KOMMERSIELLA VILLKOR AVTALSPARTER I upphandling / har nedanstående parter, Upphandlingscenter och leverantören, träffat följande avtal: UPPHANDLINGSCENTER / LEVERANTÖREN / 1.0 1.1 KOMMERSIELLA VILLKOR OMFATTNING 1.1.1 Avropsberättigade myndigheter Följande myndigheter är avropsberättigade på avtalet: Beställare Organisationsnummer Borlänge kommun 21 20 00 - 2239 Falu kommun Ludvika kommun Gagnefbostäder AB 21 20 00 - 2221 21 20 00 – 2270 55 65 27 – 7463 Volym (tkr) per år Trycksaker/ Exponeringsprodukter 1 000/ 300 1 600/ 400 400 / 100 10 / 5 Hemsida www.borlange.se www.falun.se www.ludvika.se www.gagnef.se Avropsberättigade myndigheter benämns fortsättningsvis beställare. Volymuppgifter baseras på tillgänglig statistik och uppskattning samt kan komma att såväl över- som underskridas. Leverantören ska leverera det faktiska behovet. 1.2 AVTALSTID Detta avtal gäller från och med avtalets tecknande och 24 månader framåt med med rätt till förlängning i högst upp till 12 + 12 månader med oförändrade villkor. Upphandlingscenter meddelar leverantören senast sex (6) månader innan avtalets slutdatum om förlängningsmöjligheten kommer att nyttjas. 1.3 BESTÄLLNINGAR/AVROP Görs av respektive enhet. I beställningen ska anges produkt, antal, önskad leveransdag. 1.3.1 Trycksaker Rangordnat avtal vid beräknat värde under 15 000 sek. Förnyad konkurrens vid ett beräknat värde över 15 000 sek. Maximalt kan det bli tre(3) leverantörer på detta avtal förutsatt att så många kvalificerade anbud inkommer. För både rangordnat avrop och förnyad konkurrens gäller att svarar inte anbudsgivaren inom rätt svarstid på avropsförfrågan gäller att den inte har för avsikt att lämna offert. Avrop ska vara skriftliga eller via e-post. Avrop kan omfatta flera trycksaker, värdet är summan av hela avropsförfrågan. Vid avrop anges önskat papper (inlaga, omslag), antal exemplar, leveransdag mm som kan vara aktuellt. 1(8) KOMMERSIELLA VILLKOR Beställaren ska även vid avrop ange om man önskar ett provtryck för godkännande innan den slutliga produktionen görs. Vid beställning ska orderbekräftelse omgående skickas till beställare. I det fall när beställare är osäker på om värdet överstiger 15 000 ska den leverantör som är rangordnad etta inom en arbetsdag på begäran av beställaren ange värdet av tänkt beställning så att beställare kan göra rätt typ av avrop. Rangordnat avtal vid beräknat värde under 15 000 sek: För ett avrop upp till 15 000 sek är leverantörerna rangordnade, dvs rangordnat avtal, rangordningen bestäms av utvärderingen, den leverantör som lämnat totalt lägsta pris för trycksaker rangordnas etta osv. Beställare ska vända sig till leverantör som är rangordnad etta först och därefter tvåan osv. Om leverantör som är rangordnad etta tackar nej mer än tre gånger under ett år så förbehåller beställaren sig rätten att flytta ner den leverantören till en lägre rangordning (gäller ej akuta jobb som anges nedan). Eftersom det kan förekomma behov av akuta jobb till ett värde av maximalt 10 000 sek vid ett avropstillfälle så är leverantörens svarstid på denna avropsförfrågan två (2) timmar (kontorstid 7:30-16:30). Leveranstiden kan i undantagsfall vara samma dag upp till tre dagar efter avrop, leveransdag anges i avropet. Kan inte anbudsgivare som är rangordnad etta göra detta jobb inom föreskriven tid går avropsförfrågan vidare till tvåan osv. Förnyad konkurrens vid ett beräknat värde över 15 000 sek: Vid högre värde, när beställaren uppskattar att värdet kan vara över 15 000 sek görs en förnyad konkurrensutsättning. Leverantör ska lämna offert inom 48 timmar (helgdagar räknas inte) ex sänds en förfrågan på fredag kl 15:00 så ska anbudsgivaren lämnat pris senast tisdag veckan därpå kl 14:59. 48 timmars svarstid gäller om inte längre svarstid angivits i avropsförfrågan. 1.3.2 Exponeringsprodukter Rangordnat avtal vid beräknat värde under 15 000 sek. Förnyad konkurrens vid ett beräknat värde över 15 000 sek. Maximalt kan det bli tre(3) leverantörer på detta avtalförutsatt att så många kvalificerade anbud inkommer. För både rangordnat avrop och förnyad konkurrens gäller att svarar inte anbudsgivaren inom rätt svarstid på avropsförfrågan gäller att den inte har för avsikt att lämna offert. Avrop ska vara skriftliga eller via e-post. Avrop kan omfatta flera exponeringsprodukter, värdet är summan av hela avropsförfrågan. Vid beställning ska orderbekräftelse omgående skickas till beställare. I det fall när beställare är osäker på om värdet överstiger 15 000 ska den leverantör som är rangordnad etta inom en arbetsdag på begäran av beställaren ange värdet av tänkt beställning så att beställare kan göra rätt typ av avrop. Rangordnat avtal vid beräknat värde under 15 000 sek: För ett avrop upp till 15 000 sek är leverantörerna rangordnade, dvs rangordnat avtal, rangordningen bestäms av utvärderingen, den leverantör som lämnat totalt 2(8) KOMMERSIELLA VILLKOR lägsta pris för trycksaker rangordnas etta osv. Beställare ska vända sig till leverantör som är rangordnad etta först och därefter tvåan osv. Om leverantör som är rangordnad etta tackar nej mer än tre gånger under ett år så förbehåller beställaren sig rätten att flytta ner den leverantören till en lägre rangordning (gäller ej akuta jobb som anges nedan). Eftersom det kan förekomma behov av akuta jobb till ett värde av maximalt 10 000 sek vid ett avropstillfälle så är leverantörens svarstid på denna avropsförfrågan två (2) timmar (kontorstid 7:30-16:30). Leveranstiden kan i undantagsfall vara samma dag upp till tre arbetsdagar efter avrop, leveransdag anges i avropet. Kan inte anbudsgivare som är rangordnad etta göra detta jobb inom föreskriven tid går avropsförfrågan vidare till tvåan osv. Förnyad konkurrens vid ett beräknat värde över 15 000 sek: Vid högre värde, när beställaren uppskattar att värdet kan vara över 15 000 sek görs en förnyad konkurrensutsättning. Leverantör ska lämna offert inom 48 timmar (helgdagar räknas inte) ex sänds en förfrågan på fredag kl 15:00 så ska anbudsgivaren lämnat pris senast tisdag veckan därpå kl 14:59. 48 timmars svarstid gäller om inte längre svarstid angivits i avropsförfrågan. 1.3.3 Kopiering- och sammanträdesservice Avtal med en leverantör. Beställningsrutiner sker enligt överenskommelse med leverantören. 1.4 PRIS OCH PRISJUSTERING Eventuella start- och ställkostnader ska ingå i offererade priser. Priserna ska vara fasta till och med därefter kan ersättningen justeras enligt Nettoprisindex, NPI med basmånad november 2013 och uppräkningsmånad november 2014. Prisändringar +/- 2 % justeras inte. Part har rätt utifrån indexförändring begära prisjustering, eventuell prisändringsförslag ska lämnas skriftligt, med indexuppräkning fyra (4) veckor före prisändringens ikraftträdande. Prisjustering kan göras en gång per år och är fast i minst 1 år. Prisjustering kan ej göras/gälla retroaktivt. Vid eventuell ändring under avtalstiden ska leverantören tillhandahålla en uppdaterad prisbilaga i excel format inom 10 arbetsdagar. 1.5 KAMPANJPRIS Vid eventuell kampanjpris på avtalsvara ska det lägre priset gälla. Det är leverantören som ser till att detta sker. 1.6 ÄNDRINGSBEGÄRAN VIA E-AVROP Funktionen ändringsbegäran på avtalets sida på e-avrop.com (https://www.eavrop.com/upphandlingscenterfbr/e-Avtal/Defult.aspx) ska användas då säljaren önskar ändra eller uppdatera text avseende avtalet. Detta gäller även uppdatering av kontaktuppgifter, prisjustering m.m. 1.7 MOMS Moms tillkommer på samtliga priser. 1.8 RETURER/GARANTIER 3(8) KOMMERSIELLA VILLKOR Vid felleverans eller felaktigheter i varor ska returtjänsten vara kostnadsfri för beställaren. De returtjänster som finns ska anges i anbudet. Avroparen ska kunna skicka retur direkt mot ramavtalsleverantören, oavsett vad returen avser. Garantitid enligt köplagen, undantaget är banderoller, vepa samt Rollups ( i Grupp 2 Exponeringsprodukter) där 3 års beständighet gäller på banderroller och 3 år på kassettens funktion för Rollups. 1.9 BETALNINGSVILLKOR För betalning av faktura gäller 30 dagars betalningstid från rättvisande fakturas ankomstdag. Om förfallodagen infaller på en lördag eller helgdag erlägger beställaren betalning på närmast följande bankdag. Fakturerings- och expeditionsavgifter godkänns inte. Dröjsmålsränta accepteras enligt räntelagen. Om eventuell försenad betalning kan härledas till felaktig eller ofullständig faktura accepteras inte dröjsmålsränta. I det fall faktura överlämnas till finansbolag ska villkoren i avtalet mellan parterna gälla även för dem. 1.10 FÖLJESEDLAR OCH FAKTUROR Följesedel sänds med godset till mottagaren. Beställarens namn + referenskod, antal kolli per beställning, leveransadress samt beställningsnummer ska anges på transport- och följehandlingar. En faktura per avrop/beställning. Följesedelns nummer ska kunna härledas till fakturan. Aktuella fakturaadresser meddelas i samband med avtalstecknande/beställning. Borlänge, Falun och Ludvika kommuners fakturor skannas f.n. via externt företag. Fakturorna ska skickas till: Borlänge kommun Box 309 737 26 FAGERSTA Falu kommun Fakturaenheten, Box 812 791 29 FALUN Ludvika kommun Box 184 771 24 LUDVIKA Gagnef Bostäder ab 1.11 785 80 GAGNEF ELEKTRONISK HANDEL OCH FAKTURAHANTERING Kommunerna är i olika faser i sina e-handels- och fakturaprocesser. Ett första steg i utveckling mot e-handel är införande av e-fakturor. Val av lösning bestäms av respektive kommun. Ett gemensamt grundkrav är att leverantören på anmodan av respektive kommun: ska kunna skicka prislista (t ex excel eller pricat) ska kunna ta emot en beställning elektroniskt (tex e-post eller EDI-order) ska kunna skicka en elektronisk faktura enligt SFTI standard (det finns portallösningar kostnadsfritt) Fakturorna måste märkas med en referenskod i fältet ”Er referens” som beställaren uppger vid beställning. Uppges ingen referenskod får inte beställningen verkställas. Gäller samtliga fakturor oberoende hantering. Fakturorna ska innehålla: - fakturanummer - fakturadatum - fakturabelopp - momsbelopp - kostnadsställe - referenskod - bankgironummer och/alt plusgironummer - organisationsnummer/VAT-nummer 4(8) KOMMERSIELLA VILLKOR 1.12 LEVERANSVILLKOR 1.12.1 Trycksaker och Exponeringsprodukter Levereras ska ske fritt anvisad plats leverantören ska försäkra sig om att beställare eller annan person hos beställaren finns på plats för mottagning av beställda varor. Leverans ska ske inom 7 arbetsdagar efter godkänd orderbekräftelse under mottagarens ordinarie arbetstid, såvida annan överenskommelse inte träffats. Undantaget är akut jobb som kan variera mellan noll och tre arbetsdagars leveranstid. Avropat materiel skall vara emballerat för att undvika skada, märkt med innehåll, antal samt beställare så att mottagningskontrollen underlättas. Varje kolli får inte väga mer än 15 kg. 1.12.2 Kopiering- och sammanträdesservice Levereras ska ske till anvisad plats. Leverans ska ske enligt önskemål från kommunen, akuta jobb kan kräva att leverans ska ske samma dag. Leverantören ska försäkra sig om att beställare eller annan person hos beställaren finns på plats för mottagning av beställda varor. Avropat materiel skall vara emballerat för att undvika skada, märkt med innehåll, antal samt beställare så att mottagningskontrollen underlättas. Varje kolli får inte väga mer än 15 kg. Leverantören ska i största möjliga mån samdistribuera avrop till beställaren, skriftlig överenskommelse vid varje utkörning/budservice ska ske med ansvarig beställare. Beställningar ska inte ligga mer än 5 arbetsdagar hos leverantören om inte annat överenskommits. 1.13 VITE Vite ska utgå för varje påbörjad sjudagarsperiod som förseningen varar med 2 % av värdet av den del av godset som till följd av förseningen inte kunnat tas i avsett bruk. Dock ska vitet i sin helhet inte överstiga 15 % av sagda värde. 1.14 LEVERANSADRESS För Trycksaker och Exponeringsprodukter: till enheter inom respektive beställare. Under avtalstiden kan nya enhet tillkomma och avgå. Vid tillkommande enheter ska samma villkor gälla även dessa. För Kopiering- och sammanträdesservice: till Borlänge kommun, adress framgår av prisbilagan. Option ingår för Falu kommun om de i framtiden önskar avropa denna tjänst. 1.15 STATISTIK Statistik med uppgifter över levererade varor/enhet, volym och belopp per beställare ska efter anmodan, inom 20 arbetsdagar, kostnadsfritt sändas till Upphandlingscenter samt respektive beställare. I statistiken ska de nettoprissatta/avtalade produkterna vara märkta, övriga produkter/rabatterade produkter ska också framgå. Vi ser gärna att statistik erhålls på fil (Microsoft Excel-format). 1.16 FÖRSÄKRING Leverantören ska under hela avtalstiden upprätthålla gällande företagsförsäkring och ansvarsförsäkring anpassad för det aktuella avtalsområde samt på anmodan kunna uppvisa bevis på betalade försäkringsavgifter. Om leverantören inte tecknat försäkring eller betalat avgift för försäkring är detta grund för omedelbar hävning av avtal. 5(8) KOMMERSIELLA VILLKOR 1.17 SOCIALA OCH ETISKA KRAV Leverantören ska respektera grundläggande sociala krav i sin verksamhet. Produkter som levereras till beställaren ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med: 1.18 ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 100, 105, 111, 138 och 182 FN:s barnkonvention, artikel 32 Det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet Den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet. UPPSTARTSMÖTE Vid avtalsstart eller när det sker förändringar gällande avtalade tjänster och produkter ska leverantören på eget initiativ kostnadsfritt erbjuda utbildning/information till personal hos beställarna. Vid uppstartsmötet bestäms även tidpunkt för avtalsuppföljning. 1.19 REFERENSGRUPP - AVTALSUPPFÖLJNING För att säkerställa samarbetet mellan beställare och leverantör inrätta en referensgrupp med representanter från varje beställare och leverantör, även avtalets kontaktperson från Upphandlingscenter ska delta. Gruppen ska träffas en gång per år. Leverantören/Upphandlingscenter är sammankallande och kallelse ska gå ut minst 30 dagar före träffen som ska ske i samarbete med Upphandlingscenter, Ludvika kommun. Centrala punkter för gruppens arbete ska bland annat vara: Uppföljning (leveranser, inkomna synpunkter på vara/tjänst, fakturering, statistik), administrativa rationaliseringar, utveckling och samarbete, information och utbildning och miljö. Leverantören bekostar själv sina resor och traktamenten för att träffa beställare. Kallelse till referensgruppens första träff kommer att skickas ut i samband med avtalstecknandet. 1.20 LAGAR/FÖRORDNINGAR/FÖRESKRIFTER Leverantören ansvarar för att all relevant lagstiftning efterlevs. 1.21 VARUMÄRKE OCH IMMATERIELL RÄTT Hänvisning till beställaren i reklam, marknadsföring eller på annat sätt får inte göras av leverantören eller av denne anlitad underleverantör utan beställarens i förväg inhämtade skriftliga medgivande. Leverantören ska i förväg samråda med beställaren avseende informationsmaterial som ska publiceras. 1.22 ÖVERLÅTELSE AV AVTAL Avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan Upphandlingscenters skriftliga medgivande. 1.23 UNDERLEVERANTÖR För underleverantör gäller samma villkor och krav som för leverantören. Det är leverantörens skyldighet att upplysa/informera underleverantören vilka villkor som gäller. Leverantören ansvarar för underleverantörs arbete som för eget arbete och för att underleverantör följer tecknat avtal. De underleverantörer som anbudsgivaren avser att nyttja under avtalsperioden måste vara tillfrågade. Anbudsgivaren ska på begäran från beställaren vid avtalstecknande uppvisa en kopia på samarbetsavtal eller liknande som styrker att anbudsgivaren och underleverantören samarbetar kring de tjänster som omfattas av upphandlingen. Om leverantör under avtalstiden vill använda underleverantör som inte ingått i anbudet ska detta anmälas och godkännas av Upphandlingscenter. 1.24 OMFÖRHANDLING 6(8) KOMMERSIELLA VILLKOR Part får begära omförhandling av bestämmelser i upprättat avtal om ändrade förhållanden som gör att bestämmelsen väsentligt motverkar avtalets syfte. Begäran om omförhandling ska ske så snart det åberopade förhållandet blivit känt för den part som åberopar omförhandlingsrätten och befriar inte part från skyldigheten att fullgöra berörd avtalsförbindelse. 1.25 FEL OCH BRIST Skulle leverantören brista i fullgörandet av avtalad vara/tjänst, eller skulle tjänsten väsentligt försenas eller utebli, har beställaren rätt att ersätta varan/tjänsten från annan leverantör. Leverantören ska ersätta beställaren för uppkomna merkostnader som skadan eller felet orsakat. 1.26 SKADA Leverantören är ansvarig gentemot beställaren för skador som leverantören orsakat. Leverantören ska omgående meddela beställaren om sådan skada inträffat. Leverantören ska svara för de merkostnader/skadestånd som beställaren kan kräva. 1.27 HÄVNING Part får häva ingånget avtal om motparten inte fullgör sina åtaganden och avtalsbrottet är av väsentlig betydelse. Beställaren har rätt att häva avtalet, utan att motparten kan ställa krav på ersättning, om: om leverantören försätts i konkurs, likvidation eller kommer på sådant obestånd att han inte kan förväntas fullgöra sina åligganden. om leverantören har misskött inbetalning av skatter och sociala avgifter. om leverantören köps upp eller att ägarförhållanden väsentligt förändras om leverantören inte följer reglerna för etik och affärsmässighet om leverantören bryter mot annan del av avtalet och det kan anses vara av vikt för beställaren att bestämmelsen efterlevs. Hävs avtalet enligt ovan, är leverantören ersättningsskyldig för den skada (kostnadsökning m.m.) som avtalsbrottet förorsakat. 1.28 FORCE MAJEURE Part är befriad från fullgörande av sina åtaganden enligt detta avtal, om denne visar att det inträffat ett hinder utanför dennes kontroll – såsom krig, naturkatastrof, myndighetsbestämmelse, lag eller liknande – och som parten inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid avtalets ingående och vars följder parten inte skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit. Så snart hindret upphör ska åtagandet fullgöras på avtalat sätt. Motparten ska omedelbart underrättas om det föreligger omständighet som kan medföra att denna bestämmelse ska tillämpas. Till förtydligande är parterna överens om att strejk eller lockout hos part samt blixtnedslag, översvämning eller eldsvåda i leverantörens driftlokaler inte utgör force majeure. Skriftligt meddelande ska också lämnas utan dröjsmål vid händelsens upphörande. 1.29 TVIST Tvist med anledning av avtalet mellan beställaren och leverantören ska, om parterna inte kommer överens, avgöras av allmän domstol vid beställarens hemort, med tillämpning av svensk rätt. 1.30 OPTION – GÄLLER KOPIERING- OCH SERVICE Falu kommun har möjlighet att avropa option gällande Grupp 3 Kopiering och sammanträdesservice om behov kan uppstå under avtalsperioden. 1.31 HANDLINGARNAS INBÖRDES RANGORDNING Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om dessa handlingar skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de i följande ordning: 1. skriftliga ändringar och tillägg till avtal 7(8) KOMMERSIELLA VILLKOR 1.32 2. avtal med bilagor 3. eventuellt kompletterat förfrågningsunderlag 4. förfrågningsunderlag med bilagor 5. eventuellt förtydligande av anbud 6. anbud med bilagor AVTALET Kommersiella villkor och de krav som ställs kommer att ligga till grund för avtalet. Avtalet kommer att bli upprättat i två likalydande exemplar. Efter påskrift tar parterna var sitt. 8(8)