Rekrytering i ett mångfaldsperspektiv
Angela Nilsson, CEIFO, Stockholms universitet
Finansierad av Rådet för arbetslivsforskning inom projektet ”Kompetens för mångfald i
arbetslivet”
1
Innehållsförteckning
INLEDNING
Syfte, metod och material
Syfte
Material
Metod
Bakgrund
Olika slag av diskriminering
Preferensdiskriminering och statistisk diskriminering
Indirekt diskriminering
Olika vägar till rekrytering
Verksamheter som särskilt vänder sig till invandrare
Sammanfattning
REKRYTERING I PRAKTIKEN
Dos rekommendationer vid rekrytering
Olika moment i rekryteringsprocessen
Vad är kompetens?
Allmänt om rutiner i Norrtälje kommun
Verktyg med brister
Annonser
Ansökningshandlingar
Kategoriseringar av ansökningshandlingar
En intervjusituation
Reflektioner från en utbildning av chefer
Sammanfattning
SAMMANFATTNING OCH AVSLUTNING
Utvecklingsprojekt
Forskningsprojekt
Bilaga I – Förslag till utvecklingsprojekt och forskningsprojekt
Bilaga II – Frågor till kommunens förvaltningschefer
2
REKRYTERING I ETT MÅNGFALDSPERSPEKTIV
En förstudie
INLEDNING
Exkludering på arbetsmarknaden drabbar människor på olika sätt och av skilda orsaker. Kön,
etnicitet, ålder och funktionshinder är några kategorier med socialt tillskrivna egenskaper som
kan verka hindrande för personer som söker arbete. Forskning som behandlar människors
etniska tillhörighet och dess betydelse när de söker arbete tyder på att det ofta handlar om
omedvetna processer som bidrar till att vissa kategorier av människor sorteras bort därför att
de antas vara mindre produktiva än andra (Arai, Schröder & Regner 1999). Det är antaganden
som tas i bruk när faktaunderlag inte räcker till för att beslutsfattare ska känna sig säkra i sina
beslut. Om arbetsgivarna inte med säkerhet kan identifiera den bästa kandidaten på basis av
meriter och intervjuer finns det en risk att gissningar om personers tillhörigheter blir
utslagsgivande faktorer vid en anställning. Det kan också vara så att en arbetsgivare inte kan
bedöma en persons meriter i fall då denne t.ex. har en utländsk utbildning och vågar kanske
därför inte ta risken att anställa. Det innebär också att människor som egentligen inte har för
avsikt att diskriminera, handlar på ett sådant sätt att resultatet blir diskriminerande. För att
omedvetna processer ska kunna påverkas och tillrättaläggas behöver människor bli medvetna
om dem. Först då kan människor ställas inför valet att diskriminera eller avstå från att göra
det.
Det finns behov av djupare kunskaper om olika faktorer som kan påverka
rekryteringsprocessen. En faktor är effekterna av de många osäkerhetsmoment som en
rekrytering innebär samtidigt som det ofta är fråga om en långsiktig investering. Osäkerheten
förstärks många gånger av bristfälliga rutiner. De utvärderas och förnyas sällan och är ofta
otydliga, varierande och brister i förberedelsearbetet. Urvalet som görs bland ansökningar är
ett led i att förenkla och ta fram ett underlag för intervjuer och beslut. Rekryteringar är både
tidskrävande och kostsamma och många upplever ovissheten om rätt beslut fattas som
besvärlig. Därför finns det en risk för att den eller de som rekryterar i möjligaste mån försöker
minimera både osäkerhet och risker genom att helt enkelt anställa personer som de ”känner”
igen och föreställer sig som säkra kort. Det kan i sin tur få förödande konsekvenser för de
människor som ständigt blir utsorterade av bl.a. tidsbrist och vaga rutiner.
Avsikten med denna studie är att lägga fram förslag till fortsatta studier i ämnet. Förstudien
har genomförts med hjälp av olika materialkategorier. Jag har tagit del av aktuell forskning
och olika verksamheter inom fälten arbetsmarknad, diskriminering och rekrytering. Dessutom
har jag gjort en empirisk studie av rekrytering i Norrtälje kommun. Studien har resulterat i två
förslag på fortsatta studier Det ena förslaget syftar till att undersöka kategoriseringars
betydelse i rekryteringsprocessen medan det andra uppslaget är ett utvecklingsprojekt som
föreslår implementering, revidering och utvärdering av en rekryteringsmodell.
3
Syfte, metod och material
Syfte
Syftet med denna studie är att undersöka ”fältet” rekrytering i ett mångfaldsperspektiv och
lägga fram förslag på fortsatta studier inom ämnet. Rekrytering i ett mångfaldsperspektiv är
en vid fråga som rymmer skilda ämnesområden. Därför inleder jag med att redogöra för
vilken innebörd ordet mångfald har i denna studie.
Enligt svensk ordbok betyder mångfald; ”stort och varierat antal” (1988). Mångfald står
således för olikheter. Frågan är vad det kan innebära för en organisation. En organisation med
många anställda har med säkerhet redan nu många olika människor i personalgruppen.
Olikheterna kan stå för mångfald, i meningen att personalgruppen utgörs av individer med
olika personliga egenskaper, erfarenheter och kunskaper. Frågan är nu om och i sådana fall
vilken betydelse det har för organisationen och dess verksamhet. I många planer och policies
förväntas mångfald bidra till en kreativ och dynamisk arbetsplats. Det är dock föga troligt att
det skulle ske av sig själv om man bara anställer en massa olika människor. Möjligheterna till
att verksamheten snarare präglas av kaos och saknar inriktning är troligare än det motsatta.
Vad det blir av verksamheten kommer an på ledningen. Hur ser de på personalen och vad
förväntar de sig av sin personal? Hur backar de upp och leder dem? Kombinationen av
personalens olikheter blir intressant först när organisationen efterfrågar respektive individs
speciella kompetens och de särskilda resurser denne kan tillföra verksamheten (Nilsson 2001).
Det är då mångfald blir av intresse för verksamheten. Vid rekryteringar handlar det om hur
man ser, värderar och bedömer de sökande. Finns det t.ex. rutiner som öppnar upp för
efterfrågan av olikheter inom organisationen. Som framgår betraktas mångfald i denna studie
som en organisationsfråga som omfattar alla människor i en organisation och där
medarbetarnas olikheter är en tillgång i förverkligandet av verksamhetsmålen.
Ytterligare en aspekt att ta fasta på i rekryteringssammanhang som stöder perspektivet ovan är
lagen (1999:134) som ställer krav på arbetsgivaren att vidta aktiva åtgärder för att undvika
diskriminering. Det finns således ett vidare intresse för ett företag att se över sina rutiner och
åtgärda dessa om de verkar diskriminerande. Lagen föreskriver även individens rätt att
behandlas och bedömas utifrån sina individuella förutsättningar (DO 1999).
Material
Underlaget till studien har utgjorts av ansökningshandlingar och skriftliga handlingar som
berör rekryteringar till 18 tjänster i en kommun. Det primära är inte att specifikt studera en
viss kommuns rekryteringsrutiners brister och förtjänster, utan materialet från kommunen
används för att belysa rekrytering som sådan och vad den kan innebära både från sökandes
och arbetsgivares sida. Utöver ovannämnda har jag deltagit vid föreläsningar och samtalat
med företrädare för olika verksamheter som vänder sig till arbetssökande invandrare.
Dessutom har jag gjort en litteraturstudie i ämnet och studien tar sin utgångspunkt i olika
forskningsresultat inom området arbetsmarknad, rekrytering och diskriminering. Av hänsyn
till de personer som jag har intervjuat och samtalat med kommer jag inte att uppge några
personliga uppgifter på dem. I texten återges dock vilken källa som har använts.
En ganska stor del av de ansökningshandlingar som jag har analyserat gäller sökande till
chefsbefattningar (14/18). De sökande är alltså potentiella eller blivande chefer i kommunen.
Jag valde att studera så många blivande chefers ansökningar eftersom de i framtiden kommer
att delta i urvalet av andra sökandes handlingar. Ansökningarna ger en bild av vad människor
tycker är viktigt att framhäva hos sig själva.1 Studien bygger på följande materialkategorier:
1
Det betyder dock inte att det är samma saker som bedöms viktiga eller väsentliga hos andra.
4
Skriftliga och officiella dokument
Jag har analyserat 131 ansökningshandlingar som inkommit till 18 utlysta
tjänster vid 5 förvaltningar. 56 av de sökande är kvinnor och 75 är män. Till
dessa tjänster har jag tagit del av hela akterna som ofta omfattar allt som rör en
utannonserad tjänst. I regel ingår; personalbehovsanmälan, bekräftelse på
annonsanmälan från arbetsförmedling och ev. andra tidningar (DN, SvD, m.fl.),
beslut från kommunstyrelse, program vid intervju, samtliga inkomna
ansökningshandlingar2 och anställningsbeslut. Berörda tjänster har utlysts på
servicekontoret, tekniska kontoret, kultur- och fritidsförvaltningen,
utbildningsförvaltningen och barn- och skolförvaltningen.
1.
2. Observatör
Vid två tillfällen har jag deltagit som observatör. Det ena gällde en
utbildningsdag för mellanchefer i kommunen. I fokus för programmet stod
mångfald och rekrytering utan diskriminering. Det andra tillfället handlade om
en rekrytering av rektorer till ett rektorsområde. Jag närvarade under en dag då
tre sökande intervjuades av representanter från personalgruppen.
3. Närvaro, iakttagelser
Under cirka 1 månads tid vistades jag några dagar i veckan i kommunens
lokaler, lunchade och samtalade med människor som arbetar på
kommunkontoret.
4. Personliga intervjuer och samtal
De dagar då jag deltog som observatör (se ovan) genomförde jag
intervjuliknande samtal dels med hela personalgruppen som deltog vid
anställningsintervjuerna, dels med två chefer som deltog på
chefsutbildningsdagen.
5. Skriftliga frågor
Till de 8 förvaltningarna och 2 kontoren under kommunstyrelsen i kommunen
har jag per e-post sänt ett antal frågor för att få en överblick av likheter och
olikheter i rekryteringsprocessen (se bilaga II). På frågorna svarade 5 av
förvaltningarna/kontoren; miljö- och hälsoskyddskontoret, ledningskontoret,
tekniska kontoret, socialkontoret och personalchefen på servicekontoret.
6. Föreläsningar
Jag har deltagit vid två föreläsningar då två bemannings- och rekryteringsföretag
samt en förvaltning presenterade sitt arbete. Dessa var Multi Mind, Proofice och
Kista Matchning.
7. Presentationer och samtal
Jag har träffat representanter för dels internationella ingenjörer, dels Fittja
Arena. Båda dessa verksamheter arbetar med att bereda mark för invandrare.
Den ena är inriktad på arbetslösa ingenjörer med utländsk bakgrund, den andra
För den som anställs sparas oftast alla inkomna ansökningshandlingar, medan endast det personliga brevet
sparats för övriga sökande.
2
5
arbetar med långtidsarbetslösa på uppdrag av socialkontoret med målsättningen
att klienterna ska kunna försörja sig självständigt genom att finna ett arbete.
Metod
Jag har strävat efter att närma mig materialet förutsättningslöst. Det innebär att jag inte har
arbetat med frågelistor eller annan formaliserad metod. Vid de tillfällen som jag har deltagit
som observatör, samtalat med människor och vistats i kommunen har jag antecknat mina
iakttagelser. Dessa har sedan analyserats och systematiserats i presentationen. Detsamma har
jag gjort med ansökningshandlingarna. Eftersom de var så många och utgjorde ett liknande
material sammanställdes de efter samma kriterier. Dessa var kompetens, motiv, egenskaper
samt en övergripande bedömning av ansökan. Kriterierna utgår från hur den sökande
beskriver sig själv i förhållande till sökt tjänst. Kompetens avser den sökandes kompetens i
förhållande till den som eftersöks i annons och/eller personalbehovsanmälan. Motiv berör hur
den sökande kopplar sin ansökan till sökt tjänst och om den sökande anger visioner om hur
den skulle vilja arbeta. Egenskaper avser hur den sökande beskriver sina personliga
egenskaper. Bedömning av ansökan innebär att jag sammanfattar helhetsintrycket av ansökan
t.ex. hur den är skriven, om informationen framstår som relevant till den sökta tjänsten, om
den är svår- eller lättläst, strukturerad eller ej, personlig eller opersonlig.
Efter att alla ansökningar behandlats var för sig har jag jämfört och analyserat hela materialet
i syfte att finna gemensamma mönster i ansökningarna.
I övrigt utgör den information som jag på andra sätt har inhämtat (se materialkategorier ovan)
om rekrytering, arbetsmarknad och diskriminering ett underlag för diskussioner och
resonemang i texten framöver. Mitt empiriska material utgörs således av eget insamlat
material och andras forskningsresultat.
6
Bakgrund
Följande kapitel belyser diskriminering, rekrytering och vissa verksamheter som särskilt
vänder sig till arbetssökande invandrare
Olika slag av diskriminering
Diskriminering är ett nyckelbegrepp i rekryteringssammanhang. Med diskriminering avser jag
fall som är lika men som behandlas olika. Det är också den begreppsanvändning som föreslås
i Nationalencyklopedin (1993). Diskrimineringsombudsmannen har en liknande betoning på
begreppet. I dess innebörd ligger ett krav på rättvisa och när det tillämpas i arbetslivet berör
rättvisenormen kompetensfrågor dvs. den med mest kompetens har rätt att få ett sökt arbete,
annars finns det misstankar om diskriminering. Med andra ord en orättvis handling har
begåtts. Lagen (1999:134) ger skydd mot särbehandling på grund av kön, etnisk tillhörighet,
sexuell läggning och funktionsnedsättning. Dessutom ger lagen individen rätt till såväl lika
behandling som till individuell behandling, vilket innebär att individen har rätt att bli
behandlad utifrån sina individuella förutsättningar (DO 1999). Vid tillämpningen av lagen är
det dock inte alltid så lätt att bevisa vem som har varit mest lämpad eftersom det sällan finns
exakt lika fall.
Preferensdiskriminering och statistisk diskriminering
Ekonomer skiljer förenklat mellan ”preferensdiskriminering” och ”statistisk diskriminering”.
Den väsentliga skillnaden är om det antas finnas ekonomiska motiv eller inte bakom
diskrimineringen. Bakom preferensdiskrimineringen ligger inga ekonomiska motiv utan
preferenserna finns hos arbetsgivaren som av olika skäl inte vill anställa invandrare oavsett
deras kompetens. De flesta skulle acceptera att preferensdiskriminering verkligen handlar om
diskriminering eftersom det framgår tydligt (Höglund 1998:15).3
Vid statistisk diskriminering sker en omedveten diskriminering av människor. Den grundar
sig på ekonomiska villkor som ett anställningsbeslut omgärdas av. Ett anställningsbeslut är
ofta ett beslut om en varaktig investering som avgörs under relativt stor osäkerhet.
Osäkerheten kan gälla den tilltänkte anställdes framtida produktivitet. Arbetsgivare ser
knappast som sin uppgift att granska samtliga sökande i fall då många sökande anmäler sitt
intresse för ett arbete, i synnerhet inte då det gäller mindre kvalificerade arbetsuppgifter. För
att hålla tidsåtgång och medföljande kostnader nere försöker man ofta använda olika metoder
som förenklar rekryteringen av personal. I brist på bättre metoder görs förenklade
uppskattningar om individers produktivitet vilket leder till att individer vars produktivitet
uppfattas som osäker bortsorteras. För att lyckas optimalt vid en rekrytering krävs det att den
som rekryterar har förmågan att identifiera individers produktiva kapacitet. (Ibid.) Olika
behandling av människor med liknande kompetenser och förutsättningar för ett visst arbete
bottnar i oförmåga att identifiera individers kapacitet. Forskning pekar på att det finns vissa
mekanismer som leder till att liknande individer har systematiskt olika chanser till arbete och
inkomst (Arai, Schröder & Regner 2000). Det finns fall där individer – utan att ha för avsikt
att diskriminera – handlar på sådant sätt att resultatet blir diskriminerande för individer av
utländsk härkomst. Om arbetsgivarna inte med säkerhet kan identifiera den bästa kandidaten
på basis av meriter och intervjuer finns det risk för att egenskaper som är enkla att observera
såsom grupptillhörighet, namn och utseende används som indikatorer på den enskilde
individens produktivitet. Diskriminering äger rum då individer, som varken har preferenser
Det kan ibland finnas ekonomiska motiv till preferensdiskriminering om arbetsgivarens anställda eller kunder
har sådana preferenser och arbetsgivaren därför inte anställer invandrare. Orsakerna kan handla om att undvika
konflikter, produktionsstörningar och ogillande från kunder. Även detta är ganska uppenbara fall av
diskriminering. (Höglund 1998:15)
3
7
för eller mot någon viss grupp, ändå behandlar två individer med liknande produktiva
egenskaper olika. På grund av bristande information baseras anställningsbeslutet i detta fall på
grupp- snarare än individegenskaper. Intentionen är inte att diskriminera, men en del individer
får sämre möjligheter enbart på grund av sitt namn eller utseende. Om helt felaktig
information om grupper av individer förekommer, blir resultatet gruppdiskriminering (Ibid.).
Ett sådant handlande strider mot lagens anda, nämligen att alla har rätt till ett individuellt
bemötande.
Indirekt diskriminering
Det finns ytterligare en typ av situationer som utan avsikt kan bidra till s.k. indirekt
diskriminering. Denna kan ske genom att invandrare t.ex. inte ingår i majoritetsbefolkningens
nätvek och därför inte kommer ifråga när ny personal söks. På senare år har det blivit allt
vanligare att söka arbete och personal genom olika nätverk. Ett problem är dock att invandrare
i mycket lägre grad än svenskar har tillgång till sådana nätverk genom vilka mycket av
rekryteringen tycks ske (Höglund 1998:18 ref. till Schierup & Paulsson 1994). Indirekt
diskriminering kan också ske genom att vissa krav ibland kan se ut att vara neutrala men i
praktiken missgynnar personer med viss etnisk tillhörighet. Exempelvis kan ett krav på en
minimilängd på 175 cm, vara svårare att uppfylla för personer från vissa delar av världen. Ett
indirekt diskriminerande krav kan dock vara tillåtet om arbetsgivaren visar att det är
nödvändigt (DO 1999).
Olika vägar till rekrytering
När personal ska rekryteras behöver man finna personer som är intresserade av att söka och
tillträda tjänsten. Vid rekrytering finns det dock en risk för skevhet i informationsspridning
om lediga tjänster, vilket naturligtvis påverkar urvalet bland de sökande.
Informationsspridningen är beroende av de kanaler som tillämpas för att få kontakt med
potentiella arbetstagare. Sökkanalerna kan indelas i formella och informella. Formella
sökvägar utgörs exempelvis av annonsering och insatser från arbetsförmedling. Rekryteringar
genom formella kanaler når många personer men tar ofta längst tid. Det är den enda sökväg
där olika grupper av arbetssökande kan ha något som närmar sig lika möjligheter att komma i
kontakt med arbetsgivare. Enligt vissa undersökningar reducerades under 90-talet
rekryteringar via sökvägar som formellt är tillgängliga för alla arbetslösa från drygt 40 till
drygt 23 procent (Höglund 1998:46). Istället tyder undersökningar på att det som kallas för
informella sökkanaler tillämpas i allt högre grad. Det innebär att arbetsgivaren framförallt
söker personal genom sina egna nätverk såsom medarbetare, vänner och bekanta eller tidigare
ansökningar eller själv tillfrågar personer som anses lämpliga (Höglund 1998: 44-47).4 På
Ericsson Erisoft visade en studie att 40 % av alla jobb rekryterades genom redan anställda.
Det uppmuntrades också genom en hittelön på 5 000 kronor till den som rekryterar någon
(Helgesson 2000). En annan form av rekrytering är när inga sökkanaler används. Det är när
den sökanden själv kontaktar företaget. Enligt en undersökning av arbetsgivare som hade
anmält lediga arbeten till arbetsförmedlingen utgjordes dessa s.k. passiva rekryteringar cirka
25 % av samtliga rekryteringar. I omkring fem procent av dessa uppstod arbetet i samband
med att den sökande tog kontakt med arbetsgivaren. De formella sökkanalerna stod i samma
undersökning för 34 procent av sökkanalerna och bland dessa var arbetsförmedlingen den
Förklaringar som angivits till detta är 90-talets stora arbetslöshet som gav arbetsgivarna ohanterligt stora
mängder ansökningar när de sökte ny arbetskraft. För att göra det mer hanterligt har de sökt nya sätt. Det har
även förekommit att urvalet börjat redan på arbetsförmedlingen när arbetsförmedlare har tagit på sig uppgiften
att gallra ur för att minska antalet ansökningar. (Höglund 1998:47)
4
8
vanligaste. De informella var 29 procent. Bland dessa var många återanställda och utöver
dessa var 10 procent via informella5 (AMS 1998).
När rekrytering sker framförallt genom personliga rekommendationer och informella nätverk
kan de sociala nätverkens sammansättning vara avgörande för vilka arbeten man har
möjlighet att komma ifråga för. Det leder till begränsningar både för arbetssökande och urval
för organisationen som söker ny arbetskraft. I detta sammanhang har arbetsledarna en
nyckelroll för att rekryteringsprocesserna ska öka möjligheterna för att bredda urvalet och ge
lämpliga sökande en chans.
Verksamheter som särskilt vänder sig till invandrare
Ett nytt fenomen på dagens arbetsmarknad är de verksamheter som har bildats genom olika
myndigheters samarbete med syftet att hjälpa arbetslösa invandrare till ett fotfäste på
arbetsmarknaden6. Gemensamt för dessa projekts inriktningar är att de arbetar med både
marknad och arbetssökande. En av dessa verksamheter är Kista Matchning. Det är ett
samarbetsprojekt mellan Kista stadsdelsförvaltning och Kista företagsgrupp. Matchningen
innebär att de tillsammans med företag, däribland ett flertal bemanningsföretag, genomför
utbildningar och individuella träningsprogram som matchar företagens behov med sökandes
kompetens eller önskemål. Utbildningens innehåll är således skräddarsydd efter näringslivets
behov och prognosen för att få ett arbete efter avslutad utbildning är god. 65% - 85% av dem
som har genomgått en utbildning har fått en anställning (Kista Matchning 2000)7.
Anställningarna är dock oftast i bemanningsföretagen som i sin tur hyr ut personalen som har
utbildats utifrån företagens uttalade behov. Ännu så länge vet vi inte, dels hur många som
anställs direkt i företagen, dels hur det på sikt påverkar människors förankring på
arbetsmarknaden. En fråga av stort intresse är vad bemanningsföretagen som fungerar som
mellanhänder har att erbjuda som inte individen eller arbetsförmedlingen tidigare har kunnat
leva upp till? Hur kommer det sig att människor är välkomna att utföra ett arbete i företagen,
men inte som anställda av företagen själva utan via ett bemanningsföretag?
En snarlik verksamhet är den som sedan 10 år tillbaka bedrivs av Internationella ingenjörer.
Det är en arbetsförmedling som har inriktat sig på en särskild yrkesgrupp. De arbetar på ett
sätt som påminner om Kistas satsning bland annat genom sitt arbete gentemot olika företag.
Deras arbete mot marknaden kan beskrivas som en lobbyverksamhet där de verkar som
lobbister för utländska arbetssökande ingenjörer8. Enligt en intervjustudie som genomfördes
med femton personer som genom förmedlingen fått arbete upplevde sig många diskriminerade
på sina arbetsplatser (2000 Löfgren & Fägerlind). Ofta introducerades ingenjörerna som
praktikanter. Avgörande för deras trivsel och möjligheter på arbetsplatsen var vilka rutiner
arbetsgivaren generellt hade när det gällde introduktion av nyanställda och hur arbetsgivaren
såg praktikanten, som en potentiell medarbetare eller enbart en tillfällig praktikant. Många
hade sökt hundratals arbeten innan de fick det första via arbetsförmedlingen. Ett sätt att få
arbete på var att lägga sig lågt i lön för att på så öka arbetsgivarens vilja att anställa. Det
visade sig dock vara mycket svårt att höja lönen för dem senare, ofta var de tvungna att söka
sig ett arbete i en annan organisation för att komma upp i rimlig nivå.
Undersökningen baseras på telefonintervjuer med arbetsgivarna. Svarens giltighet är baserade på det urvalet.
Exemplen som jag tar upp här är från Stockholmsregionen men även på andra ställen i Sverige pågår liknande
verksamheter t.ex. Malmö, Umeå, Göteborg.
7
Siffrornas spridning är beroende på att vissa utbildningar har lyckats bättre än andra.
8
Intervju med personal på internationella ingenjörer den 8/9-00.
5
6
9
I Fittja pågår ett samarbetsprojekt mellan arbetsförmedlingen och socialförvaltningen där
syftet är att med olika medel hjälpa människor ut på arbetsmarknaden. Deltagarna har varit
långtidsarbetslösa och under många år haft försörjningsstöd. De erbjuds ett program som
framförallt tar fasta på att bygga upp motivation och självförtroende hos de sökande.
Verksamheten har också direktkontakter med olika företag.
Sammanfattning
Olika undersökningar indikerar att diskriminering ofta sker omedvetet och är beroende av
strukturella faktorer inom arbetsorganisationen. De verksamheter som särskilt inriktat sig på
arbetssökande bekräftar på sätt och vis detta eftersom chansen att få ett arbete förefaller öka
med deras hjälp. De tycks stå som ett slags garanter mellan den invandrade personen och
företaget eftersom det trots allt går bra att människor utför arbetet bara inte som anställda utan
i ett bemanningsföretag. Villkoren för dem som kommit in på arbetsplatser med hjälp tycks
dock inte vara bra. Många upplever att de inte sedda som en del av den ordinarie
arbetsstyrkan och har sämre löner och möjligheter inom företaget än övrig personal.
Situationen förändrades dock för flera efter att de bytte arbete och så att säga kom in genom
rätt dörr utan stödåtgärder eller dylikt.
10
REKRYTERING I PRAKTIKEN
Följande avsnitt inleds med diskrimineringsombudsmannens (DOs) rekommendationer för
hur rekrytering kan ske utan diskriminering. Därefter belyses svårigheter och möjligheter i
rekryteringsprocessen med exempel från olika situationer i Norrtälje kommun.
DOs rekommendationer vid rekrytering
Diskussioner om rekrytering tenderar ofta att bli godtyckliga och bedömningar av sökande är
ofta beroende av vilka som för stunden är involverade i processen. Ett sätt att skapa en
gemensam utgångspunkt är att tillämpa DO:s handbok ”Rekrytera utan att diskriminera”. I
den ges många råd och förslag på hur arbetsgivare i allmänhet kan hantera rekrytering på ett
sätt som underlättar för dem att följa lagen, samtidigt som man undviker godtyckliga och
ovidkommande bedömningar av sökande.
Enligt DO ska frågor som inte har någon relevans för den sökta tjänsten aldrig ställas vid en
anställningsintervju. Arbetsgivaren får t.ex. inte ställa frågor om en persons civiltillstånd och
kan aldrig kräva att sökanden ska ha en kompetens som inte är väsentlig för att arbetet ska
kunna utföras. Vid en jämförelse mellan två sökanden kan det t.ex. inte bli utslagsgivande att
en av personerna får arbetet för att den kan engelska till skillnad från den andre om det inte
finns med i kravprofilen, eller har relevans vid arbetets utförande. Vidare föreslår DO att en
arbetsbeskrivning inte ska innehålla onödiga och omotiverade villkor eller krav. Exempelvis
kan man undvika formuleringar så att arbetet förefaller passa personer av ena könet, med viss
etnisk tillhörighet eller utan funktionsnedsättning. Alla egenskaper och färdigheter som krävs
ska ha samband med uppgifterna i det lediga arbetet. Några kriterier som man bör vara
uppmärksam på är social kompetens och personlig lämplighet. Bedömningarna av dylika
kriterier är subjektiva och kan diskriminera eftersom de inte är kulturellt neutrala och
dessutom lätt ger utrymme för slentriantänkande och fördomar. Begreppen bör definieras i
förväg av arbetsgivaren som också bör fundera på om kraven är nödvändiga eller inte. Är det
ett ensamarbete eller inte? Ska man vara trevlig på lunch- och kafferaster?
Det finns inget som hindrar en arbetsgivare från att ta andra hänsyn än de arbetssökandes
meriter. En förutsättning är dock att dessa hänsyn inte i sig är diskriminerande. Skälen måste
också vara grundade på sakliga utgångspunkter. Vad kunder och klienter tycker betraktas inte
som saklig grund. Det finns dock situationer då viss etnisk tillhörighet, funktionsnedsättning
eller kön omöjliggör anställning. Om detta sker av hänsyn till ett väsentligt samhälleligt,
socialt eller ideellt intresse som är viktigare i jämförelse med intresset av att förhindra
diskriminering är det tillåtet. Oftast är det dock inte så och då ska det framgå av annonsen att
alla är välkomna att söka arbetet. Utrymmet för positiv särbehandling av en person med en för
arbetsplatsen underrepresenterad etnisk grupp är litet men finns. Rättspraxis saknas dock men
DO:s tolkning är att om en verksamhet vill tillämpa positiv särbehandling krävs det att det är
inskrivet i en mångfaldsplan.
DO menar att syftet med en objektiv rekrytering är att den som är mest lämpad för arbetet ska
anställas. Deltagare i processen behöver därför ha dels kunskaper om icke-diskriminerande
rekrytering och urvalsmetoder, dels en förmåga att tänka kritiskt och genomskåda
slentriantänkande och fördomar. Dessutom är det viktigt att rekryteringsgrupper är så allsidigt
sammansatta som möjligt för att minska risken för felbedömningar. Rekryterarna måste kunna
huvuddragen i lagen och veta hur den ska tillämpas. En förutsättning för ett bra
anställningsbeslut är därtill god kännedom om innehållet i det aktuella arbetet.
11
Olika moment i rekryteringsprocessen
I följande avsnitt belyser jag allmänt kompetens, rutiner, verktyg och analyserar olika
situationer och moment i rekryteringsprocessen såsom annonser, ansökningshandlingar,
kategoriseringar, intervjusituationer samt en chefsutbildning.
Vad är kompetens?
Vid rekrytering av personal är kompetens ett centralt begrepp. Det är emellertid inte helt lätt
att definiera det. Hur är en kompetent person? Troligen är det en person som motsvarar
bedömarens förväntningar på hur en viss funktion ska uppfyllas. Problemet är dock att
bedömningarna kan variera efter person eftersom människor sannolikt har olika förväntningar
på och uppfattningar om hur personer med olika befattningar ska utföra sina uppgifter på
bästa sätt. Bedömningen av en persons kompetens blir då underkastad den som gör
värderingen. Det innebär i sin tur att kompetensbegreppet är kontextbundet. Bedömningarna
kan med hjälp av vissa åtgärder styras och det är vanligt att man upprättar en kravprofil som
beskriver den kompetens som förväntas för en viss tjänst. Ofta återfinns dessa krav senare i
annonseringen efter personal. I kompetenskraven brukar man skilja mellan formell och
informell kompetens. Formell är den utbildning eller yrkeskunskap som krävs för viss tjänst.
Det som avses med formell kompetens framgår i regel ganska tydligt. Informell kompetens är
däremot mer svårfångad och godtycklig eftersom den syftar på personliga egenskaper och
erfarenheter. I en studie av rekryteringsprocessen i Botkyrka kommun där 20 chefer
intervjuades uppgavs känslan och intuitionen som viktiga verktyg vid bedömningar av
sökanden (Edström 2001). Problemet med detta är att både känsla och intuition är normativt
bunden och skapad i en viss social kontext. Detta kan i sin tur bidra till att vissa personers
kompetens riskerar att inte uppfattas.
Allmänt om rutiner i Norrtälje kommun
När en förvaltning i Norrtälje kommun har beslutat sig för att en tjänst skall utlysas görs en
personalbehovsanmälan. Det innebär att den ansvarige på arbetsplatsen fyller i och motiverar
behovet av personal samt anger hur tjänsten ska finansieras. Anmälan godkänns av
överordnad chef och registreras hos en registrator. Om rekryteringen ska ske externt går man
därefter ut med en annons. Ansökningarna som inkommer till kommunen registreras av en
registrator på förvaltningskontoret. Därefter görs ett urval av de personer som ska kallas till
intervju. Tillvägagångssättet varierar något beroende på hur kvalificerat arbete det är frågan
om, men ofta deltar arbetsgivaren och facket som representant för personalen i varsin grupp. I
vissa fall deltar även nära medarbetare ur den blivande personalgruppen. Det blir således två
eller tre intervjuer för de sökande.
Verktyg med brister
Rutinerna är i grunden lika mellan förvaltningarna, men variationer förekommer bl.a.
beroende på arbetets art och tjänstens nivå. Exempelvis finns det ett dokument som
föreskriver rekryteringsprocessen vid anställning av förvaltningschefer. Dessa rutiner gäller
framförallt arbetsfördelning och beslutsordning kring en rekrytering. Rutiner som berör det
innehållsmässiga i kravprofiler, urval, nätverk, annonsformuleringar m.m. finns det sällan tid
och utrymme att reflektera kring9. Ett tecken på detta är exempelvis att det ofta annonseras i
samma tidningar med ungefär samma innehåll. Många som rekryterar tycker också att
rekrytering är en besvärlig uppgift eftersom verktygen de har att tillgå inte är
tillfredsställande. Ofta är de osäkra på sina egna beslut, dvs. om de har anställt den mest
lämpade eller inte. Avsaknad av reflektion kan tillsammans med bristande rutiner leda till
ogenomtänkta och förhastade rekryteringar. Ett exempel i sammanhanget är en rekrytering på
9
Källa: Svar på skriftliga frågor från förvaltningarna.
12
en förvaltning i Norrtälje som påbörjades i slutet av maj och avslutades med ett
anställningsavtal i december. Rekryteringen tog alltså omkring sex månader. I annonsen sattes
senaste ansökningsdag till första veckan i juni, precis när skolorna slutar. Drygt en månad
senare gick en skrivelse från förvaltningen där man bad om ursäkt för den utdragna processen.
I samma brev skrev ansvarig chef att han kunde nås för frågor fem veckor efter utsänt brev.
Det är uppenbart att en så långdragen process med bristande tillgänglighet skickar inte
positiva signaler om kommunen som arbetsgivare. En påtaglig risk är att de sökande finner
annat arbete eller väljer att ta tillbaka ansökan.
Annonser
Annonsering av utlysta tjänster sker därför att annonsören önskar nå många lämpliga
sökanden. Det är kostsamt10 att annonsera och därför är det viktigt, var och hur annonsering
sker och att intresse väcks hos potentiella arbetstagare. I de ansökningar som jag har tagit del
av förefaller de sökande svara liknande på annonser för vitt skilda arbeten. Det kan troligen
förklaras med att ansökningar är en genre för sig och att annonser generellt är likformiga till
både form och innehåll.
Beträffande beskrivningar av kompetenskrav kan det vara värt att fundera över vilken bild en
organisation ger av sig. En annons hade t.ex. följande text; ”Serviceinriktad och lätt att
samarbeta med.11” Texten angav önskemål om egenskaper hos den sökande som vid första
anblicken verkar rimliga. En närmare granskning stämmer till eftertanke: Är
samarbetsförmåga en egenskap eller är det en produkt av en organisationskultur? Annonsen
framställer organisationen som oberoende av sina medarbetare. Om man vänder på
formuleringarna och sättet att se på både organisation och personal, skulle det kunna bli så
här: Vi har en organisation som verkligen skapar samarbete mellan personalen och ger alla
lust att serva andra på bästa tänkbara sätt. Vill du bli en del av vår organisation är du
välkommen in med din ansökan. Skillnaden mellan formuleringen ovan och sistnämnda är
vem organisationen överlåter bedömningarna till. I förstnämnda formulering ställer
organisationen krav på de sökande utan att bjuda på något om innehållet i organisationen
medan sistnämnda överlåter åt den sökande att bedöma organisationen. Visserligen kan det
ligga en hel del slentrian i formuleringarna men kanske avslöjar de också någonting om
organisationens personalsyn. En översyn av annonsformuleringarna kan vara värdefulla
eftersom organisationen i sin annonsering förmedlar ett budskap om den egna organisationen
både inåt och utåt.
Annonsformuleringar tangerar ett annat känsligt område vid rekryteringar. Å ena sidan är det
fritt att beställa och önska sig den ”perfekta” medarbetaren, å andra sidan blir det i regel en
alldeles vanlig människa som tillträder tjänsten. En risk är att höga förväntningar omvandlas
till besvikelse när de inte infrias. Det är faktorer som är näst intill omöjliga för en ny
medarbetare att komma underfund med.
Ytterligare en aspekt på formuleringar är att i annonser från kommunen utlyses ofta frågan:
Vill du bli en rospigg? Många återkopplar till annonsen och fler framhäver sin anknytning till
kommunen än de anknyter till sökt tjänst. För många sökanden som inte redan bor i
kommunen framstår kommunanknytning i form av t.ex. en sommarstuga som det enda
motivet till varför de söker en viss tjänst. Möjliga förklaringar är att människor är ovana vid
att söka arbete och därmed beskriva sig själva för okända personer. Kanske håller man
tillbaka sina visioner och ställningstaganden tills man träffar ”motparten”.
10
11
En annons som infördes två dagar i Dagens Nyheter kostade 85 000.
Källa: Annons utarbetad av Norrtälje kommun.
13
Ansökningshandlingar
Ansökningshandlingar är en genre för sig. Ansökan författas i vetskap om att den kommer att
konkurrera med andra, dels om faktisk kompetens, dels med attraktionskraften i
egenbeskrivningen. Det är inte så ofta människor får anledning att formulera en text om sig
själva som dessutom helst ska begränsa sig till en A4-sida. Det säger sig självt att det inte är
lätt. I synnerhet om man i vanliga fall på sin höjd skriver ett vykort någon gång om året.
Förväntningarna och kraven på ansökningarna varierar dock efter vilken sorts tjänst de avser.
Jag har analyserat 131 ansökningshandlingar till 18 tjänster i kommunen. 14 av dessa gällde
chefsbefattningar. Då de flesta ansökningarna kommit från personer som söker chefstjänster
och många av dem redan nu besitter liknande positioner är ansökningarna intressanta även i
det perspektivet. Det är personer som antingen kommer att eller redan nu bedömer andras
ansökningar.
I ett försök att fånga något gemensamt i innehållet sammanställde jag dem efter kriterierna
kompetens, motiv, helhetsintryck och egenskaper. Med kompetens avsåg jag om de sökande
uppfyllde kraven i annonsen/kravprofilen. Det var ganska oproblematiskt att bedöma då de
flesta sökande framställde sin formella kompetens och övriga meriter på ett tydligt tydbart
sätt. Detsamma gällde ansökningarnas helhetsintryck. Med få undantag var de tydliga,
strukturerade och likformiga till både form och innehåll.
Med motiv avses huruvida de sökande anknyter till den sökta tjänsten. I endast fem av alla
ansökningar deklarerar de sökande hur de skulle vilja arbeta, driva och utveckla
verksamheten. Det är påfallande få med tanke på att de allra flesta ansökningarna gäller
chefsbefattningar. Vanligast är att det i ansökningarna anges kompetenser och erfarenheter
som det är upp till läsaren att sammankoppla med det sökta arbetet.
Betecknande för många ansökningar att de sökande tar med ”allt”, vilket kan vara
engelskakunskaper, intresse i segling, inaktuella endagarskurser dvs. för arbetet helt
irrelevanta meriter. De lämnade uppgifterna kan tolkas som ett försök att förmedla vilken
sorts person och vilka egenskaper personen i fråga besitter. Det är trots allt bara en A4 sida
som de flesta tar i anspråk och på det lilla utrymmet ska de försöka beskriva sig själva.
Eftersom uppgifterna inte kopplas till någonting annat än att de är s.a.s. genomförda
aktiviteter resulterar det dock oftast i ett mer eller mindre monotont rabblande. Det finns
undantag där det tydligare framgår vem den sökande är. De tar då hjälp av exempel från
verkligheten och beskriver hur han/hon skulle vilja agera som ledare i vissa situationer och
vilka förutsättningar han/hon skulle vilja skapa för exempelvis elever och personal.
För att ytterligare belysa ansökningarna återger jag här några typiska drag i ansökningarna till
en rekrytering av fyra distriktschefer till barn- och skolförvaltningen. De tjugosju sökandes
beskrivningar av sig själva ger en bild av vad de bedömer som relevant beträffande personliga
och formella meriter. I detta avseende är det särskilt intressant att samtliga sökande till dessa
tjänster i ledarfunktion anger sina civiltillstånd ofta även antal barn och ålder på dessa. En
faktor som faktiskt skulle kunna bidra till att de bedöms som olämpliga om man utgår från
DO:s rekryteringsråd, eftersom de i den sökta tjänstens framtida arbetssituationer själva skulle
delta vid rekryteringar. En förklaring till att civilståndet anges kan vara att många använder
ordbehandlingarnas mallar och dessas förlagor ofta översatts från amerikanska förhållanden.
Få visar på någon förmåga att beskriva sig själva på ett för den sökta tjänsten väl avvägt sätt.
Vanligt är att de tar upp helt ovidkommande kompetenser och erfarenheter för den sökta
tjänsten. En delförklaring till att så många välutbildade personer med relativt höga
14
befattningar inte förmår bättre kan vara att annonserna är tongivande för hur de besvaras.
Möjligen kan det gamla talesättet ”Som man frågar får man svar” tillämpas i bedömningen av
de inkommande ansökningshandlingarna. Exempelvis anger vissa sökande sin etniska
tillhörighet som en tillgång utan att anknyta till sökt tjänst. Då anknytning saknas är det svårt
att föreställa sig vilket värde den framhävda tillgången skulle ha för verksamheten.
Visserligen är det annonsören som efterfrågar och framställer etnisk mångfald som en extra
tillgång för de sökande, men utan att ange varför det efterfrågas och hur det ska nyttjas i
organisationen. Som framgår återspeglas det också i ansökningarna.
Utan tillgång till ett bredare underlag i form av exempelvis intervjuer med rekryterare ställer
jag mig tveksam till om de är nöjda med resultaten av annonseringarna. Ofta kallas väldigt
många till intervjuer, tio sökande är inte ovanligt. Det tyder på brister i verktygen som
tillämpas vid rekrytering. Vad skulle inträffa om innehållet i annonserna ändrades och det
krävdes svar på två enkla frågor? Vad kan du? Vad vill du göra?
Kategoriseringar av ansökningshandlingar
Hösten år 2000 tillsattes en ny servicechef i Norrtälje kommun. Till den utannonserade
tjänsten inkom 22 ansökningar, av dessa var fyra kvinnor. Nästan hälften av alla sökande (10)
valdes ut till anställningsintervju. Nedan återges en sammanställning som har skapats för att
ge överblick åt de sökandes kompetenser. Intressant att notera är att den inleds med kön, ålder
och bostadsort. Enligt DO:s rekommendationer är det inte relevant för arbetet och ska
följaktligen inte tas upp. De tre följande kategorierna nuvarande arbete, utbildning samt
chefserfarenhet har dock relevans för att personerna ska komma ifråga för den sökta tjänsten.
Namn
Ålder
Bostadsort
Nuvarande arbete Utbildning
Chefserfarenhet
Man
38
Järfälla
Adm. Chef
Civilekonom
12 år/avd. chef
Kvinna 37
Norrtälje
Egen ftg
Tekn. Gymn.
Xxxx
Man
51
Eskilstuna
Säljare, media
Socionom
4 år/avd.chef
Man
??
Uppsala
Förvaltningschef
Gymnasieing.
4år/sekt.nivå
Bild 1. Bilden visar vilka kategorier som har pekats ut vid en sammanställning av sökande till
en chefstjänst i Norrtälje kommun.
Sammanställningen kan förklaras med att vi människor har behov av att ordna information för
att skapa ordning i en värld som annars skulle upplevas som ett kaos (Lippman 1967). Vi
förenklar det vi ser med hjälp av kategorier. Kategorier gör vi av ting som vi av olika skäl har
bestämt att de liknar varandra på ett visst sätt. Tänk t.ex. på hur olika de ting som vi kallar för
stol kan se ut. Man sitter på dem och de har alltid en rygg, men de kan vara antingen tre- eller
fyrbenta, klädda eller oklädda och kategoriseras ändå med en gemensam beteckning.
Kategoriseringen av ting som ”stol” vilar på en blandning av funktion och utseende. Vad en
stol utgörs av är troligtvis ganska lätt att komma överens om med andra människor. Det blir
lite svårare när man ska försöka kategorisera människor. Kategorier är ofta storheter som vi
använder för att kunna hantera information som ligger utanför oss själva. I det egna livet
närmast oss själva behöver vi inte benämna människor med hjälp av kategorier på samma sätt
eftersom det finns identifierbara personer som i privatlivet bara representerar sig själva som
individer. Vi skulle t.ex. aldrig komma på tanken att benämna vår partner med; den där
tågföraren, förskolläraren, arbetaren, medelklasskvinnan eller invandraren jag bor tillsammans
med gör precis så där som alla andra av samma sort.
Forskning som har utförts av socialpsykologer visar att vi människor ofta delar uppfattningar
om olika kategorier, både felaktiga och korrekta. Försök som har gjorts visar också att vi
15
behöver väldigt lite information för att ändå dra liknande slutsatser om olika företeelser
(Hewstone, Miles m.fl. 1988). Kategorisering av information fungerar som byggstenar i våra
uppfattningar om företeelser i omvärlden. Det behöver nödvändigtvis inte innebära att vi vet
särskilt mycket om det vi har uppfattningar om. Inte heller innebär det att uppfattningarna
överensstämmer med verkligheten. Vi drar slutsatser från tidigare erfarenheter och kunskaper
och så överför vi det till liknande situationer (Heradstveit 1979). Människans behov av att
ordna information så att den blir hanterbar speglar också sammanställningen över de sökande
till tjänsten som servicechef. Kategorierna är valda därför att de tycks relevanta för
sammanhanget och för att de säger oss någonting om situationen. Frågan är om och hur det
påverkar beslutsunderlaget när de inledande kontakterna inte är förutsättningslösa utan redan
tillrättalagda i kategorier. Vilken betydelse har den ringa men ordnade informationen om kön,
ålder, etnisk tillhörighet och bostadsort på våra föreställningar om de sökande? Omvänt kan
man också fråga sig vad som sker med information om en människa som inte kan anknytas till
ett bestämt kön. Det blir troligen lite problematiskt eftersom vi förhåller oss på olika sätt mot
respektive kön. När det gäller svenska namn går det i de allra flesta fallen att utläsa vilket kön
den sökande tillhör. Till skillnad mot svenska namn avslutas vissa utländska namn på ett sätt
så att vi inte kan förstå om det är en man eller en kvinna som söker arbetet. Frågan är om
könstillhörighet är en grundläggande sorteringsprincip och om avsaknaden av könstillhörighet
gör att vi inte kan hantera informationen. Kan kategoriseringar bidra till att förklara
bortsortering av människor med utländsk härkomst?
En intervjusituation
I början av 2001 utlystes sex rektorstjänster i kommunen. Efter att förvaltningen sorterat ut
några ansökningar som inte på långa vägar uppfyllde kompetenskraven kvarstod 19 sökande.
De utlysta tjänsterna gällde olika rektorsområden och de sökande fördelades efter önskemål
till respektive rektorsområde. Jag deltog under en dag som observatör när en personalgrupp
intervjuade tre sökande. Gruppen tilldelades totalt sex sökande som intervjuades vid två
tillfällen. Personalen bestod av representanter från en enhets alla yrkesgrupper utom städ.
Representanterna var förskollärare, fritidsledare/pedagog, gårdsföreståndare, kökspersonal,
biträdande rektor, lärare (samt en förälder som var hemma med sjukt barn den speciella
dagen).
För personalens vidkommande påbörjades intervjuproceduren med att de tog del av alla
ansökningshandlingar. Därefter träffades de för att diskutera vilka frågor de skulle ställa vid
intervjuerna och kom överens om ett antal väsentliga frågor. Vid första intervjudagen deltog
alla som frågeställare, men det splittrade intervjun och skapade svårigheter att etablera
kontakt med den intervjuade. Istället bestämde gruppen att en person skulle leda intervjun
medan övriga fick nöja sig med att ställa följdfrågor.
Tio personer deltog i personalens intervjugrupp. De tyckte själva att de var en stor grupp att
intervjuas av, men ansåg samtidigt att det var en fördel att få pröva den intervjuade eftersom
denne eventuellt skulle bli ledare för över hundra personer. Vidare menade de att det var bra
för verksamheten med många yrkeskategorier representerade och delaktiga.
Efter varje intervju gjordes en gemensam utvärdering och alla fick säga hur de hade uppfattat
den intervjuade och vad de trodde att denna skulle kunna tillföra arbetsplatsen. Personalen
strävade efter ett sakligt och nyanserat förhållningssätt och försökte undvika ovidkommande
synpunkter. Dock fälldes kommentarer som: ”Hon hade lera på skorna så hon är i alla fall
ingen perfektionist.” ”Undrar varför hon ska flytta och var hon har tänkt att hon ska bo?”
”Ja, man kan ju läsa mellan raderna. Hon skrev ju att hon hade arbetat i sin mans
16
verksamhet i många år – sin före detta mans!” ”Tyst nu det hör inte hit”,12 kommenterade
någon annan i gruppen. Även om gruppen strävade efter ett sakligt förhållningssätt, visar
exemplen på att det kan vara svårt. Vid flera tillfällen fälldes omdömen som inte direkt hade
med tjänsten att göra. Uppenbarligen ville de veta mer än de haft möjlighet till. Bristande
information leder till spekulationer och för att vidga informationen försökte de tolka
personerna på knapphändiga grunder. Den korta tid som gruppen hade till sitt förfogande är
troligen en del av förklaringen. Med mer tid hade de haft möjlighet att ställa fler frågor,
kunnat fördjupa kontakten och kanske känt sig trygga i sina uppfattningar om de sökande och
inte behövt spekulera.
En av de sökande var inte särskilt populär och då blev det ganska råa tongångar: ”Hörde ni
vad hon sa - att det kom underifrån. Och att hon hade gjort en skiss själv först innan hon lät
personalen göra en egen.” ”Litade hon inte på dem eller varför gjorde hon så?” ”Hon
pratade om målstyrning och måluppfyllelse som belönades. Vad pinsamt det blev när hon inte
svarade på frågan om vad hon menade och hur det skulle ske.” ”Nej, usch hon var inget för
oss.”13 Personen i fråga kan ha varit precis som hon framstod enligt kommentarerna ovan.
Hennes mindre lyckade framtoning skulle också kunna bero på att det var sent på
eftermiddagen och hon hade en ganska lång resväg bakom sig samma dag. Innan hon träffade
personalgruppen hade hon dessförinnan intervjuats av fackliga representanter och
arbetsgivaren i två-tre timmar. Först därefter träffade hon representanterna från
personalgruppen. Möjligen glömde hon att växla perspektiv från det att hon dessförinnan
samtalat med arbetsgivaren. Hon föreföll nämligen förmedla ett arbetsgivarperspektiv till
personalen som reagerade på hennes ”ovanifrån” beskrivningar och synsätt på personalen. Det
är så att säga en sak att beskriva gräsrötter för makthavare och en helt annan att beskriva dem
inför dem själva.
Det är tidskrävande, kostsamt och tröttsamt att genomföra intervjuer på det sätt som ovan
beskrivits med flera intervjuer på en dag. I synnerhet för de sökande som dessutom kan ha
tillryggalagt långa resvägar samma dag. Frågan är om intervjuerna ger det man önskar med
dessa utgångspunkter. Finns det andra metoder och möjligheter att tillgå vid avgörandet om
en persons lämplighet? Skulle man exempelvis telefonledes eller via e-post kunna
kommunicera om viktiga frågor som rör det sökta arbetet och kanske istället genomföra
intervjuerna som arbetsplatsbesök i verksamheten?
Personalen såg sin medverkan som en del i demokratiprocessen på arbetsplatsen. Deltagandet
gav dem mycket personligen samtidigt som de kunde återvända till sina respektive
medarbetare och berätta hur hela processen hade gått till. Deras delaktighet var viktig med
tanke på det kommande beslutets förankring ute i verksamheten. De kan föra ut informationen
i organisationen och bespara enheten framtidsoro. Ytterligare en fördel som framfördes var att
både deltagarna och den tillträdande rektorn redan har haft möjlighet att presentera sig för
varandra. En annan aspekt eller kanske bieffekt var att olika yrkesgrupper med skilda
perspektiv på skolverksamheten träffades för att diskutera rekryteringen. Det skapade nya
relationer inom organisationen.
Personalen ansåg att deras engagemang i rekryteringen varit lärorik. En förskollärare
berättade t.ex. att hon först inte alls varit intresserad av att delta men sedan ändrat sig. Hemma
hade hon haft många diskussioner med sina vuxna barn som frågat henne vilka förväntningar
hon hade på en rektor. Hon hade först svarat att hon inte hade några förväntningar, men efter
12
13
Källa: Kommentarer från olika personer i personalgruppen vid utvärderingen efter intervjuerna.
Källa: Kommentarer från olika personer i personalgruppen vid utvärderingen efter intervjuerna.
17
protester från barnen insåg hon att hon borde ha det. Då började hon på allvar fundera över
vad hon tyckte var viktigt.14
Det fanns också några oklara aspekter kring personalens delaktighet. Personalen var mycket
frågande till vilken betydelse deras medverkan skulle ha och om förvaltningsledningen skulle
beakta deras synpunkter eller ej. En orsak till deras tveksamhet kring detta var dels att de först
hade fått tjata för att få delta, dels att de bara hade tilldelats mellan 20 och 30 minuter för
varje intervjutillfälle. Personalen ställde sig frågande till vad den korta tiden egentligen gav
dem och de sökande för möjligheter att få kontakt, hinna ställa lämpliga frågor och slutligen
avgöra om vem som var den rätta för arbetet.
Förvaltningen var ansvarig för planeringen och organisationen kring intervjuerna, vilken
visade sig bristfällig. Vid två tillfällen ändrades tiderna utan att alla inblandade informerades
om tidsändringen. En av de sökande ringdes upp två gånger samma dag och tillfrågades först
om hon kunde komma tidigare och sedan om hon kunde komma senare. Hon hade även blivit
lovad att hon skulle hämtas vid stationen, men ingen kom till stationen. Denna händelse såg
personalen mycket allvarligt på eftersom de själva skulle bli lite tveksamma till en
arbetsgivare med sådana brister i organisationen. Dessutom menade de att det inte alls var
säkert att de sökande skulle vilja ha arbetet, utan att det fanns en risk för att de skulle avböja.
God service ansågs som viktigt för att människor skulle vilja börja arbeta hos dem. Med andra
ord uppfattade de också sin roll som något av ett ansikte utåt och de ville gärna framstå som
attraktiva medarbetare för de sökande.
Reflektioner från en utbildning av chefer
I slutet av år 2000 hölls en chefsutbildning i frågor om mångfald för nytillträdda chefer i
Norrtälje kommun. De flesta deltagarna hade dock arbetat som chefer under flera år. Få av
dem som deltog under dagen hade fått någon annan utbildning i ledarskap. I programmet
ingick bland annat information om diskrimineringslagstiftningen. Lagen var okänd av ganska
många deltagare. Intresset var dock stort och det framgick av flera deltagare att de såg vissa
svårigheter i rekryteringsprocessen. I diskussionerna framgick att alla visste att de hade
fördomar men inte vilka och uttryckte en oro för detta.
Att döma av deltagarnas erfarenheter framstår kompetensutbildning i ledarskap inte som
någon prioriterad punkt i kommunen. Det är också en möjlig förklaring till varför de som är
ytterst ansvariga för sina respektive arbetsområden inte känner till lagen. Ledarna uttrycker en
oro för hur egna fördomar ska hanteras. Det är ett tecken på medvetenhet samtidigt som det
talar för bristande kunskaper i ämnet. För att ledarna med säkerhet ska kunna rekrytera med
mångfald och icke diskriminerande föreligger ett behov av kompetensutveckling. Troligen
skulle klara och tydliga rutiner kring rekryteringsförfarandet underlätta beslutsfattandet och ta
bort en del osäkerhetsmoment vid personalrekryteringar. Om rekrytering tas på allvar bör man
även skapa utrymme för reflektion och utvärdering av dylika rutiner inom organisationen.
Sammanfattning
Det kan konstateras att rekryteringsprocessen rymmer många moment av osäkerhet och
otydlighet bl.a. i annonsering och vid intervjuer. Till exempel skapade den korta tid som
ägnades anställningsintervjuer osäkerhet bland personalen och gav utrymme för osakliga
bedömningar. Osäkerheten gällde dels om underlaget för beslut blev tillräckligt, dels syftet
med personalens medverkan. För att ledarna med säkerhet ska kunna rekrytera med mångfald
och icke diskriminerande föreligger ett behov av kompetensutveckling.
14
Källa: Informant nr 2 chefsrekrytering.
18
SAMMANFATTNING OCH AVSLUTNING
Denna studies syfte är att utarbeta metoder och förslag till fördjupande studier inom området
”rekrytering i ett mångfaldsperspektiv”. Den ursprungliga idén betonade etnisk mångfald.
Bakgrunden till det är den särskilt svåra arbetsmarknadssituation som gäller för många
invandrare. Statistik och forskning påvisar att många diskvalificeras oberoende av den
kompetens de besitter. Det handlar kort och gott om att människor diskrimineras på
arbetsmarknaden. Det jag har funnit viktigt att ta fasta på är att människor inte alltid avsiktligt
väljer att diskriminera. Strukturella faktorer inom en organisation såsom vissa etablerade
synsätt eller bristande rutiner kan indirekt leda till diskriminering av människor.
Förväntningarna på den som ska anställas kan helt enkelt vara sådana att endast svenskar
(outtalat) kan komma i fråga för en viss tjänst. Krav på perfekt svenska utan brytning är ett
exempel. Även om det inte är relevant för en viss tjänst, kan det bli så att man väljer bort
människor med brytning utan att vidare reflektera över varför. Detsamma kan gälla för en
funktionshindrad person, dvs att man tänker sig att en rullstolsbunden inte kan utföra ett visst
arbete, kanske beroende på att man föreställer sig att arbetet ska utföras likadant av en ungefär
likadan person som tidigare utfört arbetet. I själva verket kan det vara så att tjänsten med små
åtgärder kan förändras och bli möjlig att tillträda för många fler samtidigt som
organisationens tillgång på olika kompetenser breddas. Detta kan alltså genomföras utan att
kompetenskraven sänks. Liknande begränsningar kan könstillhörighet påverkas av. Det var
många som lyfte på ögonbrynen då män t.ex. började arbeta inom barnomsorgen och kvinnor
i ledarpositioner. Fördomar och föreställningar har alla människor. Det är naturligt med vårt
sätt att tänka och organisera information med hjälp av kategorier. Det jag har velat belysa med
exemplen ovan är att vissa synsätt kan verka hindrande på mångfalden. Som jag ser det är en
rimlig förväntning på en mångfaldsorienterad organisation att medarbetarnas olikheter ses
som en tillgång för att förverkliga verksamhetens mål. Därför är det viktigt att inte begränsa
möjligheterna för mångfald till etnisk sådan. Mångfald omfattar alla människor och beskriver
ett förhållningssätt snarare än vilka människor som ska omfattas av mångfaldsbegreppet. Det
bör även rekrytering i ett mångfaldsperspektiv omfattas av, vilken kort sagt innebär att
organisationen strävar efter att bredda urvalet av sökanden till utlysta tjänster.
Rekryteringsprocessen domineras av osäkerhet och två faktorer framstår som särskilt viktiga i
detta avseende. Den ena gäller bristande rutiner i rekryteringsförloppet, den andra är
svårigheterna att på ett tillfredsställande sätt identifiera den mest lämpade bland många
sökande. Dessa båda faktorer anknyter till de två förslag som förstudien har resulterat i. Det
ena är ett utvecklingsprojekt som syftar till att skapa rutiner för att rekrytera med mångfald,
dvs bredda urvalet av sökanden. Metoden utgörs av implementering, revidering och
utvärdering av en rekryteringsmodell. Det andra är ett forskningsprojekt som ska undersöka
om urvalet av sökanden påverkas av kategoriseringar. Med kategorier avses här kön och
etnicitet (ev. ålder och funktionshinder). Detta är faktorer som ligger på ett djupare plan än det
som berör osäkerhet i rutiner, nämligen varför vissa kategorier av människor upplevs som mer
osäkra än andra.
Förslagen vänder sig i första hand till landets kommuner. Rekryteringsprocessen är särskilt
intressant för dem av framförallt två skäl. Det ena är deras serviceuppgift gentemot
kommuninvånarna, vilken ytterst är en demokratifråga. Ju mer representativ kommunens
personal är i förhållande till befolkningssammansättningen desto vidare blir också olika
gruppers inflytande och insyn i kommunens verksamhet. Samtidigt ökar möjligheten att
servicen motsvarar invånarnas förväntningar och behov. Det andra skälet till
rekryteringsprocessens särskilda vikt för landets kommuner är att en stor del av
personalgruppen är födda på 40-talet. Kommunerna står således inför stora framtida
19
personalrekryteringar till följd av de stora pensionsavgångar som inleds när 40-talisterna om
några år börjar gå i pension. Detta kommer att ske i en tid då det på många håll i landet råder
brist på arbetskraft. I detta sammanhang blir det allt viktigare för arbetsgivarna att som sådana
framstå som attraktiva i konkurrensen om arbetskraften. Det blir därav också mer angeläget
att skapa medvetenhet i organisationen om rekryteringsprocessen.
Utvecklingsprojekt
Delprojekt 1 syftar till att implementera och utvärdera en rekryteringsmodell som är anpassad
till att bredda mångfalden i en organisation. En viktig del i implementeringen av modell och
nya rutiner är starten av ett nätverk och två referensgrupper. Målet med dessa grupper är att de
ska förankra och få projektet att fortleva efter projekttidens slut. Projektets bärande tanke är
att organisationen rekryterar bästa tänkbara kandidat genom att bredda underlaget för urval.
Detta åstadkoms genom att öka attraktionskraften som arbetsgivare hos fler människor bl.a.
genom att rikta annonsering och formuleringar i annonser till fler grupper. En central premiss
är att motverka diskriminering.
Metod
Sex kommuner väljs ut och i tre av dessa ska modellen implementeras. Eftersom kommunen
som helhet är allt för stor i försöksverksamheten kommer projektet att begränsas till två
förvaltningar i varje kommun. De förvaltningar som väljs ut bör ha olika inriktningar på sina
verksamheter t.ex. en teknisk förvaltning och en utbildningsförvaltning. Tanken är att
verksamheter med helt olika yrkeskategorier fångas in, vilket kan vara av betydelse i
rekryteringssammanhang. Exempelvis kan rekrytering av olika yrkeskategorier skilja sig åt
bl.a. genom att olika informella sökvägar brukas, arbetsmarknaden ser olika ut, under
utbildningstiden kan kontakter med arbetslivet/näringslivet också skilja sig åt. Andra faktorer
att uppmärksamma kan vara arbetskultur och yrkeskultur. Möjligheterna att tolka iakttagelser
i rekryteringsprocesserna korrekt ökar med hjälp av kontraster från två helt olika
yrkeskategorier och arbetsmiljösammanhang.
De tre utvalda kommunerna matchas mot varsin kommun med motsvarande demografi,
geografi, näringsliv och andra för sammanhanget relevanta faktorer. Matchningen syftar till
att kontrollera att eventuella förändringar av rekryteringsprocessen och resultaten inte hänför
sig till samtida allmänna samhälleliga förändringar eller andra särskilda karaktäristika för
kommunen som t.ex. privatiseringsgrad, beroende av få stora företag, nedläggningar.
Ett nätverk och två referensgrupper startas. Nätverket ska verka som ett forum för utbyte av
kompetens och erfarenheter om rekryteringsfrågor. Den ena referensgruppen består av
personer som arbetar med rekrytering i kommunen och har i uppgift att löpande utvärdera och
ge respons på rekryteringsarbetet. Den andra referensgruppen arbetar med annonsering och
utformning av annonser. Målet med dessa grupper är att de nya kunskaper som projektet har
genererat ska förankras och spridas i kommunen och att arbetet ska fortsätta efter att projektet
avslutats.
Rekryteringsmodell
Nedan ges en sammanfattning av modellens grunder. Modellen kommer naturligtvis att
anpassas och modifieras efter verksamhetens behov. Arbetet sker stegvis enligt rubrikerna
nedan. (Modellen finns i modifierad form att användas som ett internt utvecklingsredskap och
kan beställas via e-post av: [email protected]/[email protected].)
20
Inventering av personalbehov
Utlysning av tjänst och annonsering
Annonsplats
Ansökningarna
Intervjuer
Referenstagning
Anställningsbeslut och tack för visat intresse
Introduktion av nyanställda
Forskningsprojekt
Syfte
Projektet avser att undersöka kategoriseringars betydelse vid rekrytering av personal för att
effektiva åtgärder ska kunna vidtas i rekryteringsprocessen. Det övergripande syftet är att
undersöka om kategoriseringar av människor kan bidra med förklaringar till s.k.
”gatekeepers” sorteringsmönster av sökanden vid rekrytering av personal? Följande
frågeställningar är centrala:
Hur påverkas tolkningarna av de personer som söker arbete utifrån deras kön och etniska
tillhörighet (ev. funktionshinder)?
Hur värderas de sökandes kompetens i form av erfarenheter, utbildning och annan
kunskap i förhållande till deras kön och etniska tillhörighet?
Hur påverkas tolkningarna av de sökande då kategorierna kön och etnisk tillhörighet
saknas?
Hur påverkas tolkningarna av de sökandes lämplighet för sökt arbete då ansökningarnas
”kön” och etniska identiteter ändras?
Finns det i kategorierna kön och etnisk tillhörighet några förklarande faktorer
beträffande uppfattningar/föreställningar om lämplighet för sökt tjänst?
En bärande tanke är att vi drar slutsatser från tidigare erfarenheter och kunskaper och överför
dem till liknande situationer. Det innebär inte nödvändigtvis att människor vet särskilt mycket
om det de har uppfattningar om. Forskare inom socialpsykologin har också påvisat att vi inte
behöver mycket information för att vi ska få ett intryck av en människa och för att detta
intryck ska delas av andra medlemmar inom ett samfund med gemensam övertygelse om att
det är ”rätt” intryck (Hewstone, m.fl. 1988, Tajfel 1981). Det beror ofta på att de ser vad de
förväntar sig att se och tenderar att tolka ny information utifrån en given tolkningsram
(Heradstveit 1979). För att tolka och ordna våra intryck av omvärlden organiserar vi
informationen genom att kategorisera den. Utan förmågan att kategorisera skulle vi leva i ett
ständigt kaos (Lippman 1922). Det är alltså nödvändigt för oss människor att filtrera
information på det sättet, ibland blir det dock problem om innebörden i våra kategorier inte
överensstämmer med verkligheten på ett adekvat sätt. Det kan t.ex. innebära att vi fattar beslut
på misstolkade grunder och att effekterna därför inte motsvarar förväntningarna.
Metod och material
Hela studien genomförs i tre kommuner och avgränsas till att gälla två förvaltningar. För att
ha en möjlighet att fånga in avvikelser eller likheter mellan olika yrkesmiljöer har två
förvaltningar med olika karaktäristika väljs ut. Studien genomförs med hjälp av
ansökningshandlingar som på olika sätt har kodats, avkodats eller omkodats med kategorierna
kön och etniskt ursprung, och som provas på två testgrupper.
Signifikans
21
Rekrytering av ny personal är en central fråga både för organisationer och arbetssökande, vad
gäller urval för organisationen och möjligheter för sökanden. Projektet syftar till att skapa
kunskap om omedvetna processer som kan bidra med förklaringar till hur exkludering av
vissa grupper av arbetssökande går till samt att utveckla metoder för att bredda urvalet vid
rekryteringar och att dessa ska ske utan diskriminering av vissa grupper av arbetssökande. När
arbetsgivarna inte med säkerhet kan identifiera den bästa kandidaten på basis av meriter och
intervjuer finns det en risk att antaganden om personers tillhörigheter blir utslagsgivande
faktorer vid valet av den som ska anställas. Det kan också vara så att en arbetsgivare inte kan
bedöma en persons meriter i fall då denne t.ex. har en utländsk utbildning och vågar kanske
därför inte ta risken att anställa. Det innebär att människor som inte har för avsikt att
diskriminera handlar på ett sådant sätt att resultatet blir diskriminerande. För att omedvetna
processer ska kunna påverkas behöver människor bli medvetna om dem. Först då kan
människor ställas inför valet att diskriminera eller avstå från att göra det.
22
Litteraturlista
Arai, Mamoud, Lena Schröder & Håkan Regnér, 1999. Är arbetsmarknaden öppen för alla,
Bilaga 6 till LU 99. Stockholm: Långtidsutredningen, Finansdepartementet.
Arai, Mahmood, Lena Schröder och Roger Vilhelmsson, 2000. En svartvit arbetsmarknad –
en ESO-rapport om vägen från skola till arbete Stockholm: Finansdepartementet.
Berggren, Katarina 2000. Arbetsmarknaden för utomnordiska medborgare. Gnesta: AMS
utredningsenhet prognossektionen. Arbetsmarknadsstyrelsen.
DO, 1999. Rekrytera utan att diskriminera. Stockholm: Diskrimineringsombudsmannen.
DO, 1999. DO:s handbok för aktiva åtgärder. Stockholm: Diskrimineringsombudsmannen.
Edström, Nina, 2000. Gott och blandat - om rekrytering och exkludering. En studien av
förhållandena i Botkyrka kommun inför ett kommande mångfaldsarbete. Botkyrka:
Mångkulturellt centrum.
Helgessson, Linda, 2000. Högutbildad, men diskvalificerad. Gerum kulturgeografi 2000:2.
Umeå: Kulturgeografiska institutionen.
Heradstveit, Daniel, 1979. The Arab-Israeli Conflict, Psychological Obstacles to Peace. Oslo:
Universitetsforlaget.
Hewstone, M., Stroebe, W., Codol, J. & Stephenson, G., 1988. Introduction to Social
Psychology. Cambridge MA: Blackwell Publishers.
Höglund, Sten 1998. Svensk forskning om diskriminering av invandrare i arbetslivet 19901996. Stockholm: Rådet för arbetslivsforskning.
Lippman, Walter, 1967 (1922). Public opinion. New York: McMillan.
Löfgren, Eva & Fägerlind, Gabriella, 2000. Att se med andra ögon, Bilder ur ett svenskt
arbetsliv förmedlade av invandrade ingenjörer. Stockholm: Rådet för arbetslivsforskning,
EFS-Rådet, Integrationsverket.
Nationalencyklopedin, band 5, 1993: Diskriminering. Höganäs: Bokförlaget Bra Böcker.
Nilsson, Angela, (2001, under utgivning). Vad hindrar respektive främjar mångfald? i Vision
och praktik. Norrköping: Integrationsverket
Höglund, Sten, 1998. Kunskapsöversikt, Svensk forskning om diskriminering av invandrare i
arbetslivet 1990-1996. Stockholm: Rådet för arbetlivssforskning.
Schierup, C-U. &Paulsson, S. (red.) 1994. Arbetets etniska delning. Studier från en svensk
bilfabrik. Stockholm: Carlssons Bokförlag.
Svensk ordbok, 1986. Mångfald. Stockhom: Esselte Studium.
Tajfel, Henri, 1981. Human Groups and Social Kategories. Cambridge: Cambridge U.P.
23
Otryckt material
Annonser och ansökningshandlingar från Norrtälje kommun.
Informationsbroschyr, 2000. Kista Matchning. Kista: Kista statsdelsförvaltning.
24
