Ramar och kriterier

Ramar och
kriterier
Praktikantprogrammet 2016
Version 2
1 (11)
Praktikantprogrammet
Ett program som möjliggör praktik för yngre personer
Innehållsförteckning
Praktikantprogrammet 2016 ........................................................................ 3
Prioriterade områden för det svenska biståndet ............................................. 3
Organisationer som kan söka till programmet .............................................. 3
Direktförmedlande organisation...................................................................... 3
Vidareförmedlande organisation ..................................................................... 3
Rekrytering av praktikanter.......................................................................... 4
Villkor för att få en praktikplats ....................................................................... 4
Villkor för sändande organisation ................................................................. 4
Förberedelser och uppföljning ......................................................................... 5
Ekonomi och bidragsnivåer .......................................................................... 6
Bidrag för administration, seminarier och platsbesök ..................................... 6
Anvisningar för ansökan............................................................................... 7
Samarbetsavtal / Letter of Intent..................................................................... 7
Bedömning av ansökan ................................................................................ 8
Bedömningskriterier ........................................................................................ 8
Giltighetskriterier direktförmedlande och vidareförmedlande
organisationer .............................................................................................. 8
Kvalitetskriterier ansökan 2016 ................................................................... 8
Besked om beslut ........................................................................................ 9
Om ansökan beviljas .................................................................................... 9
Rapportering ............................................................................................... 9
Ändringar och återbetalning .......................................................................... 11
2 (11)
Praktikantprogrammet 2016
Praktikantprogrammet är en del av det svenska biståndet och de som deltar i en
praktik utgör en framtida resursbas av unga som förväntas kunna arbeta med globala
frågor, både på hemmaplan och i internationella organisationer. Praktikanten
förväntas få ett ökat intresse och ökad förståelse för utvecklingssamarbete och andra
kulturer. Programmet bildar även en övergång mellan studier och arbetsliv genom att
rusta praktikanten med nya erfarenheter och verktyg från en global kontext.
Praktikantprogrammet lyder under Resultatstrategin för kapacitetsutveckling och
utbyten 2014-2017 där det anges att Sida ska stödja program för yngre personer inom
ramen för högskoleutbildning samt inom myndigheter, näringslivets och det civila
samhällets organisationer. Erfarenheter från praktiken ska sedan återföras till
biståndets aktörer i Sverige.
Programmet ger därför unga mellan 20 och 30 år möjlighet till en praktikantplacering
vid en organisation i ett låg- eller medelinkomstland.
Prioriterade områden för det svenska biståndet
Tre tematiska prioriteringar ska genomsyra det svenska biståndets inriktning och
samtliga insatser ska relatera till dem. De är demokrati och mänskliga rättigheter, miljö
och klimat, samt jämställdhet och kvinnors roll i utvecklingen. Läs gärna mer om
områdena på www.sida.se
Giltiga länder som praktik ska ske i är de länderna som återfinns i OECD:s DAC-lista.
Organisationer som kan söka till programmet
Sidas ramorganisationer och näringslivsorganisationer kan ansöka om bidrag.
UHR fattar beslut om vilka organisationer inom näringslivet som är behöriga att söka i
särskild ordning, med anledning av att det inte finns några ramorganisationer för
dessa.
NI söker som antingen direktförmedlande eller vidareförmedlande organisation.
Direktförmedlande organisation
Som direktförmedlande organisation förmedlar ni själva praktikplaceringarna direkt till
praktikanten, och söker därmed bidrag för praktikanterna för egen räkning.
Vidareförmedlande organisation
Som ramorganisation kan du söka praktikantschabloner för andra organisationers
räkning. Ni är då en vidareförmedlande organisation.
Är ni inte en ramorganisation kan ni söka via den ramorganisation genom vilken ni
söker andra Sida-finansierade projektbidrag. Det är då den aktuella ramorganisationen
som sköter och administrerar ansökan till UHR.
3 (11)
Den direktförmedlande och den vidareförmedlande organisationen är den som
kommer att administrerar bidraget från UHR och kallas i dessa fall för
bidragsmottagaren.
Rekrytering av praktikanter
Då syftet med programmet är att bredda den svenska resursbasen är er rekrytering av
praktikanter av stor vikt. Resursbasen bör bestå av individer med olika kompetenser
och med olika bakgrunder och detta ska beaktas i urvalet av ansökningar om en
praktikplats. Blir er organisation beviljad medel ska ni verka för att nå olika målgrupper
med information om praktik samt möjliga praktikantplaceringar.
Den organisation som sänder ut praktikanterna, den sändande organisationen, ska
upprätta rutiner för urvalet av praktikanter. Urvalsprocessen ska utföras på ett rättvist
och transparent sätt och göras tillgänglig för alla parter som är involverade.
Urvalsprocessen ska också vara fri från diskriminering. Urvalsprocessen ska även ske
gemensamt med den organisation som tar emot praktikanten, den mottagande
organisationen.
Villkor för att få en praktikplats
För att en praktikant ska få en praktikplats genom Praktikantprogrammet får
praktikanten
 inte tidigare ha deltagit i Praktikantprogrammet,
 fylla minst 20 år eller högst 30 år det år som praktikanten påbörjar sin praktikperiod,
 endast beviljas en praktikplats under förutsättning att praktikanten är svensk
medborgare eller har permanent uppehållstillstånd i Sverige. Nordiska medborgare
ska ha varit folkbokförda i Sverige under minst ett år vid tidpunkten för avresan,
 inte vara eller var tidigare anställd av den bidragsmottagande eller sändande
organisationen.
Villkor för sändande organisation
Den sändande organisationen ansvarar för att granska och kvalitetssäkra
praktikantplaceringar. Praktikanten ska inte ersätta en ordinarie anställd utan lärandet
ska stå i centrum och det är viktigt att praktikanten får en handledare under sin tid hos
den mottangaden organisationen.
Praktikplatserna bör ha en tydlig koppling till utvecklingssamarbete och aktuella
verksamhetsområden ska stödas av Sida. Praktikuppgifterna ska vara till nytta för
samtliga parter och ligga i linje med ordinarie verksamhet hos den mottagande
organisationen.
Sändande organisation ansvarar för:
 Att ingen deltagaravgift eller andra utgifter med direkt koppling till
praktikantplaceringen tas ut av praktikanter för att delta i programmet.
4 (11)
 Att anordna praktikplats med placering under minst 20 veckor, varav minst 16 veckor
hos den mottagande organisationen.
 Att varje utsänd praktikant har en kontaktperson hos bidragsmottagaren som också
ansvarar för att ge praktikanten ledning och stöd under praktikperioden.
 Att den mottagande organisationen har kapacitet att ta emot en praktikant samt att
de utser en handledare till praktikanten.
 Att praktikanten inte ersätter lokal personal.
 Att lärandet är fokus under praktikperioden.
 Att intyg utfärdas till praktikanten efter avslutat praktikperiod.
Inför varje praktikantplacering ska den sändande organisationen upprätta en
dokumenterad plan i samråd med den mottagande organisationen. Planen ska
innehålla:
 information om syfte och arbetsuppgifter samt intyg om att praktikanttjänstgöringen
gäller för minst 16 veckor.
 en presentation av den mottagande organisationen som styrker att den har resurser
att ta emot och handleda praktikanten.
 en plan för förberedelse, handledning, uppföljning samt en handlingsplan för riskoch krishantering.
Sändande organisation ska även se till att praktikanten blir informerad om och
accepterar de villkor och skyldigheter som ingår i överenskommelsen mellan sändande
och mottagande organisation innan praktiken påbörjas.
Förberedelser och uppföljning
När urvalet av praktikanter har gjorts ska praktikanten gå en förberedelsekurs. Kursen
bör innehålla en introduktion till:







utvecklingssamarbete,
den sändande och mottagande organisationen, presentation av handledare,
kommande arbetsuppgifter under praktikantplaceringen,
kulturmöten,
personlig hälsa och säkerhet,
dokumentationsarbete,
hur praktikantplaceringen ska följas upp och utvärderas.
Det är viktigt att varje sändande organisation noga förbereder sina praktikanter utifrån
de förhållanden som gäller i respektive kontext. Sida Partnership Forum kan erbjuda
kostnadsfria förberedelsekurser och återträffar för praktikanterna samt nätverksträffar
för handledare. Dessa är ett komplement till den sändande organisationens interna
utbildning.
Då praktiken hos den mottagande organisationen ska vara minst 16 veckor återstår 4
veckors praktik i Sverige. Hur dessa fördelas mellan tiden innan och efter
praktikplaceringen avgör den sändande organisationen.
När en praktikperiod avslutats ska efterarbete utföras hos den sändande
organisationen. Erhållna kunskaper och erfarenheter ska återföras till aktörer i Sverige
som kan ha nytta av dessa ur ett utvecklingssamarbetesperspektiv.
5 (11)
Ekonomi och bidragsnivåer
Bidraget beviljas i form av ett schablonbelopp på 89 000 SEK/praktikant, vilket
motsvarar två prisbasbelopp.
Bidraget ska användas för att täcka kostnader inom projektet. Ersättningsgilla
kostnader är:
Administrationskostnader hos bidragsmottagaren.
Administrationskostnader är för- och efterarbete gällande praktikanterna, inklusive
kostnader som inte är direkt relaterade till projektaktiviteterna men som uppstår för
att hantera projektet (så som ekonomipersonal, ledning, juridisk stöd, IT, hyra och
kontorsmaterial) och bidraget från UHR. Kostnader för revision av projektets
slutrapportering ska också rymmas i bidraget och anges som administrationskostnader.
Resekostnader
I resekostnader ingår kostnader för försäkringar, material, resor till och från
mottagarlandet sam inom landet, traktamente, vaccination och visum.
Utrustning
Om utrustning och varor köps in med finansiering från projektbudgeten ska dessa
tillgångar kvarstå hos sändande organisation och får inte överlåtas till tredje part.
För vidareförmedlande organisationer är det inte tillåtet att köpa in utrustning från
projektets budget.
Administrationskostnader hos den mottagande
organisationen/partnerorganisationen.
För administrationskostnader hos den mottagande/sändande organisationen gäller
samma som för bidragsmottagaren.
Den del av bidraget som vidareförmedlas till mottagande organisation ska regleras
genom ett avtal mellan Bidragsmottagaren och/eller den sändande/mottagande
organisationen. UHR tillhandahåller en mall Avtal för vidareförmedling. Mallen finns på
svenska och engelska.
Avtalet med mottagande organisation och/eller den sändande organisationen ska
undertecknas innan medel kan rekvireras och utbetalas från bidragsmottagaren.
Bidrag för administration, seminarier och platsbesök
Vidareförmedlande organisation har möjlighet att söka bidrag för att sköta
administration, genomföra seminarier och platsbesök. Aktiviteterna är till för att
administrera och kvalitetssäkra arbetet med Praktikantprogrammet genom samverkan
med de sändande organisationerna.
Bidrag för administration
6 (11)
Administrationsbidraget baseras på:
 Ett fast belopp om 30 000 kronor per organisation som schabloner fördelas till,
 samt 3 procent av praktikantschablonen vilket motsvara 2 670 kronor.
Administrationsbidraget utgår till de bidragsmottagare som vidareförmedlar medel till
minst tre sändande organisationer.
Bidrag för seminarier
Bidrag för att genomföra gemensamma seminarier för de sändande organisationerna
förutsätter att bidragsmottagaren vidareförmedlar schabloner till minst tre sändande
organisationer. Bidraget beviljats till högst två seminarier per ansökan och max 20 000
kronor per aktivitet.
Bidrag för platsbesök
För att kunna söka bidrag för platsbesök ska bidragsmottagaren förmedla schabloner
till minst tre sändande organisationer. Maxbeloppet är 30 000 kronor per
vidareförmedlande organisation.
Anvisningar för ansökan
Sista ansökningsdag för Praktikantprogrammet 2016 är den 24 november. Ansökan
öppnar en månad innan sista ansökningsdag. Aktivitetsperioden, det vill säga den
period när förberedelser, praktik och efterarbete ska utföras, sträcker sig från 1 januari
2017 till 30 september 2018.
Universitets- och högskolerådets allmänna villkor för bidrag inom
Praktikantprogrammet ska godkännas av firmatecknare i samband med att ansökan
skickas in.
Länken till ansökningssystemet finns på vår hemsida Utbyten.se.
Ansökan ska inkludera alla praktikantschabloner som ni ansöker om bidrag för.
Samarbetsavtal / Letter of Intent
Direktförmedlande och vidareförmedlande organisationer ska bifoga ett letter of
intent (LOI) från varje mottagande organisation till ansökan. Är LOl på annat språk än
engelska eller svenska måste detta översättas innan det bifogas ansökan.
Letter of intent ska:
 vara daterat,
 ange vilket projekt som samarbetet avser,
 ange den tid som praktikanterna kommer att vara hos den mottagande
organisationen,
 ange hur många praktikanter som den mottagande organisationen kommer att ta
emot,
 innehålla en kortare beskrivning av syftet med praktiken samt en arbetsbeskrivning,
 vara undertecknat av firmatecknare eller behörig företrädare för den mottagande
organisationen.
7 (11)
Bedömning av ansökan
Efter att sista ansökningsdag har passerat påbörjas bedömningen av inkomna
ansökningar. Bedömningen görs i två steg:
 Giltighet.
 Kvalitetsbedömning.
Det är inte möjligt att skicka in kompletteringar till ansökan efter sista ansökningsdag.
Ansökan är då låst för redigering.
Bedömningskriterier
Giltighetskriterier direktförmedlande och vidareförmedlande organisationer
 Ansökan har inkommit till UHR innan sista ansökningsdag, 24 november 2016, kl.
12:00.
 Ansökan har inkommit till UHR genom det online baserade ansökningssystemet
RAUK – Ansökan till Praktikantprogrammet.
 Sökande organisation tillhör en av Sidas ramorganisationer inom civilsamhället eller
är en godkänd näringslivsorganisation.
 Inkommen handling/ansökan är komplett.
Ogiltig ansökan
Om ansökan bedöms vara ogiltigt meddelas detta till kontaktpersonen samt
firmatecknare. Meddelandet sänds via e-post inom fyra veckor efter sista
ansökningsdag. Ogiltiga ansökningar går inte vidare i bedömningsprocessen.
UHR:s beslut om bidrag kan inte överklagas enligt SFS 2012:811.
Kvalitetskriterier ansökan 2016
Ansökan om bidrag inom Praktikantprogrammet bedöms utifrån kriterier som avser
 projektets relevans i förhållande till syfte och mål med programmet,
 projektets genomförbarhet och förmåga att uppnå förväntade resultat
- särskilt bedöms kvalitet på de planerade praktikantplaceringarna i förhållande
till målen om att öka praktikantens engagemang, förmåga och kompetens att
verka i globala sammanhang.
 sökande/sändande och mottagande organisations kapacitet att bedriva
praktikantverksamhet
- kvalitet avseende utformning och genomförande av aktiviteterna. Särskilt
bedöms fullständigheten och kvaliteten på kapaciteten hos bidragsmottagaren
och partnerorganisationen (sändande/ mottagande) avseende förankring,
administration, kommunikation, rekrytering, förberedelser, handledning,
uppföljningsrutiner samt riskmedvetenhet och riskhantering.
8 (11)
Vidareförmedlande organisationer
 projektets relevans i förhållande till syfte och mål med programmet,
 projektets genomförbarhet och förmåga att uppnå förväntade resultat
- särskilt bedöms kvalitet på de planerade praktikantplaceringarna i förhållande
till målen om att öka praktikantens engagemang, förmåga och kompetens att
verka i globala sammanhang.
 Sökande organisations kapacitet att säkerställa relevans för sändande
organisationers praktikantverksamhet.
- särskilt bedöms fullständigheten och kvaliteten på kapaciteten hos
bidragsmottagaren och partnerorganisationerna (sändande) avseende förankring,
administration, kommunikation, rekrytering, förberedelser, handledning,
uppföljningsrutiner samt riskmedvetenhet och riskhantering.
Besked om beslut
Besked om beslut och tilldelning meddelas tidigast fyra veckor efter det att sista
ansökningsdag har passerat. Inga förhandsbesked kommer att kunna ges.
Om ansökan beviljas
UHR skickar besked om beslut per e-post till kontaktperson/-er samt firmatecknare. I
beslutsbrevet framgår beloppen på det bidrag som ni har beviljas. Beviljat bidrag
betalas i ut till det plus- eller bankgironummer som har angetts i ansökan.
Är ni en sändande organisation som beviljas bidrag ansvarar ni för att villkoren samt
ramar och kriterier i Praktikantprogrammet efterföljs.
Är ni en vidareförmedlande organisation är er roll att samordna arbetet gentemot de
sändande organisationerna. Ni ska då:
 säkerställa att sändande organisationer följer Praktikantprogrammets ramar
 ansvara för ansöknings-, bedömnings-, urvals-, tilldelnings-, rapporterings- och
återbetalningsprocesser gentemot sändande organisationer,
 ge individuellt projektstöd till sändande organisationer,
 anordna seminarier för sändande organisationer kring aktuella frågor för att höja
måluppfyllelsen inom programmet,
 på ett transparent sätt vidarebefordra aktuell information från UHR,
 genomföra kvalitetskontroller och uppföljning i Sverige och utomlands (vid behov)
 göra analyser och utveckla praktikantverksamheten för att nå högre måluppfyllelse
inom programmet.
Rapportering
En narrativ rapport och ekonomisk redogörelse med revisionsintyg ska vara UHR tillhanda
senast den 15 oktober 2018.
Slutrapporteringen sker online. Länken till rapportformuläret finns i
ansökningssystemet för Praktikantprogrammet.
9 (11)

Som bidragsmottagare ansvarar ni för att UHR:s deltagarenkät som finns i
ansökningssystemet besvaras av respektive praktikant direkt efter avslutad
praktikantplacering och att det samlade resultatet av enkäterna inkluderas i
slutrapporten.
Ekonomisk rapportering
Svenska nationella redovisnings- och skatteregler ska följas. Endast kostnader
avseende aktiviteter som inträffat under den avtalade aktivitetsperioden får tas med i
den ekonomiska redovisningen.
Rapporterade kostnader ska kunna härledas i bokföringen och vara dokumenterad så
att det möjliggör uppföljning och revision.
Originalkvitton, verifikationer och bokföring ska sparas i 5 år.
Slutrapporten ska godkännas av firmatecknare eller motsvarande för
bidragsmottagaren.
Revision
Bidragsmottagaren är ansvarig för att slutrapporteringen granskas av en oberoende
auktoriserad revisor i enlighet med Internationell revisionsstandard (ISA), utfärdad av
International Federation of Accountants (IFAC). Revisorn ska lämna en rapport i
enlighet med ISA 800/805 om huruvida den ekonomiska rapporteringen, enligt
revisorns uppfattning, i all väsentlighet, överensstämmer med den granskade
organisationens redovisning och avtalad budget och UHR:s instruktion för
rapportering. Rapporten/intyget ska bifogas slutrapporten.
I slutrapporten ska bidragsmottagaren redovisa hur mycket som har vidareförmedlats
till andra parter.
Vid vidareförmedling av medel till mottagande/sändande organisation som överstiger
100 000 kronor ska bidragsmottagaren intyga att medel som har vidareförmedlats har
redovisats och reviderats i enlighet med ovanstående villkor. Revision ska utföras
enligt ISA, alternativt motsvarande nationell standard i länder där ISA (och/eller ISA
800/805) inte tillämpas.
Bidragsmottagaren har ansvar att upprätta avtal med mottagande och sändande
organisation där ekonomisk rapportering av vidareförmedlade medel regleras in
enlighet med Praktikantprogrammets villkor samt ramar och kriterier. Eventuell
kvarstående balans som utgör skillnaden mellan de till partnerorganisationen
vidareförmedlade medlen och kostnaderna hos partnerorganisationen ska även det
regleras i ett sådant avtal.
Om medel om 100 000 kronor eller mindre har vidareförmedlat till en enskild
partnerorganisation, ska detta framgå i oberoende revisors rapport som en
”Upplysning av särskild händelse”, enligt ISA 706, specificerat per
mottagande/sändande organisation, det ska även framgå ifall kvitton/underlag
avseende de rapporterade kostnaderna kommit bidragsmottagaren tillhanda från
partnerorganisationen.
10 (11)
Ändringar och återbetalning
Väsentliga förändringar av projektet i förhållande till ansökan ska meddelas till UHR i
förväg och godkännas skriftligen. Detta kan exempelvis vara förändrad tidsplan,
förändringar i beslutad budget eller byte av sändande/mottagande organisation.
Endast ändringar som UHR bedömer inte påverkar projektets uppsatta syfte, mål och
förväntade resultat kan komma att godkännas.
Ej utnyttjade schabloner ska återbetalas till UHR.
Medel som inte har utnyttjats, jämte ränta, ska återbetalas till UHR om summan
överstiger 500 kronor. Återbetalning till UHR görs till bankgiro 955732-3. Ange
projektets diarienummer, namnet på er organisation samt som referens 425
Praktikantprogrammet. Återbetalning ska endast ske på begäran av UHR.
11 (11)