2015-03-16
HANDLING 03
Trafikkontoret
ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER
ANBUDSFÖRFRÅGAN
RAMAVTAL FÖR KONSULTUPPDRAG
2015 – Trafikkontoret
Teknisk besiktning av mark och beläggning
2015-03-16
Sida 1 av 16
Trafikkontoret
2015-03-16
HANDLING 03
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
AU
ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER........................................................................... 3
AUA ALLMÄN ORIENTERING ......................................................................................... 3
AUB UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER............................................................................. 4
AUC
UPPDRAGSFÖRESKRIFTER ..................................................................................... 8
Sida 2 av 16
Trafikkontoret
2015-03-16
HANDLING 03
Dessa administrativa föreskrifter ansluter till AMA AF Konsult 10
AU
ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER
AUA
ALLMÄN ORIENTERING
Stockholms Trafikkontor ansvarar för förvaltning, drift och underhåll samt
investeringar i stadens gator, vägar och torg.
Mer information kring trafikkontorets verksamheter finns på stadens hemsida.
www.stockholm.se
AUA.12
Beställare
Stockholms stad genom:
Trafikkontoret
Box 8311
104 20 Stockholm
Detta ramavtal ska även gälla för nedanstående beställare:
Kungsholmens stadsdelsförvaltning
Norrmalms stadsdelförvaltning
Östermalms stadsdelsförvaltning
AUA.121
Beställarens ombud under anbudstiden
Stockholm stads trafikkontor
Nils Matsson
Box 8311
104 20 Stockholm
E-post: [email protected]
För frågor se AUB.24.
AUA.2
Orientering om Objektet
AUA.21
Översiktlig information om objektet
Sida 3 av 16
2015-03-16
HANDLING 03
Trafikkontoret
Trafikkontoret avser att genomföra en ramavtalsupphandling för teknisk
besiktning av kontorets entreprenader avseende mark och beläggning.
AUA.22
Objektets läge
Objekten är belägna inom Stockholm stad.
AUB
UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER
Lagen om offentlig upphandling (LOU) tillämpas för upphandlingen.
AUB.1
Former m.m. för upphandling
AUB.11
Upphandlingsförfarande
Upphandlingen kommer att göras via öppet förfarande.
AUB.12
Uppdragsform
Ramavtal med rangordnade avtal. Tre (3) företag kommer om möjligt att
kontrakteras.
AUB.14
Ersättningsform för uppdraget
Rörligt arvode.
AUB.15
Förutsättningar för uppdraget
Garanterad avropsvolym lämnas inte av beställaren.
Eventuellt avtal gäller under förutsättning att beslut inte fattas enligt 16 kap 2 §
lagen om offentlig upphandling om att upphandlingen ska göras om eller att den
får avslutas först sedan rättelse gjorts.
AUB.2
Förfrågningsunderlag
Sida 4 av 16
2015-03-16
HANDLING 03
Trafikkontoret
AUB.21
Tillhandahållande av förfrågningsunderlaget
Förfrågningsunderlaget är elektroniskt tillgängligt på www.tendsign.com.
Trafikkontoret använder för upphandlingen elektronisk anbudsgivning via
Vismas upphandlingssystem TendSign. Anbudsgivare som vill deltaga i
upphandlingen ska lämna in elektroniskt anbud via systemet Tendsign.
För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord
erhålls genom en enkel registrering på www.tendsign.com. Det är kostnadsfritt
för leverantörer att använda systemet och att lämna anbud. Efter genomförd
registrering fås omedelbar tillgång till systemet. Har ni frågor eller behöver
support kring hanteringen av systemet kan ni kontakta TendSigns support på
0771-440 200, öppettider för supporten 07:00-19:00. E-postadress:
[email protected].
AUB.22
Förteckning över förfrågningsunderlaget
1. Ändringar i ABK 09 som är upptagna i särskild sammanställning,
AUC.111
2. ABK 09 (bifogas ej).
3. Dessa Administrativa föreskrifter
4. Övriga handlingar
a. Utvärderingsmall, mall för anbudsprövning
b. Anbudsformulär
c. Referensblankett konsult/anbudsgivarens medarbetare
d. Frågeformulär
AUB.24
Frågor under anbudstiden
Frågor ska senast 2015-04-28 ställas elektroniskt via www.tendsign.com.
Alla frågor och svar som är relevanta för upphandlingen kommer att publiceras
på www.tendsign.com. Samtliga svar på frågor och eventuell övrig information
eller komplettering av förfrågningsunderlag delges via TendSign. Den skriftliga
information som beställaren lämnar är en del av förfrågningsunderlaget.
Anbudsgivare uppmanas att löpande under anbudstiden kontrollera om
information lämnats.
AUB.3
Anbudsgivning
Sida 5 av 16
Trafikkontoret
AUB.31
2015-03-16
HANDLING 03
Anbuds form och innehåll
Anbud ska lämnas på anbudsformulär, handling 4 B. Behörig företrädare eller
delegat ska underteckna anbudsformuläret. Undertecknandet innebär att
samtliga krav och kommersiella villkor enligt förfrågningsunderlaget accepteras.
Anbud får inte innehålla reservationer.
AUB.32
Anbudstidens utgång
Anbudet ska vara beställaren tillhanda senast 2015-05-06.
AUB.33
Anbudets giltighetstid
Anbudsgivaren är bunden av sitt anbud till 2015-08-05.
I händelse av överprövning av upphandlingen ska anbudsgivaren godta
förlängning av giltighetstiden fram till dess upphandlingen kunnat avslutas,
dock maximalt fyra (4) månader utöver normal giltighetstid.
AUB.34
Adressering
Anbud lämnas elektroniskt via www.tendsign.com.
Endast elektroniska anbud accepteras.
AUB.35
Anbudssekretess
Som myndighet omfattas kontoret av offentlighetsprincipen.
Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt att ta del av till
myndigheten inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling ska
kunna hemlighållas måste stöd härför finnas i offentlighets- och sekretesslagen.
Efter det att beslut om leverantör och anbud fattats, är inkomna anbud som regel
offentliga. Av 31 kap 16 § i offentlighets- och sekretesslagen följer dock att
sekretess gäller för uppgift i anbud som rör anbudsgivarens affärs- eller
driftförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider
skada om uppgiften röjs.
Anser ni att vissa uppgifter i ert anbud ska sekretessbeläggas måste ni precisera
vilka uppgifter det är samt lämna en motivering till på vilket sätt Ni skulle lida
skada om uppgiften lämnades ut. Vi vill samtidigt framhålla att det är
Sida 6 av 16
Trafikkontoret
2015-03-16
HANDLING 03
myndigheten, d v s trafikkontoret, som enligt sekretesslagen ska besluta om en
uppgift ska sekretessbeläggas.
AUB.5
Anbudsprövning
AUB.51
Prövning av anbudsgivare
Förutsättning för att prövning ska ske är att anbud inkommit i rätt tid, är
underskrivet och innehåller begärda uppgifter.
Prövning kommer att ske enligt Handling 4 A, utvärderingsmall.
AUB.511
Uppgifter från skatte- och kronofogdemyndighet
I samband med prövning av anbudsgivare kommer beställaren att begära
uppgifter från Skatteverket huruvida anbudsgivare är registrerad för inbetalning
av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgift. Vidare
kan beställaren komma att begära uppgift från kronofogdemyndigheten huruvida
anbudsgivare står i skuld för skatter och sociala avgifter.
AUB.52
Värderingsgrunder vid utvärdering av anbud
Prövning kommer att ske enligt Handling 4 A, utvärderingsmall.
AUB.53
Meddelande om beslut efter utvärdering av anbud
Tilldelningsbeslut kommer att meddelas anbudsgivarna samt efter begäran även
till andra. Observera att tilldelningsbeslut inte är att betrakta som avtal eller
kontrakt.
Sida 7 av 16
Trafikkontoret
AUC
2015-03-16
HANDLING 03
UPPDRAGSFÖRESKRIFTER
För detta uppdrag gäller ABK 09 med de ändringar och tillägg som framgår av
handlingarna i övrigt.
AUC.1
Omfattning
Uppdraget omfattar i huvudsak förbesiktning, slutbesiktning och
garantibesiktning av kontorets entreprenader av mark och beläggningar i
gatumiljö. I uppdraget ingår även att kalla till besiktningar och skriftligen
redovisa besiktningsutlåtande för utförd besiktning. Huvuddelen av
besiktningarna sker i april-maj och i oktober-november. Som upplysning kan
sägas att under 2014 var beställningsvolymen ca 530 timmar fördelade på 15-20
uppdrag beroende på storlek.
Avsteg från avtalet kan komma att ske vid större komplicerade entreprenader
där besiktningsman handlas upp separat.
Observera att uppdraget inte omfattar besiktningar av träd och park, el,
konstruktioner eller lekparker.
AUC.11
Kontraktshandlingar
AUC.111
Sammanställning över ändringar i ABK 09
Ändring eller komplettering av ABK 09 har gjorts under följande koder:
AUC.615 - Särskild ersättning
AUC.72 – Äganderätt till originalhandlingar och datafiler
AUC.8 - Hävning
AUC.13
Förutsättningar
Strikt rangordning kommer att tillämpas vid avrop.
Konsulten ska utföra uppdraget utan otillbörlig påverkan av leverantörer eller
andra som kan påverka dennes objektivitet samt även i övrigt iaktta god
yrkessed.
Avsteg från rangordning kan komma att ske om uppdraget kan ses som en
konflikt med konsultens objektivitet.
Sida 8 av 16
Trafikkontoret
2015-03-16
HANDLING 03
Uppdrag ska preciseras i samråd enligt ABK 09 kap 1 §1.
I denna upphandling och under avtalstiden tillämpas ett samarbete för
seriositetskontroll mellan Trafikkontoret och Skatteverket. Samarbetet berör alla
leverantörer liksom eventuella underleverantörer. Kontoret har ett starkt intresse
av att det är seriösa företag, i alla led och under hela avtalstiden som anlitas i
stadens verksamhet.
AUC.15
Information
AUC. 151 Beställarens informationsansvarige
Stockholms trafikkontor
Elisabet Munters
Box 8311
104 20 Stockholm
Telefon: 08-508 261 07
E-post: [email protected]
AUC.19
Antidiskriminering
Antidiskrimineringsklausul
§1. Leverantören ska vid utförandet av den avtalade tjänsten i Sverige följa vid
varje tidpunkt gällande antidiskrimineringslagstiftning. De lagar som avses för
närvarande är 16 kap 8 och 9§§ brottsbalken samt antidiskrimineringslag
(2008:567).
§2. Leverantören är under avtalstiden skyldig att på begäran av den
upphandlande enheten skriftligen redovisa de åtgärder som vidtagits med
anledning av förpliktelserna enligt §1. Tiden för redovisning ska vara en vecka,
om inte längre tid överenskommits.
§3. Om leverantören inte inom föreskriven tid lämnar sådan information som
denne är skyldig att förete enligt §2 eller om leverantören vid utförandet av
kontraktet inte uppfyllt sina skyldigheter avseende aktiva åtgärder enligt de
lagar mot diskriminering som angetts i §1, äger den upphandlande enheten rätt
att säga upp avtalet till förtida avveckling med en i villkoren föreskriven
uppsägningstid.
§4. Leverantören ska ålägga underleverantör den skyldighet som
anges i §§1-3, enlighet med följande:
Sida 9 av 16
Trafikkontoret
2015-03-16
HANDLING 03
- För det första ska villkoren endast omfatta en underleverantör som utför den
verksamhet som uppdraget avser i Sverige och som omfattas av svensk materiell
rätt.
- För det andra bör underleverantören utföra en väsentlig del av det uppdrag
som upphandlingskontraktet avser. Det bör normalt vara fallet om uppdraget
utgör en procentuellt stor andel av kontraktsvärdet.
- För det tredje krävs att huvudleverantören har faktisk möjlighet att införa
motsvarande antidiskrimineringsvillkor i avtalet med den aktuelle
underleverantören
§5. Eftersom det är av mycket stor betydelse för den upphandlande enheten att
dess leverantörer lever upp till grundläggande demokratiska värderingar ska en
lagakraftvunnen dom mot en straffbestämmelse eller ett förbud mot
diskriminering enligt de lagar mot diskriminering som angetts i §1 anses utgöra
ett väsentligt kontraktsbrott. Den upphandlande myndigheten äger i dessa fall
rätt att häva avtalet, se AUC.8
Den ovan angivna föreskrifterna gäller även anlitade underkonsulter i alla led,
ansvar och kontroll åligger konsulten.
AUC.2
Genomförande
AUC.21
Beställarens krav på sekretess
En förutsättning för avrop av uppdrag, där det förekommer uppgifter som
omfattas av sekretess, är att säkerhetsskyddsavtal kan tecknas med tilltänkt
leverantör samt att registerkontroll av berörd personal genomförs.
AUC.22
Kvalitets- och miljöstyrning
AUC.221
Kvalitetsledning
Konsulten ska ha ett kvalitetsledningssystem.
AUC.2211 Beställarens kvalitetsansvarige
Kontorets aktuella handläggare.
Sida 10 av 16
2015-03-16
HANDLING 03
Trafikkontoret
AUC.223
Plan för kvalitets- och miljöstyrning
AUC.2232 Konsultens plan för kvalitets- och miljöstyrning
Konsulten ska upprätta en plan för uppdrag i samråd med beställaren.
AUC.23
Tillstånd m.m.
AUC.24
Tillhandahållande av handlingar och uppgifter
AUC.242
Tillhandahållande av handlingar och uppgifter från beställaren
AUC.243
Tillhandahållande av handlingar och uppgifter från konsulten
AUC.3
Organisation
AUC.31
Beställarens projektorganisation
Ombud under:
AUC.32
-
Anbudstiden:
Stockholms trafikkontor
Nils Matsson
Box 8311
104 20 Stockholm
08-508 279 48
E-post: [email protected]
-
Avtalstiden:
Stockholms trafikkontor
Lars Jolérus
Box 8311
104 20 Stockholm
Telefon: 08-508 272 00
E-post: [email protected]
Konsultens uppdragsorganisation
Konsulten får inte utan beställarens godkännande ersätta eller byta personal.
Konsulten ska i sin organisation ha en tänkt reservbemanning i händelse av
Sida 11 av 16
Trafikkontoret
2015-03-16
HANDLING 03
bortfall t.ex. på grund av uppsägning, sjukdom, föräldraledighet eller
motsvarande.
AUC.33
Möten
AUC.331
Startmöte
Startmöte kommer att hållas. Beställaren kallar och för protokoll.
AUC.332
Projekteringsmöten med beställaren
AUC.35
Underkonsulter
Före anlitande av underkonsult ska konsulten inhämta beställarens
godkännande. Ersättning enligt anbudets timarvoden.
AUC.36
Uppgifter om sidokonsultuppdrag och andra arbeten
Följande sidokonsultuppdrag förekommer:
- Besiktning av el och belysning
- Besiktning av konstruktioner
- Besiktning av lekplatser
- Besiktning av ytor som inte omfattar mark och beläggning
AUC.37
Samordning
AUC.374
Samordning av arbetsmiljö
AUC.4
Tider
Avtalstiden omfattar tiden fr.o.m. 2016-01-01 t.o.m. 2017-12-31. Om
uppsägning av avtalet inte sker skriftligt av beställaren senast tre (3) månader
före avtalstidens utgång, förlängs avtalet med ett (1) + ett (1) år i taget med
samma uppsägnings- och förlängningstid, dock längst t.o.m. 2019-12-31 vid
vilken tidpunkt det upphör att gälla utan föregående uppsägning. Avtalet ska
dock även efter dess upphörande tillämpas på uppdrag som avropats under
avtalstiden intill dess att de avslutats.
Sida 12 av 16
Trafikkontoret
AUC.41
2015-03-16
HANDLING 03
Tidplan
Tidplan ska upprättas på begäran av beställaren.
AUC.42
Uppdragsstart
Konsulten ska vara väl insatt i Stockholm stads Tekniska handbok.
AUC.43
Deltider
AUC.44
Färdigställandetid
Protokoll efter genomförd besiktning ska levereras senast en (1) vecka efter
besiktningen.
AUC.45
Vite vid försening
Beställaren har rätt att ta ut vite på 5000 kr om protokoll är mer än två (2)
veckor försenade.
AUC.5
Ansvar
AUC.54
Försäkring
Konsultansvarsförsäkring med ansvarsförsäkringsbelopp om lägst 120
basbelopp ska tecknas och vidmakthållas, så att den gäller under hela
ansvarstiden. Bevis om att ovan nämnda försäkring har tecknats ska överlämnas
till beställaren senast inom fyra (4) veckor från beställning. Bevis om att förnyad
försäkring finns ska överlämnas till beställaren senast en (1) vecka före det att
försäkringen går ut. I annat fall äger beställaren rätt att teckna försäkring på
konsultens bekostnad.
AUC.6
Ekonomi
AUC.61
Ersättning
Garanterad avropsvolym lämnas inte av beställaren och angivna mängder är
endast medtagna för en rättvis anbudsjämförelse.
Sida 13 av 16
2015-03-16
HANDLING 03
Trafikkontoret
AUC.611
Rörligt arvode
Arbetena ersätts med rörligt arvode mot överenskommen budget.
Timarvoden ska anges enligt anbudsformulär. Timarvoden ska inkludera
kostnader förenade med användning av konsultens alla kontorshjälpmedel
inklusive datorer, plottrar, kopiatorer, instrument etc samt kostnader för resor.
Tidrapportering sker månadsvis i samband med fakturering. Utfört arbete ska
specificeras, till exempel genom utdrag ur dagbok. Budget upprättas i samråd
med beställaren.
AUC.614
Ersättning för ändringar
AUC.615
Särskild ersättning
Med ändring av ABK 09 kap 6 § 5 ska särskild ersättning betalas endast för
följande moment
a. Instrument, fältutrustning eller laboratorieundersökning
e. Rese- och traktamentskostnader för sådana resor utanför
Stockholms län som beordrats av beställaren.
f. Underkonsulter som erfordras av kompetensskäl, ska inhämta
beställarens godkännande samt omfattning och ersättning avtalas.
Underkonsult som erfordras av kapacitetsskäl ersätts enligt
anbudets timarvoden utan administrationspålägg.
Administrationspålägg på särskild ersättning enligt verifierade
självkostnader utgår med 5%.
Kopiering för större distribution (tex. samrådshandlingar och
remisser) ska utföras av kopieringsföretag anvisat av beställaren.
Fakturan betalas av beställaren. Administrationspålägg betalas
inte.
AUC.617
Ersättning för kostnadsändring
Timarvoden och andra ersättningar är fasta till och med 31 december 2016.
Därefter index-regleras timarvoden kalenderårsvis enligt utvecklingen av
indextalet i Faktorpris-index för konsulttjänster K84. Basmånad är maj 2015.
Omräkningsmånad är november. De nya timarvodena ska gälla från nästföljande
årsskifte. Andra ersättningar indexregleras inte.
Sida 14 av 16
Trafikkontoret
AUC.62
Betalning
AUC.623
Förskott
2015-03-16
HANDLING 03
Förskott utgår inte.
AUC.624
Fakturering
Fakturering får göras månadsvis i efterhand.
Av fakturan ska framgå arten och omfattningen (vilken ska överensstämma med
överlämnad tidrapport eller dagrapport) av det arbete som faktureras samt
summan av tidigare fakturerade nettoarvoden för samma beställning.
För avtalade utlägg ska nettobelopp och administrationspålägg särredovisas
samt verifikationer bifogas.
Faktureringsavgifter eller andra expeditionsavgifter utgår inte. Samlingsfakturor
accepteras endast efter särskild överenskommelse.
Faktura märks med specifikt löpnummer och fakturadatum. På faktura ska
anges:
- Vår referens, angiven längst upp till vänster på beställning
- Er referens, ska på er faktura anges i fältet för Er referens
- Namn på beställare
- Beställningsnummer
- Leverantörsreferens
- E-postadress och telefonnummer
- Momsregistreringsnummer (VAT)
- Uppgift om innehav av F-skatt för aktuellt år
- Nettobelopp, mervärdeskatt och bruttobelopp
- Fakturabelopp ska vara öresavrundat till närmsta hela krontal
Fakturor med ofullständig redovisning av ovan angivna uppgifter accepteras inte
och kan komma att returneras för komplettering.
Betalningstid för komplett faktura är 30 dagar efter fakturadatum.
AUC.7
Rätt till uppdragsresultatet
Sida 15 av 16
Trafikkontoret
AUC.72
2015-03-16
HANDLING 03
Äganderätt till originalhandlingar och datafiler
Med ändring av ABK 09 kap 7 § 8 ska samtliga originalhandlingar inkl.
datamedia och dylikt innehållande uppdragsresultatet omedelbart efter slutfört
uppdrag överlämnas till beställaren och förbli dennes egendom.
Originalen ska levereras av konsulten till beställaren i en, för beställaren,
lämplig form samt på ett för beställaren lämpligt sätt. Om uppdragsresultatet
överlämnas som PDF ska även de bakomliggande handlingarna (word, excel,
jpg.bilder, illustrationer med mera) överlämnas på separat CD-skiva eller USBminne.
AUC.8
Hävning
Med komplettering av ABK 09 kap 8 § 1 gäller :
Beställaren har rätt att säga upp avtalet till omedelbart upphörande om konsulten
är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 10 kap. 1 och
2 §§ lagen (2007:1091) om offentlig upphandling.
I det fall konsulten inte fullgör sina åligganden enligt AUC.19 äger beställaren
rätt att häva avtalet."
AUC.9
Tvistelösning
Enligt ABK 09 kap 9
AUC.91
Förenklad tvistelösning
Enligt ABK 09 kap 10
Sida 16 av 16
