1.1 Krav på pensionsadministration

1 (16)
2013-01-17
Bilaga 1.
Upphandling av pensionsadministration
1.1 Krav på pensionsadministration
Upphandlingen omfattar fullständig pensionsadministration inklusive pensionshandläggartjänst av PFA, PA-KL och äldre bestämmelser och överenskommelser inkluderande
pensionsreglementen för förtroendevalda, hantering av pensionsförmån samt kommunens
beslut och riktlinjer.
Anbudet ska avse:
 Alla arbetstagare som är eller har varit anställda hos kommunen och för vilka avtal
och kommunens pensionsbestämmelser gäller.
 Alla förtroendevalda för vilka PBF gäller.
 Alla pensionstagare för vilka avtal och kommunens pensionsbestämmelser gäller.
1.2 Totalansvar
Anbudsgivare ska

Acceptera ett totalt och oinskränkt ansvar för inhämtning och korrigering av all
information/och underlag som är nödvändig och tillräcklig för en vid varje tillfälle
korrekt och aktuell beräkning av förmåner enligt ovan.

Vara ansvarig för att alla beräkningar vid varje tillfälle svarar mot gällande
kollektivavtal, pensionsreglementen för förtroendevalda, samt kommunens beslut
och riktlinjer och är grundade på korrekt och aktuellt underlag och att dessa
beräkningar utförs löpande och utan dröjsmål.

Erbjuda kostnadsfri pensionsservice till kommunens kommunalråd och
oppositionsråd.

Genomföra pensionsinformationsträffar för blivande pensionärer och nyanställda
vid 2+2 tillfällen per år.
POSTADRESS
BESÖKSADRESS
TELEFON
E-POST
SMS
WEBB
ORG.NUMMER
Nacka kommun, 131 81 Nacka
Stadshuset, Granitvägen 15
08-718 80 00
[email protected]
716 80
www.nacka.se
212000-0167
2 (16)

Vara ansvarig för att alla pensionsutbetalningar är kontrollerade och avstämda till
belopp och tidpunkt mot varje tillfälle gällande kollektivavtal pensionsreglementen
för förtroendevalda, samt kommunens beslut och riktlinjer och arbetstagarens
önskemål.

Svara för ett odelat ledningsansvar gällande pensionshandläggartjänsten och den
tjänsteproduktion som där sker.

Vara en expertresurs för kommunens ledning kring pensionsfrågor med tyngdpunkt
på rådgivning vid strategiska pensionsfrågor.

Ha ett odelat ansvar för den utbildning och de rutiner som är knutna till de
kontaktpersoner som kommunen kommer att utse som framgår under rubriken
”Nacka kommuns roll”. Anbudsgivaren bör här lämna förslag till rutin och
ansvarsfördelning.
Nacka kommuns roll
Kommunen kommer att ange kontaktpersoner vilka har till uppgift att bistå anbudsgivaren
vid inhämtning av erforderlig information, utbetalning av pensioner, vid dödsfall och vid
ändringar i underlag eller utbetalningstidpunkter.
1.3 Pensionshandläggartjänst
Anbudsgivaren ska
 På begäran från arbetstagare och förtroendevalda, eller deras representant, besvara
frågor om kommunala pensioner per e-post, brev eller telefon under vardagar 8.0017.00.
 Utföra sk. förhandsberäkning enligt begäran från medarbetare och förtroendevalda
allt efter begäran från kommunen.
 Utföra sk. garantiberäkningar enligt centrala och lokala protokollsanteckningar
punkt 9 eller 19 allt efter begäran från medarbetare och förtroendevalda.
 Inför pensionsutbetalning ansvara för att erforderliga blanketter och andra formalia
fullföljs och kommer pensionsutbetalaren tillhanda i rätt tid.
 Vid inträffade dödsfall ansvara för att erforderliga rapporter och intyg framställs
och distribueras till rätt mottagare för utbetalning av TGL och efterlevandepension.
 Efter kommunens begäran initiera simuleringar via datamedia med olika antagande
om t.e.x personalförändringar, löneutveckling, inflation och kalkylränta.
Beskriv den tjänst som erbjuds här.
3 (16)
1.4
Registrering och beräkning
Anbudsgivaren ska
 Svara för uppläggning och ajourhållning av register över kommunens arbetstagare
och pensionstagare samt fortlöpande registrera, beräkna och lämna förslag på
pension med ledning av de uppgifter som rapporteras via datamedia från
kommunens system eller on-line.

Inhämta och registrera sjuk- och aktivitetsersättning efter uppgift hämtade från
kommunen.

Inhämta och bedöma, samt i förekommande fall efter samråd med utsedd
kontaktperson i kommunen besluta, om lämnade uppgifter är pensionsgrundande.

En gång per år tillhandahålla förteckning över utbetalda pensioner där summa och
typ av pension redovisas.

Ansvara för övertagande av samtliga erforderliga register och annan information
och dokumentation från nuvarande leverantör. Övertagandet bör göras så snart som
möjligt dock senast inom 3 månader från avtalets början.
Anbudsgivaren bör även tillhandahålla register på äldre avtal (före PA-KL).
1.5 Beräkning av frilagd premie
Anbudsgivaren ska
 Kunna beräkna s.k. frilagd premie för de personer som kan komma att omfattas av
alternativa pensionslösningar. Anbudsgivaren ska även beskriva hur leveransen av
den frilagda premien sker och även eventuell kostnad för beräkningen om denna ska
levereras till annan extern försäkringsgivare.
1.6
Bevakning
Anbudsgivare ska

Åta sig att bevaka registrerade arbetstagares eller tidigare avgångna arbetstagares
eller efterlevandes rätt till pension enligt KAP-KL samt tidigare avtal och
reglementen.

Avisera kommunen i god tid – minst 6 månader före avgångstidpunkten.

Bevaka och anmäla pensionsavgångar samt skicka blankett om uttag till
arbetstagaren 3 månader innan 65 årsdagen samt bevaka och anmäla
pensionsavgång vid 67 års ålder.

Bevaka rätt till efterlevandepension/familjepension efter avliden arbetstagare.
4 (16)

Bevaka andra pensionsförmåner såsom inkomstbevakning för de individer som
uppbär, visstidspension, särskild avtalspension enligt PA-KL, PFA och KAP-KL
eller pension enligt reglementet för förtroendevalda.
1. 7 Intjänad pensionsrätt (IPR) 1997-12-31
Anbudsgivare ska

För berörda arbetstagare beräkna intjänad pension per 1997-12-31 i enlighet med
KAP-KL.

På begäran omvandla den intjänade pensionen till temporär/ och eller partiell
ålderspension.

Vid förfrågan, försäkringsmässigt räkna om (kapitalisera) den intjänade pensionen.
1.8 Livränta KAP-KL
Anbudsgivare ska
 För de arbetstagare som omfattas av bestämmelserna om livränta i KAP-KL
beräkna och fastställa intjänad livränta dels per den 31/12 varje år så länge
anställningen består, dels vid den tidpunkt då arbetstagare avgår från sin tjänst utan
rätt till förmånsbestämd ålderspension.
1.9
KAP-KL garanti
Anbudsgivare ska
 För de arbetstagare som omfattas av bestämmelser om alternativa beräkningar
enligt centrala och lokala protokollsanteckningar KAP-KL, utföra alternativa
beräkningar i enlighet med bestämmelserna.

I förekommande fall beräkna och utbetala tilläggsbelopp enligt centrala och lokala
protokollsanteckningar.
1.10 Förmåner enligt KAP-KL, PFA, PA-KL och äldre
bestämmelser
Anbudsgivare ska

Beräkna och registrera alla förmåner enligt KAP-KL, PFA, PA-KL och äldre
bestämmelser.

I de fall pensionsgrundande lön har rapporterats ska pensionsunderlag, årsmedelpoäng och tidsfaktor räknas fram och registreras.
5 (16)
1.11 Avgiftsbaserad ålderspension
Anbudsgivare ska

I enlighet med KAP-KL samt tillkommande nya kollektivavtal beräkna och
registrera pensionsavgifter för avgiftsbestämd ålderspension, (individuell del), för
samtliga arbetstagare.

Rapportera avgiftens storlek årligen till kommunen på individnivå och totalt.
1.12 Samordningsförfrågningar från arbetsgivare och
pensionsinstitut
Anbudsgivaren ska

1.13
På kommunens vägnar besvara samordningsförfrågningar från tidigare arbetsgivare
och pensionsinstitut om arbetstagares - även avgången arbetstagares - och
pensionstagares pensionsrätt.
AGF –KL
Anbudsgiven ska

Administrera AGF-KL , såväl engångs- som månadsersättningar.

Deklarera ersättningen samt inbetala särskild löneskatt (SFS 1990:659)

Administrera framtida alternativ som ersätter AGF-KL
1.14 Utredning av medförd pensionsrätt/aktualisering
Anbudsgivare ska

Svara för aktualisering av registeruppgifter för kommunens arbetstagare. Detta ska
ske genom utredning, värdering och registrering av medförd pensionsrätt.

Har kommunen försäkrat eller står kommunen i begrepp att försäkra anställdas
förmåner enligt KAP-KL ska anbudsgivaren utföra aktualisering allt efter
kommunens önskan vad avser omfattning och tidsram.

Årligen upprätta en plan över aktualiseringsprocessen med en ambition att ha nått
fullständig aktualisering efter de första 2 åren av avtalstiden

Ansvara för att årlig avstämning och rapportering till kommunen av
aktualiseringsgraden sker samt rapporterar eventuella avvikelser från den angivna
aktualiseringsplanen.
6 (16)
1.15 1 % av IBB
Anbudsgivaren ska
 Förse kommunen med årlig bevakningslista på de arbetstagare som ej uppnår
1 % av inkomstbasbeloppet (IBB) i årlig pensionsavgift

1.16
Bevakningslistan ska vara kommunen tillhanda senast den 20 februari varje år och
innehålla uppgift om framräknat belopp. Bevakningslistan ska levereras till
kommunen i hanterbart format ex. Excel fil för att möjliggöra vidare bearbetning
Registerhållning
Anbudsgivaren ska

Ansvara för övertagande av samtliga erforderliga register och annan information
och dokumentation från den nuvarande administratören.

Föra de register som behövs för efterfrågad pensionsadministration.

Uppgifter i de personregister som ställs till kommunens förfogande eller skapas ska
vara kommunens egendom.

Överföring av uppgifter från anbudsgivare ska ske utan kostnad för kommunen och
på sådant sätt att ny administratör kan tillgodogöra sig materialet. Överlämnandet
ska ske snarast dock senast inom 3 månader efter avtalets utgång.
1.17 Utbetalning av Pensionsförmåner
Anbudsgivare ska

Betala ut de förmåner som godkänts av kommunen, såväl pensionsförmåner enligt
KAP-KL som enligt PFA, PA-KL och äldre bestämmelser samt pensionsförmåner
för förtroendevalda och ansvara för ev. samordning.

Inför pensionering framställa pensionsbrev som antingen skickas till kommunen i
två (2) exemplar för att vidaresändas till den anställde eller enbart direkt till individ.

Pensionsbreven ska skickas i god tid – minst 3 månader – före pensionsavgången

Beräkna och betala preliminär skatt på utbetalda pensionsförmåner

Ansvara för att årlig kontrolluppgift skickas till pensionstagaren

Ansvara för att insättningsbesked skickas till pensionstagaren vid pensionering samt
vid ändring

Framställa nytt pensionsbrev vid ändring.

Utreda och verkställa återkrav mot pensionstagaren om för mycket pension
utbetalats
7 (16)

Årligen infordra levnads – och medborgarskapsintyg från pensionstagare bosatt
utomlands

Bekosta de kostnader som beror på egna felberäkningar

Redovisa utbetalda pensioner per månad

Beskriva service och åtagande avseende utbetalnings- och samordningsrutiner,
skatteavdrag och annat i anslutning till utbetalning av pensioner och andra
förmåner.

Bifoga exempel på pensionsbrev till anbudet.
Arbetsgivaren bör kunna sända pensionsbrev med kommunens logga.
1.18 Finansieringsöverenskommelser
Anbudsgivare ska

Kunna reglera pensionskostnader och administrera avtal om finansiering av
pensionskostnader i samband med huvudmannaskapsförändringar, förutsatt att de
följer centrala eller lokala överenskommelser
1.19 Pensionsskuldsberäkningar och pensionsskuldsprognoser
Anbudsgivare ska

Årligen tillhandahålla 3 pensionsskuldsberäkning och femårsprognos av
kommunens pensionsskuld vid resp tillfälle som ska ligga till grund för kommunens
redovisning. Leverans av skuld/prognos ska ske senast 30/4, 31/8 samt 31/12.

I pensionsskuldsberäkningen redovisa kommunens ansvarsförbindelse samt
pensionsskuld per förmånsslag.

Beräkna enligt den redovisningsmodell för pensioner som bestäms av gällande
lagstiftning samt rekommenderas av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och
Rådet för kommunal redovisning (RKR). Förändring av viktiga parametrar som
påverkar skuldens storlek ska redovisas och kommenteras.

Erbjuda skuld/ prognos även specificerad på individnivå samt uppdelad på
respektive förmånsslag
Om det under avtalsperioden sker lagförändring avseende ansvarsförbindelse i
balansräkning ska anbudsgivaren kunna göra anpassningar enligt de kraven.

Kunna lämna årlig prognos som visar basbeloppsuppräkning och ränteuppräkning
på den avgiftsbaserade ålderspensionen

Kunna leverera en separat skuld och prognos för SAP-Ö

kunna leverera pensionsskuldprognoser via datamedia och/ eller Internetbaserad
tjänst för längre perioder (upp till 40 år). Anbudsgivaren ska ange ungefärlig
leveranstid från det att begäran inkommit
8 (16)

bifoga exempel på leverans av pensionsskuld och prognos med anbudet

Kunna lämna prognos på finansiella kostnader

Beskriva vilka kvalitetssäkringsrutiner som används för att säkerställa riktigheten
och kvaliteten i den levererade skulden och prognosen
1.20 Inbetalning av pensionsmedel
Anbudsgivare ska

Redovisa villkor och rutiner för inbetalning av pensionsmedel och preliminärskatt.
samt medelsförvaltning
Följande ska anges:

Faktura avseende pensionsmedel ska kommunen tillhanda senast 10 dagar före sista
betalningsdag

Redovisa utbetalda pensioner per månad
Om anbudsgivaren använder så kallad kontomodell ska nedanstående framgå:

När pensionsmedel samt medel avseende preliminärskatt ska vara valuterade på
konto

Prognos för nästa månads inbetalning ska vara tillgänglig i systemet och i
pappersform

villkor för ränta på innestående medel

villkor för underskott på avräkningskonto
.
1.21
Redovisning och avräkning vid kontoföring
Anbudsgivare ska

Framställa sammanställning av pensionsutbetalningar under föregående år

Anvisa villkor och rutiner för redovisning och avräkning. Om avräkning tillämpas
ska kontoutdrag för utbetalda pensioner föregående månad vara tillgängliga innan
inbetalning sker innevarande månad. Om annan rutin används ska denna
specificeras.

göra sammanställning av de poster som behövs vid beräkning av beskattningsunderlaget för särskild löneskatt på pensionskostnader.
1.22 Information till arbetstagare
Anbudsgivaren ska
 Tillhandahålla en årlig pensionsprognos med kommunens logga till arbetstagarna
om deras pensionsförmåner i anställningar hos kommunen tillsammans med
eventuell beslutad förändring av Pensionsnämnden. Informationen ska minst vara
9 (16)
anpassad efter den skyldighet arbetsgivaren har enligt gällande kollektivavtal fn,
KAP-KL.

Pensionsprognosen ska årligen skickas till arbetstagarens hemadress utan ytterligare
kostnad för kommunen. Motsvarande information bör även finnas tillgänglig via
internet för arbetstagaren
 Tillhandahålla broschyrer och faktablad över olika pensions- och försäkringsavtal
till de anställda.
Det är önskvärt att materialet så långt som möjligt hålls neutralt och fritt från reklam.
 Bifoga exempel på pensionsprognos med anbudet.
Anbudsgivaren ska

Kunna erbjuda att kommunens logga finnas med på samtliga utskick
1.23 Serviceorganisation och kundtjänst
Anbudsgivarens ska

Erbjuda namngivna kontaktpersoner.

Ha en serviceorganisation/kundtjänst för frågor om pensioner, försäkringar m.m för
kommunens arbetstagare och pensionstagare. Tjänsten ska vara kostnadsfri.
1.24 Information och utbildning samt dokumentation
Anbudsgivare ska

Tillhandahålla utbildning inom ämnesområden som har anknytning till KAP-KL
eller äldre avtal. När förändringar sker i lag eller avtal ska anbudsgivaren i ett tidigt
skede informera om vad förändringen innebär och tillhandahålla utbildning inom
det aktuella området utan extra kostnad Anbudsgivarens utbildare ska vara
kvalificerade inom sitt ämnesområde. Kurser och utbildning ska kunna anpassas till
kommunens särskilda behov

Ordna två (2) informations/nätverksträffar och en (1) användarutbildningar som
ska vara avgiftsfria för 3 deltagare/tillfälle. Ange pris/träff/utbildning för övriga
deltagare i prislistan samt beskriv vilken utbildning som erbjuds.
 Hålla pensionsgenomgång för kommunens anställda efter önskemål/avrop från
kommunen.
 Tillhandahålla informationsmaterial avseende kollektivavtalets pensionsförmåner
m.m
 Genomföra informationsträffar för anställda i kommunen vid två tillfällen per år för
blivande pensionärer och vid två tillfällen per år för nyanställda.
Anbudsgivaren bör

Åta sig att kalenderårsvis, senast sista februari, utan anmodan redovisa statistik som
omfattar levererade tjänster och totalsumma per enhet enligt anbudsförfrågan.
10 (16)
Statistiken lämnas till Nacka kommun bitr enhetschefen personalenheten och bör vara i
excel-format.

Exempel på statistik bör bifogas som bevis för att behovet kan tillgodoses.
1.25 Kvalitetssäkringssystem
Det mesta av den information som utnyttjas i pensionsförvaltningen inhämtas från
kommunens personaladministrativa system. Därvid kan uppstå risk för fel och misstämning
mellan systemen.
Anbudsgivaren ska därför
 Beskriva de rutiner som finns för eliminering av fel, avstämning och felsökning.
 Beskriva ansvarsfördelningen vid fel och brister samt de resurser som man har tänkt
att sätta för att lokalisera och åtgärda fel.
 Årligen och senast vid januari månads utgång till kommunen lämna rapport över fel
och brister inträffade under det gångna året.
1.26 Information efter särskild begäran.

Om kommunen beslutar sig för att försäkra sina pensionsutfästelser och kan komma
att samarbeta med vald försäkringsförmedlare ska anbudsgivaren utfästa sig att
samarbeta med utsedd förmedlare på det sätt som avses i gällande lagstiftning och
på den praxis som dominerar livförsäkringsbranschen.
Anbudsgivaren ska


Till kommunen eller den som satts i dess ställe leverera begärd information från
aktuella register inom 15 arbetsdagar räknat från erhållen begäran. Här syftas på all
den information som behövs vid upphandling av försäkring och analyser som kan
föregå en sådan upphandling.
Till kommunen eller till den som satts i dess ställe leverera all information som
behövs för fullständiga pensionsutredningar och analyser på individnivå.
Anbudsgivaren bör sträva efter att upplysningarna kan lämnas senast inom 7
arbetsdagar räknat från erhållen begäran.
 Vid förfrågan till kommunen eller till den som satts i ställe årligen leverera aktuella
uppgifter om förmånsbestämda pensionsförmåner, FÅP och livränta, på
individnivå.
 Till kommunen eller till den som satts i dess ställe årligen specificera kommunens
pensionsskuld genom listning på individnivå av pensionsförmån (IPR, FÅP och
livränta) samt skuldbelopp.
Här avses också de specifikationer som kan behöva med anledning av nya krav på
information i årsbokslut.
11 (16)
2 Avgiftsbestämd ålderspension
Anbudsgivare ska

Tillhandahålla en tjänst för administration och förmedling av den avgiftsbestämda
ålderspensionen, enligt gällande kollektivavtal. Tjänsten ska minst omfatta;
-
information till de anställda om bestämmelser som finns i pensionsavtalet
neutral valinformation ska skickas till berörda arbetstagare
utskick av val material till de anställda som anställs sent under året
tillgång till kundtjänst för både kommunens pensionshandläggare och
arbetstagaren
registrering av arbetstagarens valda pensionssparkonto och försäkringsgivare
förmedlingstjänst av pensionsavgifter till försäkringsgivare
avtal med samtliga valbara försäkringsbolag
korrigering och rättelse av pensionsavgift och pensionssparkonto inom tre
månader
registrering av uppgifter från AFA, avgiftsbefrielseförsäkring
redovisning till kommunen av inbetalda pensionsavgifter
redovisning av pensionsavgifterna ska vara både totalt för kommunen och på
individnivå
möjlighet för kommunens pensionshandläggare att kunna korrigera avgiften
beräkning av retroaktiv premie och indexering av avgifter som ej inlämnats
Anbudsgivaren ska kortfattat beskriva hantering och rutiner
Anbudsgivaren ska bifoga exempel på utskick till arbetstagare
12 (16)
Bilaga 2.
Kommersiella villkor
1.1 Acceptans av villkor
Anbudsgivaren ska acceptera de kommersiella villkoren i sin helhet genom att underteckna
detta dokument för att kvalificera sig till utvärderingsfasen. Detta dokument ligger till
grund för eventuellt avtal.
1.2 Avtalsomfattning
Leverantören åtar sig att till Nacka kommun, nedan kallad kommunen, leverera
pensionsadministration inklusive pensionshandläggartjänst, förmedlingstjänst av
avgiftsbestämd ålderspension. Övriga tjänster levereras enlighet med detta avtal samt med
kravspecifikation, kommersiella villkor och föreskrifter i det förfrågningsunderlag som
legat till grund för upphandlingen samt enligt de villkor som framgår av antaget anbud
Kommunen åtar sig att lämna erforderliga underlag för leverantörens arbete i rimlig tid
samt att betala avgifter och pensionsmedel i tid.
1.3 Avtalstid
Avtalet gäller perioden 2013-06-01 tom 2015-05-31 med option för den upphandlande
myndigheten om förlängning i högst 1 år + 1 år.
1.4 Kvalitet och utförande
Ingående tjänster i gällande avtal ska till utförande och kvalitet överensstämma med de
specifikationer som kommunen fått i anbudet enligt kravspecifikation och förfrågan.
Förändringar i utförande eller versioner ska i förväg skriftligen meddelas kommunen
1.5 Pris och prisjustering
För leveranser enligt detta avtal gäller de priser som framgår av detta avtal.
Priserna SEK exklusive mervärdesskatt i bilaga 3 är fasta under avtalstiden 2 år. Fast pris
ska gälla under avtalstiden 2 år varefter prisjustering vid förlängning kan ske enligt följande.
Prisjusteringen baseras på SCB:s Tjänsteprisindex TGI för dess mest relevanta kategori för
finans- och försäkringstjänster. Basindex andra kvartalet 2013.
Priset är därefter fast följande 12 månader och kan därefter prisjusteras vid förlängning av
avtalet ytterligare 12 månader.
1.6 Betalningsvillkor
Fakturering av pensionsadministration sker med 1/12 månadsvis i efterskott. För betalning
av faktura gäller 30 dagars betalningstid. Inga faktureringsavgifter eller andra typer av
administrativa avgifter accepteras.
Dröjsmålsränta gäller enligt räntelagen. Om eventuell försening beror på felaktigt eller
ofullständigt fakturaunderlag ska dröjsmålsränta inte utgå
13 (16)
1.7 Upphandlingsvolym
Angivna volymer är ungefärliga och baseras på senaste årets statistik. Skulle kommunens
avrop enligt detta avtal under- respektive överstiga beräknad kvantitet ska detta inte
betraktas som avtalsbrott från kommunens sida utan leverantören har att leverera det
verkliga behovet. Vid väsentliga förändringar av förutsättningarna som legat till underlag
för upphandlingarna kan parterna var för sig begära omförhandling av avtalet tidigast efter
att den fasta avtalstiden på 2 år förlöpt. Någon retroaktiv justering kan ej ske.
1.8 Försäkring
Anbudsgivaren ska inneha ansvarsförsäkring som täcker uppdragets omfattning. Kopia på
gällande ansvarsförsäkring ska kunna uppvisas före avtalets tecknande
1.9 Äganderätt
Äganderätt till det material, originalhandlingar liksom datafiler som kommunen
tillhandahåller tillhör Nacka kommun. Även det material som leverantören framställer
under uppdraget tillhör kommunen
1.10 Överlåtelse av avtal
Part får inte utan motpartens skriftliga medgivande överlåta sina rättigheter eller
skyldigheter enligt detta avtal
1.11 Sekretess
Leverantören ska tillse att all personal omfattas av tystnadsplikt avseende uppgifter om
enskild individs personliga och ekonomiska förhållanden.
1.12 Fakturering/Avgifter
All fakturering, inklusive eventuella underleverantörer, ska gå via leverantören.
FAKTURERING OCH BETALNING
Fakturering ska ske elektroniskt. Nacka kommun följer den standard som finns idag i
Sverige för elektronisk faktura. Den standard som Nacka kommun tillämpar är SFTI,
antingen en Sve-faktura eller en s.k. Fulltextfaktura. Se mera information på www.sfti.se
eller www.svefaktura.se.
Klarar Leverantören inte av att följa den standarden kan fakturan registreras gratis på
internet. Adressen till den sidan är
https://web.inexchange.se/inexchange/Mottagare/Nacka%20Kommun.
Nacka kommun kan även rekommendera olika typer av lösningar för elektroniskt faktura
om Leverantören saknar detta idag. För mer information om elektronisk handel och/eller efaktura hänvisas till [email protected] eller läs mera på www.nacka.se.
Faktura utställs till beställande enhet med angivande av en referens. Referenskoden är en
femställig Ansvarskod (numerisk).
Fakturor med felaktig referens och/eller som innehåller känslig information som namn,
personnummer som kan kopplas till en viss individ, kommer omedelbart att återsändas till
Leverantören utan åtgärd.
Betalning sker 30 dagar efter godkänd mottagen faktura och godkänt utfört arbete.
14 (16)
Kommunen godtar inga fakturerings-, expeditionskostnader eller liknande
Dröjsmålsränta utgår enligt svensk räntelag.
Del av faktura utbetalas ej. Ostridig del av faktura utbetalas när ny faktura med rätt belopp,
jämte kreditering av den ursprungliga fakturan, har erhållits.
Fakturan ska även innehålla följande uppgifter:
 Leverantörens firmanamn
 Leverantörens F-skattesedelnummer
 Leverantörens organisationsnummer
 Leverantörens momsregistreringsnummer
 Ansvarskod/Beställare
 Leveransdatum
Om Leverantören under kontraktstiden ändrar faktureringssystem eller
post/bankgironummer, adress eller telefon/telefax ska detta omgående meddelas Nacka
Kommun, Inköpsenheten, 131 81 Nacka eller på [email protected].
För Leverantörens fordringar avseende uppdraget gäller en preskriptionstid om fyra
månader räknat från det att uppdraget slutförts. Detta gäller dock inte Leverantörens
fordringar till den del de avser överenskommet fast arvode och mervärdesskatten på
arvodet.
Om Leverantören kan visa att han inte känt till eller bort känna till sin fordran, räknas
preskriptionstiden om fyra månader från den tidpunkt då han först bort ha sådan vetskap.
Preskriptionstiden ska dock aldrig vara längre än tio år räknat från uppdragets slutförande.
VITE VID FÖRSENING AV E-FAKTURERING
E-fakturering ska användas senast 30 dagar efter den tidpunkt som kontrakt tecknats. Vid
försening har Nacka kommun rätt att ta ut ett vite på 300:- per faktura vilket motsvarar
extra administrationskostnad för manuell hantering av fakturan. Detta kommer att
faktureras en gång per kalendermånad.
BETALNINGSMOTTAGARE/FACTORINGBOLAG
Fakturering enligt detta kontrakt får inte överlåtas på annan
betalningsmottagare/factoringbolag utan skriftligt medgivande från Kommunens
inköpsenhet. Information om sådan betalningsmottagare ska finnas i kontraktet eller som
ett senare skriftligt tillägg till kontraktet.
Fakturor med ofullständiga uppgifter eller felaktig information kommer att återsändas till
leverantören. Förfallodagen räknas från den dag fakturan inkommer i rätt skick. Fakturan
ska innehålla rätt adressuppgifter, plus- eller bankgiro, fakturanummer, kundnummer,
förfallodatum, leveransadress, referensperson, referensnummer och följesedelnummer.
1.13 Statistik
Leverantören bör åta sig att kalenderårsvis, senast sista februari, utan anmodan, redovisa
försäljningsstatistik som omfattar förbrukning av levererade tjänster och totalsumma per
enhet enligt anbudsförfrågan. Statistiken lämnas till Nacka kommuns bit enhetschefen
personalenheten och bör vara i Excel-format.
15 (16)
1.14 Fel och brister
Skulle leverantören brista i fullgörande av avtalad tjänst eller om tjänsten avsevärt
försenas, mer än 6 månader pga. egna brister eller helt uteblir, har Kommunen rätt att
ersätta med annan leverantör. Avtalsleverantör ska då ersätta kommunen för uppkomna
merkostnader som därmed uppkommit
1.15 Byte av personal
Leverantören förbinder sig att vid genomförandet av uppdraget använda personal med för
ändamålet tillräcklig kompetens. Leverantören är skyldig att, efter diskussion och i samråd
parterna emellan utan oskäligt dröjsmål byta ut sådan person, vilken Kommunen anser
sakna erforderlig kompetens, eller med vilken Kommunens handläggare anser sig ha
samarbetssvårigheter.
Åtgärder med anledning av ovanstående berättigar inte Leverantören till ersättning för
eventuella merkostnader och utgör inte grund för förändring av avtalade villkor.
1.16 Hävning av avtal
Kommunen har rätt att häva avtalet med omedelbar verkan efter skriftlig anmärkning
- Om leverantör inte utför sina åtaganden och rättelse inte sker utan dröjsmål
- Om leverantören sätts i konkurs, likvidation eller kommer på obestånd
- Om leverantören har misskött inbetalning av skatter och sociala avgifter
- Om ägarförhållandet väsentligt förändras och ej kan godtas av kommunen
- Om leverantören inte följer reglerna för etik och affärsmässighet
- Om leverantören bryter mot annan del av avtalet och det kan anses vara av vikt för
kommunen att bestämmelserna efterlevs
Hävs avtalet enligt ovan, är leverantören ersättningsskyldig för den skada (kostnadsökning
m.m.) som avtalsbrottet förorsakat kommunen
1.17 Ändringar och tillägg
Ändringar och tillägg i gällande avtal kan endast göras genom en skriftlig handling
undertecknad av behöriga företrädare för Kommunen och berörd leverantör
1.18 Handlingars inbördes ordning
Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de,
om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande
ordning:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Skriftliga ändringar och tillägg till avtal
Avtal med bilagor
Eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag
Förfrågningsunderlag med bilagor
Ev. förtydligande av anbud
Anbud med bilagor
16 (16)
1.19 Befrielsegrund (Force Majeure)
Part är befriad från sina åtaganden om denne visar att det inträffat ett hinder utanför dennes
kontroll som denne inte skäligen kunde förväntas ha räknat med och vars följder denne inte
heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit
Beror dröjsmålet på någon som part anlitat för att helt eller delvis fullgöra köpet, är parten
fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som han har anlitat skulle vara fri
enligt första stycket. Detsamma gäller om dröjsmålet beror på en underleverantör som
leverantören har anlitat eller någon annan i tidigare led
För att part ska ha rätt att göra gällande befrielsegrund enligt ovan ska denne utan dröjsmål
underrätta motparten om uppkomsten därav, liksom om dess upphörande. Part ska
informera motparten om när fullgörelse beräknas kunna ske
1.20 Tvist
Tvist angående tolkning eller tillämpning av ingångna överenskommelser, som inte kan
lösas
genom förhandlingar mellan parterna, ska avgöras av svensk allmän domstol med
tillämpning av svensk rätt. Eventuella tvisteförhandlingar ska i första instans äga rum där
den upphandlande myndigheten svarar i tvistemål
1.21 Underskrift
ovanstående avtalsvillkor accepteras i sin helhet av anbudsgivaren
______________________________________________________________
Anbudsgivare
_________________________________________
Datum
_____________________________________
Ort
__________________________________________________________________________________
Namn (behörig företrädare)
__________________________________________________________________________________
Namnförtydligande