AVTAL
Inköpsanalyssystem
DNR UH-2014-225
1.0
AVTALSVILLKOR
Säljare
Köpare
Företagsnamn
Värnamo kommun
Org. nr: Organisationsnummer
Org.nr: 212000-0555
Adress
331 83 Värnamo
Postadress
Tel: 0371-81 000
Kontaktperson:
Kontaktperson:
Kontakt namn
Andreas Holmer
Kontakt e-post
Telefon
[email protected]
0370-377140
Om kontaktperson byts ut ska part omgående meddela den andra parten.
2.0
OMFATTNING
Avtalet omfattar leverans, drift och underhåll av Inköpsanalyssystem
Systemets avsikt är att minska inköpskostnaderna, effektivisera upphandlingar,
förbättra kvaliteten på anbudsförfrågningar och öka avtalslojaliteten.
Upphandlingens syften och mål uppnås genom att fakturauppgifter samlas in,
bearbetas, klassificeras och analyseras.
Verktyget ska besvara affärskritiska frågor så som:
- Vad är det för varor och tjänster organisationen köper?
- Från vilken leverantör köps dessa varor och tjänster?
- Betalas rätt pris för de varor och tjänster som ingår i avtal? och tillhörande
licenser.
2.1
AVTALSPERIOD
2015-02-01 - 2018-01-31 I anslutning till avtalstidens slut äger köparen rätt - efter
Säljarens godkännande - att förlänga avtalet under ytterligare två(2) + ett(1) år.
Dock längst t.o.m.
Faktisk driftstart, då systemet ska vara levererat och implementerat i sin helhet
enligt avtalade villkor, är 2015-04-30 om inte annat avtalats mellan parterna.
Värnamo kommun ska 3 månader före avtalstidens slut skriftligen meddela Säljaren
om förlängningsmöjligheten kommer att utnyttjas.
3.0
HANDLINGARS INBÖRDES ORDNING
Om handlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de,
om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i
följande ordning.
1. Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal
2. Detta avtal
Bilaga 1, prislista
3. Avtal 90
4. Förfrågningsunderlag med bilagor och eventuella kompletteringar 2014-12-05
5. Säljarens anbud och eventuella förtydliganden till anbudet 2014-12-29
4.0
UPPDRAGETS UTFÖRANDE/ KRAV PÅ PRODUKTERNA
Sign. Köpare
Sign. Säljare
………………………
………………………
1 ( 7)
AVTAL
Inköpsanalyssystem
DNR UH-2014-225
4.1
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
4.2
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
SYSTEMKRAV
Systemet ska kunna läsa in fakturadata minst en gång i veckan.
Systemet ska ha en runtime på minst 99% helgfri måndag - fredag 08:00 - 17:00
Systemet ska vara tillgängligt dygnet runt.
Systemet ska vara säkrade mot icke-auktoriserad åtkomst, samt virus, krasch och
likande i driftsmiljön.
Systemet ska tillhandahållas på svenska och alla belopp skall vara angivna i SEK
exklusive mervärdesskatt.
Systemet ska vara fullständigt dokumenterat med tillhörande utförliga och
pedagogiska manualer på svenska.
Alla manualer till systemet skall uppdateras i samband med varje uppdatering av
systemet.
Köparen ska äga all data som systemet behandlar och genererar.
När avtalet upphör ska all data levereras till Köparen i en fullständig databaskopia i
ett allmänt tillgängligt format utan extra kostnad.
Köparen ska ha kostnadsfri nyttjanderätt av all data i systemet.
Systemet ska kunna generera rapporter för valfri period (månad/år etc.).
Systemet ska leverera rapporter om prisutveckling på exempelvis leverantör,
område, varutyp, enskilda varor, etc. och i förhållande till tid, frekvens och
eventuellt avtalsreglerade ändringar.
Systemet ska kunna generera autorapporter.
Systemet ska hantera analys på fakturanivå.
Systemet ska hantera analys på leverantörsnivå.
Systemet ska kunna mäta avtalstrohet.
Systemet ska leverera information angående; avtalspriser, icke-avtalspriser,
produkter, avgifter, frakt- och leveranskostnader, etc.
Systemet ska mäta avtalstrohet på enskilda avdelningar.
Systemet ska matcha inkommande fakturor med prislistor.
Systemet ska identifiera områden som bör eller måste upphandlas på grund av en
viss omsättning.
Det ska vara möjligt att ändra tröskelvärdena för identifiering av områden som bör
upphandlas.
ANVÄNDNING
Systemet ska möjliggöra uppbyggnad av skräddarsydda rapporter för olika
användningsområden inom inköpsanalys.
Systemet ska presentera rapporterna i förhållande till underliggande detaljdata
som visar all relevant information om varje enskild transaktion, inklusive
varuradstext, varuradsbelopp, antal enheter och typ av enhet.
Systemet ska möjliggöra export av rapporter och underliggande detaljdata till
Excel.
Vid varje ny version ska "Release Notes" skickas ut med en beskrivning av
uppdateringen, orsaken till uppdateringen, en beskrivning av konsekvenserna av
uppdateringen och ev. förändringar i kraven på den data som Köparen
tillgängliggör till Säljaren.
Alla uppdateringar av systemet ska appliceras på all data som redan ligger i
lösningen.
Alla uppdateringar av systemet ska senast 7 dagar före uppdatering aviseras till
Köparen och genomförs utan extra kostnad för Köparen.
Utveckling av ny funktionalitet som inte ingår i grundutförande i form av nya
systemmoduler kan köpas till för en extra kostnad, Köparen kan välja att avstå
denna nya funktionalitet.
Systemet ska möjliggöra användande av UNSPSC- kategorier (nivå 1-4) som
filtrerings- och grupperingsvariabler.
Systemet ska ge Köparen möjlighet att importera data från skannade fakturor för
kategorisering utan extra kostnad.
Systemet ska generera rapporter innehållande en analys på både övergripande och
detaljerad nivå.
Köparen ska kunna ta fram egna rapporter. Rapporterna ska på ett pedagogiskt
sätt kunna förevisas via ett verktyg som är kopplat till huvudsystemet, verktyget
Sign. Köpare
Sign. Säljare
………………………
………………………
2 ( 7)
AVTAL
Inköpsanalyssystem
DNR UH-2014-225
ska kunna användas utan extra kostnader för Köparen. Verktyget kan vara en
modul i Säljarens system som genererar rapporter.
4.3
•
•
•
•
•
•
•
•
•
4.4
DATAANALYS
Systemet ska läsa in fakturadata från elektroniska fakturor och automatiskt
kategorisera dess fakturarader i förhållande till UNSPSC- kategoriseringen (nivå 14)
Senast 3 månader efter faktisk driftstart ska minst 90% av det totala
fakturaunderlaget (mätt på utgiftsvolym i SEK och inkl. alla former av varor,
tjänster, avgifter, återbetalningar, etc.) vara kategoriserat enligt UNSPSC (nivå 14).
Vid faktisk driftstart ska historisk data som är minst 12 månader gammal vara
inläst i systemet.
Efter faktisk driftstart ska systemet behålla historisk data från mellan 24-35 mån.
I samband med implementering ska historisk data inläst i systemet vara
kategoriserad.
All retroaktiv data ska automatiskt och löpande återkategoriseras när nya regler
inkluderas i kategoriseringsrutinen.
Säljaren ska upprätthålla kategoriseringen utan extra kostnad under hela
avtalsperioden.
Upphandlingskategorierna ska vara tillgängliga vid implementering av systemet.
Säljaren ska dokumentera kategoriseringen när lösningen presenteras.
IMPLEMENTERING
Systemet ska levereras som webbaserad applikation och hostas och driftas av
Säljaren, eller den säljaren avtalat med. Säljaren ansvarar för driften enligt
villkoren i detta avtal.
•
Systemet ska vara tillgängligt från en standarddator med internet-anslutning.
•
4.5
UTBILDNING
Teknisk användarutbildning på systemet ska vara inkluderad i anbudet och täcka
hela avtalsperioden.
•
Säljaren ska leverera teknisk användarutbildning, inkl. utbildning av användare på
normal samt avancerad nivå.
•
Säljaren ska leverera erforderligt utbildningsmaterial.
•
All användarutbildning på systemet ska göras hos Köparen, som tillhandahåller
lokaler och utrustning.
•
4.6
TEKNISK SUPPORT
Svensktalande personal ska göras tillgänglig för användarsupport/helpdesk för
Köparens medarbetare per telefon och e-post.
•
Kundförfrågningar ska besvaras inom 1 arbetsdag räknat från
förfrågningstidpunkten.
•
Säljaren ska informera om en tidsram för respons angående lösning av ett konkret
problem.
•
5.0
PRIS
I enlighet med lämnat anbud. Se bilaga prislista.
Emballage ingår i offererade priser. Ersättning till Säljare utgår endast för i detta
avtal angivna priser.
5.1
PRISJUSTERINGAR
Priserna ska vara fasta under hela avtalsperioden.
5.2
KAMPANJER
Alla former av kampanjrabatter och/eller liknande rabatter från Säljare ska med
automatik tillkomma de upphandlande enheterna fullt ut om detta skulle medföra
lägre kostnader än vad som avtalats.
Sign. Köpare
Sign. Säljare
………………………
………………………
3 ( 7)
AVTAL
Inköpsanalyssystem
DNR UH-2014-225
6.0
SOCIALA, ETISKA KRAV
Säljaren ska vid fullgörande av arbete för leverans enligt detta avtal följa sin
nationella lagstiftning ifråga om arbets- och anställningsvillkor för sina
arbetstagare. Sådana arbets- och anställningsvillkor ska som ett minimum vara
förenliga med Internationella arbetsorganisationens (ILO) konventioner i nedan
angivna avseenden.
Minimiålder för tillträde till arbete (ILO konvention nr 138)
Förbud mot de värsta formerna av barnarbete (ILO konvention nr 182)
Förbund mot tvångs- eller obligatoriskt arbete (ILO konvention nr 29 och 105)
Lika lön för män och kvinnor för arbete av lika värde (ILO konvention nr 100)
Diskriminering ifråga om anställning och yrkesutövning (ILO konvention nr
111)
Föreningsfrihet och skydd för organisationsrätten och den kollektiva
förhandlingsrätten (ILO konvention nr 87 och 98)
För det fall Säljaren använder underleverantörer för fullgörande av arbete för
Köparen enligt detta kontrakt, ska Säljaren gentemot Köparen ansvara för att
sådan underleverantör uppfyller villkoren enligt ovan i enlighet med sin nationella
lagstiftning och nämnda ILO konventioner.
6.1
UPPFÖLJNING
Köparen är ansluten till SKL Kommentus Inköpscentrals upphandling av uppföljande
kontroll av etiska och sociala krav.
Under avtalstiden kan det bli aktuellt att revision utförs.
7.0
FAKTURERING
E-faktura
Säljaren skickar e-faktura till Köparen enligt standarden Svefaktura ***version 1.0
alt. SFTI Fulltextfaktura * minst version 2.5. För att underlätta för dig som Säljare
har Värnamo kommun samarbetspartners gällande Svefaktura, se länk:
http://www.varnamo.se/4.1ed0a544127158f2c7980004629.html
Säljaren ska garantera att de skickar korrekt e-faktura till Köparen inom 3
månader. Därefter äger Köparen rätten att innehålla betalning till dess att flödet
fungerar.
Fakturadress:
Värnamo kommun, Upphandlingsförvaltningen, 331 83 Värnamo
7.1
Fakturan skall innehålla uppgifter om Säljarens registreringsnummer för
moms, beställarens namn, ansvarskod(6-siffrig) och enhet.
Faktura med ofullständig adress eller avsaknad av erforderliga referenser
returneras omgående.
Expeditions-, fakturerings-, order- eller andra avgifter godkännes ej.
I de fall faktura överlämnas till tredje part skall villkoren i avtalet med vår
leverantör gälla även för dem.
BETALNINGSVILLKOR
Första faktura, dvs. kostnader för implementering samt licenser 12 månader
(räknas från avtalsstart), betalas vid faktisk driftstart.
Licenser faktureras därefter i förväg per 12-måndaders perioder.
Betalning av faktura sker 30 dagar från fakturans ankomstdag till Köparen. Vår
ambition är att alltid betala korrekta fakturor i rätt tid. När dröjsmålsränta ändå blir
aktuell godtar vi endast sådan i enlighet med räntelagens bestämmelser.
Sign. Köpare
Sign. Säljare
………………………
………………………
4 ( 7)
AVTAL
Inköpsanalyssystem
DNR UH-2014-225
Dröjsmålsränta betalas ej för fakturor där priset avviker från avtal eller
fakturabeloppet understiger 100 SEK.
Säljaren har ej rätt till annan ersättning än den angiven i avtalets prisbilaga om inte
annat har avtalats mellan parterna.
8.0
AVTALSUPPFÖLJNING & STATISTIK
Statistik över köpta tjänster ska kunna lämnas i Excel 1 ggr/år kostnadsfritt av
Säljaren.
Säljaren ska vid anmodan skicka begärd statistik till [email protected]
Statistiken ska innehålla uppgifter om:
Vilka tjänster som köpts, samt antalet
Försäljningsvolym i SEK/tjänst
Antal ordrar per leveransadress samt totalt för Köparen
Parterna ska under avtalsperioden stämma av avtalets tillämpning, måluppfyllelse
samt därvid även kunna samråda om eventuella behov av förtydliganden och
förändringar av detsamma inom ramen för avtalets ursprungliga grundläggande
omfattning och inriktning. Uppföljningsmöten ska ske minst en (1) gång/år
tillsammans med Säljare och någon från upphandlande myndighet.
9.0
UNDERLEVERANTÖRER
Säljaren ska ansvara för eventuella underleverantörers insatser såsom för sina
egna insatser. Anlitade underleverantörer ska vara kontrollerade av Säljaren
avseende fullgörande av sina skyldigheter enligt lagar och avtal vad gäller
momsregistrering, inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter samt innehav
av F-skattsedel.
Detta skall kunna uppvisas på begäran.
10.0
10.1
ANSVAR
DRÖJSMÅL
Dröjsmål föreligger om en tjänst inte levereras enligt detta avtal, om inte annan tid
har överenskommits mellan Parterna och under förutsättning att detta inte beror på
någon omständighet från Köparen sida.
För utebliven leverans vid faktisk driftstart som inte beror på någon omständighet
från Köparen sida utgår viten enligt punkt 10.6 Vite.
10.2
FEL I TJÄNST
Tjänst som betraktas som felaktig anmäls omgående av Köparen till Säljaren.
Vid driftstörningar utgår viten enligt punkten 10.7 Driftsviten.
10.3
FEL I UPPDRAGETS UTFÖRANDE
Fel i uppdragets utförande föreligger om resultatet avviker från vad som avtalats
eller vad Köparen särskilt med hänsyn till detta avtal har rätt att kräva.
Fel ska utan dröjsmål efter konstaterat fel avhjälpas utan kostnad för Köparen.
10.4
AVDRAG PÅ PRISET
Kvarstår fel efter 10 dagar från den tidpunkt Säljaren fick kännedom därom har
Köparen rätt att begära prisavdrag svarande mot felet eller bristen, begära
skadestånd eller säga upp avtalet.
10.5
INNEHÅLLANDE AV BETALNING
Sign. Köpare
Sign. Säljare
………………………
………………………
5 ( 7)
AVTAL
Inköpsanalyssystem
DNR UH-2014-225
Köparen förbehåller sig rätten att innehålla betalning av fakturor av andra
varor/tjänster som säljaren levererat till likvärdigt/jämförbart belopp, till dess
leverans eller fel blivit helt åtgärdat.
Köparen förbehåller sig även rätten att enligt 61§ Köplagen innehålla annan
prestation än ovan vid befarat avtalsbrott.
10.6
VITE
Vite ska utgå för varje påbörjad sjudagarsperiod som förseningen efter datum för
faktisk driftstart varar med 1% av total årskostnad för systemlicenser. Dock ska
vitet i sin helhet inte överstiga 10 % av sagda värde.
10.7
DRIFTSVITEN
Vite ska utgå för driftstörningar som inte beror på någon omständighet från
Köparen sida, som medför att programvaran är obrukbar för Köparen och varar
längre än 24 h efter anmälan. Vite utgår för varje påbörjad sjudagarsperiod med 1
% av total årskostnad för systemlicenser. Dock ska vitet i sin helhet inte överstiga
10 % av sagda värde per avtalsår.
11.0
UPPSÄGNING
Part äger rätt att säga upp avtalet om part inte uppfyller sina förpliktelser enligt
detta avtal. Part ska rätta till skriftligen dokumenterade allvarliga brister inom 1
månad. Om detta ej sker förbehåller sig part rätten att säga upp avtalet.
Köparen har även rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet om:
12.0
Säljaren eller dess underleverantörer inte uppfyller sina skyldigheter enligt
lagar och avtal vad gäller momsregistrering, inbetalning av
socialförsäkringsavgifter och skatter samt innehav av F-skattsedel.
Säljaren försätts i konkurs, inleder ackordsförhandlingar, inställer sina
betalningar, ansöker om företagsrekonstruktion eller annars kan anses vara
på obestånd.
det framkommer att Säljaren lämnat oriktiga uppgifter i anbudet och dessa
uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömningen av
tilldelningen av avtalet.
HÄVNING
Part har rätt att med omedelbar verkan häva avtalet helt eller delvis om part efter
avtals ingående gör sig skyldig till avtalsbrott genom att brista i sina åtaganden
enligt detta avtal eller i åtaganden uppställda i andra handlingar eller
överenskommelser som utgör en del av avtalet mellan parterna.
Köparen har även rätt att med omedelbar verkan häva avtalet helt eller delvis om
Säljaren efter avtalets ingående:
a) Försatts i konkurs, likvidation, tvångsförvaltning, ackord eller tills vidare inställt
sina betalningar eller erhållit näringsförbud.
b) Blivit föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning,
ackord eller annat liknande förfarande.
c)
Dömts för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom.
d) Gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen.
e) Inte fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatter.
f)
13.0
Säljaren före eller efter avtals tecknande underlåtit att lämna uppgifter om
företaget som är av väsentlig betydelse för avtalets tillkomst och/eller dess
fortsatta giltighet.
SKADESTÅND
Köparen har rätt till skadestånd om Säljaren inte kunnat leverera enligt avtalet eller
om leveransen varit felaktig.
Sign. Köpare
Sign. Säljare
………………………
………………………
6 ( 7)
AVTAL
Inköpsanalyssystem
DNR UH-2014-225
Har Part sagt upp eller hävt avtalet eller del av avtalet enligt ovan äger Part rätt till
skadestånd motsvarande den skada som Part lider till följd av Parts avtalsbrott.
Var part ska vidta skäliga åtgärder för att begränsa sin skada.
Vid uppsägning eller hävning av avtal ska krav på skadestånd ha meddelats
motparten inom två månader från att avtalet upphört att gälla.
14.0
FORCE MAJEURE
Part befrias ifrån sina avtalsenliga åtaganden om dessa inte kan fullföljas på grund
av en oförutsebar händelse som parten inte kan råda över. Exempel på sådan
händelse är krig, omfattande arbetskonflikt, blockad, eldsvåda, miljökatastrof samt
allvarlig smittspridning Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot
kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund.
Motparten ska omedelbart underrättas om det föreligger omständighet som kan
föranleda tillämpning av denna bestämmelse. Det åligger parterna att så långt som
möjligt minimera eventuella skador.
15.0
TVIST
Tvist angående tillämpning eller tolkning av avtalet ska avgöras av svensk allmän
domstol där Köparen har sin hemvist, med tillämpning av svensk rätt.
16.0
ÖVERLÅTELSE AV AVTAL
Detta avtal får inte utan Köparens i förväg inhämtade skriftliga medgivande,
överlåtas på annan part.
17.0
ÄNDRINGAR/TILLÄGG
Ändringar och tillägg till avtal kan endast göras genom en skriftlig handling
undertecknad av behöriga företrädare för Köparen och Säljaren.
18.0
ÖVRIGT
Kommunen förbehåller sig rätten att under avtalsperioden kunna pröva alternativa
produkter från andra leverantörer.
Detta avtal är upprättat i två (2) likalydande exemplar, varav parterna erhållit var
sitt.
Värnamo………………………………………
Datum
……………………………………………………………
Ort och datum
………………………………………………………
……………………………………………………………
Harrieth Forsberg
NAMN
Förvaltningschef – Upphandlingsförvaltningen
TITEL
Värnamo kommun
LEVERANTÖRSNAMN
7( 7
