Dokument nr :
Version:
4
1.0
Dokumenttyp:
Status:
Utgåva
Sida:
(1)12
Diarienr.
Avtalsförutsättningar
SN471-2011
Utfärdat av:
Utf datum:
Veronica Sjöling
2012-01-12
AVTAL NR: 4712011-xxx
Avtalsområde: Strategiska kommunikationstjänster samt
grafisk formgivning och produktion
AVTALSPARTER:
Västra Götalandsregionen
(Beställare)
FÖRETAG X
(Leverantör)
POSTADRESS
Enhet Vänersborg
BESÖKSADRESS
TELEFON
TELEFAX
E-POST
Växeln 0520-917 00
Direkt 0521-275649
Mobil 0767-929663
0521-275670
[email protected]
Dokument nr :
4
okumenttyp:
Version:
1,0
Status:
Utgåva
Diarienr.
Avtalsförutsättningar
471-2011
Utfärdat av:
Utf datum:
Veronica Sjöling
2012-01-12
Innehållsförteckning
1
Avtalsparter .................................................................................... 4
2
Avtalsform....................................................................................... 4
3
Avtalsomfattning ............................................................................ 4
4
Avtalstid .......................................................................................... 5
5
Avtalshandlingar ............................................................................ 5
6
Avrop mot avtal .............................................................................. 5
7
Arbetsgivaransvar .......................................................................... 5
8
Leveransåtagande........................................................................... 6
9
Krav på utförande av tjänsten eller varan ................................... 6
10
Upphandlingsvolym ....................................................................... 6
11
Förändrade behov av tjänsten....................................................... 6
12
Avtalspriser ..................................................................................... 6
13
Prisjustering .................................................................................... 7
14
Fakturerings- och betalningsvillkor ............................................. 7
15
Dröjsmålsränta ............................................................................... 7
16
Leveranstid...................................................................................... 7
17
Slumpvisa revisioner ...................................................................... 7
18
Vite ................................................................................................... 7
19
Uteblivna avropssvar och leveranser ............................................ 8
20
Statistik ............................................................................................ 8
21
Uppföljning av avtal ....................................................................... 8
22
Fel eller brist ................................................................................... 8
23
Elektronisk handel ......................................................................... 8
Sida:
(2)12
Dokument nr :
4
okumenttyp:
Version:
1,0
Status:
Utgåva
Diarienr.
Avtalsförutsättningar
471-2011
Utfärdat av:
Utf datum:
Veronica Sjöling
2012-01-12
24
Omförhandling ............................................................................... 9
25
Överlåtelse av avtal/ ägarskifte ..................................................... 9
26
Hävning ......................................................................................... 10
27
Organisationsförändring ............................................................. 10
28
Befrielsegrunder (force majeure)................................................ 10
29
Intrång i upphovsrätt och patent ................................................ 11
30
Tvist ............................................................................................... 11
31
Avtalstecknare .............................................................................. 11
Sida:
(3)12
Dokument nr :
4
Version:
1,0
okumenttyp:
Sida:
Utgåva
(4)12
Diarienr.
Avtalsförutsättningar
471-2011
Utfärdat av:
Utf datum:
Veronica Sjöling
2012-01-12
1
Status:
Avtalsparter
Detta avtal har träffats mellan Västra Götalands läns landsting (Västra Götalandsregionen,
VGR), genom Regionservice Inköp nedan kallad Beställaren, och NN, nedan kallad
Leverantören
Organisationsnamn:
Adress:
Postadress:
Org.nr:
Postgiro:
Bankgiro:
Webbplats:
Kontaktperson för
avtalet:
Enhet:
Adress:
Postadress:
Tel:
Mobil:
Fax:
E-post:
2
Beställare:
Västra Götalands läns landsting
Regionservice, Regionens Hus,
Östergatan1
462 80 VÄNERSBORG
232100-0131
Leverantör:
Veronica Sjöling
Regionservice Område Inköp
Regionens Hus
462 80 VÄNERSBORG
0521-275649
0767-929663
0521-275670
[email protected]
Avtalsform
Detta är ett ramavtal som reglerar samtliga villkor för avrop av tjänster inom Strategiska
kommunikationstjänster samt grafisk formgivning och produktion.
Avtalet är juridiskt bindande endast under förutsättning att det är undertecknat av båda
avtalsparter.
3
Avtalsomfattning
Leverantören åtar sig att för Västra Götalands läns landsting (Västra Götalandsregionen,
VGR) och Regionteater i väst, utföra
Strategiska kommunikationstjänster samt grafisk formgivning och produktion
i enlighet med detta avtal samt med detta avtal, kravspecifikation, kommersiella villkor och
föreskrifter i det förfrågningsunderlag som legat till grund för upphandlingen samt enligt de
villkor som framgår av antaget anbud.
Dokument nr :
Version:
4
okumenttyp:
Sida:
Utgåva
(5)12
Diarienr.
Avtalsförutsättningar
471-2011
Utfärdat av:
Utf datum:
Veronica Sjöling
2012-01-12
4
1,0
Status:
Avtalstid
Avtalsperiod: Från och med 1 april 2012 till och med 31 oktober 2013 med möjlighet till
förlängning maximalt 4 gånger under 24 månader.
Vid utnyttjande av avtalsförlängning meddelar Beställaren senast 3 månader innan ordinarie
avtalsperiods utgång, sin avsikt att utnyttja förlängningen samt den aktuella tidsperioden.
5
Avtalshandlingar
Detta dokument utgör ”huvudavtalet”. Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om
avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte
omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning.
6
Skriftliga ändringar och tillägg till Huvudavtalet och bilagor
Huvudavtal inklusive dess bilagor
Eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag
Förfrågningsunderlag med bilagor
Anbud
Avrop mot avtal
Verksamheter inom Västra Götalandsregionen, samt Regionteater väst AB har rätt att avropa
avtalade tjänster, fram till avtalsperiodens utgång.
Innan avrop sker kommer antagna leverantörer att inbjudas till att på nytt lämna anbud
avseende det aktuella avropet.
Förutom avrop för enstaka uppdrag kan även större avrop för t.ex. ett halvår eller ett år
förekomma.
Avrop sker från den leverantör som vid den förnyade anbudsgivningen lämnat det ekonomiskt
mest fördelaktiga eller som bäst motsvarar de för avropet utvalda kriterier som redovisas i
Bilaga 3 ”Avropsförfarande” respektive Bilaga 4 ”Avropsblankett”.
7
Arbetsgivaransvar
Leverantören svarar för löner, sociala avgifter och andra avtalsenliga och lagstadgade
kostnader för sig och sin personal.
Leverantören är ensam arbetsgivare för den egna personalen och är ensam bärare av
arbetsgivaransvar i förhållande till denna personal.
Dokument nr :
Version:
4
okumenttyp:
1,0
Status:
Sida:
Utgåva
(6)12
Diarienr.
Avtalsförutsättningar
471-2011
Utfärdat av:
Utf datum:
Veronica Sjöling
2012-01-12
Leverantören ska vid verksamhetens bedrivande följa de lagar och förordningar, föreskrifter
och allmänna råd som vid varje tidpunkt under avtalstiden gäller för denna typ av verksamhet.
Leverantören ska förbinda sig att gentemot myndigheter och andra fullgöra de skyldigheter
som verksamheten föranleder vid varje tillfälle. Detta innebär bl. a att Leverantören självt har
att svara för skador som vållas av företagets anställda genom att teckna och vidmakthålla
försäkring till täckande av skadestånd.
Leverantören svarar för underleverantörens åtaganden och skyldigheter enligt ovan.
8
Leveransåtagande
Leverantören ska kunna leverera enligt det/de kompetensområde/en avtalet tecknats för.
9
Krav på utförande av tjänsten eller varan
Enligt dokumentet ”Anbudsinbjudan” och ”Kravspecifikation” i förfågningsunderlaget.
10
Upphandlingsvolym
Eventuella angivna årsbehov är uppskattade. Skulle Beställarens avrop enligt detta avtal
under- respektive överstiga beräknad kvantitet ska detta inte betraktas som avtalsbrott från
Beställarens sida utan Leverantören är skyldig att leverera det verkliga behovet.
11
Förändrade behov av tjänsten
Nya tjänster inom det upphandlade produktområdet som lanseras av Leverantör kan efter
Beställarens val ingå i avtalet. Leverantören ska skriftligen avisera sådana tjänster till
Beställaren. Efter eventuella förhandlingar om kommersiella villkor meddelar Beställaren
skriftligen om tjänsten ska ingå i gällande ramavtal.
12
Avtalspriser
För leverans/utförande enligt detta avtal gäller de priser som framgår av bifogad specifikation
Bilaga 1 - Prisbilaga, som listar priser enligt anbudsuppgifterna i dokumentet
”Kravspecifikation”.
Priser anges exklusive moms i SEK. Angivna priser utgör takpris.
Under de två första avtalsåren får priset inte höjas. Därefter gäller, för höjning av priset,
prisjustering enligt punkt 13.
Dokument nr :
4
okumenttyp:
1,0
Status:
Sida:
Utgåva
(7)12
Diarienr.
Avtalsförutsättningar
471-2011
Utfärdat av:
Utf datum:
Veronica Sjöling
2012-01-12
13
Version:
Prisjustering
Priset får ej höjas under 19 månader räknat från 2012-04-01
Efter 2013-10-31 gäller nedanstående
Priset justeras årsvis utifrån förhandling där Leverantören ska påvisa orsaken till eventuell
prishöjning. Förhandling om prisjusteringen ska initieras av Leverantören.
14
Fakturerings- och betalningsvillkor
Faktureringsadress : Anges vid varje enskilt avrop.
Betalning sker per 30 dagar netto efter godkänt uppdrag, godkänd leverans och godkänd
fakturering om inget annat föreskrivs i leveransavtalet.
Regionens beställningsrutiner kräver en faktura per beställning, dvs. 1 beställning = 1 faktura
Fakturerings- och expeditionsavgifter godkänns ej.
Samtliga fakturor ska vara specifierade.
15
Dröjsmålsränta
Om Beställaren inte erlägger likvid för faktura i rätt tid utgår dröjsmålsränta enligt svensk
räntelags bestämmelser.
Dröjsmålsränta erläggs ej för faktura med avvikelse och innan sådan avvikelse rättats.
16
Leveranstid
Särskilda leveransavtal träffas vid avrop.
17
Slumpvisa revisioner
Besällaren kommer att göra slumpmässiga revisioner av levererat material för att kontrollera
begärd kvalitet. Detta kan exempelvis gälla om materialet uppfyller de krav som ställs i
tillgänglighetspolicyn för funktionsnedsatta personer och klarspråk.
I vissa fall kommer Beställaren vid avrop att kräva att leverantören provar material genom
fokusgrupper som är sammansatta av ur en bred population med olika förmågor.
18
Vite
Vite vid leveransförseningar regleras enligt Bilaga 6 ”Allmänna villkor konsulttjänster”
Dokument nr :
4
okumenttyp:
1,0
Status:
Utgåva
Sida:
(8)12
Diarienr.
Avtalsförutsättningar
471-2011
Utfärdat av:
Utf datum:
Veronica Sjöling
2012-01-12
19
Version:
Uteblivna avropssvar och leveranser
Om Leverantören inte svarat på avropsförfrågan enligt ramavtalets bestämmelser och detta
upprepas efter det att Beställaren skriftligen krävt rättelse har beställaren rätt;
20
Till ersättning för mellanskillnaden mellan Leverantörens takpriser och det pris som
Beställaren fått betala i aktuellt avrop om detta pris varit högre än leverantörens
takpris.
Att häva avtalet med 3 månaders varsel om det vid en avstämning visar sig att
Leverantören inte svarat på mer än 80 procent av de avropsförfrågningar som
Beställaren skickat under den senaste 12-månadersperioden.
Statistik
Leverantören ska efter varje tolvmånadersperiod kunna leverera statistik i digitalt format
avseende levererade mängder, omsättning, priser och mottagande enheter i excelformat.
21
Uppföljning av avtal
I direkt anslutning till varje förflutet avtalsår bör båda parterna mötas för att följa upp hur man
förhåller sig till avtalade villkor och samarbetet i stort. Övriga frågor kan tas upp på endera
avtalsparts begäran. Beställaren är sammankallade.
22
Fel eller brist
Leverantör ska omgående underrätta Beställaren om uppkomna eller misstänkta fel/brister i
levererade produkter.
Om en levererad produkt avviker från kvalitets- och funktionskrav enligt avtalad specifikation
ska Beställaren reklamera felet inom tio (10) arbetsdagar från det att felet uppdagats.
Beställaren har rätt att häva köpet eller kräva ersättningsleverans om inte leverantören inom
skälig tid åtgärdar påtalad brist. Avvisad produkt returneras efter överenskommelse med
Leverantör, på dennes bekostnad.
Gällande fel eller brist i tjänsteleverans regleras detta i Bilaga 6 - Allmänna villkor.
23
Elektronisk handel
VGR kommer att från 2012 börja införandet av ett modernt sammanhållet och
tillgängligt/öppet verksamhetsstöd för elektronisk handel och där följande SFTI standarder
kommer att följas:
Dokument nr :
4
okumenttyp:
Version:
1,0
Status:
Utgåva
Sida:
(9)12
Diarienr.
Avtalsförutsättningar
471-2011
Utfärdat av:
Utf datum:
Veronica Sjöling
2012-01-12
Avrop mot ramavtal ESAP 6.1, 6.3
Periodisk fakturering ESAP 9.1
Orderlös fakturering – ESAP 9.2
Enkelt handelsflöde med Sveorder (Enkel E-order) och Svefaktura 1.0
Fulltextfaktura 2.0
För den leverantör som inte har ett eget e-handelssystem, kommer en web-baserad lösning
med handelsflödet från avrop till fakturering att finnas och med detta alternativ, kan även små
till medelstora leverantörer arbeta med elektronisk handel mot VGR. Vidare ska
produktunderhåll ske av leverantören mot VGR:s produktkatalog. Detta produktunderhåll sker
via web manuellt, via excelmall eller via SFTI pricat Sc 6.1 eller högre.
En e-handelslösning finns på plats sedan 2012 mot avtalad tjänstepartner eBuilder, vilket
innebär att en koppling mellan parterna och produktinnehåll mot Västra Götalandsregionen:s
produktkatalog sker. Leverantören ska därför senast 3 månader efter avtalsstart, eller enligt
separat överenskommelse kunna tillämpa elektronisk handel och produktunderhåll enligt
angivna krav
.
I samband med införande av e-handel kommer Västra Götalandsregionen gå över och använda
UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code) som är ett internationellt
erkänt klassificeringssystem och där samma koder används i alla länder. UNSPSC är
branschöverskridande och strukturen täcker alla branscher och produktområden.
Leverantören ska därför på produktnivå ange gällande UNSPSC-kod. För mer information och
gällande koder se. http://www.gs1.se/sv/GS1-systemet/Klassificeringssystem/UNSPSC/
24
Omförhandling
Om det under avtalstiden skulle inträffa väsentliga förändringar i förutsättningarna för
ingånget avtal äger endera parten rätt påyrka omförhandling. Sådan väsentlig förändring kan
vara omorganisation, förflyttning av verksamheten, förändring av driftskapacitet samt
lagenliga förändringar av befintlig verksamhet.
Omförhandling ska skriftligen begäras hos motparten så snart orsak härför föreligger.
25
Överlåtelse av avtal/ ägarskifte
Detta avtal får ej överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan avtalsparternas skriftliga
godkännande.
Om ägarskifte sker hos Leverantören eller av Leverantören anlitad underleverantör ska
skriftligt godkännande omedelbart inhämtas av Beställaren. Ny Leverantör får ej anlitas utan
Beställarens skriftliga medgivande.
Dokument nr :
4
Version:
1,0
okumenttyp:
Status:
Utgåva
Sida:
(10)12
Diarienr.
Avtalsförutsättningar
471-2011
Utfärdat av:
Utf datum:
Veronica Sjöling
2012-01-12
Hävning
26
Beställaren äger rätt att med 3 månaders varsel häva upprättat avtal om:
Leverantören i väsentligt hänseende inte utför sina åtaganden och rättelse inte sker
inom 30 dagar efter skriftligt påtalande.
Leverantören begärs i konkurs, ansöker om ackord eller träffar ackordsuppgörelse.
Leverantören äger rätt att med 3 månaders varsel häva upprättat avtal om:
Beställaren i väsentlig hänseende underlåter sina åtaganden och rättelse inte sker inom
30 dagar efter skriftlig erinran.
Beställaren har rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet om det framkommer att
Leverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med
upphandlingen och dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömningen av
tilldelningen av avtalet.
Angående hävning gäller också punkten 22.
27
Organisationsförändring
Beställaren reserverar sig för organisationsförändringar utanför Beställarens kontroll som kan
komma att påverka avropsvolymer/beställningar och avtalstider.
28
Befrielsegrunder (force majeure)
Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra viss förpliktelse enligt detta avtal om
underlåtenheten har sin grund i omständighet (”Befrielsegrund”), som ligger utanför Parts
kontroll och som förhindrar fullgörandet därav. Så snart hindret upphört ska förpliktelsen
fullgöras på avtalat sätt.
Såsom befrielsegrund ska anses eldsvåda, krig, mobilisering eller oförutsedda
militärinkallelser av motsvarande omfattning, rekvisition, beslag, valutarestriktioner, uppror
eller upplopp, knapphet på transportmedel, allmän varuknapphet, inskränkningar i fråga om
drivkraft, avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden samt försening av leverans från
underleverantör, om förseningen har sin grund i sådan omständighet som avses i denna punkt.
Förbehållet om avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden ska inte anses som befrielsegrund om
Part själv är föremål för eller vidtar sådan konflikt.
För att få befrielse enligt ovan ska Part utan dröjsmål skriftligen meddela den andra Parten
härom. Skriftligt meddelande ska också lämnas utan dröjsmål vid befrielsegrundens
upphörande.
Dokument nr :
4
okumenttyp:
Version:
1,0
Status:
Utgåva
Sida:
(11)12
Diarienr.
Avtalsförutsättningar
471-2011
Utfärdat av:
Utf datum:
Veronica Sjöling
2012-01-12
Part ska vidta skäliga ansträngningar för att mildra omfattningen och effekten av
befrielsegrund och återuppta fullgörandet av de förpliktelser som hindrats så snart det
praktiskt kan ske.
Då befrielsegrund har varat i trettio (30) dagar äger den Part, som inte har åberopat
befrielsegrunden, rätt att skriftligen frånträda detta avtal eller del därav.
29
Intrång i upphovsrätt och patent
Det är leverantörens ansvar om levererat material kränker annans rätt (patent, varumärke,
mönster, upphovsrätt etc). Leverantören ansvarar för skadestånd och andra kostnader som
Beställaren åsamkas på grund av anspråk från tredje part. Framställs anspråk gentemot VGR
ska Beställaren utan onödigt dröjsmål underrätta leverantören om anspråket. Denna
bestämmelse gäller även efter det att avtalet upphört att gälla.
Om det fastställs att intrång har skett ska Leverantören på egen bekostnad antingen:
Tillförsäkra Beställaren rätt att fortsätta använda produkten.
Ersätta produkten med en annan produkt vars användning inte innebär
immaterialrättsligt intrång.
Ändra produkten/resultatet av tjänsten så att immaterialrättsligt intrång inte föreligger.
Återta produkten och kreditera Beställaren ett belopp som motsvarar
produktens/tjänstens värde med hänsyn till den tid produkten/tjänsten använts och
normal avskrivningstid.
30
Tvist
Tvist angående tolkning av ingångna överenskommelser ska i första hand avgöras i
förhandling mellan parterna, därefter avgöras i svensk domstol inom Västra
Götalandsregionen med tillämpning av svensk rätt.
31
Avtalstecknare
Detta avtal med tillhörande bilagor, är upprättat i två likalydande exemplar, varav parterna
tagit var sitt original. Avtalet undertecknas utav behörig firmatecknare eller i kraft av
ställningsfullmakt.
Dokument nr :
4
okumenttyp:
Version:
1,0
Status:
Utgåva
Diarienr.
Avtalsförutsättningar
471-2011
Utfärdat av:
Utf datum:
Veronica Sjöling
2012-01-12
FÖR BESTÄLLAREN
FÖR LEVERANTÖREN
Västra Götalands läns Landsting
Ort 2011-____-XX____
Företag AB
Ort 2011-____-____
Enligt delegation
Firmatecknare
Bilagor:
1 Anbudsinbjudan
2 Kravspecifikation
3 Prisbilaga
4 Allmänna villkor
Förfrågningsunderlagets handlingar:
1 Innehållsregister
2 Anbudsinbjudan
3 Kravspecifikation
4 Avtalsförutsättningar (detta dokument)
5 Bilaga 1 - Prismodell
6 Bilaga 2 - Utvärderingsmodell
7 Bilaga 3 - Avropsförfarande
8 Bilaga 4 - Avropsblankett
9 Bilaga 5 - Mall för leveransavtal
10 Bilaga 6 – Allmänna villkor konsulttjänster
Sida:
(12)12
