FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
Upphandling av Livsmedel
Upphandlingsförfarande:
Anbud ska vara inkommet senast:
ÖPPET FÖRFARANDE
2013-09-02
Postadress
Ekerö kommun
Box 205
178 23 Ekerö
Besöksadress
Tappströmsvägen 2
Ekerö
Telefon
08-560 391 00
Telefax
Org. Nr
212000-0050
E-post
[email protected]
Webbadress
www.ekero.se
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
1.
Inledning ........................................................................................................................................ 7
1.1 Upphandlingens omfattning ........................................................................................... 7
1.2 Serverade måltider i kommunen ................................................................................... 7
1.3 Kommunens miljöarbete .................................................................................................. 7
1.4 Anbud på hela eller delar av underlaget .................................................................... 8
2. UPPHANDLINGSFÖRESKRI FTER ............................................................................................. 9
2.1 Upphandlingsform .............................................................................................................. 9
2.2 Upphandlingsobjekt ........................................................................................................... 9
2.3 Upphandlande myndighet ................................................................................................ 9
2.4 Avtalsperiod ......................................................................................................................... 9
2.5 Tillhandahållande av förfrågningsunderlaget ........................................................... 9
2.6 Förtydligande och komplettering av förfrågningsunderlag .................................. 9
2.7 Anbudet ............................................................................................................................... 10
2.7.1 Anbudstidens utgång ................................................................................................... 10
2.7.2 Anbudets giltighetstid ................................................................................................ 10
2.7.3 Anbudsöppning .............................................................................................................. 10
2.8 Ersättning för upprättande av anbud ........................................................................ 10
2.9 Avlämnande av elektroniska anbud ............................................................................ 10
2.10
Obligatoriska krav ........................................................................................................ 10
2.11
Prövning av anbud ........................................................................................................ 10
2.12
Priser och ifyllnad av pris - och produktbilaga .................................................... 11
2.13
Utvärdering av varukorgar ......................................................................................... 12
2.14
Kontroll av offererade produkter och varuprover ............................................. 12
2.15
Offentlighet och sekretess ........................................................................................ 13
2.16
Information om tilldelningsbeslut .......................................................................... 14
2.17
Upphandlingskontrakt ................................................................................................. 14
3. ALLMÄNNA UPPGIFTER O M LEVERANTÖREN ................................................................. 15
3.1 Leverantörens kontaktuppgifter ................................................................................. 15
3.2 Undertecknande av anbud ............................................................................................ 15
4. KRAV PÅ LEVERANTÖREN ..................................................................................................... 16
4.1 Uteslutningsgrunder från deltagande i upphandling ............................................ 16
4.2 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och sociala avgifter ............. 16
4.3 Ekonomisk stabilitet ........................................................................................................ 18
4.4 Anbudsgivarens tekniska och yrkesmässiga erfarenhet ...................................... 18
4.5 Leverantörens möjlighet till spårbarhet ................................................................... 19
4.6 Kvalitetssäkringsrutiner ................................................................................................. 19
5. KRAV PÅ VARA OCH TJÄ NST ................................................................................................ 21
2
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
5.1 Inledning ............................................................................................................................. 21
5.2 KRAVSPECIFIKATION - GENERELLA KRAV ................................................................... 21
5.2.1 Sortiment ........................................................................................................................ 21
5.2.2 Rabattsats på övrigt sortiment ................................................................................ 21
5.2.3 Allmänna krav på samtliga produkter .................................................................... 21
5.2.4 Emballage och märkning ............................................................................................ 22
5.2.5 Beställning och service ............................................................................................... 23
5.2.6 Leveranser och leveransfrekvenser ........................................................................ 23
5.2.7 Nya produkter ................................................................................................................ 24
5.2.8 Delade förpackningar .................................................................................................. 24
5.2.9 Produktinformation och varuprover ....................................................................... 24
5.2.10
Förpackningar ............................................................................................................ 24
5.2.11
Paketering, lastning av livsmedel och returer av rullburar ........................ 25
5.3 Ekologiska varor ............................................................................................................... 25
5.4 Hållbart fiske ..................................................................................................................... 25
6. PRODUKTSPECIFIKA KRA V .................................................................................................... 27
6.1 Animaliskt livsmedel – djuromsorg ............................................................................ 27
6.1.1 Generella krav ............................................................................................................... 27
6.1.2 Specifika krav för griskött ......................................................................................... 27
6.1.3 Specifika krav för fågel ............................................................................................... 27
6.1.4 Specifika krav för nötkött .......................................................................................... 27
6.2 Djupfrysta varor ............................................................................................................... 28
6.2.1 Djupfryst fågel och fågelprodukter ........................................................................ 28
6.2.1.1 Beredd fågel ............................................................................................................... 28
6.2.1.2 Oberedd fågel ............................................................................................................ 28
6.2.2 Djupfryst köttråvara, färsprodukter och charkuteri produkter ..................... 28
6.2.2.1 Generella krav för samtliga ................................................................................... 28
6.2.2.2 Lamm ............................................................................................................................. 28
6.2.2.3 Vilt ................................................................................................................................. 28
6.2.2.4 Nöt ................................................................................................................................. 29
6.2.2.5 Gris ................................................................................................................................ 29
6.2.3 Djupfryst fisk och skaldjur ......................................................................................... 29
6.2.4 Djupfryst bröd och kaffebröd ................................................................................... 29
6.2.5 Potatis .............................................................................................................................. 29
6.2.6 Djupfrysta grönsaker, frukt och bär ....................................................................... 29
6.2.7 Djupfrysta puréer/timbaler ....................................................................................... 30
6.3 Mejeriprodukter ............................................................................................................... 30
6.3.1 Mjölk ................................................................................................................................. 30
6.3.2 Smör, margarin och matoljor .................................................................................... 30
6.3.3 Glass ................................................................................................................................. 30
6.3.4 Ost (alla sorter) ............................................................................................................. 31
6.4 Konserver ............................................................................................................................ 31
3
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
6.4.1 Grönsak och fruktkonserver ...................................................................................... 31
6.4.2 Fiskkonserver ................................................................................................................. 31
6.5 Sylt, marmelad, krämer och gelé ................................................................................ 31
6.6 Juice, nektar och saft ...................................................................................................... 32
6.7 Buljonger och fonder ...................................................................................................... 32
6.8 Baljväxter ............................................................................................................................ 32
6.9 Mjöl, gryn, socker och salt ............................................................................................ 32
6.10
Ägg .................................................................................................................................... 33
6.11
Färska produkter ........................................................................................................... 33
6.11.1 Färska animaliska råvaror, beredningar av kött och charkuteriprodukter 33
6.11.1.1
Generella krav för samtliga ............................................................................... 33
6.11.1.2
Lamm ......................................................................................................................... 33
6.11.1.3
Nöt ............................................................................................................................. 33
6.11.1.4
Gris ............................................................................................................................ 33
6.11.1.5
Vilt ............................................................................................................................. 33
6.11.1.6
Leverpastej .............................................................................................................. 33
6.11.1.7
Kalvsylta ................................................................................................................... 33
6.11.1.8
Blodpudding och blodkorv .................................................................................. 34
6.11.1.9
Rökt skinka, fläskkött (tärnat/strimlat) ......................................................... 34
6.11.1.10
Kassler ................................................................................................................... 34
6.11.1.11
Skinka (kokt och rökt) ...................................................................................... 34
6.11.2
Fågel .............................................................................................................................. 34
6.11.3
Fisk ................................................................................................................................ 34
6.11.4
Färskt bröd .................................................................................................................. 34
6.11.5
Charkuteriprodukter ................................................................................................ 34
6.11.5.1
Korvsortiment ......................................................................................................... 34
6.11.6
Potatis .......................................................................................................................... 35
6.11.6.1
Generella krav ........................................................................................................ 35
6.11.6.2
Skalad potatis ......................................................................................................... 35
6.11.7
Färsk frukt och grönsaker ...................................................................................... 35
6.12
Kaffe, te och kakao ...................................................................................................... 36
6.12.1
Kaffe .............................................................................................................................. 36
6.12.2
Kakao/drickchoklad .................................................................................................. 36
6.12.3
Te ................................................................................................................................... 36
6.13
Pasta och nudelprodukter ......................................................................................... 36
6.14
Styckningsföreskrifter för animalieberedda produkter .................................... 36
6.14.1
Kött av nöt .................................................................................................................. 36
6.14.2
Kött av gris .................................................................................................................. 37
6.14.3
Kött av lamm .............................................................................................................. 37
6.15
Köksutensilier ................................................................................................................ 38
6.15.1
Generella krav ............................................................................................................ 38
7. RAMAVTALSFÖRLAGA ............................................................................................................ 39
4
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
7.1 Inledning ............................................................................................................................. 39
7.1.1 Avtalsparter .................................................................................................................... 39
7.1.2 Omfattning och åtagande .......................................................................................... 39
7.1.3 Avtalsperiod ................................................................................................................... 39
7.1.4 Avtalets innehåll ........................................................................................................... 39
7.1.5 Kontaktpersoner ........................................................................................................... 40
7.1.6 Underleverantör ........................................................................................................... 40
7.2 Kommersiella villkor ........................................................................................................ 40
7.2.1 Priser ................................................................................................................................ 40
7.2.2 Fabrikantrabatter och kampanjer/extrapriser .................................................... 41
7.2.3 Prisjusteringar ............................................................................................................... 41
7.2.4 Fakturerings och betalningsvillkor .......................................................................... 41
7.2.5 Dröjsmålsränta .............................................................................................................. 42
7.3 Leverans och beställning ............................................................................................... 42
7.3.1 Leveransplatser och leveransbestämmelser ........................................................ 42
7.3.2 Leveransförseningar .................................................................................................... 42
7.3.3 Leveransavgifter ........................................................................................................... 42
7.3.4 Leveranssätt och märkning av leverans ................................................................ 42
7.4 Fel i vara, ersättningsvara och reklamation ............................................................ 43
7.5 Produktförändringar ....................................................................................................... 43
7.5.1 Produktgarantier .......................................................................................................... 43
7.5.2 Produktförändringar .................................................................................................... 43
7.5.3 Tilläggsartikel ................................................................................................................ 44
7.5.4 Produktinformation ..................................................................................................... 44
7.6 Kontroll, uppföljning och statistik .............................................................................. 44
7.6.1 Uppföljningsmöten m.m. ............................................................................................ 44
7.6.2 Kontroller och inspektioner ...................................................................................... 44
7.6.3 Statistik ............................................................................................................................ 45
7.7 Särskilda kontraktsvillkor .............................................................................................. 45
7.7.1 Transport av livsmedel ............................................................................................... 45
Generella krav .............................................................................................................................. 45
7.7.1.1 Trafiksäkerhet ............................................................................................................ 46
7.7.2 Miljö .................................................................................................................................. 46
7.7.2.1 Transporter ................................................................................................................. 46
7.7.3 Etiskt och socialt ansvar ............................................................................................. 46
7.8 Övriga villkor ..................................................................................................................... 47
7.8.1 Partsoberoende ............................................................................................................. 47
7.8.2 Försäkringar ................................................................................................................... 47
7.8.3 E-handel ........................................................................................................................... 47
7.8.4 Ansvar .............................................................................................................................. 47
7.8.5 Information .................................................................................................................... 47
7.8.6 Skatter och sociala avgifter ...................................................................................... 47
5
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
7.8.7 Uppgifter med anledning av förnyad upphandling ............................................ 48
7.8.8 Svart arbetskraft ........................................................................................................... 48
7.8.9 Omförhandling ............................................................................................................... 48
7.8.10
Ändringar och tillägg i avtalet .............................................................................. 48
7.8.11
Överlåtelse av avtal ................................................................................................. 48
7.9 Vite och förtida uppsägning av avtal ......................................................................... 48
7.10
Force majeure ................................................................................................................ 49
7.11
Tillämplig lag .................................................................................................................. 49
7.12
Tvist .................................................................................................................................. 50
7.13
Avtalets ikraftträdande .............................................................................................. 50
6
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
1.
INLEDNING
1.1 Upphandlingens omfattning
Ekerö kommun, nedan kallad Kommunen, avser genom denna upphandling att teckna ramavtal för
successiva avrop med en eller flera leverantörer inom de olika varukorgarna för att tillgodose
behovet av livsmedel för kommunens verksamheter. Upphandlingen avser hela produktområdet för
livsmedel.
Kommunen köper livsmedel för ca 15 miljoner kronor per år. Omfattningen av behovet av livsmedel
är dock varierande, således kan endast uppskattade volymer ges. Kommunens organisation bedrivs i
en politisk miljö och kommunala beslut kan följaktligen ändra förutsättningarna under
avtalsperioden.
1.2 Serverade måltider i kommunen
I Kommunens organisation är produktionen av mat fördelade över skola, förskola, äldreomsorg och
konferensverksamhet. Inom skola och förskola tillagas det varje dag ca 5000 luncher, ca 2000
mellanmål, äldreomsorgen producerar ca 1000 måltider till både lunch och middag och inom
konferensverksamheten tillagas ca 100 måltider per dag. Inom Ekerö kommun, barn- och
ungdomsnämnden, finns en matproduktion som bedriver verksamhet i 13 kök inom skola och
förskola.
Matgästen, ska veta att Kommunen är till för dem och att måltidsmiljön ska vara en positiv
upplevelse som matgästen ska minnas med glädje. Matsedlar är utarbetade efter livsmedelsverkets
råd; Bra mat i skolan och Bra mat i förskolan. Måltiderna är planerade efter mängd och
näringsberäknade enligt Svenska Näringsrekommendationer och Livsmedelverkets riktlinjer.
Måltiderna i skolan ska tillgodose det nya lagkravet i skollagen avseende näringsriktig mat.
Kommunen arbetar aktivt för en hållbar utveckling. Detta möjliggörs genom att:
öka andelen vegetabiliska och minska andelen animaliska livsmedel
öka andelen ekologiska och miljösmarta livsmedel
välja rätt sorts kött, fisk och säsongsanpassade rotfrukter, grönsaker och frukt
minimera matavfallet i tillagning och servering
1.3 Kommunens miljöarbete
Miljöfrågor är av stor betydelse för Kommunen och för helhetssynen på sambandet mellan
människa, miljö och hälsa. Det finns en ambition att Ekerö kommun ska vara en EKO-kommun som
arbetar för hållbar utveckling och strävar att nå de nationella miljömålen.
Kommunens verksamheter ska präglas av kretsloppstänkande och minskade utsläpp så att påverkan
på ekosystemen minimeras och folkhälsan förbättras. Detta ska bland annat uppnås genom att
leverantörer väljer produkter och tjänster som ger minsta möjliga miljöpåverkan.
7
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
Kommunen värnar om miljö och god djuromsorg och leveranssäkerheten är av central betydelse för
Kommunen. Kommunen har som mål att successivt öka andelen ekologiskt odlad mat i skolor,
förskolor och äldreomsorg samt tillhandahålla rätt kvalitet och servera god och näringsriktig mat.
Vidare avser Kommunen att KRAV-certifiera utvalda skolor inom kommunen under avtalsperioden.
Detta ställer krav på större inköp av ekologiskt livsmedel.
1.4 Anbud på hela eller delar av underlaget
Anbud kan lämnas på samtliga varukorgar eller på en eller flera varukorgar, se nedan.
Följande varukorgar ingår i upphandlingen:
1. Kolonial/specier/frysta varor/kött
och chark/färska mejeriprodukter
och ägg (minst 80 procent)1
2. Färsk mjölk (minst 80 procent)2
3. Färsk fisk (minst 90 procent)3
4. Färsk frukt, grönsaker och potatis
(minst 80 procent)4
5. Färskt bröd (minst 80 procent)5
6. Köksutensilier (minst 80 procent)6
För att bli antagen inom respektive varukorg ska leverantören kunna leverera minst den angivna
procentsats inom respektive varukorg (av hela volymen positioner i varukorgen) som angivits ovan.
I ovanstående varukorgar finns ett flertal varugrupper, exempelvis pasta eller charkprodukter. Varje
produkt har erhållit ett positionsnummer. Av pris- och produktbilagan (bilaga 1) framgår vilka
positioner som hör till vilken varukorg och varugrupp. Kommunen kommer att göra en utvärdering
per varukorg, se vidare punkt 2.13 Prövning och utvärdering av varukorgar.
Motsvarar ca 10,2 Mkr/år
Motsvarar ca 1,4 Mkr/år
3
Motsvarar ca 90 Kkr/år
4
Motsvarar ca 1,3 Mkr/år
5
Motsvarar ca 130 Kkr/år
6
Motsvarar ca 75 Kkr/år
1
2
8
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
2. UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER
2.1 Upphandlingsform
Denna upphandling genomförs som ett öppet förfarande enligt lagen om offentlig upphandling, (SFS
2007:1091). Detta innebär bland annat att prövning och antagande av anbud sker utan föregående
förhandling.
2.2 Upphandlingsobjekt
Denna upphandling avser Kommunens samlade behov av livsmedel för Kommunens olika
verksamheter, se punkt 1.2. Upphandlingen avser ramavtal på Livsmedel för successiva avrop.
Upphandlingen baseras på de villkor och förutsättningar, som anges i detta förfrågningsunderlag
inklusive dess bilagor.
2.3 Upphandlande myndighet
Ekerö kommun
Box 205
178 23 Ekerö
Organisationsnummer: 212000-0050
2.4 Avtalsperiod
Avtalet gäller från och med den dag då det är undertecknat av båda parter och två (2) år framåt.
Kommunen har därefter möjlighet att förlänga avtalet i ett (1) plus ett (1) år, som längst till 201709-30. Förlängning av avtalet ska skriftligen överenskommas mellan båda avtalsparter och påkallas
senast 3 månader innan avtalet löper ut. Sker ingen förlängning av avtalet upphör avtalet att gälla
vid avtalsperiodens utgång.
2.5
Tillhandahållande av förfrågningsunderlaget
Kommunen använder sig av ett upphandlingssystem som heter e-avrop. Förfrågningsunderlaget
hämtas kostnadsfritt i sin helhet från denna hemsida: www.e-avrop.se. Anbudsgivaren måste
registrera sig i e-avrop för att kunna hämta underlaget.
Länk till e-avrop nås även via kommunens hemsida: www.ekero.se. Upphandlingar som annonseras
på e-Avrop annonseras även i OPIC. Förfrågningsunderlag som hämtas via OPIC registreras
automatiskt i e-Avrops prenumerationslista.
2.6 Förtydligande och komplettering av förfrågningsunderlag
I det fall anbudsgivaren uppfattar att förfrågningsunderlaget innehåller oklarheter av betydelse för
att ta fram ett korrekt och fullständigt anbud, eller ser en risk för att missförstånd kan uppstå, ska
anbudsgivaren kontakta upphandlingsfunktionen. Eventuella frågor ska ställas på e-avrop. Sista dag
för besvarande av frågor är tio dagar före senaste dag för att lämna anbud. Av likabehandlingsskäl
kan inga garantier lämnas för att svar kan lämnas på frågor som inkommer senare än tio dagar före
sista anbudsdag. Under juli månad kan besvarandet av frågor ta längre tid på grund av semestrar.
9
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
Samtliga svar på inkomna frågor och eventuell annan information om upphandlingen delges
registrerade anbudsgivare. Anbudsgivare uppmanas att löpande under anbudstiden kontrollera om
tillkommande information har lämnats i upphandlingen.
2.7 Anbudet
2.7.1 Anbudstidens utgång
Anbud ska senast vara inlämnade genom e-avrop den 2 september 2013. Anbud som inkommer
efter anbudstidens utgång kommer inte att prövas.
2.7.2 Anbudets giltighetstid
Anbudet ska vara bindande i nio (9) månader räknat från sista anbudsdag.
2.7.3 Anbudsöppning
Samtliga anbud kommer så snart som möjligt att öppnas efter anbudstiden utgång.
2.8 Ersättning för upprättande av anbud
Kommunen medger inte ersättning för upprättandet av anbud.
2.9 Avlämnande av elektroniska anbud
Anbudet ska inges genom e-Avrop som e-Anbud. Anbudet ska vara skriftligt, avfattat på svenska
med undantag för fackuttryck där språket enligt gängse användning är ett annat än svenska samt
diplom/certifikat utfärdat i annat land.
Dokumentet ”förfrågningsunderlag” ska fyllas i sparas och sedan bifogas anbudet. Vid
anbudsinlämningen skapas ett inlämningsbevis. Inlämningsbeviset ska på begäran av Kommunen
skickas in underskrivet av behörig företrädare.
Det är inte möjligt att lämna anbud på annat sätt (till exempel via telefax eller e-post) på grund av
att sekretessen då inte kan säkerställas.
2.10 Obligatoriska krav
Förfrågningsunderlaget med tillhörande bilagor innehåller ett antal krav. Förutsättningen för att ett
anbud ska kunna prövas, utvärderas och antas är att dessa krav är uppfyllda. Kraven avser såväl krav
på leverantören som på efterfrågade varor och tjänster. Anbud som inte fyller kraven kommer att
förkastas.
2.11 Prövning av anbud
Efter anbudsöppning genomförs prövning och utvärdering av de anbud som inkommit i rätt tid
enligt nedan. Prövningen kommer att genomföras med utgångspunkt i de uppgifter som
anbudsgivaren redovisat i sitt anbud.
10
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
Inledningsvis prövas att anbuden uppfyller de krav som ställts på leverantören. De anbud som visat
sig uppfylla dessa krav genomgår därefter en prövning av att de ställda kraven på varan och tjänsten
– inklusive ramavtalsvillkoren – är uppfyllda.
Bland de anbud som därefter kvarstår kommer Kommunen att anta det anbud som har det lägsta
priset för respektive varukorg, se punkt 2.13 nedan. Om två (2) anbud erhåller samma
utvärderingspris kommer det anbud som erhållit minst antal belastningspriser i aktuell varukorg att
ha företräde. Om två (2) eller fler ledande anbud ändå inte går att särskilja avgörs utgången genom
lottning.
Prövningen och utvärderingen kommer att genomföras med utgångspunkt i de uppgifter som
anbudsgivaren redovisat i sitt anbud.
2.12 Priser och ifyllnad av pris- och produktbilaga
Priser ska anges i den enhet som redovisas i pris- och produktbilagan (Bilaga 1) för respektive
position. Priser ska alltid anges i avrunnen vikt och anges netto i svenska kronor exklusive
mervärdeskatt. Basprisdag är 2013-05-31. Anbudspriser ska inkludera kostnader för emballage,
försäkringar, tull och leverans, i enlighet med pris- och produktbilagan.
Av anbudsgivaren offererade produkter ska innehålla fullständiga uppgifter om varje produkt, vilket
innebär att samtliga efterfrågade kolumner ska vara ifyllda för att uppfylla kravet på respektive
position (undantag ges för kolumn v-aa). Samma produkt får inte offereras på mer än en position.
Undantag får göras om både stor och liten förpackning efterfrågas för viss produkt och produkten
uppfyller de krav som ställts. Undantag görs även för ekologisk produkt som kan offereras som
ekologisk och konventionellt framställd.
För de produkter som inte offereras av anbudsgivaren beräknas kostnaden genom att angiven
förbrukning i kolumnen ”Förbrukning per jmf-enhet och år” multipliceras med angivet
belastningsvärde för produkten i kolumnen ”Belastningsvärde per jmf-enhet (kg, liter, st)”. Samtliga
kostnader summeras därefter till ett jämförvärde för alla produkter som ingår i den aktuella
varukorgen. Belastningspriset är nuvarande avtalspris plus 30 procent påslag.
Om anbudsgivaren av misstag eller medvetet offererar fel produkt på efterfrågad position
(exempelvis; anbudsgivaren offererar pasta där Kommunen efterfrågar rödbetor) och/eller anger
annan vikt/storlek än vad som efterfrågas kommer anbudsgivaren att belastas med den
efterfrågade positionens belastningsvärde (det vill säga anbudsgivaren kommer att belastas med
angivet belastningsvärde för rödbetor).
De positioner som är angivna med X (kolumn B) i pris- och produktbilagan (Bilaga 1) måste
anbudsgivaren kunna leverera för att bli antagen som leverantör. För dessa positioner ges
anbudsgivaren en möjlighet att offerera en alternativ produkt. Kommunen kommer först att pröva
om anbudsgivarens alternativ 1 uppfyller ställda krav. Om anbudsgivarens alternativ 1 inte uppfyller
ställda krav kommer Kommunen därefter att pröva om anbudsgivarens alternativ 2 uppfyller ställda
11
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
krav (i de fall anbudsgivaren har offererat ett alternativ 2). Om kontroll medför att anbudsgivaren
inte har någon godkänd offererad produkt (varken alternativ 1 eller 2) kommer anbudsgivaren inte
att kunna godtas.
För att anbudsgivarna ska kunna offerera lämpliga produkter finns i vissa fall en typprodukt angiven
(till exempel mattfettsblandning 60 %, typ Bregott) som kan vara till stöd för anbudsgivaren vid
utformningen av anbudet, men det är inget krav att endast denna typprodukt får offereras.
Anbudsgivaren ska ange offererade produkter i avrunnen nettovikt. För produkter där vätska eller
fett ska tillsättas vid tillagning, exempelvis soppor och såser, ska pris per liter alternativt kilo för
färdig vara anges.
Utförligare beskrivning om hur ifyllnad av pris- och produktbilagan ska ske finns i pris- och
produktbilagan, se Bilaga 1.
2.13 Utvärdering av varukorgar
Kommunen kommer att anta det anbud som har lägst totalpris för respektive varukorg. Beräkningen
av totalpriset görs genom att summera priserna för samtliga efterfrågade positioner inom den
varukorg som utvärderas, t ex kolonial. I pris- och produktbilagan kan anbudsgivaren när denne fyllt
i efterfrågade uppgifter se sitt utvärderingspris för offererad varukorg.
För varje produkt beräknas kostnaden i bilaga Pris- och produktbilaga, genom att angiven
förbrukning i kolumnen ”Förbrukning per jmf-enhet och år” multipliceras med offererat jämförpris i
kolumnen ”Pris per jmf-enhet (kg, liter, st)”.
2.14 Kontroll av offererade produkter och varuprover
Anbudsgivarens offererade produkter kan komma att kontrolleras mot ställda krav i
förfrågningsunderlaget. Produktinformation och varuprover avseende offererat sortiment kan
komma att begäras i samband med prövning och utvärdering av anbud. Dessa ska Anbudsgivaren
tillhandahålla utan kostnad för Kommunen. De positioner som eventuellt kommer att testas är
pastaprodukter, sylt, frysta fiskprodukter, frysta kött- och köttfärsprodukter och färska
köttprodukter. Kriterier som är av betydelse för vilka positioner som kommer att testas är t.ex. att
de är av stor ekonomisk betydelse, att de är känsliga för olika former av hantering (t.ex.
varmhållning) eller att det är stora smak-/kvalitetsvariationer mellan olika offererade alternativ.
Varuproverna ska skickas till:
Tappströms skola - köket
Tappströmsvägen 3
178 32 Ekerö
De kontroller som görs av produkterna är att de har rätt:
12
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
Klassificering, det vill säga om Kommunen efterfrågat en färsk produkt ska offererad
produkt vara färsk för att godkännas
Egenskaper, det vill säga om Kommunen efterfrågat fetthalt om minst 20 % ska
produkten ha minst den efterfrågade fetthalten för att godkännas
Tillagningsegenskaper, det vill säga exempelvis kokegenskaper avseende nötkött och
dess bindväv som påverkar kokegenskapen, nötköttet ska behålla sin textur vid kokning
Vikt, dvs. om det efterfrågas en vikt på fiskfilé mellan 0,1-0,5 kg ska den offererade
fiskfilén väga inom det efterfrågade intervallet för att godkännas
Kommunen kommer vid prövning att utföra tester enligt tillagningsanvisningar på respektive
förpackning. Klarar inte produkterna ovanstående krav kommer anbudsgivaren att belastas med
angivet belastningsvärde för respektve angiven position istället.
För att bedöma kvalité på produkter, utöver obligatoriska krav, kan vissa utvalda positioner komma
att kontrolleras vad gäller exempelvis lukt, smak, konsistens och utseende. Kontrollerna utförs som
blindtester där provsmakarna inte känner till produkternas fabrikat eller vem som offererat
produkten. Samtliga produkter på positioner som inte kontrolleras kommer obligatoriskt att
godkännas, se Bilaga Testprotokoll för vidare information.
2.15 Offentlighet och sekretess
Kommunen omfattas av de regler som sammanfattningsvis brukar benämnas
offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att allmänna handlingar normalt ska vara
tillgängliga för den person som önskar ta del av dem. Den som lämnar anbud i denna upphandling
måste vara införstådd i att denna aspekt ingår som en förutsättning i samarbetet med Kommunen
och att handlingar som lämnas in med anbudet inte återlämnas. Garantier för att uppgifter inte
kommer att lämnas ut kan därför inte lämnas.
Under den tid upphandlingen pågår är dock samtliga uppgifter som berör samtliga anbud
sekretessbelagda. Efter det att tilldelningsbeslut meddelats är anbudsgivarnas möjligheter att
erhålla sekretess för uppgifter i handlingar som ingår i ett anbud begränsade.
Av 31 kap 17 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) följer att sekretess gäller för uppgift om
en enskilds affärs- eller driftförhållanden, om det kan antas att den enskilde lider skada om
uppgiften röjs. Anser anbudsgivaren att vissa uppgifter anbud ska sekretessbeläggas kan
anbudsgivaren precisera vilka uppgifter det är samt lämna en motivering till på vilket sätt företaget
skulle lida skada om uppgifterna lämnades ut. Kommunen vill samtidigt framhålla att det är
Kommunen som enligt offentlighets- och sekretesslagen beslutar om en uppgift ska
sekretessbeläggas.
13
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
2.16 Information om tilldelningsbeslut
När beslut tagits angående val av leverantör(er) skickas information om beslutet till alla anbudsgivare. I informationen anges vilken Leverantör som man avser att teckna avtal med och skälen
därför samt gällande tidsram för avtalsspärr.
2.17 Upphandlingskontrakt
Efter tilldelningsbeslut och aktuell avtalsspärr kommer ett skriftligt avtal att tecknas med antagen
Leverantör för respektive varukorg.
Om en eller flera varukorgar blir föremål för överprövning kommer avtal tecknas med antagen
leverantör/antagana leverantörer för de varukorgar som inte är föremål för överprovning.
Avtalet baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag och antaget anbud.
Förutsättningen för att ett avtal ska vara bindande är att avtalet undertecknats av båda parter i den
aktuella upphandlingen. Detta innebär också att den aktuella upphandlingen avslutats först när
båda parterna undertecknat avtalen.
14
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
3. ALLMÄNNA UPPGIFTER OM LEVERANTÖREN
3.1 Leverantörens kontaktuppgifter
Leverantören ska fylla i nedanstående uppgifter:
Allmänna uppgifter om leverantören:
Anbudsgivande företag/organisation:
Organisationsnummer:
Adress:
Postadress:
Telefonnummer (växel):
Kontaktperson för anbudet:
Namn:
Telefonnummer:
E-post:
Kontaktperson under avtalstiden:
Namn:
Telefonnummer:
E-post:
Behörig firmatecknare:
Anbud lämnas för följande varukorg/ar:
Varukorg 1. Kolonial/specier/frysta varor/kött och chark/färska mejeriprodukter och ägg
Varukorg 2. Färsk mjölk
Varukorg 3. Färsk fisk
Varukorg 4. Färsk frukt, grönsaker och potatis
Varukorg 5. Färskt bröd
Varukorg 6. Köksutensilier
3.2 Undertecknande av anbud
Ett undertecknat anbud innebär att behörig företrädare intygar att följande omständigheter är
gällande:
att anbudsgivaren har tagit del av och baserar sitt anbud på det kompletta
förfrågningsunderlaget, det vill säga inklusive eventuella förtydliganden och kompletteringar
som publicerats på i förfrågningsunderlaget angivet sätt till och med sista anbudsdag,
15
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
och att ramavtalsvillkoren accepteras utan reservationer,
att anbudsgivande företag är bundet av sitt anbud enligt punkt 2.7.2,
att alla uppgifter som lämnas i anbudet är sanningsenliga
Undertecknandet sker genom att kommunen begär in det inlämningsbevis som skapas vid
anbudslämnandet.
4. KRAV PÅ LEVERANTÖREN
4.1 Uteslutningsgrunder från deltagande i upphandling
Kommunen kommer att utesluta anbudsgivare om anbudsgivaren eller företrädare för denne (om
anbudsgivaren är en juridisk person) är dömd för deltagande i en kriminell organisation, bestickning,
bedrägeri eller penningtvätt enligt LOU 10 kap. 1 §. Anbudsgivare äger heller inte rätt att använda
underleverantör som är föremål för dessa omständigheter.
Vidare kan anbudsgivare även komma att uteslutas om någon av i punkterna 1-5 i LOU 10 kap. 2 §
angivna omständigheter föreligger avseende anbudsgivaren eller en företrädare för denne (om
anbudsgivaren är en juridisk person). Anbudsgivaren kan även komma att uteslutas vid förekomst
av omständigheterna angivna i punkt 6. Anbudsgivare äger heller inte rätt att anlita underleverantör
som är föremål för dessa omständigheter.
Leverantörens eget intygande:
Anbudsgivande Leverantör och redovisade underleverantörer enligt redovisningen i punkt ovan samt
företrädare för dessa företag, är inte föremål för någon av ovan uppräknade omständigheter.
Ja
Notera att Kommunen kan komma att kontrollera att anbudsgivaren inte har gjort sig skyldig till ovan
angivna omständigheter.
4.2 Registreringsskyldigheter, betalning av s katter och sociala avgifter
Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer ska uppfylla i Sverige eller hemlandet lagenligt
ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter.
Anbudsgivaren eller av denne anlitad underleverantör får inte ha skulder avseende
socialförsäkringsavgifter eller skatter i Sverige eller i det egna landet som lett till att skulden
registrerats hos Kronofogdemyndigheten eller motsvarande myndighet i hemlandet. Kravet är inte
tillämpligt för sådana skulder som avser försumbara belopp eller motsvarande omständigheter.
Leverantörens eget intygande:
Bekräftelse att kravet angående registrerings, skatte- och avgiftsskyldigheter uppfylls för det egna
företaget och även för eventuell/a underleverantör/er uppfylls:
Ja
16
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
Anbudsgivare som avser att anlita underleverantör för utförande av delar av åtagandet ska nedan
ange namn, organisationsnummer och beskrivning av underleverantörens roll avseende berörda
företag.
Som en del av leverantörsprövningen kontrollerar Kommunen att Anbudsgivaren och eventuella
underleverantörer uppfyller lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och
avgiftsskyldigheter, i Sverige eller i hemlandet.
I de fall det inte är möjligt för Kommunen att på egen hand inhämta sådana uppgifter ska
anbudsgivaren vara beredd att tillhandahålla erforderlig dokumentation som visar att kraven
uppfylls.
Underleverantör
Företagsnamn
Organisationsnummer
Beskrivning av angiven
underleverantörs roll vid
utförandet av uppdrag
som denna upphandling
omfattar:
Underleverantör
Företagsnamn
Organisationsnummer
Beskrivning av angiven
underleverantörs roll vid
utförandet av uppdrag
som denna upphandling
omfattar:
Om någon av angivna underleverantörer inte uppfyller ovan angivna krav, får underleverantören
ifråga inte användas vid utförandet av tjänsten. Anbudsgivaren kan dock ändå tilldelas kontrakt i
denna upphandling om samtliga krav i förfrågningsunderlaget uppfylls.
17
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
4.3 Ekonomisk stabilitet
Anbudsgivaren ska ha erforderlig ekonomisk kapacitet så att denne med bibehållen kvalitet kan
fullgöra uppdraget under hela avtalstiden. Vid prövning av ekonomisk och finansiell ställning
kommer Kommunen att använda sig av Business Check AB ratingsystem och företagsrapporter.
Anbudsgivare ska ha en tillräckligt stabil ekonomi för att kunna fullgöra uppdraget och lägst
kreditrating 5.
För det fall lägre kreditrating redovisas i anbudet, ska anbudsgivaren ändå anses ha uppfyllt kravet
om anbudsgivare i anbudet lämnat en sådan förklaring, att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren
innehar motsvarande ekonomisk stabilitet, under förutsättning att förklaringen inte är hänförlig till
faktorer som påverkar anbudsgivarens ekonomiska stabilitet. Anbudsgivare kan styrka sin
ekonomiska och finansiella ställning genom att bifoga garanti från moderbolag, som uppfyller
kraven på ekonomisk och finansiell ställning (moderbolagsgarantin får inte innehålla några
begränsningar i det ekonomiska åtagandet), eller förhandsbesked från bank eller motsvarande
kreditgaranti som uppgår till minst 30 procent av anbudssumman.
Anbud ska eventuellt innehålla:
I förekommande fall, en förklaring till varför kravet inte är uppfyllt:
4.4 Anbudsgivarens tekniska och yrkesmässiga erfarenhet
Anbudsgivaren ska ha dokumenterade resurser, kompetens och dokumenterad erfarenhet att
organisera och genomföra denna typ av uppdrag, tillhandahållande och leverans av livsmedel, i
enlighet med ställda krav i detta förfrågningsunderlag.
Anbudsgivaren ska lämna en företagspresentation med beskrivning av företaget och dess
verksamhet som styrker ovanstående krav.
Anbud ska innehålla nedanstående uppgifter:
Beskrivning av anbudsgivarens verksamhet som styrker att denna har dokumenterade resurser och kompetens att
genomföra detta uppdrag:
Anbudsgivare ska ha utfört minst ett (1) referensuppdrag som styrker följande:
som har avsett tillhandahållande och leverans av motsvarande livsmedel som aktuell
varukorg/varukorgar avser (se fotnot sidan 8)
som ska ha varit av motsvarande volymmässiga volym (SEK) för de varukorgar/den
varukorg anbudsgivaren avser att lämna anbud för
som innefattat minst 15 leveransplatser för samma beställare (kravet omfattar inte
varukorg 3 – färsk fisk)
som ska vara genomfört eller pågående inom tre (3) år före sista anbudsdag
18
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
har ett godkänt resultat enligt beställaren för uppdraget
För godkänt referensuppdrag ska:
uppdragsgivaren vara annan än anbudsgivande företag eller eventuellt angivna
underleverantörer
uppdragsgivarens (beställaren för genomfört referensuppdrag) kontaktperson vara väl
insatt i utfört uppdrag
Anbud ska innehålla nedanstående uppgifter - Referensuppdrag
Referensuppdrag (beskrivning av uppdraget):
Beställare:
Volym angivet i SEK per år:
Tidsperiod när uppdraget utfördes:
Kontaktperson för angivet referensuppdrag samt e-post och tfn:
4.5 Leverantörens möjlighet till spårbarhet
Anbudsgivaren ska ha rutiner för att säkerställa spårbarhet i ledet före och efter leverans av
livsmedel enligt förordningen 178/2002/EG.
Anbud ska innehålla:
Bekräftelse att kravet uppfylls:
Ja
4.6 Kvalitetssäkringsrutiner
Anbudsgivare ska bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete och tillämpa dokumenterade rutiner för
att säkerställa att uppdraget genomförs på ett sådant sätt att uppsatta kvalitetsnivåer och
överenskomna villkor kan uppnås och upprätthållas. Kvalitetsarbetet ska omfatta rutiner för att
mäta och följa upp resultat.
Anbudsgivare ska ha en kvalitetsansvarig för uppdraget. Anbudsgivares kvalitetsansvarig ska ha den
kompetens och erfarenhet av utförande av uppdrag som krävs för att fullgöra rollen som
kvalitetsansvarig.
Anbudsgivare ska i sitt anbud redogöra för hur ovan ställda krav (beskrivning av de
kvalitetssäkringsrutiner som anbudsgivaren tillämpar) uppfylls samt till sitt anbud bifoga eventuella
dokument som styrker detta. Anbudsgivarens beskrivning ska vara så utförlig att det framgår att
ställda krav uppfylls. Anbudsgivaren ska ange namn på kvalitetsansvarig/-a.
19
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
Anbud ska innehålla nedanstående uppgifter:
Beskrivning av rutiner för internrevision och/eller egenkontroll:
Beskrivning av hantering av avvikelser och förebyggande åtgärder för dessa:
Eventuella bifogade dokument som styrker ovanstående krav:
Namn på kvalitetsansvarig hos leverantören:
20
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
5. KRAV PÅ VARA OCH TJÄNST
5.1 Inledning
Kraven är uppdelade i generella krav som gäller samtliga produkter och tjänster samt
produktspecifika krav för vissa typer av livsmedel, se avsnitt 6.
Nedan redogörs för de generella krav som omfattar samtliga produkter och tjänster.
5.2 KRAVSPECIFIKATION - GENERELLA KRAV
5.2.1 Sortiment
Denna upphandling består av sex (6) varukorgar, se punkt 1.4. Kommunen kommer att anta en
leverantör per varukorg. Efterfrågat livsmedel i rubricerad upphandling redovisas i bifogad pris- och
produktbilaga, se Bilaga 1. Angivna volymer är baserade på tidigare statiskt. Aktuell upphandling
och dess uppgifter är anpassade till framtida matsedlar, Kommunens ambition om att köpa en
större volym ekologiskt livsmedel än tidigare och strävan efter att KRAV-certifiera vissa
verksamheter inom Kommunens organisation.
Kommunen bedriver många olika typer av verksamheter, således är efterfrågade produkter
anpassade till flera olika verksamhetsområden, stora produktionsenheter, medelstora kök och även
mycket små kök hos gruppboenden och förskolor. Därför efterfrågas i aktuell upphandling både
stora, medelstora och små förpackningar. Mindre verksamheter saknar ofta erforderliga
förvaringsutrymmen, tillräckligt stora kylar/frysar och hinner inte förbruka vissa produkter innan
bäst före datum passerats.
5.2.2 Rabattsats på övrigt sortiment
Leverantören anger en rabattssats som erbjuds för övriga produkter som inte omfattas i denna
upphandling, rabatten ska vara fast under hela avtalsperioden. Rabatten kommer inte att
utvärderas.
Anbud innehåller:
Leverantören erbjuder på övrigt sortiment:
procent
5.2.3 Allmänna krav på samtliga produkter
Livsmedel som omfattas av denna upphandling ska i alla avseenden uppfylla kvalitetskrav enligt
gällande EU-förordningar, livsmedelslagstiftning, livsmedelsförordning och Livsmedelsverkets (SLV)
föreskrifter. För vidare information se www.slv.se.
Kvalitetskrav för samtliga produkter:
Infrysning, fryslagring och frysdistribution ska ske enligt SLV:s anvisningar och föreskrifter
21
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
Tillsatser och berikningsmedel får endast användas om de är godkända av SLV
Samtliga levererade produkter ska vara fria från samtliga salmonella serotyper
Vid leverans av kylda och frysta varor ska kyl- och fryskedjan garanterat vara obruten
Samtliga produkter ska ha minst 2/3 av hållbarhetstiden kvar vid tidpunkten för leverans. För
färska färser, färskt tärnat och strimlat kött samt bearbetade grönsaker gäller dock att dessa
produkter ska ha minst 1/2 av hållbarhetstiden kvar vid tidpunkten för leverans. Vidare
gäller att hållbarhetstiden för fil och yoghurt ska bestå minst 10 dagar efter leverans
Samtliga produkter ska vara fria från angrepp av skadedjur, svampar och andra parasiter
samt vara fria från främmande lukt och smak
Samtliga produkterna ska vara fria från skadliga eller ohälsosamma halter av
bekämpningsmedel eller andra miljögifter samt från insekter
5.2.4 Emballage och märkning
Emballage/förpackningar ska vara utformade så att de skyddas under transport och hantering samt
mot kontaminering fram till användningstillfället. Allt emballage ska vara helt, rent och lätt att
hantera (öppna och i förekommande fall återförsluta samt återvinna förpackningen)
Produktinformationen på en vara ska alltid överensstämma med efterfrågad och erbjuden vara.
Anbudsvara får inte ändras till sitt innehåll utan att Kommunens ansvariga informerats om detta
och godkänt eventuell ändring.
På emballaget samt på innerförpackning (i tillämpliga delar) ska det framgå:
Energi och näringsvärde
Nettovikt/nettovolym/färdig produkt
Innehållsdeklaration i fallande ordning på svenska
Doserings-/portionstabell samt tillagningsanvisningar
Namn på produkten/användningsområde
Producent/leverantör/ursprungsland/fångstplats
Landet/länder där djuret/djuren är fött/födda och uppfött/uppfödda
Tillverkningsdatum/infrysningsdatum/förpackningsdag och sista förbrukningsdag alt. bäst
före-dag
Förvarings- och hållbarhetsanvisningar
Batchnummer
I förekommande fall ska uppgift lämnas om:
Salthalt samt salthalt i färdig produkt
Halt av glutamat ska anges om glutamat är tillsatt (för sopp- och såspulver)
Transfetter
Ingående konserveringsmedel
Ingående utdrygningsmedel t.ex. potatismjöl
22
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
Lysozym och konserveringsmedel E1105
Sockerhalt
Uppgift om livsmedlet är i egen juice eller i sockerlag
Typ av sötningsmedel
Förekomst av GMO ska anges
Förekomst av ägg
Fiberhalt
Malningsgrad och rostning
Utmalningsgrad (gäller mjöl och övriga redningar)
Förekomst av lupinfröer/lupinmjöl ska anges
Allergimärkning - förekomst av sojaprotein, sojalecitin, laktos, mjölkprotein, gluten, nötter,
mandel, jordnötter, aprikoskärnor, lycozym (äggviteämne)
Förekomst av nötter/mandel/jordnötter/aprikoskärnor ska anges
Vattenglaserade produkter ska anges med vikt utan is/glasering. Vattenglaseringen ska
anges i procent. Om en produkt är dubbelglaserad ska det anges
Sous-vide produkter ska färdig kött- respektive sky/buljongmängd anges
För produkter som beretts med vatten/marinad ska mängden vatten/marinad samt
marinadens innehåll anges
5.2.5 Beställning och service
Beställningar ska kunna genomföras elektroniskt, via telefon eller via fax. Leverantören ska ha en
ordersupport tillgänglig varje vardag mellan kl. 08:00-16:00.
Produktsortiment för kolonialvaror7 och bikomponenter8 ska kunna levereras till angiven
leveransplats inom två (2) arbetsdagar efter gjord beställning (avrop).
Huvudkomponenter9, beställningsvaror och specialdestinerade varor till måltiden ska kunna
levereras senast tio (10) arbetsdagar efter gjord beställning (avrop).
I de fall helgdag infaller på en leveransdag (mån-fre) ska beställande verksamhet minst tio (10)
arbetsdagar före erbjudas en närliggande alternativ leveransdag.
För varukorgen färsk fisk ska leverans kunna ske inom två (2) dagar efter gjord beställning (avrop).10
5.2.6 Leveranser och leveransfrekvenser
De verksamheter som kommer att avropa från kommande ramavtal framgår av Bilaga 2,
Leveransplatser och leveransfrekvenser. Bilagan kan komma att ändras under avtalsperioden i takt
med att verksamheter försvinner och tillkommer. Avropande verksamheter har olika frekvensbehov
Exempelvis, ketchup, gurka, salt, vetemjöl, rapsolja, skivad ost
Exempelvis, pasta (makaroner, spagetti) ris, specialdestinerade (rismjölk, havremjölk, smetana)
9
Exempelvis, pyttipanna, nötfärs, ägg, fisk, panerade fiskbitar
10
Endast en leveransplats gäller för färsk fisk
7
8
23
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
av livsmedel. Leverantören ska kunna leverera avtalade produkter inom fastställd tid efter
beställning (avrop) enlighet med leveransfrekvenserna i Bilaga 2.
5.2.7 Nya produkter
Nya produkter inom det upphandlade produktområdet kan efter Kommunens val i begränsad
omfattning ingå i avtalet. Prissättning av dessa produkter ska ske utifrån samma beräkningsgrund
och med samma marginal som för de anbudsprodukter som ursprungligen offererats.
Kommunen följer med stort intresse utvecklingen på livsmedelsmarknaden vad gäller nya
produkter, förändringar etc. Informationen om dessa ska regelmässigt presenteras för Kommunen.
Prov på ny produkt, som erbjuds av Leverantören, kan komma att begäras in under avtalsperioden,
och ska då översändas kostnadsfritt och inom tio (10) arbetsdagar efter förfrågan av Kommunen.
5.2.8 Delade förpackningar
Ett antal produkter upphandlas per styck och kommer således att avropas av Kommunen per styck.
Leverantör som offerarar varor per styck förbinder sig att i förekommande fall leverara dessa
styckesvis under hela avtalsperioden inklusive eventuella avtalsförlängningar.
Ingen extra kostnad ska utgå för delade förpackningar.
5.2.9 Produktinformation och varuprover
Leverantören ska kontinuerligt under avtalsperioden tillhandahålla produktinformation, prislistor
m.m. på anbudssortiment samt övrigt sortiment inom antagen varukorg till Kommunens kostchef
utan extra kostnad. Ovanstående information ska skickas via e-post.
5.2.10 Förpackningar
Hantering och distribution av livsmedel ställer stora krav på förpackningar. Efter att ha fyllt sin
funktion ska de i första hand återanvändas.
Följande krav ställs på förpackningarna som avtalade varors levereras i:
Förpackningskrav ska gälla enligt EU: s direktiv och förpackningarna ska vara godkända enligt
livsmedelsverkets krav
Förpackningar ska uppfylla konstruktionskraven (de så kallade väsentliga kraven) enligt
bilaga 2 i direktiv 1994/62/EG om förpackningar och förpackningsavfall med ändringar
Plastmaterial i inner- och ytterförpackningar (avser delar över 25 gram) ska vara märkt enligt
DIN 6120-1, DIN 6120-2, ISO 11469 eller motsvarande
Förpackningar ska vara hela, rena och lätta att öppna
Förpackningar som är avsedda att återförslutas ska vara lätta att tillsluta. Beställande
verksamhets personal avgör om förpackningarna är lätta att öppna och försluta.
Förpackningar av plåt och metall ska vara utan skada och får inte vara deformerade eller
rostiga
24
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
Förpackningar får väga max 15 kg (undantag för mjölförpackning 30 kg, bananlådor 18 kilo
och mjölkförpackningar 20 kg)
Förpackning får inte tillföra produkten några främmande ämnen
Förpackning ska vara märkt för att möjliggöra källsortering
Allt engångsemballage ska vara återvinningsbart
5.2.11 Paketering, lastning av livsmedel och returer av rullburar
Avtalade varor ska lastas i rullburar eller på annat lämpligt sätt och levereras inrullat eller inburet till
respektive verksamhet på angiven plats. Rullburarna svarar leverantören för.
Följande krav ställs på paketering av livsmedel:
Rullburar får inte packas högre än 140 cm
Mellanlägg ska användas för att minimera skaderisk hos varor
Varor med samma artikelnummer och med samma leveransplats ska lastas tillsammans och
får inte spridas i olika rullburar
Varor ska paketeras och levereras på ett för samtliga av Kommunens verksamheter
(avropare) arbetsmiljövänligt sätt samt på sådant sätt att känsliga varor inte skadas
Varor ska lastats på ett sådant sätt att det underlättar för mottagande verksamhet att
överblicka levererade varor vid kontroll mot medföljande följesedel
Träpall accepteras inte. Varor ska inte levereras på “EU-pall” om inte detta särskilt
överenskommits
Returemballage, inklusive ”rullburar” eller liknande med hjul, återtas senast vid påföljande
leverans till enheten utan extra kostnad. Med returemballage avses rullburar, EU-pall och
returbackar, dvs. emballage som ingår i på marknaden godkända retursystem.
Anbud ska innehålla:
Bekräftelse att samtliga krav i ovanstående punkter accepteras:
Ja
5.3 Ekologiska varor
Samtliga produkter som ingår i det offererade sortimentet där krav är ställda på att produkten ska
vara ekologiskt ska uppfylla kriterierna enligt förordning (EG) 834/2007 om ekologisk produktion
och märkning av ekologiska produkter.
Dokumentation, som styrker detta, ska finnas tillgänglig hos leverantören. Sådan dokumentation
kan vara certifikat som visar att produktionen är godkänd som EU-ekologisk.
5.4 Hållbart fiske
Samtliga fiskprodukter (fryst, färsk, beredd, processad eller halvfabrikat) ska vara spårbar genom
hela förädlingskedjan med minst fångstzon, handelsbeteckning (vetenskapligt namn) och
25
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
produktionsmetod angivet. All vildfångad fisk ska vara fångad i enlighet med hållbart fiske som
bevarar mångfalden och främjar en ekologisk produktion.
Om antagen fiskprodukt under avtalstiden blir rödmarkerad enligt Miljöstyrningsrådets lista11 ska
produkten ersättas med en annan likvärdig fisk som har en grön markering enligt listan.
Dokumentation, som styrker ovanstående krav, ska finnas tillgänglig hos leverantören. Sådan
dokumentation kan vara märkning på varje ”batch”,(enhet/kolli) av råvaror/halvfabrikat med
fångstzon och handelsbeteckning, intyg/dokumentation från producent med producentnummer
etc. (eget uttalande enligt ISO 14021), certifikat på att produktion uppfyller kriterier för certifiering
enligt MSC (Marine Stewardship Council) eller motsvarande, certifikat på att produktion uppfyller
kriterier för certifiering enligt KRAV eller motsvarande, certifikat på att produktion uppfyller
kriterier för certifiering enligt NÄRFISKAT, motsvarande eller likvärdig verifikation/dokumentation
(exempelvis dokumenterade kvalitetssäkringsrutiner som omfattar ovanstående, bransch- eller
företagsriktlinjer, avtalsvillkor, miljövarudeklaration enligt ISO 14025 eller självdeklaration enligt ISO
14021).
Anbud ska innehålla:
Bekräftelse att kraven i punkt 5.3 och 5.4 accepteras:
Ja
Se Miljöstyrningsrådets hemsida för vidare information, http://www.msr.se/Upphandling/Kriterier/Livsmedel/Fisk-ochSkaldjur/Fisk-och-skaldjur/Fisklistan/
11
26
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
6. PRODUKTSPECIFIKA KRAV
6.1 Animaliskt livsmedel – djuromsorg
6.1.1 Generella krav
För produkter av en köttråvara ska skriftlig information kunna lämnas vid förfrågan om i
vilket land djuret är fött, uppfött, slaktat och förädlat i
För produkter mjölk, t.ex. konsumtionsmjölk, ska skriftlig information kunna lämnas vid
förfrågan om i vilket land mjölken är producerad
För produkter av ägg, t.ex. hela ägg, ska skriftlig information kunna lämnas vid förfrågan om i
vilket land ägget är producerat
Antibiotika får endast användas efter ordination av veterinär och när det är
veterinärmedicinskt motiverat
Djuret har transporterats max 8 timmar till slakt eller max 12 timmar nattetid för fjäderfä
Djuret ska vara helt bedövat innan avblodning sker
6.1.2 Specifika krav för griskött
Slentrianmässig svanskupering får inte förekomma
Samtliga grisar ska ha haft utrymme med tillgång till en separat hel golvyta för vila och en
separat gödselyta
Samtliga grisar, suggor och gyltor ska ha hållits lösgående. Suggans rörelsefrihet får enbart
begränsas tillfälligt om suggan uppvisar ett onormalt beteende som utgör en uppenbar
skaderisk för smågrisar eller fara för skötaren
6.1.3 Specifika krav för fågel
Det företag som slaktar ska ha metoder för att säkerställa bedövning samt minimivärden
enligt minimidirektiv för kyckling enligt bilaga för strömstyrka i relation till frekvens vid
bedövning för fjäderfä, samt kontroll av bedövningsresultatet
Näbbtrimning och kastrering får inte tillämpas i uppfödningen
Produkt av kycklingkött ska härstamma från djur som fötts upp på anläggning där
beläggningsgraden varit max 36 kg/m2 (och max 25 djur/m2) och där bilaga I och II uppfylls
enligt direktiv 2007/43/EG om fastställande av minimiregler för skydd av slaktkycklingar
6.1.4 Specifika krav för nötkött
Eventuell avhorning, kastrering eller andra kirurgiska ingrepp får endast ske efter bedövning
27
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
6.2 Djupfrysta varor
6.2.1 Djupfryst fågel och fågelprodukter
6.2.1.1 Beredd fågel
I produkten får tillsatt vattenhalt inte överstiga 14 procent av vikt före tillsats. Tillförd mängd
marinad/saltlake ska deklareras för samtliga produkter, dvs. rena produkter och
köttberedning
Samtliga produkter ska vara fria från campylobakter
Samtliga råa produkter ska vara glaserade. Nettovikt (utan is) ska anges på
ytterförpackningen
Uppfödning ska ha skett på sådant sätt att inga rester av fiskprotein, hormoner/antibiotika
finns kvar vid slakt
6.2.1.2 Oberedd fågel
Av ytterförpackningen ska det framgå om det är hel eller sammansatt råvara
Mängden fågelkött per 100 gram ska anges på ytterförpackningen
Samtliga produkter ska vara fria från campylobakter
6.2.2 Djupfryst köttråvara, färsprodukter och charkuteri produkter
6.2.2.1 Generella krav för samtliga
Djupfrysta produkter ska vara tillverkade endast av sådan råvara som i omedelbar anslutning
till tillverkning av den djupfrysta produkten skurits från tidigare inte frysta djurkroppar
Djupfrysta produkter får vid leverans inte vara lagrade längre tid från infrysningsdagen än 3
månader för kött av gris och 5 månader för övriga köttvaror
Vid uppfödning får inte preparat som stimulerar tillväxten användas
Köttet ska vara mörat
Allt kött ska vara från slaktkroppar enligt EUROP-klassificeringsregler
6.2.2.2 Lamm
Kött av lamm ska vara från slaktkropp av får som inte lammat. Kött av lamm ska vara från
fettgrupp 02 eller 04
Andel putsfett i grupp 02 är mindre än 3 procent och i grupp 04 mindre än 5 procent
6.2.2.3 Vilt
Kött av vilt ska vara veterinärbesiktigat och detaljstyckat samt komma från djur som slaktats
i slakteri godkänt av Livsmedelsverket
28
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
6.2.2.4 Nöt
Kött av nöt ska vara detaljstyckat benfritt. Nötkött utom köttfärskött ska vara från fettgrupp
02 eller 04 (andel putsfett (procent) grupp 02 mindre än 3 procent grupp 04 lika med eller
mer än 3 procent men mindre än 5 procent)
6.2.2.5 Gris
Kött av gris ska med undantag av magert fläskkött II (fläskfärskött) vara från helt, kastrerat
hansvin eller från hongris som inte grisat
Vikten på slaktkroppen får inte understiga 40 kg
6.2.3 Djupfryst fisk och skaldjur
På ytterförpackningen ska framgå fisksort, om det är hel fiskfilé eller sammansatt fisk
Råvarans latinska och svenska namn ska anges på ytterförpackningen där lagstiftning kräver
det
Det ska framgå om fisken är landfryst, dubbelfryst eller sjöfryst
Torsk ska vara fångad i godkända fiskevatten
För panerade och portionsprodukter ska mängd fiskråvara per 100 g råvara samt panadens
alternativt gratängtäckets sammansättning anges på ytterförpackningen
6.2.4 Djupfryst bröd och kaffebröd
Kolhydratinnehåll uppdelat på fibrer, stärkelse och sockerarter ska anges per 100 gram
För "Bake Off" ska tydligt anges ugnsvärme och gräddningstid
Matbröd får inte innehålla mjölk
6.2.5 Potatis
Minst 80 procent av höst- och vinterpotatisbehovet ska vara kvalitetsklass SMAK,
storköksprima12 eller likvärdig (www.smak.se), resterande del av kvalitetsklass SMAK klass 2
eller likvärdig
Vid märkning (gäller både ytter och innerförpackning) ska det framgå SMAK-märke eller
likvärdigt, potatisens slag och sortnamn, kvalitetsklass, nettokvantitet, beräknad hållbarhet
om denna är begränsad samt förpackarens eller tillverkarens namn eller firma samt hemort
6.2.6 Djupfrysta grönsaker, frukt och bär
Produkterna ska vara så beredda att de direkt kan användas i matlagning. Nettovikt = tinad
vikt
Efterskördsbehandling genom så kallad smartfresh, det vill säga behandling med
svampmedel eller tillväxtreglerande medel efter skörd får inte ha använts på äpplen,
matpotatis och lök
12
Storköksprima motsvarar: minsta knölstorlekska ska vara minst 40 mm om inget annat avtalats, spännvidden inom varje storleksklass får variera
högst 15 mm (20 mm för klass 2), antalet sönderkokta potatisar får vara högst 4 procent, någon framträdande enzymatisk mörkfärgning efter
råskalning får inte förekomma
29
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
Efterskördsbehandling genom användning av groningshämmande medel får inte ha använts
på matpotatis och lök
Grönsaker ska vara styckfrysta
För samtliga icke-sammansatta varor13 av rotsaker, grönsaker, baljväxter, frukt och bär ska
skriftlig information kunna lämnas om var14 varan är odlad och förädlad
Produkterna ska vara så beredda att de direkt kan användas i matlagning. Nettovikt = tinad
vikt
6.2.7 Djupfrysta puréer/timbaler
Puré är en helt slät massa
Råvaran ska vara av hög kvalitet och puréerna av lösfryst typ "PELLETS"
Förekommande sockerarter ska anges i gram per 100 gram puré
Timbal består av en sammanhängande, lättdelad helt slät produkt. Produkten är främst
avsedd för personer med behov av anpassad konsistens
Grov paté består av en sammanhängande, lättdelad produkt med en kornstorlek i massan på
högst 2 mm
6.3 Mejeriprodukter
6.3.1 Mjölk
Samtliga mejeriprodukter ska vara pastöriserade enligt livsmedelslagstiftningen
Färsk mjölk ska vara lågpastöriserad enligt SLV:s föreskrifter om inget annat anges
Svårnedbrytbara och bioackumulerade ämnen, t ex ämnen som klassas som PBT eller vPvB
enligt REACH, får inte användas i mjölkproduktionen
Alla produkter ska vara märkta med uppgifter om fetthalt per 100 gram samt fleromättat,
enkelomättat och mättat fett i gram per 100 gram
Fil- och yoghurtprodukter ska vara märkta med typ av socker och mängd socker per 100
gram
6.3.2 Smör, margarin och matoljor
Alla produkter ska i all märkning anges med total fetthalt i gram per 100 gram, genomsnittlig
halt mättade fettsyror i procent av total mängd fettsyror, genomsnittlig halt linolsyra
(fleromättad fettsyra) i procent av den totala mängden fettsyror
Samtlig märkning ska ange total fetthalt i gram per 100 gram samt den genomsnittliga halten
mättade fettsyror i procent av den totala mängden fettsyror
6.3.3 Glass
Mjölken ska vara pastöriserad
13
Med ”icke-sammansatta” avses varor med oblandad råvara, d.v.s. den har inte blandats med andra livsmedel, smakämnen, andra tillsatser
14 Ursprungsland
30
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
Lättglass och lättsockrad glass ska innehålla, max 5 procent fett, mjölkfett om inte annat
anges i pris- och produktbilagan
Vegetabilisk glass ska vara helt fri från laktos
6.3.4 Ost (alla sorter)
Om annan mjölk än mjölk från nötkreatur använts vid tillverkning måste produkten märkas
med detta och uppgift om mängd i gram per 100 gram av den totala mängden
Vid märkning ska fetthalten i procent av 100 gram anges
Mjölk som används vid framställning av ost ska vara pastöriserad
Lysozym (E1105) får inte ha använts vid osttillverkningen
Osten ska vara skivbar, lätt att ta isär och något elastisk
Matlagningsost ska tåla upphettning
Snittytans utseende, pipornas fördelning ska vara jämn
Ost är en färsk eller mognad produkt som erhållits genom att vassle avskilts efter
koagulering eller annan motsvarande behandling15 av mjölk eller av mjölkprodukter, såsom
grädde, skummjölk eller kärnmjölk eller en blandning därav
Färskost som är avsedd att förtäras utan föregående mognadslagring
Margarinost en ostliknande produkt i vilken ingår annat fett än mjölkfett
Ost och margarinost får innehålla högst 60 gram vatten per 100 gram vara
Vattenhalten får dock uppgå till 70 gram i bredbar smältost, om fetthalten inte överstiger 40
gram per 100 gram torrsubstans
6.4 Konserver
6.4.1 Grönsak och fruktkonserver
Produkten ska vara tillverkad av råvaror av högsta kvalité, jämn storlek, rätt konsistens,
välansade och ha fin färg
Om produkten ligger i sockerlag ska mängden socker per 100 gram anges
6.4.2 Fiskkonserver
Produkten ska vara tillverkad av fisk och sill av högsta kvalitet
Mängden fiskkött av vit fisk till fiskbullar får inte understiga 50 gram fiskkött per 100 gram
fiskbullar
Råvaran till samtliga sillinläggningar ska vara skinn- och ben-fri och vara renskurna
saltsillfiléer i saltlake
6.5 Sylt, marmelad, krämer och gelé
Bären som ingår i respektive sylt ska vara välrensade
Äppelmos ska innehålla lägst 70 gram fruktråvara per 100 gram
15 Exempelvis homogenisering eller pastörisering
31
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
Färgämnen får inte ingå i sylt, gelé, äppelmos eller marmelad
I en lättsockrad produkt ska sockerhalten vara sänkt med minst 30 procent jämfört med
motsvarande normal produkt
I samtlig märkning ska det framgå frukt/bär mängd i gram per 100 g samt uppgift om
sockerhalt per 100 gram
6.6 Juice, nektar och saft
I juice ska råvaruingrediensen bestå av 100 procent juice
I nektar ska det ingå 25-50 g juice/100 gram konsumtionsfärdig dryck enligt SLVFS 2003:18
med ändring 2010:8 och ev. andra tillkommande ändringar
I saft tillverkad på citrusfrukter ska råsaftmängden vara lägst 6 gram juice/100 gram
konsumtionsfärdig saft
I saft tillverkad på bär och frukt ska juicemängden vara lägst 9 gram juice/100 gram
konsumtionsfärdig saft
Färgämnen får inte ingå i juice och nektar
I en lättsockrad produkt ska sockerhalten vara sänkt med minst en fjärdedel jämfört med
motsvarande normal produkt
6.7 Buljonger och fonder
Torra buljonger och fonder ska vara fria från tillsatt glutamat
6.8 Baljväxter
Ärtor ska vara väl mogna, friska och välrensade. För godkänd kokbarhet erfordras att 98
procent av ärtorna ska vara kokta efter 2 timmar vid kokning i s.k. mjukt vatten <6o dH
Halten mekaniskt skadade och djurätna ärtor får sammanlagt inte överstiga 4 procent
Halten foderärtor och vicker får sammanlagt inte överstiga 0,5 procent
Halten andra främmande beståndsdelar än foderärtor och vicker får sammanlagt inte
överstiga 0,3 procent
Förekomst av ärtsmyg får högst uppgå till 2 st/kg
Halten av skadade bönor, andra bönor än matbönor, samt främmande beståndsdelar får inte
överstiga 2 procent
Vattenhalten får inte överstiga 18 procent
6.9 Mjöl, gryn, socker och salt
16
Produkterna får inte innehålla spår av nötter, mandel, sesam eller jordnötter
För samtliga produkter av mjöl (råg, vete, korn, havre), flingor/gryn (råg, vete, korn, havre
och majs), socker och/eller ris ska skriftlig information vid förfrågan kunna lämnas om var16
produkten är odlad och eventuellt förädlad
Med var avses produktionsland
32
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
6.10 Ägg
Vid märkning ska kvalitetsklass, viktklass, ursprung, förpackningsanläggningens
kontrollnummer samt produktionssystem anges
6.11 Färska produkter
6.11.1 Färska animaliska råvaror, beredningar av kött och charkuteriprodukter
6.11.1.1 Generella krav för samtliga
Kött ska vara kylt (max + 4 grader) av de kvaliteter som framgår av nedan;
Kött vilka levereras som kylvara, får inte tas från tidigare djupfryst vara
Fiskmjöl får inte användas i fodret till idisslare
Köttet ska vara mörat
Allt kött ska vara från slaktkroppar enligt EUROP-klassificeringsregler
6.11.1.2 Lamm
Kött av lamm ska vara från slaktkropp av får som inte lammat
Kött av lamm ska vara från fettgrupp 02 eller 04
Andel putsfett i grupp 02 är mindre än 3 procent och i grupp 04 mindre än 5 procent
6.11.1.3 Nöt
Kött av nöt ska vara detaljstyckat och benfritt
Nötkött utom köttfärskött ska vara från fettgrupp 02 eller 04 (andel putsfett (procent) grupp
02 mindre än 3 procent grupp 04 lika med eller mer än 3 procent men mindre än 5 procent)
6.11.1.4 Gris
Kött av gris ska med undantag av magert fläskkött II (fläskfärskött) vara från helt, kastrerat
hansvin eller från hongris som inte grisat
Vikten på slaktkroppen får inte understiga 40 kg
6.11.1.5 Vilt
Kött av vilt ska vara veterinärbesiktigat och detaljstyckat samt komma från djur som slaktats
i slakteri godkänt av Livsmedelsverket
6.11.1.6 Leverpastej
I 100 gram vara ska det ingå minst 30 gram lever
Ska vara glutenfri och laktosfri
6.11.1.7 Kalvsylta
I 100 gram färdig vara ska det ingå minst 50 gram kalvkött. Annat kött får inte användas
33
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
6.11.1.8 Blodpudding och blodkorv
Ska vara gluten-, laktos-, sojaprotein-, ärtfiber- och äggfri
6.11.1.9
Rökt skinka, fläskkött (tärnat/strimlat)
Som bindemedel får endast potatisstärkelse användas i begränsad mängd
6.11.1.10 Kassler
Ska vara en oblandad köttprodukt av kotlettrad från gris
Saltad och varmrökt
Utan nät
6.11.1.11 Skinka (kokt och rökt)
Produkten ska endast bestå av lårmuskel av gris
6.11.2 Fågel
I produkten får tillsatt vattenhalt inte överstiga 14 procent av vikt före tillsats
Tillförd mängd marinad/saltlake ska deklareras för samtliga produkter, dvs. rena produkter,
sammansatta produkter och köttberedning
6.11.3 Fisk
Samtliga fisksorter ska vara skinn- och benfria (inte strömming och vissa laxfiléer)
Råvarans latinska och svenska namn ska anges på ytterförpackningen där lagstiftning kräver
det
Får inte ha varit fryst
6.11.4 Färskt bröd
Färskt bröd ska vara dagsfärskt med undantag för de brödsorter som kräver en viss mognad
Matbröd får inte innehålla mjölk
6.11.5 Charkuteriprodukter
Tillverkning av gluten- och laktosfria produkter ska ske i separata produktionslinjer
Charkuterivaror får inte vara eller ha varit djupfrysta
Leverans ska ske i tråg eller backar av rostfritt stål, lättmetall eller plast, försedda med lock
eller annan godtagbar täckning. Alternativt får papplåda invändigt klädd med plast
(engångsemballage) användas
6.11.5.1 Korvsortiment
De råvaror som ingår i ovan nämnda korvsortiment ska vara oberett eller saltat nöt- griseller hästkött, och oberett eller salt fläsk
Vattenhalten får inte överstiga 65 gram/100 gram vilket innebär att vid denna vattenhalt får
inte fetthalten överstiga 23 gram färdig vara
34
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
Som utdrygning och bindemedel får endast potatismjöl användas i begränsad mängd
Varmkorv ska innehålla minst 35 gram kött/100 gram och korven ska vara gluten-, laktos-,
sojaprotein-, ärtfiber- och äggfri
Kokt/varmrökt medvurst: kött som ingår i denna produkt ska enbart vara oberett eller saltat
nöt- gris- eller hästkött och avsvålat kött av gris. Ska innehålla minst 44 gram kött/100 gram
6.11.6 Potatis
6.11.6.1 Generella krav
Minst 80 procent av höst- och vinterpotatisbehovet ska vara kvalitetsklass SMAK,
storköksprima17 eller likvärdig (www.smak.se), resterande del av kvalitetsklass SMAK klass 2
eller likvärdig
Vid märkning (gäller både ytter och innerförpackning) ska det framgå SMAK-märke eller
likvärdigt, potatisens slag och sortnamn, kvalitetsklass, nettokvantitet, beräknad hållbarhet
om denna är begränsad samt förpackarens eller tillverkarens namn eller firma samt hemort
6.11.6.2 Skalad potatis
Efter skalning ska potatisen nedkylas till + 6 grader. Denna temperatur ska därefter hållas
fram till den slutliga mottagaren
Industriskalad rå eller värmebehandlad potatis ska förpackas, transporteras och förvaras i
tillsluten, ljusskyddad och av Livsmedelsverket godkänd förpackning
Mer än ett dygn får inte förflyta mellan skalnings- och leveransdag. Undantag för
värmebehandlad och vakuumförpackad potatis vilken är anpassad för längre tids förvaring
6.11.7 Färsk frukt och grönsaker
Välutvecklade, dvs. de ska vara normalt utvecklade med avseende på produktionsperioden
Leverans av färska rotfrukter, övriga grönsaker samt frukt och bär under avtalstiden ska ske i
returlådor18
För samtliga icke-sammansatta varor19 av rotsaker, grönsaker, baljväxter, frukt och bär ska
skriftlig information kunna lämnas om var20 varan är odlad och förädlad
Färska och fria från angrepp av skadedjur, svampar och andra parasiter.
Rena och fria från ohyra samt främmande ämnen, såsom jord och främmande växtdelar
Fria från onormal yttre fuktighet och väl avrunna om de är tvättade
Fria från fuktskador
Produktens tillstånd ska vara sådant att den tål transport och hantering
17
Storköksprima motsvarar: minsta knölstorleken ska vara minst 40 mm inget annat avtalats, spännvidden inom varje storleksklass får variera högst
15 mm (20 mm för klass 2), antalet sönderkokta potatisar får vara högst 4 procent, någon framträdande enzymatisk mörkfärgning efter råskalning får
inte förekomma
18
Med returlåda avses återanvändningars förpackning som är utformad för att under sin livscykel återanvändas minst ett visst antal gånger i ett
återanvändningssystem enligt standarden SS-EN 13429:2 004
19
Med ”icke-sammansatta” avses varor med oblandad råvara, d.v.s. den har inte blandats med andra livsmedel, smakämnen, andra tillsatser
20 Ursprungsland
35
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
6.12 Kaffe, te och kakao
6.12.1 Kaffe
Brygg- och maskinmalet kaffe ska vara anpassat för kaffebryggare och
automatkaffemaskiner i Sverige
För frystorkat kaffe gäller SLVFS 2000:22 med ev. tillhörande ändringar21
Råvaran ska per 100 gram innehålla högst 3 gram andra beståndsdelar av kaffeträdet än frön
Kaffet ska bestå av 100 procent Arabicakaffe (0 procent Robustakaffe) och minst 33 procent
ska vara tvättat
6.12.2 Kakao/drickchoklad
Kakaopulvret ska innehålla minst 20 procent kakaosmör, beräknat på torrsubstansens vikt
Vattenhalten får vara högst 9 procent beräknat på torrsubstansens vikt
Drickchoklad ska ha hög löslighet i vatten eller mjölk. Detta kan avgöras vid ev. test eller om
test inte sker avgörs detta av berörd kökspersonal vid användning
6.12.3 Te
Råvaran får inte innehålla mer än 3 gram andra beståndsdelar per 100 gram
6.13 Pasta och nudelprodukter
Samtlig pasta ska vara av 100 procent durumvete
Fritt från ägg (gäller inte tagliatelle m. ägg och äggnudlar)
Pasta och nudelprodukter ska ha bra kokegenskaper och kunna varmhållas i minst 2 timmar
utan att klibba
6.14 Styckningsföreskrifter för anima lieberedda produkter
Kött ska vara styckat enligt de föreskrifter som framgår nedan:
6.14.1 Kött av nöt
21
Bog (märgpipa), bogen ska frånskäras bringan i bindvävshinnan. Läggen avstyckas
omedelbart ovanför armbågsleden skärs benfri och putsas fri från talg och senor. Levereras
hel eller i bitar inte understigande 3 kg. Levereras mörad
Högrev, högreven avskiljs från märgpipan och bringan med ett snitt som går genom
bogbladskammens spets intill bogledskulan parallellt med rygglinjen. Högreven skärs benfri
och senor och talg putsas bort. Levereras hel eller i bitar inte understigande 3 kg. Levereras
mörad
Entrecote, ryggbringan avskiljs högst 5 cm ovanför längsgående ryggmuskel. Kammen putsas
bort. Levereras benfri utan kappa och mörad.
Innanlår, kappan tas bort och innanlåret putsas väl. Vikt mellan 1,5 -3 kg. Levereras mörad
Livsmedelsverkets föreskrifter om kaffeextrakt och cikoriaextrakt
36
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
Fransyska putsas fri från senor och talg. Minimivikt 2 kg. Levereras mörad
Rostbiff putsas väl. Levereras i hel bit utan kappa. Minimivikt 2 kg. Levereras mörad
Ryggbiff, utskuren biffkappa och underliggande senor tas bort och putsas väl Levereras
mörad.
Ytterlår levereras heldraget och mörat.
Filé skärs ut med filéhuvud och putsas fri från talg. Strängen tas bort. Levereras mörad.
Nötkött II (Köttfärskött A) nötkött fritt från talg men som inte kan sorteras fritt från bindväv
och mindre senor. Fetthalt ska vara ca 10 procent
6.14.2 Kött av gris
Benfria detaljer
o Sidfläsk, färskt, rimmat, putsat, skiljs från bogstycket rakt över 5:e revbenet.
mellangärdfästen, ister och brosk skärs bort. Skyddshinnan på revbenen tas bort före
spritningen. Kanterna skärs till vinkelrätt. Bukremsa och ändbit skärs bort. Levereras
utan svål, hel eller skivad
o Kvalitets EPM (Procentkött: PRIMA 45-55 procent, EP 56-59 procent, EPM 60-65
procent)
o Karré skärs benfri i ett stycke. Späcket skärs bort längs den naturliga hinnan. Putsas
fri från körtlar och blodrester
o Grisstek/bogstek, steken skärs benfri i ett stycke, avsvålas och putsas väl. Lösa delar
efter uppskärning putsas bort. Individuellt packad i påse eller nätad
o Skinka, rundskuren skinkan skärs helt benfri. Läggkött av fett och magert ljumskfläsk
samt flikar av svål tas bort
o Kassler, lättrimmat, lättrökt kotlettrad utan ryggben benfri
o Bog, bogen skärs benfri i ett stycke och putsas. Lösa delar efter uppskärning av
bogblad putsas bort. Skivad 0,5 cm
o Hel fläskfilé med filéhuvud, skärs ut från kotlettraden ända upp i skinkan. Strängen
och yttre hinnan tas bort
o Rökt tärnat/strimlat griskött varmrökt tärnat ca 1x1 cm, strimlat ca 1x4cm
o Grytbitar, tärnat griskött 2x2 cm, strimlat griskött 15x15x40 cm från den köttiga
delen under och runt bogbladet. Ärtfläsk ska vara rimmat och krossat eller tärnat
Detaljer med ben
o Kotlettrad, korthuggen, styckas i ett stycke från 11-12e kotan till första
ländkotsleden. Ryggspäcket skärs bort. Kotletterna huggs jämna och bör hålla en vikt
av 110-200 gram/styck. Exakt vikt anges vid varje enskild beställning
o Revbenspjäll, knäckta, frånskärs sidan i undre hinnan, putsas fritt från svål, blodkött
och ister. Revbenen ska frånskäras över 5:e revbenet
6.14.3 Kött av lamm
Lammstek, benfri, steken tas av mellan de två sista ländkotorna. Talgen putsas bort och
steken benas ur. Levereras med fördel nätad.
37
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
Lammkotlett, sågad, enkel- och parkotlett, tas från lammsadeln. Lösfryst. Vikt ca 60
respektive 120 gram.
Lammkött, tärnat, lösfryst, tas från urbenad putsad bog, bringa och rygg. Tärnas 2x2 cm.
6.15 Köksutensilier
6.15.1 Generella krav
Tallrikar, muggar, glas ska vara stapelbara
Plastprodukter ska vara godkända för livsmedel
Plastprodukter ska inte innehålla Bisfenol A
Färgat porslin ska ha klart avgränsade ytor och ha starka färger
Färgdetaljer på porslin och plastprodukter ska bibehålla färgen vid normal disk i diskmaskin
All serveringsutrustning ska tåla maskindisk
Kantiner ska bibehålla formen vid värmehållning
Rostfria tänger ska inte vara värmeledande
38
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
7. RAMAVTALSFÖRLAGA
Kommentar: Avtalet utgör tillsammans med kravspecifikationen underlag till det slutliga avtalet mellan
Ekerö kommun och respektive antagen anbudsgivare. I det fall anbudsgivares anbud antas kommer ett
originalavtal tas fram. Originalavtalet kommer att ha samma utförande och innehåll som detta men då
kompletterat med de uppgifter (företagsnamn, kontaktpersoner, prisvillkor m.m.) som saknas i denna
version.
7.1 Inledning
7.1.1 Avtalsparter
Mellan Ekerö kommun, nedan benämnd Beställaren och [Anges i det slutliga avtalet] (nedan kallat
Leverantören), organisationsnummer [Anges i det slutliga avtalet], med adress [Anges i det slutliga
avtalet], har följande ramavtal slutits om köp av livsmedel.
7.1.2 Omfattning och åtagande
Leverantören åtar sig genom detta avtal att vid avrop leverera antagen varukorg [Anges i det
slutliga avtalet] i enlighet med krav i förfrågningsunderlag och anbud samt eventuella tillägg till
avtalet. Leverantören ska utföra uppdraget med den skicklighet och omsorg som Beställaren har
anledning att förvänta sig av Leverantören. Leverantören förbinder sig att omedelbart ansvara för
att rätta till samtliga fel och brister i uppdraget.
Avtalet omfattar leverans av varor enligt Varukorg [Anges i det slutliga avtalet] och priser angivna i
pris- och produktbilaga.
7.1.3 Avtalsperiod
Avtalet gäller från och med den dag då det är undertecknat av båda parter och två (2) år framåt.
Beställaren har därefter möjlighet att förlänga avtalet i ett (1) plus ett (1) år, som längst till 2017- xxxx. Förlängning av avtalet ska skriftligen överenskommas mellan båda avtalsparter och påkallas
senast 3 månader innan avtalet löper ut. Sker ingen förlängning av avtalet upphör avtalet att gälla
vid avtalsperiodens utgång.
7.1.4 Avtalets innehåll
Avtalet omfattar leveranser av livsmedel till verksamheterna inom Ekerö kommun efter successiva
avrop från respektive Beställare.
Ramavtalet består av följande handlingar:
Skriftliga ändringar och tillägg till avtalet
Avrop (beställningar från gällande avtal)
Detta avtal
Förfrågningsunderlaget daterat 2013-xxx inklusive alla bilagor
ALOS 05 (bifogas inte)
39
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
Anbud (bifogas inte)
Eventuella förtydliganden eller kompletteringar från Beställaren under anbudstiden kommer i
tillämpliga delar att gälla som en del av handlingarna förtecknade ovan.
Förekommer i avtalshandlingarna mot varandra stridande uppgifter gäller de, om inte
omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i ovan nämnd ordning.
7.1.5 Kontaktpersoner
Beställaren (avtalsfrågor), Therese Klaar
tfn
Beställaren (uppdragsledare), XXXXXX
tfn
Leverantören (avtalsfrågor) (Ifylls innan avtal ingås)
Leverantören (uppdragsledare) (Ifylls innan avtal ingås)
7.1.6 Underleverantör
Leverantören äger för genomförande av avtalat åtagande rätt att använda nedan angivna
underleverantörer.
Underleverantör:
(Ifylls innan avtal ingås)
Organisationsnummer:
(Ifylls innan avtal ingås)
(Ifylls innan avtal ingås)
(Ifylls innan avtal ingås)
Leverantören får därutöver efter skriftligt medgivande av Beställaren anlita annan underleverantör
för att utföra del av uppdrag i det fall åtagandet så påkallar.
Leverantören svarar gentemot Beställaren för underleverantörs arbete såsom för eget arbete. I
detta avtal fastställda villkor ska av Leverantören genom skriftligt förbehåll även göras gällande i
förhållande till eventuella av Leverantören anlitade underleverantörer. Beställaren förbehåller sig
rätten att ta del av Leverantörens avtal med underleverantörer.
7.2 Kommersiella villkor
7.2.1 Priser
Bilaga med aktuella produkter och priser upprättas i samband med avtalstecknade.
Leverantören ska lämna en rabattsats på X procent på övrigt sortiment.
Lämnad rabattsats på Leverantörens övriga produkter inom varuområdet är gällande under hela
avtalsperioden inkl. eventuella avtalsförlängningar.
40
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
7.2.2 Fabrikantrabatter och kampanjer/extrapriser
Om Leverantören eller tillverkaren av produkten under avtalsperioden lämnar separat eller tillfällig
rabatt som är lägre än i avtalet ingående produkt, ska lägsta pris gälla. Rabatter och extrapriser vid
försäljningskampanjer ska alltid presenteras för Beställaren av avtalad Leverantör.
7.2.3 Prisjusteringar
Prislista får justeras efter avtalets första 6 månader och därefter justeras max 4 ggr/år enligt DLF
(februari, maj, september, november). Gällande kaffe kan prisjusteringar ske vid andra tidpunkter.
Vid varje justering ska bevis på vilka grunder justeringar sker meddelas Beställaren minst fem (5) 5
veckor innan prisjusteringsdag och godkännas av beställaren. För varukorgen färsk frukt och
grönsaker gäller prisjusteringar enligt Årstalistan.
Aktuella prislistor ska distribueras till utsedd person i samband med avtalstecknande och i samband
med gjorda prisändringar. Prislista ska vara tillgänglig på papper och som fil (Excel 2007).
Tillkommande produkter ska offereras enligt samma principer som tillämpades vid
ursprungsanbudet. Priset som gäller är det vid beställningstillfället även om leveransen är
efterföljande vecka då ett nytt pris gäller.
För de produkter som återfinns på Årstalistan får ändring endast göras i enlighet med listan.
Lämnad rabattsats ska gälla i förhållande till aktuell lista. För produkter som inte återfinns på
Årstalistan får ändring endast göras i enlighet med Leverantörens egen gällande lägstaprislista.
Lämnad rabattsats ska gälla i förhållande till aktuell lista. Ändringen ska motiveras och verifieras av
att gällande prislistor bifogas. Vid förändring av Årstalistan med tillägg av produkt som tidigare inte
funnits på listan prissätts produkt likvärdigt med andra produkter på listan, det vill säga lämnad
rabattsats på Årstalistans pris tillämpas. Omvänt gäller om produkt tas bort från listan. det vill säga
produkten prissätts utifrån Leverantörens egna lägstaprislista med på den lämnad rabattsats.
7.2.4 Fakturerings och betalningsvillkor
Fakturering ska ske månadsvis i efterskott. Beställaren erlägger betalning 30 dagar efter det att
fakturan kommit beställaren tillhanda. Vid utskick av betalningspåminnelse ska lagstadgad avgift
debiteras. Fakturerings- eller expeditionsavgift betalas inte.
På fakturan ska anges:
Pris
Fakturanummer
Information om F-skatt
Information om vilken vara/tjänst som har levererats eller utförts
Datum för leverans/utförande
Leverantörens namn och org.nr
Enhetens namn och kundnr (max ett kundnr/faktura)
41
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
Ansvarskod
Beställningsadress
Tillämpad mervärdesskattesats
Fakturan ska ställas till Ekerö kommun, Redovisningsfunktionen, Box 205 178 23 Ekerö. Faktura som
inte innehåller ovanstående uppgifter kommer inte att betalas.
7.2.5 Dröjsmålsränta
Om Beställaren inte betalar erhållen faktura i rätt tid ska dröjsmålsränta utgå enligt räntelagens
(1975:635) bestämmelser (f.n. referensräntan + 8 %).
7.3 Leverans och beställning
7.3.1 Leveransplatser och leveransbestämmelser
Leveransplatser och leveransfrekvenser anges i Bilaga 2 Leveransplatser och leveransfrekvenser.
Antagen leverantör ska vid avtalsstart upprätta leveransplan i samråd med Beställaren.
7.3.2 Leveransförseningar
Om försening inträder är leverantören skyldig att meddela detta omgående per telefon eller på
annat sätt efter överenskommelse med respektive avropande verksamhet. Detta för att Beställande
verksamhet ska kunna upprätthålla verksamheten och servering av måltider.
För leverans som är mer än 60 minuter försenad i förhållande till överenskommen leveranstidpunkt
utgår en förseningsavgift om 500 kr.
7.3.3 Leveransavgifter
Leverantören har rätt till leveransavgift om 300 kr för varje leverans till viss adress vars värde
understiger 800 kr.
7.3.4 Leveranssätt och märkning av leverans
Varorna lastas i rullburar eller på annat lämpligt sätt och levereras inrullat eller inburet till
respektive mottagare på angiven plats innanför dörr. Livsmedel och andra produkter som levereras
får inte under några som helst omständigheter placeras utomhus. Varor packas och levereras på ett
för mottagaren arbetsmiljövänligt samt på ett sådant sätt att skador på varan så långt det är möjligt
undviks.
Leverantören är skyldig att uppmärksamma personalen vid leverans så att Beställaren kan utföra
kontroll av leverans och omhänderta varorna omgående.
Samtliga levererade varor ska kvitteras av behörig person hos varje beställande verksamhet.
Leverantören är vidare skyldig att bifoga en följesedel med varje leverans av vilken framgår vilka
varor som ingår i leveransen, antal och pris.
42
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
Låneemballage, inklusive rullburar eller liknande med hjul, återtas senast vid påföljande leverans till
enheten utan extra kostnad. Varor får inte levereras på “EU-pall” om inte detta särskilt
överenskommits.
7.4 Fel i vara, ersättningsvara och reklamation
Vid fel i levererad vara till exempel möglig vara eller då viss vara saknas, i förhållande till
följesedel/beställning, är leverantören skyldig att på begäran omgående leverera en vara som
motsvarar beställningen.
Leverantören är skyldig att erbjuda annan likvärdig vara till samma pris om den vara som offererats i
anbudet inte kan levereras. Leverantören är skyldig att försäkra sig om att Beställaren accepterar
detta erbjudande.
Om leverantören inte kan erbjuda ersättningsvara som är minst likvärdig eller som håller högre
kvalitet har Beställaren rätt att köpa produkten från annan leverantör och leverantören ska i
förekommande fall betala mellanskillnaden. Om leverantören fler än tre (3) gånger inte kan leverera
avtalad vara (gäller oavsett avropande verksamhet) har Beställaren rätt till avtalsvite enligt punkt
7.9.
Beställaren är skyldig att reklamera inom skälig tid, dock senast 15 dagar, från det att fel eller annan
brist uppdagas. Betalning av faktura innebär inte att Beställaren avstått från rätten att göra gällande
fel i vara eller annan brist i leverantörens utförande.
7.5 Produktförändringar
7.5.1 Produktgarantier
En varas produktinformation ska alltid överensstämma med den levererade produkten.
Leverantören garanterar att felaktiga produkter ersätts kostnadsfritt och att detta inkluderar
kostnader för frakt, hantering, extra fraktkostnader för brådskande leveranser etc. föranledda av
felaktiga produkter och/eller leveransförseningar.
7.5.2 Produktförändringar
Ändring av avtalad produkt, kvalitet, märke eller fabrikat får endast ske efter godkännande av
Beställaren. Vid förändring av förpackningsstorlek samt produktens sammansättning (receptur) ska
information ges till Beställaren i god tid innan leverans. Samma förhållande gäller för ersättningsprodukt.
Leverantören får inte rutinmässigt byta ut avtalad vara och erbjuda det egna produktsortimentet
istället. Om så sker och Leverantören inte kan visa på ett godtagbart skäl varför denne byter ut
avtalad vara ges Beställaren rätt att erlägga vite enligt punkt 7.9.
43
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
Vid produktförändring ska leverantören meddela Beställaren skriftligen om eventuellt nya
artikelnummer eller beställningsnummer.
På begäran ska närings- och ingrediensdeklaration för produkter, kunna erhållas inom fyra (4)
veckor, där uppgifter om tillsatsmedel såsom färgämnen, konserveringsmedel, konsistensgivare,
berikningsmedel etc. är angivna. Av deklarationen ska framgå om produkten innehåller gluten,
laktos, komjölksprotein, sojaprotein, äggprotein samt om produkten innehåller genmodifierade
ingredienser m.m.
För sammansatta produkter bestående av flera råvaror ska Beställaren på begäran kunna erhålla
information om ursprungsland för respektive råvara. Undantag kan göras för t.ex. kryddblandningar.
7.5.3 Tilläggsartikel
Utgår någon avtalsprodukt under avtalsperioden ska godkännande av ersättningsvara erhållas från
Beställaren innan produkten får föras in i gällande avtalssortiment. Priser för ersättningsvara ska
ligga i linje med urspungsvaran.
Ersättningsprodukt och tilläggsprodukt ska ha motsvarande kvalitet som ursprungsprodukt.
7.5.4 Produktinformation
Leverantören ska kontinuerligt tillhandahålla produktinformation, prislistor m.m. på
anbudssortiment samt övrigt sortiment inom antagen varukorg till kökschef inom äldreomsorg,
Ekebyhovslott och till Beställarens kostchef utan extra kostnad. Ovanstående information ska
skickas via e-post.
7.6 Kontroll, uppföljning och statistik
7.6.1 Uppföljningsmöten m.m.
Parterna ska minst en gång om året genomföra ordinarie träff för uppföljning av avtal där följande
punkter ska diskuteras:
Information från Beställare
Information från Leverantör
Redovisning av resultat av kvalitetsuppföljningar, genomförda kontroller samt besiktningar
Redovisning av eventuellt inkomna klagomål med diskussion om åtgärdsplaner
Beställaren kallar till ordinarie träff och svarar för den formella hanteringen av protokoll mm. Part
kan när som helst under avtalsperioden kalla till extra träff när denne finner anledning till detta.
Leverantören ska aktivt medverka vid uppföljningar
7.6.2 Kontroller och inspektioner
Genom undertecknande av avtalet intygas att leverantören, och eventuella underleverantörer,
följer de krav som är ställda. Underskriften ger Beställaren eller någon den sätter i sitt ställe rätt att
44
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
genom inspektion, eller på annat sätt, undersöka att avtalade krav och villkor avseende ställda krav
efterlevs under avtalsperioden. Leverantören ska på anmodan av Beställaren inge efterfrågad
verifiering av att ställda krav uppfylls samt tillse att eventuella inspektioner kan genomföras på ett
effektivt sätt.
Om produkten är försedd med en märkning som verifierar att kraven uppfylls kommer sådana
undersökningar inte att genomföras.
Skulle Beställaren, till exempel genom vad som framkommit vid kontroll utförd av Beställaren eller
på uppdrag av Beställaren eller på annat sätt, ha befogad anledning att misstänka att kraven inte
uppfylls är leverantören skyldig att genom egen utredning visa att han uppfyller dessa krav. I annat
fall gäller vad som sägs nedan.
Bristande uppfyllelse av ovanstående villkor innebär ett avtalsbrott och ger Beställaren rätt att
begära rättelse inom en skälig tid. Sker inte rättelse eller är rättelsen bristfällig har beställaren rätt
till vite och hävning enligt vad som stadgas i punkt 7.9.
7.6.3 Statistik
Leverantören ska kostnadsfritt för Beställaren tillhandahålla en produktbaserad statistik över
inköpta kvantiteter samt kostnader under det gångna året samt en samlad årsstatistik per den 31
december till Beställarens upphandlingsenhet. Uppgifterna ska utan anmodan vara Beställaren
tillhanda senast en (1) månad efter nämnda datum eller avtals uppsägning o/e avtalsslut. I samband
med revision av anbudssortiment ska statistik enligt begäran kunna levereras. Statistik ska också
lämnas på ekologiska varor, KRAV, MSC och Demeter. Detta ska ske två (2) ggr/år. Statistik ska
kunna lämnas på levererade svenska produkter, även detta två (2) ggr/år.
Statistik ska lämnas i pris-filer anpassade till näringsberäkningssystemet Mashie.
7.7 Särskilda kontraktsvillkor
7.7.1 Transport av livsmedel
Generella krav
Fordonen ska vara besiktigade och godkända samt uppfylla de säkerhetskrav och
funktionskrav som krävs med avseende på uppdragets art
Fordonsparken ska vara anpassad för ändamålet och avropande verksamheters
mottagningsförhållanden
Samtliga fordon ska hållas i ett välvårdat skick och vara försedda med Leverantörens
firmanamn
Låg bullernivå ska eftersträvas vid körning, lastning och lossning
Chaufförer ska alltid bära id-bricka med namn och bild väl synlig
45
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
7.7.1.1 Trafiksäkerhet
Särskild vikt ska läggas vid leveransförhållanden där backning förekommer. Backning bör
undvikas i samband med regelbundna livsmedelstransporter och speciellt på platser där
barn och äldre kan förväntas befinna sig, t.ex. vid skolor, förskolor, äldreboenden och
liknande
Tunga fordon över 3,5 ton som används för uppdraget ska vara utrustade med backvarnare
Leverantören ska ha rutiner för att säkerställa att alkohol och droger inte förekommer i
samband med arbetet
7.7.2 Miljö
7.7.2.1 Transporter
För Beställaren är det viktigt att hänsyn tas till den negativa miljöpåverkan som transporter av
livsmedel medför och att leverantören transporterar livsmedel med fordon som är miljöanpassade.
Leverantören ska under avtalsperioden arbeta med att optimera fordonsanvändningen för att
minska antalet körda km och effektivisera användandet av varje fordon genom exempelvis effektiv
ruttplanering, samordning och planering av transporter.
Miljökrav (inkl. däckkrav)på tunga fordon (> 3,5 ton)
Om tunga (totalvikt över 3,5 ton) lastbilar används vid utförandet av transporterna ska
leverantören använda bilar som uppfyller utsläppskrav/är certifierade enligt lägst Euro 5.
Nya lastbilar som tas i bruk efter den 1 januari 2015 ska uppfylla utsläppskraven/vara
certifierade enligt lägst Euro 6.
Vid byte av däck på fordon som används för transportuppdraget, ska de nya däcken vara fria
från antioxidanten IPPD22
Miljökrav (inkl. däckkrav) på lätta lastbilar (< 3,5 ton)
Om lätta (totalvikt om högst 3,5 ton) lastbilar används vid utförandet av transporterna ska
leverantören använda bilar som uppfyller utsläppskrav/är certifierade enligt lägst Euro 5.
Nya lastbilar som tas i bruk efter den 1 januari 2015 ska uppfylla utsläppskraven/vara
certifierade enligt lägst Euro 6.
Dubbfria däck ska användas om inte transportarbete regelmässigt utförs i områden med låg
snöröjnings- och halkbekämpningsstandard
7.7.3 Etiskt och social t ansvar
Varor som levereras enligt detta avtal ska vara framställda under förhållanden som är förenliga
med:
ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182.
22
N’-isopropyl-N’-fenyl-p-fenylendiamin
46
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
FN:s barnkonvention, artikel 32
Det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet
Den arbetsrätt, inklusive regler som minimilön och det socialförsäkringsskydd som gäller i
tillverkningslandet
7.8 Övriga villkor
7.8.1 Partsoberoende
Vid genomförande av avtalat åtagande ska Leverantören tillvarata och företräda Beställarens
intressen. Leverantören eller Leverantörens personal får under avtalstiden inte utöva verksamhet
som kan rubba förtroendet för Beställaren i något som gäller avtalade åtaganden. Leverantören ska
omedelbart underrätta Beställaren om det finns anledning att anta att förhållande som står i strid
med denna bestämmelse föreligger eller kommer att föreligga.
7.8.2 Försäkringar
Leverantören är skyldig att teckna erforderliga försäkringar för avtalade leveranser som omfattar
ersättningskrav mot Beställaren för skador som orsakats av leverantören.
För att styrka att ovannämnda försäkringar tecknats ska leverantören tillställa Beställaren kopia på
försäkringsbrev på anmodan.
7.8.3 E-handel
Beställaren kan komma att införa ett e-handelssystem under avtalstiden. Det medför ett åtagande
från leverantörens sida att medverka vid anslutning till e-faktura och e-beställning.
7.8.4 Ansvar
Leverantören ansvarar för skada som orsakas Beställaren genom fel eller försummelse av
Leverantören, Leverantörens anställda, eventuella underleverantörer eller i övrigt av Leverantören
anlitade personer. Ersättning ska uppgå till skadans verkliga värde, detta gäller även skador
orsakade av brand.
Leverantören svarar i förhållande till Beställaren för skadestånd som Beställaren på grund av ett
förhållande som Leverantören svarar för, kan komma att förpliktigas att utge till tredje man.
7.8.5 Information
Båda parter är skyldiga att kontinuerligt informera varandra om förändringar som är av betydelse
för avtalet. Leverantören äger inte rätt att med hänvisning till detta avtal marknadsföra andra
tjänster eller varor än de som av Beställaren godkänts att ingå i avtalet.
7.8.6 Skatter och sociala avgifter
Leverantören förbinder sig att under hela avtalstiden fullgöra sina skyldigheter avseende
socialförsäkringsavgifter och skatter. Leverantören garanterar att dess underleverantörer uppfyller
47
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
motsvarande krav. Beställaren kommer löpande kontrollera att Leverantören fullgör sina
skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter och skatter. Beställaren samarbetar med
Skatteverket för denna uppföljning.
7.8.7 Uppgifter med anledning av förnyad upphandling
Leverantören förbinder sig att vid förnyad upphandling avseende de tjänster som detta avtal
omfattar lämna Beställaren sådana uppgifter som krävs för att kommande anbudsgivare ska ges
likvärdiga förutsättningar att utforma sina anbud.
Leverantören är skyldig att på Beställarens begäran medverka vid avtalsövergång till nya
avtalsleverantörer när detta avtal upphör.
7.8.8 Svart arbetskraft
Leverantören förbinder sig att inte anlita så kallad svart arbetskraft. Med svart arbetskraft avses
personer för vilka Leverantören inte innehåller och inbetalar källskatt och arbetsgivaravgifter i
enlighet med gällande lag därom.
Normalt sett är arbete som utförs i osjälvständiga former klassat som utfört av arbetstagare även
om det utförs av så kallade uppdragstagare som har F-skattsedel. Leverantören förbinder sig att inte
anlita arbetskraft med F-skattsedel som uppdragstagare i de fall denne är att anse som
arbetstagare.
7.8.9 Omförhandling
Part får påkalla omförhandling av avtalsvillkor under avtalstiden om ändrade förhållanden gör att
villkoren motverkar parternas gemensamma förutsättningar. Anmälan om omförhandling ska ske så
snart det åberopade förhållandet blir känt för den part som åberopar omförhandlingsrätten och
befriar inte part från att fullgöra berörd kontraktsförpliktelse intill dess eventuell överenskommelse
om ändring träffats.
Omförhandling får inte medföra en väsentlig förändring av avtalsvillkoren.
7.8.10 Ändringar och tillägg i avtalet
Ändringar och tillägg till avtalet ska vara skriftliga och undertecknade av behörig företrädare för
båda parter för att vara giltiga.
7.8.11 Överlåtelse av avtal
Leverantören får inte – vare sig helt eller delvis- överlåta eller pantsätta sina rättigheter och
skyldigheter enligt detta avtal utan Beställarens skriftliga godkännande.
7.9 Vite och förtida uppsägning av avtal
Part är skyldig att utan dröjsmål meddela den andra parten sådana avvikelser som leder till, eller
kan leda till, att avtalade villkor inte uppfylls.
48
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
Vid avtalsbrott från leverantörens sida som inte är väsentligt har Beställaren rätt till avtalsvite om
3 000 kr per tillfälle. Upprepade avtalsbrott av detta slag kan föranleda hävning, se nedan.
Beställaren äger rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan eller till den senare dag Beställaren
anger, om Leverantören:
inte fullgör sina åtaganden enligt avtalade villkor och dessa brister inte åtgärdas på
godtagbart sätt inom 14 (fjorton) dagar efter skriftlig erinran
vid tre (3) tillfällen under en sexmånadersperiod brustit i sina åtaganden och detta lett till
skriftlig erinran från Beställaren om att vidta rättelse
under avtalstiden blir föremål för sådana omständigheter som omfattas av bestämmelserna
i 10 kap. 1 och 2 §§ lag (2007:1091) om offentlig upphandling
på grund av ekonomiskt trångmål inte förväntas kunna fullgöra sina åtaganden enligt avtalet
I händelse av hävning på grund av Leverantörens kontraktsbrott ska Beställaren erhålla skälig
ersättning av Leverantören för den olägenhet och/eller de merkostnader detta förorsakar.
Leverantören har rätt att häva avtalet om Beställaren inte uppfyller avtalade villkor avseende
betalning.
7.10 Force majeure
Om någon av parterna till detta avtal på grund av myndighets åtgärd, krigshändelse, strejk, bojkott,
blockad eller annan omständighet som part inte kan råda över är förhindrad att fullgöra sina
åtaganden enligt detta avtal ska part, i nödvändig omfattning, vara befriad från desamma.
Föreligger ovannämnda omständigheter har Beställaren rätt att så länge de består, själv utföra
företagets åtaganden.
Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får inte åberopas som
befrielsegrund.
Parterna ska omgående informera varandra om det föreligger omständighet som kan föranleda
tillämpning av denna bestämmelse. Så snart den åberopade omständigheten upphört ska parten
underrätta motparten samt omedelbart återuppta fullgörandet av avtalad prestation.
7.11 Tillämplig lag
Beställarens och Leverantörens rättigheter och skyldigheter enligt detta avtal bestäms i sin helhet
av svensk rätt.
Leverantören ska vid utförande av åtagandet följa alla tillämpliga lagar, författningar samt normer
och föreskrifter som utfärdats av statliga och kommunala myndigheter och verk som från tid till
annan är eller blir tillämpliga på åtagandet eller som på annat sätt berör Leverantören vid
utförandet av åtagandet.
49
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
DNR KSUH13/3
2013-06-27
7.12 Tvist
Tvist löses i första hand genom förhandling. Om detta inte är möjligt ska tvist angående tillämpning
eller tolkning av detta avtal och därmed sammanhängande rättsförhållanden prövas enligt svensk
rätt och slutligt avgöras av svensk allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans.
Leverantören ska inte få avbryta eller uppskjuta fullgörandet av prestationer, som kommer att åvila
Leverantören enligt beställningen under åberopande av att tvisteförfarande påkallats eller pågår.
7.13 Avtalets ikraftträdande
Civilrättsligt bindande avtal anses slutet vid den tidpunkt som inträffar när behöriga företrädare för
båda parter undertecknat två likalydande skriftliga avtal. Detta sker efter det att Beställaren
meddelat tilldelningsbeslut samt avtal undertecknas av samtliga parter efter iakttagande av
lagstadgad avtalsspärr.
Detta avtal är upprättat i två likalydande exemplar varav Leverantören och Beställaren tagit var sitt
undertecknat exemplar.
Underskrift för Beställaren
Namnförtydligande
Ort och Datum
Befattning
Underskrift för Leverantören
Namnförtydligande
Ort och Datum
Befattning
50
