1.2. upphandlingsföreskrifter

2017-07-14
Dnr: 2013/0221
Förfrågningsunderlag
Daisyspelare och tidshjälpmedel
Beskrivning av upphandlingen
Upphandlingen avser Daisyspelare och tidshjälpmedel
Upphandlande myndigheter
Landstinget Blekinge
Landstinget Kronoberg
Region Halland
Region Skåne
Handläggande myndighet
org nr 232100-0081 Landstinget Blekinge
org nr 232100-0065 Upphandlare: Thomas Karlsson
org nr 232100-0115 e-post: [email protected]
org nr 232100-0255 Telefon: 0455/736316
Beräknat värde av upphandlingen
Det totala värdet för ingående produkter i denna
upphandling under aktuell avtalsperiod inkl
option beräknas uppgå till ca 7 MSEK baserat på
2012 och 2013 års inköpsvolymer.
Sista datum för mottagande av anbud
2014-03-18 kl 14:00
Avtalsperiod
Två år med planerad avtalsstart 2014-07-01 med
option om förlängningar under maximalt 24
månader på hela eller delar av uppdraget.
Referensnummer
Anbud daisyspelare och tidshjälpmedel, dnr
2013/0221
Hela eller delar av leveransen / uppdraget
Anbud kan lämnas för hela eller delar av
leveransen
Upphandlingsförfarande
Öppet förfarande enligt Lagen om offentlig
upphandling, LOU.
Bifogat förfrågningsunderlag innehåller samtliga förutsättningar och krav som gäller för
anbudsgivningen. Förfrågningsunderlaget är uppdelat i tre avsnitt:
1.
2.
3.
Administrativa föreskrifter
Kravspecifikation
Avtalsmall
I underlaget hänvisas till ett antal bilagor, som utgör en del av förfrågningsunderlaget.
Vi emotser Ert anbud med intresse.
Landstinget Blekinge 2014-02-05
Thomas Karlsson
Upphandlare
2(27)
Innehållsförteckning
1.
ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER ............................................................... 5
1.1.
ALLMÄN ORIENTERING .................................................................................................. 5
1.1.1.
Upphandlings-objekt ...................................................................................................................................... 5
1.1.2.
Upphandlande myndighet .............................................................................................................................. 5
1.1.3.
Förtydligande och komplettering av förfrågnings-underlag ........................................................................ 5
1.1.4.
Frågor och upplysningar under anbudstiden ............................................................................................... 6
1.1.5.
Landstingens miljöarbete............................................................................................................................... 6
1.1.6.
Rättelse och förtydligande av anbud ............................................................................................................. 6
1.1.7.
Sekretess......................................................................................................................................................... 6
1.1.8.
Avbrytande av upphandlingen ....................................................................................................................... 7
1.1.9.
Information om tilldelnings-beslut................................................................................................................. 7
1.1.10.
Upphandlings-kontrakt ................................................................................................................................... 7
1.1.11.
Ersättning för upprättande av anbud ............................................................................................................ 7
1.2.
UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER................................................................................... 7
1.2.1.
Upphandlings form ......................................................................................................................................... 7
1.2.2.
Obligatoriska krav .......................................................................................................................................... 7
1.2.3.
Anbudets form och innehåll ........................................................................................................................... 8
1.2.4.
Krav på anbudsgivare .................................................................................................................................... 8
1.2.5.
Helt eller delat anbud.................................................................................................................................... 10
1.2.6.
Anbudstidens utgång ................................................................................................................................... 10
1.2.7.
Anbudets giltighetstid .................................................................................................................................. 10
1.2.8.
Avlämnande av anbud .................................................................................................................................. 10
1.2.9.
E-anbudets form och innehåll ...................................................................................................................... 11
1.2.10.
Plats för anbudsöppning .............................................................................................................................. 12
1.2.11.
Aktivitets- och tidplan .................................................................................................................................. 12
1.2.12.
Anbudsprövning ........................................................................................................................................... 12
1.3.
KOMMERSIELLA VILLKOR ............................................................................................ 13
1.3.1.
Avtal............................................................................................................................................................... 13
1.3.2.
Elektronisk avtalssignering ......................................................................................................................... 13
1.3.3.
Anbudspriser ................................................................................................................................................ 13
1.3.4.
Tillbehör ........................................................................................................................................................ 14
1.3.5.
Reservdelar ................................................................................................................................................... 14
1.3.6.
Bilagor ........................................................................................................................................................... 14
2.
KRAVSPECIFIKATION ................................................................................... 15
2.1.
ALLMÄN INFORMATION ................................................................................................ 15
2.2.
INLÄMNING AV VARUPROVER ..................................................................................... 15
3.
AVTALSMALL ................................................................................................ 16
3.1.
ALLMÄN INFORMATION ................................................................................................ 16
3.2.
AVTALSPARTER ............................................................................................................ 16
3.2.1.
Köparen ......................................................................................................................................................... 16
3.2.2.
Leverantören ................................................................................................................................................. 16
3(27)
3.3.
AVTALSFORM................................................................................................................. 16
3.4.
AVTALSOMFATTNING ................................................................................................... 17
3.5.
AVTALSTID ..................................................................................................................... 17
3.6.
AVTALSHANDLINGAR ................................................................................................... 17
3.7.
KONTAKTPERSONER .................................................................................................... 17
3.8.
KVALITET OCH UTFÖRANDE ....................................................................................... 18
3.9.
KVANTITET ..................................................................................................................... 18
3.10.
HINFO OCH VITE ............................................................................................................ 18
3.11.
AVROP ............................................................................................................................ 19
3.12.
INDIVIDUELLT BEHOV ................................................................................................... 19
3.13.
UNDERLEVERANTÖRER ............................................................................................... 19
3.14.
NYA OCH ÄNDRADE PRODUKTER .............................................................................. 19
3.15.
PRISER ............................................................................................................................ 20
3.16.
PRISJUSTERING ............................................................................................................ 20
3.17.
FAKTURERING ............................................................................................................... 20
3.18.
DRÖJSMÅLSRÄNTA ....................................................................................................... 21
3.19.
LEVERANSVILLKOR ...................................................................................................... 21
3.20.
LEVERANSTID ................................................................................................................ 21
3.21.
LEVERANSFÖRSENING OCH VITE .............................................................................. 22
3.22.
FELKÖP ........................................................................................................................... 22
3.23.
LEVERANSADRESS ....................................................................................................... 22
3.24.
GARANTI ......................................................................................................................... 22
3.25.
REKLAMATION – FEL PÅ VARA .................................................................................... 23
3.26.
RETUR............................................................................................................................. 23
3.27.
FÖRSÄKRING ................................................................................................................. 23
3.28.
SEKRETESS ................................................................................................................... 23
3.29.
STATISTIK ....................................................................................................................... 24
3.30.
INTRÅNG ......................................................................................................................... 24
3.31.
UPPFÖRANDEKOD ........................................................................................................ 24
3.32.
ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG .......................................................................................... 26
3.33.
ÖVERLÅTELSE AV AVTAL............................................................................................. 26
3.34.
BEREDSKAP ................................................................................................................... 26
3.35.
HÄVNING ......................................................................................................................... 26
3.36.
BEFRIELSEGRUNDER (FORCE MAJEURE) ................................................................ 26
3.37.
TILLÄMPLIG LAG/FÖRORDNINGAR ............................................................................. 27
3.38.
TVIST ............................................................................................................................... 27
3.39.
KORRESPONDENS ........................................................................................................ 27
3.40.
BILAGOR ......................................................................................................................... 27
4(27)
Anbudsgivarens
kontaktuppgifter
Följande kontaktuppgifter skall fyllas i av anbudsgivare
Företag:
Organisationsnummer*:
Postadress:
Postnummer och ort:
Telefon:
E-post:
Internetadress:
*) Organisationsnummer

För aktiebolag, uppge organisationsnummer

För handels- och kommanditbolag, uppge dels bolagets organisationsnummer och dels
deltagarnas organisations- eller personnummer.

För enskild firma, uppge personnummer
Behörig företrädare i samband med avtalstecknande:
Namn:
Befattning:
Telefon:
Mobil:
E-post:
Anbudsansvarig:
Namn:
Befattning:
Telefon:
Mobil:
E-post:
Vid avtal: kontakt ordermottagning/kundtjänst:
Namn:
Befattning:
Telefon:
Fax:
Mobil:
E-post:
E-postadress för utskick av upplysning om tilldelningsbeslut.
E-post:
5(27)
1.
ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER
1.1.
ALLMÄN ORIENTERING
1.1.1. Upphandlingsobjekt
Syftet med denna upphandling är att tillgodose
sjukvårdhuvudmännens behov av Daisyspelare och tidshjälpmedel
samt tillbehör och reservdelar inom angiven tidsperiod enligt
beskrivningen i kap. 2 Kravspecifikation och kap. 3 Avtalsmall.
Landstinget Kronoberg är enbart med på upphandlingen utav
Daisyspelare.
1.1.2. Upphandlande
myndighet
Upphandlande myndigheter för denna upphandling är landstingen
Blekinge och Kronoberg samt regionerna Halland och Skåne.
Information beträffande respektive landsting/region finns på
respektive hemsidor.
1.1.3. Förtydligande
och
komplettering
av förfrågningsunderlag
Om anbudsgivaren upplever förfrågningsunderlaget som oklart eller
otydligt i något avseende är det viktigt att ansvarig handläggare
kontaktas så att missförstånd kan undvikas. Vi besvarar gärna frågor
från leverantörer med anledning av förfrågningsunderlagets
utformning och innehåll.
Skulle anbudsgivaren anse att några av de ställda kraven är orimliga,
onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande är det
viktigt att ansvarig handläggare kontaktas skriftligen på ett så tidigt
stadium som möjligt.
Skriftlig begäran om förtydligande/komplettering skall vara
upphandlande enhet tillhanda senast 10 arbetsdagar före
anbudstidens utgång.
Om så krävs lämnas skriftligt förtydligande/komplettering av
förfrågningsunderlaget senast 6 kalenderdagar före angiven sista
anbudsdag till alla som begärt förfrågningsunderlaget.
Eventuella förtydliganden och kompletteringar publiceras synligt för
alla.
Anbudsgivare som inte beställt förfrågningsunderlaget direkt från
den upphandlande enheten måste själva kontrollera om några
förtydliganden och kompletteringar distribuerats.
6(27)
Anbudsgivare kan endast åberopa de kompletterande upplysningar
som erhållits skriftligen från ansvarig handläggare.
1.1.4. Frågor och
upplysningar
under
anbudstiden
Landstinget upphandlingssystem benämns Avantra Tender &
Contract (ATC). I systemet finns en funktion för frågor och svar via
landstingets webbsida. Frågor angående denna upphandling skall
ske genom funktionen frågor och svar.
Övrig kontakt sker skriftligen genom e-post till ansvarig handläggare:
Thomas Karlsson.
E:post [email protected]
1.1.5. Landstingens
miljöarbete
Miljöfrågorna har stor betydelse för landstingens/regionernas arbete
och för helhetssynen på sambandet mellan människa, miljö och
hälsa. Landstingens miljöpolicys innehåller bl.a. miljömål och
miljökrav i samband med upphandling, v g se hänvisning till
respektive landstings/regions hemsida.
I detta förfrågningsunderlag med bilagor redovisas i förekommande
fall de miljökrav som ställs på efterfrågade varor och tjänster.
Den upphandlande enheten kan medge att anbudsgivare får rätta en
1.1.6. Rättelse och
förtydligande av uppenbar felskrivning eller felräkning eller annat uppenbart fel i
anbudet.
anbud
Den upphandlande enheten kan också begära att ett anbud
förtydligas och kompletteras om det kan ske utan risk för
särbehandling eller konkurrensbegränsning. Förtydliganden och
kompletteringar skall bekräftas skriftligt.
1.1.7. Sekretess
Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt
sekretesslagen till dess att tilldelningsbeslut fattats eller
upphandlingen på annat sätt avslutats. Nämnda uppgifter kan
omfattas av sekretess även efter nämnda tidpunkt.
Anbudsgivare som vill att sekretess skall råda även efter det att
anbudssekretessen upphört skall skriftligen inkomma med begäran
om sekretess i separat bilaga, innehållande precisering av vilka
uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas
anbudsgivaren om uppgifterna röjs. I annat fall förutsätts skäl till
sekretess saknas.
Observera att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast
undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas.
7(27)
Anbudsgivaren begär
sekretess.
1.1.8. Avbrytande av
upphandlingen
Ja
Nej
Vid ”Ja” hänvisning till bilaga
Om inget anbud motsvarar ställda krav eller om anbuden väsentligt
överskrider budget eller på annat sätt är oförmånliga kan (hela eller
delar av) upphandlingen avbrytas och samtliga (delar av) anbud
förkastas.
Om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare att
underrättas.
1.1.9. Information om
tilldelningsbeslut
Information om vilken eller vilka anbudsgivare som tilldelats det
aktuella uppdraget lämnas till alla anbudsgivare samt till alla andra
som begär det.
1.1.10.Upphandlingskontrakt
Efter tilldelningsbeslut och aktuell avtalsspärr kommer
upphandlingskontrakt att tecknas med antagen/antagna
leverantör/leverantörer, under förutsättning att beslut från domstol
inte lägger hinder för detta. Upphandlingskontraktet utgörs av ett
skriftligt avtal, som baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag
och antaget anbud.
Förutsättningen för att avtalet skall vara bindande för upphandlande
myndigheter är att upphandlingskontraktet undertecknats (signerats
via ChamberSign) av parterna i den aktuella upphandlingen. Detta
innebär också att den aktuella upphandlingen avslutas först när
samtliga parter undertecknat avtalen.
1.1.11.Ersättning för
upprättande av
anbud
1.2.
Upphandlande myndigheter medger inte ersättning för upprättande
av anbud.
UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER
1.2.1. Upphandlings
form
Öppet förfarande enligt Lagen om offentlig upphandling, LOU.
Upphandlingsformen medger ej förhandling varför det är av stor vikt
att alla krav och förutsättningar enligt detta förfrågningsunderlag följs
och att bästa villkor lämnas i anbudet.
1.2.2. Obligatoriska
krav
Förfrågningsunderlaget med bilagor innehåller ett antal obligatoriska
krav (skall-krav).
8(27)
Förutsättningen för att ett anbud skall kunna prövas, utvärderas och
antas är att dessa krav är uppfyllda. Kraven avser såväl krav på
anbudsgivaren som på efterfrågad vara eller tjänst.
Av anbudet skall framgå att samtliga krav i förfrågningsunderlaget är
uppfyllda. Detta skall göras genom att fylla i svarsfälten i detta
förfrågningsunderlag med tillhörande bilagor.
1.2.3. Anbudets form
och innehåll
Anbudet skall vara skriftligt, avfattat på svenska samt undertecknat
av behörig företrädare hos anbudsgivaren.
Anbudet skall redovisa efterfrågade uppgifter och bör följa
förfrågningsunderlagets struktur för att granskning och utvärdering
av anbuden skall kunna ske på ett effektivt och rättvisande sätt.
1.2.4. Krav på
anbudsgivare
Nyetablerade eller utländska företag får på annat lämpligt sätt lämna
likvärdiga uppgifter för detta avsnitt.
Intyg från myndigheter
Anbudsgivare skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt
ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och
avgiftsskyldigheter.
Omständigheter som skall medföra uteslutning av anbudsgivare
hanteras enligt LOU 2007:1091 10 kap. 1 §.
Omständigheter som får medföra uteslutning av anbudsgivare
hanteras enligt LOU 2007:1091 10 kap. 2 §.
Handläggande myndighet kontrollerar via Skatteverket att
anbudsgivare respekterar sin lagstadgade skyldighet gällande avgiftsoch skatteskyldighet. Utländska anbudsgivare skall bifoga likvärdiga
uppgifter till anbudet.
Anbudsgivaren
bekräftar att kravet
uppfylls
Ja
Nej
Hänvisning till bilaga
Anbudsgivarens finansiella och ekonomiska ställning
Anbudsgivare skall ha en stabil ekonomisk bas och kan uteslutas om
kravet inte uppfylls enligt nedan.
9(27)
Landstinget Blekinge begär in uppgifter om nyckeltalen via
CreditSafe i Sverige AB. Anbudsgivaren skall ha en
kredvärdighetsbedömning (”rating”) på minst 40, motsvarande
”kreditvärdig” eller bättre.
I det fall en lägre rating redovisas skall anbudsgivaren i anbudet
lämna eller på begäran lämna, en sådan förklaring att det kan anses
klarlagt att anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomisk stabilitet.
Anbudsgivare som inte är skyldiga att upprätta årsredovisning eller
årsbokslut skall på annat sätt visa att kravet uppfylls.
Anbudsgivaren
bekräftar att kravet
uppfylls
Ja
Nej
Frivillig hänvisning till bilaga
Kvalitetsledning- och miljöledningssystem
Anbudsgivaren skall ha certifierat kvalitetsledningssystem eller på
annat sätt arbeta med kvalitetsledning inom sin organisation.
Anbudsgivaren skall ha certifierat miljöledningssystem eller på annat
sätt arbeta med miljöledning inom sin organisation.
Beskrivning av miljö- och kvalitetsledningssystemen skall bifogas.
Finns giltigt tredjepartcertifikat är det tillräckligt att bifoga detta.
Av anbudet skall framgå att anbudsgivaren uppfyller producent- och
produktansvar enligt gällande och tillämpliga lagstiftning gällande
förpackningar, elektriska och elektroniska produkter samt batterier.
Anbudsgivaren
bekräftar att kravet
uppfylls
Ja
Nej
Hänvisning till bilaga
Leverantörens tekniska förmåga och kapacitet
Leverantören skall visa att man har tillräcklig kompetens och
kapacitet att leverera och underhålla efterfrågad produkt.
Som bevis för detta skall anbudsgivaren bifoga en kortfattad
beskrivning av företaget med uppgifter om resurser och organisation
för försäljning/ordermottagning, produktion och logistik,
produktutveckling och kvalitet.
Anbudsgivaren
bekräftar att kravet
uppfylls
Ja
Nej
Hänvisning till bilaga
10(27)
1.2.5. Helt eller delat
anbud
Anbud kan lämnas för hela eller delar av leveransen i enlighet med
bilagorna.
1.2.6. Anbudstidens
utgång
E-anbud skall vara avlämnat senast 2014-03-18, kl. 14.00. Observera
tidpunkten!
Anbud som inkommer efter anbudstidens utgång får ej prövas.
1.2.7. Anbudets
giltighetstid
Anbud skall vara bindande i 4 månader efter anbudstidens utgång.
Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning förlängs
anbudens giltighetstid fram till dess att upphandlingskontrakt kan
tecknas, dock i högst 6 månader efter anbudstidens utgång.
Anbudsgivaren
bekräftar att kravet
uppfylls
Ja
Nej
1.2.8. Avlämnande av Elektroniskt anbud (E-anbud)
anbud
I Avantra Tender & Contract (ATC) finns en funktion, som följer
LOU 9 kap, 2§ och 3§, för avlämnande av elektroniska anbud.
I utskicket med anbudsdokument via E-post erhålls en snabblänk till
webbsida för avlämnade av E-anbud. Det är även möjligt att logga in
direkt på leverantörsportalen och sedan gå in på aktuell upphandling.
Direktlänk
https://services.ltblekinge.se/avantra/customer/blekinge/modules/
purchase/published/
Det är möjligt att förändra lämnat anbud (dokumentfiler) genom att
lägga till, ta bort eller byta ut redan inlämnade filer hur många gånger
som helst, fram till och med sista anbudsdag. Enbart enskilda filer
kan tas emot av systemet (d v s en mappstruktur går inte att ta emot).
Storleken på varje enskild fil som skickas in i systemet är begränsad
till 10 Mb. Ett meddelande genereras automatiskt till anbudslämnare
när dennes anbudsdokument har sparats och mottagits av systemet
ATC. Dessa dokument sparas på en serverplats belägen innanför
landstingets brandvägg.
I ATC sparas inlämnade elektroniska anbud krypterade. Denna
kryptering går inte att dekryptera innan sista dag för inlämnande har
passerat. Dekrypteringen sker i öppningsförfarandet. I ATC loggas epostadress och datum samt tidpunkt för anbudslämnande.
11(27)
Anbudsgivaren
bekräftar att kravet
uppfylls
1.2.9. E-anbudets
form och
innehåll
Ja
Nej
E-anbudets form och innehåll
Anbudet skall lämnas in i digital form (E-anbud) via anvisad
webbsida och vara avfattat på svenska. Om flera anbud inlämnats av
samma leverantör (organisationsnummer) gäller endast det senast
inlämnade anbudet.
Efterfrågade uppgifter skall besvaras direkt i förfrågningsunderlagets
dokument och utgöra en del av anbudet. Dessa svar har företräde om
leverantören lämnar motstridig information på annan plats i anbudet,
t ex. acceptera ett obligatoriskt krav och samtidigt tillför villkor i
anbudet som strider mot detta krav.
De svarsbilagor som landstinget tillhandahållit bör inlämnas i
respektive format som det skickades ut i, med följande undantag:
BILAGA 2 ANBUDSBEKRÄFTELSE/SVARSBILAGA SKALL
FYLLAS I, SKRIVAS UT, UNDERTECKNAS OCH SEDAN
INLÄMNAS I INSKANNAT NEDAN GODKÄNT
BILDFORMAT TILLSAMMANS MED ÖVRIGA
ANBUDSHANDLINGAR.
OM DEN SOM AVGER ANBUDET I ATC INTE ÄR
FIRMATECKNARE SKALL TILL ANBUDET BIFOGAS
INSKANNAD KOPIA AV UNDERTECKNAD FULLMAKT,
DÄR DET FRAMGÅR ATT PERSONEN ÄR BEHÖRIG ATT
FÖRETRÄDA LEVERANTÖREN.
Övriga dokument som inlämnas skall vara sparade i något av
följande kända format: doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf, txt, jpg,
gif, tif och dwg.
Övriga filformat är ej tillåtna och följaktligen ej heller möjliga att
ladda upp för att ingå i ett E-anbud.
Observera att anbud som inte är inlämnat i digital form enligt denna
och föregående punkt ej kommer att godkännas.
Anbudsgivaren
bekräftar att kravet
uppfylls
Ja
Nej
Hänvisning till bilaga
12(27)
1.2.10.Plats för
anbudsöppning
Affärsenheten
Landstinget Blekinge
Vid förrättningen upprättas protokoll.
Anbudsöppningen är inte offentlig.
1.2.11.Aktivitets- och
tidplan
Sista dag att inkomma med frågor
Svar på frågor lämnas senast
Sista anbudsdag
Ev förtydligande
Beräknad tid för beslut
Avtal beräknas klart
2014-03-04
2014-03-12
2014-03-18 kl 14:00
v 13 – v 14
v 15
v 17
1.2.12.Anbudsprövning Efter anbudsöppningen sker prövning av anbuden.
Anbudsprövningen sker i två steg: kvalificering och
anbudsutvärdering.
Kvalificering
Prövning av ställda krav på anbudsgivaren
Anbudsgivarens förmåga prövas mot de krav som ställs på
leverantören enligt förfrågningsunderlagets punkt ”Krav på
anbudsgivare” ovan.
Anbudsgivare kan också uteslutas från upphandlingen om denne
lämnat ofullständiga eller felaktiga uppgifter i anbudet.
Prövning av obligatoriska krav på produkter.
Kvalificerade anbudsgivare prövas avseende redovisade obligatoriska
krav på anbudet och efterfrågade produkter
Utvärdering av anbuden – utvärderingskriterier
Under förutsättning av att inkomna anbud uppfyller kraven enligt
punkt ”Kvalificering” ovan, kommer det/de anbud att antas som är
det/de för landstingen/regionerna, ekonomiskt mest fördelaktiga
(lägst jämförpris) med hänsyn tagen till angivna viktade
utvärderingskriterier.
Utvärderingskriterierna är:
 pris
 uppfyllelse av produktspecifika bör-krav.
13(27)
Val av leverantör/-er
Avtal kommer att tecknas med en (1) leverantör/per produktgrupp.
Om flera anbud har samma jämförpris antas det anbud som har lägst
anbudspris på efterfrågat hjälpmedel. Om anbudsgivarna även har
samma lägsta anbudsspris kommer lottning att tillämpas.
1.3.
KOMMERSIELLA VILLKOR
1.3.1. Avtal
Avtal kommer att baseras på innehållet i bifogad Avtalsmall, kap 3.
Mallen ingår som en integrerad del i förfrågningsunderlaget.
Anbudsgivaren skall acceptera villkoren i mallen i sin helhet.
Kompletterande kommersiella villkor i anbudet accepteras inte.
Anbudsgivaren
bekräftar att kravet
uppfylls
1.3.2. Elektronisk
avtalssignering
Ja
Nej
För att underlätta hantering och administration kring
avtalstecknandet kommer elektronisk avtalssignering att tillämpas.
Alla händelser registreras i ChamberSigns notariat för säkra
elektroniska transaktioner.
Detta innebär att ChamberSign, såsom oberoende tredjepart, kan
intyga vem som signerat, vad som signerats och när detta har gjorts.
Ett sådant kvitto sparas, om inget annat avtalats, i 10 år.
Antagen leverantör skall ansluta sig till ChamberSign för signering av
handlingar vid behov under hela avtalsperioden inklusive
förlängningstiden.
Anbudsgivaren
bekräftar att kravet
uppfylls
1.3.3. Anbudspriser
Ja
Nej
Anbudspriser skall anges i bilaga kravspecifikation, i netto svenska
kronor (SEK) exkl. mervärdeskatt och inkludera samtliga åtaganden
enligt detta förfrågningsunderlag.
14(27)
Pris skall uttryckas som styck, förpackning, sats eller utförande enligt
kravspecifikation.
Anbudsgivaren
bekräftar att kravet
uppfylls
1.3.4. Tillbehör
Ja
Nej
Det är önskvärt att prislista på samtliga tillbehör lämnas in, i annat
fall skall handläggande myndighet ha rätt att begära in prislistan.
Vid det fall då det under avtalsperioden tillkommer tillbehör (och
reservdelar) till en avtalad produkt så skall den/de ingå i avtalet under
samma förutsättningar som övriga avtalade produkter.
Prisavdrag för ett tillbehör som tas bort från en struktur skall
motsvara priset för detta tillbehör, d.v.s. priset skall vara samma
oavsett om tillbehöret köps med en komplett produkt eller separat.
Anbudsgivaren
bekräftar att kravet
uppfylls
1.3.5. Reservdelar
Ja
Hänvisning till bilaga
Det är önskvärt att prislista på samtliga reservdelar lämnas in, i annat
fall skall handläggande myndighet ha rätt att begära in prislistan.
Anbudsgivaren
bekräftar att kravet
uppfylls
1.3.6. Bilagor
Nej
Ja
Nej
Hänvisning till bilaga
Följande bilagor ingår i förfrågningsunderlaget:
1.
2.
3.
Kravspecifikation (svarsbilaga)
Anbudsbekräftelse (svarsbilaga)
Utvärderingsmodell
15(27)
2.
KRAVSPECIFIKATION
2.1.
ALLMÄN INFORMATION
Förutom nedan angivna krav (pos 2:2 och 2:3) anges de
produktspecifika kraven i bilaga 1 Kravspecifikation och består av
följande delar:
 Översikt över produktområden
 Produktområdesbeskrivning med uppskattad volym.
 Generella krav
 Produktspecifika krav per produktområde
Börpoäng uppfylls antingen helt eller inte alls. En anbudsgivare kan
ej erhålla t ex 2 av 3 möjliga poäng.
2.2.
INLÄMNING AV VARUPROVER
Offererade produkter samt tillbehör inom nedan angivna
produktgrupper i enlighet med bilaga 1 kravspecifikation, skall
inkomma senast sista anbudsdatum.
Landstinget Blekinge
Godsmottagningen
Bättringsvägen 1
Att: Thomas Karlsson
371 85 KARLSKRONA
Proverna skall skickas på anbudsgivarens bekostnad.
Proverna skall märkas tydligt med:
 Anbudsgivare
* Artikelnummer
 Produktnamn * Produktområde enligt kravspecifikation
Försändelsen skall märkas tydligt med texten ”Anbudsprover
Daisyspelare och tidshjälpmedel, dnr LTS 2013/0221”.
Produkterna returneras på anbudsgivarens bekostnad efter avslutad
upphandling.
Avtalade produkter kan eventuellt behållas under hela avtalsperioden.
16(27)
3.
AVTALSMALL
Avtalsnummer:
3.1.
2013/0221-xx
ALLMÄN INFORMATION
Landstingen i Blekinge och Kronoberg samt regionerna Halland och
Skåne har genomfört en offentlig upphandling av Daisyspelare och
tidshjälpmedel enligt Lagen om Offentlig Upphandling (LOU).
Upphandlingen har resulterat i att NN tecknat nedanstående avtal
med de ovan namngivna landstingen.
3.2.
AVTALSPARTER
3.2.1. Köparen
3.2.2. Leverantören
3.3.
Landstinget Kronoberg
Org nr: 232100-0065
Landstinget Blekinge
Org nr: 232100-0081
Region Halland
Org nr: 232100-0115
Region Skåne
Org nr: 232100-0255
NN
Org nr: 556xxx-xxxx
AVTALSFORM
Avtalet sluts genom ett upphandlingskontrakt, dvs. ett skriftligt avtal
som undertecknas av parterna genom elektronisk signering.
Detta är ett ramavtal som reglerar samtliga villkor för avrop av
aktuella artiklar under avtalsperioden.
17(27)
3.4.
AVTALSOMFATTNING
Leverantören åtar sig att efter avrop leverera Talboksspelare och
tidshjälpmedel, till Köparen i enlighet med detta avtal. I avtalet ingår
Köparen, samt de övriga verksamheter och eventuella
underleverantörer med vilka Köparen har avtal med om
materialförsörjning.
Specifikation av i avtalet ingående detaljer framgår av bilaga.
3.5.
AVTALSTID
Två år med planerad avtalsstart 2014-07-01 med option om förlängningar
under maximalt 24 månader på hela eller delar av uppdraget.
Vid avtalstidens utgång upphör avtalet att gälla utan uppsägning.
Köparen har rätt att förlänga hela eller delar av avtalet.
Köparen skall skriftligen påkalla förlängning senast 3 månader innan
avtalet upphör.
3.6.
AVTALSHANDLINGAR
Avtalshandlingarna kompletterar varandra.
Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något
avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen
föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning:
1. Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal
2. Detta avtal inkl bilagor
3. Förfrågningsunderlag med bilagor och eventuella kompletteringar
4. Anbud daterat åååå-mm-dd inkl. ev. komplettering av anbudet
För det fall Leverantören tillämpar några ”Allmänna villkor” eller
andra kommersiella villkor för sin verksamhet, kan dessa bli gällande
endast om det framgår av detta avtal.
3.7.
KONTAKTPERSONER
Enligt bilagan ”Kontaktuppgifter” (upprättas efter tilldelning av
kontrakt).
18(27)
3.8.
KVALITET OCH UTFÖRANDE
Ingående produkter i gällande avtal skall till utförande och kvalitet
överensstämma med de specifikationer, anbudsprover och
broschyrer, som Köparen fått i samband med upphandlingen eller att
avtal slutits.
Förändringar i konstruktion, utförande, material, förpackningsstorlek
eller sammansättning skall, minst fyra veckor i förväg, meddelas
Köparen. Detta kan leda till förnyad prövning av avtalets giltighet.
3.9.
KVANTITET
De i sortimentsförteckningen angivna volymerna är beräknade
årsförbrukningar och är således endast att betrakta som riktvärden,
vilka kan såväl över- som underskridas.
Skulle avropad kvantitet under avtalsperioden över- eller underskrida
angiven kvantitet, skall detta inte betraktas som avtalsbrott från
Köparens sida. Leverantören är skyldig att leverera Köparens verkliga
behov.
3.10. HINFO OCH VITE
Leverantören åtar sig att under hela avtalsperioden, på egen hand,
och till egen kostnad, föra in och uppdatera uppgifter i Hinfo.
I det fall Hinfo upphör under avtalsperioden ska motsvarande
information föras över i den tekniska lösning som ersätter Hinfo.
Detta ska ske inom 1 månad efter att Köparen aviserat övergången.
Vid byte av teknisk lösning ska Leverantören därefter under hela
avtalsperioden, på egen hand och till egen kostnad, föra in och
uppdatera uppgifter i systemet.
Om Leverantören inte fört in samtliga uppgifter enligt
kravspecifikationen senast fem (5) arbetsdagar efter skriftlig erinran
per post eller e-post, skall Leverantören utge vite uppgående till 500
SEK per Köpare, per påbörjad arbetsdag. Dock högst 5 000 SEK per
Köpare.
19(27)
3.11. AVROP
Avrop sker successivt under avtalsperioden genom
beställningsskrivelser som tillställs Leverantören direkt från Köparens
enheter eller av Köparen anvisade underleverantörer.
Beställning skall både kunna tas emot muntligen via telefon och
skriftligen via post, e-post samt fax.
3.12. INDIVIDUELLT BEHOV
Köparen förbehåller sig rätten att vid sidan av avtalet vid särskilda
behov prova och köpa produkter från annan Leverantör.
Landstinget Kronoberg förbehåller sig rätten att kunna införskaffa en
mindre del av volymen av det upphandlade sortimentet utanför
avtalet i samband med ”Fritt val av Hjälpmedel” under hela
avtalsperioden.
3.13. UNDERLEVERANTÖRER
Leverantören äger rätt att anlita underleverantörer avseende del av
Uppdraget.
För det fall Leverantören anlitar underleverantör är Leverantören
gentemot Köparen ansvarig för samtliga åtgärder som med avseende
på Uppdraget vidtagits eller underlåtits av den Leverantören anlitat.
3.14. NYA OCH ÄNDRADE PRODUKTER
Nya produkter inom det upphandlade produktområdet som lanseras
av Leverantören, kan efter Köparens val ingå i avtalet. Leverantören
skall skriftligen lämna information om sådana produkter till Köparens
kontaktperson. Efter eventuella förhandlingar om priser meddelar
Köparen skriftligen Leverantören om produkten skall ingå i avtalet.
Om en produkt utgår ur sortimentet under avtalstiden skall
Leverantören ha möjlighet att erbjuda Köparen en ersättningsprodukt
som är likvärdig eller bättre. Priset på ersättningsprodukten får ej
överstiga den ursprungliga produktens pris. Ersättningsprodukten
skall skriftligen godkännas av Köparen.
Se nedan punkt Ändringar och tillägg
20(27)
3.15. PRISER
Samtliga priser är angivna netto svenska kronor (SEK) och inkluderar
samtliga åtaganden enligt detta avtal, inklusive eventuella kostnader
för emballage.
3.16. PRISJUSTERING
Angivna priser skall vara fasta 1 år från avtalsstart.
Därefter kan prisjustering ske, högst en gång per år, motsvarande
högst förändringen av SCB:s Prisindex för inhemsk tillgång (ITPI),
Produktgrupp SPIN 2007, Avdelning C, tillverkade varor.
Förändringen uttrycks i procent med två decimaler och beräknas
som den procentuella skillnaden i ITPI -siffran mellan den senaste
publicerade månaden och ITPI-siffran 12 månader före senaste
publicerade månad.
Ändringens storlek begränsas till detta index förändring under
föregående 12-månadsperiod. Endast 80% av aktuellt pris skall
indexregleras, övriga 20% av aktuellt pris är fast.
Ovanstående index innehåller kompensation för valutaförändringar,
varför det inte får ske någon separat prisjustering på grund av
valutaförändringar.
Eventuell prisjustering enligt ovan skall framställas skriftligen
minst fem veckor före ikraftträdandet.
Överenskommen prisändring skall gälla minst 12 månader.
Vid eventuell förlängning av Avtalet kan prisjustering ske enligt
ovanstående modell.
3.17. FAKTURERING
Faktura skall ställas till i avrop angiven fakturaadress.
Faktura skall märkas med Köparens anvisningar.
All fakturering skall ske löpande under innevarande budgetår med
betalningsvillkor 30 dagar netto.
Vid ofullständigt levererade eller felaktiga produkter äger Köparen
21(27)
rätt att innehålla den ersättning som är kopplad till dessa produkter i
avvaktan på att korrekta och fullständiga produkter levereras.
Samlingsfaktura får ej skickas.
Expeditions-, frakt-, småorder- och faktureringsavgift eller liknande
avgifter godkännes inte.
Fakturering får inte överlåtas på tredje part innan Köparens
kontaktperson skriftligen informerats om detta.
Förutsättningar för region Skåne:
Leverantören ska leverera elektroniska fakturor. De standards för
elektronisk faktura som Region Skåne valt är Svefaktura och SFTIfaktura. För mer information kring Svefaktura och SFTI-faktura, se:
http://www.svefaktura.se/
Övriga landsting/regioner strävar mot att utveckla elektronisk
fakturering i varierande omfattning.
3.18. DRÖJSMÅLSRÄNTA
Eventuell dröjsmålsränta får debiteras tidigast 30 dagar efter
fakturans ankomstdag och godkänd leverans. I övrigt gäller
räntelagen.
Dröjsmålsränta betalas ej för fakturor där priset avviker från avtal
eller beloppet understiger 100 SEK. Dröjsmålsränta betalas inte för
ofullständiga eller felaktigt adresserade fakturor.
3.19. LEVERANSVILLKOR
Leverans skall ske enligt DDP Incoterms 2010, fritt levererat till
angiven leveransadress.
3.20. LEVERANSTID
Leverans skall ske i enlighet med de krav som angivits i
Kravspecifikationens Generella krav.
22(27)
3.21. LEVERANSFÖRSENING OCH VITE
Vid leveransförsening skall Leverantören omgående meddela
Köparen.
Vid leveransförsening skall vite utgå med 2% av beställningssumman
per påbörjad arbetsdag som leverans försenats, för den del av
produkten som till följd av förseningen inte kunnat tas i avsett bruk,
dock högst 20%. Därefter har Köparen rätt att häva beställningen.
Om försening väntas bli väsentlig bör Leverantören erbjuda likvärdig
ersättningsprodukt. Denna skall godkännas av Köparen och levereras
utan merkostnad för Köparen.
Vid upprepade leveransförseningar äger Köparen rätt att häva avtalet.
3.22. FELKÖP
Vid felköp skall återköp ske till 100% av varans värde.
3.23. LEVERANSADRESS
Leveranser skall ske till Köparens verksamheter och eventuella
underleverantörer.
3.24. GARANTI
Garanti skall gälla i enlighet med de krav för respektive produkt, som
angivits i Kravspecifikationen, Generella alt. Produktspecifika krav.
Garanti skall omfatta funktion, konstruktion, material och
tillverkning.
Leverantören garanterar att felaktiga produkter ersätts eller justeras
kostnadsfritt inkluderande även kostnader för frakt, tull, hantering,
resor och traktamenten liksom extra fraktkostnader för brådskande
leveranser föranledda av felaktiga produkter.
Garantitiden gäller från det att produkten mottagits på den vid
beställningen angivna leveransadressen.
Om garantireparationer inte är slutförda inom
angiven/överenskommen tid har landstingen rätt till vite med 200
23(27)
SEK per påbörjad arbetsdag dock max 5 000 SEK per ärende.
3.25. REKLAMATION – FEL PÅ VARA
Om fel eller avvikelser föreligger skall Köparen, inom 10 arbetsdagar
från det att det uppdagats, reklamera produkten. Köparen äger rätt att
häva köpet eller kräva fullgod leverans eller kräva prisnedsättning
motsvarande felet eller avvikelsen.
Betalning av faktura innebär inte att Köparen avstått från rätten att
påtala fel eller brister på produkten.
Eventuella merkostnader i samband med retur eller ersättning skall
bekostas av Leverantören.
3.26. RETUR
Vid felbeställning av standardprodukter skall Köparen kunna
returnera varan och få hela köpesumman krediterad. Köparen står
endast för returkostnaden.
3.27. FÖRSÄKRING
Leverantören skall ha ansvarsförsäkring under hela kontraktstiden.
3.28. SEKRETESS
Leverantören förbinder sig att följa samma regler om tystnadsplikt
och sekretess som gäller för Köparens personal.
Leverantören får inte till tredje man lämna ut handlingar eller på
annat sätt återge uppgifter om Köparens verksamhet, som kan vara
att betrakta som affärs- eller yrkeshemligheter eller som i övrigt rör
Köparens interna förhållanden, i annan utsträckning än som erfordras
för uppdragets genomförande.
Sekretesskyldigheten gäller även efter det att avtalet i övrigt upphört
att gälla. Leverantören förbinder sig att tillse att dess personal och
underleverantör gör motsvarande åtagande.
24(27)
3.29. STATISTIK
Leverantören skall på begäran och kostnadsfritt, minst en (1) gång
per år kunna lämna statistik över mängder och värde samt
leveransförseningar. Statistiken skall omfatta uppgifter, fördelade per
enhet och totalt per Landsting/Region. Statistikuppgifterna skall
elektroniskt lämnas i Excel-format till Köparens kontaktpersoner.
3.30. INTRÅNG
Leverantören skall hålla Köparen skadeslös för alla skadeanspråk,
ersättningskrav, kostnader och utgifter som följd av intrång i
eventuella patent, upphovs-, mönster- och varumärkesrätter eller
andra skyddade rättigheter tillhörande tredje man.
3.31. UPPFÖRANDEKOD
Våra leverantörer (avtalspartners) ska respektera grundläggande
sociala krav i sin verksamhet. Produkter som levereras till
landstinget/regionen skall vara framställda under förhållanden som är
förenliga med:
ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 98, 100, 105, 111,
138 och 182
FN:s barnkonvention, artikel 32
det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller
i tillverkningslandet
den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det
socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet.
MÄNSKLIGA RÄTTIGHETER
Leverantören ska respektera de mänskliga rättigheterna enligt FN:s
definition.
PRINCIPER OCH ANSTÄLLDAS RÄTTIGHETER
Nationell lagstiftning
Lagstiftningen i de länder där leverantören är verksam ska efterlevas
och utgör alltid en miniminivå för de anställdas villkor. Ställer
nationell lagstiftning högre krav än ILO:s konventioner, eller FN:s
förklaring om mänskliga rättigheter, ska alltid denna ha företräde.
Ingen förekomst av barnarbete (ILO 138 och 182)
25(27)
Barnarbete, enligt definitionen i ILO-konventionen, får inte
förekomma och företaget har ett ansvar för att utveckla socialt och
ekonomiskt hållbara alternativ (t ex utbildning) till barnarbete i de fall
det förekommer.
Ingen förekomst av tvångsarbete (ILO 29 och 105)
Att utnyttja någon form av tvångs- eller straffarbete accepteras inte.
Ingen förekomst av diskriminering (ILO 100 och 111)
Diskriminering på grundval av etnisk tillhörighet, kön, religion,
socialt ursprung, handikapp, politiska åsikter eller sexuell orientering
får inte förekomma.
Löner och arbetstider
Lön ska betalas direkt till den anställde på överenskommen tid och
till fullo. Den nationellt lagstadgade minimilönen är lägsta accepterad
lönenivå.
Veckoarbetstiden får inte överstiga den lagliga gränsen och övertid
ska vara betald.
Föreningsfrihet och organisationsrätt (ILO 87 och 98)
I länder där föreningsrätten är begränsad eller under utveckling, ska
leverantören medverka till att anställda får möta företagsledningen för
att diskutera löne- och arbetsvillkor utan negativa konsekvenser.
MILJÖ
Företaget ska sträva efter att minska såväl sin energi- och
resursförbrukning som sitt avfall och utsläpp till mark, atmosfär och
vatten. Kemikalier skall hanteras på ett för människan och naturen
säkert sätt.
HÄLSA OCH SÄKERHET
Arbetsmiljön ska hålla en nivå som överensstämmer med
internationella riktlinjer. Anställda ska informeras om de eventuella
hälsorisker som arbetet kan medföra. Alla anställda ska ha tillgång till
och använda relevant skyddsutrustning.
INSPEKTIONER
Genom signering av detta avtal intygas att Leverantören, och
eventuella underleverantörer, följer de krav som är formulerade i
denna uppförandekod. Köparen har rätt att genom inspektion, eller
på annat sätt, undersöka att uppförandekoden efterlevs.
26(27)
3.32. ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG
Ändringar och tillägg i gällande avtal kan endast göras genom en
skriftlig handling undertecknad av behöriga företrädare för Parterna.
3.33. ÖVERLÅTELSE AV AVTAL
Detta avtal får ej överlåtas, helt eller delvis, på annan fysisk eller
juridisk person utan Köparens skriftliga godkännande.
3.34. BEREDSKAP
Leverantören skall med alla till buds stående medel verka för att klara
av sina leveranser vid beredskaps- och krigsförhållanden samt i
katastrofsituationer.
Force majeure-klausulen nedan träder ikraft först när Leverantören
fullgjort sina skyldigheter enligt ovan.
3.35. HÄVNING
Köparen har rätt att säga upp avtalet till omedelbart upphörande om:
 Leverantören är underkastad näringsförbud, försätts i
konkurs, inleder ackordsförhandlingar, träder i likvidation,
ställer in betalningarna eller på annat sätt kan antas kommit
på obestånd.
 Leverantören väsentligen åsidosätter föreskrifter i lag eller
författning.
Köparen har vidare rätt att säga upp avtalet med tre månaders varsel
om
 Leverantören åsidosätter sina åtagande enligt avtalet och
rättelse inte sker inom 30 dagar efter skriftlig erinran.
3.36. BEFRIELSEGRUNDER (FORCE MAJEURE)
Parterna är befriade från åtagande om parts respektive åtagande
förhindras av force majeurekaraktär.
Som force majeure räknas krig, omfattande arbetskonflikt, blockad,
27(27)
eldsvåda, miljökatastrof, allvarlig smittspridning eller annan
omständighet som parterna inte råder över och som förhindrar part
att fullgöra sina skyldigheter enligt detta avtal.
Arbetskonflikt som har sin grund i brott mot kollektivavtal får inte
åberopas som befrielsegrund.
Motpart skall omedelbart underrättas om det föreligger
omständigheter som kan föranleda tillämpning av denna
bestämmelse.
3.37. TILLÄMPLIG LAG/FÖRORDNINGAR
Gällande svenska lagar, förordningar, allmänna råd och på området
tillämpliga standarder skall följas i tillämpliga delar.
3.38. TVIST
Eventuell tvist angående tolkning eller tillämpning av detta Avtal och
som inte kan lösas av parterna gemensamt skall avgöras av svensk
allmän domstol och i första instans av den tingsrätt Köparen tillhör.
Svensk rätt skall tillämpas.
3.39. KORRESPONDENS
Vid korrespondens avseende detta avtal skall avtalsnumret alltid
anges.
3.40. BILAGOR
Följande bilagor ingår i detta avtal:
1. Xx
2. Yy
Detta avtal har undertecknats av parterna genom en elektronisk signatur – se bifogat
kvitto