PM
1 (3)
Datum
Diarienr/Dplankod
22 november 2013
Central förvaltning
Stab
Åsa Nylander, Controller
Tel. 0224-361 75 (även mobil)
[email protected]
Utredning underskott kostproduktion
Förslag till beslut
Kommunstyrelsen beslutar:
• Utredning enligt PM den 22 november 2013 om underskott för
kostproduktionen godkänns.
•
Kommunstyrelsen ser allvarligt på de bristande rutiner som utredningen
visar och förvaltningen ges i uppdrag att åtgärda detta.
Sammanfattning
Kommunstyrelsens verksamhetsutskott rapporterade i delårsrapporten per den sista
augusti 2013 ett underkott för kostenheten med -1 025 tkr och en prognos för 2013
på – 500 tkr. Anledningen till den negativa prognosen för 2013 anges i
delårsrapporten vara större vikariekostnader är beräknat samt kraftigt minskade
intäkter. Delårsrapporten presenterades på kommunstyrelsens sammanträde den 15
oktober. Kommunstyrelsen beslutade då att ge i uppdrag till controllern att utreda
orsaken till avvikelsen från budget inom kostproduktion (Ks § 189/2013).
I samband med utredningen har ett antal brister i den interna kontrollen konstaterats.
HEBY100 v 1.0 2005-11-28 , H:\Controller\Avslutade uppdrag\Kosten\Utredning underskott kosten 2013-11-22.doc
Följande föreslås för att åtgärda detta:
• Budget periodiseras utifrån när man förväntar att intäkter och kostnader ska
uppstå. Utfall bokförs på den period som de avser.
• Hyror fördelas ut månadsvis och attesteras av ansvariga chefer.
• Ekonomiska rapporter och analyser sparas i pappersform och/eller
elektroniskt.
• Qlik View uppdateras så att bra standardrapporter för analys av resultatet
finns att tillgå för samtliga chefer.
• Poster som bokförs på enhetens ansvarskoder ska attesteras av enhetens
chefer. Eventuella undantag ska dokumenteras och godkännas.
Positivt är att månadsrapporterna har utvecklats och att t ex även periodens resultat
nu redovisas i dessa.
Utredning
Enligt delårsrapporten för augusti finns det ett underskott mot budget på sammanlagt
– 1 025 tkr. Enligt redovisningen beror differensen framför allt på lägre intäkter
(1 264 tkr) och något högre personalkostnader (278 tkr) än budgeterat. Lokalhyror
(155tkr) och förbrukningsmaterial (326 tkr) är samtidigt lägre än budgeterat.
Kosten har alltid haft en negativ differens jämfört med budget på sina intäkter under
sommarmånaderna eftersom budgeten inte periodiseras. Detta gör att det är svårt att
avgöra om det är en ”förväntad” avvikelse på grund av att skolorna har stängt på
sommaren eller en ”verklig” avvikelse. Detta är en brist i den interna kontrollen och
Postadress
Heby kommun
744 88 Heby
Besöksadress
Tingsgatan 11
Telefon
0224-360 00
Fax
0224-301 94
Internet
www.heby.se
[email protected]
Bankgiro
366-5114
Org.nr
212000-2049
Datum
22 november 2013
budgeten bör framledes periodiseras efter förväntat resultat. I månadsrapporten för
oktober är intäkterna nu drygt 400 tkr lägre än budget eftersom man nu börjar
”hämta in” underskottet när skolorna öppnat igen. Totalt redovisas ett underskott mot
budget i oktober på 314 tkr för kosten. Vilken helårsprognos man avser att lämna är
när denna rapport skrivs ännu inte klart.
Det finns utvecklingsområden för att förbättra den interna kontrollen i samband med
analys av det ekonomiska resultatet. Idag görs analys av periodens resultat genom att
ekonom och ansvariga chefer tittar på siffrorna tillsammans på en datorskärm. Inga
skriftliga rapporter har tagits fram i förväg eller sparats i efterhand. Risk finns därför
att det råder en osäkerhet på vilka siffror som slutligen gäller och djupare analys
försvåras.
I Qlik View, som är chefernas analysverktyg, finns inga rapporter som lämpar sig för
djupare analyser. Det beror på att det periodiserade resultatet finns under fliken
”Hän” där bra analysrapporter t ex på fyrställig kontonivå inte finns att tillgå. Ansvarig
ekonom använder ett annat system IPS som cheferna inte har tillgång till. För att
förbättra möjligheten för ansvariga chefer att analysera det redovisade resultatet bör
antingen filer föras över från ekonomens system till Excel för vidare analys av
ansvariga chefer och/eller bättre standardrapporter även läggas upp under fliken
”Hän” i Qlik View.
Hyrorna har per den sista juli för första gången fördelats ut på enheten. Rutiner för
vilka bokföringstransaktioner som kan genomföras utan ansvariga chefers attest
behöver tas fram t ex när det gäller bokföring av hyror. Sedan många år har
kostenheten fått en för hög hyra när det gäller köket och matsalen i Östervåla efter
ombyggnationen av skolan. Detta ska korrigeras inför 2014.
Under året har kosten utvecklat och förbättrat rutiner kring beställning och avbokning
av mat från berörda verksamheter för att få en ökad effektivitet.
Förslag till förbättringar
I samband med utredningen har ett antal brister i den interna kontrollen konstaterats
varav några är samma som presenterades i samband med utredningen om
fritidsenheten (Ks § 157/2012).
Följande föreslås för att åtgärda detta:
• Budget periodiseras utifrån när man förväntar att intäkter och kostnader ska
uppstå. Utfall bokförs på den period som de avser.
• Hyror fördelas ut månadsvis och attesteras av ansvariga chefer.
• Ekonomiska rapporter och analyser sparas i pappersform och/eller
elektroniskt.
• Qlik View uppdateras så att bra standardrapporter för analys av resultatet
finns att tillgå för samtliga chefer.
• Poster som bokförs på enhetens ansvarskoder ska attesteras av enhetens
chefer. Eventuella undantag ska dokumenteras och godkännas.
Positivt är att månadsrapporterna har utvecklats och att t ex även periodens resultat
nu redovisas i dessa.
Bakgrund
Kostenheten är en del av samhällsbyggnadsförvaltningen. Kommunstyrelsens
verksamhetsutskott är det politiska organ som ansvarar för kosten. Kostenheten
omsätter, enligt budget 2013, 24 835 Tkr och hela verksamheten finansieras med
intäkter från sålda portioner till förskolor, skolor och vård- och omsorgsboende.
Kostenheten får betalt per portion. Kostenheten har under flera år haft ett underkott
2 (3)
Datum
22 november 2013
mot budget. Inför budget 2013 konstaterades att de inte fanns en möjlighet för kosten
att få en ekonomi i balans med dåvarande måltidspriser. Kommunfullmäktige
beslutade därför i samband med budget 2013 att kostenheten ska höja sina
måltidspriser och att samtidigt beredningen för äldre- och omsorgsfrågor och
beredningen för skolfrågor får ett högre anslag med motsvarande belopp, totalt 1,7
mkr.
Kommunstyrelsens verksamhetsutskott rapporterade i delårsrapporten per den sista
augusti 2013 ett underkott för kostenheten med -1 025 Tkr och en prognos för 2013
på – 500 Tkr. Anledningen till den negativa prognosen för 2013 anges i
delårsrapporten vara större vikariekostnader är beräknat samt kraftigt minskade
intäkter.
Delårsrapporten presenterades på kommunstyrelsens sammanträde den 15 oktober.
Kommunstyrelsen beslutade då att ge i uppdrag till controllern att utreda orsaken till
avvikelsen från budget inom kostproduktion. (Ks § 189/2013)
Utredning
Utredningen är genomförd genom intervjuer med
• Förvaltningschefen samhällsbyggnadsförvaltningen
• Kostenhetschefer
• Förvaltningsekonom
Genomgång har även gjorts av redovisat resultat per den sista augusti och per den
sista oktober.
Samtliga personer ovan har getts möjlighet att faktagranska innehållet i utredningen.
I tjänsten
Åsa Nylander
Controller
3 (3)
