uppförandekod

AKTIA BANK ABP
UPPFÖRANDEKOD
Bank | Kapitalförvaltning | Försäkringar | Fastighetsförmedling
Till dig som jobbar på Aktia
Som aktör i finansbranschen är Aktia beroende av kundernas
och marknadens förtroende för hur vi bedriver vår verksamhet.
Finansbranschen är strängt reglerad och vi är under Finansinspektionens tillsyn. Det är därför ytterst viktigt att du som Aktian
känner till och iakttar de regler som gäller dig som anställd i Aktia för att bidra till att kundernas, marknadens och myndigheternas förtroende för Aktia upprätthålls.
För att stöda dig i ditt arbete har vi sammanställt de mest centrala reglerna som du ska iaktta när du utför dina arbetsuppgifter.
De handlar bland annat om tillträde till arbetsutrymmena och
användning av koncernens datasystem, din roll som företrädare
för Aktia, handläggning av egna och närståendes angelägenheter i Aktia, bisysslor och förtroendeuppdrag, samt om hemlighållande av Aktias affärshemligheter.
Kundförhållandena är det mest värdefulla i vår verksamhet och därför innehåller paketet också de mest
centrala reglerna om sekretessplikt och hantering av kundklagomål. Kom ihåg att när vi tillhandahåller
tjänster åt kunderna ska vi dessutom iaktta alla till ifrågavarande tjänst relaterade regler.
Eftersom vi jobbar i en koncern, vars moderbolag är börsnoterat, och som dessutom är verksam i finansbranschen, där vi också kan få information om andra börsnoterade bolag, presenteras också de regler
som ansluter sig till insiderregleringen som alla, oberoende av arbetsuppgifter, ska känna till. Även regler
om förhindrande av penningtvätt och terrorismfinansiering presenteras kort.
Överträdelser av koncernens regler som redogörs för här kan leda till påföljder från arbetsgivarens sida i
enlighet med Aktiakoncernens påföljdsförfarande.
Om du är osäker på något ska du i första hand fråga din chef. Du kan även vända dig till Compliancefunktionen i frågor om kundskydd, marknadsuppförande, tillsyn och tillstånd samt förhindrande av penningtvätt och terrorismfinansiering.
Helsingfors, 19.5.2014
Jussi Laitinen
Verkställande direktör
Innehåll
Informationssäkerhet,
sekretessplikt och integritet
samt kommunikation
2
Tillträde till arbetsutrymmena,
användning av koncernens
datasystem. . . . . . . . . . . . . . . . . . .2
Sekretessplikt . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Företagshemligheter. . . . . . . . . . . . .3
Hantering av personuppgifter. . . . . . .3
Kommunikation om Aktia. . . . . . . . . .4
Regler om insider och personlig
handel samt anmälan om
misstänkta transaktioner
4
Insider och insiderinformation. . . . . . .4
Personlig handel och handel
med Aktias aktie. . . . . . . . . . . . . . . .5
Anmälan av misstänkta
transaktioner med finansiella
instrument. . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
Hantering av intressekontflikter,
jävsregler samt hantering av
kundrespons6
Intressekonflikter . . . . . . . . . . . . . . .6
Jävsregler. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6
Bisysslor och förtroendeuppdrag. . . . .6
Hantering av kundrespons. . . . . . . . .7
Förhindrande av penningtvätt
och terrorismfinansiering
7
Skyldighet att förhindra
penningtvätt och terrorismfinansiering.7
Rapportering om överträdelser
8
Påföljdsförfarandet8
Aktia Bank Abp Uppförandekod
1
Informationssäkerhet,
sekretessplikt och
integritet samt
kommunikation
dig med det interna regelverket.
.. Överlåt inte nycklar eller användarkoder
till andra
.. Ta inte in utomstående i arbetsutrymmen
.. Förvara konfidentiellt material så att
endast behöriga kommer åt det
.. Använd datasystemen endast i enlighet
med det interna regelverket
Tillträde till arbetsutrymmena,
användning av koncernens
datasystem
Som anställd i Aktia, en finanskoncern, har du fått
tillgång till de lokaler som du ska arbeta i samt koder till de datasystem som du enligt din chefs bedömning behöver för att kunna utföra ditt arbete.
Du ska följa Aktias säkerhetsregler och säkerhetsförfaranden, som hindrar obehöriga från att få
tillgång till kunduppgifter eller få information om
Aktiakoncernen.
Passerkort och -nycklar är dina personliga och får
inte överlåtas till andra. Du får inte tillåta utomstående att komma in i eller lämnas ensamma i
koncernens arbetsutrymmen. I arbetsutrymmena
ska du se till att material som du ska hålla konfidentiellt förvaras så att inte andra får kännedom
om innehållet.
Sekretessplikt
Sekretessplikten för anställda, ledning och förtroendevalda är en av grundstenarna i finansiell
verksamhet. Det är viktigt att kunderna har förtroende för att deras ekonomiska och privata angelägenheter hålls konfidentiella. Du skrev på en
sekretessförbindelse när du anställdes.
Aktias personal har begränsad tillgång till kunduppgifterna. Endast de funktionärer, vars arbetsuppgifter kräver det har tillgång till information
om kunders och andra personers ekonomiska
och andra angelägenheter.
Användarkoder, lösenord och chiffernycklar som
behövs för användningen av datasystem är likaså
personliga och får inte överlåtas till andra.
Huvudregeln är att banksekretessen eller motsvarande sekretessplikt gäller alla uppgifter om
kunden. Banksekretessen innebär också att du
inte får röja för utomstående om en viss person är
kund i banken eller inte. Du får inte heller inhämta
eller undersöka sekretessbelagda uppgifter annat
än i den omfattning som dina arbetsuppgifter förutsätter. Banksekretessen gäller också företag och
andra sammanslutningar.
Datasystemen ska användas endast för arbetsuppgifter. Du förväntas bekanta dig med de
anvisningar som finns för användningen. Vissa
system får på särskilda villkor användas för privatbruk (t.ex. Internet), men innan du använder koncernens datasystem för privatbruk ska du bekanta
Banksekretessen gäller varje anställd i Aktia Bank
och i annan bank i Aktiakoncernen. Också anställda som inte har med kunder och kunduppgifter
att göra i sitt arbete har sekretessplikt, t.ex. personer inom personal- och ekonomiförvaltningen,
interna tjänster och städare. Den personliga se-
2
Aktia Bank Abp Uppförandekod
kretessplikten gäller även efter att anställningsförhållandet upphört. Förutom påföljder av arbetsgivaren kan en anställd även dömas till böter eller
fängelse i högst ett år för sekretessbrott eller till
böter för sekretessförseelse.
Kreditinstitutslagens banksekretessbestämmelser
kompletteras av bestämmelser om sekretessplikt
i annan lagstiftning, t.ex. i lagen om tillsyn över
finans- och försäkringskonglomerat, värdepappersmarknadslagen, lagen om investeringstjänster, lagen om placeringsfonder och lagstiftningen
om värdeandelssystemet. Också lagstiftningen
om dataskydd, såsom personuppgiftslagen och
kreditupplysningslagen, innehåller bestämmelser
som påverkar sekretessplikten.
Om du är anställd i försäkringsbolag gäller försäkringssekretess dig. Försäkringssekretessen motsvarar banksekretessen.
.. Sekretessplikten gäller alla uppgifter om
kunden
.. Uppgifter om en kund kan överlåtas med
..
kundens samtycke eller enligt lag t.ex. till
vissa myndigheter
Det är var och ens personliga ansvar att
iaktta sekretessplikten
Företagshemligheter
Alla företag har företagshemligheter som de anställda inte får avslöja för utomstående utan lov.
Till Aktiakoncernens företagshemligheter hör t.ex.
bankens utvecklings- och marknadsföringsplaner,
detaljerade nyckeltal för koncernens ekonomi,
försäljningen av en fastighet som koncernen äger,
frågor som behandlas i Aktias förvaltningsråd, styrelse och ledningsgrupp samt uppgifter eller dokument för internt bruk i koncernen, även sådana
som gäller kunder. Endast de personer som på
grund av sin ställning eller med särskilt tillstånd
har rätt till det får informera om koncernens företagshemligheter. Kolla om du hör till dem som
har rätt att informera. Utgångspunkten är att allt
material som inte uttryckligen är avsett för offentligt bruk är avsett endast för internt bruk.
Förutom påföljder av arbetsgivaren kan en anställd även dömas till böter eller fängelse i högst
två år för brott mot företagshemlighet.
.. Företagshemligheter får inte avslöjas för
utomstående utan lov
.. Huvudregeln är att uppgift om Aktia
är avsedd för internt bruk om den inte
uttryckligen är avsedd för offentligt bruk
Hantering av personuppgifter
I finansbranschen hanteras stora mängder personuppgifter. Med personuppgifter avses alla
slags anteckningar som beskriver en fysisk person, hans egenskaper eller levnadsförhållanden
som kan hänföras till honom själv eller hans familj.
De vanligaste personuppgifterna i kreditinstitutsoch försäkringsbolagsverksamheten är identifieringsuppgifter såsom namn, adress och personbeteckning, men även uppgifter om en persons
tillgångar, inkomster, skulder och försäkringar
räknas som personuppgifter. Personbeteckning
är en uppgift som inte får hanteras i onödan (t.ex.
inte nödvändigt att nämna i alla kunddokument).
Hanteringen av personuppgifter är noggrant
reglerad i syfte att trygga individens integritetsskydd. Enbart uppgifter som är nödvändiga får
samlas in, t.ex. för kundservice och marknadsföring. Personuppgifter erhålls av kunden själv, hans
representanter, offentliga register som upprätthålls av myndigheter samt kreditupplysningsoch kundstörningsregister och registreras i Aktias
kunddatasystem.
Aktia Bank Abp Uppförandekod
3
Inom försäkringsverksamhet behandlas kundernas hälsouppgifter. Det är ytterst viktigt att hälsouppgifter behandlas och överlåts endast med
kundens skriftliga samtycke.
Även direktmarknadsföring är noggrant reglerat,
bl.a. till vilka personer direktmarknadsföring får
riktas, i vilken form och när en anmälan till dataombudsmannen om ett separat personregister
(marknadsföring) ska göras.
.. Personuppgifter är alla uppgifter som kan
hänföras till en enskild person
.. Enbart nödvändiga personuppgifter får
registreras och behandlas
Kommunikation om Aktia
I fråga om extern kommunikation om ärenden
som berör Aktiakoncernen och dess verksamhet ska Aktiakoncernens interna regelverk iakttas.
Huvudprincipen är att endast koncernledningen
och kommunikationschefen har rätt att uttala
sig i frågor som berör Aktiakoncernen och dess
verksamhet.
Det är även viktigt att särskilja på sin roll som representant för Aktia och som privatperson när en
anställd rör sig i de sociala medierna. I riktlinjerna
för hantering av sociala medier hittar du praktiska
råd och rekommendationer för vad du ska beakta
när du agerar i sociala medier.
.. Extern kommunikation om ärenden som
berör Aktiakoncernen sköts centraliserat
.. Reglerna om rätt att representera Aktia
gäller även i de sociala medierna
4
Aktia Bank Abp Uppförandekod
Regler om insider och
personlig handel samt
anmälan om misstänkta
transaktioner
Insider och insiderinformation
Du kan på basis av dina arbetsuppgifter eller ställning vara en person som ska registreras som insider i ett eller flera insiderregister. Du ansvarar själv
för att uppgifterna i insiderregistret är korrekta
och anmälda inom tidsfristerna. Kom ihåg, att ett
förbud att utnyttja insiderinformation eller annan
konfidentiell information gäller alla anställda oberoende av om du är registrerad i ett insiderregister
eller inte. Varje Aktian kan under sitt arbetsförhållande inneha insiderinformation och ska veta vad
detta innebär.
Med insiderinformation avses sådan opublicerad
information som skulle kunna påverka ett noterat finansiellt instruments värde (t.ex. finländsk
börsaktie) om informationen blev allmänt känd
på marknaden. Utnyttjande av sådan information
samt yppande av den till annan är förbjudet med
hot om straff enligt strafflagen. Förutom påföljder
av arbetsgivaren kan en anställd dömas till böter
eller fängelsestraff för missbruk av insiderinformation.
I Aktia finns insiderreglering publicerad i två skilda
direktiv som till en del gäller olika personer:
Aktia Bank Abp är ett börsbolag där
insiderregleringen är avsedd att hantera
missbruk av insiderinformation avseende
Aktia Bank Abp samt begränsa handel
med Aktia Bank Abp:s aktie.
..
.. Insiderreglering som gäller aktörer
på värdepappersmarknaden och
fondbolag och som är avsedd att omfatta
insiderinformation om alla noterade finansiella
instrument och handel med dem.
Genom att bekanta dig med direktiven får du
mera information om reglerna och begränsningarna som omfattar dig och om hur du ska gå till
väga. Om du är osäker på om detta gäller dig eller
om en transaktion med ett finansiellt instrument
är tillåten, fråga din chef eller kontakta Compliancefunktionen.
.. Att hålla uppgifterna i insiderregistret
..
uppdaterade är på var och ens personliga
ansvar
Allmänt förbud att utnyttja insiderinformation oberoende av om du är
registrerad som insider
Personlig handel och handel
med Aktias aktie
Särskilda handelsbegränsningar gäller för personlig handel med finansiella instrument (i regel
värdepapper) av personal och ledning inom Aktia
Banks kapitalförvaltningstjänster, de dotterbolag
som erbjuder investeringstjänster och Aktia Fondbolag. Inom Aktias bankkontor gäller reglerna anställda i Private Banking-enheter och placeringsspecialister som har utsetts att ge aktierådgivning.
Syftet med handelsbegränsningarna är att förhindra utnyttjande av information om kundtransaktioner samt att undvika intressekonflikter. Det
finns även särskilda handelsbegränsningar för
handel med Aktias aktie för personal och ledning
i Aktia Bank.
Personlig handel har begränsats med i regel en
månads tidsfrist, s.k. förbud mot kortfristig handel.
Om du omfattas av handelsbegränsningarna för
personlig handel, gäller samma tidsfrist alltid även
dina minderåriga barn och ägarkontrollerade
samfund. Du får inte heller kringgå handelsbegränsningarna genom att ge råd åt någon annan
som utför transaktionen. Om du omfattas av handelsbegränsningarna för handel med Aktias aktie
gäller ett sk. stängt fönster som börjar 21 dagar
före offentliggörande av bokslutskommuniké eller delårsrapport. Under denna tidsperiod får du
inte handla med Aktias aktie.
Personlig handel ska rapporteras till Compliancefunktionen om inte informationen erhålls
automatiskt och det förs ett register över transaktionerna. I vissa fall kräver handel även ett förhandstillstånd av din chef. Compliancefunktionen
följer upp att regler gällande personlig handel
iakttas.
.. Särskilda handelsbegränsningar för
..
personlig handel och för handel med
Aktias aktie
Förbud mot kortfristig handel
Anmälan av misstänkta transaktioner
med finansiella instrument
En misstänkt transaktion är en sådan där det finns
skäl att misstänka missbruk av insiderinformation
eller kursmanipulation. Du som anställd i Aktia
Bank, Aktia Invest och Aktia Kapitalförvaltning har
ett personligt ansvar att göra en intern anmälan
om misstänkta transaktioner med finansiella instrument till Compliancefunktionen. Du ska göra
en anmälan då du enligt din allmänna erfarenhet ser i transaktionen något som avviker från det
normala.
.. Att göra en anmälan är på var och ens
personliga ansvar
Aktia Bank Abp Uppförandekod
5
Hantering av
intressekontflikter,
jävsregler samt hantering
av kundrespons
någon nära släkting eller något närstående bolag.
Med nära släkting avses bl.a. barn, föräldrar, fareller morföräldrar och syskon. Med nära släkting
likställs även make och sambo samt deras barn
och föräldrar mm.
.. Intressekonflikter ska omedelbart
rapporteras till Compliancefunktionen
Aktia värnar om sitt förtroende bland kunder och
på marknaden genom att upprätthålla hög moral
och att undvika intressekonflikter. Aktias interna
regler klarlägger spelreglerna som gäller intressekonflikter, jäv, de anställdas bisysslor och förtroendeuppdrag, rapportering om överträdelser samt
hantering av kundrespons.
Intressekonflikter
Aktia erbjuder sina kunder olika finansierings-,
investerings- och andra finansiella tjänster. I samband med dessa kan det uppstå en intressekonflikt mellan en kund och Aktia, dess personal eller
annan kund.
I Aktia tillämpas olika förfaringssätt för att undvika
intressekonflikter. Alla anställda i Aktia ansvarar för
att identifiera och rapportera intressekonflikter.
Ifall du identifierar eller misstänker en intressekonflikt ska du omedelbart rapportera situationen
till din chef och Compliancefunktionen.
Jävsregler
Aktia har även jävsregler som anställda i Aktia ska
iaktta. Jävsreglerna syftar till att förhindra eventuella intressekonflikter som kan uppstå mellan
en anställd och Aktia. Du får inte sköta om eller
utföra ett ärende eller på annat sätt ta del i behandlingen av ett ärende som berör dig själv eller
6
Aktia Bank Abp Uppförandekod
.. Du får inte sköta om eller utföra ett ärende
som berör dig själv, en nära anhörig eller
ett närstående bolag
Bisysslor och förtroendeuppdrag
Aktias anställda är skyldiga att anmäla sina bisysslor och förtroendeuppdrag till sin närmaste chef.
Med bisyssla avses anställning, eget företagande,
uppdrag som VD eller annat uppdrag som innehas vid sidan av anställningen i Aktia. Bisysslan
kan vara tillfällig eller permanent samt avlönad
eller oavlönad. Med förtroendeuppdrag avses
uppdrag som styrelsemedlem, förvaltningsrådsmedlem eller suppleant till dessa, samt övriga
uppdrag som ger betydande inflytande i en organisation.
De bisysslor och förtroendeuppdrag som ska anmälas definieras närmare i det interna regelverket.
Bisysslor och förtroendeuppdrag vid sidan av
anställningen i Aktia får förekomma endast om
de inte äventyrar förtroendet för Aktia eller Aktias
anställda bland kunder och på marknaden. Bisysslorna och förtroendeuppdragen får inte heller
strida mot Aktias intressen, ge upphov till intressekonflikter eller påverka den anställdas förmåga
att sköta sina arbetsuppgifter i Aktia. Intressekonflikter får inte heller uppstå mellan en person i
den anställdes närståendekrets och Aktia eller en
kund till Aktia. Aktias jävsregler ska iakttas.
.. Eventuella bisysslor ska anmälas till
närmaste chef
.. Bisysslor får förekomma endast om de inte
äventyrar förtroendet för Aktia eller Aktias
anställda bland kunder och på marknaden
Hantering av kundrespons
Anställda i Aktia kan vid skötseln av sina uppgifter
få kundrespons som kan vara både positiv och
negativ. Hanteringen av negativ kundrespons
i bolag som tillhandahåller investeringstjänster
är specifikt reglerad och hanteringen ska vara
rimlig och snabb. Inom finansbranschen är det
viktigt att kunderna har ett förtroende för Aktias
handlingssätt. Därför hanterar vi all kundrespons
på ett enhetligt sätt inom Aktia. Du ska på ett positivt, öppet och sakligt sätt ta emot kundresponsen, du ska lyssna noga på kunden, du ska sköta
kundresponsen snabbt och effektivt, du ska inte
ifrågasätta eller bortförklara kundens problem
och du ska inte bolla med kunden. Lösningen
som erbjuds kunden ska tillfredsställa både kunden och Aktia och om ekonomisk skada orsakats
ska kunden ersättas rättvist och sakligt. Du ska vid
behov registrera, dokumentera och rapportera
kundrespons samt göra en incidentrapport.
.. Hantera all kundrespons sakligt
.. Ersätt vid behov kunden enligt Aktias
policy för kundrespons
.. Gör vid behov en incidentrapport
Förhindrande av
penningtvätt och
terrorismfinansiering
Skyldighet att förhindra penningtvätt
och terrorismfinansiering
Aktia ska genom hög affärsmoral och intern kontroll förhindra att koncernen varken med avsikt
eller av misstag medverkar direkt eller indirekt i
lagstridig verksamhet så som penningtvätt och
finansiering av terrorism. Genom att du identifierar och känner kunden och kundens verksamhet
samt följer upp kundens transaktioner enligt internt regelverk kan Aktia sörja för att koncernbolagen eller koncernens tjänster inte utnyttjas för
penningtvätt eller terrorismfinansiering. Då det är
fråga om företagskunder ska de verkliga förmånstagarna utredas. Uppgifterna om kundkontroll ska
dokumenteras sakenligt.
Transaktioner som avviker från det normala för
kunden i fråga ska utredas och vid behov meddelas till koncernens kontaktperson för förhindrande
av penningtvätt som bedömer huruvida penningtvättsanmälan ska göras.
.. Identifiera och känn din kund
.. Anmäl misstänkta transaktioner
Aktia Bank Abp Uppförandekod
7
Rapportering om
överträdelser
Som anställd i Aktia ansvarar du själv för att följa
alla regler som gäller dig. Därför är det viktigt att
du är medveten om de gällande reglerna med
tanke på dina arbetsuppgifter. Förutom att du
själv följer reglerna, uppmanar vi dig att ta kontakt ifall du har skäl att misstänka att någon annan bryter mot reglerna i denna uppförandekod
eller mot andra regler i Aktiakoncernen. Du kan
tala t.ex. med din chef, en annan chef i Aktiakoncernen, Compliancefunktionen eller med intern
revision.
Ifall du upplever att du inte kan anmäla dina
misstankar enligt den normala processen, kan du
göra en anmälan på ett konfidentiellt och om du
önskar även på ett anonymt sätt. Aktia har fr.o.m.
hösten 2014 en sk. Whistleblowingkanal, genom
vilken du kan anmäla misstankar om överträdelser av bestämmelser och föreskrifter om finansmarknaden.
Observera att du inte ska anmäla oegentligheter
i HR-relaterade ärenden via Whistleblowingkanalen. I dessa fall kan du ta kontakt med din chef
eller HR-enheten.
.. Om du har skäl att misstänka att det bryts
mot reglerna som gäller finansmarknaden,
ska du rapportera det
8
Aktia Bank Abp Uppförandekod
Påföljdsförfarandet
Arbetsförhållandet i Aktiakoncernen grundar sig
på ömsesidigt förtroende mellan arbetstagare
och arbetsgivare. Som arbetstagare ska du sköta
de uppgifter som hör till ditt ansvarsområde i
enlighet med de mål som uppställts. Du ska följa
de regler och anvisningar som gäller dig och du
ska med ditt beteende bidra till att upprätthålla
en öppen och konstruktiv teamanda och en god
stämning inom arbetsgemenskapen.
Om förtroendet mellan arbetsgivaren och arbetstagaren av någon anledning ifrågasätts, tillämpas
det sk. påföljdsförfarandet. Påföljdsförfarandet
berör alla medarbetare inom Aktiakoncernen. Påföljdsförfarandet består av samtal mellan chef och
medarbetare, anmärkning, styrsamtal och skriftlig
varning, uppsägning av arbetsavtal på individuella grunder eller hävning av arbetsavtal. Vid val av
tillvägagångssätt måste man ta ställning till omständigheterna i det aktuella fallet. Vid speciellt
grov försummelse kan t.ex. skriftlig anmärkning
direkt bli aktuell vid första samtalet.
.. Arbetsförhållandet grundar sig på
ömsesidigt förtroende
.. Påföljdsförfarandet tillämpas då
förtroendet ifrågasätts
Kontaktuppgifter
Aktia Bank Abp
PB 207
Mannerheimvägen 14, 00101 Helsingfors
Tfn 010 247 5000
Fax 010 247 6356
Nättjänster: www.aktia.fi
Kontakt: [email protected]
E-post: [email protected]
FO-nummer: 2181702-8
BIC/S.W.I.F.T: HELSFIHH