Ledning, projekt, grupp
Mikael Blomé
2012-09-18
Mikael Blomé
1
Klassiskt citat
”Vi tränade hårt men varje gång vi
började att få fram fungerande
grupper skulle vi omorganiseras. Jag
lärde mig senare i livet att vi är
benägna att möta varje ny situation
genom omorganisation och också
vilken underbar metod detta är för
att skapa en illusion av framsteg
medan den åstadkommer kaos,
ineffektivitet och demoralisering.”
Romaren Gaius Petronius, död 66 e. Kr.
2012-09-18
Mikael Blomé
2
Ledarkaraktärer (Band of Brothers)
2012-09-18
Mikael Blomé
3
Vad krävs av företaget
och dess personal?
2012-09-18
Mikael Blomé
4
Talang
Kommunikation
Ledarskap
2012-09-18
Mikael Blomé
5
Talang
Nyckeln till framgång –
Förstå kunden…
Förstå varandra…
Passion för uppgiften…
2012-09-18
Mikael Blomé
6
Organisation
2012-09-18
Mikael Blomé
7
Processorientering
Funktionell organisation
Kund!
Kund?
Kan leda till ensidigt fokus på
• Att leda organisatoriska revir
• Organisationens inre liv
• Kunden kan ”glömmas bort”!
• Horisontell syn, vill undvika
funktionstänkande
• Flödesorientering: Synliggör
arbetsprocessen – flödet
• Kundfokus, synliggör kunden
• Fokus på hur saker görs, inte så
mycket vem som gör vad
• Repetitiva delprocesser
• Förädling, stegvist värdeskapande
• Ny hierarki ? –
supportfunktioners roll
2012-09-18
Mikael Blomé
8
Vad är ett projekt?
– Temporär
– Unika produkter, tjänster eller resultat
– Successivt utarbetande
2012-09-18
Mikael Blomé
9
Definition av projekt
• Ett projekt är en tillfällig aktivitet som genomförs för att nå ett
klart definierat mål.
• Ett projekt är tydligt avgränsat till resultat, färdig punkt och
kostnad.
• Ett projektet har en planering av tider och kostnader för mänskliga
och materiella resurser.
• Det finns en temporär projektorganisation där deltagarna har klart
definierade arbetsuppgifter och ansvar som upplöses när
projektet har avslutats.
• Projektets planering, genomförande och uppföljning leds av en
projektledare.
2012-09-18
Mikael Blomé
10
Fördelar med att arbeta i projektform
2012-09-18
Uppmärksamhet och fokus
kring det man ska
åstadkomma i projektet.
Ökar tydligheten kring vad
som ska göras och hur det
ska göras.
Samla kompetenser från
olika enheter inom
organisationen.
Använda speciella former
för ledning och styrning.
Mikael Blomé
11
Ledning av projekt kan sägas innefatta
ett antal (fyra) huvuduppgifter,
2012-09-18
Identifiera krav
Fastställa tydliga och
uppnåeliga mål
Balansera de konkurrerande
kraven på kvalitet,
omfattning, tid och kostnad
Anpassa specifikationer,
planer och metoder till de
olika intressenternas behov
och förväntningar
Mikael Blomé
12
En effektiv projektledning förstår och kan
tillämpa kunskaperna och färdigheterna från
minst fem kompetensområden
1.
Projektledningens
kunskapsmassa
5. Mellanmänskliga
färdigheter
2. Förståelse av
projektets omvärld
3. Kunskaper om
tillämpningsområdet
och dess standarder
och regler
4. Allmänna
ledarkunskaper
och färdigheter
2012-09-18
Mikael Blomé
13
Chef & Ledare
2012-09-18
Mikael Blomé
14
Chef & (projekt)ledare
Chef
• Formella befattningsrollen
• Formella grunder: belöning, bestraffning,
legitimitet
Ledare
• Makt baserad på personliga egenskaper och
beteenden som uppskattas av underställda
• Informella grunder: expert, identifiering,
beundran
• Ideala ledarskapsdrag
–
–
–
–
–
2012-09-18
Positiv människosyn
Social mognad och vidsynthet
God intelligens
Prestationsmotivation
…
Mikael Blomé
15
Situationsanpassat ledarskap
- fyra ledarskapsstilar
Utvecklingsnivå hos
personalen
Hög
Coachande/Tränande
Stödjande
Stödjande
UTVECKLAD
UNDER
UTVECKLING
Delegerande
Instruerande
Låg
Styrande
Hög
Ref. Paul Hersey och Kenneth Blanchard
2012-09-18
Mikael Blomé
16
ledarbeteenden: instruktivt och
stödjande beteende
Utvecklingsnivåer
Ledarbeteenden
•
•
•
•
•
U1 - Låg kompetens/högt engagemang.
Den entusiastiske, men oerfarne.
Entusiastisk och ivrig att lära men har låg
om ens någon erfarenhet.
U2 - Låg till viss kompetens/lågt
engagemang. Den besvikne och passive.
Besviken, frustrerad.
U3 - Måttlig till hög kompetens/varierande
engagemang. Den skicklige, men
försiktige. Osäker på sin egen kompetens.
U4 - Hög kompetens/högt engagemang.
Den självständige och resultatinriktade.
Självgående.
2012-09-18
•
•
•
Mikael Blomé
S1 - Instruerande. Mycket instruktivt
och lite stödjande beteende. Visar
och berättar hur.
S2 - Coachande. Mycket instruktivt
och mycket stödjande beteende.
Förklarar varför, uppmuntrar.
S3 - Stödjande. Lite instruktivt och
mycket stödjande beteende. Fattar
gemensamt beslut, uppmuntrar.
S4 - Delegerande. Lite instruktivt och
lite stödjande beteende. Tillåter
självbestämmande och
tillhandahåller resurser
17
Projektledaren – utsatt position…
Lästips: Project Leadership (Wendy Briner, Colin Hastings, Michael Geddens);
PMBOK Guide
2012-09-18
Mikael Blomé
18
Projektledaren: Arbetsbeskrivning
(karakteristik för rollen)
Riskfyllt
• Ansvarig för uppnådda mål
• Kan inte gömma sig – höga risker
Ansvar & befogenheter
• Har begränsade befogenheter –
måste förhandla om resurser inom
och utanför organisationen
Motstånd
• Förväntas skära tvärs över normala
organisatoriska strukturen – krävande
att hantera motstånd och opposition
• Arbetar ofta med nya områden – ny
teknik, nya marknader, nya
förhållningssätt till situationer.
Förtroendet kan vara lågt i starten
och måste byggas upp.
Tips
• Bygg förtroende, goda exempel
2012-09-18
Mikael Blomé
19
Projektet i organisationen – typer av
projekt
Konkreta
Tillfälliga
Öppna
Dirigent
Skulptör
Mullvad
Hög
Låg
Definiering av output/resultat
Hög
Låg
Nivå på struktur och formalitet
Hög
Låg
Nivå på know-how/erfarenhet av problemområdet
2012-09-18
Mikael Blomé
20
Kommunikationsproblem
De måste veta vad
de vill! Varför säger
de inte det då? Säg
vad ni vill att vi ska
göra så gör vi det!
Om de inte vet vad
de vill måste de vara
inkompetenta!
De tror jag vet allt, de
lyssnar inte, de är
oflexibla och
defensiva, det blir
aldrig som de sagt!
Hur kunde det gå så
här?
Projektledare
Sponsorer - chefer
2012-09-18
Mikael Blomé
21
Sponsor – uppdragsgivaren i egna
organisationen, projektledarens chef
Vägvisare
Strategisk riktning
Framgångskriterier
Få engagemang hos ägare
Sponsorns
roll
Arkitekt
Utforma projektstruktur & process
Intern marknadsföring
Utforma interaktion med ägare
2012-09-18
Mikael Blomé
Genomförare
Hålla linjen
Upprätthålla energi
Problemlösare
Resurs
Erkännande & belöning till team
22
Kompletterande perspektiv
Sponsor
• Vissa aspekter är nya – jag har
inte svaren, vi måste identifiera
och lösa dessa områden
tillsammans
• Politik – det finns vissa aspekter
som vi jag och projektledaren
måste runda/undvika
• Jag måste vara uppdaterad
2012-09-18
Projektledaren
• Vissa saker är givna, andra är
öppna (speciellt om det är ett
öppet projekt)
• Jag kan visa på problem och
begränsningar
• Sponsorn har ett brett
organisatoriskt perspektiv - Hur
väl insatt är jag?
• Om jag jobbar tillsammans med
sponsorn kan vi hantera påverkan
i organisationen och problemen i
projektet!
Mikael Blomé
23
Gruppen
2012-09-18
Mikael Blomé
24
Övning: Kommunikation i grupp
1.
2.
3.
4.
Kreativ
Bryter normer, drivs av
nyfikenhet, starkt ego, kan anse
sina idéer överlägsna
Pessimist
Realistisk men negativ och
kontrollerande, sprider negativ
energi, säger alltid nej.
Optimist
Säger alltid ja, sprider positiv
energi, ibland inte realistisk och
överskrider ofta budget.
Traditionell
Ordning och reda, anser att det
är bra som det är, emot
förändring
5.
6.
7.
8.
Kannibal
lyssnar och stjäl, dämpar
gruppdynamiken, stort
bekräftelsebehov, hänsynslös
Politiker
Gör allt så politiskt att inget blir
gjort, hal, undviker ansvar.
Diplomat
Tar bort osynliga barriärer innan
de syns och neutraliserar intern
politik. Ser konflikter som
möjligheter.
Forskare
Sökare, expert inom ett område,
analytisk, outsider.
9.
2012-09-18
Mikael Blomé
Ref. Farida Rasulzada (www.farida.se)
25
Politik – förmåga att läsa politisk dynamik
Vad behöver du göra när i projektet? Vad kan du be sponsorn att göra?
Delaktighet i politiska spelet
Hög
Skyll inte på mig
ifall de inte
förstår, de sitter
på all information,
det är orättvist!
Förmåga att
läsa politiskt
spel
Låg
Låt mig vara så jag
kan jobba, jag vill
inte bråka, jag
väntar och ser vad
som händer. Borde
jag märkt det?
2012-09-18
De är så slöa
(dumma), jag
kommer att få
dem dit jag vill!
Hög
Jag vet vad som
händer här, hur
kan jag hitta en
vinna-vinna
situation?
Värdeskapande,
tålamod
Låg
Mikael Blomé
26
Skillnaden i kompetens mellan
medel/dåliga och bra projektledare
2012-09-18
Förmåga att förklara saker
enkelt
Inte drabbas av panik
(hyperaktiv eller paralyserad)
utan lugnt steg för steg hitta en
framkomlig väg för teamet.
Ta itu med problemen, förstå
orsaker och ge förslag till
ledning och kunder
Informera ständigt/
kontinuerligt – både bra och
dåliga nyheter
Ha koll på helheten/visionen
samtidigt med fortskridandet i
projektet
Förmågan att interagera och
kommunicera är nyckeln till
framgång (tekniskt kunnande
förutsätts)
Mikael Blomé
27
Var inte naiva…
Skydda er och verksamheten!
Vissa anställda kan ha kriminella, psykologiska problem etc…
2012-09-18
Mikael Blomé
28
Hålla sig på banan, ha projektet gående
•
Viktigt att projektet fortskrider hantera krissituationer!
• Svårt vid otydliga krav, öppna
projekt
Säkerställ:
1. Snabbt medveten (ledare & team)
om oförutsedda händelser
2. Verktyg och processer för snabb
återkoppling av
framsteg/utveckling
3. Återkommande tillfällen för
projektgenomgång för att förutse
kommande problem
Framgångsfaktorer som bör
uppmärksammas (monitored):
• Kritiska tillfällen, flaskhalsar
• Kostnader och resurser
• Kvalitetssäkring och kravspecifikation
• Förväntningar hos intressenter
Håll teamet på banan – organisera för att
ge rätt förutsättningar, t.ex. effektiva möten
Förebyggande är bättre än behandling
– kostsamt att rätta till fel…
2012-09-18
Mikael Blomé
29
Iterativa modeller
2012-09-18
Mikael Blomé
30
Traditionell projektmodell
Agil projektmodell
Analys
Analys
Design
Testning
Utveckling
Testning
•
•
•
•
•
•
2012-09-18
Design
Utveckling
•
•
•
•
•
•
Statisk
Sekventiell
Kontrollerad
Grundligt planerad
Deadline-baserad
Mycket dokumentation
Mikael Blomé
Dynamisk
Iterativ
Organiserat kaos
Ad hoc planerad
Release baserad
Minimal dokumentation
31
Vilka komplikationer kan uppstå då traditionella
ledarprinciper appliceras på ett agilt projekt?
• Svårt för företagsledningen
att följa projektets
utveckling pga. minimal
dokumentation och öppna
deadlines.
• Svårt för projektledaren att
garantera projektets
slutdatum för kunden pga.
den agila modellens
dynamiska karaktär.
• Projektledaren har svårt att
motivera projektets utgifter
för företagsledningen pga.
minimal dokumentation.
2012-09-18
• Projektledaren är ovan vid
att gruppen är med och
fattar beslut.
• En ovan projektgrupp
saknar motivation och
erfarenhet till att ta
individuellt ansvar.
• Svårt för projektledaren att
avgöra när projektet är klart
pga. öppen planering.
Mikael Blomé
32
Tvärfunktionellt team t.ex. SCRUM
• Ett tvärfunktionellt team
samarbetar för att göra
klart produkten på
samma sätt som ett
rugbylag spelar
tillsammans för att föra
bollen uppför planen.
• (Till skillnad ifrån
stafettliknande processer
där delmoment
färdigställs i funktionella
faser)
2012-09-18
Mikael Blomé
33
SCRUM - roller
Product owner (produktägare): Tar
emot, hanterar och prioriterar
önskemål om tillägg och ändringar
för en produkt.
Scrum master: Coach för teamet.
Säkerställer efterlevnad av
processen, synkroniserar mellan
aktörer samt avlägsnar hinder för
utvecklargruppen.
Team: Utvecklargruppen är
självorganiserande. Bör täcka så
mycket som möjligt av
kompetensbehovet. 3-9 personer.
2012-09-18
Mikael Blomé
34
2012-09-18
Mikael Blomé
35
SCRUM - process
Product backlog
Här samlas alla önskemål om förändringar av
produkten. Ägs och hanteras av produktägaren. Det
finns ingen begränsning på antal önskemål. I stället
används prioritering. Ju högre prioritet, desto bättre
specificerat ska ändringsönskemålet vara.
Sprint backlog
Den delen av en product backlog som scrumgruppen åtar sig att implementera under den
kommande sprinten.
Sprint
Arbetet delas in i sprintar. Varje sprint, som är mellan
3 och 30 dagar lång, inleds med en planeringssession
(Sprint planning) och avslutas med en granskning av
de utlovade ändringarna (Sprint review). Under
sprinten sker dagligen Daily scrums. Som sista punkt i
en sprint äger en förbättringsaktivitet rum (Sprint
retrospective).
Daily scrum
Ett kort statusmöte där endast scrum-gruppens
deltagare får prata. Scrum master går igenom alla
personer i gruppen, som i tur och ordning besvarar
tre frågor: Vad har jag gjort sedan igår? Vad ska jag
åstadkomma till imorgon? Vad hindrar mig?
2012-09-18
Sprint review (sprintgenomgång)
En från dag ett inplanerad genomgång av det arbete
som genomförts i sprinten. Under genomgången
redovisas först status för de i sprinten inplanerade
sakerna, därefter demonstreras klar funktionalitet
för produktägare, kunder och andra inbjudna
intressenter. Syftet med genomgången är att alla
inblandade ska få bästa möjliga förståelse för
dagsläget. Fokus är på att visa upp ny och ändrad
funktionalitet genom att faktiskt köra produkten.
Sprint retrospective (återblick)
Alla gruppmedlemmar samt scrum master och
produktägare arbetar tillsammans för att lära sig från
sprinten som gått. Förbättringar i arbetssättet
identifieras, och ett antal saker väljs ut och åtgärdas i
kommande sprint.
Sprint planning
En heldag under vilken alla ändringsönskemål gås
igenom av produktägaren för hela scrum-gruppen.
Gruppen bryter ned kraven och estimerar sedan alla
aktiviteterna. Slutligen vägs tidsestimaten mot
tillgänglig tid och de ändringsönskemål, prioriterade
av produktägaren, som gruppen åtar sig att införa
under sprinten fastställs och benämns sprint backlog.
Mikael Blomé
36
Tekniska hjälpmedel
2012-09-18
Mikael Blomé
37
Visualisering av föreskrifter
38
2012-09-18
Mikael Blomé
Exempel verktyg
Brainstorming
Ett av de allra bästa verktygen vad
gäller idéskapande. Tänk på att
inte bryta övningen direkt när
idéerna tycks sina och det
uppstår tystnad. Håll ut lite till,
för det är nu de verkliga pärlorna
ofta kommer.
Bikupa
Ett enkelt och snabbt hjälpmedel
att aktivera en lyssnarskara och
öka intresset för ämnet. Och
förstås få nya synpunkter. En
enkel och tydlig frågeställning
diskuteras i grupper.
2012-09-18
Mikael Blomé
39
Fler verktyg…
Ishikawa(fiskbensdiagram)
Visuellt. Orsaker till problem,
aktivering, utnyttja mångas
kompetens och erfarenheter.
2012-09-18
SWOT-analys
Styrkor, svagheter, möjligheter,
hot. Först ta reda på dem,
sedan göra något åt dem.
Fyrfältsmatris.
Pluppmetoden
Visuellt. Deltagarna sätter
pluppar(prickar) framför de
saker som upplevs viktiga.
Engagerade, snabb, rolig och
effektiv.
Mikael Blomé
40
Fysiska miljön – enkelt att mötas
2012-09-18
Mikael Blomé
41
Återkoppling & informationsblad
2012-09-18
Mikael Blomé
42
Överlämna och summera
När projektet verkar slutfört återstår ofta mycket –
justeringar, uppdateringar etc.
Framgångsfaktorer, viktigt att tänka på:
• Mottagaren av projektet bör vara nära kopplad till
projektet
• Individuell och organisatoriskt lärande av
erfarenheterna ur projektet
• Tydligt avslut och fira framgången! (belöning,
uppskattning)
2012-09-18
Mikael Blomé
43
Sammanfattning
2012-09-18
Talang, kommunikation,
ledarskap
Organisation: Processer
med fokus på
kund/användare
Chef & (projekt)ledare –
olika situationsanpassade
roller
Gruppen: Kommunicera
och var tydlig
Iterativa modeller:
Kreativit, återkoppling
Tekniska hjälpmedel:
Visualisera och förstå
olika perspektiv
Mikael Blomé
44
