Underlag för rutin vid driftstopp/driftstörning av COSMIC inom Landstinget i Uppsala län Innehållsförteckning Underlag för rutin vid driftstopp/driftstörning av COSMIC inom Landstinget i Uppsala län ..... 1 Innehållsförteckning .............................................................................................................. 2 1.0 Syfte med dokumentet ..................................................................................................... 3 2.0 Omfattning ....................................................................................................................... 3 3.0 Ansvar för avbrottsrutinerna ............................................................................................ 3 4.0 Läskopia av COSMIC ...................................................................................................... 3 Information och support under driftstopp ............................................................................... 3 5.0 Avbrottsskåp.................................................................................................................... 4 6.0 Elavbrott .......................................................................................................................... 5 7.0 Planerat driftstopp i COSMIC .......................................................................................... 5 8.0 Oplanerat driftstopp i COSMIC ........................................................................................ 5 9.0 Manuella rutiner under avbrottet ...................................................................................... 6 9.1 Vårddokumentation ..................................................................................................... 6 9.2 Digital diktering ............................................................................................................ 6 9.3 Läkemedel vid oplanerat driftstopp när LUL nätverk fungerar ...................................... 6 9.3.1 Recept .................................................................................................................. 6 9.4 Läkemedel vid oplanerat driftstopp när LUL nätverk inte fungerar ............................... 6 9.4.1 Ordinationslista ..................................................................................................... 6 9.4.2 Information om utskrivna ordinationslistorlistor...................................................... 7 9.4.3 Användning av befintliga ordinationslistor ............................................................. 7 9.5 Läkemedel vid planerat driftstopp ................................................................................ 7 9.5.1 Ordinationslista ..................................................................................................... 7 ...................................................................................................................................... 8 ...................................................................................................................................... 8 ...................................................................................................................................... 8 9.5.2 Att tänka på vid användande av utskriften............................................................. 8 9.6 Läkemedel när COSMIC åter är i drift .......................................................................... 8 9.7 BoS – Provbunden ...................................................................................................... 9 9.7.1 Planerat driftstopp ................................................................................................. 9 9.7.2 Akuta provtagningar under driftstoppet ................................................................. 9 9.7.3 Beställningar och provsvar .................................................................................... 9 9.8 BoS – Lokala analyser ................................................................................................. 9 9.9 BoS – Beställning radiologi .........................................................................................10 9.10 Vårdbegäran och Konsultationsremiss......................................................................10 9.10.1 Icke akuta remisser och svar .............................................................................10 9.10.2 Akuta remisser ...................................................................................................10 9.11 Patient med ofullständig identitet under driftstopp .....................................................10 9.12 Kassa – vårdkontakt och efterregistrering .................................................................10 9.13 Bokningsunderlag/planerade vårdåtgärder ...............................................................11 9.14 Tidbok.......................................................................................................................11 9.15 In-utskrivning/förflyttning ...........................................................................................11 9.15.1 Överflyttning ”handskakning” .............................................................................11 9.16 Operation/Anestesi ...................................................................................................11 9.17 Enheter som använder operationsmodulen i COSMIC ..............................................11 9.18 Aktivitetshanteraren (Psykiatrimodulen) ....................................................................11 10.0 Hävt driftstopp ..............................................................................................................11 11.0 Efterregistrering ............................................................................................................12 OBS! .............................................................................................................................12 12.0 Avvikelserapportering ...................................................................................................12 Elektronisk patientjournal, EPJ 2/12 Version 8.0, 2016-06-03 1.0 Syfte med dokumentet Syftet med dokumentet är att skapa ett underlag som vårdenheter kan utgå från vid skapande av lokala rutiner för att säkerställa patient- och journalhantering under driftstopp/driftstörning av COSMIC. 2.0 Omfattning Anvisningen gäller för enheter inom Landstinget i Uppsala Län och de vårdgivare som landstinget har avtal med, vid planerade och oplanerade driftstopp eller driftstörningar i COSMIC. 3.0 Ansvar för avbrottsrutinerna Verksamhetschef eller motsvarande ansvarar för att uppdaterade avbrottsrutiner finns inom respektive verksamhet. Denna anvisning kan ligga till grund för verksamhetsspecifika avbrottsrutiner. 4.0 Läskopia av COSMIC Vid planerat driftstopp längre än 30 minuter finns alltid läskopia av COSMIC tillgänglig cirka 20 minuter efter stoppets början. Vid oplanerade driftstopp kan det ta upp till 3 timmar innan läskopia finns till hands. Klicka på den röda COSMIC symbolen med vit botten på datorns skrivbord för att öppna läskopian. Logga in med din vanliga COSMIC inloggning. I läskopian kan man enbart läsa information om de patienter som var aktuella vid driftstoppet. Beroende av situationen kan man ibland skriva ut listor från läskopian. Uthoppen via ”Externa applikationer” går även att nå via läskopia. Information och support under driftstopp Kontinuerlig uppdaterad information om driftstoppet finns att läsa på EPJ:s hemsida på Navet/Kunskapsbanken/It-system/COSMIC - elektronisk patientjournal. Information och support ges i första hand av verksamhetens lokala support. På kvällar, nätter och helger kontaktas följande: Minicall/Telefon Central COSMIC-support Endast akuta ärenden gällande COSMIC 0740-40 48 05 It-teknisk support Endast akuta ärenden gällande t ex dator, nätverksproblem och strömavbrott 13333 (externt 018-611 33 33) Övriga ärenden hänvisas till ordinarie IT-support dagtid. Elektronisk patientjournal, EPJ 3/12 Version 8.0, 2016-06-03 5.0 Avbrottsskåp På varje enhet ska ett ”skåp” finnas med material att använda under driftstopp. Enheten ansvarar för avbrottsskåpet. Avbrottsskåpet bör innehålla följande utrustning och utskrivna dokument: Dikteringsutrustning FASS Inloggningsuppgifter till Laboratoriesvar (inlåst, se avdelningens rutin). Annat som är specifikt för den egna verksamheten. Telefonlista till COSMIC lokala stödpersoner på respektive enhet Avbrottsblanketter och dokument för manuell journalföring enligt tabell nedan Nr Avbrottsblankett/instruktion Plats 1 Akutjournal (Ifylles av avd) 2 Allmän remiss (Ifylles av avd) 3 Avbrottsblankett slutenvård Navet/Kunskapsbanken/It-system /COSMIC – elektronisk patientjournal VID AVBROTT I COSMIC (högerspalt) 4 Blanketter t ex sjukintyg (Ifylles av avd) 5 Bokningsunderlag – fortsatt planering Navet/Kunskapsbanken/It-system /COSMIC – elektronisk patientjournal VID AVBROTT I COSMIC (högerspalt) 6 Diktatblock – enstaka diktat Navet/Kunskapsbanken/It-system /COSMIC – elektronisk patientjournal Vid avbrott i COSMIC (högerspalt) 7 Diktatlista Navet/Kunskapsbanken/It-system /COSMIC – elektronisk patientjournal VID AVBROTT I COSMIC (högerspalt) 8 Journal- och rapportblad (Ifylles av avd) 9 Kassaregistrering under avbrott Navet/Kunskapsbanken/It-system /COSMIC – elektronisk patientjournal VID AVBROTT I COSMIC (högerspalt) 10 Kvittoblock på de enheter som har kassa (Ifylles av avd) 11 Laboratorieremisser (Ifylles av avd) 12 Observations- och läkemedelslista (Ifylles av avd) Elektronisk patientjournal, EPJ 4/12 Version 8.0, 2016-06-03 Nr Avbrottsblankett Plats 13 Om Operationsmodul CRAFT används: * Operationsanmälan * Anestesibedömning * Operationsjournal * Anestesiregistrering * Postopjournal * Waypointregistrering (Ifylles av avd) 14 Operations/anestesijournal (Ifylles av avd) 15 Papperskopia av beslutsjournal (psykiatri) (Ifylles av avd) 16 Partusregistrering (förlossningsjournal) (Ifylles av avd) 17 Receptblock (Ifylles av avd) 18 Recept för särskilda läkemedel (inlåst) (Ifylles av avd) 19 Röntgenremiss (Ifylles av avd) 20 Underlag för rutin vid driftstopp/driftstörning av COSMIC inom Landstinget i Uppsala län Navet/Kunskapsbanken/It-system /COSMIC – elektronisk patientjournal VID AVBROTT I COSMIC (högerspalt) 21 Översikt över utlämningsplatser för ordinationslistor Navet/Kunskapsbanken/It-system /COSMIC – elektronisk patientjournal VID AVBROTT I COSMIC (högerspalt) 6.0 Elavbrott Om avbrottet beror på elavbrott, använd dator/skrivare som är märkt ”Ansluten till reservkraft”. Närmaste sådan finns på ……………………………………………(ifylles av resp. enhet) 7.0 Planerat driftstopp i COSMIC Elektronisk patientjournal (EPJ) meddelar vårdsystemsamordnarna i förväg vilken dag och tidpunkt driftstopp kommer att ske. Informationen finns även på Navet/Kunskapsbanken/It-system/COSMIC - elektronisk patientjournal. Vårdsystemsamordnare ansvarar för att information om driftstopp sprids till verksamheten. Ansvarig på enheten ser till att informationen sprids och att nödvändiga åtgärder vidtas beroende på stoppets längd och tidpunkt på dygnet. 8.0 Oplanerat driftstopp i COSMIC Användare som upptäcker driftstörning/driftstopp kontaktar enhetens support. Enhetens support kontaktar vårdsystemsamordnare och i andra hand central COSMIC support. Elektronisk patientjournal (EPJ) lägger ut information om det oplanerade driftstoppet under ”Driftstörningar” på Navets första sida. Information om driftstoppet läggs även ut på Navet/Kunskapsbanken/It-system/COSMIC - elektronisk patientjournal. Elektronisk patientjournal, EPJ 5/12 Version 8.0, 2016-06-03 Vid oplanerade driftstopp ansvarar verksamheten för att hålla sig informerade om det aktuella läget via Navet/Kunskapsbanken/It-system/COSMIC - elektronisk patientjournal. Vid oplanerade driftstopp kan det ta upp till 3 timmar innan läskopia finns till hands. 9.0 Manuella rutiner under avbrottet 9.1 Vårddokumentation Den vårddokumentation som inte dikteras ska skrivas på papper och efterregistreras i COSMIC. Dokumentationen ska innehålla datum, tid, ansvarig person för anteckningen och enhet. Vid efterregistreringen ska anteckningar dokumenteras på korrekt vårdkontakt (vilka även dessa kan behöva efterregistreras). 9.2 Digital diktering Om läskopia finns tillgänglig kan digital diktering nås via menyval Digital diktering /AudioNote/NoteList. 9.3 Läkemedel vid oplanerat driftstopp när LUL nätverk fungerar Om Navet går att öppna så är det en indikation på att LUL nätverk fungerar. Använd läskopia om sådan finns tillgänglig (se info på Navet). Från läskopian kan man läsa information om patienten. Om läskopia av någon anledning inte startas kommer ordinationslistor att skrivas ut och distribueras av Elektronisk patientjournal (EPJ). Se 9.4.1 9.3.1 Recept Vid avbrott får pappers-eller telefonrecept användas. Då måste arbetsplats- och förskrivarkod uppges. I de pappersrecept som finns i avbrottsskåpen skall arbetsplatskod vara förtryckt. Förskrivande läkare måste känna till sin förskrivarkod. Om läkaren saknar denna uppgift kan den under kontorstid inhämtas från vårdsystemsamordnare och utanför kontorstid från COSMIC support via Minicall: 0740-404 805. När COSMIC åter är igång skall läkemedelslistan uppdateras och förskrivna recept dokumenteras i journalanteckning. 9.4 Läkemedel vid oplanerat driftstopp när LUL nätverk inte fungerar Om Navet inte går att öppna så är det en indikation på att LUL nätverk inte fungerar. Då kommer inte någon läskopia att finnas tillgänglig. 9.4.1 Ordinationslista Vid totalt nätverksavbrott kommer Elektronisk patientjournal (EPJ) att skriva ut ordinationslistor till avdelningarna. Då utskrifterna är färdiga och sorterade, skickas dessa med inre transport till utlämnande enheterna. Se dokument ”Distribuering av ordinationslistor vid akut driftstopp av COSMIC” (Navet/Kunskapsbanken/It-system /COSMIC – elektronisk patientjournal) Elektronisk patientjournal, EPJ 6/12 Version 8.0, 2016-06-03 för information om utlämnande enheter. Det kommer att ta minst 3 timmar innan utskrifterna kan levereras till mottagande avdelningar. För de enheter som ligger utanför Akademiska sjukhuset, se dokument ”Distribuering av ordinationslistor vid akut driftstopp av COSMIC” (Navet/Kunskapsbanken/Itsystem /COSMIC – elektronisk patientjournal) för beskrivning av hur ordinationslistorna administreras till dessa. 9.4.2 Information om utskrivna ordinationslistorlistor Observera att listorna sorteras enligt den medicinskt ansvariga enheten som angetts i ordinationslistan. Det går inte att begränsa utskriften till enskilda patienter eller vårdande enhet. Om utlokaliserade patienter vårdas på er avdelning måste patientens hemavdelning kontaktas så att aktuell avdelning får listor för den aktuella patienten. Dokumentet ”Distribuering av ordinationslistor vid akut driftstopp av COSMIC” (Navet/Kunskapsbanken/It-system /COSMIC – elektronisk patientjournal) visar vilka avdelningar som är utlämnande avdelning av ordinationslistor. Avdelningar som sorteras under utlämnande avdelning hämtar sin avdelnings ordinationslistor hos sin utlämnande avdelning. 9.4.3 Användning av befintliga ordinationslistor Det finns två typer av läkemedelslistor som kan användas under driftstopp. Den ena listan är den som distribueras från EPJ (utskrift från COSMIC) (enligt reservrutin, se 9.4.1), där patientens befintliga ordinationer finns. Den andra listan är den förtryckta läkemedelslistan i papper som finns i avbrottsskåpet, där ordinationerna fylls i och signeras för hand. Nedan beskrivs hur dessa listor ska användas. Utskriven läkemedelslista från COSMIC (distribueras av EPJ) kan användas för att registrera iordningställande och/eller administrering av läkemedel under tiden då inga registreringar kan göras i COSMIC. Nya ordinationer, givna doser från generella direktiv samt muntliga ordinationer dokumenteras på förtryckt läkemedelslista på papper. Rutin för receptförskrivning, se punkt 9.3.1 9.5 Läkemedel vid planerat driftstopp 9.5.1 Ordinationslista Vid planerade avbrott där avbrottet förväntas bli längre än 30 minuter finns alltid en läskopia tillgänglig. Vid längre avbrott än 2 timmar, kommer en tillfällig utskriftsmall att kopplas på från klockan 10:00 dagen för driftstoppet. Ordinationslistan skrivs ut från vyn Läkemedelslista, Knapp: Skriv ut > Vårdpersonalutskrift. Elektronisk patientjournal, EPJ 7/12 Version 8.0, 2016-06-03 9.5.2 Att tänka på vid användande av utskriften Listan som skrivs ut innehåller alla ordinationer, även de som saknar utdelningsbeslut. Detta måste stämmas av mot ordinationslistan i COSMIC före driftstoppet. Kontrollera även tillfälligt utsatta ordinationer eftersom dessa inte finns med på utskriften. Planerade klockslag för administrering av läkemedelsdos skrivs inte ut per automatik utan måste anges på papperslistan. Listan som skrivs ut ska innan driftstoppet gås igenom och signeras av ansvarig läkare Läskopia av COSMIC kommer att finnas tillgänglig ca 15-30 minuter efter det att COSMIC driftstoppats där ytterligare avstämning av läkemedelslista/ordinationslista kan ske för att säkerställa att inga ordinationsändringar har gjorts. Rutin för receptförskrivning, se punkt 9.3.1 9.6 Läkemedel när COSMIC åter är i drift Gör en avstämning mellan den utskrivna läkemedelslistan som använts vid avbrottet och listan som finns i COSMIC. Om det inte förekom några läkemedelsförändringar under tiden COSMIC låg nere kan man som sjuksköterska direkt gå in och fortsätta använda ordinationslistan i COSMIC. Elektronisk patientjournal, EPJ 8/12 Version 8.0, 2016-06-03 Om doseringar har ändrats på befintliga läkemedelsordinationer måste läkemedelslista på papper användas tills en ansvarig läkare har gått igenom listan och gjort förändringarna i COSMICs ordinationslista. Nyinsatta läkemedel måste sättas in på ordinationslistan i COSMIC. Innan det är gjort måste dessa läkemedelsadministreringar signeras på papper. Övriga ordinationer som inte har några förändringar kan signeras i COSMIC. Den läkemedelslista som har använts under driftstoppet ska sedan skannas in i KoVis. Det bör även göras en hänvisning i en kommentar på första dosen i COSMICs ordinationslista att signeringslista finns inskannad i KoVis. Vid kortare stopp efterregistreras iordningställda och/eller administrerade doser i COSMICs ordinationslista. 9.7 BoS – Provbunden 9.7.1 Planerat driftstopp Inför planerat driftstopp bör planerade provtagningar/BoS-beställningar skapas och skickas i COSMIC innan driftstoppet. Efter driftstoppet kommer dessa svar att finnas på den Svarsmottagande enheten och Svarsmottagande vårdgivare i Inkorg svar och i Ovidimeradelistan. Svaren kommer även att finnas på patientens Svar provbunden. 9.7.2 Akuta provtagningar under driftstoppet Pappersremiss ska användas till Farmakologi, Immunologi, Kemi (KKF), Klinisk Mikrobiologi (KMB) och Klinisk patologi (KPC). Efter driftstoppet kommer dessa svar att finnas på den Svarsmottagande enheten och under "(Ingen)" i fältet Svarsmottagare i Inkorg svar och Ovidimeradelistan. Svaren bör omriktas till rätt svarsmottagare. Svaren kommer även att finnas på patientens Svar provbunden. 9.7.3 Beställningar och provsvar Om datorn och nätverket fungerar kan pappersremisser tas från Akademiska laboratoriet på Navet/Kunskapsbanken/Itsystem/Provtagningsanvisningar/SÖK ANALYS Klicka på meny REMISSER i vänster sida. Om datorn och nätverket fungerar kan provsvar från Farmakologi Immunologi Kemi alltid hittas på Navet/Kunskapsbanken/Itsystem/Laboratoriesvar Klicka på Klinisk kemi och farmakologi Svar från Mikrobiologen kan fås genom att ringa till: Klinisk mikrobiologi och vårdhygien, tel 139 16. Svar från Klinisk patologi kan fås genom att ringa till: Klinisk patologi, tel 138 01. 9.8 BoS – Lokala analyser Efterregistrering görs i COSMIC av lokala analyser med eventuella kommentarer. Elektronisk patientjournal, EPJ 9/12 Version 8.0, 2016-06-03 9.9 BoS – Beställning radiologi Planerade beställningar som kan vänta skickas elektroniskt efter driftstoppet. Endast akuta beställningar görs på pappersremiss till alla utförande filialer – röntgenmottagningar och Neurofysiologimottagningen. Svar på pappersremisser gällande Neurofysiologmottagningen, Praktikertjänst Röntgen Samariterhemmet och Aleris Röntgen Löwenströmska kommer på papper och ska skannas in i KoVis efter driftstoppet. Svar från övriga utförandefilialer kommer att finnas på den Svarsmottagande enheten och Svarsmottagare "(Ingen)" i Inkorg svar och Ovidimeradelistan. Svaren bör omriktas till rätt svarsmottagare. Svaren kommer även att finnas på patientens Radiologisvar. Om datorn och nätverket fungerar kan radiologisvar läsas i VueMotion och nås via Navet/Kunskapsbanken/It-system/VueMotion. 9.10 Vårdbegäran och Konsultationsremiss 9.10.1 Icke akuta remisser och svar Icke akuta remisser och svar skickas elektroniskt efter driftstoppet. 9.10.2 Akuta remisser Akuta remisser skrivs som vanlig pappersremiss. Ingen särskild blankett behövs, vanligt brevpapper kan användas. Eventuell journalanteckning dikteras och skrivs i efterhand. Mottagande enhet hanterar akutremissen och registrerar den i COSMIC efter driftstoppet. Svar (akuta) som skrivs på papper under avbrottet skickas till remittenten som sedan skannar in det i KoVis. Remissen som registrerats in i efterhand hanteras på remissmottagande enhet i Inkommande vårdbegäran. Svaret kommer då att finnas i Patientens svarslista. Svaret skrivs även ut och skickas till remittenten för kännedom. Det svaret ska inte skannas i Kovis. 9.11 Patient med ofullständig identitet under driftstopp Vid behov av TT-nummer för patient med ofullständig identitet (okontaktbar eller person som saknar fullständigt personnummer), kontakta Akutmottagningen, Akutmottagningen för barn och ungdom, Förlossningsavdelningen eller Akutmottagningen lasarettet i Enköping. 9.12 Kassa – vårdkontakt och efterregistrering Manuellt kvitto till patienten Elektronisk patientjournal, EPJ 10/12 Version 8.0, 2016-06-03 Använd förtryckt ”Kassaregistrering under avbrott” (Navet/Kunskapsbanken/Itsystem/COSMIC - elektronisk patientjournal) Efterregistrering av kassablanketten samt därefter kassaavstämning i COSMIC 9.13 Bokningsunderlag/planerade vårdåtgärder Använd förtryckt blankett ”Bokningsunderlag”, Navet/Kunskapsbanken/Itsystem/COSMIC-elektronisk patientjournal, för att kunna efterregistrera när systemet är igång. 9.14 Tidbok Vid planerat driftstopp kan tidböcker skrivas ut. Obs! Ska inte skannas in i KoVis. 9.15 In-utskrivning/förflyttning Använd förtryckt blankett ”Avbrottsblankett slutenvård” för att kunna efterregistrera när systemet är igång. Sökväg: Navet/Kunskapsbanken/It-system/COSMIC - elektronisk patientjournal, i högerspalten under rubriken ”Vid avbrott i COSMIC”. 9.15.1 Överflyttning ”handskakning” Efterregistrering av förflyttningarna utförs av den vårdenhet som patienten befinner sig på när COSMIC åter är i drift. Om patienten skrevs ut under driftstoppet, utförs efterregistreringen av den vårdenhet som skrev ut patienten. 9.16 Operation/Anestesi Operationsjournal/Anestesijournal (papper) används men behöver kompletteras med operations-/anestesikoder samt tider. Efterregistrering utförs när systemet kommit igång. 9.17 Enheter som använder operationsmodulen i COSMIC Operationsanmälan och anestesibedömningen kan ske på papper och efterregistreras. Op/An journalen, Postopjournalen samt Waypointregistreringen kan ske på papper och registreras i efterhand. Vid planerat driftstopp kan vyn ”Alla op en dag” alternativt vyn ”Enhetens op, datum” skrivas ut. 9.18 Aktivitetshanteraren (Psykiatrimodulen) Se rutin under punkt 9.1 Vårddokumentation, information om aktuell vårdform ska föras på papper. Alla aktiviteter som utförts under driftstoppet måste efterregistreras. 10.0 Hävt driftstopp Elektronisk patientjournal (EPJ) meddelar på Navet/Kunskapsbanken/Itsystem/COSMIC – elektronisk patientjournal, när systemet är igång. Elektronisk patientjournal, EPJ 11/12 Version 8.0, 2016-06-03 Verksamheten ansvarar för att hålla sig informerade om när driftstoppet är hävt via Navet/Kunskapsbanken/It-system/COSMIC – elektronisk patientjournal. 11.0 Efterregistrering Det bör finnas utarbetade rutiner på varje enhet med uppgifter om vem (vilken funktion) som ansvarar för efterregistreringen. OBS! Vid all efterregistrering är det viktigt att datum och klockslag registreras korrekt. 12.0 Avvikelserapportering Avvikelserapportering sker enligt gängse rutiner. Frågor gällande avbrottsrutiner hänvisas till respektive vårdsystemsamordnare. Elektronisk patientjournal, EPJ 12/12 Version 8.0, 2016-06-03