Kommersiella villkor
2012-08-14
Dnr: 12KS/0414
1(5)
AVTALSVILLKOR
Denna dag har följande avtal ”Avtalets namn” träffats mellan
Leverantör:
Org nr
Kontaktperson:
Tfn:
E-post:
Beställare:
Org nr
Kontaktperson:
Tfn:
E-post:
Omfattning
Leverans av livsmedel enligt bifogade produktspecifikationer, för uttag vid behov under
avtalstiden.
Avtalet och handlingarnas inbördes ordning
Avtalet består av detta avtal jämte tillhörande bilagor samt övriga nedan angivna handlingar.
Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om handlingarna innehåller oklarheter eller
uppgifter som strider mot varandra ska handlingarna gälla i följande ordning om inte
omständigheterna uppenbarligen föranleder annat:
1.
2.
3.
4.
Skriftliga ändringar och tillägg till avtalet, undertecknade av båda parter
Upprättat avtal
Anbud
Förfrågningsunderlag med bilagor
Avtalstid
Avtalet gäller 2012-11-01 – 2014-10-31 med möjlighet för beställaren till årsvis förlängning
maximalt 2 ggr. Förlängning ska vara skriftlig. Begäran om förlängning bör ske senast tre (3)
månader innan förlängningen träder i kraft.
Priser
Priserna är fasta i fem första månader enligt anbudssvaret.
Prisändringar
Prisändringar får ske högst fyra gånger per år, med för er bibehållna procentmarginal,
angiven i kronor och ören, första måndagen i september, november, februari och maj.
Till aviserade prisjusteringar ska utan anmodan bifogas producentens/tillverkarens underlag
med justerat belopp och motivering.
Begäran om prisändringar ska vara beställaren tillhanda senast 28 dagar innan de träder i
kraft för att äga giltighet; senare inkommen begäran kommer att beaktas först inför nästa
möjliga prisförändringstillfälle.
Retroaktiva prishöjningar godkänns ej.
Kommersiella villkor
2012-08-14
Dnr: 12KS/0414
2(5)
Kan överenskommelse om nytt pris ej träffas äger båda parter rätt att skriftligen säga upp
avtalet med 6 månaders uppsägningstid.
Under uppsägningstiden gäller den senast träffade prisöverenskommelsen.
Avrop/beställning
Avrop av lagervaror ska kunna ske senast två (2) dagar innan leverans. Vid beställning av
s.k. beställningsvara ska säljaren uppge villkor för det. I stället för: För att undvika
restnoterad order eller annan leveransavvikelse ska leverantören informera beställaren
redan vid avropstillfället när risk föreligger att beställd produkt inte finns i lager vid
leveranstillfället.
Delade förpackningar
Ett stort antal produkter upphandlas per styck. Leverantören förbinder sig att leverera dessa i
styck under hela avtalsperioden om inget annat överenskommits. Ingen kostnad ska utgå för
delade förpackningar.
Allmänt om leveranser
Leverantören förbinder sig att leverera livsmedel till beställande enheter inom kommunen till
de villkor som anges i detta förfrågningsunderlag samt i de kommersiella villkoren.
Beställande enheter framgår av bilaga 3 "Leveransadresser". Ändrade förhållanden för
beställarens enheter kan innebära att antalet leveransställen kan variera och
leveransvolymen ändras under avtalstiden i takt med att gamla enheter försvinner.
Leveranser
Leveransvillkor
Leverans av beställda varor ska ske till respektive enhets varumottagning, innanför dörr. För
enheter på skärgårdsöar utan vägförbindelse sker leverans på anvisad kaj på fastland, där
den hämtas av kommunens personal. Livsmedelsleverantören sköter således inte båt
transporten. Vid leverans ska särskild försiktighet iakttas så att olyckor inte inträffar på
skolgårdar eller vid förskolor. Leverans på EU-pallar godkänns inte. Låneemballage,
lastpallar och burar med mellanlägg ska återtas av leverantören utan särskild kostnad vid
varje ny leverans.
Packning
Burar ska inte packas högre än burens maxhöjd, tunga varor ska inte packas ovanpå lättare
varor. Inget ska packas ovanpå känsliga varor som exempelvis ägg. Kylda, frysta och ej
kylda varor ska inte packas tillsammans. Packning ska ske sammanhållet per produktgrupp.
Hållbarhet vid leverans
Levererade produkter ska vid leveranstillfället ha en hållbarhet på:
Minst tre dagar för färska köttprodukter, minst fem dagar för övriga kylda livsmedel, minst tre
månader för frysta livsmedel.
Leveransavgifter
Fritt anvisad leveransadress. Leverantören ska ange eventuella leveransavgifter, vilken
nedre gräns som gäller och vilken avgift i kr som kommer att tas ut.
Kommersiella villkor
2012-08-14
Dnr: 12KS/0414
3(5)
Leveranstider
Leverans ska ske mellan klockan 08.00 14.00 eller efter särskild överenskommelse vid
beställning. Leverans till skolor och äldreomsorg ska ske två dagar i veckan och till förskolor
en dag i veckan.
-
Leveranskontroll
Vid avlämnandet av varor ska nödvändig tid för mottagningskontroll avsättas.
Samtliga leveranser ska kvitteras vid mottagandet av leverans av beställande enhet.
Följesedel inklusive prisuppgift(er) ska medfölja varje leverans. På följesedeln ska förutom
prisuppgifter också framgå antal levererade varor av respektive slag.
Beställaren har inte ansvar för och ska inte debiteras för de varor som inte beställts eller som
inte uppfyller avtalade kvalitets- och miljökrav. Om varor och/eller emballage är skadade ska
dessa varor ersättas med nya, alternativt krediteras efter överenskommelse med beställaren.
Leveransförseningar/utebliven leverans
Vid leveransförseningar/utebliven leverans ska leverantören meddela beställaren via telefon
om detta senast före kl 13 samma dag som leverans ska ske.
Om leverantören anser att leverans inte kan göras inom avtalad tid ska denne, utöver att
meddela beställaren detta, utan extra kostnad för beställaren anskaffa likvärdiga varor för
leverans inom kortast möjliga (avtalad) tid. Parterna ska vara överens om att utbytta varor i
alla avseenden är likvärdiga med vad som har avtalats. Lämnas ingen information om
leveransförsening/utebliven leverans har beställaren rätt att ta ut en avgift på 500 kr per
leveranstillfälle.
Försening som innebär att beställaren bedömer att produkten måste anskaffas från annan
leverantör eller ändringar i matsedlar måste genomföras betraktas alltid som sådan
avsevärd försening som ger beställaren rätt till hävning av avropet.
Fel i leverans
Vid eventuella fel i leveransen ska leverantören utan tilläggskostnad för beställaren
tillhandahålla annan motsvarande vara. Parterna ska vara överens om varans fullgodhet.
Ersättningsprodukt
Om en produkt utgår ska denna ersättas av vara med samma eller högre kvalitet till samma
eller lägre pris. Ersättningsprodukt ska omfattas av i ursprungsofferten tillämpade rabatter
och eventuellt anbudsstöd. Produkten ska godkännas av beställaren.
Returvillkor
Vid felaktiga leveranser svarar leverantören för samtliga kostnader.
Emballage
Emballage ska märkas enligt följande:
Batchnummer ska framgå för varje produkt.
Namn på produkten/användningsområde
Producent/leverantör/ursprungsland/fångstplats
Tillverkningsdatum/infrysningsdatum/förpackningsdag och sista förbrukningsdag
Förvaring och hållbarhet
Kommersiella villkor
2012-08-14
Dnr: 12KS/0414
4(5)
Energi och näringsvärde
Nettovikt/nettovolym/färdig produkt
Innehållsdeklaration på svenska
Innehållsdeklaration i fallande ordning
Doserings-/portionstabell samt tillagningsanvisningar
Innehållsförteckning ska vara synlig för mottagaren och får inte täckas över med
annan information etc.
Portionstabell samt tillagningsanvisningar
Förpackningar
Leverantören ska uppfylla kraven för producentansvaret för förpackningar enligt REPAregistret eller motsvarande eller att leverantören har ett eget upprättat system. Produkterna
ska förpackade i emballage i godkända för livsmedel.
Förpackningar med tungmetall innehåll eller PVC (polyvinylklorid) ska inte användas för
efterfrågade varor.
Produktinformation, varuprover och prislistor
Leverantören ska kontinuerligt under avtalsperioden tillhandahålla produktinformation,
prislista m.m. på anbudssortiment till respektive beställare. I prislistan ska pris anges per
kilo/liter/enhet etc. och de ekologiska varorna ska markeras tydligt. Prislista för övrigt
sortiment ska dessa tillhandahållas utan extra kostnad för beställaren. Denna information ska
även sändas till ansvarig upphandlare. Beträffande nya produkter, utgående sortiment och
ersättningsvaror ska presenteras och godkännas skriftligen av, ansvarig upphandlare innan
genomförande. Om möjligt ska ovanstående information spridas via mail.
Uppföljning
Uppföljning av utlovad kvalitet och ställda krav på levererade produkter kommer att ske via
leverantörsförsäkran. Leverantören ska medverka vid uppföljningsmöte två gånger per år.
Beställaren kallar till möte och parterna står för ev. kostnader.
Omförhandling
Vid väsentliga förändringar av förutsättningarna för detta avtal har parterna rätt att begära
nya förhandlingar om villkoren i avtalet. Begäran om omförhandling ska vara skriftlig. Part
ska styrka de förändrade förutsättningarna.
Statistik
Leverantören ska lämna kostnadsfri statistik över fakturerade och godkända leveranser.
Statistiken ska lämnas elektroniskt i Excel fil eller likvärdigt. Statistik lämnas en gång per
kvartal.
Följande uppgifter ska framgå:
Kundnummer = Kundnr
Namn på beställande enhet
Artikelgruppbeskrivning
Ert artikelnummer = Artnr
Benämning på produkten = Benämning
Total kvantitet i kg eller liter
Kommersiella villkor
2012-08-14
Dnr: 12KS/0414
5(5)
Totalt antal kronor per artikelnummer = Kronor (numeriskt)
Märkning av om produkten är upphandlad
Leverantör
Total försäljning per enhet i SEK samt andel ekologiska köp i SEK
Ekologiska inköp per enhet i %
Fakturering och betalningsvillkor
Faktura adress:
Värmdö kommun,
Leverantörsfakturaservice VK 001
Box 101
134 22 Gustavsberg
Referensnamn anges.
Dröjsmålsränta
Dröjsmålsränta enligt räntelagen. Räntefaktura understigande 300 kr betalas ej.
Faktureringsavgift debiteras ej.
Försäkringar
Leverantören ska teckna egna ansvars- och allriskförsäkringar av sådan omfattning att
skador som kan uppstå inom ramen för detta uppdrag täcks. Till avtalsskrivningen ska kopia
på försäkringsbrev redovisas.
Ändringar och tillägg
Parterna ska skriftligen komma överens om ändringar och tillägg.
Omförhandling
Part får påkalla omförhandling av bestämmelser i upprättat avtal om ändrade förhållanden
som gör att bestämmelsen väsentligt motverkar parternas gemensamma förutsättningar.
Anmälan om omförhandling ska ske så snart det åberopade förhållandet blivit känt för den
part som åberopar omförhandlingsrätten och befriar inte part från skyldigheten att fullgöra
berörd avtalsförbindelse.
Kompletteringsköp
Beställaren förbehåller sig rätten till kompletteringsköp från annan leverantör när särskild
anpassning krävs och leverantören tillfrågats men ej kan leverera efterfrågad produkt.
Åtgärder
Åtgärder och påföljder vid brister i tjänstens utförande ska i samråd mellan beställaren och
leverantören påkallas om så krävs för att åtgärda brister i tjänstens utförande. Berörda hos
leverantören är skyldiga att medverka vid sådana överläggningar. Om påtalade brister inte
har åtgärdats inom angiven tid kan detta utgöra skäl för uppsägning av avtalet.
Överlåtelse av avtal
Avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan beställarens skriftliga
medgivande.
Avtalsbrott
Kommersiella villkor
2012-08-14
Dnr: 12KS/0414
6(5)
Om leverantören under avtalsperioden inte uppfyller de åtaganden som avtalet omfattar ska
skriftlig erinran ske av beställaren. Om leverantören två veckor efter att erinran skickats
fortfarande inte uppfyller sina åtaganden kan uppsägning ske med 1 månaders
uppsägningstid. Under uppsägningstiden fortsätter avtalets villkor och priser att gälla.
Hävning
Beställaren har rätt att med omedelbar verkan häva avtalet om leverantören gör sig skyldig
till avtalsbrott genom att brista i sina åtaganden enligt detta avtal.
Tvistelösning
Tvist på grund av avtalet, som inte slutligt avgjorts i förenklad tvistelösning, ska avgöras
genom allmän domstol oberoende av belopp.
Force majeure
Om part på grund av myndighetsåtgärd, krigshändelse, bojkott, strejk, blockad eller annan
omständighet som han inte kan råda över är förhindrad att fullgöra sina åtaganden enligt
detta avtal ska han i nödvändig omfattning vara befriad från desamma. Föreligger
ovannämnda omständigheter har beställaren rätt att så det består själv utföra leverantörens
åtaganden. Ersättningen till leverantören reduceras i den grad vilket åtagande inte kan
fullgöras.
Parterna ska informera varandra om det föreligger omständigheter som kan föranleda
tillämpning av denna bestämmelse.
