D - Mercell

Kravspecifikation Medarbetarenkät
Sida 1:(10)
Version 1.0
Datum:
2012-05-11
Kravspecifikation Medarbetarenkät
Anbudsgivarens namn:
Kravspecifikation Medarbetarenkät
Sida 2:(10)
1
BAKGRUND OCH SYFTE
Västra Götalandsregionen ansvarar för att invånarna i Västra Götaland får den hälso- och
sjukvård som de behöver. Vården kan bestå av allt från råd på telefon till besök på vårdcentral
och kvalificerade specialistinsatser på sjukhus. Västra Götalandsregionens ansvarar också för
att främja tillväxt och en hållbar utveckling i Västra Götaland. Det görs i samarbete med
bland annat företag, organisationer, kommuner, högskolor, universitet och statliga organ. Av
totala antalet medarbetare arbetar cirka 85 procent inom hälso- och sjukvården.
VGR:s förvaltningar har cirka 45000 tillsvidare- och visstidsanställda. Därutöver har de
helägda bolagen cirka 1100 tillsvidare- och visstidsanställda. Antalet anställda per förvaltning
varierar mellan cirka 10 och 16000 anställda. Antalet chefsnivåer varierar mellan
förvaltningarna och det finns sammanlagt 1320 enheter med första linjens chef.
Västra Götalandsregionen avser att upphandla en medarbetarundersökning som ska gå ut
samtidigt till alla medarbetare i VGR:s 33 förvaltningar. Den första undersökningen skall
genomföras under februari 2013. Därefter avses undersökningen att genomföras vartannat år.
Vid nästa enkät, 2015, skall VGR:s sju bolag ges möjlighet att delta.
Medarbetarenkäten är ett verktyg för att regelbundet mäta och följa upp medarbetarens syn på
sin arbetsplats, sitt uppdrag och sin arbetsgivare men även Personalvision 2021. Resultatet
från medarbetarenkäten är underlag för dialog, analys och åtgärder på arbetsplatsen men utgör
också utgångspunkt för strategiska insatser och beslut på förvaltnings- och regionnivå.
Medarbetarenkäten bildar tillsammans med tillhörande moment, som återkoppling, chefsstöd
och ledningens uppföljning, en samlad process för att ständigt utveckla och förbättra
organisation, arbetsmiljö, intern kommunikation samt ledar- och medarbetarskap.
Medarbetarenkäten är en del i det hälsofrämjande och systematiska arbetsmiljöarbetet.
Kravspecifikation Medarbetarenkät
Sida 3:(10)
2
ALLMÄNNA KRAV
2.1
Ifyllnadsbeskrivning / Begreppsdefinitioner
Med anbudsförfrågan följer detta svarsformulär i digital form. Detta är utformat som ett
formulär i MS Word. Det innebär att leverantören bara kan och skall fylla i vissa fält. Det är
dels kryssrutor för ja och nej, dels rutor för text och beskrivningar. Vid förflyttning i
formuläret används lämpligen piltangenterna för att hoppa mellan de olika fälten, alternativt
tab, PageUp och PageDown. Kryssrutor kryssas med hjälp av ”mellanslagstangenten” eller
med musklick. I textfälten skrivs text in. Noteras bör att textfältet expanderas automatiskt om
flera rader skrivs in. MS Word 97 eller senare version krävs för att kunna fylla i dokumentet.
Till anbudet skall även samtliga gröna fält i bilaga 2 Prisbilaga fyllas i.
Ja
Nej
Samtliga åtagande i skall- och börkrav, skall ingå i offererat pris för tjänsten.
Ja
Är detta krav uppfyllt?
Nej
Är detta krav uppfyllt?
3
ANBUDSGIVARE – KVALIFICERINGSKRAV
3.1
Uteslutning av leverantörer
Omständigheter som skall medföra uteslutning av leverantörer:
Enligt LOU (2007:1091) 10 Kap. 1 §.
Omständigheter som får medföra uteslutning av leverantörer:
Enligt LOU (2007:1091) 10 Kap. 2 §.
Leverantör skall intyga att förhållanden enligt ovan inte föreligger vid anbudslämnandet.
Anbudsgivaren skall lämna en kort beskrivning av sitt företag, innefattande beskrivning av
verksamhet, organisation och bemanning.
Ja
Nej
Är detta krav uppfyllt?
Beskriv:
3.2
Intyg från myndigheter
Anbudsgivare skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina
registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter.
För att underlätta för VGR att endast anlita entreprenörer och leverantörer som fullgör sina
lagstadgade skyldigheter avseende redovisningar och betalningar av skatter och avgifter har
Västra Götalandsregionen och Skatteverket ingått en avsiktsförklaring om samarbete. Enligt
avsiktsförklaringen om samarbete kommer Skatteverket att bistå oss med följande uppgifter
för leverantörer och eventuella underleverantörer:
 registrerad för moms och som arbetsgivare
Kravspecifikation Medarbetarenkät
Sida 4:(10)




erlagd arbetsgivaravgift de senaste tre redovisningsmånaderna
registrering för F-skatt
om skulder för svenska skatter och avgifter hos Skatteverket
om skulder hos kronofogdemyndigheten och eventuell uppgift om
betalningsuppgörelse
Avser leverantören att utnyttja underleverantörer för att genomföra vissa delar kommer
Skatteverket att göra motsvarande kontroll enligt ovan för underleverantörer.
Ja
Nej
Är detta krav uppfyllt?
Beskriv:
3.3
Leverantörens ekonomiska ställning
Leverantören skall ha en stabil ekonomisk bas. I det fall leverantörens ekonomiska stabilitet
garanteras av moderbolag, skall intyg om detta bifogas anbudet och vara undertecknad av
behörig företrädare för moderbolaget. Kraven skall i detta fall på motsvarande sätt redovisas
och uppfyllas av garanten.
Leverantören skall till anbudet bifoga en kreditupplysning från UC eller motsvarande med en
rating på lägst 3. För utländsk leverantör skall motsvarande dokumentation från hemlandet
bifogas anbudet.
Ja
Nej
Är detta krav uppfyllt?
Beskriv:
3.4
Krav på formell kompetens, erfarenhet och kapacitet
Anbudsgivaren skall ha erfarenhet av och kapacitet att genomföra undersökningar i större
organisationer och kunna säkerställa erforderlig beteendevetenskaplig och statistisk
kompetens samt ha erfarenhet av analys, tolkning och presentation av resultat.
Detta skall beskrivas nedan.
Ja
Nej
Är detta krav uppfyllt?
Beskriv:
Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga en förteckning över den personal som anbudsgivaren
planerar kan komma att arbeta med/i uppdraget gentemot VGR.
Anbudsgivaren skall ange kontaktpersoner och en uppdragsansvarig gentemot VGR. Dessa
skall ha kompetens enligt ovan och ha erfarenhet av liknande uppdrag. En meritförteckning
för dessa personer skall bifogas.
Ja
Nej
Är detta krav uppfyllt?
Beskriv:
Till anbudet skall bifogas två (2) referenser, innehållande Företag, Kontaktperson, epostadress, adress, telefonnummer, på utförda uppdrag från två (2) olika uppdragsgivare.
Uppdragen skall gälla medarbetarundersökningar som inte är äldre än fem (5) år räknat från
Kravspecifikation Medarbetarenkät
Sida 5:(10)
sista dag för anbudsinlämning. Minst ett av uppdragen skall vara till företag/organisation med
fler än 5 000 anställda.
Ja
Nej
Är detta krav uppfyllt?
3.5
Avtalsvillkor
Anbudsgivaren skall acceptera bilaga 6, Avtalsvillkor.
Ja
Nej
Är detta krav uppfyllt?
3.6
Miljö
Miljöfrågor har prioritet inom Västra Götalandsregionen, www.vgregion.se/miljo.
Leverantören skall bedriva ett systematiskt miljöarbete inom företaget.
Ja
Nej
Är detta krav uppfyllt?
Beskriv:
4
UPPDRAG
4.1
Enkäten/undersökningsinstrumentet
Medarbetarundersökningen skall ge ett tydligt underlag för att olika organisatoriska nivåer
skall kunna bedöma vilka insatser som är nödvändiga och effektiva för ett framgångsrikt
utvecklings- och förbättringsarbete. Anbudsgivaren skall leverera en enkät som tidigare
använts i större skala. Instrumentets reliabilitet och validitet skall redovisas och beskrivas.
Ja
Nej
Är detta krav uppfyllt?
Beskriv:
4.2
Frågeområden
Medarbetarenkäten bör mäta faktorer som är relaterade till följande frågeområden enligt
nedan. Varje frågeområde kommer att utvärderas var för sig.
Värdegrund
Medarbetarnas syn på bemötande av dem man möter i sitt arbete och om ett aktivt arbete
bedrivs för likabehandling och icke diskriminering på arbetsplatsen.
Organisation/Verksamhetens utveckling
I vilken utsträckning känner medarbetarna till verksamhetsidé, mål och uppdrag samt
upplever dessa som tydliga och väldefinierade. Hur medveten är medarbetaren om
förväntningar på egen och enhetens arbetsinsats. Medarbetarnas syn på kvalitet och
effektivitet.
Kravspecifikation Medarbetarenkät
Sida 6:(10)
Information/Kommunikation
Hur medarbetarna upplever kommunikationsklimatet, om man har tillräckligt med
information för att kunna utföra arbetet och hur nöjd/missnöjd man är med olika
kommunikationskanaler.
Medarbetarskap
I vilken utsträckning medarbetaren känner delaktighet och anser sig ha inflytande över sin
arbetssituation. Hur medarbetaren ser på sin möjlighet att ta ansvar för och påverka sin och
verksamhetens utveckling. Medarbetarens upplevelse av stöd, samarbete och uppskattning för
sin arbetsinsats. Medarbetarens känsla och motivation inför arbetet.
Chefskap
Hur chefen uppfyller Västra Götalandsregionens chefskriterier avseende värdegrundsbaserat
chefskap, mål- och resultatbaserat chefskap, kommunikativt chefskap och utvecklingsbaserat
chefskap. Detta innebär förmågan att tydliggöra uppdraget,
ge tillräckligt stöd, information och feedback till medarbetare för att de tillsammans skall
kunna utveckla verksamheten samt förmågan att hantera relationer och konflikter.
Hälsa och arbetsmiljö
Hur medarbetarna upplever den psykiska och fysiska arbetsbelastningen. Om man som
medarbetare har blivit utsatt för hot eller våld, kränkande särbehandling eller sexuella
trakasserier relaterat till arbetet. Hur medarbetaren ser på sin möjlighet att ta ansvar för sin
hälsa och den gemensamma arbetsmiljön. Hur medarbetarens bedömer sin aktuella och
framtida hälsa. Hur medarbetarna upplever möjligheten att kombinera ett aktivt arbetsliv med
privatlivet.
Anbudsgivaren skall redovisa hur ovanstående områden täcks upp genom att bland annat
bifoga enkätfrågorna/enkäten.
Ja
Nej
Är detta krav uppfyllt?
Beskriv:
Enkäten bör innehålla max 80 frågor, exklusive bakgrundsfrågor och tilläggsfrågor.
Ja
Nej
Är detta krav uppfyllt?
Beskriv:
Enkäten skall även kompletteras med de nio frågor kring Hållbart Medarbetarengagemang
som tagits fram av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL). Resultatredovisning skall ske
för hela indexet samt för respektive delskala.
Ja
Nej
Är detta krav uppfyllt?
Beskriv:
Dessutom skall enkäten kunna kompletteras med max fem tilläggsfrågor som kan vara
förvaltningsspecifika.
Ja
Nej
Är detta krav uppfyllt?
Beskriv:
Kravspecifikation Medarbetarenkät
Sida 7:(10)
4.3
Planering
Anbudsgivaren skall ha resurser för gemensam planering utifrån beställarens behov enligt
nedan:
- Leverantören skall i ett inledande skede träffa projektansvarig för VGR för att fastställa
genomförandeplan inkl. tidplan.
- Leverantören skall därefter under avtalstiden ha kontinuerlig kontakt med projektansvarig
inom VGR för planering och uppföljning.
Ja
Nej
Är detta krav uppfyllt?
Beskriv:
4.4
Distribution
Enkäten skall vara webbaserad med möjlighet att i begränsad omfattning komplettera med
pappersversion om enskild förvaltning så önskar. Pappersversion prissätts separat i bilaga 2.
Ja
Nej
Är detta krav uppfyllt?
Beskriv:
Leverantören skall skicka inloggningsuppgifter per post till hela svarandegruppen. Det följs
upp med två påminnelser.
Ja
Nej
Är detta krav uppfyllt?
Beskriv:
Leverantören bör under insamlingsperioden fortlöpande presentera aktuell svarsfrekvens.
Svarsfrekvens ska kunna brytas ned på enhetsnivå.
Ja
Nej
Är detta krav uppfyllt?
Beskriv:
4.5
Bearbetning av resultatet
Undersökningen skall kunna brytas ned på varje organisatorisk nivå/enhet med en svarsgrupp
om minst 10 respondenter.
Leverantören skall tillhandahålla resultatet i form av en digital rapport per enhet.
Leverantören skall dessutom tillhandahålla resultatet för de olika nivåerna i organisationen:
- Regionnivå
- Förvaltningsnivå
- Områdesnivå
- Verksamhetsnivå/motsvarande
Antal nivåer och benämningar varierar mellan olika förvaltningar.
Kravspecifikation Medarbetarenkät
Sida 8:(10)
Leverantören skall tillhandahålla resultatet uppdelat på professionstillhörighet/yrkeskategori,
ålder, kön och anställningstid för regionen totalt och för respektive förvaltning.
Ja
Nej
Är detta krav uppfyllt?
Beskriv:
Vid upprepad undersökning skall resultatet kunna jämföras med föregående resultat.
Ja
Nej
Är detta krav uppfyllt?
Beskriv:
Leverantören skall kunna leverera specialrapporter som en tilläggstjänst. Med specialrapport
menas rapport som inte ingår i grundtjänsten.
Ja
Nej
Är detta krav uppfyllt?
Beskriv:
4.6
Resultatredovisning
Leverantören skall kunna erbjuda en halv dags utbildning till HR (cirka 80 personer i grupper
om 20) samt tillhandahålla en stödmanual för att utläsa resultatet.
Ja
Nej
Är detta krav uppfyllt?
Beskriv:
Vald leverantör skall kunna presentera enkätresultaten på ett pedagogiskt, enkelt och tydligt
sätt. Leverantören skall till anbudet bifoga exempel på den layout/design som man förordar
och avser att använda.
Ja
Nej
Är detta krav uppfyllt?
Beskriv:
Resultatet skall redovisas inom 5 veckor från att undersökningen stängs.
Ja
Nej
Är detta krav uppfyllt?
Beskriv:
Leverantören skall ha kapacitet att under en treveckorsperiod muntligen avrapportera
resultatet till regionledningen (tre koncernledningsgrupper), ca 33 förvaltningsledningar och
från 2015 även deltagande bolagsledningar. Leverantören skall även göra en muntlig
presentation för projektorganisationen, personalchefsgruppen och centrala MBL-gruppen.
Ja
Nej
Är detta krav uppfyllt?
Beskriv:
Kravspecifikation Medarbetarenkät
Sida 9:(10)
Därutöver skall leverantören kunna presentera resultatet muntligen för andra grupper som en
tilläggstjänst.
Ja
Nej
Är detta krav uppfyllt?
Beskriv:
Rapporterna för varje nivå skall visa resultat i jämförelse med högre organisatorisk nivå.
Ja
Nej
Är detta krav uppfyllt?
Beskriv:
4.7
Metod
Vald leverantör skall kunna garantera den enskildes anonymitet. Resultatinsamling och
resultatredovisning skall ske på ett sådant sätt att detta säkerställs. Till anbudet skall bifogas
en beskrivning hur leverantören avser att genomföra datainsamling och redovisning av
undersökningsresultatet. Leverantören skall också beskriva hur data avidentifieras.
Ja
Nej
Är detta krav uppfyllt?
Beskriv:
Leverantören skall beskriva sin datasäkerhet samt ange vem eller vilka som har tillgång till
data, hur data förvaras – både i dator och utanför – och hur data skall bearbetas och
rapporteras.
Ja
Nej
Är detta krav uppfyllt?
Beskriv:
Leverantören skall säkra att all personuppgiftsbehandling sker i enlighet med PUL
(Personuppgiftslagen). Leverantören skall garantera att inlämnade personuppgifter inte
används i något annat syfte.
Ja
Nej
Är detta krav uppfyllt?
Beskriv:
Leverantören skall på anmodan och utan kostnad överlämna kopia på grunddatafiler
(semikolonseparerad form eller liknande) och dokumentation.
Ja
Nej
Är detta krav uppfyllt?
Beskriv:
Leverantören skall kunna erbjuda inloggning som kan nås via leverantörens webbplats.
Inloggningsuppgifter i form av fiktivt användarnamn och lösenord skall tillhandahållas av
leverantören.
Ja
Nej
Är detta krav uppfyllt?
Beskriv:
Kravspecifikation Medarbetarenkät
Sida 10:(10)
Leverantören skall tillhandahålla en support i tillräcklig omfattning för att besvara frågor av
teknisk karaktär under kontorstid kl. 08.00-17.00 helgfri måndag – fredag.
För övrig support skall leverantörens kontaktperson (er) enkelt kunna nås via telefon och epost. Svar på frågor/återkoppling skall ske snabbt; senast inom ett dygn.
Ja
Nej
Är detta krav uppfyllt?
Beskriv:
Leverantören skall ha tillräcklig kapacitet i sina system för att hantera en enkätundersökning
av detta format. Vid driftavbrott hos leverantören skall denna informera kunden (Västra
Götalandsregionen) i de fall avbrottet beräknas pågå mer än 3 timmar.
Ja
Nej
Är detta krav uppfyllt?
Beskriv:
4.8
Övriga krav
Leverantören skall säkerställa att medarbetarundersökningen uppfyller kraven på
tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning (t ex blinda och synskadade).
Beskriv hur detta uppfylls.
Ja
Nej
Är detta krav uppfyllt?
Beskriv:
Leverantörens system bör kunna erbjuda möjlighet att ta en paus från svarandet. Vid förnyad
inloggning skall enkäten fortsätta där respondenten avbröt.
Ja
Nej
Är detta krav uppfyllt?
Beskriv:
Det bör framgå hur långt man har kommit i ifyllandet av enkäten.
Ja
Nej
Är detta krav uppfyllt?
Beskriv:
Leverantören skall som tilläggstjänst kunna presentera en engelskspråkig version inför
undersökningen 2015 med samma krav som på svensk version.
Ja
Nej
Är detta krav uppfyllt?
Beskriv: