Linnéuniversitetets personal- och
lönesystem Primula
Systembeskrivning
Styrsystem, kontroller och dess hantering
Fastställd 2012-10-29
Inger Thörnqvist. pch
Primulas systemgrupp 2012
Innehåll
Löneprocessen _________________________________________________ 3
Primulas styrdata _______________________________________________ 4
Övriga styrtabeller och styrtabeller lönerutin _______________________ 4
Löneartskatalogen ____________________________________________ 5
Behörigheter ________________________________________________ 6
Flöden _____________________________________________________ 7
Roller______________________________________________________ 8
Kontroller ____________________________________________________ 9
Behörighetskvittensen _________________________________________ 9
Flödet kontrollerar ärendet _____________________________________ 9
Två-stegshantering __________________________________________ 10
Kontrollista lönekörning ______________________________________ 11
Ekonoms kontokontroll _______________________________________ 11
Stickprovskontroll ärenden ____________________________________ 11
Flagglistor _________________________________________________ 12
Kontroll specifik löneart ______________________________________ 12
Lönematerialskontroll ________________________________________ 12
Ändring fast data ____________________________________________ 12
Lönerevision _______________________________________________ 13
Rutin för att granska loggar av ändring i styrtabeller ________________ 13
Behörighetskontrollen ________________________________________ 13
Lönebemyndigande __________________________________________ 13
Uppdatering av systemet ______________________________________ 14
Utbildning _________________________________________________ 14
Bilagor
Bilaga 1 Mall ändring i styrtabeller
Bilaga 2 Mall ändring i lartskatalog
Bilaga 3 Begäran om förändring i behörighetssystemet
Bilaga 4 Behörighetskvittens
Bilaga 5 Mall för lönebemyndigande
Sida 2 av 15
Löneprocessen
För lönesättning och lönepåverkande händelser ansvarar avdelningschef eller
prefekt alternativt dekan eller rektor. Lönesättning sker i samråd mellan
avdelningschefer eller prefekter alternativt dekaner eller rektor och
personalkonsulter/personalchef.
Utgångspunkterna för arbetet i löneprocessen är rättssäkerhet, effektivitet och
transparens. Rättssäkerhet uppnås genom att ärenden handläggs av den som
har rätt kompetens att göra det. Som exempel hanteras ärenden av mer
arbetsrättslig natur, t ex ledigheter och sjukskrivningar, av handläggare med
arbetsrättsliga kunskaper, i vårt fall av så kallade personalkonsulter. Dessa
ärenden har visserligen också ekonomiska konsekvenser, men dessa finns
redan angivna i anställningens kontering.
Effektiviteten uppnås genom eliminering av dubbelarbete och minskning av
uppstartstider. Med dubbelarbete menas, som exempel, att någon begär en
ersättning på papper och att någon annan ”skriver av” detta och för in det i ett
system för utbetalning. Dubbelarbetet elimineras genom att använda system
med egenrapportering dvs att varje anställd initierar sitt ärende direkt i
systemet och sänder det elektroniskt vidare till den som ska bevilja,
kontrollera, kontera, attestera det för att slutligen gå till löneberäkning utan
att någon behövt registrera det en andra gång.
Med uppstartstider menas den tid det tar att hämta ett ärende och sätta sig in i
vad ärendet gäller. Uppstartstiderna minimeras så långt som möjligt genom
att en handläggare, som exempel, granskar ett rese- eller ersättningsärende
för att försäkra sig om att det följer gällande avtal, att nödvändiga underlag
exempelvis kvitton finns med och att rätt konton belastas. Detta istället för att
flera handläggare bidrar med olika delar i handläggningsfasen med ökad
mängd uppstartstider som konsekvens. De flesta ärenden handläggs av
personer med anknytning till den institution eller avdelning som ärendet
gäller och som då har kunskap om gällande förhållande och omständigheter
vilket också minskar uppstartstiden.
Transparensen skapas genom att ge anställda och andra möjlighet att följa
ärendens gång samt att ha tillgång till personanknuten information. Prefekter,
avdelningschefer ekonomer m.fl. får enkelt tillgång till statistik och rapporter
som ger information direkt ur databasen vilket gör att informationen alltid är
uppdaterad. Tillgången till all denna information görs möjlig i ett digitalt
löne- och PA system med egenrapportering och egenservice.
För att uppfylla målen med rättssäkerhet, effektivitet och transparens blir
Linnéuniversitetets val och hantering av löne-och PA system centralt.
Sida 3 av 15
Linnéuniversitetet använder Primula från leverantören Evry (tidigare
SYSteam). Nedan beskrivs de mest centrala delarna i detta system och hur de
hanteras och följs upp samt viktiga kontrollmoment för systemet som helhet.
Primulas styrdata
Övriga styrtabeller och styrtabeller lönerutin
Förutom lönearter, behörigheter, flödet och roller innehåller Primula en mängd
andra styrtabeller med information och regler om hur systemet skall bete sig som är
specifik för Linnéuniversitetet. Dessa data kan ändras. Syftet är att tabellerna alltid
skall spegla de lagar, avtal och regler som styr Linnéuniversitetets förhållande till
sina anställda och andra personer som får ersättning samt andra myndigheter till
vilka universitetet skall lämna information, betala avgifter, skatter m.m.
Om det lokalt inte är möjligt att styra systemet så som krävs kan leverantören Evry
göra detta via ändring i Primulas programkod.
Förvaltningsorganisationens hantering
Ändring i styrtabellerna görs av behöriga systemadministratörer enligt
Primulas systemförvaltningshandbok. Om leverantören Evry skall göra
ändring i någon styrtabell sker detta på uppmaning av och i samråd med
behörig systemadministratör.
Systemadministratören utför den krävda ändringen i systemet. Den beskriver
förändringen enligt checklista1 och signerar. Checklistan sänds till
systemadministratör nummer två, enligt Primulas systemförvaltningshandbok
för kontroll och signering. Checklistan arkiveras för spårbarhet.
I vissa fall kan en ändring av styrdata initieras av leverantören, exempelvis då
fel upptäckts. Detta sker normalt genom att leverantören levererar en ny
version av systemet för installation. Ett leveransdokument levereras till
Linnéuniversitetet som beskriver den tänkta ändringen. Dokumentet granskas
av behöriga systemadministratörer vid Linnéuniversitetet. Om uppdateringen
anses säker och nödvändig godkänner systemadministratören Primulas
leverantör att installera uppdatering. Leveransdokumentet signeras och
arkiveras.
1
Bilaga 1
Sida 4 av 15
Löneartskatalogen
Löneartskatalogen är en övergripande styrtabell som är lönerutinens ryggrad
där alla villkor, regler och beräkningsformler är beskrivna. Alla lönearter som
används av Linnéuniversitetet måste finnas inlagda i löneartskatalogen.
Exempel på lönearter är semester, vård av barn och ersättning för friskvård
Vid förändring av lagar, förordningar, centrala och lokala avtal skall
informationen i löneartskatalogen ändras så de anställda får rätt lön och
korrekta löneavdrag samt att rätt ackumulatorer (räkneverk), t ex avseende
pensionsrätt eller underlagssummor, uppdateras. Om ändringen inte går att
göra i styrtabell eller löneartskatalog måste ändring utföras av Evry i
Primulas programkod. Syftet är att löneartskatalogen alltid ska spegla de
lagar/avtal/regler som styr Linnéuniversitetets förhållande till sina anställda
och andra personer som får ersättning.
Målet är att lön och ersättningar alltid kan beräknas korrekt av Primulas
löneberäkningsmodul och att Linnéuniversitetet alltid följer gällande
lagar/avtal/regler i praktiken.
Förvaltningsorganisationens hantering
Ändring i löneartskatalogen och dess styrtabeller görs av behöriga
systemadministratörer enligt Primulas systemförvaltningshandbok. Om
leverantören Evry skall göra ändring i någon styrtabell sker detta på
uppmaning av och i samråd med behörig systemadministratör.
Systemadministratören utför den krävda ändringen i systemet. Den beskriver
förändringen enligt checklista2 och signerar. Checklistan sänds till
systemadministratör nummer två, enligt Primulas systemförvaltningshandbok
för kontroll och signering. Checklistan arkiveras för spårbarhet.
I vissa fall kan en ändring av styrdata initieras av leverantören exempelvis då
fel upptäckts. Detta sker normalt genom att leverantören levererar en ny
version av systemet för installation. Ett leveransdokument levereras till
Linnéuniversitetet som beskriver den tänkta ändringen. Dokumentet granskas
av behöriga systemadministratörer vid Linnéuniversitetet. Om uppdateringen
anses säker och nödvändig godkänner systemadministratören Primulas
leverantör att installera uppdatering. Leveransdokumentet signeras och
arkiveras.
2
Bilaga 2
Sida 5 av 15
Behörigheter
Det finns två typer av användare i Primula vid Linnéuniversitetet; anställda
och handläggare. För att vara användare krävs att du tilldelas en behörighet.
En behörighet består normalt av en behörighetsmall, ett behörighetsområde
och en roll.
En behörighetsmall beskriver vilka rättigheter som finns för den eller de
användare som har tillgång till mallen. Rättigheten kan styras ner på fältnivå.
En och samma mall kan användas av flera användare. En användare kan ha
tillgång till flera mallar. Varje mall har ett unikt namn. Primula innehåller ett
antal olika behörighetsmallar. Anledningen till detta är att handläggare har
olika behörighetsbehov utifrån arbetsuppgifter och en handläggare skall
varken ha mer eller mindre behörighet än vad som krävs.
Ett behörighetsområde är en typ av ärende, en organisatorisk del, en
informationsyta, en funktion eller en listutskrift. Ett behörighetsområde berör
alltid någonting som finns som valmöjlighet i Primulas huvudmeny. Alla
behörighetsområden är bestämda av vad som går att göra i Primula och är
därför, av leverantören, fast inlagda.
För att ärenden skall kunna skickas i förutbestämda flöden i primula tilldelas
olika handläggare roller. Exempel på roller är pa-specialist, handläggare och
chef/prefekt.
En handläggare kan ha en behörighetsmall till ett visst behörighetsområde
utan att ha en roll i något flöde.
Alla anställda med månadslön får behörighet till Primula. Behörigheten gäller
endast dem själva. De kan se information om sin egen anställning, frånvaro,
löneutbetalningar m.m. Anställda kan inte ändra någon kritisk information
om sig själv eller annan i systemet. Behörighetsadministrationen sköts via ITavdelningen.
En handläggare tilldelas en behörighetsmall, ett behörighetsområde och i
förekommande fall en roll. Vilken behörighet en användare skall ha bestäms
av dennes chef i samråd med personalavdelningens personalkonsulter.
Förvaltningsorganisationens hantering
Nyuppläggning eller ändring av en behörighet görs av behöriga
systemadministratörer enligt Primulas systemförvaltningshandbok. Om
Sida 6 av 15
leverantören Evry skall göra ändring i någon behörighet sker detta på
uppmaning och i samråd med behörig systemadministratör.
Behovet av nyuppläggning, borttag eller ändring av behörighet uppstår oftast
i verksamheten. Ibland uppkommer behovet från förvaltningsorganisationen
själv exempelvis p.g.a. system- eller lagförändringar. I det första fallet går
det till så att chef samråder med berörd personalkonsult om det nya behovet.
Beställningen av den nya behörigheten görs av personalkonsult i mall3.
Mallen skickas till ansvarig systemadministratör som kontrollerar underlaget
och utför begärd ändring. Mallen tillsammans med underlag om hur systemet
var inställt innan ändringen sänds tillbaka till berörd personalkonsult för
kontroll och signering. Underlaget arkiveras. I det fallet ändringen sker via
förvaltningsorganisationen hanteras det som en ändring av en styrtabell.
Flöden
Primula hanterar olika typer av ärenden. Dessa är definierade och sorterade i
grupper. För varje grupp bestäms hur ärenden tillhörande gruppen skall
”färdas” i systemet och vilka roller det skall passera samt vilken roll som är
slutattestant för ärendet. En sådan bestämmelse för en viss ärendegrupp kallas
flöde. Ärendegrupper och avdelningar och underavdelningar kan ha olika
flöden. Syftet är att systemet skall stödja den lokala organisatoriska enhetens
arbetssätt och beslutsordning och anpassas efter det.
Förvaltningsorganisationens hantering
Nyuppläggning eller ändring av ett flöde görs av behöriga
systemadministratörer enligt Primulas systemförvaltningshandbok. Om
leverantören Evry skall göra ändring i någon behörighet sker detta på
uppmaning och i samråd med behörig systemadministratör.
Behovet av en nyuppläggning, borttag eller ändring av ett flöde uppstår oftast
i verksamheten. Ibland uppkommer behovet från förvaltningsorganisationen
själv exempelvis p.g.a. system- eller lagförändringar. I det första fallet går det
till så att chef samråder med berörd personalkonsult om det nya behovet.
Beställningen av den nya behörigheten görs i mall4. Mallen skickas till
ansvarig systemadministratör som kontrollerar underlaget och utför begärd
ändring. Mallen tillsammans med underlag om hur systemet var inställt innan
ändringen sänds till berörd personalkonsult för kontroll och signering.
Underlaget arkiveras. I det fallet ändringen sker via
förvaltningsorganisationen hanteras det som en ändring av en styrtabell.
3
4
Bilaga 3
Bilaga 3
Sida 7 av 15
Roller
För att kunna skicka ärenden i ett flöde tilldelas mottagarna olika roller. En
roll anger vad en handläggare har möjlighet att göra vid handläggning av ett
ärende, t.ex. bryta arbetsflöde, att beslut är obligatoriskt, ärendet är endast för
kännedom. Alla roller förutom den anställde tilldelas handläggarna av
systemadministratör. En handläggare kan ha en eller flera roller inom en
organisatorisk nivå och även olika roller på olika organisatoriska enheter.
Förvaltningsorganisationens hantering
Nyuppläggning, borttag eller ändring av en roll görs av behöriga
systemadministratörer enligt Primulas systemförvaltningshandbok. Om
leverantören Evry skall göra ändring i någon behörighet sker detta på
uppmaning och i samråd med behörig systemadministratör.
Behovet av en nyuppläggning eller ändring av en roll uppstår i verksamheten.
Berörd chef samråder med berörd personalkonsult om det nya behovet.
Beställningen av den nya behörigheten görs i mall5. Mallen skickas till
ansvarig systemadministratör som kontrollerar underlaget och utför begärd
ändring. Mallen tillsammans med underlag om hur systemet var inställt innan
ändringen sänds till berörd personalkonsult för kontroll och signering.
Underlaget arkiveras.
Primulas rollnamn
Roll 1 (pa spec)
Roll 2 (sekreterare)
Roll 3 (handläggare)
Roll 4 (arbetsledare)
Roll 5 (chef/prefekt)
Exempel på ärendetyper och flöden med rollmottagare
Ledighetsärende
Anställd-pa spec-handläggare-arbetsledare-chef/prefekt
Ersättningsärende
Anställd-sekreterare-handläggare-arbetsledare-chef/prefekt
5
Bilaga 3
Sida 8 av 15
Anställnings kontering
Handläggare-chef
Kontroller
För att säkerställa att systemet och dess processer fungerar som de ska vad
gäller funktion och rättsäkerhet krävs att det kontrolleras och följs upp.
Nedan anges de kontrollmoment som finns för Primula.
Behörighetskvittensen
I samband med att en anställd tilldelas handläggarbehörighet och i
förekommande fall en roll i flödet skriver denna under
behörighetskvittensblanketten6 som beskriver vad man som användare av
Primula ansvarar för. Personalkonsult ansvarar för att berörd handläggare
delges blanketten och att den fylls i. Blanketten arkiveras.
Flödet kontrollerar ärendet
Den elektroniska hanteringen sker enligt den institutions/avdelnings
beslutsordning där personen ifråga har sin anställning placerad. Hanteringen
innehåller moment enligt nedan. En och samma person/roll hanterar oftast
flera av momenten, t ex granskning, kontering och attestering, men minst två
personer måste hantera ett ärende. Handläggaren har möjlighet att bryta de
förinställda flödena och välja att skicka ärendet till annan handläggare, t ex
om annan institution/avdelning ska betala. När ett flöde är brutet måste även
efterföljande handläggare aktivt välja mottagare, annars går ärendet tillbaka
och börjar om i flödets början. Hanteringen kan göras i Primulas webb- eller
klientapplikation beroende på vilken handläggaren föredrar.
Registrering
Den anställde registrerar sina anspråk i Primula-webben. Efter
registrering skickar den anställde sitt ärende i det fördefinierade
flödet.
Registrering kan även göras av en handläggare, t ex gällande
ersättning till personer som inte är anställda av universitetet.
Granskning
Granskning innebär att granska så att underlag finns i de fall sådant
erfordras, t ex att originalkvittot lämnats vid begäran om ersättning
6
Bilaga 4
Sida 9 av 15
för utlägg; att momsen särredovisas; att ersättningen som begärs följer
gällande lagar, avtal och universitetets policys i övrigt.
Kontering
Kontering görs av person med goda kunskaper om
institutionens/avdelningens budget och kontering för att kunna
kontera ärendet korrekt.
Attestering
Attest innebär att man garanterar att det finns pengar på den angivna
kontosträngen. I de fall kontering och attest inte görs av samma person kan
attestanten ändra kontering om den skulle vara felaktig.
Godkännande
Även om ersättningen följer gällande regelverk och är konterad på en
kontosträng där det finns pengar måste den godkännas. Godkännandet
innebär att bekräfta att utgiften är något som universitetet ska betala, t ex
att övertiden var beordrad eller att en resa verkligen var en tjänsteresa.
Slutattestering
När slutattestanten får ärendet ska han/hon veta att det är granskat av
någon som vet att pengarna finns, att originalkvitton lämnats och att
utbetalningen följer gällande regelverk. Slutattestering innebär att ärendet
slutligen är godkänt, att alla tidigare moment är gjorda enligt beslutad
ordning och att kostnaden är relevant för verksamheten. När slutattestanten
klickar på ”Verkställ” läggs ärendet ner i databasen och, som exempel,
kommer den godkända ersättningen att betalas ut med nästa möjliga
löneutbetalning.
Två-stegshantering
Den anställde registrerar själv anspråk på ersättning för t ex utlägg,
tjänsteresa, övertid mm. Därefter följer ärendet flödet i Primula och minst en
person granskar ärendet innan det avslutas. Kontroller skall utföras då ärendet
passerar olika steg i attestkedjan enligt beskrivning under rubriken ”Flödet
kontrollerar ärendet”.
Registrering kan även göras av en handläggare exempelvis gällande
ersättning till personer som inte är anställda av universitetet. Också i dessa
fall skickas ärendena i flödet innan det avslutas.
En handläggare kan välja att inte skicka ett ärende i flödet, exempelvis om
beslutsunderlag redan finns. Dock skall alltid minst två handläggare hantera
ett ärende i Primula, en registrerar och en annan avslutar.
Sida 10 av 15
Personer som är anställda som personalkonsulter och som handlägger
ärenden i Primula har nedan angivna undantag från två-stegshanteringen:
Semesterärenden för lärarpersonal
Sjukärenden
Schemaändringar
BESTA-koder
Sysselsättningsgrad
Kompetensuppgifter
Personärendet
SCB-uppgifter
Ämnesinnehåll
Placeringsort
Avtal
Kontrollista lönekörning
Innan månadsomställning sker tar ansvarig personalkonsult fram kontrollista
för respektive institution/avdelning. Kontrollistan tas ur Primula. Eventuella
poster som skrivs på kontrollistan kontrolleras och i förekommande fall
åtgärdas, antingen av personalkonsulten själv eller genom annan berörd
handläggare. Kontrollistan signeras och arkiveras.
Ekonoms kontokontroll
Kontrollen utförs av ekonom i den organisation/-er den har funktionen som
sådan i Primula. Syftet är att kontrollera att organisationen endast har
belastats med kända anställda i posterna, att posterna är rimliga, att samtliga
konton är kända och att total lönesumma är överensstämmande med summan
av posterna. Kontrollen är möjlig att genomföra på två olika sätt. Antingen
genom ekonomisystemet Agresso eller genom Primula. Ekonomen ska göra
ett utdrag av en lönekostnadsspecifikation eller motsvarande. Kontrollen
dokumenteras genom en utskrift av lönekostnadsspecifikationen eller
motsvarande vilken skrivs under av ekonom för att skickas till
personalavdelningen för arkivering.
Stickprovskontroll ärenden
Systemförvaltaren eller annan behörig beställer kontrollen av systemleverantören.
Sida 11 av 15
Flagglistor
Det finns systemgenererade och manuellt upplagda flagglistor vilka kan
beställas i olika intervaller. Flagglistor är information från systemet som
kommer vid givna tidpunkter till handläggaren. Informationen kan gälla
storlek, tidsperiod, frekvens etc för givna poster. Följande flagglistor ska
respektive personalkonsult prenumerera på:
Anställning upphör, ledighet upphör, lönetillägg upphör liksom för
bevakning av att gränserna för föräldrapenningtillägg och friskvård inte
överskrids samt pensionsavgångar.
Kontroll specifik löneart
Kontroller av vissa lönearter i Primula skall göras fortlöpande. I första hand
skall lönearterna för övertid, mertid samt arvode och timlön kontrolleras för
att säkerställa att regelverken bl. a arbetstidsavtalet samt lokala föreskrifter
och beslut beaktas, att underlagen är tillfredställande. Kontrollen görs av
personalkonsult för respektive ansvarsområde månadsvis och signeras och
arkiveras.
Lönematerialskontroll
Ansvarig personalkonsult gör kontroller på digitala ärenden samt insänt
lönematerial som kommer till denne. Vid oklarheter eller felaktigheter
kontaktas berörda personer på inst/avd för rättning eller kompletteringar.
I samband med sortering och arkivering sker ytterligare kontroller.
Eventuella oklarheter följs upp av ansvarig personalkonsult. Lönematerialet
sorteras för arkivering i personnummerordning samt årsvis. Kontrollen görs
månadsvis och arkiveras därefter.
Ändring fast data
Ändring av fast data kan bestå av olika saker. En av dessa kan vara
rapportering av en ny lön. När ny lön för en anställd är beslutad rapporterar
ansvarig personalkonsult in den nya lönen i Primula. Denna rapportering
följer sedan det flöde som är bestämt sedan tidigare. Ett sådant flöde kan
exempelvis vara : pa-specialist – handläggare – arbetsledare – chef/prefekt.
Detta betyder att rapporteringen av den nya lönen blir kontrollerad i flera
olika steg och att chefen är den som slutligen beviljar och avslutar ärendet.
Ändring av fast data kan också vara ändring av en löneart. Rutinen är att
ansvarig systemadministratör skriver ut dokumentet i löneartskatalogen som
det ser ut innan ändringen gjorts. Sedan görs ändringen till det nya beloppet.
Ny utskrift görs så att man kan se att nytt belopp är rapporterat. Dessa
underlag skickas sedan till systemadministratör nummer två meden förklaring
Sida 12 av 15
till ändringen. Dessa underlag är också underskrivna med datum och namn av
den som gjort ändringen. Systemadministratör nummer två signerar
underlagen och att kontroll är gjord. Dessa underlag arkiveras sedan.
Lönerevision
Systemet har en inbyggd kontrollstation och möjlighet att ta ut kontrollista
samt att göra individuella ändringar i kontrollstationen innan buden förs över
till databasen för löneberäkning. Detta kan behöva göras eftersom revisionen
kan pågå under ganska lång tid och förändringar av lönen kan göras av andra
orsaker under tiden, t ex att någon blir utnämnd till docent och då får lönen
justerad. Systemadministratören genomför dessa kontroller innan import till
databasen görs.
Efter att förhandlingsresultatet är importerat för löneberäkning går respektive
personalkonsult igenom ”sina” anställda. Speciellt kontrolleras personer med
flera anställningar och personer där förändringar i anställningen gjorts sedan
revisionen startade, man gör även stickprov på övriga. Att kontrollen är gjord
dokumenteras och signeras av respektive personalkonsult. Dokumentationen
arkiveras. Vid löneberäkning inför månadsomställning sker ytterligare
kontroll då kontrollistan signalerar om personer med orimlig bruttolön.
Rutin för att granska loggar av ändring i styrtabeller
Det finns möjlighet att ta fram rapport över gjorda ändringar i styrtabellerna
under viss period, via rapportgeneratorn i Primula webb. Eftersom alla
ändringar som görs i styrtabellerna sker i två steg, enligt beskrivning ovan,
görs inte regelmässiga kontroller utan endast stickprov. Stickproven arkiveras
för spårbarhet.
Behörighetskontrollen
Rutinen för att få behörighet i Primula finns sedan tidigare redovisad i detta
dokument. Om behörigheten ska ändras eller upphöra finns särskilda
blanketter där detta ska beställas. Därutöver är varje personalkonsult ansvarig
för att se över behörigheter vid sina institutioner och avdelningar, i syfte att
fånga upp eventuella felaktigheter. Alla ändringar beställs på särskild
blankett som skrivs under av beställaren. Efter gjord ändring skriver
systemadministratören under och daterar. Underlaget arkiveras.
Lönebemyndigande
När månadsomställningen gjorts skickar Evry ett underlag som heter
”avstämning Linné” och där det framgår vilket år och månad som avses.
Sida 13 av 15
I underlaget framgår också den totala nettolönen för månaden, det anges
också om särskild lönehantering stämmer och om nettolönedifferens finns.
Efter detta skickar Evry ytterligare ett underlag som heter ”kvittens” där det
framgår att de skickat nettolönefilen och datum, klockslag och när Nordea
mottagit filen. Efter detta sker själva lönebemyndigandet vilket innebär att vi
ger Nordea godkännande att betala ut pengarna till våra löntagare.
Systemadministratören använder E-legitimation för att logga in och komma
åt själva länken där lönebemyndigandet görs. I denna rutin finns ett särskilt
underlag där vårt arbetsgivarnummer framgår som visar att det är
Linnéuniversitetet som kommunicerar.
Här står också systemadministratörens namn och telefonnummer förtryckt.
Här fyller man i nettolönebeloppet och år samt månad som avses. Man får
också ange utbetalningsdag. Innan själva bekräftandet görs måste man också
signera med sitt särskilda lösenord. När detta är gjort får man ett
godkännande på att bemyndigandet är genomfört.
Hanteringsrutinen är sådan att när systemadministratören presenterar aktuell
lönebemyndigande med underlag och underskrifter för systemägaren eller
annan handläggare(systemadministratör eller personalkonsult). Denne
godkänner det aktuella lönebemyndigandet, signerar och returnerar till
systemadministratören som, signerar underlaget7 och godkänner
utbetalningen till Nordea enligt ovan. Underlaget arkiveras.
Uppdatering av systemet
Primula uppdateras till ny version ca 5-10ggr/år. Uppdateringarna gäller
buggrättningar och nya/förbättrade funktioner. Leveransdokumentet kommer till
systemförvaltaren som går igenom leveranspunkterna, oftast tillsammans Primulas
systemgrupp. Om leveransen kan godkännas kontaktar systemförvaltaren
leverantören och beställer uppdatering. Leveransdokumentet signeras och arkiveras.
Utbildning
Tre olika inriktningar av utbildning ges. En utbildning för anställda, en för
handläggare och en för attestanter. För personalkonsulter ingår utbildning i
Primula i introduktionen och ansvaras för av systemförvaltaren. Samtliga
utbildningar har utbildningsmål att utbildningsdeltagaren efter genomgången
utbildning ska veta vad som krävs för att dennes handhavande ska vara
effektiv, korrekt och rättssäkert. En allmän kännedom om Primulas
förvaltning och hur det är organiserat vid Linnéuniversitetet, var man vänder
7
Bilaga 5
Sida 14 av 15
sig för att få stöd i frågor rörande systemet, kännedom om hur man navigerar
i Primula, dess olika ärendetyper, vilken information som kan hämtas där ur
och hur man gör det är andra exempel på utbildningsmål. Som ett led i att
följa upp utbildningsbehovet finns nätverk för Primula där kunskaps- och
handläggningsfrågor är i fokus.
De olika utbildningarnas innehåll och genomförande presenteras fortlöpande
på Linnéuniversitetets hemsida www.lnu.se.
Sida 15 av 15
