Rutin
Rutin för gemensam hushållskassa
Gäller för verksamhetsområde, enhet:
Ersätter:
Giltig från och med:
Vård- och omsorgskontoret
Riktlinje för gemensam hushållskassa
2016-05-25
Framtagen av:
Godkänd av:
Senast reviderad:
Ekonomienheten
Vård- och omsorgsdirektör
2016-04-04
Hänvisning:
VÅRD- OCH OMSORGSKONTORET
Diarienummer:
Bakgrund och syfte
Inom vård- och omsorgsnämndens ansvarsområde finns boendeenheter där
brukarna intar gemensamma måltider som har tillagats på enheten. För de brukare
som deltar förvaltar enheten brukarnas gemensamma hushållskassa för matinköp
samt inköp av förbrukningsartiklar till matlagningen, så som diskmedel,
disktrasor, fryspåsar, hushållspapper och servetter. Den kan också användas då
brukare intar måltider på daglig verksamhet, men för inköp till brukarens eget
boende används brukarens egna medel
Redovisningen av hushållskassan läggs på enhetens ansvar och balanskonto
287502, vilket gör att redovisningen inte hamnar i kommunens driftsredovisning.
Överenskommelse
Då brukare är i behov av gemensam hushållskassa ska enhetschef tillsammans
med brukare/god man upprätta blanketten Överenskommelse hushållskassa, se
bilaga 1.
Enheten får förvalta brukares medel i gemensam hushållskassa endast när en
överenskommelse är påskriven av brukaren/god man.
Utgångspunkten är antalet måltider som brukaren förväntas äta på boendeenheten
och eventuell lunch på daglig verksamhet till årligen fastställda måltidspriser. Vid
förändring av antalet intagna måltider eller nya måltidspriser ska ny
överenskommelse upprättas.
Överenskommelse förvaras på boendeenheten i respektive brukares pärm
Inbetalning till hushållskassa
Autogiro
På boendeenheter där brukaren äter de flesta måltiderna gemensamt ska
överenskommen summa överföras till hushållskassan i förskott via autogiro. Om
brukare intar vissa måltider på daglig verksamhet överförs medel från
hushållskassan till den dagliga verksamheten.
Det är enhetschefens ansvar att brukare/god man skickar in blanketten för
autogiro till boendeenheten och att underskrivet original skickas till
ekonomienheten.
Vid eventuell ändring av autogirobelopp, på grund av ändring av antal intagna
måltider eller måltidspriser, måste blanketten Ändring av belopp fyllas i, skrivas
under och skickas till ekonomienheten.
Enhetschef måste meddela ekonomienheten när brukare flyttar eller avlider så att
autogirot kan stoppas.
Vill brukare/god man inte använda autogiro så har brukare/god man ansvar för att
pengarna finns insatta på hushållskassan senast den 27:e i varje månad,
exempelvis ska pengarna för maj månads måltider finnas på kontot 27 april.
Enhetschefen har ansvar för att pengar från de brukare som ingår i hushållskassan
kommer in.
Fakturering i efterhand
På de boendeenheter där brukaren enbart äter ett fåtal måltider gemensamt
faktureras brukaren i efterskott. Om en brukare intar vissa av sina måltider på sin
dagliga verksamhet faktureras brukaren för dessa direkt från den dagliga
verksamheten.
Enhetschefen har ansvar för att pengar från de brukare som inte ingår i
hushållskassan kommer in.
Avstämning
Enheten ska stämma av antalet intagna måltider löpande, oavsett
faktureringssystem, och eventuella avvikelser från överenskommelsen ska
dokumenteras.
Används autogiro ska en eventuell återbetalning av inte intagna måltider ske efter
varje kvartal. Återbetalning ska inte ske om en brukare har sagt att man ska ha sin
måltid på boendeenheten men av någon anledning uteblir.
Beräkning och avstämning görs efter årligen fastställda priser.
Enhetschefen har ansvar för att underlag för återbetalning eller extrafakturering
fylls i och skickas till ekonomienheten
Beräkningsmall för avstämning, se bilaga 2.
Inköp av livsmedel
Varje enhet måste skapa rutiner för när avbokning av veckans måltider senast kan
ske. Detta för att brukaren ska undvika att betala för måltider som inte intas
gemensamt på enheten under veckan. Sista avbokningsdag måste vara innan
inköpstillfället. Viktigt är även att man i god tid avbokar maten på daglig
verksamhet, om brukaren inte ska åka dit.
Innan inköpstillfället måste en beräkning göras av hur mycket pengar enheten kan
handla för under veckan; antalet måltider som ska intas gånger det aktuella
måltidspriset är aktuellt belopp att handla för.
Enhetschefen ansvarar för att kostnaderna för inköpen överensstämmer med de
överförda medlen från brukarna och att hushållskassan därmed varken får stora
negativa eller positiva saldon.
Leverans- och plockavgifter
Om livsmedel inhandlas via nätet ska eventuell avgift för till exempel leveransoch/eller plockavgift konteras på enhetens driftbudget, istället för den
gemensamma hushållskassan.
Mat på daglig verksamhet
När en brukare börjar på daglig verksamhet är det enhetschefen för den dagliga
verksamhetens ansvar att kontrollera om brukaren ingår i gemensam
hushållskassa på sitt boende.
Om brukaren ingår i gemensam hushållskassa görs en bokföringsorder mellan
boendeenheten och den dagliga verksamheten för brukarens måltider på daglig
verksamhet. Detta eftersom boendeenheten tar in pengar både för brukarens
måltider på boendeenheten och brukarens måltider på daglig verksamhet. Den
dagliga verksamheten upprättar underlag för bokföringsorder via
närvarorapporteringen och skickar till ekonom för hantering.
Om brukaren inte ingår i gemensam hushållskassa ska den dagliga verksamheten
fakturera brukaren genom att upprätta underlag för externfakturering, som
attesteras av den dagliga verksamhetens enhetschef och skickas till
ekonomienheten för hantering.
När en boendeenhet inför hushållskassa är det boendechefens ansvar att meddela
samtliga brukares dagliga verksamheter att externfaktura inte längre ska skickas
för måltiderna. Istället ska måltiderna debiteras hushållskassan via
bokföringsorder.
Om brukare flyttar mellan våra boendeenheter är det enhetschef på mottagande
boendeenhet som ansvarar för att meddela brukarens dagliga verksamhet om att
bokföringsordern ska debiteras den nya enheten.
