ARKIVBESKRIVNING
för Höglandets samordningsförbund
Organisation och arbetsuppgifter
Höglandets samordningsförbund bildades 2011-04-01 enligt lag (2003:1210) om finansiell
samordning inom rehabiliteringsområdet (Finsam). Förbundet är en fristående juridisk person
som består av Aneby kommun, Eksjö kommun, Nässjö kommun, Sävsjö kommun, Tranås
kommun, Vetlanda kommun, Landstinget i Jönköpings län, Arbetsförmedlingen och
Försäkringskassan.
Organisationsformen samordningsförbund liknar i stora delar kommunalförbund. Förbundet
ska i stora delar följa den lagstiftning som gäller för kommuner vad gäller offentlighet,
arkivbildning och ekonomi.
Samordningsförbundet har enligt lagstiftningen följande arbetsuppgifter:
1. besluta om mål och riktlinjer för den finansiella samordningen,
2. stödja samverkan mellan samverkansparterna
3. finansiera sådana insatser som avses i 2§ i lagen och som ligger inom de samverkande
parternas samlade ansvarsområde
4. besluta på vilket sätt de medel som står till arbetsmarknadens förfogande för finansiell
samordning ska användas,
5. svara för uppföljning och utvärdering av rehabiliteringsinsatserna, och
6. upprätta budget och årsredovisning för den finansiella samordningen.
Förbundet styrs av en förbundsordning som antagits av de berörda huvudmännen.
Ansvarig för det löpande arbetet i förbundet är en styrelse med valda politiker från berörda
kommuner och landsting tillsammans med utsedda chefer från Arbetsförmedlingen och
Försäkringskassan.
Samband mellan arbetsuppgifter, handlingar och ärenden
Lokala mål och riktlinjer för den finansiella samordningen formuleras i en verksamhetsplan
som antas efter samråd med huvudmännen varje år. En del i planen är förbundets budget.
Samverkan mellan parterna stöds bl a genom anordnande av samrådsmöten och gemensam
kompetensutveckling. Beslut och uppföljning av sådana insatser dokumenteras i styrelsens
protokoll.
Huvudmännen kan ansöka om medel från förbundet till gemensamma insatser eller
kompetensutveckling. Sådana ansökningar, styrelsens beslut, avtal och andra dokument som
hör till ärendet registreras i diariet i kronologisk ordning.
Ansökningar om medel bereds i förbundets beredningsgrupp, med tjänstemän från
huvudmännen. Minnesanteckningar från beredningsgruppen, kallelser till möten och de
handlingar som gruppen hanterar, förvaras i kronologisk ordning i pärm.
Varje styrelsemöte förbereds av förbundets tjänsteman och förbundets ordförande. Kallelser,
handlingar och protokoll förvaras i kronologisk ordning i pärm.
Förbundsordning, arbetsordning för styrelsen, delegationsordning och andra formella
styrdokument diarieförs och förvaras som ärenden i det fysiska arkivet.
Löpande information och uppföljningar av aktiviteter som finansieras av förbundet förvaras i
separat pärm för respektive aktivitet. Utvärderingar av aktiviteter diarieförs och förvaras i
fysiska arkivet i ärendet för respektive aktivitet.
Vanligaste kommunikationsformen i förbundet är e-post. Alla handlingar som diarieförs i
ärenden skrivs ut i pappersformat och läggs i fysiska arkivet. Kallelser till styrelsen och andra
viktiga handlingar skrivs ut och förvaras i respektive pärm.
Alla diarieförda handlingar, protokoll och andra meddelanden av vikt för förbundet eller
framtida forskning som kommer till förbundet eller sänds från förbundet noteras i lista för
inkommande respektive utgående post.
Löpande attesterade fakturor, löneunderlag och andra underlag för ekonomiska redovisningen
förvaras i kronologisk ordning hos den av huvudmännen som förbundet anlitar för personaloch löneadministrationen. När den löpande redovisningen är klar överförs de till centralt arkiv
eller gallras.
Se även separat dokumenthanteringsplan för en sammanfattning.
Vilka arkiv organisationen har
Förbundet har
- fysiskt ärendearkiv ordnat enligt diarium
- listor för inkommande och utgående handlingar
- pärmar för handlingar och protokoll enligt ovan
- pärmar för handlingar gällande de aktiviteter som finansieras av förbundet
- e-postmappar för löpande kommunikation
Förbundets ekonomihandlingar finns hos den huvudman som förbundet anlitar för sin
personal- och ekonomiadministration.
Förbundets arkiv finns i Tranås kommun.
Inskränkningar genom sekretess
Förbundets handlingar skyddas som regel inte av sekretess.
Gallringsbestämmelser
Se bifogad dokumenthanteringsplan.
Arkivansvar
Förbundets ansvarige tjänsteman är arkivansvarig.
Tranås kommuns tjänsteman är tillsynsansvarig för arkivet.
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
för Höglandets samordningsförbund
Handlingsslag
Medium/databärare Arkivläggning
Gallrings- Centralarkivet Anmärkning
frister
x)
Styrelseprotokoll
Svenskt arkiv
Årsvis/ kronolog
Sparas för
framtiden
10 år
Pärm
Minnesanteckningar
beredningsgruppen
Digitalt/Papper
Årsvis/ kronolog
Sparas för
framtiden
10 år
Pärm
Verksamhetsplan,
inkl. budget
Digitalt/Papper
Årsvis/ kronolog
Verksamhetsrapporter Papper
Lista inkomna
handlingar
Lista utgående
handlingar
E-post som inte
diarieförs
Årsvis/ kronolog
Sparas för
framtiden
Sparas för
framtiden
10 år
10 år
Papper
Årsvis/ kronolog
10 år
10 år
Papper
Årsvis/ kronolog
10 år
10 år
Digitalt
Kronolog
Projektansökningar
Papper
Årsvis/ kronolog
Projektrapporter och
utvärderingar
Papper
Årsvis/ kronolog
Digitalt/Papper
Årsvis/ kronolog
Papper
Årsvis/ kronolog
Ej diarieförda
handlingar om
aktiviteter mm
Papper
Årsvis/ kronolog
Fakturor
Papper
Huvudbok och
kassabok
Papper
Handlingar till
styrelse
Övriga diarieförda
handlingar
x) Finns i Tranås kommuns stadshus.
Vid
inaktualitet
Sparas för
framtiden
Ej
10 år
Pärm
10 år
Pärm
10 år
Pärm
10 år
Pärm
Sparas för
framtiden
10 år
Pärm
Årsvis/ kronolog
10 år
10 år
Pärm
Årsvis/ kronolog
Sparas för
framtiden
10 år
Sparas för
framtiden
Sparas för
framtiden
Sparas för
framtiden
