Kommersiella villkor 2012-08-14 Dnr: 12KS/0414 1(5) AVTALSVILLKOR Denna dag har följande avtal ”Avtalets namn” träffats mellan Leverantör: Org nr Kontaktperson: Tfn: E-post: Beställare: Org nr Kontaktperson: Tfn: E-post: Omfattning Leverans av livsmedel enligt bifogade produktspecifikationer, för uttag vid behov under avtalstiden. Avtalet och handlingarnas inbördes ordning Avtalet består av detta avtal jämte tillhörande bilagor samt övriga nedan angivna handlingar. Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om handlingarna innehåller oklarheter eller uppgifter som strider mot varandra ska handlingarna gälla i följande ordning om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat: 1. 2. 3. 4. Skriftliga ändringar och tillägg till avtalet, undertecknade av båda parter Upprättat avtal Anbud Förfrågningsunderlag med bilagor Avtalstid Avtalet gäller 2012-11-01 – 2014-10-31 med möjlighet för beställaren till årsvis förlängning maximalt 2 ggr. Förlängning ska vara skriftlig. Begäran om förlängning bör ske senast tre (3) månader innan förlängningen träder i kraft. Priser Priserna är fasta i fem första månader enligt anbudssvaret. Prisändringar Prisändringar får ske högst fyra gånger per år, med för er bibehållna procentmarginal, angiven i kronor och ören, första måndagen i september, november, februari och maj. Till aviserade prisjusteringar ska utan anmodan bifogas producentens/tillverkarens underlag med justerat belopp och motivering. Begäran om prisändringar ska vara beställaren tillhanda senast 28 dagar innan de träder i kraft för att äga giltighet; senare inkommen begäran kommer att beaktas först inför nästa möjliga prisförändringstillfälle. Retroaktiva prishöjningar godkänns ej. Kommersiella villkor 2012-08-14 Dnr: 12KS/0414 2(5) Kan överenskommelse om nytt pris ej träffas äger båda parter rätt att skriftligen säga upp avtalet med 6 månaders uppsägningstid. Under uppsägningstiden gäller den senast träffade prisöverenskommelsen. Avrop/beställning Avrop av lagervaror ska kunna ske senast två (2) dagar innan leverans. Vid beställning av s.k. beställningsvara ska säljaren uppge villkor för det. I stället för: För att undvika restnoterad order eller annan leveransavvikelse ska leverantören informera beställaren redan vid avropstillfället när risk föreligger att beställd produkt inte finns i lager vid leveranstillfället. Delade förpackningar Ett stort antal produkter upphandlas per styck. Leverantören förbinder sig att leverera dessa i styck under hela avtalsperioden om inget annat överenskommits. Ingen kostnad ska utgå för delade förpackningar. Allmänt om leveranser Leverantören förbinder sig att leverera livsmedel till beställande enheter inom kommunen till de villkor som anges i detta förfrågningsunderlag samt i de kommersiella villkoren. Beställande enheter framgår av bilaga 3 "Leveransadresser". Ändrade förhållanden för beställarens enheter kan innebära att antalet leveransställen kan variera och leveransvolymen ändras under avtalstiden i takt med att gamla enheter försvinner. Leveranser Leveransvillkor Leverans av beställda varor ska ske till respektive enhets varumottagning, innanför dörr. För enheter på skärgårdsöar utan vägförbindelse sker leverans på anvisad kaj på fastland, där den hämtas av kommunens personal. Livsmedelsleverantören sköter således inte båt transporten. Vid leverans ska särskild försiktighet iakttas så att olyckor inte inträffar på skolgårdar eller vid förskolor. Leverans på EU-pallar godkänns inte. Låneemballage, lastpallar och burar med mellanlägg ska återtas av leverantören utan särskild kostnad vid varje ny leverans. Packning Burar ska inte packas högre än burens maxhöjd, tunga varor ska inte packas ovanpå lättare varor. Inget ska packas ovanpå känsliga varor som exempelvis ägg. Kylda, frysta och ej kylda varor ska inte packas tillsammans. Packning ska ske sammanhållet per produktgrupp. Hållbarhet vid leverans Levererade produkter ska vid leveranstillfället ha en hållbarhet på: Minst tre dagar för färska köttprodukter, minst fem dagar för övriga kylda livsmedel, minst tre månader för frysta livsmedel. Leveransavgifter Fritt anvisad leveransadress. Leverantören ska ange eventuella leveransavgifter, vilken nedre gräns som gäller och vilken avgift i kr som kommer att tas ut. Kommersiella villkor 2012-08-14 Dnr: 12KS/0414 3(5) Leveranstider Leverans ska ske mellan klockan 08.00 14.00 eller efter särskild överenskommelse vid beställning. Leverans till skolor och äldreomsorg ska ske två dagar i veckan och till förskolor en dag i veckan. - Leveranskontroll Vid avlämnandet av varor ska nödvändig tid för mottagningskontroll avsättas. Samtliga leveranser ska kvitteras vid mottagandet av leverans av beställande enhet. Följesedel inklusive prisuppgift(er) ska medfölja varje leverans. På följesedeln ska förutom prisuppgifter också framgå antal levererade varor av respektive slag. Beställaren har inte ansvar för och ska inte debiteras för de varor som inte beställts eller som inte uppfyller avtalade kvalitets- och miljökrav. Om varor och/eller emballage är skadade ska dessa varor ersättas med nya, alternativt krediteras efter överenskommelse med beställaren. Leveransförseningar/utebliven leverans Vid leveransförseningar/utebliven leverans ska leverantören meddela beställaren via telefon om detta senast före kl 13 samma dag som leverans ska ske. Om leverantören anser att leverans inte kan göras inom avtalad tid ska denne, utöver att meddela beställaren detta, utan extra kostnad för beställaren anskaffa likvärdiga varor för leverans inom kortast möjliga (avtalad) tid. Parterna ska vara överens om att utbytta varor i alla avseenden är likvärdiga med vad som har avtalats. Lämnas ingen information om leveransförsening/utebliven leverans har beställaren rätt att ta ut en avgift på 500 kr per leveranstillfälle. Försening som innebär att beställaren bedömer att produkten måste anskaffas från annan leverantör eller ändringar i matsedlar måste genomföras betraktas alltid som sådan avsevärd försening som ger beställaren rätt till hävning av avropet. Fel i leverans Vid eventuella fel i leveransen ska leverantören utan tilläggskostnad för beställaren tillhandahålla annan motsvarande vara. Parterna ska vara överens om varans fullgodhet. Ersättningsprodukt Om en produkt utgår ska denna ersättas av vara med samma eller högre kvalitet till samma eller lägre pris. Ersättningsprodukt ska omfattas av i ursprungsofferten tillämpade rabatter och eventuellt anbudsstöd. Produkten ska godkännas av beställaren. Returvillkor Vid felaktiga leveranser svarar leverantören för samtliga kostnader. Emballage Emballage ska märkas enligt följande: Batchnummer ska framgå för varje produkt. Namn på produkten/användningsområde Producent/leverantör/ursprungsland/fångstplats Tillverkningsdatum/infrysningsdatum/förpackningsdag och sista förbrukningsdag Förvaring och hållbarhet Kommersiella villkor 2012-08-14 Dnr: 12KS/0414 4(5) Energi och näringsvärde Nettovikt/nettovolym/färdig produkt Innehållsdeklaration på svenska Innehållsdeklaration i fallande ordning Doserings-/portionstabell samt tillagningsanvisningar Innehållsförteckning ska vara synlig för mottagaren och får inte täckas över med annan information etc. Portionstabell samt tillagningsanvisningar Förpackningar Leverantören ska uppfylla kraven för producentansvaret för förpackningar enligt REPAregistret eller motsvarande eller att leverantören har ett eget upprättat system. Produkterna ska förpackade i emballage i godkända för livsmedel. Förpackningar med tungmetall innehåll eller PVC (polyvinylklorid) ska inte användas för efterfrågade varor. Produktinformation, varuprover och prislistor Leverantören ska kontinuerligt under avtalsperioden tillhandahålla produktinformation, prislista m.m. på anbudssortiment till respektive beställare. I prislistan ska pris anges per kilo/liter/enhet etc. och de ekologiska varorna ska markeras tydligt. Prislista för övrigt sortiment ska dessa tillhandahållas utan extra kostnad för beställaren. Denna information ska även sändas till ansvarig upphandlare. Beträffande nya produkter, utgående sortiment och ersättningsvaror ska presenteras och godkännas skriftligen av, ansvarig upphandlare innan genomförande. Om möjligt ska ovanstående information spridas via mail. Uppföljning Uppföljning av utlovad kvalitet och ställda krav på levererade produkter kommer att ske via leverantörsförsäkran. Leverantören ska medverka vid uppföljningsmöte två gånger per år. Beställaren kallar till möte och parterna står för ev. kostnader. Omförhandling Vid väsentliga förändringar av förutsättningarna för detta avtal har parterna rätt att begära nya förhandlingar om villkoren i avtalet. Begäran om omförhandling ska vara skriftlig. Part ska styrka de förändrade förutsättningarna. Statistik Leverantören ska lämna kostnadsfri statistik över fakturerade och godkända leveranser. Statistiken ska lämnas elektroniskt i Excel fil eller likvärdigt. Statistik lämnas en gång per kvartal. Följande uppgifter ska framgå: Kundnummer = Kundnr Namn på beställande enhet Artikelgruppbeskrivning Ert artikelnummer = Artnr Benämning på produkten = Benämning Total kvantitet i kg eller liter Kommersiella villkor 2012-08-14 Dnr: 12KS/0414 5(5) Totalt antal kronor per artikelnummer = Kronor (numeriskt) Märkning av om produkten är upphandlad Leverantör Total försäljning per enhet i SEK samt andel ekologiska köp i SEK Ekologiska inköp per enhet i % Fakturering och betalningsvillkor Faktura adress: Värmdö kommun, Leverantörsfakturaservice VK 001 Box 101 134 22 Gustavsberg Referensnamn anges. Dröjsmålsränta Dröjsmålsränta enligt räntelagen. Räntefaktura understigande 300 kr betalas ej. Faktureringsavgift debiteras ej. Försäkringar Leverantören ska teckna egna ansvars- och allriskförsäkringar av sådan omfattning att skador som kan uppstå inom ramen för detta uppdrag täcks. Till avtalsskrivningen ska kopia på försäkringsbrev redovisas. Ändringar och tillägg Parterna ska skriftligen komma överens om ändringar och tillägg. Omförhandling Part får påkalla omförhandling av bestämmelser i upprättat avtal om ändrade förhållanden som gör att bestämmelsen väsentligt motverkar parternas gemensamma förutsättningar. Anmälan om omförhandling ska ske så snart det åberopade förhållandet blivit känt för den part som åberopar omförhandlingsrätten och befriar inte part från skyldigheten att fullgöra berörd avtalsförbindelse. Kompletteringsköp Beställaren förbehåller sig rätten till kompletteringsköp från annan leverantör när särskild anpassning krävs och leverantören tillfrågats men ej kan leverera efterfrågad produkt. Åtgärder Åtgärder och påföljder vid brister i tjänstens utförande ska i samråd mellan beställaren och leverantören påkallas om så krävs för att åtgärda brister i tjänstens utförande. Berörda hos leverantören är skyldiga att medverka vid sådana överläggningar. Om påtalade brister inte har åtgärdats inom angiven tid kan detta utgöra skäl för uppsägning av avtalet. Överlåtelse av avtal Avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan beställarens skriftliga medgivande. Avtalsbrott Kommersiella villkor 2012-08-14 Dnr: 12KS/0414 6(5) Om leverantören under avtalsperioden inte uppfyller de åtaganden som avtalet omfattar ska skriftlig erinran ske av beställaren. Om leverantören två veckor efter att erinran skickats fortfarande inte uppfyller sina åtaganden kan uppsägning ske med 1 månaders uppsägningstid. Under uppsägningstiden fortsätter avtalets villkor och priser att gälla. Hävning Beställaren har rätt att med omedelbar verkan häva avtalet om leverantören gör sig skyldig till avtalsbrott genom att brista i sina åtaganden enligt detta avtal. Tvistelösning Tvist på grund av avtalet, som inte slutligt avgjorts i förenklad tvistelösning, ska avgöras genom allmän domstol oberoende av belopp. Force majeure Om part på grund av myndighetsåtgärd, krigshändelse, bojkott, strejk, blockad eller annan omständighet som han inte kan råda över är förhindrad att fullgöra sina åtaganden enligt detta avtal ska han i nödvändig omfattning vara befriad från desamma. Föreligger ovannämnda omständigheter har beställaren rätt att så det består själv utföra leverantörens åtaganden. Ersättningen till leverantören reduceras i den grad vilket åtagande inte kan fullgöras. Parterna ska informera varandra om det föreligger omständigheter som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse.