2009-10-19
Rutiner vid upprättande och arkivering av elevakt på Risbergska skolan
Samtliga dokument i en elevakt är länkar i en kedja där överlämnandedokumentet
(när sådant finns) är länk nummer ett.
Elevakten är en hjälp i vårt arbete med att få eleven att nå målen, men det är också
ett sätt för oss att visa för de myndigheter som har tillsynsansvar för skolan att vi
skött ett elevärende på ett lagenligt och för eleven rättssäkert vis.
Med goda dokumentationsrutiner blir det också lättare för oss att visa att vi sköter
vårt uppdrag på ett professionellt sätt.
I elevakten ska ett antal olika handlingar läggas in som samtliga ska diarieföras.
Respektive assistent är den som diarieför.
Handlingar får inte skickas via e-post, sparas på USB-minne eller liknande, och
inte kopieras. De får heller inte under några omständigheter sparas på annat ställe
än i elevakten.
Samtliga dokument ska vara skrivna på arkivbeständigt papper med arkivbeständig penna (kulspetspenna) eller arkivbeständig datorutskrift.
Arkivbeständigt papper kan fås på vaktmästeriet eller på expeditionen. Har man
inte arkivbeständigt papper är det bättre att skriva anteckningen på vanligt papper
än att inte göra någon alls. Skrivarna på skolan gör arkivbeständiga utskrifter.
När det gäller programbyte etc. används även fortsättningsvis vanligt grönt papper.
Samtliga dokument ska också, vid begäran om utlämnande av dem, sekretessprövas av rektor (blankett finns på IOR).
Det enda dokument som inte behöver sekretssprövas innan utlämnande är Evkbeslut.
Elevakten ska sparas i fem år efter elevens avgång och förvaras i brandsäkert samt
väl låst skåp. Därefter sorteras de ut och skickas till stadsarkivet i fascikelomslag/aktomslag.
I elevakten finns följande typer av handlingar:
•
•
•
Handlingar rörande stödåtgärder
Handlingar rörande diskriminering eller annan kränkande behandling
Handlingar rörande disciplinära åtgärder
Dessa tre typer av handlingar består oftast av nedanstående dokument:
1. Utredningar och kartläggningar: till exempel överlämnande från tidigare
skola/skolor, basutredning om sådan finns, BBIC, andra utredningar och
kartläggningar inför upprättande av åtgärdsprogram eller liknande.
Detta kan också handla om dokumentation vid träffar med Elevhälsoteamet
eller resursgruppen då det handlar om uppgifter av vikt i ett elevärende som
1
inte framkommer av annan dokumentation. Detta ska då dokumenteras och
diarieföras som en tjänsteanteckning och läggas till elevakten. Även beslut
gällande programbyte, inriktningsbyte, förlängd studiegång och/eller reducerat program läggs i akten.
Blankett ”Byte av kurs” läggs i akten i de fall då det handlar om att programmet
blir specialutformat.
Blankett ”Byte av individuellt val” läggs ej i akten.
2. Åtgärdsprogram: (original) kopia finns hos de lärare som behöver åtgärdsprogrammet i sitt arbete. Åtgärdsprogrammet är den enda handling i elevakten
som får kopieras.
3. Tjänsteanteckning: (blankett finns på IOR och ska användas) som ska skrivas
på ett kortfattat och tydligt sätt – konkret och utan subjektiva vinklingar. Datum
samt vem som skriver (namn, titel samt vem det rör ska tydligt framgå).
Tjänsteanteckningen ska endast gälla den elev vars akt den ska läggas i. Det
som gäller annan elev skrivs på samma sätt och läggs i den elevens akt.
I ärenden som gäller diskriminering och annan kränkande behandling gör skolan
en utredning av vad som hänt. Här måste vi nämna alla inblandade vid namn i
de tjänsteanteckningar som gäller respektive elev.
Under kategorin ”tjänsteanteckning” ingår även CSN-varning samt CSN-rapport
och dokumentation av disciplinära åtgärder.
4. Evk-protokoll (Blankett finns på IOR och ska användas): skrivs på samma
sätt som tjänsteanteckningen. Kortfattat och objektivt och ska endast gälla en
elev.
5. Evk-beslut: skrivs på egen sida skild från Evk-protokollet. Detta är det enda
dokumentet i akten som är offentlig handling utan föregående sekretessprövning och kan när som helst begäras ut av varje svensk medborgare. Vi är också skyldiga att ”skyndsamt” lämna ut dokumentet vid begäran. Detta ska därför skrivas mycket kortfattat och helt utan utelämnande innehåll.
Det finns även en annan typ av anteckning som inte behöver diarieföras eller
läggas i elevakt, nämligen ”Lärarens anteckning om elevens utveckling och lärande”. Den ska inte innehålla saker av utlämnande karaktär utan innehåller endast
uppgifter om elevens utveckling och lärande.
Dessa gallras ett år efter elevens avgång.
När läraren stöter på frågor som läraren bedömer är av stor vikt för eleven gör denne istället en tjänsteanteckning som diarieförs och läggs i elevakten enligt ovan.
2
Sekretess
När det gäller sekretessen i skolan är huvudregeln att samtliga professioner ska
samverka för att eleven ska nå så goda studieresultat som det någonsin är möjligt.
Här ingår dock inte skolvaktmästare, skolmåltidspersonal, teknisk personal och
lokalvårdspersonal till vilka spörsmål kring elev eller dess förehavande inte på
något sätt får yppas.
Det finns olika typer av sekretess inom skolan där skolsköterska och skolläkare
har den starkaste formen. Skolläkare och skolsköterska är också en så kallad
”egen verksamhetsgren” varför de inte kan delge övrig skolpersonal saker som
framkommer inom deras verksamhet.
Även omvänd sekretess gäller, det vill säga att frågor som dyker upp kring elever
kan rektor, kurator, psykolog, lärare eller kanslist inte delge skolläkare eller skolsköterska utan elevens samtycke. Det finns dock en generalklausul som säger att
det är möjligt att lämna uppgifter till en annan myndighet/verksamhetsgren när
det är uppenbart att intresset av att uppgiften lämnas har företräde framför det
som sekretessen ska skydda. Det kan till exempel handla om fara för någons liv,
drogmissbruk eller annat som är straffbart enligt lag.
Det finns alltså inga interna sekretessgränser i skolan utöver de ovan nämnda,
utan sekretesslagen tar sikte på att hindra att hemliga uppgifter sprids över
sekretessgränserna, det vill säga till någon utanför myndigheten/
verksamhetsgrenen.
Dock kan psykolog/kurator få uppgifter som rör eleven som inte övrig personal
behöver ha del i för att kunna utföra sitt arbete, så kallad elevvårdsekretess, men
rektor är ansvarig för all elevvård inom sitt ansvarsområde och inga uppgifter kan
därför hållas hemliga för rektor som förstås också är bunden av elevvårdssekretessen.
Risbergska skolan
Egen verksamhetsgren
Skolsköterska
Skolläkare
Sekretess
Å
Æ Sekretess
3
Psykolog/kurator
--------------------Rektor
Lärare
Specialpedagog/socialpedagog
Kansli
Ärendets gång
1. Pedagog, specialpedagog, kurator, syv, rektor eller annan i liknande befattning,
tar emot (inkommande post/e-post) eller upprättar handlingen.
2. Handlingen diarieförs av ansvarig för skolans diarium på expeditionen.
Därefter upprättas en elevakt märkt med elevens personnummer och namn. Finns
elevakt redan upprättad, diarieförs och sorteras handlingen in i den i kronologisk
ordning. Akten förvaras i låst brandsäkert skåp på skolans expedition och nyckeln
förvaras i kassaskåp. Tillgång till nyckel har assistenter samt rektorer.
3. Om någon inom verksamheten Risbergska skolan behöver tillgång till akten för
att kunna utföra sitt arbete gör rektor en bedömning i ärendet. Personal ur Elevhälsoteamet, till exempel specialpedagog, kan utan att rektor gör en bedömning få
ut akten med hjälp av en assistent.
Vid begäran om utdrag ur akt från person utanför verksamheten, ansvarar rektor
för att så kallad sekretessprövning sker. Ingen kopiering får ske av innehållet,
enda undantaget är kopiering av åtgärdsprogram. Innehållet får ej heller lånas utan
ska stanna på expeditionen. Lämpligt är att titta i akten och för sitt eget minne anteckna de uppgifter som man som skolpersonal kan behöva för att kunna vara med
vid till exempel ett mentorssamtal eller en Evk.
4.
Om elev byter skola kan handlingarna/elevakten lämnas över till den nya
skolan endast om det finns samtycke från elev och vårdnadshavare (samtycke från vårdnadshavare ska inte efterfrågas om eleven fyllt 18 år).
Samtycket läggs i elevakten. Samtycket kan gälla hela eller delar av akten
5.
Akter i avslutade ärenden sparas på skolan i fem år efter att eleven har slutat
och överlämnas sedan till Stadsarkivet. Expeditionen sköter gallring och
överföring till stadsarkivet.
4
