CASE: Ärendehantering på
Samhällsbyggnadsavdelningen
Alexander Björkegren och Johanna Löfström
Uppdrag
• Ärendetid
• Deadlines
• Konsekvenser
Inkommande, e-post/post
Bygg
Miljö
Utskottssek.
registrerar
Adm. assistent
registrerar
Digital mötesplats
Insamling av ärenden
Handläggare
Handläggare
Beredning, samhällsbyggnadschef
(miljöchef), TN ordf. samt vice ordf. 1vecka före
nämnd
Beslut
Tillsynsnämnd
Beslut
Bordläggning/
återremittering
Beslut
Inkommande/utgående, e-post/post
Kommunikation
Handläggare
Sekretariat
Delegationsordning
Kontinuerlig påfyllnad av ärenden till digital mötesplats
Digital mötesplats
Avdelningsmöte med avstämning i nära anslutning till beredning
Beredning, samhällsbyggnadschef, TN ordf.
samt vice ordf. 1 vecka före nämnd
Deadline inlägg i digital mötesplats
torsdag före nämnd
Tillsynsnämnd
Styrdokument
Beslut
Delegationsordning
• Ett uppdaterat gemensamt dokument för
nämnden. Revideras vid behov.
• Se över delegationsordningen.
Fördelar:
• Tydlighet – såväl gammal som ny personal ser
vad som gäller.
• Tidseffektivt att delegera så mycket som
möjligt.
Inkommande/utgående, e-post/post
Kommunikation
Handläggare
Sekretariat
Delegationsordning
Kontinuerlig påfyllnad av ärenden till digital mötesplats
Digital mötesplats
Avdelningsmöte med avstämning i nära anslutning till beredning
Beredning, samhällsbyggnadschef, TN ordf.
samt vice ordf. 1 vecka före nämnd
Deadline inlägg i digital mötesplats
torsdag före nämnd
Tillsynsnämnd
Styrdokument
Beslut
Kommunikation
• Mottagningssvar. ”Vi har tagit emot ditt ärende.
Din handläggare är Namn, telefon. Vårt mål är
att beslut ska fattas inom fem veckor.”
E-postutskick.
• Utreda möjligheten till digital signatur.
• Vara öppen för framtida e-tjänster.
Fördelar:
• Sökande vet vad den kan förvänta sig.
• Minskad tid för postgång.
Nackdelar:
• Ökad administrativ belastning
• Stress att inte uppfylla mål
Inkommande/utgående, e-post/post
Kommunikation
Handläggare
Sekretariat
Delegationsordning
Kontinuerlig påfyllnad av ärenden till digital mötesplats
Digital mötesplats
Avdelningsmöte med avstämning i nära anslutning till beredning
Beredning, samhällsbyggnadschef, TN ordf.
samt vice ordf. 1 vecka före nämnd
Deadline inlägg i digital mötesplats
torsdag före nämnd
Tillsynsnämnd
Styrdokument
Beslut
Kontinuerlig påfyllnad av ärenden till digital mötesplats
• Handläggarna lägger själva in material.
• Politikerna får fortlöpande material.
• Utveckla appen så att avisering är möjligt.
Fördelar:
• Sekreterarna behöver inte vara på plats
• Varje handläggare ansvarar för att materialet
kommer upp och innan deadline.
• Pålästa politiker. Tid att fråga innan mötet.
• Minska antalet bordläggningar/återremisser.
Inkommande/utgående, e-post/post
Kommunikation
Handläggare
Sekretariat
Delegationsordning
Kontinuerlig påfyllnad av ärenden till digital mötesplats
Digital mötesplats
Avdelningsmöte med avstämning i nära anslutning till beredning
Beredning, samhällsbyggnadschef, TN ordf.
samt vice ordf. 1 vecka före nämnd
Deadline inlägg i digital mötesplats
torsdag före nämnd
Tillsynsnämnd
Styrdokument
Beslut
Avdelningsmöte med avstämning i nära anslutning till beredning
• Enbart ta upp de ärenden som hinns med
innan deadline.
Fördelar:
• Skapa förutsättning för att politiker ska få tid att
läsa på ärendet. Höja kvalitén
• Sätta press.
• Minska antalet bordläggningar/återremisser.
Nackdelar:
• Längre handläggningstid
• Stress för handläggare
Inkommande/utgående, e-post/post
Kommunikation
Handläggare
Sekretariat
Delegationsordning
Kontinuerlig påfyllnad av ärenden till digital mötesplats
Digital mötesplats
Avdelningsmöte med avstämning i nära anslutning till beredning
Beredning, samhällsbyggnadschef, TN ordf.
samt vice ordf. 1 vecka före nämnd
Deadline inlägg i digital mötesplats
torsdag före nämnd
Tillsynsnämnd
Styrdokument
Beslut
Deadline inlägg i digital mötesplats
torsdag före nämnd
• Inte tulla på deadline.
• Uppföljning – När och varför går vi över
deadline.
Fördelar:
• Respekt för att politiker måste veta vad de
beslutar om.
• Kartlägga de typer av ärenden som lämnas in
för sent.
Nackdelar:
• Stress
Inkommande/utgående, e-post/post
Kommunikation
Handläggare
Sekretariat
Delegationsordning
Kontinuerlig påfyllnad av ärenden till digital mötesplats
Digital mötesplats
Avdelningsmöte med avstämning i nära anslutning till beredning
Beredning, samhällsbyggnadschef, TN ordf.
samt vice ordf. 1 vecka före nämnd
Deadline inlägg i digital mötesplats
torsdag före nämnd
Tillsynsnämnd
Styrdokument
Beslut
Styrdokument
• Politiskt förankrade riktlinjer och planer
• Dokumenthantering
Fördelar:
• Pålästa politiker
• Tydliga tjänsteskrivelser
• Minska antalet bordläggningar/återremisser.
• Minska administrativ belastning
Nackdelar:
• Kan vara lång väg innan man kommer dit
• Glöms bort, måste revideras och lyftas.
Inkommande/utgående, e-post/post
Kommunikation
Handläggare
Sekretariat
Delegationsordning
Kontinuerlig påfyllnad av ärenden till digital mötesplats
Digital mötesplats
Avdelningsmöte med avstämning i nära anslutning till beredning
Beredning, samhällsbyggnadschef, TN ordf.
samt vice ordf. 1 vecka före nämnd
Deadline inlägg i digital mötesplats
torsdag före nämnd
Tillsynsnämnd
Styrdokument
Beslut
Inkommande, e-post/post
Bygg
Miljö
Utskottssek.
registrerar
Adm. assistent
registrerar
Digital mötesplats
Insamling av ärenden
Handläggare
Handläggare
Beredning, samhällsbyggnadschef
(miljöchef), TN ordf. samt vice ordf. 1vecka före
nämnd
Beslut
Tillsynsnämnd
Beslut
Bordläggning/
återremittering
Beslut
