Avropsförfrågan
2014-03-04
UPP 2013/207
Avropsförfrågan e-arkiv
1 Avropande myndighet
Avropande myndighet är Specialpedagogiska skolmyndigheten (SPSM).
SPSM är en rikstäckande myndighet för statens samlade stöd när det gäller
utbildning av barn, unga och vuxna med funktionsnedsättning.
Hos SPSM finns också upphörda myndigheters arkiv förvarade t ex Statens
institut för handikappfrågor (SIT) och Specialskolemyndigheten (SPM), vars
arkiv är överlämnade till SPSM enligt beslut av Riksarkivet.
Förvaltningsavdelningen, Rättsenheten, svarar för denna upphandling.
Mer information om vår verksamhet och organisation finns på www.spsm.se.
Adress:
Specialpedagogiska skolmyndigheten
Box 1100
871 29 Härnösand
Telefon:
010- 472 50 00
Kontaktperson för detta avrop är Torgny Rousk, [email protected].
2 Ramavtalsområde
Avropet görs från upphandlingsområde E-förvaltningsstödjande tjänster 2010,
ärendenummer 93-60-09.
Avropet görs med förnyad konkurrensutsättning.
3 Tider
3.1 Sista dag för svar på förfrågan
Svar på förfrågan ska vara SPSM tillhanda senast den 25 mars 2014. SPSM får
inte pröva svar som kommer in för sent.
3.2 Svarets giltighet
Leverantören ska vara bunden till sitt svar på förfrågan till och med den 31 maj
2014.
Sid 2 (7)
3.3 Avtalets giltighetstid
Avtalet gäller från den dag det undertecknats av båda parter och gäller i två år
med möjlighet för Specialpedagogiska skolmyndigheten att förlänga avtalet i
ytterligare två år.
4 Formkrav
4.1 Svarets märkning och adress
Försändelsen bör vara neutral – utan företagsbeteckning – men försedd med
texten ”Svar avropsförfrågan E-arkiv, Dnr UPP 2013/207”.
Svar på förfrågan ska adresseras till:
SPSM
Registrator
Box 1100
871 29 Härnösand
Svar som lämnas personligen eller med bud ska lämnas i Huvudkontorets
reception, besöksadress Magasinsgatan 11, Härnösand. Receptionen har öppet
kl. 08:00 – 16:00.
Brevinkast finns till vänster om entrédörren på Magasinsgatan 11.
4.2 Svarets form och innehåll
Svar ska lämnas på bifogat svarsformulär, bilaga 1, eller vara uppställt med
samma rubriker och innehåll som svarsformuläret. Leverantören ska i svaret
lämna samtliga i förfrågningsunderlaget efterfrågade uppgifter.
Svaret undertecknas av behörig företrädare för leverantören.
Svaret ska vara skrivet på svenska.
Svaret ska lämnas skriftligen i ett original.
4.3 Frågor, kontaktperson och kompletteringar
Eventuella frågor med anledning av den här upphandlingen ska ställas skriftligt
till Torgny Rousk, e-post [email protected] senast den 19 mars 2014. Svar
som innebär komplettering av den här avropsförfrågan kommer att skickas till
samtliga ramavtalsleverantörer.
5 Utvärdering av svar
Specialpedagogiska skolmyndigheten kommer att anta det anbud som har det
lägsta priset.
6 Meddelande om tilldelningsbeslut
Så snart SPSM fattat beslut om vem som tilldelas kontrakt kommer upplysningar
härom samt skälen till beslutet att skickas samtliga leverantörer. Beslutet skickas
till den e-postadress som leverantören har uppgivit i svaret på förfrågan. Antagen
leverantör ska vara beredd att underteckna avtalet så fort tilldelningsbeslut har
fattats.
Sid 3 (7)
7 Sekretess
Om det finns uppgifter i svaret på förfrågan som leverantören anser omfattas av
sekretess ombeds leverantören skriftligen ange vilka delar samt på vilken grund
som uppgifterna anses omfattas av sekretess i den bifogande begäran om
kommersiell sekretess (se bilaga 2). Begär inte leverantören att vissa delar av
svaret på förfrågan ska omfattas av sekretess kan SPSM komma att lämna ut
handlingarna utan att först kontakta leverantören.
SPSM kan inte garantera sekretess utan en sekretessprövning kommer ske i de fall
svaret på förfrågan begärs ut.
8 Krav på leverantören
8.1 Inledning och avtalsvillkor
Specialpedagogiska skomyndigheten kommer inte att anta ett anbud från en
leverantör om leverantören
är eller försätts i konkurs, inleder ackordsförhandlingar, inställer sina
betalningar, ansöker om företagsrekonstruktion eller annars kan anses vara på
obestånd, eller
inte fullgör sina åligganden avseende svenska skatter eller sociala avgifter
trots påpekan från kunden, enligt lagakraft vunnen dom dömts för
ekonomiska brott eller om person i ledande ställning hos leverantören har
belagts med näringsförbud, eller
det framkommer att leverantören lämnat oriktiga uppgifter i det förnyande
anbudet eller på annat sätt i samband med avropet och dessa uppgifter har
varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av
leveransavtalet, eller
inte längre uppfyller skall-krav i Ramavtalets upphandlingsunderlag och
denna brist inte är oväsentlig, eller
blir dömd för olaga diskriminering eller tvingas betala skadestånd eller
motsvarande enligt gällande diskrimineringslagar.
8.2 Kontaktpersoner m.m.
Leverantören ska utse en kontaktperson som är ansvarig för avtalet.
Kontaktpersonen ska ha kunskap att diskutera uppdraget med anledning av avtalet
med SPSM.
Leverantörens kontaktperson ska i regel vara tillgänglig vardag kl. 08:00–16:00
på telefon. Kontaktpersonen ska också kunna nås per e-post.
All kommunikation med anledning av avtalet ska ske på svenska.
9 Beskrivning av arkivfunktioner och diarium
W3D3 har varit i bruk hos SPSM sedan myndigheten bildades år 2008, och
innehåller idag närmare 45 000 avslutade ärenden. W3D3 används hos SPSM
både till diarieföring och som handläggarstöd, där en hel del lokala anpassningar
har skett just i de handläggarstödjande delarna.
Sid 4 (7)
Specialpedagogiska skolmyndigheten har för avsikt att avropa en e-arkivtjänst för
långtidsförvaring av information som hämtas i första hand från ärende- och
diarieföringssystemet W3D3. Delar av informationen i W3D3 behöver nu ställas
av genom exporter till ett e-arkiv för långtidsförvaring. I samband med exporterna
ska de i ärendena bilagda filerna konverteras till arkivbeständiga format i enlighet
med Riksarkivets anvisningar.
10. SPSM:s krav på tjänsten, funktionalitet
Leverantören ska, oavsett vilket format en elektronisk handling har hos
Specialpedagogiska skolmyndigheten, dels föra över handlingar från
Specialpedagogiska skolmyndigheten så att handlingarna elektroniskt kan
förvaras i ett långtidsarkiv (nedan kallad konverterings- och exporttjänsten), dels
förvara handlingarna i långtidsarkivet (nedan kallad förvaringstjänsten).
Inledningsvis kommer handlingar i myndighetens diarie- och
ärendehanteringssystem W3D3 läggas över till långtidsarkivet. Myndigheten kan
också komma att behöva lägga över handlingar från andra system, såsom Agresso
och Profdoc Medical Office (PMO), men det kommer eventuellt inte att ske under
avtalsperioden. Specialpedagogiska skolmyndigheten ska kunna beställa
tjänsterna av antagen leverantör oavsett vilket system de elektroniska
handlingarna förvaras i på myndigheten.
Specialpedagogiska skolmyndighetens krav på tjänsterna är de som ska gälla
utöver vad som eventuellt framgår av ramavtalet
10.1 Krav på båda tjänsterna
Tjänsterna ska uppfylla krav som ställs på ett e-arkiv i lag och annan författning.
Tjänsten ska kunna anpassas om nya krav kommer i lag och annan författning.
Anmärkning: Att tjänsten ska följa lag och författning innebär bland annat att
Riksarkivets föreskrifter ska följas. Även Riksarkivets allmänna råd ska följas,
om inte leverantören uttryckligen presenterat en annan lösning som godkänts av
Specialpedagogiska skolmyndigheten. De föreskrifter och allmänna råd som
bland annat är av vikt är
o Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) om
arkiv hos statliga myndigheter med efterföljande ändringar,
o Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2009:1) om
elektroniska behandlingar (upptagningar för automatiserad
behandling), och
o Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS2009:2) om
tekniska krav för elektroniska handlingar (upptagningar för
automatiserad behandling).
Det innebär också att leverantören ansvarar för att handlingarna i e-arkivet alltid
är sparade i godkända arkivformat. Tjänsten ska även stämma överens med
rekommendationer från Riksarkivet. Rekommendationer kan frångås om
leverantören har ett alternativ som SPSM godkänner.
Kravet innebär också att lag och annan författning som rör hanteringen av
personuppgifter, inklusive känsliga personuppgifter och personuppgifter som
Sid 5 (7)
omfattas av sekretess, ska följas.
10.2 Krav som ställs på konverterings- och exporttjänsten
Tjänsten ska kunna
Konvertera Specialpedagogiska skolmyndighetens elektroniska handlingar
till ett godkänt arkivformat. Konvertering ska kunna ske från:
o .pdf
o .doc
o .docx
o .rtf
o .xls
o .xlsx
o .ppt
o .pptx
o Text file (.txt)
o Bitmap (.bmp)
o Enhanced Windows Metafile (.emf)
o Graphics Interchange Format (.gif)
o Joint Photographic Experts Group (.jpg och .jpeg)
o Portable Network Graphics (.png)
o Tagged Image File Format (.tif och .tiff)
o Windows Metafile (.wmf)
o .htm
o .html
o .msg
o .dot
o .dotx
Leverantören ska även kunna konvertera andra format, men villkoren för
sådan konvertering överenskommes särskilt mellan leverantören och
Specialpedagogiska skolmyndigheten. Specialpedagogiska
skolmyndigheten förbehåller sig rätten att vända sig till annan leverantör
för sådant konvertering om myndigheten bedömer att rimliga villkor för
konvertering av andra format inte kan träffas med vald leverantör.
Konvertera filer till godkänt arkivformat i större omgångar.
Exportera de elektroniska handlingarna till ett långtidsarkiv.
Automatisera och tidsstyra exporten
Kunna föra över all metadata från grundsystemet i den utsträckning
Specialpedagogiska skolmyndigheten önskar det.
Kunna föra över information och sökmöjligheter som finns i
grundsystemet i den utsträckning Specialpedagogiska skolmyndigheten
önskar det. Exempelvis ska all information, inklusive sökmöjligheter, i ett
ärendehanteringssystem kunna arkiveras.
Kunna genomföra en export av alla SPSM:s arkiv till en eventuell framtida
ny leverantör, Riksarkivet eller annan.
Sid 6 (7)
Leverantören bör kunna påbörja att verkställa beställningar avseende W3D3 inom
en månad från beställningsdatum. För övriga system bör leverantören kunna
påbörja att verkställa beställningen inom tre månader från beställningsdatum.
10.3 Krav på förvaringstjänsten
Långtidsarkivet ska
Kunna ta emot och förvara elektroniska handlingar som konverterats och
exporterats till långtidsarkivet.
Kunna exportera sitt innehåll till andra e-arkivlösningar.
Kunna förvara den mängd handlingar elektroniska handlingar som
Specialpedagogiska skolmyndigheten önskar utan att systemets
funktionalitet påverkas.
Stödja de vanligaste webbläsare, exempelvis Explorer, Firefox och Safari.
Möjliggöra för Specialpedagogiska skolmyndigheten att kunna bestämma
hur behörigheterna ska vara uppbyggda. Det måste bland annat vara
o möjligt att användare endast är behörig att söka efter handlingar i
arkivet, utan att få tillgång till själva handlingen.
Kunna logga vilka som har varit inne i ärendet respektive tittat i
handlingar och varje annat slags handhavande i ärende, samt vid behov
kunna skriva ut loggarna.
Tillhandhålla en bevakningsfunktion för gallring av handlingar.
Ha ett användavänligt och tillgängligt sökgränssnitt som
Specialpedagogiska skolmyndigheten kan påverka.
Ha en beställningsfunktion, dvs de som inte har behörighet att se
handlingarna i ärendet i arkivet ska enkelt kunna beställa handlingen.
Ha en funktion så att det är möjligt att lägga till handlingar i efterhand.
10.4 Service och servicenivåer
Den normala tjänstenivån som anges i bilaga A9 i ramavtalet ska gälla.
Därutöver ska:
leverantören kunna tillhandahålla support på svenska och kontaktpersonen
ska kunna tala och skriva svenska
långtidsarkivet ska normalt vara tillgängligt för Specialpedagogiska
skolmyndigheten under myndighetensöppettider och alltid vara tillgängligt
minst två timmar per dag under myndighetens öppettider.
11 Avtalsvillkor
Avtalsvillkor regleras enligt Kammarkollegiets ramavtal E-förvaltningsstödjande
tjänster 2010 med bilagor samt vad som följer av denna förfrågan.
12 Pris
Pris ska lämnas exklusive moms.
Priset ska lämnas utifrån att handlingar i 30 000 ärenden exporteras till e-arkivet.
Handlingarna i varje ärende antas i genomsnitt innehålla sammanlagt 500 KB.
Sid 7 (7)
Även metadata som finns i diariet ska överföras till e-arkivet. Metadatat består
exempelvis av ärendemening, avsändare/mottagare och tider för när handlingarna
kom in, men kan också vara olika typer av tjänsteanteckningar. En tredjedel av
handlingarna i ärendena ska antas vara i godkänt arkivformat vid konverteringen.
Övriga handlingar består av något av de arkivformat som uttryckligen nämns i
avsnitt 10.2 första punkten ovan (dvs från .pdf till .dotx)
Som utvärderingspris ska anges en månadsavgift i SEK för dels Konverteringsoch exporttjänsten dels Förvaringstjänsten beräknat i båda fallen baserade på ett
fyraårigt avtal. Leverantören ska också ange den prismodell som ska bli en del av
avtalet med Specialpedagogiska skolmyndigheten. Den prismodellen ska vara
grunden för beräkningen av prissättningen i avropet.
I priset ska även ingå:
utbildning med högst tre dagars inledande utbildning och därefter en
utbildningsdag per år.
Supporten, såsom den beskrivs ovan.
15 Utvärdering
Prövning av inkomna svar sker genom att priset utvärderas. Sammantaget lägst
pris antages.
Specialpedagogiska skolmyndigheten
Ulrika Ehlin
Chefsjurist
