1 Bilaga 11 Förvaltningsberättelse 2007 Personalbokslut 2007 Förvaltningen arbetar för ständiga förbättringar, vilket innebär att utvecklings- och effektivitetsarbetet fortsätter som tidigare år. Den mål- och verksamhetsplan för perioden 2007-2010 som antagits av färdtjänstnämnden ställer fortsatta krav på en hög förändrings- och utvecklingstakt trots att antalet projekt har minskat under året jämfört med tidigare år. Förändringsarbetet har ändrat form och de anställdas kompetens på området har höjts. De anställdas insatser är en nyckelfaktor för förändringsarbetets möjligheter och resultat. Sjukreseenheten på Beställare Vård med 16,5 befattningar (varav en man) övergick till Färdtjänsten den 1 januari 2007. Under året har ett arbete pågått med att integrera verksamheterna. Integrationen har försvårats pga.verksamheterna har suttit på olika adresser i Stockholm men även av att personalsystemet Palett inte har kunnat integrerats under året. Färdtjänsten har i budgetdirektiven för 2007 fått i uppdrag att intensifiera samarbetet och skapa synergieffekter med SL på olika områden. Förvaltningen flyttade därför verksamheten den 1 december 2007 och har blivit granne med SL. Flyttförberedelserna med inriktning på en förändrad arbetsmiljö (kontorslandskap) har engagerat många. För första gången har omställningsåtgärder inom SLL berört förvaltningens personal och viss oro har kunnat skönjas under året. I Färdtjänstens omställningsåtgärder ingår totalt tolv personer (5 män 7 kvinnor). Tio personer har beviljats särskild ålderspension och avslutats under 2007 förutom en person, som slutar i januari 2008. Två personer (kvinnor) har beviljats avgångsvederlag. Behovet av kompetensväxling och utveckling har varit förvaltningens inriktningsmål i förändringsarbetet men även behovet av föryngring i organisationen. I samband med omställningsarbetet har en ny färdtjänstorganisation vuxit fram. Kompetensväxling har skett med nya och förändrade befattningar. Den nya organisationen började gälla den1 oktober 2007 och består av tre verksamhetsområden och fyra stabsfunktioner. Under våren 2007 har förvaltningen för andra gången deltagit i den koncerngemensamma medarbetarundersökning som har genomförts av IC - Quality. Den stressrelaterade arbetsmiljön har förbättrats sedan föregående år medan de företagsrelaterade frågorna har försämrats. Förvaltningen har uppmärksammat att anställda har upplevt sig utsatta för hot och våld eller kränkande särbehandling i sitt arbete. I förvaltningens jämställdhetsplan för 2008 skall åtgärder vidtas för att identifiera och förhindra sådan utsatthet. Resultatet av enkäten har medfört diskussioner på avdelningskonferenser och arbetsplatsträffar i ledningen och i samverkansgruppen. Alla avdelningar har upprättat en åtgärdsplan och ofta i samarbete med IC – Quality - baserad på resultatet av medarbetarenkäten. Förvaltningen är uppmärksam på att det försämrade resultatet kan bero på ovan nämnda förändringsarbete som påbörjades vid årsskiftet 2006/2007. Personal och organisation Förvaltningens organisation omfattar 112 heltidsbefattningar fördelade på förvaltningsledning, fyra staber och tre avdelningar. Antalet anställda är 111. Alla anställda är administrativ personal. 71 % av de anställda är kvinnor och 29 % är män. Ca 15 % av förvaltningens anställda har utländsk bakgrund. Antalet timanställda har ökat något. De som arbetar deltid på förvaltningen har själva valt detta. 2 Bilaga 11 Förvaltningsberättelse 2007 Antal anställda 2007-12-31 Anställning Kvinnor Tillsvidareanställda Visstidsanställda Totalt Årsarbetare Deltid Timanställda 69 10 79 77,2 5 6 Sysselsättningsgrad (medel) % 97,7 Antal anställda 2006-12-31 Män Totalt Kvinnor Män Totalt 30 99 62 36 98 2 12 10 10 32 111 72 36 108 31,8 109 69,8 34,5 104,3 1 6 7 3 10 5 11 6 4 10 99,2 99,2 96,6 95,9 96,4 Åldersstruktur - anställda december 2007 Förvaltningen 0-19 år 20-29 år 30-39 år 40-49 år 50-59 år 60-65 år Kvinnor 8 13 18 31 9 Män 1 7 9 10 5 Totalt 2007 9 20 27 41 14 Totalt 2006 9 20 23 41 15 De nyanställningar som gjorts ligger i spannet 40-49 år. Trots omställningsarbetet har inte antalet 60 – 65 år minskat nämnvärt. Andel kvinnor och män i olika åldersgrupper i % Förvaltningen Kvinnor Män Kvinnor 2007 2007 2006 50 år 30-49 år -30 år Medelålder 51 39 10 46 47 50 3 48 50 39 11 48 Män 2006 Totalt 2007 56 42 3 50 47 Totalt 2006 48 Det råder en rejäl kvinnodominans på förvaltningen sedan flera år tillbaka. Ökningen för 2007 beror till stor del av att sjukreseenhetens anställda (16 kvinnor en man) som gick över till Färdtjänsten är kvinnor. Under de senaste åren har förvaltningens mål varit att minska kvinnodominansen utan att ge avkall på kompetens och kvalifikationer. Förvaltningen har inte lyckats uppnå målet. Omställningsarbetet under 2007 har medfört att medelåldern har minskat både för män och kvinnor under året trots att alla som har varit anställda har blivit ett år äldre. Personal- och kompetensförsörjning Förvaltningen har inga generella personalförsörjningsproblem på kort eller lång sikt och har heller inga rekryteringssvårigheter av någon speciell yrkesgrupp. Personalomsättningen har varit 1,7 % under året 1,2 % för kvinnor och 2,8 % för män. Det är en minskning med 5 %-enheter jämfört med 2006. 3 Bilaga 11 Förvaltningsberättelse 2007 En kompetensanalys genomfördes inför budget och omställningsarbetet 2007. Förvaltningens inriktningsmål på lång sikt är att höja kompetensnivån, föryngra samt minska kvinnodominansen på förvaltningen. Förvaltningen har delvis lyckats och fortsätter arbetet. Ett visst behov av timanställda kvarstår för att täcka in sjukfrånvaro och helger, semestrar och vissa speciella arbetsuppgifter i samband med förvaltningens projekt- och utvecklingsarbete. Under året har två personer (kvinnor) beviljats friårsledighet. Färdtjänstens samarbete med Vägverket för säkrare resor för äldre och handikappade har medfört att förvaltningen har haft ansvar för 13 plusjobbare som arbetar som trafikvärdar vid de större sjukhusen i länet. Plusjobben avslutades den 31/12 2007. Förvaltningen har haft tre feriearbetande ungdomar (en kvinna två män) under sommaren. Förvaltningen har inte anlitat inhyrd personal under året. Kompetens- och motivationshöjande åtgärder Färdtjänsten har satsat på olika inspirationsföreläsningar under året. Det är främst kvinnor som deltagit. Förvaltningen har bl.a. deltagit i Sveriges kommuners och Landstings Färdtjänst- och sjukresedagar, SLTF:s persontrafikdagar samt Kompetensmässan inom HR/ledarskap, utbildning för mellanchefer samt Kvalitetsmässan i Göteborg. Tillståndsprövningsavdelningen har satsat på föreläsningar i olika handikapp. Möjlighet till intern coachning har erbjudits alla chefer på förvaltningen under hösten. Övriga utbildningsinsatser under 2007 har till stor del varit individuella kompetensutbildningar. Utbildnings- och seminariekostnaderna uppgår 2007 till 345 tkr vilket är 3 109 kronor per anställd. Arbetsmiljö och hälsa Arbetsmiljöarbetet är integrerat i Färdtjänstens verksamhet. Det praktiska arbetet sker i samverkan mellan arbetsledning, medarbetare och arbetstagarorganisationerna utifrån den enskilda arbetsplatsens arbetsuppgifter och förutsättningar. Eftersom alla anställda är administrativ personal är det ingen särskild yrkesgrupp som det planeras särskilda åtgärder för. Arbetsmiljöronder sker två gånger per år och då upprättas en åtgärdsplan för arbetsmiljöarbetet under de kommande sex månaderna. Uppföljning av åtgärderna sker vid nästkommande rond. Utifrån resultatet av medarbetarenkäten och att 74 % av Färdtjänstens anställda är över 40 år är förebyggandet av belastningsskador en av förvaltningens absolut viktigaste arbetsmiljöfrågor. Arbetsmiljöarbetet har därför fortsatt att inriktas på förebyggande av belastningsskador, information om ergonomi och hälsa samt att successivt förbättra och anpassa arbetsplatserna. I samband med flytten och med nya och förändrade arbetsplatser intensifierades arbetet i december och arbetet fortsätter 2008. Förvaltningen har avtal om företagshälsovård med Curera Företagshälsovård AB som under året bytt namn till Avonova Hälsa Stockholm AB. Inriktningen är att minska tidsåtgången vid rehabiliteringsinsatser och förbättra handläggningen. I avtalet ingår hjälp med arbetsrelaterade besvär, psykosocialt stöd, missbruksproblematik, yrkesinriktad rehabilitering samt synundersökning och terminalglasögon. En uppföljning har skett under våren om resultatet av de hälsokontroller och hälsoprofiler som förvaltningen erbjöd all personal under 2006. Resultatet påvisade en förbättrad stressrelaterad arbetsmiljö som även visade sig i medarbetarenkäten. Personalen har också erbjudits influensavaccination till en subventionerad kostnad. 4 Bilaga 11 Förvaltningsberättelse 2007 Förebyggande företagshälsovård och rehabiliteringsinsatser uppgår till 128 tkr 2007. Samtliga anställda vid Färdtjänsten, oavsett avdelning, har möjlighet att utnyttja flexibel arbetstid vilket innebär större möjligheter att forma sin egen arbetstid. En förbättrad och anpassad arbetsmiljö ökar också förutsättningarna för äldre medarbetare att orka arbeta kvar till pensioneringen. Förvaltningen anser att det är viktigt att de anställda mår bra och arbetar därför extra med friskvårdsfrågor. Förvaltningen blev hälsodiplomerad av Korpen i september 2007. Förvaltningen har två hälsoombud som är utbildade hälsoinspiratörer och som deltagit i Proformias ”Hälsoinspektörsutbildning”. Hälsoombuden har ett intresse av att motivera och inspirera andra till förändringar och hjälper till med råd kring hälsofrågor och friskvårdsaktiviteter bland kollegorna. Bl. a. har hälsoombuden i samarbete med förvaltningen upprättat en aktiveringsplan för året och erbjudit föreläsningar med olika teman och aktiviteter. Ombuden erbjuder all personal 10 minuters pausgymnastik dagligen. Förvaltningen subventionerar fysiska friskvårdsaktiviteter i ordnade former med 1 500 kronor per anställd och år. Nästan hälften av personalen 52 personer - med en viss övervikt av kvinnor - har utnyttjat subventionen. All personal kan också delta i friskvårdsaktiviteter en timme i veckan på betald arbetstid. I samband med flytten har förvaltningen fått gratis tillgång till SL:s välutrustade gym vilket är ett lyft för förvaltningens anställda. Sedan våren 2004 erbjuds all personal massage i förvaltningens lokaler till en subventionerad kostnad. Massagen är mycket uppskattad och ständigt fullbokad. Det är främst kvinnor som utnyttjar denna subvention. Förvaltningen inhandlar frukt till personalen två gånger i veckan. Förvaltningen subventionerar medarbetarnas lunch med rikskuponger. De förebyggande friskvårdskostnaderna exkl. friskvårdstimmen uppgick till 117 tkr under 2007 vilket motsvarar 1 054 kr per anställd (kvinnor 1089 kr och män 969 kr). Det är en ökning från förra året då friskvårdskostnaderna uppgick till 90 tkr, vilket motsvarade 833 kr per anställd. Personalrepresentation och personalbefrämjande åtgärder där personalfester, julklappar, pensionsavtackningar, kaffebröd, blommor, smörgåsar, kaffeautomat, vatten, frukt etc. ingår uppgick till 353 tkr vilket motsvarar 3 181 kronor per anställd. Uppföljning av landstingets samverkansarbete Förvaltningens samverkansavtal revideras kontinuerligt. Samverkansgruppen är ett partsammansatt organ för beredning av frågor som omfattas av personalinflytande. Behandling i samverkansgrupp ersätter arbetsgivarens informations – och förhandlingsskyldighet i MBL §§ 11,19 och 38. Samverkansgruppen är också skyddskommitté enligt kap 6 § 9 AML. Samverkansgruppen är ett forum för stöd till utvecklingen av verksamheten då gruppen skall verka för att arbetsmiljö- och miljöfrågorna, jämställdhet och mångfald integreras med övriga verksamhetsfrågor. Frågorna är en stående punkt på agendan. Samverkansgruppen sammanträder varje månad inför färdtjänstnämndens sammanträde. Avdelningarnas arbetsplatsträffar som sker ca två-tre gånger per månad är ett forum för diskussioner och utveckling i förändringsprocessen. Det praktiska arbetet sker i samverkan mellan arbetsledning, medarbetare och arbetsorganisationerna utifrån den enskilda arbetsplatsens arbetsuppgifter och förutsättningar. Särskilda arbetsmiljöronder sker två ggr/år och då upprättas en åtgärdsplan som anger arbetsmiljöarbetet under de kommande 6 månaderna. Uppföljning av åtgärderna sker vid nästkommande rond. Gemensamma 5 Bilaga 11 Förvaltningsberättelse 2007 informationsträffar samt intranätet används för att sprida kunskap om vad som händer inom förvaltningen. Förvaltningen reviderar kontinuerligt tillsammans med arbetstagarorganisationerna de personalpolitiska policydokumenten som bygger på landstingets personalpolitiska plattform och som anger hur arbetsmiljön skall vara för att ge goda arbetsförhållanden. Medarbetarenkät genomförs och möjlighet ges till utvecklingssamtal varje år. Intentionerna i FAS 05 kan förbättras. Förvaltningen har köpt in dialogverktyget FAS arbetsliv för att stärka dialog och reflektioner på arbetsplatsen. Syftet är att skapa förutsättningar för alla att vara delaktiga och få ökat inflytande i utvecklingen av verksamheten samt lyfta frågor som rör arbetsmiljö- och hälsoarbetet. HR -staben har påbörjat arbetet på sina arbetsplatsträffar. Verktyget kommer att erbjudas alla avdelningar och staber. Förvaltningen anlitar Arbetarskyddsnämnden eller Prevents arbetsmiljöutbildningar. I förvaltningens arbetsmiljöarbete ingår att skyddsombud, personalansvarig samt chefer varje år deltar i någon del av kursutbudet som finns på aktuella arbetsmiljö- och arbetslivsteman. Alla avdelningschefer har inte genomgått arbetsmiljöutbildning. Förvaltningen kommer att utarbeta en rutin som säkerställer att cheferna ges kontinuerlig utbildning i systematiskt miljöarbete. Sjukfrånvarons utveckling Förvaltningen har haft som mål att sjukfrånvaron skulle minska med 10 % (3 dagar) jämfört med utfallet 2004 under perioden 2005-2007. Det målet har nåtts och antalet sjukdagar har minskat med totalt 9 dagar jämfört med 2004. Det genomsnittliga antalet sjukdagar är 28 för kvinnor och 9 för män 2007. Det är en minskning med 10 dagar både för kvinnor och för män sedan 2004. Mellan åren 2006 och 2007 har sjukfrånvaron minskat med en dag. Sjuklönekostnaderna har minskat något från 504 tkr 2006 till 491 tkr 2007. Utvecklingen av genomsnittligt antal sjukdagar per anställd och år 40 35 30 25 20 15 10 5 0 1996 Dagar: 25 1998 32 28 33 2000 32 2002 33 36 2004 29 Genomsnittligt antal sjukdagar per anställd 1/1 – 31/12 2007 Yrkesgrupp Kvinnor Män Totalt Adm.personal 28 9 22 Sjukfrånvaron i % av ord. arbetad tid 10 3 8 31 2006 25 23 22 1/1 – 31/12 2006 Kvinnor Män Totalt 31 7 23 12 4 9 Antalet män har minskat och antalet kvinnor har ökat under året vilket påverkar den 6 Bilaga 11 Förvaltningsberättelse 2007 arbetade tiden. 1/1 – 31/12 2007 Andel av det totala antalet sjukdagar i % av den totala sjukfrånvaron 1/1 – 31/12 2006 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Sjukdagar 0 - 3 8 21 10 5 34 8 Sjukdagar 3 -14 11 68 17 7 46 10,5 Sjukdagar 15-21 2 3 2 4 8 4 Sjukdagar 22-90 8 8 8 14 13 14 Sjukdagar 9070 63 70 63 Antalet långtidssjukskrivningar minskade mellan åren 2002 och 2003, ökade under 2004 och minskade igen under 2005 och med 11 % under 2006 jämfört med 2005. Långtidsfrånvaron ligger kvar på samma nivå som 2006. Ingen man har under 2006 eller 2007 varit sjukskriven mer än 90 dagar. Männen fortsätter 2007 att dominera korttidssjukskrivningarna upp till 14 dagar medan kvinnorna dominerar långtidssjukskrivningarna. Genomsnittligt antal sjukdagar per anställd och åldersgrupp 1/1 – 31/12 2007 1/1 – 31/12 2006 Ålder Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt - 19 år 20 - 29 år 30 - 39 år 40 - 49 år 50 - 59 år 60 - år 14 9 14 41 51 21 14 3 8 8 14 11 11 33 36 4 23 40 43 27 17 14 7 1 10 6 20 27 35 20 Kvinnornas sjukfrånvaro ligger högst i intervallerna 50-59 och 60- år och männens i intervallerna 20- 29 och 30-39 år. Genomsnittligt antal sjukdagar per yrkesgrupp 1/1 – 31/12 2007 Kvinnor Män Avd chefer/ IT/Ledning 1:e sekreterare Sekreterare Assistent 4 6 31 33 3 6 13 1/1 – 31/12 2006 Totalt Kvinnor 2 5 25 28 66 15 28 34 Ändring av organisationen i Palett sker 1/1 2008 Genomsnittligt antal 1/1 – 31/12 2007 31/12 2006 sjukdagar per avdeln. Kvinnor Män Totalt Kvinnor Ledning 3 2 81 Staber 7 1 5 20,5 Administration 7 6 6 Män 7 1 12 Totalt 37 9 20 27 Män Totalt 27 10 8 6 7 Kundservice Sjukreseenheten Tillståndsprövning Trafik 45 44 15 36 26 12 10 Bilaga 11 Förvaltningsberättelse 2007 43 45 13 23 52 27,5 50 21 38 1,5 7 17 22 Av tabellerna framgår tydligt att en långtidssjukdom på en avdelning eller yrkesgrupp slår igenom för hela avdelningens eller gruppens sjukfrånvaro. Summa sjukfrånvaro i % av ordinarie arbetstid 1/1 – 31/12 2007 1/1 – 31/12 2006 Ålder Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt - 29 år 3 3 3 2 5 2 30 - 49 år 10 3 8 14 3 10 50 12 4 9 12 4 9 Det totala antalet sjukfrånvarotimmar för frånvaro 60 dagar eller mer utgör 69 % av den totala sjukfrånvaron vilket är i nivå med 2006. Under flera år har förvaltningen redovisat att långtidssjukskrivningarna är ett problem för förvaltningen. Dels får de stort genomslag i sjukfrånvarostatistiken, som blir mycket hög för en liten förvaltning som Färdtjänsten, och dels skapar de lidande för den enskilda medarbetaren som får stora problem med att komma tillbaks till arbetslivet. Ofta leder långtidssjukskrivningarna till sjukersättning men det tar en viss tid innan försäkringskassan beslutar om dessa åtgärder. Förvaltningen har som ambition att så tidigt som möjligt gå in med stödåtgärder som skall förhindra långa sjukskrivningar. Det kan handla om en mer ergonomiskt anpassad arbetsmiljö, anpassade arbetsuppgifter, distansarbete, flexiblare arbetstider etc. Färdtjänsten är en liten förvaltning så omplaceringsmöjligheterna är begränsade. Däremot kan samtliga anställda nyttja möjligheten till utökad flextid som innebär att man kan forma sin egen arbetstid. Idag är en person (kvinna) föremål för rehabiliteringsinsatser. En av långtidssjukskrivningarna är arbetsrelaterad. Tre kvinnor har tidsbegränsad sjukersättning. Två personer (kvinnor) har beviljats högriskskydd av försäkringskassan. Uppföljning av förvaltningens sjukfrånvaro sker i samverkansgruppen med arbetstagarorganisationerna varje kvartal. Frisknärvaron har ökat något jämfört med 2006. 54 % av de anställda har inte haft några sjukdagar under 2007 (44 % av kvinnorna och 78 % av männen). 14 % (9 % män 16 % kvinnor) har haft en sjukfrånvaro på högst 5 dagar under året. Jämställdhet Förvaltningen arbetar med jämställdhet och mångfald utifrån Jämställdhetslagen och Landstingets jämställdhetspolicy 2006 samt Landstingets arbetsgivarpolicy ”Kulturell mångfald”. Det är förvaltningschefen som har det yttersta ansvaret för jämställdhets- och mångfaldsfrågor på Färdtjänsten. Varje avdelningschef ansvarar för att ett aktivt och målinriktat jämställdhets- och mångfaldsarbete bedrivs inom hans/hennes verksamhetsområde. I förvaltningens policy för jämställdhet och mångfald framgår att kvinnor och män skall ha samma rättigheter, skyldigheter och möjligheter oavsett ålder, handikapp och etnisk bakgrund inklusive sexuell läggning och religiös tillhörighet vid anställning hos 8 Bilaga 11 Förvaltningsberättelse 2007 Färdtjänsten. Män och kvinnor skall kunna utvecklas utan hinder i form av diskriminerande regler och fördomar. Dokumentet är vägledande i dessa frågor. Då övervägande andelen anställda på Färdtjänsten är kvinnor och över 40 år tar förvaltningen, vid nyrekrytering, hänsyn till avdelningens åldersfördelning. Platsannonser skrivs könsneutralt och underrepresenterat kön skall uppmanas att söka. Vid likvärdiga meriter bör underrepresenterat kön få företräde. Trots detta har förvaltningen inte lyckats vända trenden. Färdtjänsten skall förhindra att skillnader i löner och andra anställningsvillkor uppstår mellan kvinnor och män som utför arbete som är lika eller betraktas som likvärdigt. Årlig lönestatistik, uppdelad på kvinnor och män används som ett medel för detta ändamål vid förvaltningens löneförhandlingar. Förvaltningen har tillsammans med arbetsorganisationerna och med hjälp av material från JämO gjort en fördjupad analys av lönestatistiken. Analysen visar att inga oskäliga löneskillnader föreligger på grund av enbart kön. Vissa frågeställningar har analyserats vidare under 2007 och resulterat i en 3årig handlingsplan för SSR medlemmar på tillståndsprövningsavdelningen. Tre personer i Färdtjänstens ledningsgrupp har anmält sig till Näringslivets Ledarskapsakademis Jämställdhetsutbildning för chefer och lärare vid Stockholms läns landsting och Karolinska Institutet 2008. Två sektionschefer har avslutat sin utbildning 2007 och två påbörjar sin utbildning 2008. Tre handläggare från förvaltningens statistikgrupp och tillståndsprövningsavdelning har genomgått jämställdhetsutbildning för handläggare anordnat av LSF centralt under 2007. Färdtjänsten deltar i Nyckeltalsinstitutets Jämix. Rapporten från Jämix kommer under våren. Mångfald Förvaltningen representerar idag tolv olika nationaliteter vilket innebär att ca 15 % av förvaltningens anställda har utländsk bakgrund (med dominans av Finland). Det är en ökning med en procentenhet sedan 2006. På Färdtjänsten har jämställdhets- och mångfaldsarbetet integrerats trots att två skilda handlingsplaner har upprättats. Policyn är gemensam och är vägledande i dessa frågor. För att förebygga och motverka diskriminering och främja etnisk mångfald skulle förvaltningen 2007 tillsammans med arbetstagarorganisationerna utarbeta en checklista/mall med principer för rekrytering, urvalskriterier, meritvärdering och regler för hur intervjugrupper sätts samman. Arbetet har försenats och endast startat varför aktiviteten fortsätter under 2008. Förvaltningen har deltagit i LSF:s anordnade diskriminerings- och etniskt mångfaldsseminarier. I förvaltningens externa bemötandeutbildningar har det ingått en programpunkt som tagit upp mångfaldsaspekterna utifrån entreprenör/resenärsperspektivet. Programpunkten ligger kvar i de fortsatta utbildningarna.