Vilka krav på avtalsreglering föreligger?
Sten Lindgren, Odette Sweden
Krav på avtalsreglering som följd
av ny faktureringslagstiftning
Elektronisk fakturering
En regel förs in i mervärdesskattelagen som uttryckligen anger att fakturor
får sändas elektroniskt om mottagaren godtar detta.
Självfakturering (Self-Billing)
Regeln innebär att en faktura som köparen utfärdar i säljarens namn och för
hans räkning skall accepteras som en faktura utfärdad av säljaren om de
särskilda villkoren som anges i bestämmelsen är uppfyllda. De särskilda
villkoren innebär att det skall finnas ett i förväg träffat avtal mellan parterna
och att det skall finnas ett förfarande för godkännande av varje faktura av
den skattskyldige.
Vilka krav finns på EDI-avtal?
Den nya faktureringslagstiftningen är bara ett av flera skäl till
varför handelspartners skall träffa EDI-avtal. Andra skäl är:
Om EDI används mellan två parter utgör EDI-avtal en
naturlig del av det kommersiella avtalet
EDI-avtal reglerar de kommersiella, tekniska,
organisatoriska och ansvarsmässiga förutsättningarna för
informationsutbytet mellan parterna.
Utan EDI-avtal finns stor risk att trafiken inte kommer att
fungera. Speciellt vid störningar, fel, versionsbyten etc
uppstår problem om avtal saknas
Vid allvarliga problem behövs avtal för att reglera
ansvarsförhållanden
Supplier
Customer
Material flows are managed by using
EDI messages and bar coded labels
ERP system
EDI system
ERP system
EDI system
Vad är EDI?
Meddelandeinnehåll i standardiserat
meddelandeformat
Kommunikationslösning (fysisk överföring
av data)
Auto Id
Integration med affärssystem
Automatiserade processer
Baserat på avtal mellan parterna
Exempel på uppbyggnad av EDI-baserat informationsutbyte
Kommunikation
(OFTP/ISDN)
Kommunikation
Överföring
(EDIFACT)
EDI-överföring
Meddelanden
(EDIFACT/Odette)
EDI-faktura
Affärssystem
Verksamhet
Inköp, Logistik,
Tillverkning, Redovisning,
Betalningar
Faktura
Varu- tjänsteleverans
Exempel på kontroller i Odette/EDI-baserat informationsutbyte
ERP system
Purchasing Logistics
Production Accounting
Payments
Kommunikation (OFTP, VPN)
Validering av nätverksadress,
fysisk adress, lösenord,
transparenskontroll av överfört
data
Överföringskontroll, syntax
Sändare, mottagare,
meddelandetyp,
överföringskontroll
EDI-meddelandeinnehåll
Inbyggda controller i
meddelanden, kontroll mellan
meddelanden
Affärssystem
Kontroller i affärssystem
Fakturakontroll
Matchning mot godsmottagning,
avisering eller liknande
Odette EDI kommunikationsscenario
Sändning av faktura (som EDI-meddelande) till en kund
Leverantör
Leverantören upprättar
förbindelse med ISDN eller
X.25 via OFTP
Leverantör sänder fysisk
kommunikationsadress och
lösenord
Då båda parters uppgifter
verifierats startar överföring av
data, som pågår fram till att all
data överförts.
Leverantören vet nu att kunden
mottagit en faktura med exakt
samma innehåll som när den
skapades.
Kund
Kommunikation upprättas
enligt överenskomna
nätverksparametrar
I avtalet uppgiven fysisk
kommunikationsadress och
lösenord verifieras
OFTP-systemen verifierar
att komplett meddelande
överförts. (Funktionen
“record count”)
Kunden system svarar, upprättar
kommunikation och verifierar
motpartens kommunikationsadress
Kunden verifierar leverantörens
uppgifter. Kunden ger sina
motsvarande uppgifter.
Kunden mottar komplett
överföring av data. Kunden sänder
positiv mottagningskvittens med
funktionen EERP i OFTP. EERP
utgör ett bevis i rättslig mening
på att en faktura sänts och
mottagits.
Exempel på uppbyggnad av EDI-baserat informationsutbyte
Kommersiellt
avtal
EDIavtal
Kommunikation
EDI
Teknisk
Bilaga
EDI-överföring
EDI-faktura
EDI Allmänna
Bestämmelser
Inköps/
Leveransavtal
Faktura
Inköp, Logistik,
Tillverkning, Redovisning,
Betalningar
Varu- tjänsteleverans
Odette Sweden rekommendation EDI-avtal
Odette Sweden rekommendation sedan tidigt 90tal, i form av allmänna bestämmelser
Uppdaterad med referens till Self-Billing
Ingen blankett för tekniska bestämmelser
Kan användas som standardavtal
Inom europeisk bilindustrin finns inget
standardavtal för EDI, intresse för sådant saknas
idag
Odette Sweden Scenariobeskrivning
för Self-Billing Invoice (SBI)
Odette Sweden rekommendation EDIavtal, exempel på innehåll
Avseende kommunikation gäller dessa regler före andra eventuella
regler i inköpsavtal etc
Syftet är automatisk kommunikation applikation – applikation
EDI gäller före papper om ej annat avtalats
Systemförändringar ska aviseras
Kvittenshantering med EERP
Hantering av ansvars- och kostnadsfrågor om tredjepart utnyttjas
Bevarande av kommunikationslogg, ställa till handelsparts
förfogande
Detaljregler avseende meddelandestandard,
kommunikationsparametrar, versionshantering
Hänvisning till Odette Sweden scenariobeskrivning för Self-Billing
GEA Gemenskapen för Elektroniska Affärer
ALLMÄNNA BESTÄMMELSER FÖR EDI-AVTAL 2003
http://www.gea.nu
Huvudkomponenter i ett EDI-avtal
Hämtat från: GEA Gemenskapen för Elektroniska Affärer
ALLMÄNNA BESTÄMMELSER FÖR EDI-AVTAL 2003
EDI-avtalets relation till affärsavtalet
Syfte med EDI-relationen
Referens till teknisk lösning
Säkerhet/kvittenser/loggning
Definitioner
Ansvar för eget system
Användande av 3:e part
http://www.gea.nu
Olika alternativ för hantering av EDI-avtal
Odette Sweden EDI-avtal
GEA EDI-avtal
Innehåller allmänna
bestämmelser?
Innehåller Teknisk Bilaga?
Uppfyller legala krav på avtal
för elektronisk fakturering?
Uppfyller legala krav på avtal
för Self-Billing?
Användningsområde
Ja
Ja
Nej
Ja
Ja
Ja
Ja
?
Anpassat till användning av
Odette. Kan användas som
standardavtal (med särskild
teknisk bilaga) eller som
checklista för avtal
Lämpligt inom
bilindustri/Odette
Ja
Kan användas som
standardavtal (med särskild
teknisk bilaga) eller som
checklista för avtal. Lämpligt
för företag med
handelpartners i flera olika
branscher.
Definitioner samt begrepp i
Teknisk bilaga inte helt
anpassat till Odette-världen
