det angett på Årstalistan förutsatt att produkten är
likvärdig (klass 1) och prissatt enligt Årstalistan med avtalade rabatten.
Produkter som p.g.a. säsong inte finns på Årstalistan skall vid säsong prissättas med den för
produktgruppen avtalade rabatten.
Övriga produkter i anbudsgivarens sortiment skall också prissättas med den för produktgruppen
avtalade rabatten.
Anbudsgivaren godkänner ovanstående krav:
Svar:
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
11 (16)
Prisjustering
Prisjustering sker en gång per vecka enligt Årstalistans måndagsprislista och börjar gälla varje tisdag.
Offererad rabattsats i procent är fast under hela avtalstiden inkl. eventuell förlängningsperiod.
Priset/rabattsatsen gäller oavsett förpackningsstorlek som är angiven på Årstalistan för respektive
artikel.
Anbudsgivaren som inte redan är ansluten till Årstalistan kan få en temporär inloggning på:
www.arstalistan.se
Prislista
Leverantören ska varje måndag elektroniskt ladda upp/skicka över gällande prislista för veckan till
Ängelholms kommuns e-handelsystem/Örkelljunga kommuns avtalsansvarig. Prislistan ska innehålla
kommunernas pris (Årstalistans måndagsnotering samma vecka justerat med offererad rabattsats inom
respektive kategori) för aktuella produkter och övrigt sortiment inom frukt och grönt.
Eventuell kampanjerbjudande skall framgår ur prislistan.
Kampanjerbjudanden
Vid eventuella kampanjerbjudande eller motsvarande då en produkt tillfälligt erbjuds på marknaden till
ett lägre pris än vad som avtalats, skall kommunerna automatiskt erhålla det lägre priset. Detta skall
framgå ur prislistan som skickas varje måndag.
E-handelsrabatt
Ängelholms kommun gör i stort sett alla sina beställningar via kommunens e-handelssystem.
Vid beställning via e-handelssystemet ska en rabatt erbjudas.
Då vi uppskattar att ca 75 % av värdet i delen Huvudleverantör där båda kommunerna är med, består
av Ängelholms kommuns konsumtion kommer för denna del erbjuden e-handelsrabatt multipliceras
med 75 % av totalsumman för delen. Denna summa dras sedan av vid utvärdering.
För övriga prisbilagor, som berör enbart Ängelholm, ska e-handelsrabatten vara avräknad i de rabatter
som offereras.
Ange vilken e-handelsrabatt i procent ni erbjuder per flik i Bilaga 1
Svar:
4.2 Kontaktperson, beställningsrutiner, reklamationsrutiner
Kontaktperson
Anbudsgivaren skall erbjuda god service och tillgänglighet. Möjlighet till personlig kontakt vardagar
mellan 08.00 och 16.00 ska finnas.
Beställningar
Vid beställningstillfället skall ursprungsland för produkterna visas/anges.
Beställningsrutiner skall beskrivas (som t.ex. hur lång beställningstid före leverans till
distributionscentralen). Varor som lagerhålles skall beställas senast två arbetsdagar före leverans.
Kompletteringsmöjligheter ska finnas fram till kl. 8:00 dag före leverans.
När risk för restnotering förekommer skall leverantören informera beställaren om detta vid
beställningstillfället. Om leverans av en viss produkt som ingår i det upphandlande sortimentet inte kan
ske har beställaren rätt att välja en ersättningsvara med minst samma eller högre kvalitet till samma pris.
Detta gäller inte säsongsprodukter från sortimentflikar 2 och 5.
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
12 (16)
Om leverantören erbjuder produkter av 2:a sortering eller motsvarande så ska detta alltid tydligt anges
av leverantören vid beställningstillfället.
Beställning och leverans av frukt och grönt gäller alltid Klass 1 eller motsvarande om inget annat
särskilt överenskommits vid beställningstillfället.
Beskriv företagets beställningsrutiner
Svar:
Bilaga:
Reklamation
Företagets rutiner vid reklamationer ska vara tydliga för beställaren att följa. Beskriv företagets
reklamationsrutiner, ev. blanketter som ska användas vid reklamation bifogas anbudet.
Svar:
Bilaga:
4.3 Kvalitet på frukt och grönsaker mm.
Kvalitetskrav
För frukt och grönt gäller Klass 1 eller motsvarande (t.ex. Storköksprima) om inget annat särskilt
anges. (se även bilaga 4 kvalitetsnormen för frukt och grönt)
Samtliga produkter skall vara:
– välutvecklade d v s de ska vara normalt utvecklade med avseende på produktionsperioden.
– färska och fria från angrepp av skadedjur, svampar och andra parasiter.
– rena och fria från ohyra samt främmande ämnen, såsom jord och främmande växtdelar.
– fria från främmande lukt och smak.
– fria från onormal yttre fuktighet och väl avrunna om de är tvättade.
– fria från fuktskador.
– Produktens tillstånd ska vara sådant att den tål transport och hantering.
Storlek på frukt (vikt/st):
Äpplen/Päron,
ca 70 – 120 gram
Apelsiner,
ca 100 – 160 gram
Bananer,
ca 120 – 180 gram
Potatis:
Konventionell odlad potatis - Leverantören ska kunna leverera kommunens behov. Minst 80 % av
höst och vinterpotatis behovet ska vara av kvalitetsklass SMAK Storköksprima eller likvärdig,
resterande 20 % kan vara av kvalitetsklass SMAK klass 2 eller likvärdig. All konventionell potatis ska
vara jämn i storlek.
Ekologisk odlad potatis - SMAK klass 2 eller likvärdig. All ekologisk potatis bör vara jämn i
storlek.
Färsk potatis avser en potatis utan färdigutvecklat skal som skördas och levereras under ca period
15 maj – 15 augusti.
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
13 (16)
Varuprover
För att bedöma kvalitén på produkter utöver obligatoriska krav kan vissa utvalda artiklar komma
att testas vad gäller exempelvis smak, färg, form, storlek, konsistens, varmhållningsegenskaper mm.
Testerna utförs som blindtester där provsmakarna ej känner till produkternas fabrikat.
Prover skall erhållas kostnadsfritt efter anmodan.
De utvalda artiklarna kommer att värderas godkänd alternativt icke godkänd(se bilaga 10 –
testprotokoll).
Samtliga av de provade produkterna skall vara godkända för att gå vidare i utvärderingen.
4.4 Förpackning/märkning
Packning
Varorna skall packas på ett sådant sätt att känsliga produkter inte skadas och att avplockning kan ske så
att kyl‐ och fryskedjan inte bryts.
Varor skall vara packade per beställande enhet och märkta med vikt och mottagare.
Godsmärkning
Gods som levereras till distributionscentralen ska märkas med
1 ”Kollietikett”, som sätts på respektive kolli som adresseras till Godsmottagaren/beställande enhet.
2 ”Sändningsetikett”. Denna används om Leverantören vid samma leverans sänder flera kollin och
används för att hålla samman kollina. De kan ex vis ”plastas” samman och då sätts denna etikett på
denna. Adressen är till Distributionscentralen. (gäller endast Ängelholms kommun)
Anbudsgivaren ska kunna hantera godsmärkning enligt ovan.
Emballage
Emballaget ska vara helt och rent och får inte tillföra produkten några skadliga kemiska ämnen.
Emballaget ska ge produkten ett lämpligt skydd.
Emballagets mått ska vara pallanpassat till produkten så att inga skador uppstår under transport och
hantering.
Alla behandlade produkter ska vara vakuumförpackade.
4.5 Livsmedelshantering
Anbudsgivare ska veta vad det innebär att hantera livsmedel och följa exempelvis EU:s regler om
kvalitet och märkning, branschriktlinjer för temperaturdisciplin i hantering av kylda och djupfrysta
livsmedel utarbetade av Djupfrysningsbyrån, Livmedelsverkets råd m.m. (se bilagorna 4-7), i tillämpliga
fall. Särskild hänsyn ska tas till temperaturkänsliga livsmedel gällande mellanlagring och transport.
Samtliga av anbudgivaren offererade produkter skall vid varje tidpunkt uppfylla de kvalitetskrav och
förpackningskrav som följer respektive produkt och vid varje tid gällande EU förordning,
livsmedelslagstiftning, livsmedelsförordningar, Livsmedelsverket samt Jordbruksverkets föreskrifter
samt av olika livsmedelsbranschers vedertagna regler om livsmedel. I upphandlingen nämnda krav och
kriterier gäller även för produkter från länder utanför EU. Om tillägg till eller ändring av de i detta
underlag angiven lagstiftning, förordning eller riktlinje finns, skall senaste version gälla.
De livsmedel som levereras till kommunen skall följa Livsmedelsverkets föreskrifter (LIVSFS 2004:27)
om märkning och presentation av livsmedel.
Ange kortfattat i anbudet eller i separat bilaga hur kravet kommer att uppfyllas
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
Svar
14 (16)
Bilaga nr
4.6 Volymer
Volymen i bilaga 1 är beräknad årsförbrukning som bygger på tidigare statistik och skall ses som
en uppskattad volym per år som dock kan både över och underskridas något.
Leverantören förbinder sig att leverera det verkliga behovet. Om det står 0 i volymen så är det en
ny produkt och därmed finns ingen årsförbrukning.
4.7 Hållbarhetstid för behandlade produkter
Färsk- och kylvaror skall vid leveransen till distributionscentralen ha kvarvarande hållbarhetstid minst
2/3 av angivet tidsintervall.
Svar
Bilaga nr
4.8 Miljökrav
Förpackningsmaterial
Förpackningsmaterial skall i största möjliga utsträckning bestå av återvunnet eller förnyelsebart material.
Tillsatser
Vacuumförpackade potatis får endast innehålla en (1) tillsats.
Efterskördsbehandling
Efterskördsbehandling genom s.k. smartfresh, d.v.s. behandling med svampmedel eller
tillväxtreglerande medel efter skörd ska ej ha använts på höstäpplen, matpotatis och lök.
Efterskördsbehandling genom användning av groningshämmande medel ska ej ha använts på
matpotatis och lök.
Anbudsgivaresförsäkran eller annan dokumentation lämnas:
Svar
Bilaga nr
4.9 Ekologiska produkter
Alla ekologiska produkter som efterfrågas skall uppfylla kriterierna enligt förordning (EG) 834/2007
om ekologisk produktion och märkning av ekologiska produkter. Certifikat eller motsvarande som visar
att varan är godkänd av KRAV eller kontrollerat av ett kontrollorgan inom EU eller av ett
kontrollorgan som godkänts som likvärdigt EU:s kontroll enl. förordning EG 882/2004 och 889/2008
om ekologisk produktion skall kunna skickas till köparen på begäran.
4.10 Leverans
För Ängelholms kommun gäller fri levererans till kommunens distributionscentral.
För Örkelljunga kommun gäller det fritt levererat vid ordervärde överstigande 500 SEK. Vid leverans
av kommunens order under ett värde av 500 SEK tillkommer den faktiska fraktkostnaden.
Leveranstid
Ängelholms kommun
Överenskommelse skall träffas mellan distributionscentralen och leverantör, i samråd med Ängelholms
kommun, om lämpliga leveranstidpunkter. Fasta tider och samordning skall eftersträvas. Leverans skall
dock anlända till distributionscentralen tidigaste dagen innan kollin levereras vidare till beställaren.
Örkelljunga kommun
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
15 (16)
Överenskommelse skall träffas mellan beställarenheter och leverantör om lämpliga leveranstidpunkter.
Fasta tider och samordning skall eftersträvas.
Leveranssätt
För att undvika restnoterad order eller annan leveransavvikelse skall leverantören informera beställaren
redan vid avropstillfället när risk föreligger att beställd vara ej finns i lager vid leveranstillfället. Visar det
sig att leveransavvikelsen är oundviklig skall leverantören kontakta beställaren i så god tid innan bilen
avgår att ordern kan ändras till ett godtagbart alternativ för beställaren. Finns inte, ett för beställaren
godtagbart alternativ i avtalet, har beställaren rätt att välja en annan motsvarande variant med samma
eller högre kvalitet till samma pris enligt ursprungsbeställning.
Beskriv företagets rutiner vid leveransbortfall
Svar:
Bilaga:
4.11 Elektronisk handel i Ängelholms kommun
Anbudsgivaren ska ha möjlighet att bedriva elektronisk handel enligt SFTI-standard eller kommunens
portal senast tre månader efter avtalstecknande.
Mindre anbudsgivaren ska ha möjlighet att bedriva elektronisk handel med Ängelholms kommun som
tillhandahåller en kostnadsfri leverantörsportal där prislistor kan laddas upp, ordrar tas emot och
fakturor kan skickas.
Kommunen kan visa hur detta fungerar för antagen leverantör.
Anbudsgivaren bekräftar kravet nedan.
Svar
Anbudsgivaren ska erbjuda elektronisk fakturering av sina tjänster. För mindre leverantörer kan
leverantörsportalen användas. Större leverantörer förutsätts skicka faktura enligt SFTI-standard
antingen som fulltextfaktura eller som Svefaktura.
Anbudsgivaren ska beskriva sina möjligheter att skicka elektronisk faktura nedan eller i bilaga. Ange
nummer på ev. bilaga nedan
Svar
Bilaga nr
4.12 Sociala och etiska krav
I Ängelholms kommuns upphandlingspolicy finns bestämmelser om att kommunen ska ställa krav på
sina leverantörer vad gäller sociala och etiska krav.
Antagen leverantör ska följa de principer som kommer till uttryck i Bilaga 1 Svarsbilaga Uppförandekod
för leverantörer.
Anbudsgivare ska därför fylla i, underteckna och bifoga denna bilaga till anbudet. Detta innebär att man
förbinder sig att följa principerna om man antas som leverantör.
Att som antagen leverantör inte följa detta är grund för hävning.
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
16 (16)
Att anbudsgivaren kommer att följa principerna och har lämnat in ifylld och undertecknad bilaga
bekräftas nedan.
Svar
Bilaga nr
5 KOMMERSIELLA VILLKOR
De kommersiella villkoren (bilaga 3) ligger till grund för avtal mellan köparen och leverantören. I
anbudet skall det framgå att anbudsgivare accepterar de kommersiella villkoren i sin helhet.
Bekräftas i rutan
Svar
(Ev. Ytterligare punkter kan tillkomma efter överenskommelse med antagen leverantör. )
6 UTVÄRDERINGSKRITERIER
Utvärderingsmetoden är så kallat "lägsta pris". Anbudspriser för de efterfrågade artiklarna ska anges
med rabattsats utifrån Årstalistan uttryckt i procent med en decimal (xx,x%).
Om utvärderingen resulterar i att två eller flera anbud lämnat samma rabattsats på aktuell del kommer
lottning att ske.
Det anbud som uppfyller samtliga obligatoriska krav och har lämnat lägsta anbudspris kommer att
antas.
För sortimentgrupper 1 och 4 kommer det anbud som har lämnat högsta rabattsats/ sortimentgrupp
att antas.
En medelrabattsats kommer att räknas utifrån de möjliga 2 rabattsatserna (icke skalat/skalat)
E-handelsrabatt ska ingå i offererade rabattsatsen.
För sortimentgrupper 2 och 3 kommer det anbud som har lämnat högsta rabattsats/ sortimentgrupp
att antas.
E-handelsrabatt ska ingå i offererade rabattsatsen.
För sortimentgrupp 5 kommer det anbud som har lämnat högsta rabattssats/produkt att antas (dvs.
att varje produkt kommer att utvärderas för sig).
E-handelsrabatt ska ingå i offererade rabattsatsen.
För sortimentgrupp 6, kommer det anbud som har lämnat det sammanlagt lägsta anbudspriset för
Ängelholms kommun och Örkelljunga kommun att antas.
Sammanlagt anbudspris räknas fram genom att alla produkters jämförelsevärde (pris/KG efter rabatt
multiplicerat med angiven volym) summeras. E-handelsrabatt anges nederst och dras av 75 % av
anbudssumma för att komma fram till det sammanlagda anbudspriset.