Anbudsbegäran
Diarienr: Fast 2016/403
Datum: 13.5.2016
1 Anbudsbegäran gällande Ventilationsfilter
Landskapets fastighetsverk nedan kallat Fastighetsverket samt Ålands hälso- och sjukvård begär härmed in
anbud på filter för ventilationsanläggningar.
1.1
Anbudsbegärans innehåll
Detta dokument är indelat i fem avsnitt:
1. Anbudsbegärans innehåll
2. Upphandlingens omfattning och förutsättningar
3. Krav på anbudsgivare
4. Kravspecifikation
5. Avtal
Anbudsbegäran består förutom detta dokument även av följande bilagor:
1) Prisbilaga
1.2
Upphandlingens omfattning och förutsättningar
Upphandlingen omfattar löpande leverans av filter till Landskapets fastighetsverk och Ålands hälso- och
sjukvårds fastigheters ventilationsanläggningar. Landskapets fastighetverk och Ålands hälso- och sjukvård
kommer att teckna separata avtal var för sig. Värdet uppskattas till ungefär 150 000 euro på en fyra års
period.
Ovanstående angiven kvantitet(er) bygger på de senaste årens verksamhetsutfall och utgör endast en
vägledning. Det framtida behovet kan komma att överstiga eller understiga angivna kvantiteter.
Fastighetsverket garanterar sålunda ingen specifik volym, utan anbudsgivaren åtar sig att leverera mot det
faktiska behov som uppstår. Beställningar kommer att ske utefter att behov av filter uppstår men
fastighetsverket strävar till att göra större inköp i gången för att minska transportkostnader och
miljöbelastning.
1.2.1 Avtalstid
Avtalet planeras att gälla två år från och med juni 2016 till och med juni 2018 med möjlighet till två års
förlängning. Exakta datum regleras vid avtalstecknandet. Fastighetsverket och Ålands hälso- och sjukvård
förbehåller sig rätten att besluta om förlängning.
1.2.2 Kontaktuppgifter
Frågor om upphandlingen under anbudstiden besvaras av:
Landskapets fastighetsverk
Björn Higson
PB 1060, 22 111 Mariehamn
1
Anbudsbegäran
[email protected]
1.2.3 Lämnande av anbud
Anbud ska sändas i slutet kuvert till Landskapets fastighetsverk, PB 1060, 22 111 Mariehamn, Åland eller
lämnas in till registratorn vid Ålands landskapsregering på Strandgatan 37 i Mariehamn. Anbud kan också
sändas in via [email protected]
Märk kuvertet eller e-posten med texten ”Anbud – Ventilationsfilter”. Anbud inlämnade per fax
accepteras inte.
Sista inlämningsdag och klockslag ska vara den 6 Juni 2016 kl. 15.00. Anbud som lämnats in för sent
beaktas inte, oavsett orsak. Anbudet ska vara giltigt i minst fyra månader från anbudstidens utgång.
Anbudet ska vara skriftligt i minst ett exemplar (med skriftligt avses också e-post dokument), undertecknat
av behörig firmatecknare. En kopia av anbudet bör lämnas in på USB-minne ifall anbudet lämnas in per
post. Prisbilagan ska vara ifylld och bifogas anbudet.
Anbudet ska vara på svenska. Eventuella bilagor, exempelvis teknisk dokumentation till anbudet, kan vara
på engelska.
1.2.4 Upphandlingsform
Denna upphandling omfattar varor och genomförs som en öppen upphandling enligt Ålands
landskapsregerings beslut (ÅFS 2015:52) gällande vissa upphandlingar.
Upphandlingsformen medger inte förhandling, varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt
denna anbudsförfrågan följs och att bästa villkor/pris lämnas i anbudet.
1.2.5 Annonsering
Annonsunderlaget för denna upphandling har sänts till Ålandstidningen och Nya Åland samt publiceras på
landskapsregeringens hemsida: http://www.regeringen.ax/upphandlingar och HILMA.
1.2.6 Frågor under anbudstiden
Frågor under anbudstiden lämnas skriftligt via e-post till kontaktpersonen för upphandlingen, senast
30.5.2016. Samtliga frågor och svar på dessa kommer att publiceras, senast 1.6.2016. Endast skriftliga svar
är bindande för Fastighetsverket. Anbudsgivarna bör därför kontrollera uppgifterna på hemsidan.
1.2.7 Offentlig handling
Alla inlämnade anbud behandlas i enlighet med bestämmelserna i landskapslag (ÅFS 1977:72) om
allmänna handlingars offentlighet. Inkomna anbud är inte offentliga förrän upphandlingsavtalet ingåtts
eller om upphandlingen avbryts. När upphandlingskontrakt har slutits blir som huvudregel alla anbud
offentliga handlingar.
Om anbudsgivare anser att uppgift(er) i anbud bör beläggas med sekretess ska utförlig motivering ges i
anbudet. I annat fall förutsätts att anledning till sekretess saknas. Sekretessprövning kan inte göras i
förväg och garantier kan därför inte lämnas. Generellt sett är möjligheterna att sekretessbelägga anbud
starkt begränsade sedan upphandlingen avslutats. Detta gäller särskilt uppgifter i anbud som rör
utvärderingskriterierna och därför är prisuppgifter i huvudsak inte möjligt att sekretessbelägga.
2
Anbudsbegäran
1.2.8 Utvärdering
Efter anbudstidens utgång öppnas samtliga anbud och först kontrolleras att kraven på anbudsgivare i
kapitel 1.3 är uppfyllda. Endast de anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven går vidare till en kontroll av
att samtliga ska-kraven är uppfyllda. Om de inte är uppfyllda beaktas inte anbudet vidare. Därefter görs en
utvärdering enligt nedanstående utvärderingsmetod baserat på av anbudsgivarens angivna värden i
prisbilagan.
Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet per produktgrupp enligt prisbilagan kommer att antas. Den
uppskattade volymen filter är beräknat på ett års behov.
För produktgrupp 1 gäller följande:
Energiförbrukningen för offererade filter adderas med priset på filtret och multipliceras med volymen.
Därefter adderas summan av samtliga filter till ett totalpris för produktgruppen. Summan av totalpriserna
för produktgrupp 1 och 2 utvärderas.
För produktgrupp 2 gäller följande:
Pris per artikel multipliceras med uppskattad volym. Därefter adderas summan av samtliga filter till ett
totalpris för produktgruppen. Summan av totalpriserna för produktgrupp 1 och 2 utvärderas.
För produktgrupp 3 och 4 gäller följande:
Vid utvärderingen jämförs pris på produktgrupper enligt prisbilagan.
Pris per artikel multipliceras med uppskattad volym. Därefter adderas summan av samtliga filter till ett
totalpris för produktgruppen.
Sammanräkning och resultat:
Anbuden kommer att antas enligt produktgrupp. Produktgrupp 1 och 2 antas som en gemensam
produktgrupp och 3 och 4 som separata produktgrupper. Det anbud som har lägst totalpris per
produktgrupp kommer att antas. För det fall två eller flera anbud efter utvärderingen betraktas som
likvärdiga kommer lottdragning att ske. Om en anbudsgivare inte kan ge ett pris för någon produkt inom
produktgruppen, summeras inte den produkten för någon anbudsgivare. I detta fall jämförs de produkter
som anbudsgivarna har gemensamt. För att få vara med i jämförelsen ska en anbudsgivare ha offererat
minst 90 % av produkterna i produktgrupp 1 och 2 sammanräknat samt 3 och 4 separat.
1.2.9 Tilldelningsbesked (delgivning av beslut)
Samtliga anbudsgivare kommer att erhålla meddelande om beslut. En besvärsanvisning bifogas
delgivningen.
1.2.10 Avslutad upphandling och tecknande av avtal
Ett bindande avtal förutsätter att ett skriftligt avtal har upprättats vilket är undertecknat av behöriga
företrädare för såväl leverantören som landskapsregering.
Fastighetsverket förbehåller sig rätten att anta anbudet i sin helhet eller delar av det.
3
Anbudsbegäran
1.3
Krav på anbudsgivare
1.3.1 Teknisk prestationsförmåga och yrkesmässiga kvalifikationer
Anbudsgivaren ska ha kompetens, personal, maskiner, utrustning och kapacitet att driva verksamheten. En
samlad bedömning kommer ske av anbudsgivarens beskrivning av verksamheten samt av referenser.
Referenstagningen syftar till att få information om anbudsgivarens yrkeskunnande, effektivitet,
erfarenheter och tillförlitlighet.
Anbudsgivare bör lämna minst 3 (tre) referenser utförda under de 3 (tre) senaste verksamhetsåren.
Referenserna ska avse liknande uppdrag som upphandlingen avser. För nystartade företag som saknar
möjlighet att lämna referenser, ska referenser istället lämnas för den person som kommer ansvara för
uppdragets genomförande.
1.3.2 Ekonomisk och finansiell ställning
Anbudsgivaren ska ha en sådan ekonomisk och finansiell situation att denne klarar av att fullgöra
uppdraget och etablera ett långvarigt leverantörsförhållande med fastighetsverket. Anbudsgivaren ska
även ha betalat skatter och lagstadgade socialskyddsavgifter.
Anbudsgivarens kreditomdöme ska innebära riskklass 4 (på en 5-gradig skala) / alt. AA (där AAA är det
bästa) eller motsvarande omdöme hos kreditinstitut. Kreditomdömet skall vara högst tre (3) månader
gammalt räknat från sista anbudsdag.
I det fall lägre riskklassificering redovisas eller att anbudsgivaren ej omfattas av ratingsystemet kan
anbudsgivaren ändå anses uppfylla dessa krav om anbudsgivarens revisor lämnat en sådan förklaring att
det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar ekonomisk stabilitet.
Då det gäller nybildade företag som ej har möjlighet att avge årsredovisningar eller som inte omfattas av
ratingsystemet, eller företag under bildande, skall anbudsgivare lämna intyg t ex genom bank- eller
koncerngaranti som visar att anbudsgivaren kan fullgöra sina åtaganden.
1.3.3 Intyg, beskrivning mm
Anbudsgivaren bekräftar ovan ställda krav genom att till anbudet bifoga:
- Anbudsgivarens kontaktuppgifter, FO-/organisationsnummer och ansvarig person.
- En kortfattad beskrivning av företaget/organisationen tex företags- /organisationsform, år i branschen,
verksamhet, erfarenhet av liknande uppdrag, omsättning, bemanning, utrustning etc.
- En kortfattad beskrivning för respektive referensuppdrag samt namn på kontaktperson samt dennes
telefonnummer och e-post adress.
- Kopia av kreditintyg eller i förekommande fall kopia av revisorsintyg som styrker motsvarande ekonomisk
stabilitet.
Den anbudsgivare som väljs ska senast vid avtalstecknandet lämna in följande intyg:
- Intyg över anbudsgivarens registrering i närings- eller yrkesregistret.
- Intyg från skattemyndighet över att anbudsgivaren inte har försummat att betala skatter,
förskottsinnehållningar eller lagstadgade socialskyddsavgifter.
4
Anbudsbegäran
1.4 Miljöarbete
Anbudsgivaren ska ha ett aktivt miljöarbete som innehåller miljöpolicy och miljömål. Redogör
för anbudsgivarens miljöarbete.
1.5 Kvalitetsarbete
Anbudsgivaren ska ha ett aktivt arbete för kvalitetsäkringsåtgärder. Redogör för anbudsgivarens
arbete med detta.
1.6
Kravspecifikation
Anbudsgivaren ska tillhandahålla följande:
Gemensamma krav för alla produktgrupper:
S1
P-märkning enligt EN779:2012 på offererade filter skall bifogas. Motsvarande märkning kan
accepteras om anbudsgivaren bifogar dokument som styrker riktigheten.
S2
Tredjepartscertifiering enligt EN779:2012 skall bifogas på en standardstorlek 592x592x600,
filterklass, M6, F7, F8 och F9 samt för partikel- och kolfilter filterklass F8. Avvikelse på 60mm i det
testade filtrets djup godkänns.
S3
Testrapporten skall innehålla initialeffektivitet, initialtryckfall, filterklass, ME-värde.
S4
Rapporten skall vara på svenska eller engelska.
S5
Då filtren levereras skall de vara förpackade och märkta per fastighet och aggregat enligt av
beställaren bifogad lista vid beställningen.
S6
Beställningar ska kunna göras via email med filterlistor i excel.
S7
Anbudet ska innehålla en nettoprislista på övrigt filtermaterial i anbudsgivarens sortiment som
inte specificerats i prisbilagan. Rabattsatsen ska vara minst 40 procent på övrigt filtermaterial från
nettoprislistan.
S8
Fakturorna ska märkas med fastigheten varorna levererats till.
S9
Filtret och ramen ska klassas som brännbart eller komposterbart material.
S 10
Erforderliga tätningslister samt returpåsar ska bifogas i respektive emballage samt ingå i priset.
S 11
Emballaget ska vara tillverkat i återvinningsbart material
S 12
S 13
Leverans enligt Finnterms TOP. För beställningar till ett värde under 1 000 € moms 0%
får fraktavgift debiteras
Anbudsgivaren ska acceptera avtalsvillkoren.
S 14
Alla gulmarkerade fält i prisbilaga 1 ska vara ifyllda.
5
Anbudsbegäran
S 15
M6 filter: ME (0,4 m) ≥ 12 %
Em (0,4 m) ≥ 60 % vid 450 Pa Tryckfall
F7 filter: ME (0,4 m) ≥ 50 %
Em (0,4 m) ≥ 80 % vid 450 Pa Tryckfall
F8 filter: ME (0,4 m) ≥ 70 %
Em (0,4 m) ≥ 90 % vid 450 Pa Tryckfall
F9 filter: ME (0,4 m) ≥ 80 %
Em (0,4 m) ≥ 95 % vid 450 Pa Tryckfall
S 16
Filter som offereras i produktgrupp 2 och 4 ska vara av samma filtertyp som de som offererats i
produktgrupp 1 för att möta kravet på energiförbrukning
Krav på produktgrupp 3
S 17
Kombinerat partikel- och molekylärfilter med aktivt kol.
Krav på produktgrupp 4
S 18
1.7
Filtermaterialet skall vara glasfiber.
Avtal
1.7.1 Parter
Ålands Landskapsregering
Kontaktperson:
Adress:
Tel.nr: 018-25 000
E-post:
Leverantören:
Kontaktperson:
Adress:
Tel.nr:
E-post:
1.7.2 Omfattning
Leverantören åtar sig att tillhandahålla ventilationsfilter till Landskapets fastighetsverk, samt Ålands hälsooch sjukvård under avtalsperioden.
Leverantören skall följa de krav som ställs i lagstiftningen, samt de uppställda kraven i anbudsbegäran.
1.7.3 Fakturerings och betalningsvillkor
Fakturering sker efter att beställaren mottagit varorna.
Betalning erläggs inom 30 dagar räknat från fakturans ankomstdag. En förutsättning för att fakturan ska
kunna betalas är att fakturan är korrekt.
Inga fakturerings- eller expeditionskostnader får förekomma. Dröjsmålsränta erläggs enligt vad som
stadgas i räntelagen (FFS 340/2002).
6
Anbudsbegäran
1.7.4 Leveransadress
1. Landskapets fastighetsverk
Leverans adressen kan variera inom Åland men uppges vid beställning.
2. Ålands hälso och sjukvård – tekniska enheten
Doktorsvägen 1
22100 Mariehamn
1.7.5 Avtalshandlingar
Förekommer i handlingarna mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter, gäller de inbördes i nedan
angiven ordning, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat:
1. Ändringar i eller tillägg till detta avtal som skriftligen godkänts av avtalets parter
2. Detta avtal
3. Anbudsförfrågan
4. Allmänna avtalsvillkor för offentlig upphandling av varor: JYSE 2014 varor
5. Anbudet
Alla tillägg och/eller ändringar till avtalet, kräver parternas samtycke och ska ske skriftligen.
1.7.6 Priser
I priset ingår inte mervärdesskatt. Leverantören debiterar mervärdesskatt enligt gällande lag. Priset
inkluderar den kontraktsenliga tjänsten/produkten och framkommer i anbudet.
1.7.7 Prisklausul
Priset för varorna är fast under första avtalsåret. Framställan om förhandling om prisändring därefter ska
vara Landskapets fastighetsverk tillhanda för godkännande senast 30 kalenderdagar före ikraftträdande.
För prishöjning ska kostnadshöjningar kunna vidimeras. Om överenskommelse därvid ej kan träffas har
båda parter rätt att säga upp avtalet med tre månaders varsel, med senast överenskomna pris gällande
under uppsägningstiden. Vid ny prisöverenskommelse ska denna gälla i 12 månader därefter.
1.7.8 Överlåtelse av avtal och ägarskifte
Leverantören får inte utan Fastighetsverkets skriftliga godkännande överlåta, upplåta eller pantsätta
rättigheter enligt detta avtal, varken helt eller delvis till tredje part. Det informeras härmed om att LRs
möjlighet att godkänna överlåtelse av avtal är starkt begränsad enligt upphandlingslagstiftningen. Likaså
ska skriftligt godkännande från Fastighetsverket inhämtas i förväg vid väsentliga förändringar av
ägarförhållanden hos leverantören. Fastighetsverket har rätt att föra över kontraktet till en sådan tredje
part som helt eller delvis tar över Fastighetsverkets uppgifter.
1.7.9 Avtalstid och uppsägning
Avtalstiden löper från och med XX-maj-2016 till och med XX-maj-2018 med möjlighet till två års
förlängning. Exakta datum bestäms vid avtalstecknande. Avtalet upphör att gälla utan föregående
7
Anbudsbegäran
uppsägning vid avtalstidens utgång. Fastighetsverket förbehåller sig rätten att besluta om förlängning.
Beslut härom ska skriftligen meddelas leverantören senast 3 månader före avtalsperiodens utgång.
Eventuell uppsägning under pågående avtalstid skall vara skriftlig och uppsägningstiden är sex månader.
Uppsägningstiden börjar löpa från och med ingången av den månad som följer efter uppsägningen. Båda
parter har rätt att utan ersättningsskyldighet uppsäga avtalet.
Leverantören förbinder sig att vid avtalets upphörande lämna samtliga uppgifter som har betydelse för
Fastighetsverket, så att Fastighetsverket vid kommande upphandlingstillfälle kan ge anbudsgivare
likvärdiga förutsättningar att beräkna sina anbud eller för att ta över uppdraget.
1.7.10 Försäkringar
Leverantören ska teckna och under ansvarstiden ha en ansvarsförsäkring med ett försäkringsbelopp som
motsvarar avtalat skadeståndsansvar.
Leverantören ska på begäran till Fastighetsverket lämna bevis om att sådan ansvarsförsäkring finns. Saknas
föreskriven försäkring är detta att betrakta som ett väsentligt avtalsbrott och utgör skäl för hävning.
1.7.11 Säkerhet och sekretess
Leverantören förbinder sig att inte till någon enskild eller juridisk person röja uppgifter som leverantören
tar del av i samband med uppdraget, vare sig det sker muntligen, genom att en handling lämnas ut eller
på annat sätt. Leverantören förbinder sig även att inte nyttja sådan uppgift utan särskilt, skriftligt, tillstånd
från Fastighetsverket. Leverantören ansvarar för att personalen har erforderlig information gällande
sekretessregler. Sekretessen gäller även efter det att uppdraget har upphört.
1.7.12 Vite och skadeståndsanspråk
Krav på vite eller skadestånd ska skriftligen framställas senast tre månader efter det att felet, förseningen
eller skadan upptäckts. Endera parten äger ej rätt att begära skadestånd vid eventuell ogiltigförklaring av
avtalet i det fall parten kände till ogiltighetsgrunden vid avtalets tecknande.
Vite kan utkrävas om leverantören inte utan dröjsmål eller inom tid som angivits i varning inte hörsammar
en begäran från Fastighetsverket om rättelse av fel eller brist. Fastighetsverket har i sådant fall rätt att,
istället för att häva avtalet, utkräva avtalsvite enligt detta avtal.
1.7.13 Hävning
Fastighetsverket har rätt att häva avtalet och få ersättning för skada om leverantören:
● väsentligt misskött uppdraget
● misskött uppdraget och inte utan dröjsmål efter skriftlig anmodan (varning) vidtagit rättelse
● i väsentligt hänseende brutit mot avtalet och inte utan dröjsmål efter skriftlig anmodan vidtagit rättelse.
● kommer på obestånd och inte ofördröjligen efter begäran ställer betryggande säkerhet för sitt åtagande
● inte fullgör eller på annat sätt missköter redovisning och betalning av skatter och avgifter
● utan medgivande från Fastighetsverket överlåter avtalet på annan
● utan medgivande från Fastighetsverket genomför ägarskifte av väsentlig betydelse för Fastighetsverket
● saknar föreskriven försäkring
● lämnat oriktiga uppgifter i anbudet och dessa uppgifter har varit av väsentlig betydelse vid
bedömningen av tilldelning av avtal
8
Anbudsbegäran
Om påtagliga brister förekommer med regelbundenhet oavsett om de var för sig åtgärdas inom rimlig tid
kan en sådan regelbundenhet utgöra grund för såväl skadestånd som hävning av avtal. Om leverantören
missköter uppdraget har Fastighetsverket rätt att låta avhjälpa felet eller bristen på leverantörens risk och
bekostnad eller begära sådant prisavdrag som motsvarar felet eller bristen.
Hävning ska ske skriftligen och kostnadsfritt för Fastighetsverket. Fastighetsverket äger därutöver rätt att
erhålla ersättning för uppkomna kostnader i samband med hävning.
Leverantören har rätt att häva avtalet och få ersättning för skada om Fastighetsverket väsentligt misskött
uppdraget.
Leverantören är i dessa fall berättigad till ersättning för utförd del av uppdraget, skälig kostnad för
avveckling samt utebliven skälig vinst på den del av uppdraget som inte blivit utförd. Hävning ska ske
skriftligen.
1.7.14 Tvistelösning
Tvist med anledning av ingånget avtal ska i första hand lösas av parterna gemensamt. Kan inte parterna
enas ska tvist istället avgöras i Ålands tingsrätt enligt åländsk rätt.
Leverantören får inte avbryta eller uppskjuta fullgörandet av de prestationer som avtalats under
åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår.
1.7.15 Underskrift
Detta avtal har uppgjorts i två likalydande exemplar, ett för vardera parten
Datum ________________________
_______________________________
Fastighetsverket
__________________________________
Leverantören
9
