LÅT
SLÅ
SLÅ
LÅT
Kompetensprojekt
På det mänskliga planet
Projektledning:
Jan Linné
Ornella Nettelhed
Nils Joelsson
Administration:
Susanne Kruuse
Praktisk Projektledning
Seminarium HLF Låt Hjärtat Slå
Onsdagen den 8 oktober 2008, Malmö
Ansvarig/utbildare Jan Linné
Program
Inledning
Projektstart
Projektbegreppet
Projektmål
Riskstyrning
Projektstyrning
Planeringsteknik
Organisationsformer
Projektorganisation
Projektavslut
Projektstart
Projektbegreppet
Projektivitet
Med projektivitet menas
en organisations förmåga
att med projektformen nå sina
sociala och verksamhetsmässiga mål
Projektdefinition
Målsatt
Namngivet
Tidsbegränsat
Budgeterat
Avgränsat
Unikt
Förstudie
Vägen från idé till ett projekt går i allra flesta fall via en förstudie för
att få ett säkrare underlag för beslut att genomföra projektet.
Detta initiala arbete får ofta karaktären av en sökprocess –
Förslaget skall prövas eller bedömas, konsekvenser analyseras och
ambitionsnivåer hittas.
Projektstart
Projekt
Målstyrning
Kraftsamling
Systematik
Samverkan
Engagemang
Fördelarna med att utföra en uppgift i projektform får bedömas från fall
till fall. Ju större behovet av samordning och ju högre grad av komplexitet
och osäkerhet desto starkare skäl för projektformen
Projekt
● Mål avseende prestanda, tider och resurser
● Bestämt start- och slutmönster
● Temporär organisation med tydliga roller
● Resultat överlämnas vid projektslut
Projektstart
Projektflödet
Idé
Bedömning
Förberedning
Genomförande
Avslutning
Nyttjande
Genom att dela in projektet i faser kan beställare och styrgrupper fatta
successiva beslut och resultaten följas upp. Genom olika milstolpar blir
arbetet lättare eftersom man arbetar mot mål som ligger relativt nära i tiden
Projektmål
Otydlig målbild – Tydlig målbild
Ju bättre definierade projektmålen är desto
större är sannolikheten att de förväntade
resultatmålen uppnås.
Projektmål
Delmål
Huvudmål
Projektmål skall vara ……
Tydliga – specificerade och mätbara
Utmanande – men realistiska
Förankrade – förstådda och accepterade
Kravet är att de skall ge en fullgod
bild av det resultat som skall uppnås
Projektstart
Varför ?
● Klargöra villkor
● Förtydliga slutresultatet
● Definiera arbetsinsatser
● Säkra resurser
● Precisera beslut
● Förebygga problem
● Etablera spelregler
● Motivera deltagarna
● Förankra projektet
Behoven att förtydliga och lägga fast är stora i början. Att
organisera, studera, analysera, förankra kräver tid, resurser och
systematik.
Projektstart
Vad ?
● Beskrivning av bakgrund och ramar
● Inventering av erfarenheter
● Förtydligande av projektmålen
● Strukturering av projektets innehåll
● Etappindelning och beslutspunkter
● Tid-, resurs- och kostnadsplanering
● Arbetsfördelning och samarbetsformer
● Riskanalys och förebyggande åtgärder
● Mötesplaner och uppföljningsrutiner
● Godkänd projektbeskrivning
Projektstartens arbetssteg leder fram till ett genomarbetat material för
styrning av projektet och en insatt och engagerad projektgrupp.
Riskstyrning
Riskstyrning I projekt betyder att man gör
återkommande analyser och däremellan
arbetar med att kontrollera och undanröja de
risker som utgör hot mot projektets framgång
Vid identifiering av riskerna skall dessa sökas
inom alla tänkbara områden.
Minirisk
Sannolikhet för att något skadligt skall inträffa
skala 1 – 5
0 – 100 %
X
Den konsekvens som skadan medför
skala 1 – 5
0 – 100 %
=
Riskvärde
DU har
inte tid
att ha
bråttom!
Gemensam bild
Du har som medarbetare rätt att kräva
Villkor och förutsättningar
Innehåll och struktur
Förväntan resultat
Disponibla resurser
Den egna arbetsuppgiften
Ansvar och befogenheter
Samspelet inom projektet
Sätt att fatta beslut
Metoder för uppföljning och utvärdering
Krav på dokumentation och beslutsunderlag
När projektet väl är i gång finns det vanligtvis
inte utrymme för olika uppfattningar
En samsyn på projektet är avgörande för
att arbetet skall bli effektivt
”Det är svårt att spå,
särskilt om framtiden!”
Mark Twain
Vi planerar våra projekt
för att
●
Fördela ansvar och lägga fast vem som skall göra vad
●
Kontrollera att allt nödvändigt arbete är identifierat
●
Dela in projektet i hanterliga delar och etapper
●
Skapa en gemensam bild av projektets totala omfattning
●
Kunna förkorta projektets genomloppstid
●
Utläsa konsekvenserna av förändringar
●
Mäta uppnådda resultat
Krav på en
projektplan
Tydlighet
Ansvar
Etapper
stegvis utför arbetet
Kopplingar
omvärlden
Beslutspunkter
visar när beslut måste fattas
Mötestillfällen
fastlagd mötesplan
Resursplanering
Goda råd
●Undvik övertro
●Utnyttja projektstartsmötet
●Låt medarbetarna uppskatta
resursåtgången
●Skapa acceptans från medarbetarna
●Utnyttja datorstöd
●Var strikt affärsmässig i alla beslut
●Bedöm projektet utifrån vad det är värt,
inte vad det kostar
●Upprätta checklistor
Vid kostnadskalkulering
Glöm inte det oförutsedda
Granska noga underlaget innan start
” Man får
vad man mäter.”
---------------------------Projektuppföljning
görs för att
● få impulser till omplanering av projekt för
att uppsatta mål ska nås
● motivera engagerad personal att arbeta för
att nå planerade resultat
● få impulser till omprövning av projektets
mål
●Uppföljning av tidplan
●Kostnadsuppföljning
●Projektrevision
●Statusrapportering
Projektrevision
-ett instrument för att uppnå mål enligt plan
Projektstart
Genomförande
projektrevisioner
Projektslut
Projektrevision
Analys av nuläge och sammanställning av åtgärder vad gäller:
● Mål och delmål
● Målens förankring i organisationen
● Omfattning och avgränsning
● Riskfaktorer
● Ekonomi
● Planering , uppföljning
● Projektledaren
● Rapportering
Statusrapportering
Projektledaren rapporterar regelbundet projektets status till beställaren
MÅL
Planerat och uppnått resultat vid rapporteringstillfället
Läge
Projektets nuläge i förhållande till tid-, resursoch kostnadsplaner samt prognos om slutläge
Aktiviteter
Viktiga aktiviteter som är pågående eller ska
utföras under den närmaste tiden
Hot
Risker i det förestående arbetet och vad som
görs för att minska dessa
Beslut
Behov av övergripande beslut och ledningsstöd
Ansvarsfördelning
Beställaren
Fastställer Mål och Ramar
Projektledaren
Svarar för Vad som skall göras och När
Hur arbetet ska utföras och av Vem
Litet projekt
I ett litet projekt har beställaren själv den
styrande funktionen och projektledaren leder
arbetet som utförs av deltagarna i
projektgruppen.
I PARADISET…
är tysken mekaniker
engelsmannen soldat
fransmannen kock
schweizaren organisatör
italienaren älskare
I HELVETET…
är tysken soldat
engelsmannen kock
fransmannen mekaniker
schweizaren älskare
italienaren organisatör
Resultatet av en felaktigt sammansatt projektgrupp kan vara katastrofalt,
medan en väl sammansatt projektgrupp kan lösa mycket svåra problem.
Kronetorpsgatan 104
212 27 MALMÖ
Telefon och 040 – 18 66 10
e-post [email protected]
Hemsida www.hjart-lung.se/skane
Organisationsnummer 84 60 01-9535
PlusGiro 64 74 89-4
Bankgiro 5037-0501
