Doknr. i Barium
21035
Dokumentserie
su/adm/anst
Giltigt fr o m
2017-06-01
RUTIN
Kontrollrutiner inför anställning av personal
Version
4
Innehållsansvarig: Jan Sundqvist, HR-strateg, HR-strategisk avdelning (jansu2)
Godkänd av: Lars Rydhede, Personaldirektör, HR och säkerhet (larry1)
Denna rutin gäller för: Sahlgrenska Universitetssjukhuset
Syfte
Inför anställning av personal behöver rekryteringsansvarig chef försäkra sig om att
den person som anställs har rätt behörighet och kompetens för befattningen. Det är
också viktigt att tillvarata de möjligheter som finns för att kontrollera säkerhet
kopplad till vissa verksamheter och befattningar.
De kontroller som är relevanta för befattningen ska alltid ske inför nyanställning
till SU, oavsett anställningsform och anställningens längd. Om anställning erbjudits
och det senare framkommer att t ex krav på behörighet ej uppfyllts, är ändå
erbjudandet att betrakta som bindande. Om person som tidigare varit anställd på SU
haft ett uppehåll i anställningen och återanställs, ska förnyad kontroll övervägas
utifrån uppehållets längd, syftet med kontrollen etc.
Vissa kontroller görs lämpligast i samband med intervju eller referenstagning, andra
kontroller kräver registerutdrag från myndigheter. Service gällande kontroller ges av
HR-servicecenter, se punkt 4. Kontrollerna ska endast ske på den person chefen
avser att anställa.
Arbetsbeskrivning
1. Kontrollrutiner i samband med intervju och referenstagning
1.1 Kontroll av originalintyg/betyg samt styrkande av identitet
Det är vanligt att sökande innan intervju endast insänder personligt brev och CV.
Sökande ska därför uppmanas att ta med originalintyg/betyg till intervjutillfället.
Sökande till befattning som kräver yrkeslegitimation ska även styrka sin personliga
identitet genom att visa sitt körkort eller annan identitetshandling.
1.2 Information om kontroll i misstanke- och belastningsregistret
Sökande som kommer att arbeta på sådant sätt att kontroll i misstanke- och
belastnings-registret är relevant ska informeras om SU:s rutiner vid kallelse till
intervju alternativt under intervjun. Se vidare punkt 2.2.
1.3 Kontroll av bisyssla
Vid nyanställning ska rekryterande chef informera om sjukhusets riktlinjer för
bisysslor samt fråga om sökanden har några bisysslor, verksamhetens art och
omfattning. Se vidare riktlinjer om bisysslor.
1.4 Kontroll att person ej blivit uppsagd p g a personliga skäl eller avskedad från
SU/VGR
I samband med referensintervjuerna ska referenstagaren undersöka om den
sökande blivit uppsagd p g a personliga skäl eller avskedad från SU/VGR. Det är
därför viktigt att be om minst en referensgivare från den senaste anställningen inom
VGR.
www.sahlgrenska.se
Giltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia
1 (av 4)
Doknr. i Barium
21035
Giltigt fr.o.m
2017-06-01
Version
4
RUTIN
Kontrollrutiner inför anställning av personal
1.5 Kontroll av uppehålls- och arbetstillstånd inför anställning av utländska
medborgare från tredje land (länder utanför EU/EES)
Vid rekrytering av utländska medborgare från tredje land är arbetsgivare skyldig
enligt lag att kontrollera att den sökande har giltigt uppehållstillstånd och
arbetstillstånd. Detta finns dokumenterat i den sökandes pass.
2. Kontroller inför anställningserbjudande
2.1 Registerkontroll vid anställning av personal till yrken som omfattas av
legitimationsbestämmelser
Sedan 1 januari 2011 har Patientsäkerhetslagen, SFS 2010:659 ersatt Lagen om
yrkesverksamhet på hälso- och sjukvårdens område (1998:531). Fr. o. m 2013-0601 ansvarar Socialstyrelsen enbart för handläggning av frågor om gäller behörighet
såsom legitimation och specialistkompetensbevis samt eventuella
behörighetsinskränkningar som gäller för tillfället.
Den nya myndigheten Inspektionen för Vård och Omsorg (IVO) besvarar frågor
gällande ansvarsärenden (HSAN, tillsynsärenden samt ärenden på Enskildas
Klagomål). Här finns uppgift om anmälningar eller beslut om disciplinär åtgärd enligt
tidigare lag före 2011-01-01.
Inom sjukhuset finns ett stort antal befattningar som omfattas av legitimationsbestämmelserna och som ingår i HOSP-registret (Socialstyrelsens register över hälsooch sjukvården). IVO har till uppgift att pröva om yrkesutövare inom hälso- och
sjukvård har gjort sig skyldiga till fel i sin yrkesutövning. Inspektionen kan i sådana
fall ålägga disciplinär påföljd, såsom varning och erinran samt beslut om
inskränkningar i receptförskrivningsrätten.
Innan anställningserbjudande ges till personal som omfattas av
legitimationsbestämmelser ska rekryterande chef försäkra sig om:
• att legitimation är utfärdad samt behörighetsinkränkningar (Socialstyrelsen)
• att legitimationen fortfarande är aktuell (ej återkallad)
(Socialstyrelsen)
• personen har fått disciplinpåföljd eller är under utredning
(IVO)
Om en person som är aktuell för anställning tjänstgör eller nyligen har tjänstgjort i ett
annat nordiskt land ska IVO:s motsvarighet i dessa länder kontaktas för att
kontrollera förekomst av allvarliga brister, indragen legitimation eller andra
behörighetsinskränkningar. Det finns idag inget tillförlitligt system mellan de nordiska
länderna för registrering och utbyte av denna typ av uppgifter. Självklart är även
referenstagning på tidigare arbetsplatser en viktig informationskälla.
www.sahlgrenska.se
Giltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia.
Sida 2 (av 4)
Doknr. i Barium
21035
Giltigt fr.o.m
2017-06-01
Version
4
RUTIN
Kontrollrutiner inför anställning av personal
2.2 Kontroll i belastnings- och misstankeregistret
Enligt Förordningen om belastningsregister har vi som arbetsgivare möjlighet att
erhålla uppgifter om brott. På motsvarande sätt har vi enligt Förordning (1999:1135)
om misstankeregister rätt att få uppgift om misstanke om brott för vilket åtal väckts.
Enligt beslut i VGR är anställning inte aktuell om det påvisas att sökande är dömd
eller åtalad för sexbrott, våldsbrott eller narkotikabrott. Annan typ av brottslighet får i
det enskilda rekryteringsärendet vägas mot den aktuella befattningen. Noteringar
angående sökande enligt misstankeregistret får inte sparas i handlingarna, endast
datum då kontroll har skett ska sparas.
Vilka sökande har vi rätt att kontrollera?
Vi har lagstöd att begära utdrag ur belastnings- och misstankeregistret avseende
den person vi avser att anställa och som kommer att medverka i det direkta
vårdarbetet med patienten eller är verksam nära patienterna i ”det slutna
rummet” inom:
-
psykiatrisk sjukvård
tvångsvård av missbrukare
vård av barn och ungdom
Ovanstående gäller oavsett anställningsform eller anställningens längd. Det gäller
även redan tillsvidareanställda inom SU som nyanställs inom ovanstående
verksamheter.
Syftet med kontrollen måste vägas mot den olägenhet det innebär för den enskilde
att bli kontrollerad. Inför varje rekrytering måste en bedömning göras utifrån
befattningens arbetsuppgifter och vilken typ av kontakt med patienterna befattningen
innebär.
Rutiner inom SU
Sökande som kommer att arbeta på sådant sätt att kontroll kan vara relevant
informeras vid kallelse till intervju alternativt under anställningsintervjun att SU
rutinmässigt gör kontroller i belastnings- och misstankeregistret innan beslut om
anställning kan fattas. I de fall personen inte vill ge sitt medgivande är anställning
inte aktuell.
När chef efter intervju och referenstagning kommit fram till vem hon/han önskar
anställa beställer rekryteringsansvarig chef kontrollerna av HR-servicecenter. HRservicecenter återkopplar resultatet av kontrollen via telefon eller e-post.
Om registerutdraget påvisar misstanke om brott alternativt brott konsulteras HR-chef
för ställningstagande om anställningsbeslut.
www.sahlgrenska.se
Giltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia.
Sida 3 (av 4)
Doknr. i Barium
21035
Giltigt fr.o.m
2017-06-01
Version
4
RUTIN
Kontrollrutiner inför anställning av personal
2.3 Kontroll av körkort
Vid absolut krav på körkort i tjänsten ska kontroll av att sökande har giltigt körkort
göras hos Transportstyrelsen.
3. Stöd och service gällande kontroller
Service gällande kontroller hos Socialstyrelsen, IVO, Rikspolisstyrelsen samt
Transportstyrelsen ges av HR-servicecenter. Stöd för att dokumentera att
referenstagning och andra kontroller har blivit gjorda finns i form av checklista och
samma blankett fungerar som beställning av kontroller hos HR-servicecenter. Det är
bra att ha med i beräkningen att det kan ta upp till 5 dagar att få svar från
Rikspolisstyrelsen (belastnings- och misstankeregistret) och att beslut om anställning
inte kan tas förrän alla kontroller är genomförda.
Ansvar
Här beskrivs vem som ansvarar för att arbeta utefter denna rutin men även vem som
bär ansvar för att denna rutin blir känd och vem som ansvarar för att den finns.
Uppföljning, utvärdering och revision
Sahlgrenska universitetssjukhusets HR-strategiska avdelning är ansvariga för
revidering av rutinen.
Relaterad information
http://intra.sahlgrenska.se/sv/SU/HR-portalen/Anstallning/Rekrytering/
www.sahlgrenska.se
Giltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia.
Sida 4 (av 4)
