En InsightGuide® till KOMMUNIKATION
Lär dig kommunicera
med olika grupper
Kulturella skillnader
”
Kraven på näst intill
felfri svenska är ett
typiskt svenskt fenomen och
något som gäller oavsett miljö
eller position i samhället. När
jag jobbade på två olika investmentbanker i London och när
jag studerade på Harvard var
det många som talade engelska
med kraftig brytning. Men det
var ingen som uppfattade det
som något slags Rinkebyspråk."
Hernan Ruiz, vd, Proffice
Den ökade mångfalden är idag en av de starkaste trenderna i arbetslivet.
Internationaliseringen har lett till ett mångkulturellt samhälle där allt fler
etniska grupper finns representerade i arbetslivet.
Kulturella skillnader och personliga olikheter som exempelvis ålder och kön leder
ibland till friktion inom organisationen. De företag som snabbast anpassar sitt ledarskap och sina personalprogram för att kunna ta tillvara mångfaldens positiva effekter
kommer sannolikt att vinna betydande konkurrensfördelar.
Tydligare olikheter
Traditionellt sett har chefer i stor utsträckning valt att arbeta med människor som i
största möjliga utsträckning liknar dem själva. Företag har också ofta försökt omforma
nyrekryterad personal efter organisationens rådande värderingar. Idag ökar mångfalden i arbetsstyrkan samtidigt som olika grupper är mindre villiga att anpassa sig till
majoriteten. Paradoxalt nog har internationaliseringen lett till att olika grupper gärna
betonar sin bakgrund och vill framhäva sina olikheter.
Etnicitet, religion, kön, ålder och olika livsprioriteringar är exempel på vad som bildar
mångfald. Organisationer måste lära sig möta dessa olikheter för att kunna attrahera
de bästa medarbetarna, skapa ett gott samarbetsklimat och effektivt kunna bearbeta
den mångfald av kunder som finns.
Positiva och negativa effekter
Den ökande mångfalden medför såväl positiva som negativa effekter för organisationen. När det gäller utförande av rutinarbete leder mångfald ofta till interna motsättningar och ineffektivitet. Det upplevs många gånger som jobbigt när medarbetare inte
förstår exakt vad man säger eller inte gör som ”vi alltid har gjort”. När det gäller mer
© InsightLab
3
En InsightGuide® till KOMMUNIKATION
Kulturella skillnader
kreativa och dynamiska processer är mångfalden ofta en tillgång. Olika infallsvinklar
kan då ge bättre och mer nytänkande lösningar på gamla problem. För att företaget
ska kunna åtnjuta mångfaldens positiva effekter och samtidigt kunna minimera de
negativa effekterna krävs ett aktivt ledarskap som erkänner och uppmuntrar mångfald.
Det finns få universella begrepp i
språket
Språket är människans
I många fall kan till och med det rutinarbete som till en början upplevdes som svårt att
leda på grund av mångfalden bland medarbetarna, utföras på ett bättre sätt genom
de nya infallsvinklar som nya medarbetare bidrar med. Förutom mer kreativa processer kan en rätt hanterad mångfald till en utvecklande arbetsmiljö. Samtidigt blir organisationen skickligare på att hantera dagens växande marknadssegment med kulturella
och etniska särdrag.
signalsystem, via vilket vi
kommunicerar. Språket
är oerhört dynamiskt och
komplext. Det gör att varje
människa gör sina egna
tolkningar av det som sägs
beroende på kultur, identitet, förväntningar och så
vidare. Kommunikationen
försvåras ytterligare då den
sker mellan människor med
olika språk. Forskare har
endast funnit 35 universella
begrepp i alla världens pråk
(exempel är ord som jag,
du, någon/något och folk).
Utbilda personalen i interkulturell
kompetens
Allt fler företag har börjat stärka sin personals interkulturella färdigheter. När en sådan
utbildning planeras bör både innehållet och sammansättningen av kursledare och
deltagare ge nya interkulturella kunskaper och insikter. Denna medvetna blandning
av etniska och kulturella bakgrunder kan med fördel gälla företagets alla kurser och
utbildningsaktiviteter.
Det krävs personlig mognad för att kunna upptäcka och erkänna olikheter, att kunna
känna empati för personer med annorlunda bakgrund och att ta tillvara på mångfaldens möjligheter. Därför måste en stor del av utvecklingen av interkulturell kompetens
ske på det individuella planet. Företaget kan emellertid skynda på och möjliggöra processen genom att sända ut rätt signaler och aktivt stödja utvecklingen av interkulturell
kompetens. I huvudsak finns det fem interkulturella kompetenser som företaget bör
hjälpa sina medarbetare att utveckla:
Källa: Training Journal
1. Medvetenhet om kulturella skillnader
För att effektivt fungera i en internationell omvärld är det viktigt att förstå de kulturella
skillnader som föreligger. Arbetar man exempelvis som svensk mot den amerikanska
marknaden eller i ett amerikanskt företag är det viktigt att förstå skillnaden mellan den
mer uppgiftsorienterade amerikanska kulturen och den relationsorienterade svenska
kulturen.
2. Kommunikativ kompetens
Att kunna kommunicera på ytterligare språk än svenska är naturligtvis viktigt.
Förmågan att kunna tolka andra kulturers kroppsspråk kan vara av lika stor vikt. När
man arbetar med en person från en annan kultur är det vanligt att man tolkar den
andres signaler för fort, utan att tänka efter vad de egentligen betyder. Exempelvis kan
tystnad i vissa kulturer tyda på samförstånd, medan den i andra kulturer tyder på att
man inte samtycker.
3. Förmåga att acceptera kulturella olikheter
I en miljö som karaktäriseras av mångfald är det viktigt att kulturella stereotyper
erkänns och att man delar med sig av sin egen kulturella bakgrund. Ju öppnare och
mindre fördomsfull en person är när det gäller olika kulturer, desto effektivare blir han/
hon i ett internationaliserat arbetsliv.
4
© InsightLab
En InsightGuide® till KOMMUNIKATION
Kulturella skillnader
4. Förmåga att se olikheter
Personer som börjar arbeta med människor med andra kulturella bakgrunder fokuserar vanligtvis på gemensamma nämnare som exempelvis ”vi har alla olika bakgrund”,
”vi har alla ett jobb att utföra” och ”vi sitter alla i samma båt”. Risken med att fokusera
på gemensamma nämnare är att man blir blind för de olikheter som kan bidra positivt
till verksamheten. Därför är det viktigt att organisationskulturen värdesätter olikheter
och mångfald. Alla medarbetare bör känna sig uppmuntrade att använda hela sin
unika potential.
5. Förmåga att uppnå interkulturella synergier
Givet att en person besitter de fyra första kompetenserna kan han eller hon uppnå
interkulturella synergier. Exempel på interkulturella synergier är nya lösningar på gamla
problem och bättre samarbete med människor från andra kulturer.
Ovanstående egenskaper har hittills varit viktigast för personer med utlandsplacering.
Framöver blir de dock allt viktigare för samtliga företagets medarbetare, om de effektivt ska kunna samarbeta med medarbetare, kunder och leverantörer med skiftande
kulturell bakgrund.
Källa: Leadership Insights
Tips: Nickning
med skilda
budskap
Ett tydligt exempel på
skillnaden i kroppsspråk är
betydelse av att nicka under
ett samtal. En man
uttrycker med nicken: ”Jag
håller med dig”, medan
en kvinna i stället säger:
”Jag förstår vad du säger”.
Detta kan orsaka en hel del
problem om man tolkar det
felaktigt.
Källa: Den goda kommunikationen, Lotta Juhlin och www.
tymson.com.au
Tre aspekter som försvårar tvärkulturell
kommunikation
Kognitiva restriktioner
De kognitiva restriktionerna innebär de referensramar eller sätt att betrakta världen som
fungerar som bakgrund mot vilken all ny information jämförs med eller infogas i.
Restriktioner på beteende
Varje kultur har sin egen uppsättning av regler som avgör vad som är ett lämpligt beteende i olika situationer, vilket påverkar både den verbala och icke-verbala kommunikationen.
Dessa regler avgör huruvida vi söker ögonkontakt eller inte när vi pratar med varandra,
huruvida vi öppet diskuterar en fråga eller om vi går runt som katten kring het gröt och
hur nära vi står varandra när vi pratar med varandra.
Emotionella restriktioner
Kulturer styr på olika sätt vilka känslor som får uttryckas. En del kulturer är mycket til�låtande och ger dess medlemmar möjlighet att mer eller mindre fritt uttrycka sina känslor.
Medan andra manar sina medlemmar att undertrycka känslor och tillåter dem bara att
diskutera de rationella aspekterna av en situation.
Alla dessa olikheter tenderar att leda till kommunikationsproblem. Om man möter människor från främmande kulturer och inte är medveten om risken för att problem kan uppstå
är stor är det större sannolikhet att man drabbas av dem.
Källa: Conflict Research Consortium
© InsightLab
5
En InsightGuide® till KOMMUNIKATION
Kulturella skillnader
Att vara chef för
medarbetare från
olika kulturer
Tips: Var öppen
med skillnader
och problem
Bijan Fahimi, grundare
och vd på kommunikationsföretaget Veritas
Communication och ledamot i arbetsgivarorganisationerna Almegas och
Svenskt Näringslivs styrelser, menar att vi underskattar
språkförbistringen och de
kulturella skillnaderna eller
sopar dem under mattan. Den utbredda rädslan
handlar om att bli utpekad
som främlingsfientlig. Därför
låter många chefer bli att
hantera de missförstånd
som uppstår. Var inte rädd
för att prata öppet om vad
som skiljer svenskar och
invandrare i arbetssätt och
syn på jobbet. Först då kan
missförstånd klaras ut och
konflikter stoppas i tid.
Källa: HR:Briefing
För den som arbetar i en internationell miljö eller med mångkulturella
grupper är det viktigt att känna till att medarbetare från olika kulturer har
olika syn på ledarskap. För att lyckas med sitt ledarskap bör man veta
att det finns kulturella skillnader, hur man tar reda på vilka de är och hur
man anpassar sig på bästa sätt.
Enligt Lena Zander, Institute of International Business vid Handelshögskolan i
Stockholm, gör kulturella skillnader att medarbetare har olika syn på ledarskap. Det
är viktigt att ta reda på dessa skillnader om man skall arbeta i ett nytt land eller i en
arbetsgrupp med personer från olika kulturer
Olika referensramar
kan leda till missförstånd
När man observerar en händelse eller ett beteende försöker man tolka detta med
hjälp av sina egna referensramar. Dessa skiljer sig i vissa hänseenden mellan olika
kulturer. Därför är det lätt att feltolka situationer. För en ledare i en mångkulturell miljö
blir det sålunda viktigt att vara informerad, att lyssna och att lära för att avgöra om de
egna referensramarna fortfarande är tillämpbara.
Var öppen med din ledarstil
Försök att lära dig mer om dina medarbetares olika kulturer. Denna förståelse lägger
grunden för ett balanserat ledarskap. Kunskap om olika kulturer hjälper dig att vidga
din egen referensram. Ställ frågor. Fråga gärna flera olika personer för att få en nyanserad bild av det du vill ha reda på. Graden av formalitet vid beslutsfattande är något
som skiljer sig åt mellan olika företag och branscher, men också i hög grad mellan
olika kulturer.
Ett bra sätt att börja som ledare är att berätta hur du brukar arbeta och vilka förväntningar du har på dina medarbetare. Om du vill anpassa ditt sätt att arbeta är det smidigast att genomföra gradvisa förändringar och inte ta alltför stora steg på en gång.
Ledararketypen är sällan densamma
Arketypen, den självklara och ofta omedvetna modellen för hur en ledare skall vara,
skiljer sig åt mellan olika länder och kulturer. Fråga anställda från olika kulturer om
vilka förväntningar de har på dig som chef. Om det är svårt att få utförliga svar av
de anställda kan du vända dig till en person som har erfarenhet av både din och det
aktuella landets kultur. Som chef behöver du naturligtvis inte anpassa dig helt och till
olika kulturer. Däremot är det till stor hjälp att känna till omgivningens förväntningar.
6
© InsightLab
En InsightGuide® till KOMMUNIKATION
Kulturella skillnader
Kritiska skillnader mellan olika kulturer
Man bör vara medveten om att det finns kritiska skillnader mellan olika kulturer som
gör att man inte kan tillämpa en typ av ledarskap. I sin forskning fann Lena Zander
tre sådana skillnader:
Kommunikation – var man drar gränsen mellan privat- och yrkesliv
Styrning – hur mycket en chef ska styra och hur mycket chefen ska delegera
Intensitet – hur mycket de anställda vill att chefen ska ha kontakt med dem.
Flexibilitet nyckeln till att leda
multikulturella grupper
En av de tuffaste utmaningarna är att leda multikulturella grupper där det finns kritiska skillnader i hur gruppmedlemmarna vill bli ledda. I sådana situationer får en chef
försöka hitta gemensamma nämnare som ledarskapet kan baseras på och sedan så
långt som möjligt behandla de anställda olika utifrån de kritiska skillnaderna.
Källor: Intervju dr Lena Zander, The Licence to Lead, Lena Zander, Handelshögskolan; Leading
global teams: Overcoming the Challenge of the power paradox, Martha Maznevski och Lena Zander,
Handelshögskolan
Större krav på tydlighet
En företagsledning ska inte sträva efter att försöka förstå andra kulturers seder
och bruk. Det hävdar Farbod Rezania som är integrationsansvarig på Svenskt
Näringsliv och som tidigare arbetat som integrationskonsult. I stället menar han
att det är viktigare att skapa respekt och tydlighet i företaget.
När chefen är otydlig i sin kommunikation riskerar spänningar att byggas upp
under ytan, vilket kan leda till etniska konflikter. Ett exempel på otydlighet på
svenska arbetsplatser är när chefen undviker att säga ifrån. Sådan försiktighet
är kanske lämplig när gruppen är homogen, men när medarbetarna har olika
etniskt ursprung kan det göra läget laddat. Han menar även att chefer som
ruckar på företagets regler för vissa grupper kommer att få problem med att
återställa respekten för reglerna.
Tips för chefer i multikulturella miljöer
•Ha språkkunniga arbetsledare. På så sätt kan man rekrytera personer som
ännu inte är duktiga på svenska.
•Ta tag i en konflikt när den uppkommer. Om det till exempel förekommer
myter om medarbetare från en viss folkgrupp – red ut och klargör. Skapa en
referensgrupp med medlemmar från alla etniska grupper i företaget.
•Visa vad ledningen står för. Om det förekommer fördomar om olika etniska
grupper – gör klart för alla vad ledningen står för och att man inte delar åsikterna.
Källa: www.ledarna.se
© InsightLab
7
En InsightGuide® till KOMMUNIKATION
Kulturella skillnader
Vi utgår ifrån
oss själva
Tips: Våga tala
klarspråk som
chef
• Var tydlig med företagets
grundvärderingar och låt
dem genomsyra både ord
och handling.
• Invandrare är inte en
homogen grupp. Tala
öppet om olikheterna och
se möjligheterna.
• Ge utrymme för avvikande och obekväma åsikter.
Ta hand om dem genom
möten och fördjupande
samtal som klargör eventuella missförstånd.
Källa: HR:Briefing
Att nå igenom med ett budskap, att skapa och upprätthålla relationer,
förhandla och skapa rätt samarbetsklimat är dagliga utmaningar för de
flesta chefer och medarbetare. Vad som under senare år ställer
ytterligare krav är att vi ska lyckas med ovanstående i ett arbetsliv med
medarbetare från fler kulturer.
Ann-Charlotte Sukhia är konsult i interkulturell kommunikation och menar att människor gärna utgår ifrån sina egna referensramar och inte tänker på det faktum att det
kan vara så mycket annorlunda i andra delar av världen.
Värderingar och attityder
Kulturskillnader inryms i en mängd olika aspekter: värderingar, attityder, uppfattningar
och beteenden, och hur vi tolkar och uppfattar varandra. Ann-Charlotte Sukhia
menar att våra erfarenheter bildar ett personligt filter genom vilket vi tolkar omvärlden.
Alla kulturer har olika filter, dessutom har alla ett individuellt filter. När man pratar om
kulturella skillnader generaliserar man för att kunna förklara skillnader. Alla
människor upplever sin egen kultur som en självklarhet, vilket hon kallar för våra
“kulturella glasögon”, de påverkar all kommunikation.
Tydliga skillnader
Det finns flera exempel som på ett påfallande sätt lyfter fram de kulturella skillnaderna
mellan oss svenskar och människor från andra kulturer. Människor som kommer från
andra kulturer uppfattar ofta oss svenskar som oengagerade i samtal eftersom vi är
allvarliga när vi lyssnar. I många andra kulturer ska man ju helst både nicka och inflika
kommentarer för att visa att man lyssnar.
Det finns dock kulturer med ännu mer tystlåtna lyssnare än vad vi svenskar är: finnar
och japaner. När en japan lyssnar koncentrerat kan det till och med hända att han
blundar medan finnarna anser att vi är livliga och pratsamma. På följande sätt kan
man jämföra svensk kultur med de kulturer som står “längst ifrån oss”:
Svensk kultur Kontrast
Informell Formell
Delegerar ansvar
Ansvar hos chefen
Beslut fattas genom konsensus
Beslut av chefen efter diskussion
Information delas
Endast berörda informeras
Källa: Ledarnas webbredaktion
8
© InsightLab
En InsightGuide® till KOMMUNIKATION
Kulturella skillnader
Mångfald i team
Utvecklingen mot att allt mer arbete utförs av grupper ställer ledare inför
nya utmaningar och möjligheter. När arbetsplatsen blir mer diversifierad
och teamorienterad ökar sannolikheten för att personer med olika bakgrund kommer att arbeta tillsammans.
Chefer måste därför utveckla färdigheter i att leda arbetsgrupp bestående av individer med olika bakgrund. Istället för att fokusera på individuella skillnader bör ledarna
fokusera på de karaktäristika som är gemensamma för hela gruppen.
Fokusera på uppgiften
Själva uppgiften är troligen den allra viktigaste gemensamma nämnaren i en arbetsgrupp med många nationaliter. En skicklig ledare kommunicerar kraven som uppgiften
ställer och de roller som var och en har för att lösa den. Alla medlemmar är medvetna
om att de behöver varandra och att de måste utnyttja allas förmågor för att få arbetet
gjort.
Låt medarbetarna leda över gränserna
I en homogen grupp har normalt gruppledaren ansvar för den externa kommunikationen, eftersom en ledares nätverk normalt är större än de andra medlemmarnas. I
en diversifierad grupp kan det vara klokt att ledaren delegerar detta ansvar – en
tvärfunktionell grupp som representerar olika områden som produktion, marknad och
finans har till exempel fler länkar till andra delar av organisationen än en
homogen grupp. Detta kan vara användbart när gruppen behöver stöd och resurser.
Tips: Kommunikation a och o i
kulturmötet
Som chef bör man vara
beredd på att mångkulturella möten består av krockar
och frustration. Något som
betraktas som en tillgång i
en kultur kan vara negativt
i en annan. Enligt Jonas
Nyström på CIU är det för
en chef i mångkulturella miljöer extra viktigt att främja
kommunikationen för att på
så sätt öka kunskapen om
medarbetarna och de kulturella skillnaderna.
Källa: www.ledarna.se
Lös styrning mot ett gemensamt mål
Ledare i diversifierade grupper måste fokusera på det som är gemensamt. En kritisk uppgift för ledaren är att förena alla medlemmar runt gemensamma synsätt.
Synsätten kan delas in i två grupper: dels kring de önskade målen, dels kring de
medel som skall användas för att nå dit. Ledaren måste fokusera på båda dessa
grupper. Om alla är överens om målen kan större flexibilitet ges i hur man skall nå dit.
Ledaren måste kunna ingjuta en känsla av ömsesidigt förtroende och respekt för varandras preferenser och arbetsstil.
Minska betydelsen av
demografiska skillnader
Medlemmar av diversifierade arbetsgrupper identifierar sig troligtvis själva med olika
demografiska grupper. Det är lätt hänt att det uppstår grupperingar baserade på
exempelvis kön, ras och ålder. Ledare måste bekämpa denna vi mot dom-mentalitet
och minska demografins betydelse till förmån för andra kollektiva kategorier. Särskilda
rutiner eller sociala aktiviteter kan skapa en stark laganda. Det motverkar risken för
motsättningar och ökar känslan av kollektiv identitet.
Källa: Personal:Manual Modul 4:team
© InsightLab
9
En InsightGuide® till KOMMUNIKATION
Kulturella skillnader
Män och kvinnors
olika kommunikationsstilar
Tips: Ge ett säkrare intryck
Undvik att avsluta dina
utlägg med sådant som
ger ett osäkert intryck.
Exempelvis: Ӏr det
okej?”, ”Är det inte så?”
eller ”Håller du inte med?”
Källa: HR:Briefing
Givetvis är det svårt att generalisera kring människors sätt att kommunicera. Lika litet som alla svenskar kommunicerar enhetligt, finns det ett
och samma sätt som kvinnor respektive män kommunicerar på.
Dt finns många undersökningar som pekar på att det finns ett antal områden där
män och kvinnor tenderar att skilja sig åt:
Ställa frågor
Män är mindre benägna att i offentliga sammanhang ställa frågor som riskerar att
avslöja deras bristande kunskaper.
Öppna förhandlingar
Kvinnor tenderar att vid en diskussion lämna utgången öppen och be om allas synpunkter för att hitta en lösning som passar alla.
Lyssna och förstå
Kvinnor har ofta en bättre utvecklad inlevelseförmåga och förmåga att uppfatta det
icke-verbala språket. Därför lägger kvinnor ofta mer tid på att lyssna och förstå
andras ståndpunkter innan de själva uttalar sig.
Ge återkoppling
Kvinnor är i allmänhet bättre på att ge återkoppling och beröm. Kvinnor saknar däremot ofta återkoppling från manliga chefer och kollegor.
”Direkt” kommunikation
Män tenderar att beordra och framföra synpunkter på ett direkt och ibland okänsligt
sätt, vilket kan uppfattas som sårande av kvinnor. Kvinnor däremot försöker vanligtvis
mildra en negativ känsla hos mottagaren genom att linda in sina kommentarer och
synpunkter. Ibland så skickligt att det underliggande budskapet inte ens uppfattas,
speciellt av manliga kollegor.
Risken med förebilder
En person som använder en person av motsatta könet som förebild vad gäller
kommunikationsstil upptäcker kanske att reaktionen hos omgivningen blir helt annorlunda. En kvinna som framför ett budskap på ett klassiskt manligt vis märker ofta att
hon möts av en helt annan reaktion än sin förebild.
10
© InsightLab
En InsightGuide® till KOMMUNIKATION
Kulturella skillnader
Tona ned egna förslag
Många kvinnor väljer ofta att framföra sina förslag i form av en fråga för att inte framstå som alltför självgoda och burdusa, som ”Håller ni inte med om att ...?” eller ”Vore
det inte värdefullt om ....?” Män misstolkar många gånger detta som osäkerhet.
Samtalsämnen
Män använder i större utsträckning samtalsämnen som inte handlar om arbetet som
ett sätt att etablera kontakt och skapa förtroende hos omgivningen.
Hävda sig själva
Tips: Ge män och
kvinnor samma
utrymme
Att berätta om sina bedrifter och framgångar faller sig mer naturligt för män än för
kvinnor. Kvinnor tonar tvärtemot vanligtvis ned sina egna framgångar för att inte stöta
sig med andra. I gruppsituationer händer det därför ofta att kvinnor inte får rättmätig
ära för idéer och uppnådda resultat.
Om du är man – undvik
att dominera samtal med
kvinnor genom att exempelvis avbryta eller prata i
deras ställe.
Använda sin auktoritet
Källa: HR:Briefing
Kvinnor i ledande befattningar anstränger sig ofta för att inte framstå som alltför
auktoritära och därmed få andra människor att känna sig underlägsna. Kvinnor
känner ibland att de tvingas välja mellan att bli respekterade och att bli omtyckta.
Framgångsrika kvinnor aktar sig också för att framstå som för perfekta. Genom att
visa att hon fortfarande har brister kan hon fortsätta att vinna omgivningens sympati.
Presentationer
Undersökningar visar att kvinnor som håller presentationer oftare är mer villiga att
lyssna på sina åhörares synpunkter och kommentarer. Många kvinnor har därför även
en tendens att vika sig för tidigt i en diskussion som uppstår och är mindre villiga att
ta strid för sin ståndpunkt.
Tid
Undersökningar visar att män i mötessituationer ger sig själva mer tid till synpunkter
och inlägg. Kvinnor fattar sig i regel kortare för att inte ta onödig tid i anspråk.
Uppmuntra större lyhördhet
Som en följd av ovanstående skillnader är det inte ovanligt att kvinnor känner sig
missförstådda i en miljö som formats av ett manligt sätt att kommunicera. I dagens
arbetsklimat har kvinnor fortfarande en viss nackdel genom sin mer indirekta och
ödmjuka kommunikationsstil. Trots detta når allt fler kvinnor ledande befattningar och
utvecklar sina egna kommunikationsstilar.
Genom en öppen diskussion om skillnader i kommunikationsstilar mellan män och
kvinnor kan ett klimat skapas som tar till vara det bästa hos varje person oavsett
kommunikationsstil.
Källa: Gender-Specific Nonverbal Communication: Impact for Speaker Effectiveness Human Resource
Development Quarterly
© InsightLab
11
En InsightGuide® till KOMMUNIKATION
Kulturella skillnader
Lär dig kommunicera
med Generation I
Tips: Synliggör
skillnaderna
Rainmaker Inc., med säte
i Connecticut, har specialiserat sig på att lära företag
leda unga medarbetare.
Rainmakers konsulter skapar samtalsgrupper som
består av unga respektive
äldre medarbetare. Först får
de båda grupperna på var
sitt håll komma fram till sina
värderingar och lösningar
på olika professionella
frågeställningar. Därefter
sammanförs grupperna. De
får veta vad de är överens
om och på vilka punkter
deras åsikter går isär, vilket
banar väg för en konstruktiv
dialog.
Källa: Insight Lab
Ungdomskommunikationsföretaget Cosmos Media har utvecklat begreppet Generation I för att beskriva dem som är unga idag. I:et står för att
de är Individuella, Internationella, Informerade och Informella.
För organisationer som ska rekrytera kvinnor och män ur Generation I är det en
utmaning att förstå vad som driver och motiverar den generation som växt upp med
konstant mediebrus, global nyhetsbevakning och idoldyrkande popkultur.
Man kan förenklat säga att arbetsgivare de senaste två decennierna har kunnat
rekrytera toppförmågor med hjälp av topplöner. Detta tycks vara på väg att ändras.
En studie av Kairos Future visar att även om lönen spelar en viss roll så är det främst
ur försörjningssynpunkt den är relevant, åttiotalisterna ser inte sina liv som karriärprojekt
vars monetära avkastning de vill maximera.
En generation mediekonsumenter
Det går inte att prata om ungdomar idag utan att nämna deras medievanor. Det är
bara att konstatera att de är en generation oerhört vana mediekonsumenter, och de
har lärt sig behärska den verkligheten.
”Det är inte stressigt att alltid vara tillgänglig. Kanske för vuxna som inte hade mobiler
förr, som bara satt hemma och lyssnade på radio.” Jan, 19
Andra exempel på hur unga idag är präglade av sin samtid:
•Ali och Muhammed är bland våra 100 vanligaste pojknamn.
•Nästan alla artonåringar har en fullbordad gymnasieexamen. Det finns minst en
högskola eller ett universitet i varje svenskt län och hälften ur varje årskull fortsätter
att läsa efter studenten.
•Engelska är ett självklart språk, liksom anglicismer, och de flesta ungdomar kan
minst ett stort världsspråk ytterligare.
•Reklamfinansierad radio och tv har alltid funnits och ungdomar har lärt sig att sovra
bland såväl programutbud som reklambudskap.
•De är uppvuxna med en stor personlig valfrihet i takt som de statliga monopolen
blir allt färre.
Hellre intressant än välbetalt arbete
Intressanta arbetsuppgifter har en avgörande betydelse för om ett arbete anses
attraktivt medan hög lön kommer först på sjunde plats då olika faktorer
rangordnas. Det visar en undersökning utförd av Kairos Future som omfattar 1 900
gymnasieungdomars syn på arbetslivet.
12
© InsightLab
En InsightGuide® till KOMMUNIKATION
Var tydlig men inte auktoritär
När personalchefer svarar på frågan om vad morgondagens arbetstagare prioriterar
nämner de sällan trevliga arbetskamrater. Emellertid anser åttiotalisterna det vara
bland det viktigaste. Bristen på kollegor i egen ålder bidrar enligt undersökningen till
att yngre medarbetare slutar. Även stämningen på arbetsplatsen, vilka värderingar
som råder och hur chefen bemöter medarbetarna spelar stor roll.
Morgondagens arbetstagare kommer inte att acceptera en företagskultur där de
enbart ses som intäktsgenererande enheter. Relationen till arbetsgivaren skall vara
personlig och chefen skall bry sig om medarbetarna. Chefen måste vara en skicklig
ledare och kunna ge raka besked utan att för den skull vara överdrivet auktoritär.
Frihet och ansvar
Generation I kräver möjligheten att fatta grundläggande beslut utan att alltid först be
om lov från överordnade. De vill utföra sitt arbete på det sätt som de själva tror kommer att ge bäst resultat, oavsett hur man ”brukar” göra på företaget. Du som leder
medarbetare ur Generation I bör därför tänka på att behärska din lust att kontrollera.
Sätt realistiska mål inom ramarna för den frihet du ger.
Delaktighet
Många unga medarbetare vill vara med och påverka det som ytterst påverkar dem
själva. De ifrågasätter gärna regler och procedurer som verkar otydliga, kontraproduktiva eller omoderna, vilket kan tolkas som bristande respekt. I själva verket
försöker de ofta åstadkomma förbättringar. Försök därför att skapa ett fungerande
system för att suga upp nya idéer.
Kulturella skillnader
”
Anledningen till
att jag inte vill
arbeta i ett IT-konsultföretag är att det inte är
mänskligt, allt är hårt
och så inriktat på att
tjäna pengar, det känns
inte intressant för mig.
Därför tänker jag istället
satsa på att utbilda mig
till läkare eftersom det är
ett konkret yrke där man
får jobba med och hjälpa
människor, att sedan
utsikterna att få en hög
inkomst är sådär spelar
mindre roll eftersom
jag är så intresserad av
området.”
Kvinna, 21
ur studien Morgondagens
arbetskraft och kompetensförsörjning, Kairos
Future
Kommunicera och återkoppla
Tydlig kommunikation är extra viktig när det gäller Generation I. Om det är klart vad
som gäller, minskar risken för att de skall missbruka sin frihet. Det är viktigt att vara
konsekvent: formulera och förklara dina mål och förväntningar. Se till att era förväntningar på projektet överensstämmer. Ge regelbunden återkoppling – schemalägg
gärna återkommande möten för ändamålet.
Önskan om god moral
Proteströrelser och organisationer har de senaste åren skapat debatt kring moraliska
aspekter av näringslivets agerande, vilket lett till att ett företags anseende och varumärke kan raseras över en natt på grund av barnarbete, miljöförstöring eller diskriminering. Detta avspeglas också i åsikterna hos gymnasisterna som säger att de kommer att ställa krav på framtida arbetsgivare att ta moraliskt och samhälleligt ansvar.
Källor: Ungdomsbarometern, Cosmos Media; Morgondagens arbetskraft och kompetensförsörjning,
Kairos Future Naked Management; Bare Essentials for Motivating the X-generation at Work, Marc
Muchnick, St. Lucie Press; Xers vs Boomers – Teamwork or Trouble? Gillian Flynn, Personnel Journal.
© InsightLab
13
En InsightGuide® till KOMMUNIKATION
Kulturella skillnader
Skillnader i manlig och kvinnlig kommunikation
®
InsightGuide verktyg
CHECKLISTA:
14
Kvinn-likt
•Använder fler så kallade tvekord: nog, väl, kanske, tror, bara. Det här kan
uppfattas som ett utslag av osäkerhet.
•Upprepar eller stöttar inte andras förslag vid till exempel sammanträden.
•Avbryter för att överlappa, bekräfta och exemplifiera.
•Tillåter samtal där flera talar samtidigt.
•Frågar ofta och lämnar gärna förslag i frågeform. Ställer följdfrågan: “Eller hur?” Det här kan uppfattas som tecken på osäkerhet, okunskap eller nyfikenhet. Men kvinnor uppfattar frågandet som en social företeelse. Genom att fråga underlättar de kontakt och gemenskap och ökar möjligheten att kommunicera och lära känna varandra.
•Lyssnar uppmärksamt och ger tydliga stödsignaler – nickar och hummar,
bemöter blickar och sitter gärna nära.
•Inbjuder till dialog genom att fråga: “Vad tycker du?”
•Bygger upp beslut tillsammans genom att först föreslå någonting och sedan ta
ett steg tillbaka och låta andra få tillfälle att komma in och lämna synpunkter.
Man-likt
•Väljer ord som ger ett intryck av övertygelse, exempelvis följaktligen eller alltså.
•Uttrycker sig kategoriskt.
•Stöttar varandra och upprepar gärna andra mäns förslag.
•Avbryter för att protestera, korrigera eller byta samtalsämne.
•Frågar mer sällan. Använder i stället påståenden. Undviker därigenom att
avslöja bristande kunskap.
•Lyssnar inte lika aktivt. Ger färre stödsignaler. Är också mer försiktiga med att
bemöta blickar och sitta nära.
•Tror ofta att de blir ombedda att fatta beslut eller föreslå en lösning.
•Beslutar själva och låter beslutsfattande ta ett steg uppåt i företagshierarkin.
Källa: www.ledarna.se; Den goda kommunikationen, Lotta Juhlin
© InsightLab
