Projektledning Del 1
Organisation, Faser och Struktur
Henrik Tham
Avd. Industriell Teknik
Inst. Teknikvetenskaper
Dagens
föreläsning
• Organisation
Hur påverkar organisationsformen
möjligheterna att driva projekt
• Faser
Vilka olika faser genomgår ett
projekt och vad bör beaktas
• Struktur
Vad är struktur och hur kan det
både hjälpa och stjälpa ett projekt
Olika typer av organisationer
Linjeorganisationen
• Hierarkiskt uppbyggd
organisationsform där
varje medarbetare
endast har en enda
direkt överordnad chef.
• Organisationsform
utmärks av en strikt
fördelning av
arbetsuppgifter, ansvar
och befogenheter
Exempel på linjeorganisation med
funktionell indelning
Matrisorganisation
• Organisationsform som frångår
principen att varje anställd ska
vara ansvarig inför endast en chef.
• Verksamheten är istället indelad i
olika dimensioner, t ex en
produktdimension, en regional
dimension och en
affärsområdesdimension, med en
chef i varje dimension.
• Matrisorganisation förekommer
ofta i projektintensiva företag.
Exempel på en matrisorganisation
CEO
VP product
management
VP R&D
VP Production
VP Marketing
CFO
Product
Manager A
A
A
A
A
Product
Manager B
B
B
B
B
Product
Manager …
C
C
C
C
”Svag matris”
• Funktionsansvariga LC kontrollerar
personal och resurser
• Behovet av tvärfunktionella projekt är
erkänt
• Projektledaren har kontaktpersoner i de
olika funktionerna och koordinerar
projektets aktiviteter inom de ramar
som respektive linjechef satt.
• Projektledaren underordnad linjechefen,
konflikter hamnar i företagsledningen
”Stark matris”
• Funktionsansvariga LC tillhandahåller
personal och resurser
• Tvärfunktionella projekt prioriteras
• Projektledaren begär resurser från
respektive LC och koordinerar dessa
resurser
• Projektledaren överordnad linjechefen,
konflikter hamnar hos företagsledningen
eller löses i ett projektkontor
Projektorganisation
• Projekt innebär att resurser lyfts
ur funktions-organisationen och
ställs till projektledarens
förfogande
• Inlånade resurser kan också
förekomma
• Projektledaren driver projektet
inom satta ramar, lyder enbart
sin styrgrupp
Projekt & Organisationstyper - 4 fall
(A) Funktionell Organisation
(B) Matrisorganisation med en
"lättviktsprojektledare"
Linje
Chef (LC)
Projekt
ledare
(PL)
Ingenjšrer
LC
PL
Kontaktperson
LC
LC
LC
LC
LC
PL
(C) Matrisorganisation med
"Tungvikts PL"
(D) Projektorganisation
Fördelar och nackdelar ur
projektperspektiv
Organisation
Fördelar
Nackdelar
Linje
+ Lättare att oberoende
utveckla funktioner
- Suboptimering och
”politik”
- Tid och kostnad
Matris
+ Funktion
+ (Tid och kostnad)
- Auktoritetsgap
- Oklara ansvar
Projekt
+ Tid och kostnad
- Brist på funktionell
experter och advokater
• Ur organisatorisk synpunkt är det även viktigt att beakta
förhållanden till beställare, styrgrupp och referensgrupper
• Undvik alltid att ha mer än en styrande instans
• Beakta även att ”hybrider” är möjliga (särkilt i större org.)
Hur ska projektet organiseras
praktiskt?
• Projektorganisationer
ser normalt ut såhär
• Det är endast styrkan
på förhållanden mellan
inblandade som skiljer
• Igen, aldrig mer än en
styrgrupp
• Beställaren kan dock
vara din ”styrgrupp”
Beställare
Styrgrupp
Referensgrupper
Projektledare /
koordinator
Projektmedlemmar
Case hjälporganisation: Organisation
Bakgrund och utmaningar
Föreslagna förändringar
•
•
Organisationen består förenklat av
ledning, ”regionala byråer”
(divisioner) nya projektkontoret
och ledningen
•
Det är mycket svårt att få regionala
byråer att prioritera projekten
•
Projektkontoret saknar maktmedel
att genomdriva projekt - ”regionala
prioriteringar” har alltid företräde
•
Föreslagen lösningen är att ge
projektkontor makt över egna
budgetmedel, samt även utöka
incitament att delta i projekten
•
•
En större global hjälporganisation
(HO) har under de senaste åren i
allt större utsträckning tvingats
söka ”extern” finansiering, i takt
med att de statliga bidragen sinar
Externa finansiärer ställer dock
krav på samarbete tvärs regioner
och vill se ”tematiska” globala
projekt, men HO har svårt att driva
dessa trots att man instiftat ett
projektkontor just för ändamålet
En utredning tillsätts för att ta
fram förbättringsförslag
Summering organisation
Matris
Linje
Projektifierad
Svag
Balanserad
Stark
Projektledning
ens auktoritet
Ingen
Begränsad
Låg
Moderat
Hög/Total
Medarbetare
Heltid
Ingen
0-25%
15-60%
50-95%
85-100%
Projektledare
Deltid
Deltid
Heltid
Heltid
Heltid
Projektadministratör
Deltid
Deltid
Deltid
Heltid
Heltid
Projektets faser (K5)
Vanliga faser
• Förstudie / Initiering
• Planering
• Realisering
• Överlämning
• Avslut
Case Kraftverk: Faser
Byråkrati?
Byråkrati
•
•
•
•
Strukturer
Rutiner
Protokoll
Regler
Standardiserad
handling
Ideal
• Byta idealet om det exakta till idealet om det välfungerande
• Naturvetenskap till Ingenjörskonst
Projektet som
dokument (K6)
• Projektdirektiv
• Projektspecifikation
• Progressrapport
• Slutrapport
Projektdirektiv
• Beställningen av
projektet
• Motiv till
projektet (vad är
problemet)
• Förstudie?
http://echosphere.net/star_trek_insp/
Projektspecifikationen
• Motiv, avsikt & omgivning
• Projektresultat &
avgränsning
• Projektplaner
• Projektorganisation
• Överlämning och avslutning
Progressrapport
• Delresultat och status
• Uppskattningar av
återstående arbete
• Förslag till åtgärder
Slutrapport
• Bakgrund, Syfte &
omfattning
• Förändringar av mål, Krav,
genomförande, Bedömning
av resultat
• Viktiga iakttagelser /
erfarenheter
Slutligen - Keep it simple
• De flesta projekt är inte ett
nytt kärnkraftverk - undvik
överdriven byråkrati
• Följ dock formerna, men
håll det enkelt
• Former finns där av en
anledning, och om de inte
följs kommer det hållas mot
projektet av motståndare
• Samtliga dokument har en
god funktion, men kan
vanligtvis förenklas
Keep it simple - Exempel
• Om direktiv / specifikation saknas, skriv
ett ”informationsblad” (anta aldrig)
• Officiellt för att informera, men blir även
indirekt ett godkänt direktiv/specifikation
• Skriv alltid enkla mötesanteckningar de
ger ett ”tolkningsföreträde” = inflytande
• Statusrapportera, men håll det enkelt
• Lyft upp risker / problem på ett neutralt
sätt och föreslå lösningar
• Ta samtliga ”slutversioner” och bränn på
CD eller liknande (enklare slutrapport)
Statusrapport v36
Genomförda aktiviteter
• Intervjuver med HR
• …
Planerade aktiviteter
• Workshop 22/9
• …
Risker och problem
• Återbud till workshop
• …
Beslutspunkter
• Intervjufasen godkänd
och avslutad
• …
Summering
• Var medveten om i vilken
typ av organisation
projektet bedrivs och
anpassa upplägget
• Projektets faser är nästan
alltid desamma, även om
olika begrepp förekommer
• Struktur (byråkrati) kan
både hjälpa och stjälpa ett
projekt
