Promemoria
2011-08-16
E-delegationen
N Fi 2009:01
E-delegationen
Claes Thagemark
Telefon 08-405 26 70
Mobil 072-2252670
E-post
[email protected]
Minneanteckningar: Möte om e-arkiv och e-diarium
Tid: 2011-08-15, kl 13-15
Plats: E-delegationen, Garnisonen
Deltagare:
Mats Domvall, Länsstyrelserna
Niklas Rahm, Länsstyrelserna
Göran Kristiansson, Riksarkivet
Kenneth Härström, Riksarkivet Härnösand
Torbjörn Hörnfeldt, Riksarkivet
Karin Bengtsson, IT-forum, KSL
Claes-Olof Olsson, SAMBRUK
Caspar Almander, SAMBRUK/Eskilstuna Kommun
1. Deltagarna presenterade sig
2. Claes inledde med att redogöra för grunden till mötet.
- Delegationen har under ledning av RK genomfört en förstudie
runt e-arkiv och e-diarium. Denna resulterade i förslag till
regeringen (SOU 2011:27) om regeringsuppdrag till RA.
Regeringen har inte återkommit runt dessa förslag.
Delegationen har också gjort ett eget ställningstagande –
Tillsätta en projektgrupp för att snabbt starta ett arbete med att
ta fram förslag till förvaltningsgemensamma (hela
förvaltningen) specifikationer för e-arkiv och e-diarium.
- RA har utifrån ovanstående startat upp projektet med
specifikationsarbetet. Parallella arbeten pågår inom andra
organisationer, SAMBRUK, IT-forum/KSL, Länsstyrelserna,
SKL-central och hos enskilda aktörer inom förvaltningen.
- Viktig nu att samverka inom hela förvaltningen, ta vara på
2
genomfört arbete, hitta goda exempel, hitta och beskriva nyttor
samt kommunicera samma budskap.
- RA har kallat hela förvaltningen till uppstartsmöte i
Härnösand 30 aug.
3.
Arbetsläget inom respektive organisation beskrevs av
deltagarna och olika frågor diskuterades.
4. Mötet enades om följande:
- Alla bejakar viktigheten av att samarbeta runt
förvaltningsgemensamma specifikationer och bejaktar
deltagande i ett projektarbete
- RA leder projektarbetet med förvaltningsgemensamma
specifikationer
- Viktigt att deltaga med ”rätt” deltagare i Härnösand 30 aug.
Inbjudan har gått ut. Saknar vi någon viktig aktör så kontakta
RA som bjuder in.
- SKL är en intressent som inte var med på mötet. Viktigt att
SKL deltager i arbetet fortsättningsvis. Claes tar upp detta med
SKL snarast. Notering: Jag hade möte med SKL 16:e. SKL har
själva identifierat e-arkiv som en central samverkansfråga. De
formerar sig och kommer att deltaga 30 aug.
- Att göra en ”tidskarta” tillsammans med alla intressenter är en
första viktig uppgift.
Visar i olika dimensioner vart de
olika organisationerna befinner sig vad gäller
specifikationsarbete och upphandlingsplaner. Tidskartan kan
vara klar i mitten på september.
- RA tar fram en kontaktlista efter 30aug-mötet.
- Förvaltningsgemensamma specifikationer och prototyparbete
är en del. En annan viktig aktivitet är att ta fram en vägledning
runt hur specifikationerna ska tillämpas och hur dessa påverkar
arbetet, gallring m.m.
- Kommunikation runt arbetet är lika viktig som att få fram
specifikationerna. Arkiv är att se som en informationstillgång
och en informationsresurs, beskrivning av nyttor m.m. är också
en viktig del i arbetet. Viktigt att involvera
informatör/kommunikatör i arbetet.
- Identifiera och beskriv goda exempel och vad som händer om
vi inte nu kan ta tag i arkivfrågorna, dvs informationsförluster.
E-delegationen ska:
-Öppna upp en yta på Projektplatsen
- Prata med SKL (genomfört)
- Diskutera långsiktig finansiering, möte med Riksarkivarien
- Diskutera styrmodellen, behövs förordning
5. Mötet avslutades runt kl 15.00
