1(6)
KRAVSPECIFIKATION
Referens
Datum
Susanne Konradsson
G2
Diarienr
2015-03-12
SN 186-2015
KRAVSPECIFIKATION
Innehållsförteckning
Sid nr
1
Omfattning, volymer och anbudsspecifikation ............................ 2
2
Kommersiella villkor ...................................................................... 2
2.1
Anbudspriser ................................................................................................ 2
3
Förutsättning, sortimentsbredd, förpackning, märkning och
frimängd ........................................................................................................ 2
4
Ersättningsartiklar ......................................................................... 3
5
Kvalitet ............................................................................................ 3
5.1 Obligatoriska krav ........................................................................................ 3
5.1.1 Livsmedelshantering och hygienkrav .................................................. 3
6
Dokumentation ............................................................................... 4
7
Miljö................................................................................................. 4
8
Beställning ....................................................................................... 4
9
Logistikpåverkande krav ............................................................... 4
10
Leveransförutsättningar ................................................................ 5
10.1
11
11.1
12
12.1
13
13.1
13.2
Leveranstid .............................................................................................. 5
Service.............................................................................................. 5
Åtgärdstid ................................................................................................ 6
Utbildning........................................................................................ 6
Handhavandeutbildning ........................................................................... 6
Affärsutveckling ............................................................................. 6
Uppföljningsmöten .................................................................................. 6
Statistik .................................................................................................... 6
POSTADRESS
Enhet Indirekt Material och
Tjänster
BESÖKSADRESS
TELEFON
Växeln
Direkt 031-7051643
Mobil 070-0822577
TELEFAX
E-POST
[email protected]
2(6)
1
Omfattning, volymer och anbudsspecifikation
Denna kravspecifikation avser upphandling av ett salladsbar- koncept till 11
enheter inom Gemensam produktion. Konceptet kommer att succesivt
implementeras enhet för enhet. Totala volymen beräknas uppgå till ca 7
miljoner kr per år.
Produktspecifika krav framgår av bilaga 5
Produkter ingående i denna upphandling redovisas i bifogad sortimentsspecifikation bilaga 5 med tillhörande produktspecifika krav. De volymer
som anges enligt denna är uppskattad. Angiven volym ska enbart ses som ett
riktmärke. På grund av eventuella metod- och strukturförändringar kan inte
Beställaren förbinda sig till angivna volymer, utan antagen Leverantör är
skyldig att leverera det verkliga behovet vare sig det över- eller understiger de
redovisade volymerna.
Samtliga i anbudsspecifikationen eventuellt redovisade storlekar, mått etc.
är angivna som ungefärliga. Leverantören skall i sitt anbud ange faktiska
uppgifter.
Möjlighet skall finnas att under avtalsperioden prova nya och alternativa
produkter. Rätt att använda andra produkter än de som upphandlas ska
finnas. Det gäller exempelvis ekologiska artiklar om leverantören inte kan
uppfylla Regionens behov.
Leverantör av avtalade produkter skall hållas informerad, om så sker.
2
Kommersiella villkor
2.1 Anbudspriser
Priset skall anges i den enhet som efterfrågas enligt bilaga 5
Anbudspriser ska anges i två variabler, jämförelsepris per kg exkl
mervärdesskatt i svenska kronor (SEK) och offererat anbudspris per kg
netto svenska kronor (SEK) exkl mervärdesskatt och skall inkludera
samtliga åtaganden, såsom service och support, installation och utbildning,
frakt, emballage, REPA-avgift, försäkring, transport, tull och miljöavgift
enligt denna förfrågan. För skålar anges pris per styck som jämförpris.
Artiklar som inte är specificerade i sortimentsfilen men som ingår i
leverantörens sortiment ska under avtalsperioden kunna köpas till samma
genomsnittliga rabatt som anbudsgivaren lämnar på specificerade artiklar.
För leveranser enligt detta avtal gäller de nettopriser (specificerade
produkter) samt rabattavtal (övrigt sortiment) som framgår av detta avtal
och bifogad anbudsspecifikation.
3
Förutsättning, sortimentsbredd, förpackning, märkning
och frimängd
Merparten av leverantörens sortiment ska kunna levereras färskproducerat.
Företrädesvis ska produkterna komma i säljfärdiga GN gastro eller annat vid
3(6)
behov så mallning och hantering av salladsbaren kan ske på ett tidseffektivt
sätt men ändå behålla ett bra utbud i disken.
Viss del av salladsbarssortimentet ska kunna erbjudas konsumentpackat för
att säljas både i restaurangerna men även i de enheter (Kafé, Kiosker) som
inte tillhandahåller salladsbarskonceptet. Dessa artiklar ska produceras efter
autoorder och inga långsiktiga prognoser kan lämnas av beställaren. Dessa
artiklar kommer med fördel att erbjudas vid temporära beställningar som
annars kan skapa en hög arbetsbelastning i den ordinarie verksamheten.
Information om produktförändringar ska ske i god tid till respektive
beställare. Leverantören ska inte på eget initiativ byta ut produkter i det
avtalade sortimentet om det inte finns ett särskilt och godtagbart skäl för
detta.
4
Ersättningsartiklar
Om leverantören önskar ersätta restnoterad avtalsprodukt med annan
likvärdig vara skall ersättningsvaran i förväg godkännas av kontaktpersonen
för den beställande enheten. Priset för en sådan vara får inte vara högre än
priset för den ursprungliga avtalsprodukten. Det åligger leverantören att
ansvara för att rätt pris faktureras. Om inte Leverantören kan leverera för
köparen ett godtagbart alternativ (produkt eller enligt avtalad leveranstid)
äger Regionen rätt att anlita kompletterande leverantör.
För varje produkt (position) i anbudsspecifikationen skall redovisas
produkternas förpackningar i efterfrågad enhet avseende:
Avdelningsförpackning. (Antal enheter per minsta förpackning)
Transportförpackning antal. (Antal enheter lika med eller större än
ovanstående)
Minsta beställningsbara förpackning skall vara angivet och klart
framgå av anbudet. (Minsta beställningsbara mängd som kan
beställas från leverantör). Denna förpackning skall vara väl anpassad
till förväntad förbrukning.
För att underlätta identifikationen av produkterna skall leverantörens
artikelnummer överensstämma med de artikelnummer som framgår av
förpackningarna.
5
Kvalitet
5.1 Obligatoriska krav
5.1.1 Livsmedelshantering och hygienkrav
Anbudsgivaren ska för uppdragets utförande följa gällande
livsmedelslagstiftning med EG-förordningar, svenska livsmedelslagen
livsmedelsförordningen och övriga relevanta förordningar som
anbudsgivaren omfattas av.
Anbudsgivaren ansvarar för att informera Regionen om avvikelser av
betydelser för livsmedelssäkerheten. Vid varje misstanke eller risk för
utbrott av smitta (till exempel calicivirus/"kräksjuka") är anbudsgivaren
skyldig att meddela Regionen detta för att undvika smittspridning.
Samtliga förpackningar ska vara godkända för livsmedel. Information om
förpackningar ska lämnas till respektive beställande enhet.
4(6)
6
Dokumentation
Till anbudet skall bifogas information om erbjudna produkter. Information
kan bestå av broschyrer, bilder, produktblad, hänvisning till hemsida och
skall vara på svenska.
7
Miljö
Livsmedel är ett prioriterat område i Västra Götalandsregionens
miljöprogram. År 2020 ska andelen ekologiska livsmedel vara 50 % av
inköpskostnaden. Det är därför viktigt att kunna erbjuda kunderna
ekologiska produkter även i salladsbaren.
Beställarens behov av ekologiska produkter är vid avtalsstart 20 procent, 30
procent under år 2 och 40 procent under år 3.
Om leverantören inte kan erbjuda ekologiska alternativ kommer inköp av
ekologiska livsmedel att göras från annan leverantör under avtalsperioden.
Anbudsgivaren bör använda varor och tjänster som är miljövänliga. Med
miljövänliga matvaror avses:
- Ekologiska varor (inklusive Krav-märkta och MSC-märktavaror)
- Etiskt märkta varor
- Varor utifrån säsong
Miljövänliga alternativ ska under avtalstiden vara tydligt uppmärkta.
För att vara en bidragande part i arbetet med att minska det totala
matsvinnet enligt övergripande mål inom Regionen, ska leverantören tillåta
att en mindre mängd producerad mat i respektive enhets centralkök kan
placeras i den utlånade salladsdisken. Beställaren uppskattar att denna
mängd inte kommer överskrida 20 % mätt i både försäljningsvärde eller
antal artiklar i disken. Visar det sig att leverantören inte kan erbjuda
ekologiska alternativ kan andelen egenproducerat i salladsbaren överskrida
20 % för att tillgodose behovet av ekologiska produkter.
För att även det producerande ledet ska verka för att minimera svinnet bör
merparten av det färskproducerade ske via sk. Autoorder dvs produktion
efter orderingång.
8
Beställning
Beställning ska kunna ske via sk. weborder för att ligga i linje med SFTIstandard. Detta möjliggör en bättre möjlighet för varje enhet att planera sin
verksamhet.
9
Logistikpåverkande krav
Denna upphandling innefattar förutom själva produkterna även leverans av
desamma. Leveranserna, returer, produktbyten och service ses här som en
del av utförandet som ingår i upphandlingen. Livsmedel är ett
produktområde där leveransprecision är av högsta vikt. Beställarens
5(6)
verksamheter är för sin verksamhet beroende av att anbudsgivaren levererar
rätt produkt till rätt enhet och i rätt tid. Eftersom många produkter dessutom
är temperaturberoende både för hållbarhet och livsmedelssäkerhet, så är
även rätt leverans-och transportsätt mycket viktigt.
Leverans av rätt (beställd) artikel ska ske till rätt plats och i rätt tid enligt
avtalad rutin för beställning och leverans.
Transport och leverans sker på rätt, så att temperaturberoende livsmedel vid
leverans håller den temperatur som framgår av märkningen. Livsmedlen ska
vara packade/lastade så att livsmedel inte kläms/skadas och på det sätt som
överenskommits. Leverans ska ske till anvisad plats. Leverans ska ske på
rullcontainer om inte annat överenskommits.
Beställaren kommer att använda salladsbaren måndag till fredag. Leveranser
ska planeras på sådant sätt att beställaren alltid har färska produkter att sälja
i salladsbaren.
10
Leveransförutsättningar
10.1 Leveranstid
Leveranstid är den tid som åtgår från den dag då leverantören mottagit
beställningen till den dag produkter kan garanteras vara levererade till
angiven leveransadress.
Leverans skall ske enligt lokala överenskommelser.
Leveranstid
Normalleverans ska erhållas inom 3 arbetsdagar, dvs beställning dag 1 för
leverans dag 3. Mindre komplettering av order bör kunna göras beställning
ska ske senast kl 14 för leverans nästkommande vardag.
Avrop kommer att ske succesivt under avtalsperioden.
11
Service
Leverantören ska kunna erbjuda utlåning av kyldisk. Disken ska hålla en
hög matsäkerhet med både under och överkyla och vara anpassad för
behovet. Storleken på kyldisken bör anpassas efter lokalt behov för bästa
utbud/mallning. System som säkerställer att kylan är konstant i disken bör
finnas då det i förekommande fall kommer att förvaras mat i disken över
natten.
Beställaren har för avsikt att framhäva restaurangernas gemensamma
samlingsnamn ”Gastronomen”, därför ska inga leverantörsunika
marknadsföringsåtgärder framhävas.
Det bör finnas ett tillhörande komplett egenkontrollprogram som antingen
sköts via touchskärmar eller liknande eller går att integrera med beställarens
nuvarande egenkontrollprogram ”Svea Miljö” för att minimera tidsåtgång
för personalen.
6(6)
11.1 Åtgärdstid
Inställelsetid
Leverantören ska vid problem med kylanläggning besöka enhet inom 12
timmar.
Åtgärdstid
Längsta tid från felanmälan tills att felet är åtgärd är 24 timmar.
12
Utbildning
12.1 Handhavandeutbildning
Utbildning i skötsel av kyldisk, hantering och förvaring av råvaror för bästa
möjliga hållbarhet ska erbjudas lokalt till samtliga enheter. Även
produktkännedom och information om planogram ska ingå i utbildningen.
13
Affärsutveckling
Beställaren lägger stor vikt vid kontinuerlig utbildning, uppföljning,
avtalsvård från leverantören. En plan för hur framtida samarbete ska se ut
ska presenteras/bifogas med anbudet.
Anbudsgivare som antages skall i samråd med Beställaren medverka i
önskad affärsutveckling och ökad kostnadseffektivitet. Eventuella
utvecklingsprojekt skall drivas enligt tidplaner som gemensamt upprättas
och godkänts av antagen Anbudsgivaren och Beställaren.
13.1 Uppföljningsmöten
Antagen anbudsgivare och Beställaren ska gemensamt mötas under
avtalsperioden för att stämma av hur respektive part förhåller sig till
upprättade villkor.
13.2 Statistik
Leverantören ska efter varje avslutad 12 månaders period lämna statistik
över gjorda inköp.
