Så styrs Nacka, del II

Promemoria
2007-10-31
Så styrs Nacka
Mål- och resultatstyrning
Styrningen i Nacka utgår från de av kommunfullmäktige antagna visionen om öppenhet
och mångfald och grundläggande värderingen om förtroende och respekt för människors
kunskap och egen förmåga samt för deras vilja att ta ansvar. Visionen och värderingen
skall genomsyra allt som görs i kommunen, varje beslut som fattas, vare sig det handlar
om övergripande frågor som samhällsplaneringen eller mötet mellan personalen i hemtjänsten och den enskilde medborgaren.
Baserat på visionen och den grundläggande värderingen består Nacka kommuns styrmodell av två delar;
1. Mål- och resultatstyrning
2. Styrprinciper
- särskiljande av finansiering och produktion
- konkurrens genom kundval eller upphandling
- konkurrensneutralitet
- delegera ansvar och befogenheter till lägsta effektiva nivå
I dokumentet ”Så styrs Nacka – i teori och praktik” beskriver kommunen hur styrmodellen har vuxit fram. Därefter redovisas huvudsakligen hur styrprinciperna har lett
fram till en organisation som skall ge optimala förutsättningar för kommunen att fullgöra sina uppdrag.
I detta dokument gör kommunen en samlad beskrivning av styrmodellens båda delar.
Inledningsvis redovisas de fyra styrprinciperna och därefter följer beskrivningen av hur
mål- och resultatstyrningen fungerar. Den formella grunden för mål- och resultatstyrningen är de bestämmelser som finns i samtliga nämnders och kommunstyrelsens
reglementen om ansvar för att de av kommunfullmäktige fastställda målen uppnås inom
de beslutade ekonomiska ramarna.
1. Fyra principer som styr verksamhet och organisation
1.1 Särskiljande av finansiering och produktion
Nacka kommuns organisation består i grunden av tre delar – politik, huvudmannauppgifter och myndighetsutövning respektive produktion1.
Inom det politiska området återfinns fullmäktige, kommunstyrelsen och alla nämnder. Det politiska uppdraget, som medborgarnas företrädare, är att fastställa målen
för vad som ska uppnås, hur detta ska finansieras och att se till verksamheten följs
upp och utvärderas. I detta ligger också ett huvudmanna- och myndighetsansvar,
1
Beslut i kommunfullmäktige den 16 juni 2003, § 82
Stadsledningskontoret
Postadress
Nacka kommun
131 81 Nacka
Besöksadress
Granitvägen 15
131 81 NACKA
Telefon
Växel
Direkt
Mobil
Fax
08-718 80 00
08-718 92 10
070-431 92 10
08-718 90 22
E-post
[email protected]
www.nacka.se
Organisationsnummer
212000-0167
1 (12)
Nacka kommun
som till stora delar utförs av tjänstemän. Till stöd för detta har politikerna en
tjänstemannaorganisation, som kommunfullmäktige har förklarat arbetar med uppgifter som vanligen inte kan arbeta under konkurrens. Ledningen och organisationen av det dagliga arbetet, det vill säga hur man väljer att utföra de kommunalt
finansierade tjänsterna ansvarar produktionsverksamheterna för, under ledning av
verksamhetscheferna. Produktionsverksamheterna har därmed i princip det fullständiga ansvaret och tillhörande befogenheter för sin verksamhet.
Det skall dock understrykas att ansvar för myndighetsuppgifter till följd av lagstiftningens utformning även kan finnas inom produktionsverksamheterna; inom till
exempel skolans område har lagstiftaren lagt vissa myndighetsuppgifter direkt på
rektor och lärare. I de fall ett politiskt ansvar skall tas för denna myndighetsutövning är det kommunstyrelsen som ägare av den kommunala produktionen som fullgör det ansvaret.
Kommunstyrelsen har genom sitt verksamhetsutskott personalansvaret för de personer som är anställda inom den del av organisationen som utgör den kommunala
produktionen och det ekonomiska ansvaret för verksamhetens utförande.
1.2 Konkurrens genom kundval eller upphandling
De av fullmäktige beslutade ekonomiska ramarna ger ansvariga nämnder medel att
finansiera den verksamhet som skall utföras. Vem som skall utföra verksamheten
bestäms i princip på två olika sätt;
1) vem som skall utföra en individuellt riktad tjänst, till exempel barnomsorg,
skola och hemtjänst bestäms av den som har rätt till tjänsten inom ramen för
kundvalssystemet
2) tjänster som riktar sig till medborgarna som kollektiv bestäms genom upphandling.
Inom kundvalssystemet bestämmer kommunfullmäktige vilken ersättning den som
utför tjänsten skall få. Kundvalssystemet medför en kvalitetskonkurrens samtidigt
som medborgarna har fått rätten att fatta beslut om hur de vill att tjänster riktade
direkt till dem skall utföras. Detta ligger i linje med såväl kommunens
grundläggande värdering som visionen om öppenhet och mångfald.
Vid upphandling av kollektiva tjänster beaktas såväl kvalitet som pris.
Från principen om konkurrens genom upphandling kan undantag göras om
kommunen bedömer att det finns ett behov av att direkt kunna styra vissa typer av
tjänster för att snabbt och effektivt uppfylla förpliktelser inom huvudmannaområdet
och där vardera tjänsten i sig har ett lågt värde ur ett upphandlingsperspektiv.
Undantag kan också göras om det inte finns en fungerande marknad för tjänsten
ifråga. Undantagsprinciperna har tillämpats för att ha en icke konkurrensutsatt
produktion för viss skötsel av allmänna anläggningar och inom fritidsområdet.
1.3 Konkurrensneutralitet
För att konkurrensutsättningen skall ge avsedda effekter är det en tydligt uttalad politisk vilja att de system- och finansieringsansvariga nämnderna skall förhålla sig
neutrala mellan de kommunala och privata anordnarna av kommunalt finansierade
tjänster.
2 (12)
Nacka kommun
En byggsten för konkurrensneutralitet är att tjänster betalas lika, oavsett vem som
anordnar dem. Ersättningen, de så kallade checkbeloppen, inom kundvalssystemen
har alltid utgått med samma belopp till kommunala och privata anordnare, med den
skillnad att privata anordnare får en momskompensation eftersom de privata
anordnarna inte får göra avdrag för moms.
En intern förutsättning för konkurrensneutralitet och verklig konkurrens är att samtliga kostnader för den kommunalt anordnade verksamheten är identifierade samt att
de ingår i och täcks inom det pris tjänsten betingar. Sedan 19892 gäller principerna
om internhyror och interna priser. De kommunala anordnarna får själva välja vilka
lokaler deras verksamheter skall bedrivas i. För att det skall vara en reell möjlighet
måste även de lokaler kommunen själv äger prissättas. Detsamma gäller den service
som verksamheterna behöver och därför prissätts internservice såsom vaktmästeri
och administrativa tjänster.
1.4 Delegera ansvar och befogenheter till lägsta effektiva nivå
Genom att särskilja finansiering och produktion samt genom att all kommunalt
finansierad verksamhet skall arbeta under konkurrens genom kundval eller upphandling, har kommunfullmäktige lämnat ett stort handlingsutrymme för dem som
utför tjänsterna att utifrån sina kunskaper och i nära relation till dem som nyttjar
tjänsterna, att fatta beslut om hur verksamheten skall utformas. Detta stimulerar till
självständighet och professionalism i de olika verksamheterna. För den kommunala
produktionen har kommunfullmäktige fastlagt principen om att ansvar och befogenheter skall delegeras till lägsta effektiva nivå3. Den ger därmed grunden för de
fria och självständiga resultatenheterna inom verksamhetsområdena, där resultatenheterna konkurrerar med varandra och med olika privata producenter.
Principen speglar också den grundläggande värderingen om förtroende för och tillit
till den enskildes vilja och förmåga. Även kundvalssystemen är ett uttryck för denna
styrprincip.
Principen är också tillämplig inom myndighets- och huvudmannauppgifterna. Där
står den för ett förtroende för och tillit till den enskilde tjänstemannen att inom
ramen för antagna riktlinjer och principbeslut fatta beslut och hantera huvudmannauppgifter på nämndernas vägnar. Den lägger där också en av grundstenarna för en
smidig och enkel myndighetsutövning i frågor där de principiella ställningstagandena gjorts och en fast praxis finns.
2. Mål- och resultatstyrning
Mål- och resultatstyrning innebär att kommunfullmäktige styr nämnderna genom att
fastställa kommunövergripande mål för hela den kommunala verksamheten och
strategiska mål för respektive nämnd samt ger dem ekonomiska förutsättningar genom
att ange en rambudget för vardera nämnden. De ekonomiska resurserna som ramarna
ger fördelar nämnden mellan sina ansvarsområden så att verksamheten kan bedrivas på
2
Internhyror beslutades den 18 december 1989, § 245, av kommunfullmäktige; internprissättning för
uppdragskontoret beslutades av kommunstyrelsen den 5 februari 1990, § 28.
3
28-29 november 1994, § 168
3 (12)
Nacka kommun
4 (12)
ett sådant sätt att målen uppfylls. Styrningen sker också genom att verksamhetens
resultat i förhållande till de resurser som har satts in följs upp och rapporteras till
kommunfullmäktige tre gånger per år.
2.1 Åtta övergripande mål
Kommunfullmäktige har antagit åtta övergripande mål som är avsedda att styra så att
visionen uppnås och som följer den grundläggande värderingen. Dessa är, i den ordning
de anges i kommunfullmäktiges beslut om mål och budget och där de årligen omprövas:
 God kommunal service
 Effektivt resursutnyttjande
 Starkt medborgarinflytande
 Stor valfrihet
 Lägsta möjliga skattesats och påverkbara avgifter
 Kommunal ekonomi i balans
 God livsmiljö och långsiktigt hållbar utveckling
 Trygg och säker kommun
2.2 God ekonomisk hushållning
I 8 kap 1 § kommunallagen finns ett nationellt mål om god ekonomisk hushållning i den
verksamhet kommunen bedriver. Varje kommun skall själva definiera vad god ekonomisk hushållning innebär för den egna organisationen. Förvaltningsberättelsen i årsredovisningen skall innehålla en utvärdering av om målen för god ekonomisk hushållning har uppnåtts. Nacka kommun har valt att definiera god ekonomisk hushållning som
en sammanvägd bedömning av nämndernas angivna lägen för deras mål samt för kommunens finansiella mål.
För att utvärdera kommunens övergripande och strategiska mål mot begreppet god ekonomisk hushållning delas målen in i de två grupperna verksamhetsresultat respektive
insatta resurser. Insatta resurser i form av personal, mark och lokaler med mera är
kommunens insats för att skapa resultat som kommuninnevånarna efterfrågar –
verksamhetsresultat.
Figur 2)
Verksamhetsresultat och insatta resurser
Insatta resurser
(input)
Kommunalt
finansierad
verksamhet
Verksamhetsresultat
(output)
De åtta övergripande målen sorterar under perspektiven enligt nedan:
Verksamhetsresultat
God kommunal service
Starkt medborgarinflytande
Stor valfrihet
God livsmiljö och långsiktigt hållbar utveckling
Trygg och säker kommun
Insatta resurser
Effektivt resursutnyttjande
Lägsta möjliga skattesats och
påverkbara avgifter
Kommunal ekonomi i balans
Nacka kommun
2.3 Budget- och bokslutsmodellen – från uppdrag till resultat
Mål- och ramstyrningen vilar på en budget- och bokslutsmodell, som kan i korthet illustreras med följande bild.
Figur 3)
Budget- och bokslutsmodellen
Budget- och bokslutsmodellen har sin utgångspunkt i nämndernas uppdrag. Dessa är
definierade i nämndernas reglementen. Genom en väsentlighets- och riskanalys identifierar vardera nämnden sina väsentliga områden. För dessa fastställer kommunfullmäktige strategiska mål, som nämnderna tar fram förslag på. För varje strategiskt mål skall
det sedan finnas finns ett lämpligt antal nyckeltal. För varje nyckeltal anges ett nuläge
och de målnivåer som man skall sträva mot. Nyckeltalen är ett stöd för analyser som
ligger till grund för beslut om åtgärder. Nämnderna gör utifrån de besluten en
resursfördelning. Genom uppföljningen får kommunen fram resultat som leder till ett
lärande som kan påverka nämndernas uppdrag.
Nedan följer en djupare genomgång av vardera steg i budget- och bokslutsmodellen.
2.4 Uppdraget
Uppdraget ges av staten genom lagar, förordningar och föreskrifter. På kommunnivå
preciseras uppdraget av fullmäktige genom vision, värderingar, majoritetsprogram,
övergripande mål, ansvar och uppgifter, policys, regelverk etcetera. På en mer grundläggande nivå utgår det offentliga uppdraget från medborgarna, vilket medför en skyldighet att alltid försöka tydliggöra uppdraget ur ett medborgarperspektiv.
Utifrån följande faktorer identifierar nämnden således sitt uppdrag:
 lagar, förordningar och föreskrifter
 visionen
 den grundläggande värderingen
 de åtta övergripande målen
 nämndernas uppdrag och uppgifter enligt reglementena (ansvarsområden)
5 (12)
Nacka kommun


6 (12)
de ekonomiska ramar och budgetdirektiv4 som kommunstyrelsen i förväg har
angett som grund för nämndernas arbete med förslag till mål och budget
det av kommunfullmäktige noterade majoritetsprogrammet som majoritetspartierna antagit inför mandatperioden och som anger vad partierna ser som prioriterade frågor under perioden
2.5 Väsentlighets- och riskanalys identifierar väsentliga områden
Utifrån uppdraget genomför nämnden en väsentlighets- och riskanalys som tydligt och
enkelt identifierar de viktigaste sakområdena som nämnden skall ägna sig åt för att den
skall uppfylla sitt uppdrag. Dessa sakområden utgör nämndens väsentliga områden.
Analysen skall också systematiskt och strukturerat klargöra de risker och möjligheter
som finns till varje väsentligt område och nämndens åtgärder för att kunna fullfölja sitt
uppdrag. Tidsperspektivet skall vara fem till tio år.
2.6 Strategiska mål och nyckeltal
För de väsentliga områdena fastställer kommunfullmäktige strategiska mål, utifrån
förslag som nämnderna har tagit fram. De strategiska målen skall tydligt ange den sökta
kursen för de kommande fem till tio åren. Det skall finnas strategiska mål för både
perspektivet verksamhetsresultat och perspektivet insatta resurser.
Poängen med att fastställa strategiska mål är att de fångar nämndernas väsentliga områden och är bestående över en längre tid och därmed skapar förutsättningar för ett långsiktigt förbättringsarbete. Mål av mer operativ karaktär riskerar att hämma förutsättningarna att ta tag i svåra utmaningar som ställer krav på ett mångårigt förändringsarbete.
För varje strategiskt mål eftersträvas
 att det finns en lämplig mängd nyckeltal,
 att läge anges samt att analyser utarbetas,
 att egna och jämförande resultat för dem presenteras enligt beslutad periodicitet,
 att förslag till resultatförbättrande åtgärder tas fram och
 att förutsättningar skapas för leverans av resultat.
Figur 4)
Exempel på nyckeltal för de strategiska målen kvalitativ verksamhet och
effektiv resurshushållning
Strategiskt mål
Kvalitativ
verksamhet
Strategiskt mål
Effektiv
resurshushållning
4
Nyckeltal




Nöjd invånarindex.
Bemötande.
Tillgänglighet.
Handläggningstid.
Nyckeltal




Årets resultat.
Skattesats.
Soliditet.
Personalkostnadsökning.
Budgetdirektiven är påpekanden från kommunstyrelsen utifrån dess uppsikts- och samordningsansvar
om vad kommunstyrelsen bedömer att det är viktigt att nämnderna fokuserar på det kommande året.
Nacka kommun
Ett nyckeltal skall kort beskriva vad som skall undersökas för att ta reda om ett mål är
uppfyllt eller inte. Det skall vara relevant och väsentligt för måluppfyllelsen och skall
visa om nämnden är på väg att uppfylla målet. Det skall finnas ett orsakssamband mellan nyckeltalet och det strategiska målet och inte enbart ett statistiskt samband. Nyckeltalet måste vara repeterbart, det vill säga mätningen skall kunna upprepas. Nyckeltalet
skall vara enkelt att förstå och svårt att manipulera. Nyckeltalen skall också möjliggöra
jämförelser med andra kommuner och i vissa fall med företag och andra organisationer.
Nyckeltalen delas upp i drivande nyckeltal och resultatnyckeltal:
1. Drivande nyckeltal
Drivande nyckeltal används som grund för bedömningar, analyser och korrigerande åtgärder under pågående period. Drivande nyckeltal är ofta av karaktären att ”man tror” att de åtgärder man vidtar leder till att nyckeltalet uppfylls och
därigenom har en betydande påverkan på resultatet. Exempel på drivande nyckeltal:
a. Andel behöriga lärare, %. Detta nyckeltal tror vi har en påverkan att elevernas kunskaper skall öka.
b. Underhållskostnad per km ledning, kr. Detta nyckeltal tror vi har en
effekt på att vattnet i ledningarna skall bli renare. I ett annat sammanhang kan detta nyckeltal vara ett resultatnyckeltal - om målet exempelvis
är att ha kostnadseffektiv VA-verksamhet.
2. Resultatnyckeltal
Resultatnyckeltal används främst som grund för att värdera i vilken utsträckning
målet har uppfyllts efter avslutad period. Exempel på resultatnyckeltal:
a. Andel behöriga till gymnasiet, %
b. Kostnad per elev, kr
2.7 Läge, målnivå och utfall
2.7.1 Målnivå
För varje nyckeltal anger nämnden en målnivå som skall uppnås under verksamhetsåret.
För att säkerställa att målnivåerna läggs på en optimal nivå skall följande frågor besvaras:
 Hur har det egna resultatet utvecklas över åren?
 Hur står sig det egna resultatet i jämförelse med andras?
 Är området prioriterat i den egna verksamheten?
 Vad innebär de lokala förutsättningarna för möjligheterna att skapa resultat?
För varje nyckeltal med tillhörande målnivå skall det anges hur ofta uppföljning och
redovisning skall ske. Frekvensen måste stämma överens med den mätmetod man väljer
och vara ett rimligt intervall för det aktuella nyckeltalet.
7 (12)
Nacka kommun
2.7.2 Utfall och läge
Utvärdering av målen och hur väl den kommunala verksamheten har bedrivits sker i
samband med bokslut. Utvärderingen används som grund för omprövning av de
angreppssätt som har använts för att nå målen och påverkar även arbetet med nästkommande års strategiska mål och budgetramar.
I samband med budget och bokslut anger nämnderna läge för perspektiven verksamhetsresultat och insatta resurser samt för respektive strategiskt mål. På nämnd- och verksamhetsnivå kan även målvärde och utfall anges för nyckeltalen om detta är ett stöd i
analysarbetet.
Bedömningarna skall vara tydliga och kommunikativa, varför lägesangivelserna anges i
färg som representerar ett läge. På detta sätt kan läsaren snabbt skapa sig en bild av situationen. Lägesangivelser görs i tre nivåer och med kriterierna enligt figur 5.
Figur 5) Färger och kriterier för lägesangivelser
Läge
Kriterier vid lägesangivelser
OK
Resultatet för nyckeltalen uppfyller sammantaget fastställda målnivåer.
Resultaten är styrkta med utfall för fastställda nyckeltal.
Resultaten för nyckeltalen ligger sammantaget under fastställda målnivåer.
Resultaten är inte styrkta med utfall för fastställda nyckeltal.
Resultatutvecklingen är negativ över tid.
Resultaten av nyckeltalen överstiger sammantaget fastställda målnivåer
Resultatutvecklingen för nyckeltalen är positiv över tid.
Resultaten för nyckeltalen är externt jämförbara.
Har brister
Bra
Lägesangivelsen för vart strategiskt mål är en samlad bedömning utifrån utfallet på
nyckeltalen och den underliggande trenden. Bedömningar och resonemang kring
underliggande trender skall framgå av nämndens analys.
I samband med kommunens totala bokslut görs även en lägesangivelse för de åtta övergripande målen samt för bedömningen om kommunen uppfyller kravet på god ekonomisk hushållning.
Figur 6) Lägesangivelse för olika nivåer
8 (12)
Nacka kommun
2.8 Analys och åtgärder
För perspektiven verksamhetsresultat och insatta resurser redovisas en analys som anger
tänkbara orsaker till den nuvarande situationen. Med stöd av lägesangivelsen, historiska
utfall och jämförelser med andra, fastställs mål-/prognosnivåer för samtliga nyckeltal.
Med stöd av redovisade analyser beskrivs vilka åtgärder som skall vidtas för att uppfylla
ställda krav och beslutade mål.
Externt jämförbara nyckeltal är ofta en förutsättning för en bra analys. Antag att resultatet överträffade målnivån. Kan det förklaras av vidtagna åtgärder eller förklaras det av
oförutsedda händelser? Genom att jämföra den egna utvecklingen med andras kan frågan ofta besvaras. Har de egna resultaten till exempel förbättrats med 3 procent (målvärde 2,5 procent) samtidigt som jämförbara organisationer har förbättrat sina med 4
procent i genomsnitt, kan man anta att den egna verksamhetens resultatutveckling
främst förklaras av externa faktorer och inte av vidtagna åtgärder. På samma sätt kan ett
till synes dåligt resultat vid en jämförelse med andra bedömas som särdeles bra.
Följande frågeställningar är exempel på frågor som kan tas med som underlag för
analysen:
 Nådde vi beslutade målnivåer?
 Hur står sig den verksamhetens resultat i jämförelse med andras?
 Vad är orsaken till uppkommen situation?
 I vilken utsträckning förklaras resultatet av vår strategi och vad vi faktiskt har gjort
respektive oförutsedda interna och externa händelser?
 Gav redovisade åtgärder den väntade effekten? Om inte, i vilken utsträckning
förklaras detta av att vi gjorde något annat än vi egentligen tänkt oss, av oförutsedda
händelser, eller helt enkelt av att vi tänkte fel från början?
 Behöver vi prioritera om resurserna?
 Vilka lärdomar skall vi ta med oss?
Svaren på frågorna talar om vilka utvecklingsområden som verksamheten har och som
bör prioriteras. Om resultatet är rött, det vill säga att lägesbeskrivningen visar ”har
brister” skall man redovisa vilka åtgärder som kommer att vidtas för att de fastställda
målnivåerna skall nås. Detta bör göras även vid gult resultat, ”OK”.
2.9 Resursfördelning
De beslutade åtgärderna översätts till intäkter och kostnader och används för att motivera omfördelningar inom nämndens ram mellan verksamheterna.
Nämnden skall ha en genomtänkt modell för resursfördelning. Variabler som har påverkan för resursåtgången är volym- och pris- och löneförändringar och beslutade åtgärder.
Kostnadseffekterna av volym- och prisförändringar skall redovisas separat. Den ekonomiska ramen och fördelningen mellan verksamhetsområdena skall motiveras med tydlig
koppling till läge, mål och prioriterade åtgärder.
2.10 Resultat och lärande
Efter en avslutad period används nyckeltalen som grund för uppföljning, analys och
lärande. De egna resultaten jämförs med andras. Fungerade strategin som det var tänkt?
9 (12)
Nacka kommun
Fokuserade nämnden på rätt områden? Genomförde nämnden rätt åtgärder på rätt sätt?
Gav resursfördelningen sökt effekt? Vilka lärdomar skall vi ta med oss?
Genom att man inför perioden beskriver hur uppdraget skall lösas och genom att nyckeltal kopplas till de skilda strategiska målen skapas förutsättningar för:
 En tydlig uppföljning
 Korrekta åtgärder
 En kvalitativ och lärande analys
Genom att använda samma struktur för att fastställa budget som för period- och årsbokslut säkerställs en röd tråd i utvecklingsarbetet.
2.11 Integrering av intern kontroll
Nämnderna ansvarar för att inom sina respektive uppdrag se till att verksamheten
bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnderna skall också se till att den interna kontrollen av verksamheten är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Arbetet med intern kontroll skall inte vara en separat process, utan
integreras i budget- och bokslutsprocessen.
Internkontrollen syftar till att den för verksamheten ansvariga nämnden med rimlig grad
av säkerhet försäkrar sig om att följande uppnås:
 en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet
 en tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten
 iakttagande av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer med mera
”Rimlig grad av säkerhet” innebär att man vid utformningen av rutiner skall göra en
avvägning mellan kontrollkostnad och kontrollnytta. Vid bedömning av kontrollnytta
skall inte endast ekonomiska faktorer vägas in, utan även vikten av att upprätthålla förtroendet för verksamheten hos olika intressenter.
Med ”ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet” avses bland annat att ha kontroll
över ekonomi, prestationer och kvalitet samt att säkerställa att fattade beslut verkställs
och följs upp i förhållande till fastställd verksamhetsinriktning och strategiska mål.
”Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten” betyder att
ansvariga ska ha tillgång till rättvisande räkenskaper. Därutöver ingår en ändamålsenlig
och tillförlitlig redovisning av verksamhetens prestationer avseende kvantitet och kvalitet samt övrig relevant information om verksamheten och dess resursanvändning.
”Iakttagande av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer med mera” innefattar lagstiftning såväl som kommunens interna regelverk samt ingångna avtal med olika parter.
3. Budget- och bokslutsprocessen under året
3.1Bokslutsberedning
Budget- och bokslutsprocessen inleds med resultatet från det föregåendet året i form av
årsbokslutet. Kommunstyrelsen genomför, inom ramen för sitt uppsikts- och samordningsansvar, bokslutsberedningar under februari för att tillsammans med nämnderna dra
10 (12)
Nacka kommun
slutsatser som sedan kan användas både för den löpande uppföljningen av det innevarande året och på sikt i arbetet med väsentliga områden, strategiska mål, nyckeltal och
målnivåer inför det kommande året.
3.2 Bokslut
Månadsboksluten för månaderna februari, mars, juli, september och oktober redovisas
till och godkänns av kommunstyrelsens arbetsutskott. För samtliga månadsbokslut ingår
årsprognos för det ekonomiska utfallet samt en samlad lägesbedömning för perspektiven
verksamhetsresultat och insatta resurser. Undantaget är februaribokslutet där ingen årsprognos för det ekonomiska utfallet redovisas.
Års- och tertialboksluten per april, augusti och december, redovisas till och godkänns av
kommunfullmäktige. Dessa bokslut innehåller, förutom det som ingår i månadsboksluten, en förvaltningsberättelse samt en redovisning av de av fullmäktige beslutade och
pågående investeringar. Dessutom ingår, för kommunen totalt, en lägesbedömning av
respektive övergripande mål och för god ekonomisk hushållning. Årsbokslutet inkluderar en sammanställd redovisning kallad koncernredovisning.
Boksluten är viktiga kunskapskällor för uppföljning under året och som underlag i
arbetet med att se över/ta fram förslag till nästkommande års förslag till mål och budget.
3.3 Ramar och budgetdirektiv
Kommunstyrelsen samlas i april/maj för att med kunskap från det år som gått skapa och
följa scenarier som har en horisont på tio till femton år. Denna framförhållning är en del
i kommunstyrelsens särskilda funktion att samordna förvaltningen av kommunens uppgifter. Baserat på den kunskap som marsbokslutet ger arbetar kommunstyrelsen vid
detta tillfälle också med att definiera ekonomiska ramar för nämnderna och som kommunstyrelsen formellt fattar beslut om i juni, när även det första tertialbokslutet föreligger. Ramarna anger vad nämnderna har att förhålla sig till när de skall ta fram sina för
slag till strategiska mål och den budget nämnden bedömer är rimlig för att nämnden
skall kunna fullfölja sina uppgifter, utifrån sina väsentliga områden och strategiska mål.
I ärendet ingår en analys av de långsiktiga ekonomiska förutsättningarna.
3.4 Mål- och budgetbeslut i kommunfullmäktige
Under augusti och september arbetar respektive nämnd med sina förslag på strategiska
mål och budget. Nu görs väsentlighets- och riskanalysen (se ovan) och nämnden lämnar
förslag till ram i förhållande till den som kommunstyrelsen beslutade om i juni samt
föreslår förändringar av checkbelopp och taxor. Stadsledningskontoret sammanställer
och bearbetar förslagen som grund för kommunstyrelsen kommunövergripande beredning av ett samlat förslag till Mål & Budget för kommunen. Detta förslag görs tillgängligt för medborgarna i det som kallas ”öppet skede”, där alla får möjlighet att tycka till
om förslagen. Därefter bearbetar och sammanställer kommunstyrelsen samtliga förslag
och gör en bedömning att det slutliga förslaget ryms inom ramen för god ekonomisk
hushållning. Kommunstyrelsens förslag läggs fram för kommunfullmäktige för beslut.
11 (12)
Nacka kommun
Figur 7)
Budget- och bokslutsåret
4. Mål och uppföljning i tjänstemannaorganisationen och de
kommunala produktionsverksamheterna
Mål- och resultatstyrningen gäller även de delar av organisationen som utgörs av stadsledningskontoret med myndighets- och huvudmannaenheterna och den kommunala
produktionen.
Stadsdirektören upprättar resultatkontrakt med var och en av ansvariga direktörer och
verksamhetschefer. Resultatkontrakten följs upp årligen och direktörer/verksamhetscheferna redovisar då om de har kommunicerade strategier för att omsätta de strategiska
målen till ett dagligt handlande som leder till att målen uppfylls. Resultatkontrakten är
också viktiga instrument för ledarutvecklingen genom att de följer upp direktörernas
och verksamhetschefernas ledarskap.
Det politiska ansvaret för de kommunala produktionsverksamheterna ligger på kommunstyrelsens verksamhetsutskott. Verksamhetscheferna har det yttersta ansvaret för
sin produktionsverksamhet och redovisar verksamhetens samlade resultat till verksamhetsutskottet. Verksamhetschefen följer upp de mål som sätts för vardera enheten inom
verksamhetsområdet.
12 (12)