Underlag för rutin vid driftstopp/driftstörning av
COSMIC inom Landstinget i Uppsala län
Innehållsförteckning
Underlag för rutin vid driftstopp/driftstörning av COSMIC inom Landstinget i Uppsala län ..... 1
Innehållsförteckning .............................................................................................................. 2
1.0 Syfte med dokumentet ..................................................................................................... 3
2.0 Omfattning ....................................................................................................................... 3
3.0 Ansvar för avbrottsrutinerna ............................................................................................ 3
4.0 Läskopia av COSMIC ...................................................................................................... 3
Information och support under driftstopp ............................................................................... 3
5.0 Avbrottsskåp.................................................................................................................... 4
6.0 Elavbrott .......................................................................................................................... 5
7.0 Planerat driftstopp i COSMIC .......................................................................................... 5
8.0 Oplanerat driftstopp i COSMIC ........................................................................................ 5
9.0 Manuella rutiner under avbrottet ...................................................................................... 6
9.1 Vårddokumentation ..................................................................................................... 6
9.2 Digital diktering ............................................................................................................ 6
9.3 Läkemedel vid oplanerat driftstopp när LUL nätverk fungerar ...................................... 6
9.3.1 Recept .................................................................................................................. 6
9.4 Läkemedel vid oplanerat driftstopp när LUL nätverk inte fungerar ............................... 6
9.4.1 Ordinationslista ..................................................................................................... 6
9.4.2 Information om utskrivna ordinationslistorlistor...................................................... 7
9.4.3 Användning av befintliga ordinationslistor ............................................................. 7
9.5 Läkemedel vid planerat driftstopp ................................................................................ 7
9.5.1 Ordinationslista ..................................................................................................... 7
9.5.2 Att tänka på vid användande av utskriften............................................................. 8
9.6 Läkemedel när COSMIC åter är i drift .......................................................................... 9
9.7 RoS – Provbunden ...................................................................................................... 9
9.7.1 Planerat driftstopp ................................................................................................. 9
9.7.2 Akuta provtagningar under driftstoppet ................................................................. 9
9.7.3 Remisser och provsvar ......................................................................................... 9
9.8 Ros – Lokala analyser ................................................................................................10
9.9 RoS – beställning radiologi .........................................................................................10
9.10 RoS – Konsultationsremiss .......................................................................................10
9.10.1 Icke akuta remisser och svar .............................................................................10
9.10.2 Akuta remisser ...................................................................................................10
9.11 Patient med ofullständig identitet under driftstopp .....................................................10
9.12 Kassa – vårdkontakt och efterregistrering .................................................................10
9.13 Bokningsunderlag/planerade vårdåtgärder ...............................................................11
9.14 Tidbok.......................................................................................................................11
9.15 In-utskrivning/förflyttning ...........................................................................................11
9.15.1 Överflyttning ”handskakning” .............................................................................11
9.16 Operation/Anestesi ...................................................................................................11
9.17 Enheter som använder operationsmodulen i COSMIC ..............................................11
10.0 Hävt driftstopp ..............................................................................................................11
11.0 Efterregistrering ............................................................................................................11
OBS! .............................................................................................................................11
12.0 Avvikelserapportering ...................................................................................................12
Elektronisk patientjournal, EPJ
2/12
Version 8.0, 2015-03-06
1.0 Syfte med dokumentet
Syftet med dokumentet är att skapa ett underlag som vårdenheter kan utgå från vid
skapande av lokala rutiner för att säkerställa patient- och journalhantering under
driftstopp/driftstörning av COSMIC.
2.0 Omfattning
Anvisningen gäller för enheter inom Landstinget i Uppsala Län och de vårdgivare som
landstinget har avtal med, vid planerade och oplanerade driftstopp eller driftstörningar i
COSMIC.
3.0 Ansvar för avbrottsrutinerna
Verksamhetschef eller motsvarande ansvarar för att uppdaterade avbrottsrutiner finns
inom respektive verksamhet. Denna anvisning kan ligga till grund för
verksamhetsspecifika avbrottsrutiner.
4.0 Läskopia av COSMIC
Vid planerat driftstopp längre än 30 minuter finns alltid läskopia av COSMIC tillgänglig.
Vid oplanerade driftstopp kan det ta upp till 3 timmar innan läskopia finns till hands.
Klicka på den röda COSMIC symbolen med vit botten på datorns skrivbord för att öppna
läskopian. Logga in med din vanliga COSMIC inloggning. I läskopian kan man enbart
läsa information om de patienter som var aktuella vid driftstoppet. Beroende av
situationen kan man ibland skriva ut listor från läskopian. Uthoppen via ”Externa
applikationer” går även att nå via läskopia.
Information och support under driftstopp
Kontinuerlig uppdaterad information om driftstoppet finns att läsa på EPJ:s hemsida på
Navet/Kunskapsbanken/It-system/COSMIC - elektronisk patientjournal.
Information och support ges i första hand av verksamhetens lokala support.
På kvällar, nätter och helger kontaktas följande:
Minicall/Telefon
Central COSMIC-support
Endast akuta ärenden gällande COSMIC
0740-40 48 05
It-teknisk support
Endast akuta ärenden gällande t ex dator, nätverksproblem och
strömavbrott
13333
(externt 018-611 33 33)
Övriga ärenden hänvisas till ordinarie IT-support dagtid.
Elektronisk patientjournal, EPJ
3/12
Version 8.0, 2015-03-06
5.0 Avbrottsskåp
På varje enhet ska ett ”skåp” finnas med material att använda under driftstopp.
Enheten ansvarar för avbrottsskåpet.
Avbrottsskåpet bör innehålla följande utrustning och utskrivna dokument:
Dikteringsutrustning
FASS
Inloggningsuppgifter till Laboratoriesvar (inlåst, se avdelningens rutin).
Annat som är specifikt för den egna verksamheten.
Telefonlista till COSMIC lokala stödpersoner på respektive enhet
Avbrottsblanketter och dokument för manuell journalföring enligt tabell nedan
Nr
Avbrottsblankett/instruktion
Plats
1
Akutjournal
(Ifylles av avd)
2
Allmän remiss
(Ifylles av avd)
3
Avbrottsblankett slutenvård
Navet/Kunskapsbanken/It-system
/COSMIC – elektronisk patientjournal
VID AVBROTT I COSMIC (högerspalt)
4
Blanketter t ex sjukintyg
(Ifylles av avd)
5
Bokningsunderlag – fortsatt planering
Navet/Kunskapsbanken/It-system
/COSMIC – elektronisk patientjournal
VID AVBROTT I COSMIC (högerspalt)
6
Diktatblock – enstaka diktat
Navet/Kunskapsbanken/It-system
/COSMIC – elektronisk patientjournal
Vid avbrott i COSMIC (högerspalt)
7
Diktatlista
Navet/Kunskapsbanken/It-system
/COSMIC – elektronisk patientjournal
VID AVBROTT I COSMIC (högerspalt)
8
Journal- och rapportblad
(Ifylles av avd)
9
Kassaregistrering under avbrott
Navet/Kunskapsbanken/It-system
/COSMIC – elektronisk patientjournal
VID AVBROTT I COSMIC (högerspalt)
10
Kvittoblock på de enheter som har kassa
(Ifylles av avd)
11
Laboratorieremisser
(Ifylles av avd)
12
Observations- och läkemedelslista
(Ifylles av avd)
Elektronisk patientjournal, EPJ
4/12
Version 8.0, 2015-03-06
Nr
Avbrottsblankett
Plats
13
Om Operationsmodul CRAFT används:
* Operationsanmälan
* Anestesibedömning
* Operationsjournal
* Anestesiregistrering
* Postopjournal
* Waypointregistrering
(Ifylles av avd)
14
Operations/anestesijournal
(Ifylles av avd)
15
Papperskopia av beslutsjournal (psykiatri)
(Ifylles av avd)
16
Partusregistrering (förlossningsjournal)
(Ifylles av avd)
17
Receptblock
(Ifylles av avd)
18
Recept för särskilda läkemedel (inlåst)
(Ifylles av avd)
19
Röntgenremiss
(Ifylles av avd)
20
Underlag för rutin vid
driftstopp/driftstörning av COSMIC inom
Landstinget i Uppsala län
Navet/Kunskapsbanken/It-system
/COSMIC – elektronisk patientjournal
VID AVBROTT I COSMIC (högerspalt)
21
Översikt över utlämningsplatser för
ordinationslistor
Navet/Kunskapsbanken/It-system
/COSMIC – elektronisk patientjournal
VID AVBROTT I COSMIC (högerspalt)
6.0 Elavbrott
Om avbrottet beror på elavbrott, använd dator/skrivare som är märkt ”Ansluten till
reservkraft”.
Närmaste sådan finns på ……………………………………………(ifylles av resp. enhet)
7.0 Planerat driftstopp i COSMIC
Elektronisk patientjournal (EPJ) meddelar vårdsystemsamordnarna i förväg vilken dag
och tidpunkt driftstopp kommer att ske. Informationen finns även på
Navet/Kunskapsbanken/It-system/COSMIC - elektronisk patientjournal.
Vårdsystemsamordnare ansvarar för att information om driftstopp sprids till
verksamheten. Ansvarig på enheten ser till att informationen sprids och att nödvändiga
åtgärder vidtas beroende på stoppets längd och tidpunkt på dygnet.
8.0 Oplanerat driftstopp i COSMIC
Användare som upptäcker driftstörning/driftstopp kontaktar enhetens support.
Enhetens support kontaktar vårdsystemsamordnare och i andra hand central COSMIC
support.
Elektronisk patientjournal (EPJ) lägger ut information om det oplanerade driftstoppet
under ”Driftstörningar” på Navets första sida. Information om driftstoppet läggs även ut
på Navet/Kunskapsbanken/It-system/COSMIC - elektronisk patientjournal.
Elektronisk patientjournal, EPJ
5/12
Version 8.0, 2015-03-06
Vid oplanerade driftstopp ansvarar verksamheten för att hålla sig informerade om det
aktuella läget via Navet/Kunskapsbanken/It-system/COSMIC - elektronisk
patientjournal. Vid oplanerade driftstopp kan det ta upp till 3 timmar innan läskopia finns
till hands.
9.0 Manuella rutiner under avbrottet
9.1 Vårddokumentation
Den vårddokumentation som inte dikteras ska skrivas på papper och
efterregistreras i COSMIC. Dokumentationen ska innehålla datum, tid, ansvarig
person för anteckning samt eventuell prioritet för efterregistrering.
9.2 Digital diktering
Om läskopia finns tillgänglig kan digital diktering nås via menyval Digital diktering
/AudioNote/NoteList.
9.3 Läkemedel vid oplanerat driftstopp när LUL nätverk fungerar
Om Navet går att öppna så är det en indikation på att LUL nätverk fungerar.
Använd läskopia om sådan finns tillgänglig (se info på Navet). Från läskopian kan
man läsa information om patienten. Om läskopia av någon anledning inte startas
kommer ordinationslistor att skrivas ut och distribueras av Elektronisk
patientjournal (EPJ). Se 9.4.1
9.3.1 Recept
Vid avbrott får pappers-eller telefonrecept användas. Då måste arbetsplats- och
förskrivarkod uppges. I de pappersrecept som finns i avbrottsskåpen skall
arbetsplatskod vara förtryckt. Förskrivande läkare måste känna till sin
förskrivarkod. Om läkaren saknar denna uppgift kan den under kontorstid
inhämtas från vårdsystemsamordnare och utanför kontorstid från COSMIC
support via Minicall: 0740-404 805.
När COSMIC åter är igång skall läkemedelslistan uppdateras och förskrivna
recept dokumenteras i journalanteckning.
9.4 Läkemedel vid oplanerat driftstopp när LUL nätverk inte
fungerar
Om Navet inte går att öppna så är det en indikation på att LUL nätverk inte
fungerar. Då kommer inte någon läskopia att finnas tillgänglig.
9.4.1 Ordinationslista
Vid totalt nätverksavbrott kommer Elektronisk patientjournal (EPJ) att skriva
ut ordinationslistor till avdelningarna. Då utskrifterna är färdiga och
sorterade, så skickas dessa med inre transport till de olika divisionernas
utlämnande enheter. Se dokument ”Distribuering av ordinationslistor vid
akut driftsopp av COSMIC” (Navet/Kunskapsbanken/It-system /COSMIC –
elektronisk patientjournal) för information om utlämnande enheter. Det
kommer att ta minst 3 timmar innan utskrifterna kan levereras till
Elektronisk patientjournal, EPJ
6/12
Version 8.0, 2015-03-06
mottagande avdelningar. För de enheter som ligger utanför Akademiska
sjukhuset, se dokument ”Distribuering av ordinationslistor vid akut driftsopp
av COSMIC” (Navet/Kunskapsbanken/It-system /COSMIC – elektronisk
patientjournal) för beskrivning av hur ordinationslistorna administreras till
dessa.
9.4.2 Information om utskrivna ordinationslistorlistor
Observera att listorna sorteras enligt den medicinskt ansvariga enheten
som angetts i ordinationslistan. Det går inte att begränsa utskriften till
enskilda patienter eller vårdande enhet.
Om utlokaliserade patienter vårdas på er avdelning måste patientens
hemavdelning kontaktas så att aktuell avdelning får listor för den aktuella
patienten. Dokumentet ”Distribuering av ordinationslistor vid akut driftsopp
av COSMIC” (Navet/Kunskapsbanken/It-system /COSMIC – elektronisk
patientjournal)visar vilken avdelning som är utlämnande avdelning av
ordinationslistor för de olika divisionerna. Där hämtar man sin avdelnings
ordinationslistor.
9.4.3 Användning av befintliga ordinationslistor
Det finns två typer av läkemedelslistor som kan användas under driftstopp.
Den ena listan är den som distribueras från EPJ (utskrift från COSMIC)
(enligt reservrutin, se 9.4.1), där patientens befintliga ordinationer finns.
Den andra listan är den förtryckta läkemedelslistan i papper som finns i
avbrottsskåpet, där ordinationerna fylls i och signeras för hand. Nedan
beskrivs hur dessa listor ska användas.
Utskriven läkemedelslista från COSMIC (distribueras av EPJ) kan
användas för att registrera iordningställande och/eller administrering av
läkemedel under tiden då inga registreringar kan göras i COSMIC.
Nya ordinationer, givna doser från generella direktiv samt muntliga
ordinationer dokumenteras på förtryckt läkemedelslista på papper.
Rutin för receptförskrivning, se punkt 9.3.1
9.5 Läkemedel vid planerat driftstopp
9.5.1 Ordinationslista
Vid planerade avbrott där avbrottet förväntas bli längre än 30 minuter finns
alltid en läskopia tillgänglig. Vid längre avbrott än 2 timmar, kommer en
tillfällig utskriftsmall att kopplas på från klockan 10:00 dagen för
driftstoppet.
Ordinationslistan skrivs ut från vyn Läkemedelslista, Knapp: Skriv ut >
Vårdpersonalutskrift.
Elektronisk patientjournal, EPJ
7/12
Version 8.0, 2015-03-06
9.5.2 Att tänka på vid användande av utskriften
Listan som skrivs ut innehåller alla ordinationer, även de som saknar
utdelningsbeslut. Detta måste stämmas av mot ordinationslistan i COSMIC
före driftstoppet.
Kontrollera även tillfälligt utsatta ordinationer eftersom dessa inte finns med
på utskriften. Planerade klockslag för administrering av läkemedelsdos
skrivs inte ut per automatik utan måste anges på papperslistan.
Listan som skrivs ut ska innan driftstoppet gås igenom och signeras av
ansvarig läkare
Läskopia av COSMIC kommer att finnas tillgänglig ca 15-30 minuter efter
det att COSMIC driftstoppats där ytterligare avstämning av
läkemedelslista/ordinationslista kan ske för att säkerställa att inga
ordinationsändringar har gjorts.
Rutin för receptförskrivning, se punkt 9.3.1
Elektronisk patientjournal, EPJ
8/12
Version 8.0, 2015-03-06
9.6 Läkemedel när COSMIC åter är i drift
Gör en avstämning mellan den utskrivna läkemedelslistan som använts vid
avbrottet och listan som finns i COSMIC. Om det inte förekom några
läkemedelsförändringar under tiden COSMIC låg nere kan man som sjuksköterska
direkt gå in och fortsätta använda ordinationslistan i COSMIC.
Om doseringar har ändrats på befintliga läkemedelsordinationer måste
läkemedelslista på papper användas tills en ansvarig läkare har gått igenom listan
och gjort förändringarna i COSMICs ordinationslista.
Nyinsatta läkemedel måste sättas in på ordinationslistan i COSMIC. Innan det är
gjort måste dessa läkemedelsadministreringar signeras på papper. Övriga
ordinationer som inte har några förändringar kan signeras i COSMIC.
Den läkemedelslista som har använts under driftstoppet ska sedan skannas in i
KoVis. Det bör även göras en hänvisning i en kommentar på första dosen i
COSMICs ordinationslista att signeringslista finns inskannad i KoVis.
Vid kortare stopp efterregistreras iordningställda och/eller administrerade doser i
COSMICs ordinationslista.
9.7 RoS – Provbunden
9.7.1 Planerat driftstopp
Inför planerat driftstopp bör planerade provtagningar/RoS-beställningar
skapas och skickas i COSMIC innan driftstoppet. Efter driftstoppet kommer
dessa svar att finnas på den Svarsmottagande enheten och
Svarsmottagande vårdgivare i Inkorg svar och i Ovidimeradelistan. Svaren
kommer även att finnas på patientens Svar provbunden.
9.7.2 Akuta provtagningar under driftstoppet
Pappersremiss ska användas till Farmakologi, Immunologi, Kemi (KKF),
Klinisk Mikrobiologi (KMB) och Klinisk patologi (KPC). Efter driftstoppet
kommer dessa svar att finnas på den Svarsmottagande enheten och under
"(Ingen)" i fältet Svarsmottagare i Inkorg svar och Ovidimeradelistan.
Svaren bör omriktas till rätt svarsmottagare. Svaren kommer även att finnas
på patientens Svar provbunden.
9.7.3 Remisser och provsvar
Om datorn och nätverket fungerar kan pappersremisser tas från
Akademiska laboratoriet på Navet/Kunskapsbanken/Itsystem/Provtagningsanvisningar/SÖK ANALYS
Klicka på meny REMISSER i vänster sida.
Om datorn och nätverket fungerar kan provsvar från Farmakologi
Immunologi Kemi alltid hittas på Navet/Kunskapsbanken/Itsystem/Laboratoriesvar
Klicka på Klinisk kemi och farmakologi
Svar från Mikrobiologen kan fås genom att ringa till:
Klinisk mikrobiologi och vårdhygien, tel 139 16.
Svar från Klinisk patologi kan fås genom att ringa till:
Klinisk patologi, tel 138 01.
Elektronisk patientjournal, EPJ
9/12
Version 8.0, 2015-03-06
9.8 Ros – Lokala analyser
Efterregistrering görs i COSMIC av lokala analyser med eventuella kommentarer.
9.9 RoS – beställning radiologi
Endast akuta beställningar görs på pappersremiss till alla utförande filialer –
röntgenmottagningar och Neurofysiologimottagningen.
Planerade beställningar som kan vänta skickas elektroniskt efter driftstoppet.
Svar på pappersremisser kommer på papper och ska skannas in i KoVis efter
driftstoppet.
9.10 RoS – Konsultationsremiss
9.10.1 Icke akuta remisser och svar
Icke akuta remisser och svar skickas elektroniskt efter driftstoppet.
9.10.2 Akuta remisser
Akuta remisser skrivs som vanlig pappersremiss. Ingen särskild blankett
behövs, vanligt brevpapper kan användas. Eventuell journalanteckning
dikteras och skrivs i efterhand. Mottagande enhet hanterar akutremissen
och registrerar den i COSMIC efter driftstoppet.
Svar som skrivs på papper under avbrottet skickas till remittenten som
sedan skannar in det i KoVis.
Remissen som registrerats in bedöms/besvaras på remissmottagande
enhet i Inkommande vårdbegäran.
Svaret kommer då att finnas i Svar undersökning och hamna i enhetens
Inkorg.
Om svar redan skickats på papper ska hänvisning till det göras.
9.11 Patient med ofullständig identitet under driftstopp
Vid behov av TT-nummer för patient med ofullständig identitet (okontaktbar eller
person som saknar fullständigt personnummer), kontakta Akutmottagningen,
Akutmottagningen för barn och ungdom, Förlossningsavdelningen eller
Akutmottagningen lasarettet i Enköping.
9.12 Kassa – vårdkontakt och efterregistrering
Manuellt kvitto till patienten
Använd förtryckt ”Kassaregistrering under avbrott” (Navet/Kunskapsbanken/Itsystem/COSMIC - elektronisk patientjournal)
Efterregistrering av kassablanketten samt därefter kassaavstämning i COSMIC
Elektronisk patientjournal, EPJ
10/12
Version 8.0, 2015-03-06
9.13 Bokningsunderlag/planerade vårdåtgärder
Använd förtryckt blankett ”Bokningsunderlag”, Navet/Kunskapsbanken/Itsystem/COSMIC-elektronisk patientjournal, för att kunna efterregistrera när
systemet är igång.
9.14 Tidbok
Vid planerat driftstopp kan tidböcker skrivas ut. Obs! Ska inte skannas in i KoVis.
9.15 In-utskrivning/förflyttning
Använd förtryckt blankett ”Avbrottsblankett slutenvård” för att kunna
efterregistrera när systemet är igång.
Sökväg: Navet/Kunskapsbanken/It-system/COSMIC - elektronisk patientjournal, i
högerspalten under rubriken ”Vid avbrott i COSMIC”.
9.15.1 Överflyttning ”handskakning”
Efterregistrering av förflyttningarna utförs av den vårdenhet som patienten
befinner sig på när COSMIC åter är i drift. Om patienten skrevs ut under
driftstoppet, utförs efterregistreringen av den vårdenhet som skrev ut
patienten.
9.16 Operation/Anestesi
Operationsjournal/Anestesijournal (papper) används men behöver kompletteras
med operations-/anestesikoder samt tider. Efterregistrering utförs när systemet
kommit igång.
9.17 Enheter som använder operationsmodulen i COSMIC
Operationsanmälan och anestesibedömningen kan ske på papper och
efterregistreras. Op/An journalen, Postopjournalen samt Waypointregistreringen
kan ske på papper och registreras i efterhand. Vid planerat driftstopp kan vyn
”Alla op en dag” alternativt vyn ”Enhetens op, datum” skrivas ut
10.0 Hävt driftstopp
Elektronisk patientjournal (EPJ) meddelar på Navet/Kunskapsbanken/Itsystem/COSMIC – elektronisk patientjournal, när systemet är igång.
Verksamheten ansvarar för att hålla sig informerade om när driftstoppet är hävt via
Navet/Kunskapsbanken/It-system/COSMIC – elektronisk patientjournal.
11.0 Efterregistrering
Det bör finnas utarbetade rutiner på varje enhet med uppgifter om vem (vilken funktion)
som ansvarar för efterregistreringen.
OBS! Vid all efterregistrering är det viktigt att datum och klockslag registreras korrekt.
Elektronisk patientjournal, EPJ
11/12
Version 8.0, 2015-03-06
12.0 Avvikelserapportering
Avvikelserapportering sker enligt gängse rutiner.
Frågor gällande avbrottsrutiner hänvisas till respektive vårdsystemsamordnare.
Elektronisk patientjournal, EPJ
12/12
Version 8.0, 2015-03-06
