2017-04-27
EKONOMIENHETEN
Välkomna till utbildningen
Budget och prognos
EKONOMIENHETEN
Syftet med utbildningen
Vem vänder sig utbildningen till?
• Kursen vänder sig till dig som är ny ska arbeta med budget och prognos.
Vad syftar utbildingen till?
• Syftet med utbildningen är att dels förstå hur processerna kopplade till budget- och
prognosarbetet fungerar och dels att lära sig hur budgetverktyget Perspektiv fungerar,
hur det är strukturerat och uppbyggt samt de vanligaste funktionerna.
1
2017-04-27
EKONOMIENHETEN
Agenda – förmiddag
• Vad är planering, budget och uppföljning?
• Budgetarbetet
–
–
–
–
–
Resultatbudget
Balanserat kapital
Oförbrukade bidrag
Intäkter
Kostnader
Lokaler & IT
Indirekta kostnader
Investeringsprocessen
• Vem gör vad i budgetarbetet?
• Samfinansiering
• Uppföljning
Följa upp redovisningen
Följa upp budgeten
• Prognos
• Uppföljning under året – vad blir det av all inrapportering?
EKONOMIENHETEN
Vilka är vi?
Lärare:
Elisabet Hollner
Frida Wiklander
Ekonomienheten
Kajsa Salenius
Elever:
Presentationsrunda - roll, erfarenhet och förväntningar hos deltagarna
2
2017-04-27
EKONOMIENHETEN
Vad är planering, budget och uppföljning?
Planera = sätta upp mål och förutse verksamheten
-Vilken inriktning ska verksamheten ha?
-Vilken omfattning?
-Vilka resurser ska utnyttjas?
Budget = sammanställning över de ekonomiska konsekvenserna av de beslut som
fattats om den kommande verksamheten.
Budgeten ska spegla det man faktiskt förväntar sig ska hända under planeringsperioden.
Uppföljning = den ekonomiska budgeten ger tillsammans med redovisningen en
bild av vad som gjorts eller inte, i relation till vad som planerats.
Vision 2020 – ett styrande dokument
Göteborgs universitets vision är:
”Med kvalitetsdriven forskning, utbildning och samverkan i en inspirerande miljö,
uttalat samhällsansvar och globalt engagemang bidrar Göteborgs universitet till en
bättre framtid.”
”Vision 2020” - innehåller mål och strategier för forskning, utbildning, samverkan
och arbetsmiljö 2013-2020.
Se, http://medarbetarportalen.gu.se/vision2020/
3
2017-04-27
Planerings- och uppföljningscykeln
T3 (sept-dec)
BUDGET
HÖSTDIALOGEN
SAMLAD
ÅRSUPPFÖLJNING
ÅRSREDOVISNING
BUDGETUNDERLAG
HANDLINGS- OCH
VERKSAMHETSPLANER
RISKANALYS
INTERNUPPFÖLJNING T2
ANSLAGSFÖRDELNING
OCH KOSTNADS.DEB
INTERNUPPFÖLJNING
T1 (jan-apr)
DEPARTEMENSDIALOG
VÅRPROPOSITIONEN
VÅRDIALOGEN
INTERNUPPFÖLJNING T1
BUDGETFÖRUTSÄTTNINGAR
INRIKTNINGSBESLUT OM
KOMMANDE ÅR
DELÅRSRAPPORT
T2 (maj-aug)
4
2017-04-27
Planering och budget
Budget…
…är en ekonomisk spegel av verksamhetsplanen
…ska spegla det utfall man väntar sig
…kräver en samlad bild av det ekonomiska läget
o
vad vet vi
o
vad kan vi vänta oss
o
vilka åtaganden påverkar framtiden
o
vilket är det ekonomiska läget nu
• Prognosen justerar budgeten
5
2017-04-27
EKONOMIENHETEN
Budgetarbetet på GUs alla nivåer
• Inför varje budgetår fastställer universitetsstyrelsen budgetförutsättningarna för universitetet
• Budgetarbetet ska samordnas på alla organisatoriska nivåer och
lägst vid institution/motsv., för att ge ökad stabilitet och förbättrad
kommunikation.
• Institutionernas budgetarbete sker i samverkan och parallellt med
fakulteternas budgetarbete.
• Alla budgetar, på samtliga nivåer, bildar underlag för en budget för
hela universitetet.
• Universitetsstyrelsen har övergripande ansvar för den samlade
verksamheten och behöver därför ha en överblick.
• Årligen fattar universitetsstyrelsen beslut om en budget för hela
universitetet.
EKONOMIENHETEN
Budgetförutsättningar
För att ge verksamheten förutsättningar för nästkommande år fastställer
universitetsstyrelsen årligen budgetförutsättningar och
resursfördelning till respektive fakultetsstyrelse.
• Uppdrag inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå
• Anslag till forskning och utbildning på forskarnivå
• Kostnadsdebitering av universitetsgemensamma verksamheter
och universitetsbiblioteket
• Fördelning av lokalkostnader
• Debitering av bastjänster inom IT, campusservice och serviccenter.
• Total låneram för investeringar för kommande år
6
2017-04-27
EKONOMIENHETEN
Budgetarbetet – vad ska budgeteras?
Verksamhetens samtliga intäkter och kostnader ska budgeteras
• Kommande års verksamhet enligt handlings- och verksamhetsplaner
• Analys av intäkter/inkomster, balanserat kapital och oförbrukade
bidrag
Syftet med analysen är att skapa en bild av vilket ekonomiskt utrymme
som finns för det kommande året och vad som är bundet till senare år.
EKONOMIENHETEN
Resultatbudget
INTÄKTER
• Anslag
• Uppdrag
• Försäljning
• Inkomster av interna bidrag
• Bidrag
• Finansiella intäkter
• Periodisering pågående projekt
• Täckning avskrivningar bidragsfinansierade
anläggningar
• Avsättning bidragsfinansierade anläggningar
KOSTNADER
• Lönekostnader
• Förändring semesterskuld
• Övriga personalkostnader
• Doktorander/utbildningsbidrag
• Övriga driftskostnader
• Indirekta kostnader och interna bidrag
• Lokalkostnader
• Finansiella kostnader
• Avskrivningar
Summa INTÄKTER
Summa KOSTNADER
INTÄKTER-KOSTNADER =
VERKSAMHETSUTFALL
http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/resultatrakning/
7
2017-04-27
EKONOMIENHETEN
Resultatbudget
TRANSFERERINGAR
Erhållna medel
Lämnade bidrag
Summa TRANSFERERINGAR
http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/transfereringar/
EKONOMIENHETEN
Balanserat kapital – myndighetskapital
=Institutionens ackumulerade/sammanlagda över- eller underskott.
”Bundet” balanserat kapital definieras som:
– Medel avsatta för en planerad, tidsbunden användning som vilar på någon
form av dokumenterat underlag.
Resten betraktas som ”fritt”.
8
2017-04-27
EKONOMIENHETEN
Tumregler för ”fritt” balanserat kapital
• Tumregel överskott inom utbildning 3 procent av kostnadsomsättningen.
– Nya anslag varje år och löpande uppdrag ger stabila förutsättningar och mindre
behov av buffert.
• Tumregel överskott inom forskning 5-10 procent av kostnadsomsättningen.
– Utrymme för framtida samfinansiering och osäkert finansiellt läge på bidragssidan
ger större behov av buffert.
EKONOMIENHETEN
Oförbrukade bidrag
• Bidragen blir inte INTÄKTER förrän de förbrukas. Så länge ett projekt pågår är
KOSTNADERNA = INTÄKTERNA.
• Skillnaden mellan inbetalade och förbrukade bidragsmedel blir oförbrukade bidrag,
som är en typ av periodisering (förutbetald intäkt).
• Totalbeloppet i balansräkningen består av alla inbetalda bidrag som ännu inte har
förbrukats i forskningen vid en given tidpunkt. Benämns även Förskott från
bidragsgivare.
• När kostnader budgeteras i de bidragsfinansierade verksamheterna ska därmed
även motsvarande intäkt budgeteras.
http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/bidragsforskning/
9
2017-04-27
EKONOMIENHETEN
Jämförelse med andra universitet:
Oförbrukade bidrag
Mnkr
EKONOMIENHETEN
Alla intäkter ska budgeteras
Verksamhetens samtliga intäkter och kostnader
budgeteras
• Anslag
• Uppdrag och bidrag
• Periodisering av pågående projekt
• Försäljning och andra avgiftsintäkter
• Finansiella intäkter
• Interna intäkter
10
2017-04-27
EKONOMIENHETEN
Alla kostnader ska budgeteras
Verksamhetens samtliga intäkter och kostnader
budgeteras:
• Personalkostnader
• Övriga driftskostnader
• Lokal- och infrastrukturkostnader
• Indirekta kostnader
• Finansiella kostnader
• Interna kostnader
• Kostnader för investeringar – avskrivningar
• Transfereringar
Budgetering av kostnader för lokaler och IT
• Lokalkostnaderna ska delas upp mellan kärn- och
stödverksamhet samt mellan utbildning och forskning utifrån
hur de används.
• Där det inte är möjligt används en schablonmetod exempelvis
utifrån personalkostnadernas fördelning.
• Även IT-kostnader ska delas upp mellan kärn- och
stödverksamhet och mellan utbildning och forskning.
• Nyckeltal för fördelning är exempelvis antal användarkonton.
11
2017-04-27
EKONOMIENHETEN
Budgetering av institutionens indirekta kostnader
• Fakulteten fördelar institutionens andel av universitetsgemensamma
och fakultetsgemensamma stödkostnader med ett fast belopp
uppdelat mellan utbildning och forskning.
• Institutionen ska budgetera sin verksamhet indelad i kärnverksamhet
och stödverksamhet.
• Kostnaderna för den institutionsgemensamma stödverksamheten
ska delas upp i stöd till utbildning och stöd till forskning i budgeten.
• De gemensamma kostnaderna bokförs på kärnverksamheten med
påläggsmetoden, fördelat på direkta personal- och driftkostnader.
• Pålägg för indirekta kostnader (”OH-pålägg”) beräknas för universitets-,
fakultets- och institutionsgemensamma kostnader inom utbildning och
forskning.
Det är mycket viktigt att verksamheten är rätt klassificerad både mellan kärn‐
och stödverksamhet och mellan utbildning och forskning.
EKONOMIENHETEN
Institutionens indirekta kostnader – mer info
Utbildning För ekonomer om SUHF-modellen (heldag), se kompetensutvecklingsportalen för datum och anmälan.
Övergripande beskrivning:
http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/ekonomisammanhangbegreppochfakta/
stodverksamhet/
http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/samlat-om-oh/
Specifikt om budget:
http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/stodverksamhet/
Specifikt om redovisning:
http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/redovisa/stodverksamhet/
12
2017-04-27
EKONOMIENHETEN
Institutionens resultatbudget
På kärnverksamheten (v 1 och v 2) framgår:
• Intäkter av anslag, bidrag och avgifter (uppdrag)
• Direkta och indirekta kostnader för utbildning respektive
forskning.
På stödverksamheten (v 3*) framgår:
• De institutionsgemensamma utgifterna (lön, drift, lokaler &
IT) inklusive tilldelade belopp för bastjänster
• Finansieringen av gemensamma utgifter (för tre nivåer)
• Utgiften för universitets- och fakultetsgem kostnader
• Nettokostnaden på v 3* blir noll (0)
EKONOMIENHETEN
Investeringsprocessen
• Riksdagen beslutar om statens lån
• Varje myndighet får en låneram som inte får överskridas
• Inför varje budgetår lämnar fakulteterna en fyraårig investeringsplan
• Preciseras och kompletteras ett år i taget
• Rektor beslutar om hur universitetets låneram ska användas årligen
• Varje fakultet får en investeringsram som inte får överskridas
• Följs upp tertialvis
13
2017-04-27
EKONOMIENHETEN
AGRESSO-rapport: Avskrivningar prognos befintliga
anläggningar
•
Som stöd för budgetering av avskrivnings-kostnader finns en
simuleringsrapport på befintliga anläggningar i Agresso.
•
Bedömning av ev. tillkommande investeringar behöver göras.
EKONOMIENHETEN
Fakultetens ansvar i budgetarbetet
• Fakultetsstyrelsen och dekan ska genomföra en god och effektiv
verksamhet
• Fakultetsstyrelsen ska ha en tydlig och aktiv dialog med berörda
institutioner så att en ev. användning av balanserat kapital följer
planerad dispositionsrätt, samt att beräkning av externa medel är på en
realistisk nivå.
• Varje fakultetsstyrelse ska bryta ner uppdrag, anslag och kostnader som
budgetförutsättningar till institutionsnivån.
• Fakulteterna ska tertialvis genomföra uppföljningar och redovisa
bedömningar av fakultetens ekonomiska resultat (prognos) löpande
under året.
• Fakultetsstyrelsen sammanställer institutionernas budgetar och
fastställer årligen en samlad budget för fakultetsområdet.
14
2017-04-27
EKONOMIENHETEN
Institutionens ansvar i budgetarbetet
• Institution ska upprätta en budget som fastställs av prefekten efter
hörande i institutionsrådet.
• Budgeten ska omfatta hela verksamheten för nästkommande
budgetår, samtliga intäkter och kostnader för de olika verksamheterna
ska budgeteras. Prefekten ansvarar för institutionens samlade
verksamhet och fastställer institutionens verksamhetsplan och budget.
• Om institutionsledningen fattat beslut om ändringar i verksamhetens
inriktning eller omfattning under året som också påverkar intäkter och
kostnader, behöver institutionens budget revideras (prognos).
• Institutionerna ska tertialvis genomföra uppföljningar och redovisa
bedömningar av institutionens ekonomiska resultat (prognos).
Samfinansiering
• Innebär att medel tas antingen från årets anslag, överskott
eller balanserat kapital för att täcka kostnader som en
bidragsgivare inte finansierar.
• Tidigare syntes samfinansieringen inte i redovisningen.
Indirekta kostnader togs inte ut av projekten.
• Nu är det medvetet beslut.
• Kräver styrning.
http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/
forskning/samfinansiering/
15
2017-04-27
Systemstöd för samfinansiering
• Beräknas som mellanskillnaden mellan den externa
finansieringen och den totala projektkostnaden inklusive
indirekta kostnader.
• Systemstödet i AGRESSO använder kvoten av mellanskillnaden och budgeterade projektkostnader som en
procentsats.
• Procentsatsen ”triggas” mot kostnaderna månadsvis i
samband med periodavslutet.
• Följer kostnadsförbrukningen (istället för bidragsinkomsterna).
http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/planerabudgeteraochkalkylera/
forskning/samfinansiering/
T3 (sept-dec)
BUDGET
HÖSTDIALOGEN
SAMLAD
ÅRSUPPFÖLJNING
ÅRSREDOVISNING
BUDGETUNDERLAG
HANDLINGS- OCH
VERKSAMHETSPLANER
RISKANALYS
INTERNUPPFÖLJNING T2
ANSLAGSFÖRDELNING
OCH KOSTNADS.DEB
INTERNUPPFÖLJNING
T1 (jan-apr)
DEPARTEMENSDIALOG
VÅRPROPOSITIONEN
VÅRDIALOGEN
INTERNUPPFÖLJNING T1
BUDGETFÖRUTSÄTTNINGAR
INRIKTNINGSBESLUT OM
KOMMANDE ÅR
DELÅRSRAPPORT
T2 (maj-aug)
16
2017-04-27
EKONOMIENHETEN
Uppföljning av redovisning och budget
Den ekonomiska uppföljningen ger en överblick över vad
som hänt i verksamheten och kan användas som en del av
beslutsunderlaget för den fortsatta planeringen av
verksamheten.
• Uppföljning av utfall jämfört med budget är ett verktyg
för den ekonomiska styrningen och framtida planeringen.
• Uppföljning av att redovisningen är aktuell och korrekt
är en förutsättning för budgetuppföljningen.
EKONOMIENHETEN
Uppföljning av redovisningen
Lär mer: http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/redovisningen/
17
2017-04-27
Uppföljning av redovisningen
Uppföljningsarbetet ska ske löpande under året. Med” löpande” avses
kontinuerlig uppföljning av att redovisningen är korrekt vilket normalt sker
månatligen och/eller tertialvis. Uppföljningstillfällena är:
• Månadsavstämningar
• Tertialbokslut per 30 april (T1)
• Delårsbokslut per 30 juni
• Tertialbokslut per 31 augusti (T2)
• Årsbokslut per 31 december
Som stöd för uppföljningsarbetet finns dels en checklista för vilka kontroller
som ska göras och dels en tidplan för räkenskapsåret.
Läs mer: http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/redovisningen/
Checklista för uppföljning
18
2017-04-27
Uppföljning tertialvis
• Institutionerna lämnar uppföljningsrapport till fakulteterna.
• Fakulteterna lämnar uppföljningsrapport till ekonomienheten.
• Ekonomienheten tar fram uppföljningsrapport till universitetsledningen.
• Tertialrapporterna ska innefatta:
- Kommentarer och analyser av det ekonomiska utfallet
- Prognos avseende ekonomiskt utfall och för investeringsverksamheten
för hela kalenderåret
- Analys av eget kapital inkl fördelning av "bundet" och "fritt" kapital inom
utbildning respektive forskning.
Uppföljning
Läs mer: http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/budget/
Läs mer: http://www.medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/budget/uppfoljningsarbetet/
19
2017-04-27
Varför vill vi följa upp budgeten?
• För att verksamhetsansvariga (på alla nivåer) så tidigt som möjligt ska
upptäcka eventuella avvikelser mot det som planerats inom enheten.
• Analysen ska framför allt behandla den verksamhetsmässiga
innebörden bakom siffrorna. Jämförelsen av beloppen mellan budget
och utfall är bara ett av flera mått på hur det har gått för
verksamheten.
• För att avgöra om åtgärder behöver vidtas, överväga olika
handlingsalternativ eller att budgeten behöver revideras.
Läs mer: http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/budget/
Läs mer: http://www.medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/budget/uppfoljningsarbetet/
Hur följer vi upp budgeten?
• Vid uppföljning av budget jämförs planeringen i form av budget med
faktiskt utfall.
• Uppföljningen av utfall jämfört med budget sker i regel månadsvis. En
revidering av budgeten görs vid tertialavsluten (30/4 och 31/8) och
revideringen kallas prognos.
• För att underlätta uppföljningen och möjliggöra avvikelseanalysen är det
viktigt att vid budgeteringstillfället ha tänkt igenom vad som ska följas upp.
I annat fall är det svårt att se var det finns avvikelser och vad de beror på.
Läs mer: http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/budget/
Läs mer: http://www.medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/budget/uppfoljningsarbetet/
20
2017-04-27
Uppföljning och prognos
fixa bilden nu.
Läs mer: http://www.medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/budget/
EKONOMIENHETEN
Exempel på vad som ska göras – hur kan man tänka
Läs mer: http://www.medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/budget/vad-ar-det-som-ska-goras-/
21
2017-04-27
Uppföljning under året
Under året görs en rad uppföljningar avseende verksamhet jämte
ekonomi.
Samlad årsuppföljning
•
Intern styrning och kontroll
•
Uppföljning av verksamhetsplaner
•
Hållbarhetsredovisning
•
Systematiskt arbetsmiljöarbete
•
Årsredovisning
Under året tas även följande fram:
•
Delårsrapport
•
Intern uppföljningsrapport per tertial
•
Intern uppföljningsrapport årsvis
Läs mer: http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/underaret/samladarsuppfoljning/
Interna uppföljningsrapporter
• Intern uppföljning per 30 april (T1)
Resultatet efter ett tertial redovisas inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå
samt det ekonomiska utfallet per 30 april med prognos för hela året.
• Intern uppföljning per 31 augusti (T2)
Samma som vid första tertialet. Dock kompletterad med mer ekonomisk data per
fakultet.
• Intern uppföljning per 31 december (helår)
I den årliga uppföljningsrapporten görs fördjupande analyser av verksamheten.
Jämförelser görs med andra lärosäten och mellan de olika fakulteterna inom
universitetet. Rapporten avser att ge en sammanfattande bild av universitetets
verksamhet, uppdelat i forskning, utbildning, personal och ekonomi. I medföljande
bilagor redovisas omfattande fakta per fakultet/-motsvarande inom dessa områden.
Bilagorna är tänkt att fungera som ett uppslagsverk och underlag för diskussioner och
fortlöpande analyser med berörda fakultets- och institutionsledningar.
22
2017-04-27
Delårsrapport
Göteborgs universitet är en av de större myndigheter som ska lämna in en
delårsrapport per den 30 juni varje år.
• Ekonomienheten upprättar prognos och tar fram delårsrapporten.
• Delårsbokslut bygger på en utvidgad månadsavstämning per juni.
• Av checklistan framgår vilka tillkommande moment som ska stämmas av
och dokumenteras i samband med delårsrapporten.
• Institutioner och fakulteter behöver inte upprätta och lämna in prognoser vid
detta tillfälle.
• Av denna anledning är det viktigt att institutionerna har sett till att den
ekonomiska redovisningen är korrekt så att utfallet kan användas för den
universitetsövergripande bedömningen.
EKONOMIENHETEN
Årsredovisning
En årsredovisning för det senast avslutade räkenskapsåret
ska lämnas till regeringen senast den 22 februari varje år.
I resultatredovisningen beskrivs universitetets verksamhet
översiktligt och resultatet av den, företrädesvis de viktigare
prestationerna, deras volymer och kostnader.
Innehållet i resultatredovisningen anpassas efter
verksamhetens art och regeringens behov av information (så
kallade återrapporteringskrav).
I den finansiella årsredovisningen finns resultaträkning,
balansräkning, redovisnings- och värderingsprinciper,
anslagsredovisning, noter m m.
http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/foljaupp/underaret/arsredovisningar/
23
2017-04-27
EKONOMIENHETEN
Budget- och prognosverktyget Perspektiv
Vad är syftet med eftermiddagens genomgång?
- att lära sig hur systemet är uppbyggt/strukturerat
- att lära sig att navigera i och känna igen verktyget
- att lära sig de mest vanliga funktionerna
24
